Account Managerina kiitän ja kumarran aina saadessani kunta-asiakkuuden hoitooni. Se on myös luottamuksen osoitus työnantajalta, sillä onhan merkittävästä asiakuudesta kysymys. Tyypillisessä kuntaorganisaatiossa on yleisimmin noin 100–500 työntekijää ja kaupungeissa sitten jo tuhansia. Mielenkiintoisia kohteita on paljon: hallinto, tekninen toimi, varhaiskasvatus, koulutoimi, nuorisotoimi, kirjastot. Kuinka monista palveluista kunta vastaakaan hyväksemme!
Kunnan palveluosastoilla IT-ympäristön on oltava iskussa: Itse fyysisten laitteiden lisäksi käytössä on erilaisia viestintä- ja tiedonhallintasovelluksia helposti kymmeniä. Monet näistä työkaluista voisi olla korvattavissa Microsoft 365 -tuotteilla, kuten Heli blogissaan kertoo. Vuonna 2016 saataville tullut Microsoft Teams on käytössä useimmissa kunnissa. Nopeasti kasvaneen digiympäristön myötä monessa kunnassa heräsikin kysymys: Paljon työntekijöitä paljon järjestelmiä – miten viestintä ja tiedonhallinnalle saadaan tolkku, järjestys ja pelisäännöt?
Microsoft 365 -ympäristössä on vastaukset näihin haasteisiin, mutta miten löytää juuri omaan organisaatioon sopivat sovellukset ja käyttökoulutus eri taitotason omaaville käyttäjille? Marskidatan modernin työn tiimi vastaa haasteeseen! Tiimillä on laaja asiantuntemus eri sovelluksista ja työnkuluista. Kokonaisuus viimeistellään kullekin käyttäjäryhmälle sopivalla käytännönläheisellä koulutuksella ja modernin työn pelikirjalla.
Sisäisen viestinnän ja Teams-ympäristön käytön pelisäännöt luodaan modernin työn pelikirjalla.
Kuusi tärkeää syytä, miksi modernin työn pelikirja tehdään:
Sisäisen viestinnän selkeät pelisäännöt edistävät työhyvinvointia!
Aito asiakaspalaute kuntaorganisaatiosta.
Miten tämä kaikki sidotaan vielä yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi? Intra mahdollistaa paremman tiedonkulun ja koko henkilökunnan osallisuuden yhteisistä asioista. On käytännöllistä, että yhdestä paikasta löytyy esimerkiksi modernin työn pelikirja, tietoa perehdyttämisestä, henkilöstöeduista, lomista, työterveydestä ja halutessa vaikka keskustelupalsta tai minikirppis. Intraan voidaan upottaa linkit tarvittaviin muihin järjestelmiin. Intra on digitaalisen työskentelyn keskus, sisältäen niin oman osaston kuin koko organisaation tietopankin. Lue lisää modernista intrasta System Spesialistimme Paavo Hynysen blogista
No nyt on digiasiat jo hyvällä mallilla. Entä jos kaikki tarvittava materiaali ei ole vielä digitaalisessa muodossa?
Paperisen asiakirjan saaminen käsiin ei ole aina helppoa, puhumattakaan jos on etätyöpäivä. Ja vaikka dokumentti olisi mukanasi, sen jakaminen voi olla aikaa ja rahaa maksava pullonkaula muutoin tehokkaissa prosesseissasi.
Fyysisten arkistojen digitointi on ennen kaikkea tietoturvallisuus- ja löydettävyyskysymys. Digitoidut tiedot ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Samalla ne ovat turvassa esimerkiksi kosteusvaurioilta ja muilta fyysisiltä uhilta. Merkittävä osa kunnan asiakirjoista on säilytettävä vuosikausia jo ihan lakisääteisesti. Vaikka digitointi on investointi, se pienentää tilantarvetta ja tehostaa ajankäyttöä ja sitä kautta tietenkin säästää kustannuksia.
Mitä kaikkea voidaan digitoida, esimerkkejä:
Tarjoamme yhteistyössä Canonin kanssa digitointipalvelun avaimet käteen-periaatteella. Kartoitamme tarpeenne ja tarvittavat työvaiheet. Huolehdimme myös prosessien uudistamisesta siten, että jatkossa kaikki dokumentit arkistoituvat suoraan sähköiseen muotoon. Tietoturvallisuus on palvelumme tärkeimpiä lupauksia. Palvelutuotantomme on laatusertifioitu.
Kiinnostuitko? Ota rohkeasti yhteys ja tilaa puolen tunnun maksuton konsultaatio suoraan kalenteristani!
