Missä piilee yritysten suurin tietoturvariski? Riskejähän riittää niin verkkoympäristössä kuin dokumenttien tulostamisessa, käsittelyssä ja säilyttämisessä. Kaikilla näillä on kuitenkin yksi yhdistävä tekijä: ihminen. Käyttäjä on ylivoimaisesti pahin tietoturvariski, sillä tieto kulkee aina hänen kauttaan. Jos käyttäjä ei toiminnassaan ota tietoturvaa tarpeeksi kattavasti huomioon, siihen jää helposti aukkoja. Kokosimme muutaman asian, joita dokumenttien tietoturvassa kannattaa ottaa huomioon.

 

Paperit silpuksi

Lähdetään perusasioista. Jokaisessa toimistossa kannattaa olla silppuri, jolla arkaluontoiset tulosteet voi asianmukaisesti hävittää. Aina voi toki myös miettiä, mitä kannattaa tulostaa ja minkä voi jättää esimerkiksi sähköiseen muotoon.


Tulosta turvallisesti

Yritysten tulostusympäristössä liikkuu jatkuvasti luottamuksellisia asioita, joten tietoturvasta huolehtiminen on olennaisen tärkeää. Nykyaikaiset tulostimet ja monitoimilaitteet sisältävät käytännössä saman teknologian kuin tietokoneet, joten niiden tietoturvaan on kiinnitettävä yhtä paljon huomiota. Marskidatan tulostuspalveluissa otamme huomioon koko yrityksen tulostusympäristön, kartoitamme riskit ja minimoimme ne. Turvatulostusratkaisulla jonossa olevat tulosteet saadaan halutulta tulostimelta tunnistekoodia tai kulkutunnistetta vastaan, eli tulosteiden riski joutua vääriin käsiin pienenee.

 

Suojaa tietosi

Sähköpostitse liikkuu paljon tietoa, jota ei ole tarkoitettu ulkopuolisille. Tietojen kalastelu lisääntyy, ja huijausyrityksen kohteeksi joutuu yhä useampi. Erityisesti, jos käsittelet työssäsi arkaluontoisia dokumentteja, sähköposti kannattaa turvata erillisellä palvelulla. Kattava palvelu sisältää sähköpostin sähköpostien salauksen, dokumenttien luokittelun, käyttöoikeuksien rajoittamisen sekä dokumenttien jäljittämisen. Lisäksi sähköpostiin on saatavana kryptausohjelmia, joilla voidaan kryptata sähköpostilla lähetettäviä tiedostoja.


Hallitse dokumenttisi

Mobiililaitteita ja pilvipalveluja painottavassa maailmassa yritysten tietoturvanäkymät muuttuvat jatkuvasti. Haasteisiin voi vastata nopeasti käyttäjätietopohjaisella lähestymistavalla ja uusimmilla käyttäjät, laitteet, sovellukset ja tiedot suojaavilla tietoturvatekniikoilla. Esimerkiksi Microsoftin Enterprise Mobility + Security -palvelulla tiedot voi tallentaa yhteen paikkaan ja luokitella niiden arkaluonteisuuden perusteella. Tällöin tiedot ovat varmassa tallessa ja suojattuna juuri niin järeästi kuin on tarvis. Palvelu mahdollistaa myös tietojen turvallisen jakamisen niin organisaation sisä- kuin ulkopuolella.

 

Säilytä suojassa

Herkkäluonteisen ja salattavan materiaalin säilytys on useimmiten haastavaa, mikäli ei voida olla varmoja tiedon suojaustavasta, tallennuspaikasta ja hallitsijasta. Kryptatut tikut ja tallennusvälineet tarjoavat turvallisen tavan säilyttää tietoa. Niiden salaus ja purkaminen tehdään itse muistilla, eikä siitä jää jälkiä mihinkään järjestelmään. Lukituksia ja salasanoja voidaan hallita keskitetysti.

 

Kovalevyt tyhjiksi

Yksi kiintolevy voi sisältää esimerkiksi vuosien tuotekehityksen tulokset tai laajoja henkilöstörekistereitä. Kun vanha työasema laitetaan romutukseen ehjän kiintolevyn kanssa, se vaarantaa yrityksen tietoturvan. Tiedot kannattaakin poistaa esimerkiksi Blanccon ylikirjoittavalla ohjelmalla, jossa tietojen tuhoamisesta saa tilintarkastukseen liitettävän poistotodistuksen.

 

Varmista aina

Suurin osa yritysten kriittisestä tiedosta sijaitsee käyttäjien päätelaitteilla. Moni käyttää esimerkiksi Office 365 -ohjelmaa, jossa tietoja ei erikseen varmisteta, vaan jos jokin dokumentti poistetaan, se katoaa kokonaan. Tämä voidaan estää erillisellä varmistuspalvelulla, jolla otetaan varmuuskopio esimerkiksi sähköposteista. Erityisessä riskissä ovat organisaatiot, joissa on paljon liikkuvaa työtä ja päätelaitteita ja jotka käsittelevät salaista tietoa. Varmistuspalvelulla tieto voidaan siirtää turvallisesti pilveen niin, että data pysyy salattuna tallennusjärjestelmässä.

Askarruttavatko tietoturva-asiat? Autamme mielellämme!

 

Ota yhteyttä