– Tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.
Kangasniemen kunnan intra oli aiemmin Teamsissa yksinkertaisena kansiorakenteena. Intrassa olleita materiaaleja ei oikein osattu hyödyntää ja monelle intran sisältö oli täysin tuntematon.
– Teimme erilaisia ohjeita ja neuvoimme. Osa työntekijöistä osasi käyttää intraa, mutta eivät kaikki. Lähtötilanne oli, että tarvitsimme selkeän ja helppokäyttöisen ympäristön, jossa kaikki henkilöstöä koskeva tieto olisi aidosti kaikkien saatavilla, Paappanen kuvaa.
Vuoden 2022 alkupuolella Kangasniemen kuntaorganisaatio tunnisti tarpeen toimivammalle intralle, jonka käyttö olisi henkilöstölle arkipäiväistä ja mieluisaa.
– Konkreettinen aloite intran uudistamiseen tuli kuitenkin Marskidatan yhteyshenkilöltä, ja pian heidän modernin työn asiantuntijansa esittelikin meille heidän esimerkki-intraansa. Se näytti visuaalisesti todella hyvältä omaan vanhaan intraamme nähden! Tästä vakuuttuneena päädyimme uudistamaan intran ja hankkimaan henkilöstölle koulutusta aiheeseen liittyen, täydentää Kangasniemen kunnan ICT-suunnittelija Henri Laitinen.
Marskidatan oma intra toimi hyvänä havainnollistuksena, mutta intran toteuttajan valintaa tuki myös se, että Marskidatalla oli jo aiempaa kokemusta kuntaorganisaatioille sopivien ratkaisujen tuottamisesta. Tärkeäksi referenssiksi Kangasniemellä koettiin muun muassa Juvan kunnan onnistunut intraprojekti ja digiosaamisen vahvistuminen. Marskidata oli muutenkin tuttu yritys, sillä se oli toimittanut Kangasniemen kunnalle tietokoneita, lisenssejä, monitoimilaitteita ja suurkuvatulostimia ja rakentanut kunnan hallinnolle kokonaan uuden ActiveDirectory-ympäristön.
Kangasniemen kunnan uusi intra rakennettiin SharePoint Online -alustalle, jota Kangasniemellä oli mietitty yhtenä vaihtoehtona alustavasti jo aiemmin.
– SharePoint oli pyörinyt meillä mielessä ja alun perin selvittelimmekin, että voisimmeko tehdä intran kokonaan itse. Tuntui kuitenkin työläältä lähteä täysin nollasta liikkeelle, ja sitten saimme Marskidatalta tarjouksen, joka vastasi täysin tarpeitamme, Paappanen kertoo.
– Intraprojektin kaikki palaverit suunniteltiin ja aikataulutettiin valmiiksi jo alussa, ja minusta sovitut tarkastuspisteet auttoivat hahmottamaan kokonaisuutta paremmin. Toisaalta Marskidata jousti aikataulussa tarpeen tullen. Esimerkiksi intran alkuperäistä julkaisuajankohtaa jouduttiin siirtämään meidän omien kiireidemme vuoksi ja tämä onnistui jouhevasti, Paappanen kuvailee projektin läpivientiä.
Marskidatan asiantutija auttoi Kangasniemen kuntaa aina tarpeen tullen matkan varrella, jos kysymyksiä intraan liittyen heräsi. Intraa myös muokattiin, jos uusia ideoita tuli projektin aikana.
– Intran nimeksi tuli Hiski edesmenneen lauluntekijä Hiski Salomaan mukaan, joka on kotoisin täältä Kangasniemeltä. Puhumme nykyään töissä arkikielessä, että ”pitäisikö tämä laittaa Hiskiin” tai ”se on Hiskissä”, Paappanen naurahtaa.
Kangasniemen kunnassa on oltu erityisen tyytyväisiä Hiskin lisäominaisuuksiin, kuten lukemattomista uutisista tuleviin sähköpostimuistutuksiin. Sisäisen sähköpostin määräkin vähenee luontevasti, kun kaikki tarpeellinen tieto löytyy intrasta ja henkilöstö osaa seurata uutisia sitä kautta. Uusi intra on myös innostanut suunnittelemaan tulevaa. Ensimmäisenä tavoitteena on saada Hiski kaikille selaimen aloitussivuksi, jotta intran uutisten seuraamisesta tulisi vaivatonta ja automaattista.
– Olemme lisäksi suunnitelleet, että piilotamme Hiskiin linkin leikkimieliseen arvontaan ja kerromme kaikille mistä kansiosta se löytyy. Tausta-ajatuksena on se, että kynnys Hiskissä seikkailemiseen madaltuu, kun piilotettua linkkiä klikkaamalla pääsee mukaan mukavaan arvontaan. Arvontoja voisi järjestää kuukausittain, jolloin tiedon etsiminen intrasta alkaa sujua aina vaan helpommin, kertoo Paappanen jatkosuunnitelmista.
Uuden intran lisäksi Kangasniemellä koettiin tarpeelliseksi vahvistaa henkilöstön Teams-osaamista. Marskidata ehdotti koulutuksille valmiita teemoja, mutta koulutuskokonaisuus räätälöitiin kuitenkin juuri Kangasniemen kuntaorganisaation tarpeisiin ja toiveisiin sopivaksi. Teams-koulutuksia järjestettiin yhteensä kuusi, joista viisi pidettiin koko henkilökunnalle ja yksi kohdennetusti opetus- ja ohjaushenkilöstölle.
– Meidän henkilöstömme osallistui koulutuksiin hyvin. Koulutuksissa edettiin rauhalliseen tahtiin, jotta eri tasoiset osaajat pysyivät kaikki kyydissä, ja lisäksi ohjaus oli selkeää ja kannustavaa. Koulutus ei myöskään ollut pelkkää luennointia, vaan pääsimme konkreettisesti harjoittelemaan Teamsin käyttöä, Paappanen kertoo.
Kuuden koulutuksen kokonaisuus vietiin maaliin tiiviissä aikataulussa, noin 1,5 kuukauden aikana. Koulutustallenteet Marskidata toimitti suoraan Kangasniemen vastajulkaistuun intraan, jotta työntekijät pystyvät myös jatkossa palaamaan niihin tarpeen tullen.
– Meidän kokemuksemme mukaan suosittelisin kyllä Marskidataa tuttavilleni. Kokonaisuudesta tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.
