Työtehtäviin pitäisi keskittyä, mutta jatkuvat keskeytykset ja saapuvat viestit vievät suurimman osan päivästä? Hoidettavat asiat post-it lapulla työpöydällä? Pitkä lista vastaamattomia sähköposteja? Jos jokin näistä kohdista kuulostaa vähänkin tutulta, tästä blogista saatat löytää vinkkejä asian helpottamiseksi.
Oman ajankäytön hallinta erityisesti työelämässä, on melko vähän korostettu asia siihen nähden, miten suuri vaikutus sillä on sekä työntekijän tehokkuuteen että mielentilaan työpaikalla. Jatkuva liiallinen kiire ja stressi kun eivät tunnetusti tee kenellekään hyvää, varsinkaan pitkäkestoisena tilanteena.
Ajankäytön hallinnan tärkeimpänä välineenä voidaan ehdottomasti pitää kalenteria. Tästä asiasta on keskusteltu myös Marskidatan #töissä- podcastin jaksossa, jossa vieraana oli Marskidatan Development Manager Emmi Eronen.
Yhtenä tärkeimmistä ajankäyttöön ja kalenteriin liittyvistä asioista on tietenkin se, että ne omat menot kirjataan sinne kalenteriin. Vaikka kyseessä olisikin niin sanottu työkalenteri, on oleellista, että myös omat henkilökohtaiset menot ja poissaolot merkitään kalenteriin. Nämä voidaan merkitä Outlookin kalenteriin yksityisenä tapaamisena, jolloin työkaverit eivät näe tapaamisen tietoja tai sisältöä, ainoastaan sen, että kyseessä on yksityinen tapaaminen. Meillä Marskidatalla sisäisen viestinnän pelikirjassa on myös linjattu, että menot merkataan kalenteriin aiemmin kuvatun mukaisesti, jolloin kalenterissa vapaana näkyvälle ajalle työkaveri voi varata tapaamisen kysymättä siitä erikseen. Näin siis säästetään tehokasta työaikaa, kun sitä ei tarvitse erikseen käyttää palaveriaikojen sopimiseen. Kannattaa siis huomioida, että vaikka kalenteri saatetaan mieltää henkilökohtaisesti ajankäytön hallinnan välineeksi, se on kuitenkin myös tärkeä viestintäväline muille.
Monet, erityisesti visuaaliset henkilöt, ovat kokeneet hyödylliseksi käyttää kalenterissa värikoodeja. Tällöin esimerkiksi asiakastapaamiset, työpaikan sisäiset palaverit ja omat työtehtäviin suunnitellut ajat voidaan merkitä kalenteriin eri väreillä, jolloin tulevan työviikon tai -päivän ohjelman hahmottaminen voi olla helpompaa.
Tärkeät työtehtävät, jotka on saatava valmiiksi tiettynä ajankohtana, on vähintäänkin kannattavaa merkitä kalenteriin, jolloin kukaan ei varaa juuri siihen kohtaan esimerkiksi asiakaspalaveria. Mikäli esimerkiksi Teams- ja sähköpostiviestejä tulee paljon, voi olla järkevää varata niiden käsittelylle oma ajankohta kalenteriin. Tällöin voi keskittyä työtehtävään siihen sovittuna aikana ja sulkea esimerkiksi sähköpostin tuoksi ajaksi kokonaan.
Mikäli kalenteri tuppaa olemaan erityisen täysi, voi olla järkevää laittaa jopa lounasaika kalenteriin, jotta tauon saa helpommin pidettyä. Myös esimerkiksi matkoihin ja siirtymiin kuluva aika kannattaa huomioida kalenteria täyttäessä.
Mikäli töissä tuntuu jatkuvasti siltä, että asiat eivät valmistu, koska keskeytyksiä tulee jatkuvasti, on asian helpottamiseksi olemassa erilaisia työkaluja. Voit käyttää esimerkiksi Teamsin Älä häiritse-tilaa, jolloin et saa ilmoituksia saapuneista viesteistä ja keskittyminen työtehtävään on helpompaa. Asetuksissa on mahdollista määrittää esimerkiksi tietyt henkilöt, joiden viestistä ilmoitukset halutaan myös tätä tilaa käytettäessä.
Työkavereille voi olla hyvä viestiä myös Teamsin tilaviesteillä, jos on esimerkiksi koulutuksessa koko päivän, jolloin vastaukset viesteihin saattavat kestää tavallista pidempään.
Viva Insights- sovelluksesta löytyvä Keskeytyksetön työaika- (Focus time) työkalu voi varata kalenteriin automaattisesti sopivia aikavälejä omiin työtehtäviin keskittymiseen. Kannattaa kuitenkin huomioida, että mikäli esimerkiksi Focus timeä- on omassa kalenterissa paljon, ainakin omien tiimiläisten ja lähimpien työkavereiden kanssa keskustella ja sopia pelisäännöt, esimerkiksi niin, että tärkeitä tapaamisia vaikkapa asiakkaan kanssa voidaan varata tarvittaessa tuon ajan päälle.
Erittäin kätevä työkalu, joka korvaa perinteiset Post it-laput, on Microsoftin Planner ja To do. Täältä löytyvään omaan To do-listaan on kätevä lisätä vastaan tulevat hoidettavat asiat, joita ei pysty juuri sillä hetkellä tekemään. Kyseistä sovellusta on helppo käyttää myös puhelimella. Jos listalle kertyy asioita paljon, voi olla järkevää varata kalenterista aika myös näiden asioiden hoitamiselle. Teams-viestistä voi myös luoda suoraan tehtävän tälle listalle.
Henkilöstön koulutus ja yrityksen viestinnän pelisäännöt korostuvat kaikissa ajankäytön hallinnan liittyvissä asioissa. Mikäli sovitut toimintatavat ovat kaikille selkeitä, on työyhteisössä toimiminen sujuvampaa.
Tässä siis Marskidatalla tärkeiksi koettuja ajankäytön hallintaan liittyviä asioita:
Meiltä Marskidatalta saat myös apuja näiden työvälineiden käyttöön, joten ota ihmeessä yhteyttä!
