Etätyöt ovat lisääntyneet räjähdysmäisesti tänä vuonna. Käyttäjien täytyy päästä tulostamaan asiakirjoja, hakemaan sähköisesti arkistoitua tietoa ja lähettämään eteenpäin esimerkiksi luottamuksellisia asiakirjoja, helposti ja nopeasti, sijainnista riippumatta.

Nykypäivänä tulostaminen on paljon muutakin kuin pelkkä tuotettu tuloste. Siihen sisältyy myös GPDR:n myötä tulleet vaatimukset. GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation (yleinen tietosuoja-asetus). Se on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, jota alettiin soveltaa kaikissa EU-maissa keväällä 2018.Tietosuoja-asetus antaa paremman suojan henkilötiedoillesi ja enemmän keinoja hallita tietojesi käsittelyä. Voimme auttaa sinua Marskidatalla tarkentamaan yrityksenne todelliset tarpeet ja kehityskohteet GDPR.n tiimoilta.

Turvallisen tulostamisen haasteet ja ratkaisut

Nykypäivänä moni voi olettaa, että mitkä tahansa tulostusprosessin tuloksena luodut tulosteet salataan, jotta ulkopuolinen taho ei pääse sieppaamaan sisältöä. Näin ei aina kuitenkaan ole. Tulostettujen tietojen suojaus kannattaa aina varmistaa esim. turvatulostuksella, kun tietoja siirretään, pidetään tulostusjonossa tai väliaikaisessa muistissa tai kun tulostustöitä säilytetään kiintolevyillä.

Tähän on ratkaisuna Canon-tuoteperheessä uniFLOW, jolla voidaan varmentaa käyttäjä ja vapauttaa tulosteet turvallisesti, ilman, että niihin pääsisi käsiksi jokin ulkopuolinen taho. Tulosteet voidaan määritellä poistettavaksi tietyn aikaikkunan jälkeen, tai jos käyttäjä unohtaa tulostaa, järjestelmä poistaa ne automaattisesti ajan täytyttyä. Palvelu käy pieniin tai suurempiin yrityksiin, ja se on saatavana palvelin- ja pilvipalveluohjelmistoratkaisuna. Turvatulostuksen avulla tulosteet voidaan tulostaa yrityksen mistä tahansa uniFLOWhun kytketystä laitteesta, riippumatta työpaikan sijainnista.

Skannaamisen helppous

Skannaamisessa voimme myös hyödyntää pilvipalveluja. Skannaus voi tapahtua esimerkiksi pilveen haluttuun resurssiin. Asiakirjan salaaminen voidaan mahdollistaa myös skannauksen yhteydessä, jolloin käyttäjä, jolla on pääsy asiakirjaan, voi ottaa sen käsittelyyn sijainnistaan riippumatta. Tällä tehostetaan prosessin kulkua.

Uudemmista monitoimilaitteista löytyy myös itsestään sisäänrakennettuja ominaisuuksia, joilla voidaan salata skannattuja dokumentteja tai voidaan skannata ne muokattavaan tilaan Word- ja Powerpoint-tiedostomuotoa käyttäen. Käyttäjille voidaan luoda myös valmiita työnkulkuja, jotka säästävät aikaa muihin päivittäisiin työtehtäviin. Tästä käytetään nimeä älyskannaus. Näissä kaikissa toiminnoissa voimme hyödyntää kokonaisuutta, jossa on mukana palvelin- ja tulostusympäristö yhdistettynä operaattoripalveluihin.

Skannaaminen arkistoon nykypäivänä

Sähköinen arkistointi on nykypäivää. Tällöin asiakirjat arkistoidaan sähköisiin arkistosijainteihin, josta ne ovat helposti haettavissa tunnisteilla tai kohdennetuilla avainsanoilla. Näin saavutetaan hyvät tietoturvavaatimukset. Käyttöoikeuksia voidaan määritellä sen mukaan, mitä kullekin käyttäjälle sallitaan. Käyttäjä voi esimerkiksi vain lukea arkistoitua tietoa tai muokata sitä.

Lisäksi kaikesta toiminnasta jää jälki tai versio, jossa voidaan palata edelliseen asiakirjaversioon tarvittaessa. Esimerkkinä tilanne, että asiakirjassa huomataan virhe, joka halutaan korjata tai muuttaa. Lisäksi voidaan antaa pääsy asiakkaalle hänen omiin sähköisiin arkistoihin tai tietueisiin, joita käyttäjä pääsee tarvittaessa muokkaamaan ja tallentamaan etänä.

Turvallisen tulostamisen ja skannaamisen edut, mitä ne ovat?

Yrityksen tulostusympäristöä voidaan hallita kustannuspohjaisesti. Raportteja saadaan eri muodoissa, joita tarkastelemalla pystytään siirtämään kapasiteettia sitä tarvitseville yksiköille. Tämän avulla saadaan käytettävistä skannaus- ja tulostusympäristöistä paras mahdollinen hyöty.

Yritys voi olla myös omalta osaltaan tukemassa ympäristöarvoja, esimerkiksi oikeanlaisella tulostuksen ja skannauksen työnkululla. Työnkulun ansiosta voidaan myös varmistua siitä, että käyttäjä todennetaan oikeaksi asiakirjan käsittelijäksi, kun työprosessissa tulostetaan tai skannataan.

Yleensä kaikkein turvallisempana laitteena pidetään sellaista, joka on kytketty verkosta irti ja sammutettuna, mutta silloin työtä ei voi välttämättä sataprosenttisesti tehdä. Siksi kaikkiin näihin kysymyksiin löytyy ratkaisut, joilla voidaan saada tieturvallinen hallinta ympäristöihin, joissa työskennellään ja tuotetaan asiakirjoja joko paperisena tai sähköisessä muodossa. Me Marskidatalla voimme tehdä tähän kaikkeen kokonaiskattavan kartoituksen, jossa tulee ilmi tietoturva- ja päivitystarpeet ympäristössänne. Näin saadaan säästöjä pidemmällä aikavälillä.

Kaikilla näillä työkaluilla autamme saavuttamaan parhaiden käytäntöjen mukaiset hyödyt yrityksen tulostusympäristön ylläpidossa ja kehittämisessä.

Turvallisen tulostamisen ja skannaamisen lisäksi, autamme sinua mm. näissä:

  • Ympäristön päivityksien ylläpito
  • Automatisoitu ja tietoturvallinen laite- ja tulostuksenhallinta
  • Tiedon elinkaarenhallinnan ja viestintäympäristön kehityskartoitukset ja asiantuntijapalvelut.