Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä
Blogi

Kuntaorganisaation sisäisen viestinnän kehittämistarpeet

Account Managerina kiitän ja kumarran aina saadessani kunta-asiakkuuden hoitooni. Se on myös luottamuksen osoitus työnantajalta, sillä onhan merkittävästä asiakuudesta kysymys. Tyypillisessä kuntaorganisaatiossa on yleisimmin noin 100–500 työntekijää ja kaupungeissa sitten jo tuhansia.  Mielenkiintoisia kohteita on paljon: hallinto, tekninen toimi, varhaiskasvatus, koulutoimi, nuorisotoimi, kirjastot. Kuinka monista palveluista kunta vastaakaan hyväksemme! Kunnan palveluosastoilla IT-ympäristön on oltava iskussa: […]
Lue lisää

Account Managerina kiitän ja kumarran aina saadessani kunta-asiakkuuden hoitooni. Se on myös luottamuksen osoitus työnantajalta, sillä onhan merkittävästä asiakuudesta kysymys. Tyypillisessä kuntaorganisaatiossa on yleisimmin noin 100–500 työntekijää ja kaupungeissa sitten jo tuhansia.  Mielenkiintoisia kohteita on paljon: hallinto, tekninen toimi, varhaiskasvatus, koulutoimi, nuorisotoimi, kirjastot. Kuinka monista palveluista kunta vastaakaan hyväksemme!

Kunnan palveluosastoilla IT-ympäristön on oltava iskussa: Itse fyysisten laitteiden lisäksi käytössä on erilaisia viestintä- ja tiedonhallintasovelluksia helposti kymmeniä. Monet näistä työkaluista voisi olla korvattavissa Microsoft 365 -tuotteilla, kuten Heli blogissaan kertoo. Vuonna 2016 saataville tullut Microsoft Teams on käytössä useimmissa kunnissa. Nopeasti kasvaneen digiympäristön myötä monessa kunnassa heräsikin kysymys: Paljon työntekijöitä paljon järjestelmiä – miten viestintä ja tiedonhallinnalle saadaan tolkku, järjestys ja pelisäännöt?

Seuraavat 10 arjen haastetta ovat yleisiä myös kuntaorganisaatiossa:

  • Palavereihin kuluu liikaa aikaa​
  • Tieto ei päädy oikealle henkilölle​
  • Järjestelmiä ei osata käyttää​
  • Tehdään päällekkäistä työtä​
  • Sähköposteihin kuluu liikaa aikaa​
  • Dokumenttien versiot sekoittuvat​
  • Tiedon etsimiseen kuluu aikaa​
  • Työtä ei tehosteta tai automatisoida​
  • Ympäristöjen kehittyminen ei ole hallinnassa​
  • Pidetään turhia palavereja

Microsoft 365 -ympäristössä on vastaukset näihin haasteisiin, mutta miten löytää juuri omaan organisaatioon sopivat sovellukset ja käyttökoulutus eri taitotason omaaville käyttäjille? Marskidatan modernin työn tiimi vastaa haasteeseen! Tiimillä on laaja asiantuntemus eri sovelluksista ja työnkuluista. Kokonaisuus viimeistellään kullekin käyttäjäryhmälle sopivalla käytännönläheisellä koulutuksella ja modernin työn pelikirjalla.


Mikä se sellainen modernin työn pelikirja on?

Sisäisen viestinnän ja Teams-ympäristön käytön pelisäännöt luodaan modernin työn pelikirjalla.

Kuusi tärkeää syytä, miksi modernin työn pelikirja tehdään:

  • Päällekkäiset toimintatavat poistuvat
  • Selkeyttää työnjakoa ja tekee prosesseista toimivampia
  • Linjaa, mitä missäkin kanavassa tapahtuu
  • Tukee yhdessä oppimista ja kannustavaa ilmapiiriä
  • Selkeyttä toimintaohjeita kaikessa viestinnässä
  • Tukee viestinnän tarkoituksenmukaiseksi kokonaisuudeksi osaksi kehittämistä

Sisäisen viestinnän selkeät pelisäännöt edistävät työhyvinvointia!

Aito asiakaspalaute kuntaorganisaatiosta.


Moderni Sharepoint Onlinella toteutettu intranet

Miten tämä kaikki sidotaan vielä yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi? Intra mahdollistaa paremman tiedonkulun ja koko henkilökunnan osallisuuden yhteisistä asioista. On käytännöllistä, että yhdestä paikasta löytyy esimerkiksi modernin työn pelikirja, tietoa perehdyttämisestä, henkilöstöeduista, lomista, työterveydestä ja halutessa vaikka keskustelupalsta tai minikirppis. Intraan voidaan upottaa linkit tarvittaviin muihin järjestelmiin. Intra on digitaalisen työskentelyn keskus, sisältäen niin oman osaston kuin koko organisaation tietopankin. Lue lisää modernista intrasta System Spesialistimme Paavo Hynysen blogista

No nyt on digiasiat jo hyvällä mallilla. Entä jos kaikki tarvittava materiaali ei ole vielä digitaalisessa muodossa?

Asiakirjojen digitointi ja tehokas tiedon jakaminen

Paperisen asiakirjan saaminen käsiin ei ole aina helppoa, puhumattakaan jos on etätyöpäivä. Ja vaikka dokumentti olisi mukanasi, sen jakaminen voi olla aikaa ja rahaa maksava pullonkaula muutoin tehokkaissa prosesseissasi.

Fyysisten arkistojen digitointi on ennen kaikkea tietoturvallisuus- ja löydettävyyskysymys. Digitoidut tiedot ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Samalla ne ovat turvassa esimerkiksi kosteusvaurioilta ja muilta fyysisiltä uhilta. Merkittävä osa kunnan asiakirjoista on säilytettävä vuosikausia jo ihan lakisääteisesti. Vaikka digitointi on investointi, se pienentää tilantarvetta ja tehostaa ajankäyttöä ja sitä kautta tietenkin säästää kustannuksia.

Mitä kaikkea voidaan digitoida, esimerkkejä:

  • Sopimukset
  • Rakennuspiirustukset ym. tekniset dokumentit
  • Varhaiskasvatussuunnitelmat
  • Kirjat
  • Jopa huonokuntoiset paperit
  • Todistukset
  • Mikrofilmit

Tarjoamme yhteistyössä Canonin kanssa digitointipalvelun avaimet käteen-periaatteella. Kartoitamme tarpeenne ja tarvittavat työvaiheet. Huolehdimme myös prosessien uudistamisesta siten, että jatkossa kaikki dokumentit arkistoituvat suoraan sähköiseen muotoon. Tietoturvallisuus on palvelumme tärkeimpiä lupauksia. Palvelutuotantomme on laatusertifioitu.

Kiinnostuitko? Ota rohkeasti yhteys ja tilaa puolen tunnun maksuton konsultaatio suoraan kalenteristani!

Timo Kurikka 2

Timo Kurikka

Account Manager

044 320 6098

timo.kurikka@marskidata.fi

Kiinnostuitko kattavista IT-ratkaisuistamme? Ota yhteyttä, olemme täällä sinua varten!

1.
Ota meihin yhteyttä lomakkeella, soittamalla tai sähköpostilla.
2.
Käydään yhdessä läpi IT-tuen ja laiteratkaisuiden tarpeesi. Kartoitamme nykytilanteesi esimerkiksi ohjelmistojen, päätelaitteiden, tietoturvan tai työn tehostamisen näkökulmasta.
3.
Annamme sinulle sopivan ratkaisuehdotuksen.  Toimitamme tarvitsemasi laitteet ripeästi, ja palvelumme käynnistyy nopeasti sopimuksen jälkeen.
4.
Me palvelemme myös silloin, kun kaikki toimii hyvin – olemme vain yhden yhteydenoton päässä.

Yhteydenottolomake

Marskidata logo

Marskidata Oy

Laskutustiedot
Laskutustiedot
Laskutustiedot
Laskutustiedot
envelopephone-handsetchevron-downarrow-down