Monella organisaatiolla on jo hallussaan tehokkain etätyön väline, Microsoft Teams. Teams on osa Office 365 -pakettia, eli jos organisaatiossasi on Office 365 -käyttöoikeus, on teillä jo Microsoft Teams käytettävissä. Joten nyt vain ottamaan se tehokkaaseen käyttöön!

Microsoft Teams mahdollistaa tehokkaan etätyön. Se on Office 365:n tiimityön keskus, joka yhdistää kaikki Office 365:n työkalujen yhteistyöominaisuudet, kuten online-palaverit, keskustelut, viestit sekä tiedostojen hallinnan ja jakamisen. Teams terävöittää yrityksen sisäistä kommunikointia ja mahdollistaa yhteistyön myös asiakkaiden ja muiden organisaation ulkopuolisten kanssa.

Etäpalaverit onnistuvat näppärästi Teams-sovelluksella. Teamsin avulla on myös kätevää soittaa kollegalle tai asiakkaalle tavallinen- tai videopuhelu. Teams toimii myös mobiilisovelluksella, joten voit osallistua palaveriin vaikka kännykän kautta.

Teams on täysin pilvipohjainen ratkaisu, mikä tarkoittaa sitä, että käyttäjät pääsevät käsiksi tiedostoihin millä laitteella tahansa ja milloin tahansa. Tiedostojen yhteismuokkaus ja reaaliaikainen keskustelu Teamsissa pienentävät huomattavasti organisaation sisäisen sähköpostin määrää. On näppärää, kun näet samalla koko tiimin palaverit, aikataulut ja osallistujat.

Marskidatan viisi vinkkiä etätyöhön Teamsilla:

  1. Etsi kotoa rauhallinen paikka, jossa voit keskittyä. Jos taustallasi on jotain häiriötekijöitä, muista käyttää Teamsin taustan sumennus -toimintoa. Tällöin voit etäpalaverissa istuessasi himmentää asiat taustallasi. Näin muut näkevät ilmeesi ja eleesi, mutta eivät mahdollisia kodin sukkakasoja taustalla. (Eli kokouksen alkaessa, valitse Taustan sumennus– liukusäädin Video-liukusäätimen oikealta puolelta. Kokouksen aikana valitset Lisää toimintoja -palleroista – Sumenna tausta).
  2. Teams-kokouksissa kannattaa käyttää kuvayhteyttä, jotta koko tiimi näkee toisensa. Tämä käytäntö parantaa yhteydenpitoa, kun kaikki näkevät toisensa, eikä vain tylsää staattista kuvaa tai kirjainyhdistelmää.
  3. Hyödynnä Teamsiin kanaviin lisättäviä lisäosia ja sivustoupotuksia. Voit esimerkiksi organisoida tehtäviä Planner-taulun avulla.
  4. Teams-kokoukset kannattaa tarpeen tullen myös tallentaa. Näin tiimin jäsenet, jotka eivät pääse osallistumaan kokoukseen, voivat katsoa kokouksen itselleen sopivana ajankohtana (Lisää toimintoja -pallurat – Aloita nauhoitus).
  5. Etätyön ei tarvitse olla yksinäistä. Jutustelu ja läpän heitto kollegoiden kesken onnistuu Teamsin keskusteluviestien ja GIFien, tarrojen ja meemien avulla. Vaikka et olekaan läsnä kahvihuoneessa, läppää voi heittää etänä.

Microsoft on luvannut nyt koronaviruksen poikkeustilan vuoksi Teams-lisenssit ilmaiseksi käyttöön kuudeksi kuukaudeksi!

Ota yhteyttä,  niin laitetaan Teams-asiat kuntoon!