Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksissä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla. Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?
Katsotaanpa hieman, mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen, Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä, ja tässä aiheessa ehkä pakollinen tekninen jargon, sulassa sovussa.
Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?
Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa jokaisella käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.
Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.
Voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X-autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.
Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan, myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Ja meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista. Halutessaan asiakkaalla on myös mahdollista lunastaa laitteen kiintolevy itselleen sopimuskauden lopuksi.
Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat jne. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää, että satut laitteen vieressä seisomaan, kun siihen joku tulostaa, ja paperi on luettavissasi. Tapahtui tämä lukeminen sitten vahingossa, tai tarkoituksella pahantahtoisesti.
Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon. Tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online- tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.
Sama uniFLOW / uniFLOW Online -järjestelmä myös huolehtii laitteen lukituksesta, joten kukaan ulkopuolinen ei pääse laitteeseen ja sen asetuksiin tai lokitietoihin käsiksi. Tämä on usein verrattavissa jo suurelta osin tietokoneisiin ja niissä itsestäänselvyytenä olevaan salasanalla lukitukseen.
Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.
Monissa yrityksissä edelleen skannataan sähköpostiin suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Palvelimen avoimen käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spammin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille. Operaattorit myös näitä palvelimia lakkauttavat kokonaan.
Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamiseen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoftin M365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Kun tämän tilin määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti. Laitteen asetuksiin on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi esimerkiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostit.
Myös Canonin ja uniFLOW:n sekä uniFLOW Online:n tarjoamat muut skannaustyönkulut auttavat suuresti asiassa, konfiguroidut työnkulut ennalta määriteltyihin sijainteihin (OneDrive for Business, SharePoint Online- kirjasto jne.) ohjaavat automaattisesti skannaukset oikeaan, lopulliseen, sijaintiinsa. Ja ennen kaikkea kaikki mahdolliset välitallennuspaikat jäävät pois, eikä tiedostoja tai näiden eri versioita ole useassa eri paikassa.
Mieti hetki, toteutuuko jokin näistä asioista yrityksessäsi, ja voisiko asialle jotain tehdä:
Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.
Mitä jos saisit skannatut tiedostot suoraan koneellesi tekstimuotoon niin, että voit tarvittaessa muokata tekstiä? Tai jos skannaukset menisivät automaation ja tekstisisällöntunnistuksen avulla suoraan oikeisiin pilvikansioihin? Entäpä, jos pilvikansioon tallennetulle skannaustiedostolle tulisi automaattisesti tiedostonimeksi sama nimi, joka löytyy skannatun sisällön otsikosta? Tässä blogissa puhutaan tekstintunnistuksesta skannauksessa. Tervetuloa nykypäivään!
Monissa konttoreissa tai kotitoimistoissa monitoimilaitteen tai pöytäprintterin päällä nököttävän skannerin käyttö on perinteisimmillään sitä, että skannatusta dokumentista muodostunut kuvatiedosto lähetetään itselle sähköpostiin tai verkkolevyn tiettyyn kansioon pitkän listan jatkoksi. Moniin käyttötarpeisiin jo pelkästään tämä on saattanut riittää, mutta tällöin kuitenkin skannattu teksti, esimerkiksi sopimus, lomake tai mikä tahansa muu tekstisisältöinen asiakirja päätyy yleensä muotoon, josta tekstin muokkaaminen tai tietojen koostaminen eteenpäin ei enää sitten onnistukaan - ainakaan helposti.
Eräs ehkä vähemmälle huomiolle jäänyt, mutta jopa merkittävissä määrin skannattujen tietojen käsittelyä helpottava käyttötapa on, että sopivan tekstintunnistusohjelmiston (OCR, Optical character recognition) avulla skannerin ottamasta kuvasta voidaan tunnistaa kirjainten hahmot ja muuttaa skannaus kuvan sijasta suoraan tekstiksi. Tekstintunnistuksella saadaankin skannauksesta ns. sisältö irrotettua helpommin muokattavaan muotoon. Tällöin skannattuja dokumentteja pystytään viemään tekstinkäsittelyohjelmaan muokattavaksi tai voidaan vaikka automatisoida skannattujen asiakirjojen tallennusta.
Tunnistuksessa voi kuitenkin tapahtua virheitä, koska skannattavat dokumentit luetaan optisesti ja tulkitaan laitteelle ohjelmoitujen mallien mukaisesti. Lopputulokseen vaikuttavat:
Kuten monessa muussakin asiassa tietotekniikan saralla, niin tässäkin tulee ennemmin tai myöhemmin näkymään tekoälyohjelmistojen ja koneoppimisen kehitys. Laitteet tulevat oikolukemaan tekstiä ja tekemään virheenkorjausta reaaliajassa, jolloin käyttäjä voi olla kohtuullisen luottavainen siihen, että tiedot tulevat skannauksesta tallennettuun tiedostoon oikein ja muuttumattomina.
Jos yrityksessänne on ajatuksissa saada tehostettua skannattujen dokumenttien tallentamista digitaaliseen muotoon, niin mitenkäs sitten toteutus? Maailmaan ja varsinkin internetiin mahtuu monenlaista ohjelmistoa alkaen ihan yksittäisten tekijöiden erikseen asennettavista ohjelmista tai sovelluksista, ja päätyen suurten ohjelmistojättien ohjelmistokokonaisuuksien yhteyteen integroituihin työkaluihin. Näissä haasteina saattaa olla ohjelmistojen vaatimat asennukset erikseen jokaiselle työasemalle, tai pahimmillaan riskeerataan jopa yrityksen tietoturvallisuus, jos käytössä on huolettomasti käyttöönotettu tuntemattoman tekijän sovellus.
Canonin monitoimilaitteiden ja skannereiden yhteyteen valinta on helpoimmillaan uniFLOW Online. Pilvipohjaisena ratkaisuna tämä sopii niin pienille kuin suurillekin yrityksille riippumatta laitteiden tai käyttäjien määrästä. UniFLOW Onlinen myötä on saatavissa käyttöön useita skannausvaihtoehtoja pilvitallennuksesta kehittyneempiin työnkulkuihin ja tekstintunnistukseen perustuviin toiminnallisuuksiin. Suuren ja tunnetun tekijän tuotteessa on huomioitu tietoturva, jatkuvat päivitykset ja tuettuna löytyy myös suomen kieli.
UniFLOW onlinen avulla voidaan automatisoida skannattujen asiakirjojen tallennusta esim. teidän yrityksenne omaan Sharepointin tiedostokirjastoon, OneDriveen tai johonkin muuhun tallennuspaikkaan. Skannauksien tiedostonimet voidaan automaattisesti nimetä dokumentin sisällön mukaan ja tarvittaessa poimia dokumenteista ennalta määritettyjä tietoja skannattujen dokumenttien kirjastointia ja järjestelyä varten. Ulkoasultaan erilaisten lomakkeiden skannausta varten voidaan UniFLOW Onlinessa luoda erillisiä skannausprofiileja, joilla mahdollistetaan esim. erilaisista lomakepohjista haluttujen tietokenttien tulkitseminen ja vähennetään virheellisiä tunnistuksia.
UniFLOW Onlinen kautta skannattujen dokumenttien tekstintunnistuksen oikeellisuuden ennen tiedoston siirtoa lopulliseen tallennuspaikkaan voi käyttäjä itse tarkistaa tai jos yrityksessänne halutaan kaikkien skannausten tarkistus meneväksi tietyn henkilön kautta niin palveluun voidaan määrittää skannattujen dokumenttien siirto toiselle käyttäjälle.
Ja tokihan UniFLOW Onlinen myötä on sitten mahdollisuus saada käyttöön myös laaja kattaus muita erilaisia työkaluja tulostuksenhallintaan.
UniFLOW Online ratkaisuun pääsee tutustumaan omatoimisesti osoitteessa: https://www.canon.fi/business/products/software/uniflow-online/
Voit myös olla yhteyksissä meihin, kerromme mielellämme aiheesta lisää. Katsotaan samalla millainen ratkaisu sopisi teidän ympäristöönne parhaiten!
Talviaamu, heräät sängystäsi ja kävelet kahvinkeittoon. Avaat verhot ja huomaat että yön aikana on satanut puoli metriä lunta, eikä aura-auto ole vielä ehtinyt pihatiellesi. Päätät jäädä kotikonttorille ja avaat tietokoneen. Saat uudet työvuorolistat tehtyä ja nämä pitäisi toimittaa firmalle iltapäivällä, paperimuodossa tällä kertaa. Rakas pöytätulostin hyrähtää käyntiin ja muutaman sivun jälkeen tulostin herjaa paperitukosta. Avaat kaikki tulostimen luukut eikä paperia löydy mistään. Suljet luukut ja laite toimii taas normaalisti. Mitä tapahtui?
Meillä Marskidatalla tätä kutsutaan ”haamutukokseksi”. Näin käy, kun tulostin ei saa poimittua paperikasetista paperia. Haamutukos on ensimmäinen merkki tulostimen poimintakumien heikkenemisestä. Mitä tällaiset poimintakumit oikein ovat? Poimintakumit ovat kumiset rullat, jotka sijaitsevat tulostimen paperikasetin läheisyydessä. Rullien tehtävänä on poimia paperi kasetista ja toimittaa se eteenpäin laitteen sisällä.
Paperitukoksen syntyyn on monia syitä. Useimmiten tukos kutenkin johtuu siitä, ettei tulostin saa poimittua paperia paperikasetista. Tällöin tulostimen poimintakumit ovat huonossa kunnossa, eikä kitka ole riittävä paperin kuljettamiseen eteenpäin. Sutivat rullat aiheuttavat siis tukoksen. Huonokuntoisia rullia voidaan elvyttää putsaamalla ne kostealla liinalla. Jos rullat ovat taas kuluneet sileäksi ajan myötä, on ne syytä vaihtaa uusiin.
Seuraavaksi suurin tekijä tukoksiin on ilmankosteus. Kostea paperi pyrkii menemään kippuralle lämpimän tulostimen sisällä. Käpristynyt paperin reuna jää helposti jumiin tulostimen sisuskaluihin ja aiheuttaa tukoksen.
Tämä johtuu tulostimien valtavasta kokoerosta. Pienessä printterissä ei ole kauheasti tilaa, ja poimintakumit ovat yleensä melko vaatimattoman kokoiset. Pienet rullat kestävät vähemmän likaa ja kulumista kuin suuremman monitoimilaitteen.
Tulostinta hankkiessa kannattaakin kiinnittää huomiota laitteen kokoon. Jos tiedät, että laitteella tulee olemaan paljon käyttöä, kannattaa tähän käyttöön valita suurempi laitemalli.
Näillä pienillä toimilla laitteen kanssa pääsee jo pitkälle. Jossain välissä tulostimen osien käyttöikä tulee kuitenkin vastaan ja jotain täytyy uusia. Jos tulostimessasi ilmenee ongelmia, joita et osaa itse ratkaista, otathan rohkeasti meihin marskilaisiin yhteyttä. Meillä ServiceDesk-tiimi osaa auttaa pienemmissä ongelmissa jo heti puhelimen päässä.
Isommat ongelmat välitämme huollolle, jossa rautaiset ammattilaiset ratkaisevat ongelman kuin ongelman. Meidän huollossamme käytetään vain Canonin laadukkaita alkuperäisosia. Me löydämme jokaisen revenneen paperipalan tulostimesi sisuksista sekä vaihdamme kuluneet osat uusiin.
Jos laitteessasi on Marskidatan huoltosopimus voit olla huoletta. Otat vain yhteyttä laitteen päältä löytyvään numeroon ja me hoidamme loput.
Puhelin solahtaa taskusta järveen samalla, kun kiinnität venettä mökkilaituriin. Kaiken harmituksen ja hädän keskellä muistat, että laitteellahan on vakuutus ja tiedotkin on varmuuskopioitu pilveen. Virkistävän hyytävän sukellusretken jälkeen sinulla on vettä valuva ja mykkä puhelin kädessäsi. Soitat vaimon puhelimella palvelunumeroon ja ystävällisen palveluneuvojan avulla saatte sovittua, että korvaava varalaite toimitetaan maanantaina suoraan työpaikallesi. Voit siis turvallisin mielin jatkaa mökkiviikonloppua sen enempää asiaa miettimättä.
”Ostamalla laitteet kuukausimaksullisena palveluna, kenenkään ei tarvitse käyttää työaikaa huoltojen varaamiseen tai laiteostoksilla ravaamiseen, vaan kaikki tämä hoidetaan puolestamme.”
Lähes kaikki Marskidatan tuotteet, esimerkiksi Telian palvelulaitteet, puhelimet ja tabletit. Suosituin tuotealue on varmaankin tulostus. Harva haluaa enää hankkia nopeasti vanhenevaa tekniikkaa omaksi ja huolehtia värien hankkimisesta ja huollon tilaamista paikalle. Nämä kaikki saat automaattisesti perille toimitettuna. Laite myös ilmoittaa itse mahdolliset huoltotarpeet, jolloin huoltomme korjaa laitteen joko etänä tai tulemalla henkilökohtaisesti paikan päälle.
Myös tietokoneet ja ohjelmistot kannattaa hankkia palveluna. Marskidatan Työasemapalvelu helpottaa yrittäjän arkea. Voit jättää laitteiden ja ohjelmistojen hankkimisen Marskidatan huoleksi. Selvitämme yhdessä, minkä tasoiset laitteet ja ohjelmistot tarvitaan, jotta ne parhaiten soveltuvat yrityksesi tarpeisiin. Kaikki laitteet ja ohjelmat on mahdollista saada valmiiksi asennettuina, sekä toimitettuna perille. Käyttökoulusta tietenkään unohtamatta. Palveluun voi lisätä esim. Marskidatan ServiceDeskin ongelmatilanteita varten. Laitteet voidaan sopia vaihdettavaksi esimerkiksi 3–4 vuoden välein. Palvelua voidaan laajentaa lisää muun muassa Marskidatan valvontapalvelun kautta. Kyseinen palvelu antaa reaaliaikaisen näkymän laitteiden kuntoon ja suorituskykyyn.
”Laitteen ostaminen palveluna helpottaa yrittäjän arkea alusta saakka. Palvelun kuukausihinta sisältää laitteen valituilla ominaisuuksilla, usein myös esiasennettuna vaikkapa M365-ohjelmilla ja tietoturvapäivityksillä, jolloin esimerkiksi uusi läppäri on heti valmiina käytettäväksi. Laite toimitetaan parin arkipäivän kuluessa tilauksesta suoraan käyttäjälle. Kun yritys ostaa koko laiteympäristön palveluna, ei tarvitse miettiä mistä mikäkin palvelu oli. Yksi asiointikerta asiakaspalveluun riittää.”
AV-laitteiden hankkiminen palveluna on myös yleistynyt nopeasti. Yhä harvemmalla yrityksellä on omaa henkilökuntaa huolehtimaan, että neuvotteluhuoneiden ja auditorioiden laitteet toimivat suunnitellusti. Uudet laitteet ovat usein kytketty suoraan pilveen, ja henkilökuntamme saa tiedon ongelmista nopeasti. Erilaiset kokoustilat ovat usein varustettu suurella määrällä tekniikkaa ja käyttäjät vaihtuvat koko ajan. Usein ongelmat ratkeavat heti puhelimessa. Tämä helpottaa ja ratkaisee monet paniikkitilanteet tapauksissa, joissa kokous on alkamassa ja uusi käyttäjä ei saa esitystä näkyviin. Tämän päivän hektisessä työelämässä ja esimerkiksi tunnin mittaisessa palaverissa pitää päästä heti asiaan. Jokainen meistä turhautuu kalliin työajan hukkaamiseen ja siksi turhaan säätämiseen ei ole kenelläkään aikaa eikä varaa.
Marskidata palvelee draivi päällä, sinun yrityksesi tarpeet huomioon ottaen, niin tässä hetkessä kuin tulevaisuudessa.
Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksessä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet, sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla.
Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?
Katsotaanpa hieman mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä tekninen jargon, sulassa sovussa.
Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla erilaisilta uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?
Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa joka käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.
Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.
Korkeamman tietoturvan yrityksissä voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.
Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista.
Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat ja niin edelleen. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää että satut laitteen vieressä seisomaan ja vilkaisemaan, että ”Mikäs paperi se tähän putkahti, omistajaa ei näköpiirissä”.
Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon, tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online -tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.
Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.
Monissa yrityksissä edelleen skannataan suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta maailmalle dokumentteja. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Edellä mainitun, palvelimen käytännössä vapaan, käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spämmin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille.
Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamisen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoft 365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Tämän kun määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti.
Laitteen vakioasetuksiin kuuluu myös mahdollisuus asettaa skannattuihin PDF- tiedostoihin digitaalinen allekirjoitus. Tällöin PDF-tiedoston metatietoihin tallentuu käyttäjä- tai laiteallekirjoitus, josta käy ilmi miltä laitteelta skannaus on lähtenyt ja paljastaa jos dokumentin muodostuksen jälkeen sitä on muokattu. Voit myös salata PDF:n sekä asettaa sen avaukseen vaadittavan salasanan.
Laitteen asetuksissa on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostiosoitteet. Myös uniFLOWn ja uniFLOW Onlinen tarjoama henkilökohtainen kirjautuminen laitteelle antaa laitteen näytölle ”Lähetä itselle” -painikkeen. Tällöin poistuu vaara, että osoitekirjan listasta valittaisiin vahingossa väärä vastaanottaja, sillä tuota painamalla käyttäjä saa aina oman osoitteensa vastaanottajaksi.
Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.
Marskidatan Print Services -tiimin edustajana lämpimästi ja mielelläni lähden esittelemään ja vähän myös kehumaan uusinta Canon-perheen imageRUNNER DX -sarjaa. Edellisen blogini aiheena oli ”Back to the future”, nyt voisin käyttää ilmaisua ”Prepare for the future”.
Aikaisemmassa blogissani kirjoitin kopiokoneista ja niiden ominaisuuksista 10–20 vuotta sitten. Nyt ajat ovat muuttuneet siten, että monitoimilaitteelta vaaditaan hybridityöskentelyn ominaisuuksia tulostuksen ja digitaalisen työnkulun keskuksena. Monitoimilaitteen tulee olla myös paikka, jossa digitaalinen muoto muutetaan tulosteeksi ja vastaavasti tuloste digitaaliseksi. Laitteen täytyy myös olla saumattomasti yhteydessä työtilasovelluksiin niin, että asiakirjat siirtyvät helposti ja nopeasti erilaisiin työnkulkuihin… Savoksi sama, sukkelasti.
Tästä aasinsiltana päästiin asian ytimeen eli Canon imageRUNNER ADVANCE 3rd Generation -alustaan perustuviin asiakirjojen skannaus- ja käsittelytekniikoihin sekä integroituihin pilvipalveluihin. Hyvillä yhteyksillä varustetut, tehokkaat ja suojatut imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan laitteet edistävät digitalisaatiota yhdistämällä fyysiset ja digitaaliset informaatiot toisiinsa. Jos minkä, niin tämän ansiosta, yrityksesi toimii mahdollisimman tuottavasti tulevaisuudessa.
Canon on imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan myötä Canon on myös panostanut ympäristövaikutuksiin niin, että laitteet tuottavat jopa 18 prosenttia vähemmän hiilidioksidipäästöjä koko elinikänsä aikana. Canon on myös alentanut sarjan laitteiden virran kulutusta 15 prosenttia lepotila- ja väriaine/lämpötilamuutoksilla. Uudella teknologialla mahdollistetaan myös jätteiden määrän, energian kulutuksen ja materiaalin käytön minimointi. Tämä mahdollistuu esimerkiksi laitteen ohjelmistolla, joka poistaa tyhjät sivut sekä esikatselutoiminnolla, jonka ansiosta työt tulostuvat kerralla oikein. Näillä toimenpiteillä myös yrityksesi pääsee paremmin saavuttamaan kestävän kehityksen tavoitteet ja arvot.
Me Marskidatalla toteutamme myös vahvasti Canon-periaatteita laitteiden ympäristövaikutuksia ajatellen. Tätä toimintamallia tukee Marskidatan ympäristösertifikaatti ISO:14001. Kaikki meille palautuvat ikänsä lopussa olevat Canon-laitteet kierrätetään, samoin tietoturvapuoli hoidetaan täydellisellä laite-clearauksella ja kiintolevyn tuhoamisella.
Tämän lisäksi suojausominaisuuksia täydentää vielä myös käytön aikana ja sen jälkeen:
Siinä lyhykäisesti kiteytettynä uuden Canon imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan hienouksia sekä meidän Marskidatan huoltopuolen ajatuksia laitteista. Lisäksi on vielä pakko mainita, että myös teknisesti toimivuus ja luotettavuus tässä DX-sarjassa on parantunut entisestään edeltäjiinsä verrattuna…
jos se on ylipäätään mahdollista…
…no kyllä se näköjään on.
Are you ready for the future, we are!
Maanantai ja kiire saada nopeasti tuotettua tulosteet ja skannattua sopimukset eteenpäin.
Onneksi automaattinen valvonta ja laitepäivitykset, osana tulostuspalvelua on varmistanut sen, että katkoton työskentely sujuu ja kiireiset työt saadaan tehtyä.
Tällä takaamme asiakkaalle helppokäyttöisyyden tulostamiseen ja skannaamiseen. Monesti monitoimilaitteet tulevat huoltosopimuksella ja muilla sitä täydentävillä palveluilla. Esimerkkinä tällaisesta on palvelu, jonka kautta tulee ilmoitukset ennakoivasti. Siinä näkyvät tiedot, mitä kulutusosia pitää vaihtaa tai tullaan vaihtamaan ennen vikaantumista. Tällä on hyvinkin suuri merkitys, jos ajatellaan yritystä, jonka tuotanto nojautuu skannaamiseen ja tulostamiseen työnkulussa. Huolto voi reagoida ennakoivasti tulevaan huoltoon tilaamalla osat valmiiksi. Näin varmistetaan se, että ei tule katkoksia tai uusia huoltokäyntejä.
Marskidatan asiantuntija ottaa vasteajan puitteissa yhteyttä asiakkaaseen ja monesti ongelma voi ratkeaa jo puhelimitse tai muita yhteyskanavia hyödyntäen. Muutoin asiantuntija sopii asiakkaan kanssa ajankohdan käynnille. Tähän samaan palveluun sisältyy automaattinen valvonta väriaineiden ja siihen liittyvien tarvikkeiden osalta. Ne toimitetaan asiakkaalle ennakoivasti ennen kuin pääsevät loppumaan.
Monesti yrityksessä huolehditaan käyttäjien omista työkaluista siten, että ne ovat tietoturvan osalta ajan tasalla tai verkkoympäristö on päivitetty viimeisimpien tietoturvavaatimusten mukaisesti, mutta miten monitoimilaitteet, joilla tulostetaan ja skannataan? Sitä varten me hoidamme laitteiden tarvittavat päivitykset tai muutokset, joilla vältytään mahdollisilta tietomurroilta. Asiantuntijamme ylläpitävät laitekantaa ajan tasalla tämän osalta.
Palvelussa on huomioitu myös käyttäjien rajapinta huoltokutsujen osalta. Jokaisessa palvelumme piirissä olevassa monitoimilaitteessa on laitetarra, jossa on kyseisen laitteen sarjanumero ja puhelinnumero, johon käyttäjä voi tarvittaessa soittaa huomattuaan sen olevan tarpeellista. Puhelu välittyy Marskidatan ServiceDeskiin, jossa kirjataan kutsu järjestelmään. Tämän jälkeen järjestelmään kirjattu tiketti ohjautuu oikealle paikkakunnalle, jossa asiantuntija ottaa sen käsittelyyn. Tässä tulee esille palveluun sisältyvä vasteaika, jota kaikilla toimittajilla ei välttämättä ole tarjota siinä mittakaavassa, kuin halutaan. Toki monissa laitteissa on takuu ja OnSite-palvelua, mutta se ei välttämättä ole paikallista palvelua, joka on omalla paikkakunnalla tai alueella.
Tarvittaessa voimme ottaa tarkasteluun laiteympäristössä ilmenevät kehitystarpeet, jolla voimme ennaltaehkäistä työnkulun hidastumista. Voimme päivittää laitekantaa, vaikka skannaustoimintojen osalta tehokkaammaksi muuttamalla laitteiden ominaisuuksia. Esimerkkinä turvallisen skannauksen toteuttaminen ja tulostaminen.
Uuden monitoimilaitteen asennuksen yhteydessä erikseen sovittaessa asennamme ja testaamme ajurien ja niihin liittyvien ohjelmistojen toimivuuden. Tämän lisäksi käymme läpi perustoiminnot ja uudet ominaisuudet. Tämä on yksi niistä osa-alueista, joka kuuluu Marskidatan palveluun. Lisäksi voimme järjestää erikseen käyttökoulutusta työntekijöille eri skannauksien mahdollisuuksista työnkulussa. Tämän voimme räätälöidä asiakkaan tarpeiden mukaisesti.
Kun sopimus alkaa olla siinä vaiheessa, että laitekantaa kannattaisi päivittää uudempaan, kartoitamme asiakkaan työympäristössä tapahtuneet muutokset ja käymme nämä asiakkaan kanssa läpi, jolloin voimme tehdä muutoksia käyttäjälähtöisesti.
Esimerkiksi jollain osalla yrityksistä tulostaminen on vähentynyt ja skannaaminen puolestaan lisääntynyt. Tällöin kannattaa tilalle vaihtaa tehokkaampi laite skannausominaisuuksien osalta. Tätä kutsutaan tulostamisen hallintapalveluksi, jossa määritellään palvelun taso tarpeiden mukaan.
Vanhat käytöstä poistuneet laitteet romutetaan tietoturvaa noudattaen. Kiintolevyt alustetaan ja yli-kirjoitetaan. Tällöin laitteesta häviää kaikki yritykseen liittyvä mahdollinen tietosisältö.
Marskidatan palvelun piirissä laitteiden kierto ja toimintavarmuus hoidetaan alusta loppuun asti siten, että asiakkaalla säilyy mahdollisimman hyvin tuottavuus ja tehokkuus oman työnteon osalta.
Palvelun toimivuuden tärkeys on asiakkaan työympäristön huomioiminen. Tavoitteenamme on tuottaa asiakkaillemme paras mahdollinen hyöty ja helppous kehittämällä järjestelmiä ja räätälöimällä palveluja palvelemaan asiakasta tarpeiden mukaan.
Kerromme mielellämme lisää näistä Marskidatan tulostuspalveluista ja sen tarjoamista hyödyistä.
Totuushan se on, että IT-alalla naiset ovat huomattavasti pienemmässä määrin edustettuna miehiin verrattuna (ei nimittäin tarvitse alan tapahtumissa paljoa naisten vessoihin jonotella). Se ei suinkaan tarkoita sitä, etteikö IT-alalla olisi tilaa naisille ihan kaikenlaisiin tehtäviin. On tosiaankin todella vanhentunut ajatustapa, että me naiset emme soveltuisi IT-alalle täysin tasavertaisesti ja tästä esimerkkinä toimii erinomaisesti meidän Marskidatan mimmit!
Meillä naiset työskentelevät laajalla skaalalla niin hallinnollisissa, myynnillisissä ja teknisissä tehtävissä, kuin myös kehitysprojekteissa, markkinoinnissa ja perehdyttämishommissa. Tätä listaahan voisi jatkaa vaikka kuinka pitkälle. Meidän katon alla toimii todella monta osaavaa ja ennakkoluulotonta mimmiä. Käydäänpä seuraavaksi läpi hieman tarkemmin, että minkälaisia alansa osaavia naisia meiltä löytyykään!
Emmin tehtäviin kuuluu muun muassa kehitystiimin Team Leaderina toimiminen, meidän sisäiset kehitysprojektit, rekrytoinnit ja perehdyttäminen, sekä viestintä ja markkinointi.
”Päivät ovat hyvin monipuolisia, työtehtävät vaatii kokonaisuuksien hallintaa. Alalle mahtuisi paljon lisää naisia, edelleen yllättää, miten vähän naisia alalle hakeutuu!”
Laura S. on meidän kirjanpidon rautainen ammattilainen. Hän toimii taloushallinnon Team Leaderina ja Lauralla on hallussa myös palkkahallinnon ja HR-puolen hommat.
Elisa puolestaan toimii modernin työn tiimissä kouluttajana ja konsultointitehtävissä.
”Työssäni koulutan eri kokoisten yritysten johtoa ja henkilökuntaa käyttämään tehokkaasti M365-työkaluja, jotta asiakasyrityksemme löytävät omaa työtään parhaiten sujuvoittavat työkalut ja näin voivat keskittyä ydinliiketoimintaansa.”
Heli kuuluu modernin työn tiimiin ja hänen tehtäviinsä kuuluu pääasiassa asiakasorganisaatioiden sisäisten viestintäympäristöjen kehittäminen ja rakentaminen.
Marjo pitää huolen Mikkelin toimistolla siitä, että kukaan paikan päällä käyvä asiakas ei jää palvelematta. Marjo on osa myös taloushallinnon tiimiä ja hoitaa taustatöitä myynnin tukena.
Laura P. touhuaa meillä tuoreena kasvona markkinoinnin puolella. Lauran tehtäviin kuuluu mm. webinaarien järjestämistä, asiakastapahtumien suunnittelua ja toteuttamista, sekä meidän markkinointikanavien pitäminen ajan hermolla, tässä alati uudistuvassa somen maailmassa.
Tiia toimii projektijohdon tehtävissä modernin työn tiimissä, erityisesti Tiialta löytyy osaamista Microsoft SharePointin kiemuroista.
Emma johtaa meidän modernin työn tiimiä ja toimii palvelu- ja viestintämuotoilun asiantuntijana.
”Päivät kuluu kollegojen, asiakkuuspäälliköiden ja asiakkaiden kanssa erilaisissa sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan kehittämiseen liittyvissä projekteissa ja tiimin toiminnan kehittämisessä. Tärkein tehtäväni on olla luottopakki omalle tiimille.”
Itse allekirjoittanut toimii taloushallinnon tiimissä Joensuun päässä. Päivät kuluu vahvasti myynnin taustatukena toimiessa, sekä laskutushommien parissa. Lisäksi MD Store, eli meidän yritysasiakkaiden verkkokauppa, on syntynyt minun käsieni kautta ja sen ylläpidolliset toimet kuuluvat myöskin päivittäisiin työtehtäviini.
Tässäpä jo monenmoista esimerkkiä siitä, mitä kaikkea me naiset pystytään osaamisellamme IT-alalle tuomaan. Kaikkiin tehtäviin ei vaadita sitä teknisen alan korkeakoulututkintoa, sillä meiltäkin löytyy historialtaan ja koulutustaustaltaan monenlaista tyyppiä. Voisinkin sanoa, että asenne ratkaisee!
Itseänikin on yllättänyt se, että miten monipuolisesti IT-alalta löytyy erilaisia työtehtäviä ja hyvänä esimerkkinä siihen toimii tuo meidän verkkokauppa, MD Store. Itse päädyin sen pariin muutamien mutkien kautta, eikä vastaavasta hommasta ollut minulla aiemmin kokemusta. Ja niin vain, siitäkin huolimatta, meille valmistui toimiva verkkokauppa, joka palvelee tänä päivänä jo useampaa kymmentä meidän asiakastamme, helpottamassa heidän arkeaan.
Fakta on se, että vasta itse naisena IT-alalla työskennellessä, on omatkin silmät avautuneet tälle mahdollisuuksien määrälle, mikä alalla kytee ja omaakin osaamista on päässyt/pääsee laajentamaan ihan oman tahtotilan mukaan jatkuvasti, mahdollisuudet ovat käytännössä rajattomat! Näin kansainvälisenä naistenpäivänä voinkin käsi sydämellä todeta, että IT-ala on myös meidän naisten paikka, ihan siinä missä miestenkin.
Toivottavasti jatkossa siis nähdään enenevissä määrin niitä jonoja naistenkin vessoihin alan tapahtumissa!
Työurani Marskidatalla alkoi vuonna 2010, kun pääsin kokeilemaan kykyjäni ICT-alalla TE-toimiston työkokeilun kautta. Olin valmistunut datanomiksi Savonlinnan ammatti- ja aikuisopistosta vuonna 2006, käynyt tämän jälkeen armeijan ja sittemmin tehnyt monenlaisia pätkähommia, muun muassa varastotyötä. Vakituisen työpaikan saaminen silloin ei ollut itsestäänselvyys. Työkokeilun tavoitteena oli saada hivutettua jalka potentiaalisen työnantajan oven väliin ja saada arvokasta työkokemusta omalta alalta. Työkokeilun pituus oli 3 kuukautta ja siihen kuului tavarantoimituksia asiakkaille sekä koneasennuksiin osallistumista kokeneemman henkilön oppipoikana.
Työkokeilu sujui hyvin ja tämän vuoksi Marskidata tarjosikin minulle mahdollisuuden suorittaa ICT-asentajan oppisopimuskoulutuksen. Koulutuksenjärjestäjänä toimi Lahden Koulutuskeskus Salpaus. Oppisopimuskoulutus koostui käytännön työtehtävistä opiskeltavassa ammatissa sekä lähiopetuspäivistä, jotka toteutettiin Lahdessa. Pääpaino opinnoissa oli kuitenkin käytännön harjoittelussa. Koulutuksen aikana vastuuni lisääntyi ja pääsin tekemään myös Canon-huoltokeikkoja. Koulutus kannatti: Valmistuessani vuonna 2013 sain ammatillisen päättötodistuksen lisäksi toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen.
Tätä nykyä toimin System Specialistina ja olen siis tulostimien ja monitoimilaitteiden asiantuntija. Marskidatalla System Specialistit toimivat joko IT:n tai tulostusratkaisujen parissa. Työn luonteeseen kuuluu jatkuva kouluttautuminen ja oman osaamisen vahvistaminen. Tulostinvalmistajana ja Marskidatan tärkeänä kumppanina Canon varmistaa sen, että meillä on aina viimeisin tieto laitemalleista ja niiden ominaisuuksista. Pääsin jo oppisopimuskoulutuksen aikana käymään Canonin järjestämissä koulutuksissa. Koulutukset eivät ole koskaan puuduttavien kalvosulkeisten seuraamista auditorioissa istuen, vaan niissä teemme oikeita korjaustoimenpiteitä laitteille.
Muistellessani yli kymmenen vuoden työhistoriaa Marskidatalla mieleeni tulee monia hauskoja ja kimuranttejakin tilanteita. Joskus muistan käyneen niin, että asiakkaan Canon monitoimilaite lakkasi mystisesti toimimasta. Ongelmaa tietenkin lähestyttiin ratkaisukeskeisesti ja toteutettiin perinteisimmät huoltotoimenpiteet. Tässä tapauksessa napattiin hihnayksikkö pois, vaihdettiin telat ja asetettiin se manuaalisesti oikealle paikalle. Ensin vaikutti siltä, että vika oli korjaantunut, mutta hihnayksikkö irtosi uudelleen paikoiltaan. Vaihdettiin uusi hihnayksikkö. Ongelma ei lähtenyt vieläkään ratkeamaan. Kyllä siinä jouduttiin päätä raapimaan. Annettiin asiakkaan käyttöön lainalaite selvitystyön ajaksi.
Jossain vaiheessa totesimme, että siirrämme asiakkaan viallisen laitteen Marskidatan tiloihin tarkempaan syyniin. Kun nostimme monitoimilaitetta peltijalustalta ylös kuljetusta varten, meille paljastui aikamoinen yllätys. Laitteen jalustassa olikin lommo. Laitteen runko ei voinut olla balanssissa jalustan lommon takia ja tämä aiheutti koneen temppuilun. Uuden jalustan vaihto poisti vian ja asiakas pääsi käyttämään laitetta jälleen normaalisti. Kokemus on osoittanut sen, että jokainen tapaus on yksilöllinen ja matkan varrella voi tulla vastaan yllättäviäkin haasteita. Niistä kuitenkin aina onneksi selvitään!
Olen saanut näiden vuosien aikana myös paljon kiitosta asiakkailta. Joskus asiakkaat ovat niin tyytyväisiä palvelun laatuun, että he keittävät minulle kahvit tai tarjoavat lounaan. Se lämmittää aina mieltä. Marskidata Oy Savonlinnan toimitusjohtaja kuvasi minua toimeen tarttuvaksi ja työtä pelkäämättömäksi tyypiksi, joka ei karsasta mitään työtehtäviä.
Vuodet ovat tuoneet tietoa ja osaamista. Kokemus tuo varmuutta. Aiemmin minun täytyi selvittää asioita ahkerammin, mutta nykyään tietotaitoa on karttunut jo sen verran, että suurin osa asioista sujuu rutiinilla. Olen kuitenkin sitä mieltä, että vaikka työhistoriaa olisi takana 30 vuotta, aina tulee jotain uutta vastaan. Viimeisen kymmenen vuoden aikana tapahtunut keskeisin muutos System Specialistin työssä liittyy varmasti perustoimistolaitteiden kehittymiseen. Laitteet ovat kehittyneet siinä määrin, että perushuollot onnistuvat nopeasti ja usein jopa ilman työkaluja.
Oman kokemukseni perusteella kannustan kaikkia nuoria ja aikuisia alanvaihtajia antamaan mahdollisuuden ICT-alalle. Työtehtävien kirjo on monipuolinen ja oppisopimuskoulutus on hyvä ponnahduslauta käytännön harjoittelun kautta työelämään.
Tälläkin hetkellä etsimme uusia System Specialisteja, esimerkiksi Joensuussa olisi tarvetta tulostimien ja monitoimilaitteiden asiantuntijalle.
Mikään ei ole turhauttavampaa kuin tilanne, kun jotain tärkeää pitäisi saada hoidettua ja yhteydet eivät toimi tai kone hidastelee. Tästä syystä kunnollisten työvälineiden hankinta onkin asia, jota ei kannata valita ensimmäiseksi säästökohteeksi yrityksessä. Loppupeleissä toimivat välineet ja tätä kautta sujuva työskentely säästää erittäin paljon aikaa (ja hermoja) ja tätä kautta myös rahaa, kun työajan voi käyttää tehokkaasti omiin työtehtäviin eikä taistella laitteiden kanssa.
Tietokone on tietysti suurimmalle osalle se tärkein työväline ja siksi sen päivittämisestä kannattaa aloittaa. Esimerkiksi meillä Marskidatalla työntekijöiden tietokoneet uusitaan kolmen vuoden välein, jolloin varmistetaan laitteiden toimivuus ja ajantasaisuus. Lisäksi ainakin omassa työssäni taloushallinnon parissa tärkeitä työvälineitä ovat kaksi isoa näyttöä. Ne nopeuttavat työntekoa huomattavasti. Omasta työpisteestä ja -tehtävistä riippuen monet oheislaitteet (muun muassa telakka, näppäimistö, hiiri, kuulokkeet) tulevat myös usein tarpeeseen. Myös laadukas tulostin tekee työnteosta miellyttävämpää ja monilla aloilla onkin vielä välttämätön työväline. Meiltä Marskidatalta löydät kaikki yllä mainitut ja juuri omiin tarpeisiisi sopivat työvälineet.
Meillä Marskidatalla hyödynnetään laajasti Microsoftin työvälineitä. Yksi tärkeimmistä on Microsoft Teams, jolla esimerkiksi saa työkaverin näppärästi kiinni tarvittaessa ja on muutenkin hyödyllinen työväline sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä. On muutenkin kätevää, kun kaikki ohjelmat juttelevat keskenään ja tiedostoja voi muokata yhdessä. Myös näitä Microsoftin työvälineitä voit hankkia käyttöösi kauttamme.
Työergonomia on asia, johon on viime vuosina alettu kiinnittää entistä enemmän huomiota. Meillä Marskidatalla asia on myös huomioitu, sillä kaikki työntekijät saavat halutessaan käyttöön sähköpöydän ja muita ergonomisia työvälineitä. Näitä ovat muun muassa rullahiiri ja seisontamatto. Tietysti myös laadukas työtuoli on hyvän työntekoasennon edellytys. Oma kokemukseni on, että kun esimerkiksi sähköpöytään on tottunut omalla työpisteellä, mistään hinnasta sitä ei antaisi enää pois. Niin suuri vaikutus sillä on ollut omaan jaksamiseen. Tutkimustenkin mukaan työn tekeminen osan ajasta seisaallaan parantaa tuottavuutta ja vähentää sairauspoissaoloja.
Mikäli työskentelet paljon etänä, kotitoimistolla tulisi myös olla yhtä lailla työvälineet kunnossa. Monet mieltävät, että etätyöskentely on paljon tehokkaampaa, koska keskeytyksiä ei tule niin paljon ja työtila on kenties rauhallisempi. Jos kuitenkin kotitoimistolla työskennellään vain pienen kannettavan tietokoneen näytön kanssa, voi tehokkuus loppupeleissä kärsiä, jos tämän vuoksi työskentely hidastuu. Puhumattakaan siitä, jos töitä tehdään jatkuvasti esimerkiksi sohvalla maaten tai muussa epäergonomisessa asennossa. Muita kotitoimistossa työskentelyssä huomioitavia asioita on tietysti toimiva Internet-yhteys ja etäpalavereihin mahdollisesti tarvittavat välineet ja ohjelmat (esimerkiksi jo aiemmin mainittu Microsoft Teams). Joka tapauksessa on siis täysin perusteltua hankkia myös kotitoimistolle kaikki sujuvaan työntekoon tarvittavat välineet.
Taloushallinnon tehtävissä työskennellessäni, toimivien työvälineiden merkitys on erittäin suuri, kun suuri osa tai lähes kaikki työtehtävät tehdään tietokoneen ääressä. Varmaan muutkin erityisesti samalla alalla työskentelevät pystyvät samaistumaan tilanteeseen, jossa esimerkiksi yrität selvittää jotakin asiaa useasta eri paikasta tai järjestelmästä pieneltä näytöltä tihrustaen. Tai vaihtoehtoisesti tilanne, jossa koko työpäivä on mennyt koneen ääressä istuen ja kahdeksan tunnin jälkeen olo on puutunut ja tukala. Toivottavasti esimerkiksi tilitoimistoissa on huomioitu työntekijöiden hyvinvointi ja työn tehokkuuden maksimointi myös tästä näkökulmasta. Kuten aluksi mainitsin, työvälineiden hankinta tai niiden päivittäminen säästää rahaa pitkällä aikavälillä katsottuna.
Jos mieleesi heräsi ajatus jonkin työvälineen hankinnasta tai päivittämisestä uuteen, niin meiltä Marskidatan kautta saat ratkaisun kaikkiin yrityksesi IT-asioihin. Kaipasit sitten IT-kumppania, tukea moderniin työhön tai tulostusratkaisuja, me olemme apunasi. Ota rohkeasti yhteyttä Account Managereihimme, niin katsomme juuri sinulle parhaan ratkaisun.
