Fyysistä työympäristöä on kehitetty ja muovattu jo pitkään. Kaikille on tuttua fyysisen työympäristön ergonomia ja erilaisten tilojen toimivuus eri käyttötarkoituksiin. Tiedetään jo paljon siitä, miten monipuoliset ja joustavat työskentelytilat parantavat työhön keskittymistä, tehostavat ajankäyttöä, edistävät yhteistyötä ja lisäävät työssä viihtymistä. Ja kuinka nämä edistävät yrityksen tekemää tulosta.
Kun puhutaan perinteisestä toimistotilasta, odotamme sen mahdollistavan mm.
Oletko miettinyt, mitä digitaalinen työympäristö tarkoittaa?
Osaammeko vaatia siltä samoja asioita kuin fyysiseltä työympäristöltä?
Uskallan väittää, että jokainen meistä käyttää työssään jotakin digitaalista työvälinettä. Meillä kaikilla on siis jonkinlainen digitaalinen työympäristö. Mutta onko sinun työympäristösi syntynyt ikään kuin vahingossa sitä mukaan, kun uusia digitaalisia työvälineitä (esim. sovelluksia) on tullut käyttöön vai onko teidän organisaatiossanne käytetty aikaa digitaalisen työympäristön suunnitteluun?
Kuvittele mielessäsi perinteinen puusepän verstas täynnä monenlaisia työkaluja lojumassa pitkin lattioita ja oikean työvälineen löytäminen on vaikeaa. Työntekijät joutuvatkin välillä käyttämään vasaraa ruuvaamiseen ja liian isoa sahaa ohuen vanerin muotoiluun, koska verstaalle ei ole muistettu hankkia sopivia välineitä tai ne ovat hävinneet. Tällaista puusepän verstasta tuskin on, mutta tämä on monen tietotyöläisen arkea.
Onko digitaalinen työpaikkasi kasa erilaisia sattumanvaraisesti valittuja työkaluja, jotka lojuvat siellä täällä vai onko työvälineesi valittu huolellisesti vastaamaan tarpeita ja sijoitettu niin, että niiden hyödyntäminen on helppoa?
Digitaalisen työympäristön tulisi toimia niin, että se tukee työn tekemistä siinä missä fyysinenkin työympäristömme. Sen ei tule olla pakollinen paha tai kuormitusta aiheuttava, vaan parhaimmillaan se helpottaa ja nopeuttaa työn tekemistä. Hyvin suunniteltu ja rakennettu digitaalinen työympäristö mahdollistaa myös yhtä lailla työskentelyn yksin ja ryhmässä, yhteistyön asiakkaiden kanssa, taukojen pitämisen, omannäköisen työpaikkakulttuurin ja nopean avun saamisen kollegalta. Nykyään sen tulee myös usein mahdollistaa etä- ja hybridityöskentely.
Digitaalisen työympäristön ergonomiasta puhuttaessa tarkoitetaan kognitiivista ergonomiaa, joka on myös syytä ottaa huomioon työympäristöä suunniteltaessa. Miten mahdollistamme keskeytyksettömän työnteon? Miten pidämme huolta keskittymiskyvystämme? Entä riittävistä tauoista? Miten digitaalinen ympäristö tukee työpaikan kulttuuria?
”Kognitiivisen ergonomian tavoitteena on toiminnan tehokkuus, sujuvuus ja turvallisuus sekä hyvinvointi työssä. Jos käyttöliittymät ja ympäristöt eivät kuormita ihmistä tarpeettomasti, työskentely on sujuvaa, innostavaa ja motivoivaa.”
Lähde: Kognitiivinen ergonomia - Työterveyslaitos (ttl.fi)
Kahdeksan kysymystä, joilla voit arvioida kognitiivista ergonomiaasi:
Monessa yrityksessä ja organisaatiossa on nyt huomattu, että työpaikan ilmapiiri on saattanut kärsiä pitkän etätyöjakson aikana. Työntekijät ovat ehkä etääntyneet toisistaan, työpaikan normaali rento ja hauska ilmapiiri on voinut lässähtää ja työssä viihtyminen sekä tyytyväisyys on saattanut päästä laskemaan. Hätäratkaisuksi on saatettu jopa valita pakotettu paluu toimistolle lähityöskentelyyn. On täysin ymmärrettävää, että olemme hukassa näiden asioiden kanssa. Kuten kollegani Teemu Seppänen kirjoittaa omassa blogitekstissään Osaamisen kehittämistä, kouluttautumista ja tutkimusta Marskidatan modernin työn arjessa, digitaaliset työympäristöt ovat meille täysin uusi ilmiö ja olemme uudessa sosiaalisessa todellisuudessa.
Yksi keino, jolla voimme vaikuttaa työpaikkakulttuurin leviämiseen myös digitaalisessa työympäristössä on sisäisen viestinnän pelisäännöt. Luomalla yhteiset pelisäännöt eli pelikirjan sisäiseen viestintään, rajaamme toisaalta turhaa ja kuormittavaa viestintää ja toisaalta annamme luvan persoonien näkymiselle ja yhteiselle kulttuurille.
Pelisääntöjen lisäksi tarvitsemme koulutusta, jotta jokainen meistä ymmärtää viestinnän pelisääntöjen merkityksen ja uskaltaa olla oma itsensä myös digitaalisella työpaikalla. Tottumattomalle GIF-animaatioiden, meemien ja kehumistyökalun käyttö sekä palaverissa vitsailu voi tuntua turhalta ajankäytöltä. On kuitenkin tärkeä muistaa, että mikäli fyysisellä työpaikalla on ollut tapana heittää huulta ja keventää tunnelmaa puujalkavitseillä, näiden totuttujen sosiaalisten tapojen puuttuminen digitaalisesta työpaikasta etäännyttää meitä toisistamme. Monet meistä ovat kuitenkin arkoja ”tuhlaamaan aikaa” vitsailuun Teamsissa. Kun saamme niin sanotusti virallisen luvan pelisääntöjen muodossa, rohkaistumme levittämään omaa persoonaamme myös digitaalisessa työympäristössämme. Tärkeintä on kysyä: miksi voisimme vitsailla ja nauraa vain fyysisellä työpaikalla, mutta emme digitaalisella työpaikalla?
Jos huomasit, että tarvitsette tukea digitaalisen työympäristön muotoilussa tai viestinnän pelisääntöjen luomisessa, ota rohkeasti yhteyttä. Mikäli kaipaat lisätietoa Marskidatan modernin työn palveluista, lue blogiteksti Moderni työ - mitä se on?.
