Edellisessä blogissani keskityimme tietoturvan merkitykseen Microsoft 365 Copilotin käyttöönotossa. Tällä kertaa suuntaamme katseemme puolestaan tietosuojaan. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan ”tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä.” Tutustu lähteeseen: Mitä tietosuoja on? | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Tietosuojalla on myös läheinen suhde tietoturvaan. Tietoturva on osa tietosuojaa, ja se varmistaa omalta osaltaan, että henkilötietojen suoja toteutuu asianmukaisesti. Toki tietoturva on myös itsessään laajempi konsepti, eikä se kata vain henkilötietojen suojaamista vaan käsittää myös laajemmin organisaatiolle tai yksilölle tärkeiden tietojen suojan. Suojan piiriin tällöin kuuluu siis henkilödatan lisäksi myös esimerkiksi yrityssalaisuudet.
”Älä koskaan laita organisaation tietoja ilmaiseen tekoälysovellukseen.”
Tietosuoja on olennainen käyttäjien luottamuksen säilyttämiseksi. Kun käyttäjät tietävät, että heidän tietonsa käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti, he ovat todennäköisemmin valmiita käyttämään Copilotia.
GDPR asettaa tiukat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle ja tietenkin Copilotin on noudatettava näitä säädöksiä varmistaakseen, että se toimii laillisesti ja eettisesti. Tietosuoja auttaa vähentämään tietoturvariskejä, kuten tietomurtoja ja tietovuotoja. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään arkaluonteisia tai henkilökohtaisia tietoja.
Tietosuoja varmistaa, että käyttäjillä on oikeus hallita omia tietojaan. Tämä sisältää oikeuden tarkastella, korjata ja poistaa omia tietojaan sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Tietosuoja on osa laajempaa eettistä vastuuta, joka liittyy tekoälyn ja teknologian käyttöön. On tärkeää varmistaa, että teknologiaa käytetään tavalla, joka kunnioittaa yksilöiden yksityisyyttä ja oikeuksia.
Copilotin on käsiteltävä kaikki käyttäjätiedot luottamuksellisesti, mikä tarkoittaa, että tietoja ei jaeta tai käytetä ilman käyttäjän suostumusta. Käyttäjien on tiedettävä, miten heidän tietojaan kerätään, käytetään ja suojataan. Läpinäkyvyys lisää luottamusta ja auttaa käyttäjiä ymmärtämään tietosuojakäytäntöjä.
Microsoft Copilot noudattaa tiukkoja tietosuojakäytäntöjä varmistaakseen, että käyttäjien tiedot käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti. Tietosuoja on siis olennainen osa Copilotin käyttöä, ja sen merkitys korostuu entisestään, kun teknologia kehittyy ja sen käyttö yleistyy.
Copilot käyttää Microsoft Graphin kautta saatavilla olevaa sisältöä ja kontekstia, kuten sähköposteja, keskusteluja ja asiakirjoja, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Näitä tietoja Copilot ei käytä suurien kielimallien koulutukseen. Voiko Copilot sitten oppia käyttäjänsä mieltymyksistä jotain? Kyllä vain, se oppii käyttäjänsä mieltymyksistä ja työskentelytavoista. Copilot käyttää kehittyneitä tekoälymalleja ja luonnollisen kielen yhdistelyä, jotta se voi paremmin ymmärtää käyttäjän kysymyksiä ja tarjota hyödyllisempiä vastauksia ja ehdotuksia. Copilot voi siis esimerkiksi oppia, että millaisia asiakirjoja käytät usein, minkä tyyppisiä hommia suoritat säännöllisesti ja millaisia vastauksia odotat siltä missäkin tilanteissa.
Onko sitten tarvittaessa mahdollista nollata Copilotin oppiminen? Kyllä vain. Tämän voi tehdä poistamalla tai nollaamalla Copilotin käyttämät tiedot ja asetukset Microsoft Graphin kautta. Copilotin asetukset nollaaminen voi auttaa, jos käyttäjä haluaa aloittaa alusta ja poistaa aiemmat oppimiset ja mieltymykset.
Copilot ei tiedä käyttäjästä henkilökohtaisuuksia, koska se ei tallenna tai säilytä keskusteluja. Copilot lupaa, että ”kaikki, mitä keskustelujemme aikana jaat, pysyy luottamuksellisena ja sitä käytetään vain keskustelun aikana.” Tämä voi hämmentää käyttäjää, sillä pääseehän käyttäjä selaamaan taaksepäin aikaisempia keskustelujaan Copilotin kanssa. Vaikka käyttäjä voi palata keskusteluihinsa Copilotin kanssa, se ei tarkoita sitä, että Copilot tallentaisi ne. Keskusteluhistoria tallennetaan laitteelle tai sovellukseen, mutta Copilot ei säilytä tai tallenna tietoja keskusteluista.
”Ilmainen” tekoälysovellus ei koskaan ole ilmainen, sitä maksetaan tiedolla.
Usein ilmaisista tekoälysovelluksista "maksetaan" tiedolla. Ilmaiset tekoälysovellukset saattavat kerätä ja käyttää henkilötietojasi kaupallisiin tarkoituksiin, kuten mainonnan kohdentamiseen tai palvelujen parantamiseen. Tämä voi johtaa tietosuoja- ja tietoturvariskeihin, kuten tietomurtoihin tai tietovuotoihin. Ilmaiset sovellukset eivät aina ole täysin läpinäkyviä siitä, miten ja mihin tietojasi käytetään. Tämä voi vaikeuttaa tietojen hallintaa ja ymmärtämistä siitä, että miten tietosi ovat suojattuja. Ilmaiset tekoälysovellukset saattavat käyttää tietojasi myös tavoilla, jotka eivät ole eettisesti hyväksyttäviä. Tämä voi sisältää tietojen myymisen kolmansille osapuolille ilman suostumustasi. Muun muassa näistä syistä suosittelen valitsemaan ennemmin Microsoft 365 Copilotin.
Tällä hetkellä Microsoft 365 Copilot ei tallenna keskusteluja, eikä sitä ole suunniteltu tekemään niin tulevaisuudessa. Sen ensisijainen tavoite on tarjota reaaliaikaista apua ja tukea ilman, että se säilyttää henkilökohtaisia tietoja tai keskusteluhistoriaanne.
Tietosuoja ja tietoturva ovat keskeisiä tekijöitä, kun otetaan käyttöön uusia teknologioita, kuten Microsoft 365 Copilot. Jos haluat varmistaa, että teidän yrityksenne hyödyntää Copilotin mahdollisuuksia turvallisesti ja tehokkaasti, ota yhteyttä meidän asiantuntijoihimme tai lähetä sähköpostia myynti@marskidata.fi. Me autamme sinua kaikissa tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvissä kysymyksissä sekä Microsoft 365 Copilotin käyttöönotossa.
Ota yhteyttä jo tänään!
Tällä hetkellä on vaikea olla törmäämättä keskusteluihin, joissa aiheena on Microsoft 365 Copilot, tekoälypohjainen työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat parantaa luovuuttaan, tuottavuuttaan ja taitojaan. Ei siis ihme, että sen ympärillä käy kuhina ja organisaatiot sekä käyttäjät haluavat hyötyä sen tuomista eduista. Teknisestä näkökulmasta Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto ei vaadi aikaa vieviä asennuksia järjestelmänvalvojilta tai käyttäjiltä.
On kuitenkin tärkeä ymmärtää, mitä tietoa Microsoft 365 Copilot pystyy tarjoamaan käyttäjilleen, ja mitä asioita on otettava huomioon ennen sen käyttöönottoa. Tähän blogiin olen nostanut muutaman aihealueen, joihin kannattaa tutustua ennen käyttöönottoa.
Copilot tarjoaa käyttäjälle vastauksia sisällöstä, johon käyttäjällä on vähintään tarkasteluoikeudet. Tämän vuoksi on tärkeää tiedostaa, missä yrityksen sensitiivinen data sijaitsee ja kenellä kyseiseen dataan on oikeudet. Copilot ei hyödynnä pelkkiä suoria käyttöoikeuksia, vaan riittää että käyttäjälle on jaettu linkillä pääsy johonkin sijaintiin tai tiedostoon.
Kun käyttäjät jakavat tiedostoja käyttäen "Valitsemasi henkilöt" -linkkiasetusta, näkyy jaettu tiedosto tai kansio lisätyille käyttäjille hakutuloksissa sekä Copilotin vastauksissa. Linkin luonut käyttäjä on voinut määrittää vastaanottajiin useita käyttäjiä ja käyttöoikeusryhmiä.
Jos käyttäjä on luonut jakolinkin käyttäen "Yrityksen X henkilöt", tällöin tiedosto tai kansio näkyy käyttäjille hakutuloksissa ja Copilotin vastauksissa, vasta sitten kun käyttäjä on avannut tiedoston tai kansion jakolinkin kautta.
Onko ympäristössä mahdollisesti vanhentunutta tietoa, josta Copilot saattaa tarjota vastauksia käyttäjille? Onko Teams-tiimien ja muiden SharePoint-sivustojen tiedostokirjastot ja sisältösivut ajan tasalla?
Copilot tarjoaa lähtökohtaisesti käyttäjille vastauksia viimeksi muokatuista tai luoduista tiedostoista, mutta on myös mahdollista, että käyttäjä saa vanhentunutta tietoa, jos tiedostoista on useita versioita eri sijainneissa. On siis tärkeä varmistaa, että tiedostojen versionhallinta on kunnossa ja vanhentuneet dokumentit on poistettu tai siirretty sijaintiin, joka on rajattu pois Copilotin hausta.
Tunnisteiden avulla voit määritellä, kuinka arkaluontoisia organisaatiosi tiedot ovat. Voit käyttää niitä esimerkiksi sähköposteissa tai tiedostoissa, ja näin vaikuttaa myös Copilotin tuottamiin tuloksiin. Jos esimerkiksi tiedostolle määritetty tunniste käyttää salausta, tämä vaatii käyttäjältä vähintään oikeudet kopioida kyseisestä tiedostosta, jotta Copilot voi palauttaa tietoja kyseisestä kohteesta.
Tunnisteet myös periytyvät Copilotin avulla luotuihin dokumentteihin. Jos luot uuden dokumentin Copilotin avulla ja dokumenttiin on tuotu sisältöä sisäiseksi määrittelystä dokumentista, luokittuu uusi dokumentti automaattisesti sisäiseksi.
Vaikka tämän työtäsi tehostavan niin sanotun tekoälyassistentin käyttöönotto polttelee jo sormenpäitä, ota silti oma aika tarkastella Microsoft 365 -ympäristöäsi. Listasin sinulle ne asiat, jotka tulisi ainakin ottaa huomioon ennen Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa:
Marskidatalta saat Microsoft 365 Copilotin lisenssien lisäksi opastusta Copilotin käyttöönottoon. MD Copilot -palvelumme sisältää tietoturvallisen käyttöönoton ja Copilot-koulutuksen. Koulutuksen avulla henkilöstö oppii, miten vapauttaa aikaa rutiininomaisissa työtehtävissä, sekä miten tehostaa tuottavuutta.
Myyntitiimimme auttaa kartoittamaan tilanteesi, ota rohkeasti yhteyttä myyntiin myynti@marskidata.fi tai soita suoraa omalle Marskidatan luottomyyjällesi. Mikäli yrityksesi on uusi lisenssitilaaja, kysy lisätietoja loppuvuoden 2024 lisenssialennuksesta.
Koneäly ja tekoälyn tuomat innovaatiot ovat mullistaneet tapamme työskennellä ja kommunikoida. Kaksi merkittävää peluria näillä markkinoilla ovat OpenAI:n ChatGPT ja Microsoftin 365 Copilot. Mutta kumpi näistä on parempi? Tarkastellaanpa näiden kahden tehokkaan työkalun ominaisuuksia, vahvuuksia ja heikkouksia.
ChatGPT on OpenAI:n kehittämä koneoppimismalli, joka on suunniteltu käymään ihmismäisiä keskusteluja. Se perustuu GPT-3-malliin, joka sisältää jopa 175 miljardia parametria, ja pystyy vastaamaan monenlaisiin kysymyksiin, antamaan neuvoja ja jopa luomaan sisältöä. Se käynnisti generatiivisen tekoälyn huuman vuonna 2022 ja sillä on elokuussa 2024 yli 200 miljoonaa viikottaista käyttäjää. Microsoft on sijoittanut 13 miljardia dollaria OpenAI:hin, mikä on mahdollistanut ChatGPTn mallien käytön Microsoftin tuotteissa.
ChatGPT soveltuu parhaiten organisaatioihin, joissa ei käytetä aktiivisesti Wordia, Exceliä tai PowerPointia tai muita Microsoftin työkaluja. Sen ominaisuuksiin kuuluvat muun muassa kuvien generointi, data-analyysi sekä puhelin- ja työpöytäapplikaatiot.
Microsoft 365 Copilot tuli yleiseen käyttöön tammikuussa 2024 ja se alkoi tukea suomen kieltä vappuna 2024. Microsoft 365 Copilot on suunniteltu erityisesti työelämää varten. Se integroituu suoraan Microsoft 365 -sovelluksiin, kuten Wordiin, Exceliin ja Teamsiin, joita käyttää yli 1,2 miljardia ihmistä maailmanlaajuisesti. Copilot auttaa käyttäjiä automatisoimaan tehtäviä, analysoimaan dataa ja luomaan sisältöä.
Copilot soveltuu parhaiten organisaatioihin, jotka käyttävät Microsoftin sovelluksia.
Yrityskäytössä molemmilla työkaluilla on omat selkeät etunsa. ChatGPT voi olla erityisen hyödyllinen asiakaspalvelussa, markkinointikampanjoiden suunnittelussa ja sisällöntuotannossa. Sen kyky simuloida ihmismäisiä keskusteluja tekee siitä arvokkaan työkalun, kun tarvitaan luovia ja monipuolisia ratkaisuja. Microsoft 365 Copilot puolestaan sopii erinomaisesti liiketoiminnan prosessien tehostamiseen, datan analysointiin ja raportointiin. Copilotin avulla yritykset voivat nopeuttaa työtehtäviä, vähentää inhimillisten virheiden määrää ja parantaa yleistä tehokkuutta.
Valinta ChatGPT:n ja Microsoft 365 Copilotin välillä riippuu suuresti käyttäjän tarpeista. Jos etsit työkalua, joka voi auttaa sinua luomaan luovaa sisältöä, käymään monipuolisia keskusteluja ja tarjoamaan laajaa tietoa eri aiheista, tai jos käytät työssäsi esimerkiksi vain Googlen työkaluja, ChatGPT on sinulle oikea valinta. Sen monipuolisuus ja keskustelutaito tekevät siitä erinomaisen apurin niin henkilökohtaisessa kuin ammatillisessakin käytössä.
Toisaalta, jos työskentelet yritysmaailmassa ja organisaatiossasi on käytössä Microsoft 365 -työkalut, on valintasi ehdottomasti Copilot. Jos siis tarvitset tehokasta apuvälinettä, joka integroituu Microsoft 365 -sovelluksiin ja auttaa sinua automatisoimaan tehtäviä, analysoimaan dataa ja luomaan ammattimaisia raportteja, Microsoft 365 Copilot on parempi vaihtoehto. Sen kyky parantaa työtehoa ja tarkkuutta tekee siitä korvaamattoman työkalun monille ammattilaisille.
Mitä sinä olisit valmis maksamaan henkilökohtaisesta avustajasta, joka on lukenut läpi ja muistaa kaikki sähköpostisi, keskustelusi, tiedostosi, kalenterisi ja seurannut kaikkia kokouksiasi? Kolmekymppiä kuussa? Miltä kuulostaisi? Pian tämä on mahdollista, nimittäin Microsoft 365 Copilotin avulla.
Microsoft Suomi teki vuonna 2023 tutkimuksen, jonka vastaajista joka toinen koki, että hänellä ei ole aikaa eikä energiaa suoriutua omista töistään kokonaisvaltaisesti. Samassa tutkimuksessa ilmeni, että 60 prosenttia vastanneista olisi valmiita delegoimaan asioita tekoälyn ja automaatioiden avulla, jotta omaan arkeen saisi enemmän aikaa. Samalla yritysten johtoporras kokee, että innovaatioiden määrä alkaa olla huolestuttavan alhaisella tasolla, kun ihmiset ovat niin kiinni palavereissa ja päivittäisten tehtävien suorittamisessa.
Microsoft Copilotia voisi kuvailla AI assistentiksi tai tukiälyksi. Microsoft 365 Copilot on syntynyt kahden yrityksen kumppanuudesta, OpenAI:n ja Microsoftin.
Microsoft 365 Copilot perustuu kolmeen teknologiaan:
Julkiset tekoälypalvelut, kuten ChatGPT, käyttävät mallien kehityksessä kaikkea sitä tietoa, jota palveluun syötetään. Palveluun ei siis tietenkään kannata missään nimessä lähettää mitään organisaation dataa. Microsoft puolestaan lupaa, että Copilotin kanssa organisaatiosi data pysyy sinulla, eikä mitään organisaatiosi tietoja käytetä kielimallien kouluttamiseen. Tietoturvamielessä on siis olennaista, että Copilotia käytettäessä, sinun ei tarvitse lähteä pois organisaatiosi M365-ympäristöstä.
Tiesitkö muuten, että nykyään Microsoft on myös maailman isoin tietoturvatalo? Datan prosessointi tapahtuu Copilotissa eurooppalaisille yrityksille EU:n sisällä.
Microsoft 365 Copilot tulee saataville yli 300 käyttäjän tenanteille 1.11.2023 alkaen ja myöhemmin tätä pienemmille organisaatioille. Kuinka yritysten nyt sitten tulisi valmistautua Microsoft 365 Copilotin tulemiseen?
Copilotin käyttäjällä pysyy samat pääsyt ja oikeudet organisaation Microsoft 365 -ympäristössä kuin ennen Copilotia. Eli jos käyttäjällä ei ole pääsyoikeutta esimerkiksi organisaation hallituksen tiedostoihin nyt, niin ei hän pääse niihin Copilotin käyttöönoton jälkeenkään. Tässä kohtaa nousee kuitenkin äärimmäisen tärkeäksi se, että organisaation data on valmisteltu siten, että pääsynhallinta on kaikin puolin kunnossa.
Tällä hetkellähän tilanne on ympäristöissä se, että jos käyttäjällä sattuisikin jostain syystä olemaan vahingossa pääsy sellaiseen tiedostoon, mihin hänellä ei pääsyä pitäisi olla, niin ei hän sitä tiedä, ellei hän tuota tiedostoa aktiivisesti etsi. Mutta sitten kun Copilot on organisaatiossa käytössä, niin asiat voivat tulla jopa yllättäen vastaan, jos pääsynhallinta ei ole kunnossa.
Tästä syystä Microsoft 365 E5 Compliance nousee tärkeään rooliin, kun organisaatiossa täytyy isossa skaalassa labeloida dataa ja määritellä pääsynhallinta-asioita siitä, kuka pääsee mihinkin. Enää ei siis toimi se, että kaikilla on pääsy kaikkeen dataan. Nyt jokaisen organisaation olisikin tärkeä alkaa valmistautua Copilotin tulemiseen ja sitä myöten huolehtia datan määrittelyistä. Asiat tulisi miettiä täysin Zero Trust-mentaliteetilla.
Microsoft 365 Copilot kustantaa noin 29 €/käyttäjä/kuukausi nykyisten lisenssien päälle. Copilot on mahdollista hankkia yli 300 käyttäjän tenanteille 1.11.2023 alkaen. Lisenssien osalta Copilot vaatii isoilla yrityksillä M365 E3 tai E5 -lisenssit. Tulevaisuudessa, kun Copilot on saatavilla myös pienempiin yrityksiin, silloin tullaan tarvitsemaan Business Standard tai Business Premium -lisenssit, jotta Copilotin voi ostaa tähän päälle.
Miltä kuulostaisi, jos voisit luoda PowerPoint-esityksen Wordilla olevan tekstin pohjalta? Tai saisit työpäivän alkuun yhteenvedon tärkeimmistä sähköposteistasi? Tätä se tulevaisuus on, Copilotin avulla.
Tähän kaikkeen tutustutaan tarkemmin blogini aikaisemmassa osassa.
Työelämä on jatkuvan kehityksen ja muutoksen alla. Pohjimmiltaan modernissa työssä (Modern Work) on kyse siitä, että sen avulla pyritään helpottamaan ihmisten työskentelyä (digitaalisissa työympäristöissä). Modernin työn haltuunotossa on oltava perillä siitä, mitä omassa työympäristössä tapahtuu, millaisia tuntemuksia ihmisillä on työntekoon ja työtapoihin liittyen, sekä mitkä ovat valloillaan olevia trendejä.
Lue lisää modernista työstä täältä.
Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas.
Tällä hetkellä työelämässä on valloillaan kaksi suurta trendiä, joiden vaikutukset näkyvät laaja-alaisesti jo nyt, ja vielä vahvemmin lähitulevaisuudessa: joustavuus ja tekoäly.
Joustavuus on trendinä ihmisiin ja ihmisten käyttäytymiseen painottuva. Se pitää sisällään etä- ja hybridityön käsitteet, sekä perusperiaatteen siitä, että ihmiset ovat yksilöitä, joilla on elämää myös työn ulkopuolella. Työ tukee ja mahdollistaa muuta elämää, ei toisin päin.
Tekoälytrendissä on nähtävissä tekoälyn käytön valtava kasvu. Vaikka tekoäly puolestaan painottuu enemmän teknologiaan ja sen kehittymiseen, on tähän trendiin otettava ensisijaisesti ihmislähtöinen näkökulma, sillä lopunperin tekoälyä hyödyntävät ihmiset.
Tekoäly on ollut käsitteenä jo pitkään käytössä. Erilaiset algoritmit (eli erilaiset kaavat, joiden avulla voidaan suorittaa jokin prosessi) pyörivät jatkuvasti jokaisen meidän arjessa taustalla. Esimerkiksi illalla, kun laitat suoratoistopalvelun päälle, ja etsit mieluista katsottavaa, on tekoäly jo valinnut katsomistottumuksesi perusteella sinulle sopivia sarjoja, ja suosittelee niitä heti etusivulla.
Microsoftilla ajatellaan, että jokaiselle ihmistyöntekijälle voitaisiin tuoda oma Copilot tekoäly assistentiksi M365 tuotteisiin. Tekoälyn sijaan voidaankin tässä kohtaa puhua tukiälystä. Jokaisella meistä olisi mahdollisuus hyödyntää väsymätöntä työntekijää apunaan erilaisissa rutiinihommissa. Tämä tukiäly voi työskennellä taustalla 24/7 sillä aikaa, kun ihminen itse lepää tai keskittyy johonkin toiseen tehtävään. Tukiäly ei kuitenkaan osaa tehdä työtään ilman ihmistä, sillä jonkun on ohjeistettava ensin tukiäly toimimaan halutulla tavalla.
Joskus esimerkiksi esityksen luominen tyhjästä voi tuntua kovin haastavalta ja työläältä tehtävältä. Mitäpä jos antaisit tukiälyassarille tehtäväksi tehdä esityksestä ensimmäinen versio, josta sitten työstätte yhteistyössä timanttia. Tukiälyä voidaan hyödyntää siis vaikkapa luovuuden jump-starttaamisessa!
Tutustu Microsoft 365 Copilottiin täältä: How Microsoft 365 Copilot works - YouTube
Modernin työn haltuunoton peruspalikat lyhyesti:
Ennen suurien modernin työn projektien aloittamista kannattaa lähteä liikenteeseen aivan alusta. Ensin on kartoitettava mitä kaikkia lisenssejä yritykseltä löytyy jo nyt, mitä kaikkea ne pitävät sisällään, ja mitä kaikkia palveluita yrityksellä on jo käytössä tai otettavissa käyttöön nykyisten lisenssien puitteissa. Tämän jälkeen vasta voi alkaa miettimään mitä muuta näiden lisäksi pitäisi olla.
Kun omista lisensseistä ollaan perillä, voidaan lähteä kartoittamaan yrityksen ja työntekijöiden todellisia tarpeita. M365 on kuin karkkikauppa. Jokaiseen makuun löytyy jotakin, ja kaiken paljouden keskeltä on osattava kauhoa omaan karkkipussiin juuri ne maut, jotka tulee myös syötyä. Pussiin ei kannata kahmia sellaisia, jotka jäävät kuitenkin syömättä, kun kukaan ei haluakkaan niitä. Eli ottakaa vain sellaisia palveluita käyttöön, joita todellisuudessa tarvitsette ja käytätte, ja joista on aidosti hyötyä.
Jos tarvekartoituksen jälkeen huomataan, että uusia palveluita on otettava käyttöön, kannattaa niiden käyttöönottoon varata reilusti aikaa. Kaikkia uusia palveluita ei kannata lähteä ottamaan kerralla ja lyhyellä aikavälillä käyttöön, sillä sen lisäksi, ettei ihmisillä ole aikaa opetella palveluiden käyttöä ja sisäistää niiden käyttötarkoitusta, on silloin myös vaarana, että tiedot siiloutuvat, tulee tietoturvariskejä, eivätkä ihmiset tiedä mitä löytyy ja mistä.
Moderniin työhön kuuluu modernin teknologian lisäksi hyvin keskeisesti ihmiset, jotka näitä teknologioita, palveluita ja sovelluksia käyttävät. Ihmisten osallistaminen ja kouluttaminen onkin yksi keskeisimmistä palikoista modernin työn projekteissa. Vaikka yrityksellä olisi käytössään kuinka hienot pelit ja pensselit, ei niistä saada mitään todellista hyötyä irti, jos niitä ei osata (tai haluta) käyttää. Osallista ihmiset heti alusta alkaen mukaan, jotta he sitoutuvat muutokseen ja uutuuksiin, ja muista huolehtia, että käyttökoulutus tulee toteutettua kunnolla ja huolellisesti.
Todellisuudessa projektin kaksi ensimmäistä vaihetta voidaan tehdä toisinkin päin. Tässä järjestyksessä toimiessa kuitenkin hyötynä on se, että kun tarpeet ollaan saatu selvitettyä, voidaan niihin ehdottaa suoraan ratkaisua jo olemassa olevien lisenssien puitteissa, eikä tarvitse enää tässä kohtaa vaivata päätään ajatuksella ”no mistähän ja mitenhän tämä nyt..”. Tällöin voidaan välittömästi päätellä, onnistuuko palvelun käyttöönotto olemassa olevien lisenssien puitteissa, vai tarvitseeko karkkikaupasta hakea pussiin jotain uutta.
Kuuntele lisää modernista työstä #töissä-podcastista.
Tai lataa tästä ilmainen modernin työn opas: ”Näin me on aina töissä tehty ja ihan riittävän hyvin toimii!” - Marskidata
Jos kaipaat apua modernin työn tiimoilta, ota rohkeasti yhteyttä meihin!
