Toimivat etätyövälineet varmistavat sujuvan etätyöpäivän. Moni esimies ja yrittäjä on miettinyt tämän uuden normaalin vallitessa, miten henkilöstön etätyö siellä kotona tai kesämökillä oikein sujuu? Miten saadaan tiimiä johdettua ja hoidettua samankaltainen vuorovaikutus kuin toimistollakin?

Työvälineet kotitoimistolla?

Yksi keskeisistä asioista on järjestää työntekijöille toimivat työvälineet myös sinne kotitoimistolle. Kannettavat alkavat monessa organisaatiossa jo olla ne pääasialliset työvälineet, mutta mikäli pöytäkoneita on vielä käytössä, tulisi ne viimeistään nyt vaihtaa kannettaviin tietokoneisiin. Kannettavissa koneissa on melko paljon eroja, esimerkiksi siinä, miten akku kestää, millainen näyttö koneessa on, ja tietenkin itse tietokoneen suorituskyky. Turvallinen valinta on laadukas työläppäri ja sille kaveriksi laadukas telakointiasema. Pelkän läppärin näytöltä työnteko ei moneltakaan suju yhtä mieluisasti tai tehokkaasti kuin erillisten näyttöjen avulla, ja siksi onkin hyvä miettiä ulkoisia näyttöjä telakan kaveriksi myös sinne kotitoimistoon.

Muistilista kotitoimiston toimivista etätyövälineistä:

  • Läppärit korvaamaan pöytäkoneet
  • Telakka-asemat kotitoimistolle
  • Ulkoiset näytöt käyttöön

Toimivat etätyövälineet - Marskidata

Skannaus ja tulostustarpeiden hoitaminen kotitoimistoissa

Miten kotitoimistoissa hoidetaan skannaus- tai tulostustarpeet? Pienten yksittäisten laitteiden hankkiminen kotitoimistoihin on monelle IT-päättäjälle painajainen. Laitteet eivät ole minkäänlaisen hallinnan piirissä, väriaineiden tilaus- ja toimitusprosessi on haasteellista, eikä kokonaiskuva ole yrityksen hallussa. Tähän meillä Marskidatalla on yhdessä markkinajohtaja Canonin kanssa oivalliset ratkaisut.

Tulostaminen kotitoimistossa:

  • Valitse laite, joka on liitettävissä yrityksen käytössä olevaan tulostuksenhallintaan.
  • Automatisoi laitteiden väriainetilaukset.
  • Huomioi tietoturva, eli mihin skannataan.

Tarvitseeko työntekijän päästä yrityksen verkkoon kotoa käsin?

Mikäli työntekijöillä on käytössä yrityksen työkoneet on monesti tietoturva jo kunnossa. Laitteiden päivitykset hoituvat automatisoidusti ja virusturva on myös ajan tasalla. Tämä luo turvalliset edellytykset etäyhteyksien luomiseen yrityksen verkkoon. Tunnetuin tapa lienee hyödyntää yrityksen palomuuriin VPN-clientilla yhteys. Tämä on myös turvallista, kun huolehditaan käyttäjien tunnistamisesta luotettavasti.

Muistilista turvallisiin etäyhteyksiin:

  • Pidä laitteet ajan tasalla päivitysten osalta
  • Virusturva kunnossa
  • Laitteiden etävalvonnan avulla varmistat, että päivitykset ovat asentuneet

Tiimityö etänä

Monessa yrityksessä pohditaan nyt, miten pidetään tiimipalavereja ja mihin tiedostot tallennetaan? Microsoft Teams on tullut vuoden 2020 aikana monelle tutuksi, mutta onko se edelleen käytössä vain videoneuvotteluja varten? Moni tuntuu pitävän neuvottelujen aikana kameran kiinni, se kannattaa ehdottomasti vaatia pidettäväksi päällä.

Tähän kuulin erittäin oivallisen vertauksen Trainers´ Housen Juuso Helokankaalta:

”Emmehän pidä fyysisissä palavereissakaan paperipussia päässä!”

Kuvan avulla kommunikointi on huomattavasti luontevampaa kuin pelkän äänen, olipa sitten kyseessä keskenään tuttu tiimi tai vaikkapa ensimmäistä kertaa tavattava tuleva asiakas.

Teams mahdollistaa oivallisen ja vuorovaikutteisen ryhmätyön myös erilaisten tiedostojen työstämisen osalta. Tärkeää on sopia pelisäännöt siitä, mitä ja minne tiedostot tallennetaan. On myös hyvä miettiä, tarvitseeko Teamsiin lisätä jotain kolmannen osapuolen apuohjelmia, joilla saadaan tehostettua työskentelyä. Tiesitkö, että Teamsin päälle saadaan rakennettu vaikkapa moderni intra? Marskidatan etätyövinkkeihin voit tutustua täältä.

Muistilista vuorovaikutteiseen tiimityöhön:

  • Kamerat päälle neuvotteluihin
  • Käy lyhyet kysymykset läpi pikaviesteinä
  • Muista myös Tiimin oma wiki, jonne saat tallennettua usein esille tulevat kysymykset

Miten tämä kaikki oikein hoidetaan?

Keskeisenä on tarjota työntekijöille toimivat työvälineet myös kotitoimistoille, huolehtia tietoturvasta ja ennen kaikkea rakentaa vuorovaikutteista työtä tukeva toimintakulttuuri. Huolehtimalla toimivat työvälineet työntekijöille, varmasti paras hyöty on tehostunut työn tekeminen ja tyytyväisemmät sekä sitä myöten myös sitoutuneemmat työntekijät.

Kysymyksiä aiheen tiimoilta on valtavasti, mutta onneksi niihin on myös vallan simppelit vastaukset! Ota yhteyttä Marskidatan asiantuntijoihin ja laitetaan teillekin Draivi päälle, myös sinne kotitoimistoihin!