Yhä useampi yritys on luopumassa paikallisista palvelimistaan ja siirtymässä käyttämään eri ratkaisuissa pilvipohjaisia palveluita. Tässä ei kuitenkaan haluta, että palvelun taso heikentyy tai ominaisuuksista joudutaan karsimaan siirtymisen yhteydessä.

Turvallinen tulostaminen

uniFLOW Online tarjoaa pilvipalveluna täyden henkilökohtaisen turvatulostamisen sekä automaattisella tekstintunnistuksella toimivan älyskannauksen kaiken kokoisille yrityksille ja toimistoille. Oli sinulla laitteita yrityksessä sitten yksi, tai vaikka 30 kappaletta, tulostat aina samaan yhteen tulostusjonoon työsi. Tähän jonoon tulostetut työt ovat sitten noudettavissa miltä tahansa järjestelmään liitetyltä laitteelta. Jos tulosteita ei tarvita, tai ne unohdetaan noutaa, järjestelmä tuhoaa ne automaattisesti halutun ajan kuluttua. Paperia ei kulu ja tietoturva säilyy.

Tunnistautuminen tulostimille voidaan hoitaa esim. henkilökohtaisilla PIN- koodeilla tai RFID- tunnisteilla. Nämä tunnisteet voivat hyvin olla jo mahdollisesti yrityksen käytössä olevia tunnisteita, esim. kulunvalvonnassa tai tunnistautuminen voi tapahtua vaikkapa älypuhelimella Bluetooth-teknologian avulla.

Kustannusten jakaminen ja hallinta

Voit jakaa kustannukset tulosteista, skannauksista ja kopioista eri kustannuspaikoille tekemällä valinnan halutusta kustannuspaikasta monitoimilaitteen näytöllä. Tämä onnistuu myös vaikka joka kerta tulostaessasi, tietokoneen näytöltä. Täten voit seurata oman uniFLOW Onlinen käyttöliittymäsi kautta tulostuksesta aiheutuvia kustannuksia ja jakaa näitä yrityksessä sisäisesti haluamallasi tavalla.

uniFLOW Online tukee myös henkilökohtaisia budjetteja, joita voidaan hallita pääkäyttäjän toimesta. Eli voit esimerkiksi koulu- tai kirjastoympäristössä asettaa käyttäjille tulostusrajat, joita on helppo tarvittaessa täydentää käyttöliittymän kautta.

Canon uniFLOW Online

Etätyöskentelyyn apuja

Nyt elämme tietysti aikaa, jolloin yrityksissä suositaan paljon etätöitä. Tulosteet pitäisi silti etätyöskentelijöiden saada turvallisesti, mahdollisesti toimistolla työskentelevälle henkilölle. Sähköposti tulee varmasti ensimmäisenä mieleen, mutta kukapa sähköpostiin haluaisi lisätä liitteitä suuria määriä. Ja jos dokumentti on joka tapauksessa tarkoitettu tulostettavaksi, miksi laittaa sitä yhteiseen pilvipalveluun erikseen, josta toisen henkilön pitää se aukaista ja erikseen tulostaa.

uniFLOW Onlinen avulla voit tulostaa kotoa yrityksen turvatulostukseen töitä, vaikka olisitkin kotona täysin oman kotiliittymäsi varassa, ilman mitään verkkoyhteyksiä toimistollesi. Voit myös oman uniFLOW:n käyttöliittymän kautta delegoida omia turvatulosteita haluamallesi henkilölle, tällöin ne siirtyvät järjestelmässä hänen omaan turvatulostusjonoonsa odottamaan, että henkilö ne noutaa tulostimelta.

Canon uniFLOW Online ja muut pilvitulostuspalvelut

uniFLOW Online sulautuu myös jo mainiosti uusiin tai vielä tuleviin pilvitulostusratkaisuihin:

  • Googlen lakkauttaessa Cloud Print -palvelunsa 1.1.2021, tarvitsee näitä aikaisemmin käyttäneiden yritysten löytää vaihtoehtoisia ratkaisuja. Googlen Chromebook -ympäristöissä usein suositaan muutenkin palvelitonta ympäristöä, joten uniFLOW Online saapuu tässä apuun. Sen avulla saadaan helposti näihinkin ympäristöihin täysi turvatulostus, ilman paikallisia palvelimia tai kompromisseja tietoturvan suhteen.
  • Aikaisemmassa blogissamme Pekka Määttänen kertoi Microsoftin tulevasta Universal Print -tulostuksesta, jossa on siis kyse myös pilvipohjaisesta tulostuksesta Microsoftin Azure -tilauksen omaavissa yrityksissä. uniFLOW Online on jo nyt ennen palvelun virallista julkaisua valmis yhteistyöhön tämän ratkaisun kanssa. Tällä yhteistyöllä mahdollisestaan täysin pilvipohjainen turvatulostusympäristö Canonin laitteiden kanssa. Yksi tulostusjono, mikä tahansa määrä laitteita, keskitetysti hallittu.

Marskidata - Canon uniFLOW Online

Dokumenttien skannaus

Paperidokumenttien vähenemisestä huolimatta yrityksistä kuitenkin usein löytyy suuriakin määriä papereita vuosien tai jopa vuosikymmenten ajalta. Ja myös uutta paperidokumenttia syntyy ja tulee sisään koko ajan. Tämä pitäisi säilöä ja saada sähköisesti talteen mahdollisimman tehokkaasti.

uniFLOW Onlinen skannausratkaisu mahdollistaa erityyppisten dokumenttien opettamisen järjestelmälle ja tehokkaalla tekstintunnistuskoneistolla niistä voidaan poimia haluttuja teksti- tai numerokenttiä käytettäväksi tiedoston nimessä, tai luoda automaattisesti kohdejärjestelmään kansio dokumentista poimitun tiedon perusteella.

Voit esimerkiksi opettaa järjestelmälle kaikki yritykseen sisään tulevat ostolaskut tai lähetteet eri toimittajilta. Tämän jälkeen nämä menevät automaattisesti lähettäjän nimen tunnistettuaan tälle nimettyyn kansioon tai tiedostokirjastoon. Ja tiedoston nimenä voidaan käyttää mitä vain dokumentissa olevaa tietoa, esimerkiksi laskun numeroa. Kaikki dokumentit ovat myös sisältöhakukelpoisia, joten voit vaikka SharePointin massiivisesta tiedostokirjastostasi etsiä dokumenttia tekstinpätkällä tai numerolla, joka on skannatun dokumentin sisässä.

Yhteenvetona Canonin uniFLOW Online on kaiken kokoisiin ympäristöihin sopiva ratkaisu hoitamaan yrityksen paperidokumenttien tietoturvaa sekä tulostaessa että skannatessa. Palvelu kehittyy koko ajan useita kertoja vuodessa uusilla ominaisuuksilla, joten olit sitten jo olemassa oleva palvelun käyttäjä, tai vielä asiasta tietämätön, niin olethan rohkeassa yhteydessä meihin. Katsotaan sopivat palvelut ja ratkaisut käyttöön teillekin.