Etätöiden yleistymisen myötä on Microsoftin 365 -työkalujen käyttöaste ja käyttäjämäärät nousseet voimakkaasti. Yksi keskeisimmistä työkaluista on Skypen syrjäyttänyt monipuolisempi viestintätyökalu Teams. Keväällä 2020 Microsoft kertoi Teams-tapaamisten, soittojen ja kokousten määrän nousseen 500 %:n luokkaa erään kuukauden aikana, joka on varmastikin merkittävimpiä harppauksia Microsoftin tuotteiden käyttöasteiden nousussa.
Microsoft on vastannut lisääntyneeseen kysyntään ja kehittänyt merkittävästi Microsoft 365 -sovellusperhettä ja sen ominaisuuksia. Microsoft 365 -tuotteet lanseerattiin neljä vuotta sitten. Tämän lanseerauksen jälkeen kokonaisuuteen on lisätty 24 sovellusta ja yli 1 400 uutta ominaisuutta. Aika merkittäviä lisäyksiä. Eikä kehitystyö ole todellakaan lopussa, vaan uusia ominaisuuksia tulee käyttöön joka viikko.
Kehitystyö ei kuitenkaan ole ilmaista. Microsoft on julkaissut korottavansa joidenkin Microsoft 365 -lisenssien hintoja 1.3.2022 alkaen. Korotus on ensimmäinen merkittävä hinnanmuutos Microsoft 365 -tuoteperheen lanseerauksen jälkeen. Tarkkoja tietoja hinnankorotuksen suuruudesta, ei Microsoft ole meille vielä kertonut. Tämän hetken tiedon mukaan korotus koskee seuraavia lisenssejä:
Korotus ei Microsoftin mukaan ulotu oppilaitos- tai kuluttajalisensseihin.
Toisena isona muutoksena on Microsoft ilmoittanut käyttäjäpohjaisten Microsoft 365-lisenssien ohjelman muutoksesta. Nykyinen Cloud Solution Provider eli tutummin CSP-ohjelma tulee korvautumaan alkuvuodesta 2022 alkaen uudella New Commerce Experience -ohjelmalla (NCE). Ohjelman muutos tuo pieniä muutoksia, jotka on hyvä ottaa huomioon suunniteltaessa Microsoft 365 -lisenssien käyttöä. Muutos tulee vaikuttamaan myös Dynamics 365 ja Power Platform -tilauksiin.
Maaliskuusta 2022 kaikki uudet tilaukset voidaan tehdä vain uuden NCE-ohjelman mukaisesti. CSP-ohjelman mukaisesti tilatut lisenssit toimivat normaalisti tilaushetkestä vuoden eteenpäin, jos tilaus tehdään ennen ohjelman vaihtumista. Käytöstä poistuvan CSP-ohjelman mukaisten lisenssien tilaukset on hyvä päivittää uuden NCE-ohjelman tilauksiin hallitusti hyvissä ajoin. Microsoft on luvannut alkuvuoden 2022 aikana uuteen NCE-ohjelmaan siirtyville asiakkaille promo-hintoja, joilla asiakas saa ensimmäisen vuoden lisenssit edullisempaan hintaan. Otappa siis yhteys Marskidatan asiantuntijoihin ja katsotaan lisenssiasiat heti kuntoon ja hyödynnetään tämä hintaetu.
Nykyisin suosituin tilaustapa on kuukausitilaus, jossa lisenssien veloitus tapahtuu päiväkohtaisesti. Päiväkohtainen veloitus on muodostunut vain niiltä päiviltä, kun käyttäjällä on ollut mahdollisuus käyttää lisenssiä. Käyttäjälle on nykyisessä tilaustavassa pystytty ottamaan esim. projektiin vaadittu visualisointityökalu Visio käyttöön viikon ajaksi ja kun käyttötarve on loppunut, on lisenssi voitu poistaa käytöstä. Tällöin kulua on tullut vain viikon ajalta.
Uudessa kuukausitilausmallissa lisenssimuutoksia on mahdollista tehdä kuukauden välein. Eli kannattaa pyrkiä hyödyntämään koko kuukauden ajalta väliaikaiseen käyttöön otettu lisenssi. Tämän joustavamman kuukausitilausmallin hinta tulee olemaan korkeampi edullisempaan vuositilaukseen verrattuna. Tätä kuukausitilausmallia suosittelemme lyhytaikaisille työntekijöille esim. kausityöntekijät, jotka tarvitsevat Microsoft 365 -ohjelmia käyttöönsä väliaikaisesti tai muutamaksi kuukaudeksi. Kuukausitilausmallin lisenssi tilaukset pystyy lopettamaan tämän hetken tiedon mukaan kuukauden loppuun.
Toisena tilausmallina jatkossa on vuositilausmalli, jossa asiakas sitoutuu aina 12 kuukautta kerrallaan määräaikaiseen tilaukseen. Tilaus alkaa ensimmäisen lisenssin aktivoinnista ja on lisenssikohtainen. Esimerkiksi 1.5.2022 aloitettu vuositilaus on voimassa 30.4.2023 saakka. Kesken vuoden tehdyt lisäykset eivät jatka 12 kuukauden määräaikaa. Lisenssimäärää on mahdollista kasvattaa, mutta ei laskea 12 kuukauden määräaikaisella kaudella. Microsoft palkitsee asiakkaan sitoutumisen edullisemmalla lisenssien yksikköhinnalla kuukausitilaukseen nähden. Vuositilauksessa Microsoft lupaa asiakkaan hinnoille myös hintasuojan, jolla asiakkaan hinta lukitaan 12 kuukaudeksi tilaushetken hintaan. Täten ei kesken kauden tule hinnanmuutoksia, joka helpottaa esim. budjetointia. Vuositilausmallia suosittelemme vakinaisille työntekijöille.
