Etätyö on nyt suuremmassa huudossa kuin koskaan. Me marskilaiset keräämme sinulle vinkkejä toimivaan etätyöhön. Uusi etätyövinkki ilmestyy Korona-aikana joka arkipäivä somekanavissamme ja tässä päivittyvässä blogiartikkelissa. Seuraamalla aktiivisesti, opit siis joka päivä jotain uutta etätyöstä ja pian se sujuukin leikiten. Mikäli organisaationne haluaa koulutusta esimerkiksi Microsoft Teamsista tai SharePointista, me marskilaiset voimme räätälöidä sellaisen juuri teidän yrityksellenne sopivaksi. Ota yhteyttä ja laitetaan teidänkin yrityksenne etätyöaikaan:

1. Teams-palaverissa on hyvä muistaa pari pikanäppäinyhdistelmää:
– Ctrl + Shift + P: aktivoi taustan sumennuksen tai ottaa sen pois päältä
– Ctrl + Shift + M: mute päälle/pois

2. Microsoft Teamsissa tekstiä kirjoitettaessa esim. chattiin, on näppärä käyttää näitä pikanäppäimiä:
– Shift + Enter: uusi rivi viestiä kirjoitettaessa (paitsi jos laajennettu tekstiruutu/editori on käytössä).
– Ctrl + Shift + X: Avaa laajennetun tekstiruudun/editorin viestin kirjoitukseen
– Ctrl + Enter: lähettää viestin kun käytetään laajennettua tekstiruutua

3. Tiesitkö, että voit myös nauhoittaa ja tallentaa Teams-kokouksia? Kyllä vain, ja niin kokous on katsottavissa myöhemmin. Nauhoittamisen voi aloittaa kokouksessa seuraavasti:
– valitse ”Lisää toimintoja” -pallurat
– ”Aloita nauhoitus”

4. Oletko ihmetellyt mitä kaikkea näppäimiä ja vitkuttimia Teamsin etusivulla näkyykään? Tsekkaa Teamsin pikaopas

5. Miten kirjaudun sisään Teamsiin? Miten aloitan keskustelun? Mitä on tiimit ja mitä kanavat? Kuinka aloitan kokouksen? Tsekkaa tästä: Teamsin pikaopas

6. Kuinka soitan video- tai äänipuhelun Teamsilla? Kuinka vastaan keskusteluun? Miten saan jonkun tietyn henkilön huomion? Kuinka lisään emojin, meemin tai GIFin Kurkkaa vastaukset tästä: Teamsin pikaopas

7. Tästä vinkkikuvasta selviää mm. välilehden lisääminen kanavaan, se kuinka tiedostoja jaetaan ja kuinka tiedostoja Teamsissa käytetään: Teamsin pikaopas

8. Mitä teen, jos haluan etsiä asioita Teamsista? Mistä löydän lisätietoja? Täältä: Teamsin pikaopas.
Tämä on näppärä tulostaa vaikka siihen näytön viereen muistilapuksi.

9. Mitä ihmeen tiimejä ja kanavia Teamsissa on? Teamsin Tiimit-alue koostuu eri tiimeistä ja niiden alla olevista kanavista. Omat tiimit kannattaa perustaa esim. organisaation tiimien mukaan. Teamsin kanavat puolestaan luodaan sen mukaan, mistä asioista kyseinen tiimi vastaa tai mitä asioita he koordinoivat. Esimerkiksi Myynti-tiimin alla voi olla vaikka neljä eri kanavaa:
– Hinnastot
– Asiakkaat
– Palvelut
– Sopimukset
Näin tehdessä, asioiden löytäminen helpottaa, eikä tule luotua ”turhia” tiimejä

10. Tuntuuko siltä, että Teamsissa menee viestit ohi silmien ja huomaat ne liian myöhään? Tsekkaa, että sinulla on ilmoitusasetukset kunnossa:
– Mene tiimissä kanavan kohdalle (Tiimin otsikon alla on kanavat, esim. Yleinen
– Valitse pallurat ja sieltä ”Kanavan ilmoitukset”
– Valitse itsellesi sopivat ilmoitusasetukset

11. Tiedätkö, minne Teamsin chatissa ne kaikki jaetut tiedostot menee? No kurkkaappa, yläreunasta ”Tiedostot”-välilehti. Sinne ne tiedostot menneet on!

12. Oletko kuullut Microsoft Plannerista? Se on TO DO -listojen tekijän unelmatyökalu! Plannerilla voi mm. tehdä suunnitelmia, jakaa tehtäviä ja seurata projektien edistymistä.
Plannerin voit upottaa Teamsiin näin:
– Valitse Tiimin yläreunasta +painike ”Lisää välilehti” ja valitse sieltä Planner.
Ja sitten vaan TO DO -listoja väsäämään!

13. Teamsissa voi käyttää monia käteviä pikanäppäinyhdistelmiä. Miten tiedän ne kaikki?
Avaa pikanäppäimet Teamsissa yhdistelmällä:
– Ctrl + . (piste): avaa pikanäppäimien ohjeen! Wau!

14. Mitä ihmeen yksityisiä kanavia Teamsissa on?
Kanavat voivat olla myös yksityisiä kanavia. Yksityisen kanavan luonut käyttäjä on automaattisesti yksityisen tiimin omistaja. Hän voi lisätä yksityiselle kanavalle käyttäjiä tiimissä olevista käyttäjistä. Huom! Olemassa olevia normaaleja kanavia ei voi muuttaa yksityisiksi kanaviksi, eikä toisin päin.

15. Haluatko, että Microsoft Teamsissa tiimiläisesi varmasti huomaa viestisi? Tägää hänet! Viesteihin ja keskusteluihin voi merkitä yhden henkilön tai vaikkapa koko tiimin, jos viestin sisältö vaatii nopeaa huomioimista. Eli esimerkiksi @työkaveri.

16. Luitko Teamsissa chat-viestin, mutta et heti ehdi siihen vastaamaan? Ja sitten se helposti unohtuu? Tähän on ratkaisu! Nimittäin se, että merkitset kyseisen viestin lukemattomaksi. Se tapahtuu näin:
– mene kyseisen keskustelun kohdalle
– valitse kolme palleroa ”lisää vaihtoehtoja”
– sieltä ”merkitse lukemattomaksi”.
Näin kyseinen keskustelu jää sinulle boldattuna ja näyttää lukemattomalta ja muistat sen sitten paremmassa hetkessä. Kätevää!

17. Kuulostaako tutulta? Olet Teams-palaverissa, mutta et kuule muita tai muut ei kuule sinua?
Tsekkaa, että sinulla on kuulokkeiden asetukset oikein:
– Heiluttele hiirtä, valitse kolme palleroa ja sieltä ”näytä laiteasetukset”.
– Kurkkaa, että sinulla on valittuna oikeat kuulokkeet ja taas kuuluu!

18. Haluaisitko istua Teams-palaverissa vaikka rannalla tai koululuokassa? Nyt se on mahdollista! Voit siis vaihtaa palaverissa taustakuvan ja piilottaa myös näin ne sukkapinot takanasi. Eli klikkaa kolmea palleroa siitä tutusta palkista, valitse ”Näytä taustatehosteet” ja valitse mieleisesi tausta! Huom! Tämä temppu onnistuu vain Teams-sovelluksella, selaimella taustaa ei vielä saa vaihdettua.

19. Jos siellä etätyöpisteessäsi ei meinaa Teams-kokouksessa kaista riittää ja yhteys pätkii, voit kokeilla jättää videon pois. Olisihan se kuitenkin mukavaa nähdä myös muut kaverit palaverissa, joten mikäli yhteydet ei toimi, niin voit aina olla yhteydessä meihin marskilaisiin ja katsotaan siihen dataan vauhtia ja Teamissa ne videotkin pyörimään!

20. Olet isommassa Teams-palaverissa ja sinun pitäisi jakaa koko porukalle esimerkiksi joku linkki. Mitä teet? Käytä chatia!
Ollessasi Teams-palaverissa keskellä ruutua olevassa palkissa on puhekuplan kuva. Sitä klikkaamalla saat ruudun oikeaan reunaan näkymään chatin, jossa asioita voi kommentoida kirjallisesti palaverin aikana. Näppärää, kun ei tarvitse keskeyttää puhujaa!

21. Nyt kun tässä kovasti etäilläään, niin on oiva aika laittaa yrityksen digiasiat kuntoon. Tiesitkö, että jo olemassa olevaan Microsoft 365 -pakettiisi voi kuulua jo sähköiseen ajanvaraukseen erikoistunut Microsoft Bookings? Ole siis yhteydessä marskilaisiin ja tarkistetaan, että näin on. Siitä sitten vaan ajanvarauskalenteria pystyyn! Kirjoittelimme aiheesta enemmän: https://www.marskidata.fi/…/yrittaja-onko-varauskalenteris…/

22. Oletko Teams-kokouksessa ja jakamassa näyttöä? Ja se näyttää niin pieneltä, että kukaan ei näe? Zoomaa!
Se tapahtuu näin:
– Lähennä: Ctrl + (plusnäppäin)
– Loitonna: Ctrl – (miinusnäppäin)
– Palauta alkuperäinen koko: Ctrl 0
Zoomaaminen onnistuu myös siten, että painat Ctrl pohjaan ja vierität hiiren rullaa. Ja taas näkyy huonommillakin rilleillä!

24. Teamsiin voit ladata nyt myös oman taustakuvan, oli se sitten joku lempipaikkasi tai vaikka organisaationne logo!
Se tapahtuu seuraavasti:
– Mene resurssienhallintaan
– Kirjoita seuraava rimpsu riville: %AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads
– Lataa haluamasi kuva (jpg- tai png-muodossa) kyseiseen kansioon
Ja seuraavan kerran kun menet Teams-kokouksessa valitsemaan taustakuvaa, oma kuvasi löytyy valikosta! Siistiä, eikö totta?

25. Istutko paljon koneella nyt etäpäivinä ja huomaat, että silmät rasittuvat? Sinun kannattaa Teamsissa vaihtaa tumma teema, joka rasittaa silmiä vaaleaa vähemmän.
Se tapahtuu näin:
– Valitse Teamsissa oikeasta yläkulmasta oma kuvasi/nimikirjaimesi
– Valitse ”asetukset” ja ”Yleinen”
– Kohdasta ”Teema” voit valita haluamasi näkymän. Kannattaa testailla, että mikä näkymä on juuri sinulle paras.
Ja silmät kiittää!

26. Olethan huomannut Teamsin oikeassa yläkulmassa tavoitettavuustilan eli liikennevalot? Tämä näyttää, oletko tavoitettavissa vai varattu. Kun valitset kohdan ”Älä häiritse”, niin tällöin viestit ja herätteet eivät tule läpi. Tämä myös tunnistaa Outlook-kalenteristasi esimerkiksi palaverit ja merkitsee sinut varatuksi. Samoin käy Teams-puheluiden kanssa.
– Kun ryhdyt jakamaan näyttöä esim. palaverissa, siirryt automaattisesti ”Älä häiritse” -tilaan. Näin voit keskittyä rauhassa ja flow-tila on mahdollinen!

27. Nyt käsittelyssä sellainen Teamsin ominaisuus, jota kannattaisi kaikkien käyttää enemmän eli tilaviestin määrittäminen! Se tapahtuu näin:
– Mene oikeaan yläkulmaan, valitse oma kuvasi/nimikirjaimesi.
– Valitse ”Määritä tilaviesti”.
– Kirjoita tilasi, esim. ”istun tänään kotitoimistolla”.
– Voit samalla määrittää ajan, jolloin viestisi näkyy ja sen, näkyykö viestisi, kun vastaanotat viestejä.
– Viesti näkyy organisaation sisäisesti käyttäjille.
Kätevää, eikö totta?

28. Saitko Teamsissa viestin, joka olisi hyvä laittaa talteen?
– Mene kyseisen viestin kohdalle, näet hymiöitä ja lisävalikon (kolme palleroa)
– Valitse lisävalikko ja sieltä ”Tallenna viesti”.
Pääset palaamaan tallennettuihin viesteihin näppärästi näin:
– Mene Teamsissa oikeaan yläkulmaan kasvojesi/nimikirjaimiesi kohdalle
– Valitse ”tallennetut” ja löydät kootusti kaikki tallentamasi viestit!

29. Mitä jos herää yllättäen tarve heti soittaa vaikka kahdelle työkaverille, joiden kanssa onkin jo laiteltu chatissa viestiä? Silloin järjestetään tietenkin pikakokous Teamsilla!
– Mene Teamsin chatiin oikean porukan kohdalle ja ota puhelin käteen sieltä oikeasta yläkulmasta. Teams-puhelu lähtee koko porukalle.
– Toinen vaihtoehto on mennä Teams-kalenterin puolelle ja valita siellä ”järjestä kokous nyt”
– Oikeaan reunaan aukeaa ikkuna ja voit lisätä porukkaa kohdasta ”kutsu henkilöitä”.
30. Tuntuuko, että Teams-keskustelut ovat yhdessä putkessa? Tässäpä muutama tärkeä pointti Teamsin keskusteluetiketistä:
– Aina kun aloitat uuden keskustelun tiimissä, avaa tekstin muokkaus kohdasta ”A ja pensselin kuva”. Keskustelulle tulee tällöin selkeä otsikko, kohdasta ”Lisää aihe”.
– Otsikko on aina hieman suuremmalla, joten kestät paremmin perässä, mitkä ovat juuri siihen keskusteluun liittyviä vastauksia.
– Vastaa aina keskusteluun kohdasta ”Vastaa”, silloin vastauksesi sijoittuu juuri oikean keskustelun kohdalle. Älä aloita uutta keskustelua.
– Organisaatiossa kannattaa ottaa tykkäyspolitiikka aikaisin käyttöön. Eli kun olet lukenut tiimissä viestin, tykkää siitä, jos sinulla ei ole siihen mitään kommentoitavaa. Näin viestin lähettänyt tietää, että olet ainakin lukenut viestin.

31. Hakeminen on yksi Teamsin tärkeimpiä työkaluja. Kuinka siis löydän sisältöä, kun olen käyttänyt Teamsia pidempään ja siellä on hurjan paljon dataa? Haun kautta tietenkin! Eli sinne vaan ylös kohtaan ”Hae tai kirjoita komento” -kohtaan hakua menemään ja hakemaan ihmisiä ja asioita. Ja on kätevää!

32. Haluatko keskittyä juuri käsillä olevaan tehtävään? Tai olet esimerkiksi pitämässä presentaatiota, etkä halua ilmoitusten vilkkuvan Teamsissa? Olet kuitenkin vähän huolissasi, koska odotat tärkeää viestiä puolisoltasi. Mitä teet?
– Valitse ”Asetukset” oikeassa yläpalkissa
– Valitse ”Älä häiritse”. Tällöin saat ilmoitukset vain kiireellisistä viesteistä ja tärkeimmiksi määrittelemiltäsi henkilöiltä.

Kuinka määrittelen tärkeät henkilöt?
– Mene oikealla yläkulmassa Asetukset/Tietosuoja
– Kohdassa ”Älä häiritse”, voit määrittää, että vaikka olisit ”Älä häiritse” -tilassa, niin tiettyjen avainhenkilöiden viestit tulevat sinulle silti läpi. Eli:
– Valitse ensisijaisten käyttöoikeuksien hallinta
– Lisää henkilöt, joilta haluat viestit läpi, vaikka olisitkin älä häiritse -tilassa. Nämä on hyvä miettiä, esim. hätätapauksia varten.
– Tänne voit siis lisätä myös organisaation ulkopuolisia henkilöitä (lisäämällä sähköpostiosoitteen)

33. Tiesitkö, että Teamsissa on käytössä vastaaja? Kyllä vain!
– Valitse ”Asetukset” oikeassa yläpalkissa
– Sieltä ”Puhelut”
Jos kaveri ei vastaa, voit jättää hänelle vastaajaan viestin, jonka voit myöhemmin kuunnella Teamsin puolelta.
Voit myös määrittää sointiajan ja soittoäänen. Ring ring!

34. Loitko Teamsissa uuden tiimin?
Vähintään kaksi omistajaa tiimissä on ihan ehdoton, esim. jos olet kesälomalla ja tiimiin tulee muutoksia, niin et halua sitä puhelua, että muokkaatko tiimiä (Organisaation IT voi tämän toki tehdä, mutta saatat silti saada sen puhelun…).

35. Olemme tässä koronakeväänä julkaisseet kaikkiaan 35 etätyövinkkiä. Vinkkiin numero 35 on hyvä päättää päivittäinen vinkkisarjamme, sillä Marskidata viettää tänä vuonna 35-vuotissynttäreitä. Kaikki kootut vinkit löytyvät näppärästi nettisivuiltamme ja sieltä on hyvä käydä asioita kertaamassa. Jos koet, että organisaatiossanne tarvitaan koulutusta Teamsiin liittyen, ole yhteyksissä marskilaisiin!

Ja sitten se 35. vinkki:
 
Pääset tekemään kaikki jutut myös mobiililaitteen kautta, Teams-Appilla tietenkin. Tällöin kannattaa varmistua siitä, että organisaatiossanne on mobiilitietoturva kunnossa. Mobiilitietoturva on näppärä toteuttaa Microsoft Intunen avulla, jolloin työntekijät voivat työskennellä tehokkaasti ja tietoturvallisesti sijainnista riippumatta. Esimerkiksi jos työntekijältä varastetaan puhelin tai hän sen hävittää, voi yrityksen IT evätä pääsyn yritysdataan kyseisellä laitteella, eikä yrityksenne tiedot joudu vääriin käsiin!