Microsoft Universal Print, kansankielellä Yleistulostus, on Microsoftin tapa tarjota vaivaton tulostaminen kaikille käyttäjille, joilla on jokin Microsoft 365 -tuoteperheen ohjelmistopaketti käytössä. Käyttö edellyttää Azure AD -kirjautumista sekä Windows 10 -käyttöjärjestelmää päätelaitteissa. Tulostaminen on mahdollista, kun internet on käytössä ja yhteys Azure-pilveen on olemassa, paikasta riippumatta.
Toiminnan perusideana on liittää myös tulostimet Azureen, josta ne on mahdollista julkaista käyttäjille. Uuden tulostimen liittäminen ja julkaisu ”yleistulostimeksi” kestää organisaation IT:ltä vain puoli minuuttia, jonka jälkeen se on heti käyttäjillä käytettävissä. Tulostusympäristöä hallitaan Azure-portaalin kautta, josta kaikki operointi suoritetaan, niin uuden tulostimen lisääminen, tulostamisen oletusasetuksien määrittely kuin käyttöoikeudetkin, esimerkiksi Azure AD -käyttäjäryhmien mukaisesti. Lisäksi portaalista saadaan ulos tulostamiseen liittyvä raportointi esimerkiksi kustannusten jakoa varten, laitteittain, käyttäjittäin tai käyttäjäryhmittäin. Itse tulostinlaitteina voidaan käyttää uusia suoraan Universal Print -toimintoa tukevia laitteita, jotka liittyvät suoraan palveluun, mutta myös vanhempia laitteita, jotka liitetään palveluun työaseman tai palvelimen kautta.
Jos tulostusympäristön käyttöönotto IT:n näkökulmasta on vaivatonta, käyttäjälle se on vieläkin helpompaa, yksi klikkaus ja hetken päästä tulostin on käytössä. Azure AD -kirjautunut käyttäjä näkee saatavilla olevat Universal Print -tulostimet hakiessaan tulostimia Windowsin lisää tulostin -toiminnon kautta. Klikkaamalla valittua tulostinta, saa käyttäjä sen käyttöönsä, ilman laitekohtaisen ajurin erillistä asennusta ja tämän jälkeen tulostus tapahtuu aivan normaalisti. Riippuen valitusta tulostimesta, voi käyttäjä valita tulostustyölle erilaisia viimeistelytoimintoja, vaikka kaksipuoleisuuden tai nidonnan.
Microsoft Universal Print saadaan siis määritettyä hallitusti käyttöön IT:n toimesta ilman mittavia asennuksia. Microsoft 365 -käyttäjän on helppo ottaa uusi yleistulostin omalle päätelaitteelleen ilman erillisiä ajuriasennuksia. Mutta mitä lisäarvoa tuo Canon ja UniFLOW Online, pilvipohjainen tulostuksenhallinta, tähän kokonaisuuteen?
Canon on ollut kehittämässä yhdessä Microsoftin kanssa tätä puhtaasti pilvihallittua tulostusympäristöä ja tuo ensimmäisten joukossa markkinoille Universal Print -yhteensopivat tulostinlaitteet, tulostimet sekä monitoimilaitteet. Canon UniFLOW Online -tulostuksenhallinta laajentaa Universal Print -ympäristön täydelliseksi turvatulostusympäristöksi, joka mahdollistaa tulostuksen myös muilta kuin Windows 10 -työasemilta, esimerkiksi mobiililaitteilta tai Mac-koneilta.
Canon UniFLOW Online on Azure-pilvessä toimiva tulostuksenhallinta, jolla hallitaan tietoturvallisesti organisaation tulostus- ja skannaustarpeet. UniFLOW Online -ympäristössä käyttäjä tunnistautuu laitteelle omaa AD-tunnusta vasten esimerkiksi RFID-tagilla, joka voi olla olemassa oleva kulkulätkä tai vaikka henkilökorttiin liimattu tarra. Autentikointi on mahdollista myös PIN-koodilla, mikäli RFID-tunnistautumista ei haluta kaikille käyttäjille käyttöön, esimerkiksi suuren käyttäjämäärän vuoksi. UniFLOW Onlinen vahvalla tunnistautumisella varmistetaan käyttäjätason korkea tietoturvataso, mutta mahdollistetaan myös merkittäviä lisätoimintoja, joista käyttäjille merkittävin on My Print Anywhere. Siinä käyttäjä voi ottaa oman tulostustyönsä paperille miltä tulostimelta tahansa, tulostustyö siis seuraa käyttäjää. Lisäksi laitteelle tunnistautumisen jälkeen käyttäjälle avautuu personoitu käyttövalikko, joka voi olla esimerkiksi käyttäjäryhmäkohtaisesti määritetty. Vahva tunnistautuminen mahdollistaa myös suorien skannauspolkujen määrittämisen Microsoft 365 -ohjelmistoihin, kuten SharePointiin, henkilökohtaiseen OneDriveen tai käytössä olevaan liiketoimintasovellukseen.
Organisaation IT on varmasti kiinnostunut siitä, miten tämä kahden eri järjestelmän yhteen liittäminen onnistuu ja paljonko sen vaatii resursseja. Microsoft Universal Print ja Canon UniFLOW Online toimivat molemmat puhtaasti pilvestä, tämä ei vaadi siis paikallisia asennuksia. Molemmat järjestelmät tukeutuvat Microsoft 365 -käyttäjätietoon ja -kirjautumiseen, joten uusia käyttäjätietokantoja ei tarvita. Tietoturvallisen tulostusympäristön käyttöönotto vaatii toki UniFLOW Online -palvelun aktivoinnin osaksi asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöä, mutta sen jälkeen tulostinlaitteen liittäminen ja julkaisu käyttäjille ottaa vain muutaman minuutin. Laitteet voidaan liittää yksitellen tai ryhmänä, jolloin koko tulostinkanta on julkaistavissa yhdellä kertaa. Käyttäjälle uuden tulostimen käyttöönotto on edelleen yhtä yksinkertaista ja nopeaa. UniFLOW Onlinen kautta järjestelmään voidaan liittää myös Mac- ja Chrome-päätelaitteet sekä iOS- ja Android-mobiililaitteet.
Microsoft Universal Print ja Canon UniFLOW muuttavat perinteisen osittain raskaasti hallittavan paikallisia asennuksia vaativan tulostusympäristön pilvihallittavaksi moderniksi ja tietoturvalliseksi. Nykyaikaisen tulostusympäristön perustarpeisiin voidaan lukea helppo ja joustava hallinta, korkea tietoturva ja mahdollisuus tulostaa paikasta riippumatta. Nämä kaikki mahdollistetaan tässä kuvatulla kokonaisuudella, myös uuden normaalin etätöitä tekevien henkilöiden tulostustarpeet. Vahvan tunnistautumisen avulla saadaan korkea tietoturva myös organisaatioiden kasvaviin skannaustarpeisiin.
Microsoft Universal Printin ja Canon UniFLOW Onlinen yhteinen julkaisupäivä sijoittuu vuoden 2020 lopulle, josta tiedotamme tarkemmin.
Mikäli kiinnostus heräsi jo nyt, ja haluat siirtyä pois perinteisen tulostuspalvelimen ympärille rakennetusta tulostusympäristöstä, helposti hallittavaan, tietoturvalliseen sekä käyttäjäystävälliseen tulostukseen, ole yhteydessä. Lisätietoja saa allekirjoittaneelta ja muilta marskilaisilta. Muihin tulostusratkaisuihimme voit tutustua täältä.
Printtiterveisin
