Tämän vuoden alusta alkaen yritysten ja organisaatioiden on täytynyt avata whistleblowing- eli ilmiantokanava, joka mahdollistaa työntekijöille sen, että he voivat ilmoittaa havaitsemistaan väärinkäytöksistä nimettömästi. Ilmoituskanavan pystyttäminen tuli pakolliseksi kaikissa yrityksissä ja julkisissa organisaatioissa, joissa on vähintään 50 työntekijää.
Euroopan unionin Whistleblower-direktiivi velvoittaa kaikki yli 50 henkilöä työllistävät yritykset ja organisaatiot järjestämään väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavan. EU:n direktiivi antaa suojan työntekijälle, joka haluaa ilmoittaa esimerkiksi tuoteturvallisuuden rikkomuksista, rahanpesusta, ympäristörikoksista tai kansallista terveyttä uhkaavista asioista.
Ilmoittajalle ei saa koitua asiasta harmia. Whistleblowing-kanava tarkoittaa kanavaa, jonka kautta työntekijä voi ilmoittaa organisaatiossa havaitsemansa väärinkäytöksen, huolen tai epäilyn siitä, eli niin sanotusti ”puhaltaa pilliin”.
Aikaisemmin tämä kanava on saattanut organisaatioissa olla esimerkiksi sähköpostiosoite tai postilaatikko. Näihin kanaviin liittyy kuitenkin monia haasteita, kuten esimerkiksi ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen tietoturva. Näissä kanavissa ei myöskään voida toteuttaa tietoturvallista kommunikaatiota ilmoittajan kanssa.
EU-direktiivi vaatii sellaisen kanavan järjestämistä, jossa ilmoittaja voi raportoida oman huolensa niin, että hänen identiteettinsä on vahvasti suojattu. Käytännössä ainut moderni ratkaisu tähän on ulkoisen palveluntarjoajan ammattimaisesti rakennettu ja ylläpidetty ilmoituskanava.
Ilmoituskanavan toteuttamiseen ei yritysten kuitenkaan kannata hankkia taas yhtä ylimääräistä ohjelmistoa, vaan tämä kaikki on tehtävissä Microsoft 365 -työkaluilla. Suomalaisista yrityksistä noin 85 prosenttia käyttää Microsoft 365 -palveluita, joten näissä organisaatioissa Whistleblowing-kanavan toteuttaminen on helppoa.
Me Marskidatalle olemme luoneet jo monille asiakkaillemme direktiivin mukaisia teknisiä ratkaisuja hyödyntämällä Microsoft 365 -sovelluksia. Luomme anonyymin digitaalisen lomakkeen ja tuomme sen esimerkiksi organisaation intraan tai Teamsiin. Samalla määrittelemme juuri teille sopivan työnkulun ilmoitusten jättämiseen.
- Älä turhaan hanki taas uutta ohjelmistoa ilmoituskanavan perustamiseen. Kaikki tämä on toteutettavissa Microsoft 365 -työkaluilla.
Emmi Eronen, Developent Manager, Marskidata
Kun ilmoituskanava otetaan käyttöön, samalla on hyvä suunnitella myös organisaationne sisäiset prosessit. Ensimmäisenä on tärkeää nimetä se henkilö tai organisaation yksikkö, joka vastaa ilmoituskanavasta ja sen toimivuudesta. Seuraavaksi tulee suunnitella itse ilmoitusten käsittelyprosessit ja huomioida niiden tietosuoja ja tietoturva. Olennaista on, ketkä vastaavat ilmoitusten vastaanottamisesta, käsittelystä ja jatkotoimista ja se, että organisaatiossanne varmistutaan ilmoitusten käsittelyn määräaikojen toteutumisesta.
Määrittelyssä on myös otettava huomioon se, kuinka usein ja kenelle ilmoituksista raportoidaan, mihin ilmoitukset arkistoidaan ja mitä tietoa arkistossa säilytetään. Organisaatiossa on myös tehtävä tietosuoja-asetuksen vaatima vaikutusten arviointi sekä laadittava ilmoitusten käsittelystä käyttäjille tietosuojaseloste. Lopuksi muista viestiä ilmoituskanavan käyttöönotosta sisäisesti. Kanavasta kannattaa viestiä henkilöstölle esimerkiksi yrityksenne intrassa. Muistathan kertoa selkeästi, että mitä tarkoitusta varten ilmoituskanava on perustettu.
Ilmoituskanava on osa organisaatioiden vastuullista toimintaa, jota niin henkilöstö, asiakkaat kuin sidosryhmätkin arvostavat ja edellyttävät. Direktiivi antaa suojaa työntekijäasemassa oleville, joilla on perusteltu epäily lain rikkomisesta. Tällöin myös ilmoituksen kohdetta suojellaan, jotta väärillä ilmoituksilla ei voida pilata kenenkään mainetta. Vain nimetyillä ilmoituksen käsittelijöillä on oikeus saada kohteen nimi tietoonsa.
Ilmoittajansuojalaki astui Suomessa voimaan 1.1.2023 ja laki velvoittaa julkisen sektorin toimijoita ottamaan ilmoituskanavan käyttöön heti. Yksityisellä sektorilla isommilla, yli 250 työllistävillä yrityksillä, siirtymäaika on 31. maaliskuuta 2023 saakka ja puolestaan yli 50 henkilöä työllistävillä yrityksillä siirtymäaika päättyy 17. joulukuuta 2023.
Yritysten, joilla on jo käytössään Microsoft 365 kannattaa ehdottomasti toteuttaa Whistleblowing-kanava näitä työkaluja hyödyntäen. Tällöin yritys säästää lisenssikuluissa, kun ei tarvitse hankkia uutta ohjelmistoa. Ehdoton hyöty on myös se, että Microsoft 365:n avulla toteutettu ilmoituskanava myös integroituu tällöin muihin käytössä oleviin työkaluihin.
