– Uuden viestintäympäristön avulla pystyimme tuomaan yrityksen toiminnan ja laadunhallinnan osaksi kaikkien työntekijöidemme arkea, kertoo Harri Haavikko Oy:n Tero Tuhkalainen.
Marskidata kehitti Harri Haavikko Oy:n sisäistä ja asiakasviestintää Microsoft 365 -ympäristön sovelluksia hyödyntäen. Yritykselle rakennettiin ISO 9001 -standardin mukainen SharePoint Online -ympäristö, jonka käyttöön ja ylläpitoon asiakkaat koulutettiin. SharePoint-viestintää täydennettiin Teams-työpajassa, jossa pohdittiin keinoja parantaa tiedon jakamista ja vuorovaikutusta niin sisäisessä kuin asiakasviestinnässä.
– Marskidatan rakentaman viestintäympäristön runko osoittautui käytössä toimivaksi, ja saimme Marskidatan SharePoint-koulutuksesta hyvin oppeja ympäristön hyödyntämiseen, Tuhkalainen kuvaa.
Koulutuksen aikana käytiin läpi ympäristön hyödyntämistä räätälöidysti asiakkaan toiveiden mukaan. Marskidatan modernin työn asiantuntija valmisteli koulutuksen sisällöt etukäteen, mutta asiakkaalle jätettiin mahdollisuuksia kysyä juuri itselleen tärkeistä aiheista.
– Koulutuksia voidaan muotoilla asiakkaan kiinnostuksen kohteiden ja osaamisen mukaan. Harri Haavikon tapauksessa oli selvää, että asiakkaalla oli hyvä ymmärrys ympäristön perustoiminnallisuuksista, eivätkä he etsineet tietoa SharePointin käytön alkeista, kertoo Modern Work Specialist Emma Klén.
Harri Haavikko Oy valmistaa cRoom-tuotemerkillä teknisiä laitetiloja sekä palvelee asiakkaitaan teollisuuden asennuksissa ja kunnossapidossa ympäri Suomen. Microsoft 365-ympäristön kehittämistä lähdettiin tekemään Marskidatan järjestämissä SharePoint-työpajoissa, joissa pohdittiin, miten viestintäympäristöllä voitaisiin vahvistaa yrityksen yhtenäistä toimintatapaa sekä uusien henkilöiden perehdyttämistä ja toimintatavan sisäistämistä. Lopputuloksena oli Marskidatan rakentama intrarunko, johon oli helppo tuoda sisältöä työntekijöiden ulottuville.
– On erittäin tärkeää, että työntekijät saavat työssään tarvitsemansa tiedon selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Tämä tukee oikeanlaisen yrityskulttuurin muotoutumista ja työntekijöiden sitoutumista työhönsä, sanoo Tuhkalainen.
Kokonaisuudessaan projekti kesti alle seitsemän viikkoa. Asiakkaan toiveena oli tehokkaassa aikataulussa loppuunviety projekti, jonka aikana valikoidaan juuri asiakkaan toiminnalle oleelliset Microsoft 365-ympäristön ominaisuudet käyttöön.
– M365-käyttöönottoprojekteissa lähdetään liikkeelle asiakkaan toiveista. Microsoft tarjoaa paljon mahdollisuuksia tehostaa arjen työtä, mutta kaikki vaihtoehdot eivät olisi olleet yhtä tarkoituksenmukaisia asiakkaalle, toteaa Klén.
Teams-työpajassa Teamsin keskusteluista etsittiin korvaajaa pitkille ja epäselville sähköpostiketjuille, jotka eivät aina tavoita oikeita vastaanottajia. Työpajassa katsottiin myös tiedostojen jakamista linkkien kautta niin, että samoista tiedostoista ei ole liikkeellä useita versioita. Myös tiedostojen hyväksyntää tarkasteltiin tehokkuuden näkökulmasta. Työpaja antoi uusia eväitä asiakkaiden kanssa työskentelyyn.
– Teams tarkoituksenmukaisine kanavineen on aktiivisessa käytössä. Työstämme asiakkaiden kanssa paljon tiedostoja, jotka ovat kooltaan suhteellisen suuria. Teams ja SharePoint ovat olleet näppäränä apuna sekä tiedostojen liikuttelussa että keskustelun pitämisessä yhteneväisenä.
Yrityksessä ei olisi itse osattu rakentaa vastaavaa ympäristöä.
– Meillä ei olisi ollut resursseja tai aikaa ilman ulkopuolista tukea. Nyt Teams ja muut Microsoftin sovellukset, kuten OneNote, toimivat alustalle kaikessa viestinnässä ja ovat yksinkertaisia käyttää. Myös tieto on kaikilla näkyvissä ja reaaliaikaisesti.
SharePointiin rakennettiin myös läheltä piti -ilmoituksiin liittyvä työnkulku Power Automatella täydentämään ympäristön perustoiminnallisuuksia. Kun työntekijä raportoi läheltä piti -tilanteen, tieto tilanteesta menee välittömästi yrityksen johdon käyttöön. Työntekijän näkökulmasta ilmoituksen teko tapahtuu näppärästi intran etusivun kautta.
Marskidatan modernin työn ammattilaiset ideoivat myös projektinhallinnan työkaluja ja -alustoja hyödynnettäväksi yrityksen sisäisissä projekteissa. Asiakkaalle luotiin toimivat ja mahdollisimman yksinkertaiset käytännöt, joiden opettelussa tai ylläpidossa ei mene turhaan aikaa. Alle 20 henkilön yritykselle järeät ja monitahoiset projektinhallintatyökalut eivät olleet järkevä vaihtoehto.
– Saimme projektin lopputuloksena haluamaamme lisätehokkuutta vuorovaikutukseen niin yrityksen sisällä kuin asiakkaidenkin kanssa. Suosittelemme lämpimästi Marskidatan palveluita, toteaa Tuhkalainen.
