– Yhteistyö meidän ja Marskidatan välillä toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin: me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.
Itä-Suomen Liikuntaopistossa käynnistyi 2020-luvun alussa massiivinen, sisäisen kehitystyö. Organisaatiomuutosten ja prosessien päivitystarpeen myötä myös strateginen digikehittäminen sai tuulta alleen, jonka seurauksena ensimmäinen konkreettinen digiharppaus olikin sisäisen viestinnän parantaminen intran avulla. Liikuntaopiston ja Marskidatan yhteistyö oli kuitenkin käynnistynyt jo useampi vuosi sitten.
– Meillä on ollut IT-kumppanuus Marskidatan kanssa jo pidemmän aikaa, joten he ovat jo aiemmin olleet meidän digitaalisen infrastruktuurin kehittämisen pääyhteistyökumppani, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.
Kun Itä-Suomen Liikuntaopiston kehitystarpeet oli tunnistettu, ajatus intrasta nousi esiin Marskidatan ehdottamassa modernin työn palaverissa.
– Me kyllä innostuimme heti heidän esittelemästään Sharepoint Online -ratkaisusta. Kartoitimme jonkin verran muitakin yrityksiä, että millaista palvelua he tähän liittyen tarjoavat, mutta päädyimme kuitenkin todella nopeasti Marskidatan ratkaisuun, kuvailee Hiltunen projektin alkua.
Itä-Suomen Liikuntaopiston intraprojekti käynnistyi Marskidatan vetämillä suunnittelutyöpajoilla, joissa käytiin läpi kokonaiskuva sekä ideoitiin uuden intran rakenne. Tämän jälkeen käynnistyi teknisen toteutuksen vaihe, jonka aikana Marskidatan asiantuntija toteutti suunnitellun rakenteen SharePoint Online -alustalle. Myös liikuntaopiston organisaation sisällöntuottajat saivat koulutusta alustan käyttöön.
– Käytännössä Marskidata loi meille kehykset, joihin me itse täytimme sisällön. Meidän organisaatiostamme projektissa mukana oli noin puolenkymmentä henkilöä, ja sisällöntuotantovaiheeseen erityisesti tarvitsimme myös eri sisältöalueiden asiantuntijoita mukaan, kertoo Hiltunen projektin työnjaosta.
Sisällöntuotannon tueksi Marskidata järjesti myös vapaamuotoisia sisällöntuotannon tukihetkiä Teamsin välityksellä, johon projektia eteenpäin vievät sisällöntuottajat liikuntaopiston organisaatiosta saivat tulla kyselemään sisältötyössä eteen tulleista teemoista.
– Nämä tukihetket olivat kyllä hyviä ja Marskidata muutenkin hyvin tavoitettavissa apuun aina tarpeen mukaan. Itse olin päävastuussa projektista, ja silloin kun törmäsin johonkin tekniseen haasteeseen, niin pystyin laittamaan Marskidatan asiantuntijalle Teamsissa viestiä. Osa asioista selvitettiin muutamalla viestillä ja joihinkin sovittiin 15 minuutin ylimääräinen palaveri, jonka jälkeen pääsin aina jatkamaan työtä intran parissa. Joustoa Marskidatalta siis löytyi projektin aikana hienosti, kertaa Hiltunen.
Kaiken kaikkiaan Itä-Suomen Liikuntaopiston intran toteuttaminen kesti vajaan neljä kuukautta, kun projekti käynnistyi joulukuussa ja valmistui maaliskuun lopussa.
– Projekti kokonaisuudessaan tuntui selkeältä ja koko toteutus valmistui täysin aikataulussa. Olimme käyneet kokonaisuuteen sisältyvät työvaiheet ennakkoon hyvin läpi, joten tiesimme mitä on luvassa, mitä meidän tulee tehdä itse ja kuinka paljon työtä se vaatii, Hiltunen toteaa.
Täysin yllätyksettä projektin läpivienti ei toteutunut, mutta Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan eteen tulleet muutokset eivät aiheuttaneet haasteita.
– Aikataulu ja tietyt välivaiheet sovittiin koko intraprojektin ajalle jo heti joulukuussa, mutta niitä jouduttiin hieman järjestelemään uudelleen minun työtehtävissäni tapahtuneiden muutosten vuoksi. Marskidata suhtautui muutoksiin varsin joustavasti, eikä tästä aiheutunut ongelmia. Lisäksi projektin alkuvaiheilla Marskidatan tekninen asiantuntija vaihtui, mutta sekään ei haitannut meidän työskentelyämme, vaan uusi asiantuntija tuli mukaan työhön ongelmitta, kehuu Hiltunen Marskidatan toimintaa.
Itä-Suomen liikuntaopiston kokemuksen mukaan intran tekninen toteuttaminen ja sisältöjen syöttäminen oli yksinkertaista, kun taas todellinen haaste piilee uuden työkalun tuomisessa henkilöstön arkeen.
– Koska meillä ei aikaisemmin ollut intraa, arvioin alun perin, että projektin valmistumisen ja intran julkaisun jälkeen menee pari kuukautta, kunnes henkilöstö oppii sitä käyttämään. Nyt aikaa on kulunut sen verran, ja huomaan, että aikaa tähän kuluu kyllä enemmän – ehkä puolisen vuotta?
Intran toimivuuden kannalta onkin oleellista, että sieltä löytyvä tieto on paikkansapitävää. Itä-Suomen Liikuntaopiston tapauksessa tämä on tarkoittanut sitä, että joidenkin työntekijöiden työtehtäviin on sisällytetty intran sisällön ylläpitoon liittyviä vastuita.
– Mitään varsinaista vastarintaa emme ole omassa organisaatiossamme havainneet, mutta meillä projektia toteuttaneilla henkilöillä on kyllä kiistatta tärkeä rooli muun henkilöstön ohjaamisessa kerta toisensa jälkeen intran pariin. Suurin haaste on se, että ihmisillä on tiettyjä rutiineja, miten he toimivat eri ympäristöissä. Rutiinien ja olemassa olevien tapojen muuttaminen on aina aikaa vievää, sillä on monimutkaista saada ihmisiä luottamaan uuteen toimintatapaan, kuvailee Hiltunen muutosprosessia organisaation sisällä.
Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan julkaisun jälkeen intran kohdalla suurin riski on se, ettei sitä ylläpidetä ja jo vuodessa vanhentuneen tiedon päältä voikin sitten pyyhkiä pölyjä. Intran henkiinjäämiskamppailun kannalta on siis oleellista pitää huolta, että organisaatiosta löytyvät prosessit sisällön päivittämisen roolituksista. Tämän lisäksi uusi viestintäkanava on tärkeä nostaa oikeaan rooliinsa – keskelle arjen työtä ja viestintää.
– Marskidatan palvelua ylipäätään luonnehtisin joustavaksi ja käytännönläheiseksi. Meidän yhteyshenkilömme heidän päässään on Henri, ja vaikka hänellä työnsä puolesta onkin usein myyntihousut jalassa, niin aina hän miettii meidän viitekehystämme siitä näkökulmasta, mikä on meille järkevää ja kannattavaa, kertoo Hiltunen yhteistyöstä Marskidatan kanssa.
Itä-Suomen Liikuntaopiston digikehityksen seuraava askel tulee todennäköisesti olemaan pelikirjaprosessi, jonka aikana organisaatiossa linjataan virallisesti esimerkiksi eri kanavien käytöstä, dokumenttien säilyttämisestä ja päivittämisestä tai vaikkapa henkilöstön tavoitettavuusajoista. Työtapoja kirkastavan pelikirjan luominen on myös erittäin hyvä paikka osallistaa henkilöstöä, jolloin kaikki pääsevät vaikuttamaan yhdessä sovittaviin pelisääntöihin.
– Suosittelen kyllä Marskidataa IT-kumppaniksi. Meillä yhteistyö toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin, me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, hän tiivistää lopuksi.
– Tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.
Kangasniemen kunnan intra oli aiemmin Teamsissa yksinkertaisena kansiorakenteena. Intrassa olleita materiaaleja ei oikein osattu hyödyntää ja monelle intran sisältö oli täysin tuntematon.
– Teimme erilaisia ohjeita ja neuvoimme. Osa työntekijöistä osasi käyttää intraa, mutta eivät kaikki. Lähtötilanne oli, että tarvitsimme selkeän ja helppokäyttöisen ympäristön, jossa kaikki henkilöstöä koskeva tieto olisi aidosti kaikkien saatavilla, Paappanen kuvaa.
Vuoden 2022 alkupuolella Kangasniemen kuntaorganisaatio tunnisti tarpeen toimivammalle intralle, jonka käyttö olisi henkilöstölle arkipäiväistä ja mieluisaa.
– Konkreettinen aloite intran uudistamiseen tuli kuitenkin Marskidatan yhteyshenkilöltä, ja pian heidän modernin työn asiantuntijansa esittelikin meille heidän esimerkki-intraansa. Se näytti visuaalisesti todella hyvältä omaan vanhaan intraamme nähden! Tästä vakuuttuneena päädyimme uudistamaan intran ja hankkimaan henkilöstölle koulutusta aiheeseen liittyen, täydentää Kangasniemen kunnan ICT-suunnittelija Henri Laitinen.
Marskidatan oma intra toimi hyvänä havainnollistuksena, mutta intran toteuttajan valintaa tuki myös se, että Marskidatalla oli jo aiempaa kokemusta kuntaorganisaatioille sopivien ratkaisujen tuottamisesta. Tärkeäksi referenssiksi Kangasniemellä koettiin muun muassa Juvan kunnan onnistunut intraprojekti ja digiosaamisen vahvistuminen. Marskidata oli muutenkin tuttu yritys, sillä se oli toimittanut Kangasniemen kunnalle tietokoneita, lisenssejä, monitoimilaitteita ja suurkuvatulostimia ja rakentanut kunnan hallinnolle kokonaan uuden ActiveDirectory-ympäristön.
Kangasniemen kunnan uusi intra rakennettiin SharePoint Online -alustalle, jota Kangasniemellä oli mietitty yhtenä vaihtoehtona alustavasti jo aiemmin.
– SharePoint oli pyörinyt meillä mielessä ja alun perin selvittelimmekin, että voisimmeko tehdä intran kokonaan itse. Tuntui kuitenkin työläältä lähteä täysin nollasta liikkeelle, ja sitten saimme Marskidatalta tarjouksen, joka vastasi täysin tarpeitamme, Paappanen kertoo.
– Intraprojektin kaikki palaverit suunniteltiin ja aikataulutettiin valmiiksi jo alussa, ja minusta sovitut tarkastuspisteet auttoivat hahmottamaan kokonaisuutta paremmin. Toisaalta Marskidata jousti aikataulussa tarpeen tullen. Esimerkiksi intran alkuperäistä julkaisuajankohtaa jouduttiin siirtämään meidän omien kiireidemme vuoksi ja tämä onnistui jouhevasti, Paappanen kuvailee projektin läpivientiä.
Marskidatan asiantutija auttoi Kangasniemen kuntaa aina tarpeen tullen matkan varrella, jos kysymyksiä intraan liittyen heräsi. Intraa myös muokattiin, jos uusia ideoita tuli projektin aikana.
– Intran nimeksi tuli Hiski edesmenneen lauluntekijä Hiski Salomaan mukaan, joka on kotoisin täältä Kangasniemeltä. Puhumme nykyään töissä arkikielessä, että ”pitäisikö tämä laittaa Hiskiin” tai ”se on Hiskissä”, Paappanen naurahtaa.
Kangasniemen kunnassa on oltu erityisen tyytyväisiä Hiskin lisäominaisuuksiin, kuten lukemattomista uutisista tuleviin sähköpostimuistutuksiin. Sisäisen sähköpostin määräkin vähenee luontevasti, kun kaikki tarpeellinen tieto löytyy intrasta ja henkilöstö osaa seurata uutisia sitä kautta. Uusi intra on myös innostanut suunnittelemaan tulevaa. Ensimmäisenä tavoitteena on saada Hiski kaikille selaimen aloitussivuksi, jotta intran uutisten seuraamisesta tulisi vaivatonta ja automaattista.
– Olemme lisäksi suunnitelleet, että piilotamme Hiskiin linkin leikkimieliseen arvontaan ja kerromme kaikille mistä kansiosta se löytyy. Tausta-ajatuksena on se, että kynnys Hiskissä seikkailemiseen madaltuu, kun piilotettua linkkiä klikkaamalla pääsee mukaan mukavaan arvontaan. Arvontoja voisi järjestää kuukausittain, jolloin tiedon etsiminen intrasta alkaa sujua aina vaan helpommin, kertoo Paappanen jatkosuunnitelmista.
Uuden intran lisäksi Kangasniemellä koettiin tarpeelliseksi vahvistaa henkilöstön Teams-osaamista. Marskidata ehdotti koulutuksille valmiita teemoja, mutta koulutuskokonaisuus räätälöitiin kuitenkin juuri Kangasniemen kuntaorganisaation tarpeisiin ja toiveisiin sopivaksi. Teams-koulutuksia järjestettiin yhteensä kuusi, joista viisi pidettiin koko henkilökunnalle ja yksi kohdennetusti opetus- ja ohjaushenkilöstölle.
– Meidän henkilöstömme osallistui koulutuksiin hyvin. Koulutuksissa edettiin rauhalliseen tahtiin, jotta eri tasoiset osaajat pysyivät kaikki kyydissä, ja lisäksi ohjaus oli selkeää ja kannustavaa. Koulutus ei myöskään ollut pelkkää luennointia, vaan pääsimme konkreettisesti harjoittelemaan Teamsin käyttöä, Paappanen kertoo.
Kuuden koulutuksen kokonaisuus vietiin maaliin tiiviissä aikataulussa, noin 1,5 kuukauden aikana. Koulutustallenteet Marskidata toimitti suoraan Kangasniemen vastajulkaistuun intraan, jotta työntekijät pystyvät myös jatkossa palaamaan niihin tarpeen tullen.
– Meidän kokemuksemme mukaan suosittelisin kyllä Marskidataa tuttavilleni. Kokonaisuudesta tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.
– Päivitettyjen leasing-tietokoneiden, it-ympäristön tietoturvallisen ylläpidon, uuden intran ja muiden Microsoft 365 -tuotteiden ansiosta työntekijämme pystyvät nyt tekemään työnsä paikasta riippumatta. Kehitystoimien myötä henkilöstöstä noussut palaute on ollut todella iloista, ja he selvästi arvostavat tehtyjä muutoksia, kertoo Linnalan Setlementti ry:n toiminnanjohtaja Anna-Kristiina Mikkonen.
Yhteistyö Linnalan Setlementti ry:n ja Marskidatan välillä käynnistyi, kun Linnalan Setlementin uusi toiminnanjohtaja ja opiston rehtori Anna-Kristiina Mikkonen päätti saattaa yhdistyksen it-ympäristön ja työvälineet nykypäivän vaatimusten tasolle.
– Lähtötilanne tuntui aika turhauttavalta, koska kirittävää it-hankinnoissa ja -ratkaisuissa oli paljon. Meidän tietohallintomme oli vaatimattomalla tasolla, tietokoneet eivät palvelleet tarkoitustaan ja tietoturvaa oli syytä kehittää. Henkilöstöllä ei myöskään ollut käytössään Microsoft 365 -lisenssejä, kertoo Mikkonen tilanteesta ennen Marskidata-yhteistyötä.
Kiireisimpien teknisten asioiden ratkaisemiseksi Linnalan Setlementti ry toteutti kilpailutuksen, jossa Marskidata valikoitui kumppaniksi. Kilpailutuksesta toteutukseen siirryttiin ripeällä aikataululla, sillä aikansa eläneet työnteon tavat olivat monin paikoin tehottomia ja kehitystoimia kaivattiin pian.
– Tilasimme kerralla 14 leasing-tietokonetta opiston työntekijöille, ja samalla Marskidatan asiantuntijat auttoivat meitä myös oppilaitoksille tarkoitettujen Microsoft 365 -lisenssien kanssa. Lisäksi koko it-ympäristön hallinta ja etävalvonta siirtyi Marskidatalle. Tämän jälkeen henkilökuntamme on voinut ottaa tietoteknisissä haasteissa suoraan yhteyttä Marskidatan Servicedeskiin, kuvailee Mikkonen kokonaisvaltaisen yhteistyön tehokasta alkua.
Opiston sisäinen tiedonkulku kaipasi myös päivittämistä, sillä esimerkiksi viikkotason yhteinen tiedottaminen liikkui vanhasta tottumuksesta kankeasti sähköpostien välityksellä.
Intran toteuttamiseksi Mikkonen pyysi Marskidatalta tarjouksen SharePoint Onlinen pohjalle rakennetusta kokonaisratkaisusta, sillä Marskidatan Savonlinnan Oopperajuhlille tekemä intratoteutus oli tehnyt häneen vaikutuksen. Yhdistyspohjaisen Linnalan Setlementin budjetin rajallisuus kuitenkin haastoi etsimään edullisempaa tapaa rakentaa heidän tarpeisiinsa sopiva intra. Yhteistyössä Marskidatan modernin työn asiantuntijan kanssa ratkaisuksi ideoitiin konsultointitapaamiset, joissa asiantuntija tulisi neuvomaan Mikkosta intran kokoamisessa.
– Muistan kun silloin heinäkuisena päivänä istuin kotini terassilla läppäri sylissä, ja Marskidatan asiantuntija Helsingistä neuvoi minulle etänä mitä minun piti tehdä. Se oli äärimmäisen vaivatonta, kertoo Mikkonen intran rakentamistyöstä.
– Konsultointeja ei tarvittu hirveän montaa, vaan projekti meni mukavan kevyesti. Jossain vaiheessa ilmeni hieman haastetta, kun minulla ei ollut tarvittavaa käyttöoikeutta, mutta sekin asia ratkaistiin pyytämällä Marskidatalta teknisempää asiantuntijaa linjoille.
Kesä oli hyvä ajankohta intraprojektin läpiviemiselle, sillä projektiin kulunutta työaikaa Mikkosen olisi ollut hankala löytää normaalin työtahdin keskellä.
– Intran rakentaminen sujui etäohjeiden avulla mutkattomasti muutoin rauhallisena kesälomakautena, ja se oli henkilöstön käytettävissä jo elokuun alussa. Olin itse vasta jokin aika sitten aloittanut työni Linnalan Setlementissä, joten en lomaillut kuten muut. Kehittämistyö vie aina oman aikansa ja sitä on yleensä hankala resursoida muiden kiireisten asioiden keskellä, pohtii Mikkonen aikataulutusta.
– Alusta asti Marskidata on tuntunut oikealta kumppanilta varsinkin kaikessa kehittämisessä. Marskidata on meidän näkökulmastamme ollut hyvin tavoitettava ja palvelualtis yritys, joka on räätälöinyt palvelunsa meidän tarpeisiimme ja rahoituspohjaan sopivaksi, kuvailee Mikkonen yhteistyötä Marskidatan kanssa.
Päivitettyjen leasing-tietokoneiden, it-ympäristön tietoturvallisen ylläpidon, uuden intran ja muiden Microsoft 365 -tuotteiden ansiosta Linnalan Setlementti ry:n työntekijät pystyvät nyt tekemään työnsä paikasta riippumatta.
– Kehitystoimien myötä henkilöstöstä noussut palaute on ollut todella iloista, ja he selvästi arvostavat tehtyjä muutoksia. Intran käytössä olisi varmasti vielä paljon kehitettävää, mutta kyllä se kuitenkin on päivittäisessä tai vähintään viikoittaisessa käytössä kaikilla meidän työntekijöillämme, iloitsee Mikkonen.
– Suosittelisin kyllä lämpimästi Marskidataa muillekin organisaatioille. Meidän yhteyshenkilömme Marskidatalla – Juuso ja Joonas – aina tulevat ja pelastavat meidät. He ovat ihan huipputyyppejä, ja erityisen paljon arvostan sitä, miten suoraan olemme pystyneet keskustelemaan ja käymään läpi hankaliakin asioita, tiivistää Mikkonen.
Vuonna 2008 perustettu SSG Sahala on teollisuuden elinkaaripalveluihin erikoistunut yritys. Sahalan kunnossapitopalvelujen monipuolisuus kielii siitä, että asiakkaita löytyy useilta eri toimialoilta aina ydinvoimaloista pieniin teollisuusyrityksiin asti. Rikas asiakaskunta tarkoittaa toisaalta myös sitä, että moni SSG Sahalan 180 asiantuntijasta ei välttämättä koskaan pääse tapaamaan toisiaan. Sahalan toimintaperiaatteeseen kuuluva viestinnän tasapuolisuus täytyi taata alan menevästä luonteesta huolimatta – Marskidatan vankkaa asiantuntijuutta hyödyntäen.
Sahalan tarve koko yrityksen kattavalle viestintäratkaisulle huomattiin yrityksen toimipisteiden määrän kasvaessa huimaa vauhtia. Kun yhteistyö Marskidatan kanssa aloitettiin vuoden 2022 alussa, toimipisteitä oli kuusi. Vain reipasta puolta vuotta myöhemmin tuo numero oli kasvanut kahdeksaan.
Tärkeänä strategisena ohjenuorana yhteistyölle toimi yrityksen päätös siitä, että tieto kuuluu kaikille tehtävästä ja toimipisteestä riippumatta. Toimialojen, palvelumallien ja henkilöstön lisääntyessä haluttiin jo ennakoiden varmistua siitä, että tieto yrityksen sisällä ei pääse siiloutumaan, joka voisi myöhemmin vaikeuttaa avoimuutta edistävän kulttuurin toteutumista toivotulla tavalla.
SSG Sahalan tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka tekee tiedosta läpinäkyvämpää ja helpommin saavutettavampaa sekä edistää jokaisen työntekijän päivittäistä työtä. Teollisuuden kunnossapitopalveluille ominaista on erilaisten lomakkeiden ja työkirjauksien huolellinen ja tehokas käyttö, joten sen tekeminen mahdollisimman vaivattomaksi oli yksi yhteistyön pääteemoja.
Työhön ryhdyttiin linjaamalla yrityksen strateginen suuntaus sisäisestä viestinnästä, operatiiviseen toimintaan liittyvät tarpeet ja kuva tulevaisuuden tavoitetilasta. Huolellisen suunnittelutyön ansiosta intran toiminnallisuuksia päästiin suunnittelemaan niin, että fokus pysyi tiukasti tavoitteessa kaikkien työvaiheiden aikana.
”Oli todella mukavaa huomata, että Marskidatan tiimistä välittyi aito kiinnostus meitä kohtaan alusta asti. Suosittelen heitä lämpimästi – kohtaamisemme olivat miellyttäviä, ja tiimillä oli koko ajan reipas ote työhön,” kommentoi SSG Sahalan toimitusjohtaja Risto Judin yhteistyön eri vaiheita.
Yhteistyö aloitettiin työpajoilla, joissa oli mukana Marskidatan asiantuntijoiden lisäksi SSG Sahalan henkilöstöä johtotasolta asti. Kolmen työpajan aikana luotiin selvät raamit sille, minkälainen rakenne intraverkolla tulisi olla ja millaista sisältöä siellä halutaan julkaista. Kaikki päätökset tehtiin aloituskeskustelussa tehtyjä tavoitteita ja SSG Sahalan viestintäfilosofiaa vahvasti heijastaen.
Sitten ryhdyttiin itse rakennustyöhön, jossa pääroolia näytteli Sharepoint Online -alustalle rakennettu viestintäympäristö. Rakennustyössä otettiin huomioon toiminnallisuuksien lisäksi myös yrityksen brändi-ilme oikeaa värimaailmaa myöten.
Kun rakennustyön vaihe oli ohi, projekti saatettiin loppuun huolellisesti suunnitellulla käyttöönottokoulutuksella, jossa otettiin huomioon Sahalan näkemys ja toiveet uuden intraverkon käytöstä ja sitä hallinnoivien henkilöiden kokemus.
Koulutus toimitettiin jälkikäteen SSH Sahalalle tallenteena. Näin intran käytön opastukseen on helppo palata, ja yhdessä sovitut sekä parhaaksi todetut käytännöt on helppo perehdyttää myös tuleville työntekijöille.
"Itse intran julkaiseminen oli yhteistyömme huippuhetkiä, totta kai!” Judin kommentoi yhteistyön onnistumista. ”On ollut hienoa seurata, kuinka katselukertoja kertyy sinne lisäämillemme sisällöille. Näin tiedämme, että olemme tehneet jotain oikein.”
Judin kommentoi yhteistyötä SSG Sahalan kanssa lämpimästi suositellen. ”Suosittelen Marskidataa ehdottomasti vastaaviin projekteihin. Oli mukavaa olla asiakas, kun meiltä osattiin kysyä kaikki oikeat kysymykset.”
Etsitkö yrityksellesi toimivaa sisäisen viestinnän ratkaisua, jossa yhdistyvät parhaiden teknologien lisäksi toimivimmat käytännöt yrityksesi tarpeiden ratkaisemiseksi? Ota meihin yhteyttä jo tänään!
Hämeenlinnan Osuusmeijeri on jalostanut suomalaisten rakastamia maitotuotteita jo vuodesta 1926. Korkealaatuisista tuotteista ja läheisistä tuottajasuhteista tunnetussa meijerissä jalostetaan vuosittain yli 108 miljoonaa litraa maitoa yli 80 hengen voimin. Perinteisen alan asiantuntemuksen lisäksi teknologia ja sisäinen viestintä ovat keskeinen osa modernia meijeritoimintaa, joka toimi yhteistyön pohjana Marskidatan kanssa.
Viestinnän sujuvuus, nopeus ja avoimuus on päivittäisen toiminnan edellytys yhdelle Suomen suurimmista maitomeijereistä. Marskidatan kanssa aloitetun yhteistyön tärkeimpänä tavoitteena oli viestinnän tehostaminen kaikilla yrityksen tasoilla meijerin päivittäisestä toiminnasta hallitustyöskentelyyn saakka. Ratkaisu saavutettiin suunnittelemalla ja toteuttamalla meijerin yksilöllisiä tarpeita palveleva intra ja hallituksen sekä johtoryhmän työskentelyä sujuvoittavat Teams-työskentelykoulutukset.
– Yhteistyömme keskiössä on ollut henkilöstömme mahdollisimman tehokas osallistaminen, kertoo Hämeenlinnan Osuusmeijerin toimitusjohtaja Risto Koski.
Meijerin sisäisen viestinnän keskuksena toimiva intra rakennettiin sillä ydinajatuksella, että kaikesta työntekijöitä koskevasta sisäisestä viestinnästä saadaan mahdollisimman reaaliaikaista ja läpinäkyvää. Viestintätarve on monipuolinen, sillä työntekijöiden on oleellista saada tietoa niin meijerin toiminnasta, tilannekatsauksista kuin tapahtumista.
Parhaaseen ratkaisuun päästiin rakentamalla yrityksen sisäinen intra, jonka suunnittelussa ja luomisessa yhdistyi niin meijerin kuin Marskidatan monipuolinen asiantuntijuus. Varsinaista rakennusvaihetta edelsi tavoitteiden asetanta, jossa määriteltiin rakennus- ja käyttöönottovaiheiden lisäksi myös jatkuvan kehityksen takaavat toimenpiteet.
– Jo tavoitteiden asetannassa huomasimme yhteistyömme toimivan erinomaisesti. Kaikki toimi joustavasti, ammattitaitoisesti ja kustannustehokkaasti, Koski kiittelee.
Nopea ja saavutettava ovat laatusanoja, joilla Hämeenlinnan Osuusmeijerin sisäisen viestinnän ratkaisua haluttiin kuvata. Se saavutettiin ottamalla kaikki irti jo käytössä olleesta Microsoft 365 -ratkaisusta, johon kuului myös dokumenttien hallinnan kokonaisuus SharePointia hyödyntämällä. Näin meijerin toiminnan kannalta oleellista tietoa saadaan siirrettyä nopeasti ja vaivattomasti, koko yrityksessä samaa tapaa käyttäen.
Toinen keskeinen tapa edistää tiedon liikkumisen nopeutta ja läpinäkyvyyttä oli opastaa meijerin henkilöstöä ottamaan vastaan intranettiin nostettavat uutiset, kyselyt ja tiedotteet suoraan heidän mobiililaitteisiinsa. Tärkeimmät uutiset tulevat notifikaatioina yhdistettyjen mobiililaitteiden näytöille, joka helpottaa ratkaisevasti esimerkiksi työvuoromuutosten seuraamista.
– Meille silmiä avaavaa oli huomata, kuinka paljon meillä jo käytössä olleista ratkaisuista saatiin Marskidatan asiantuntijuuden avulla irti. Tämä on kaikista tehokkain toimintatapa. Ei ole kannattavaa aina vain hankkia uutta ohjelmistoa, kun jokin tarve ilmenee, Koski sanoo.
Toinen osa Hämeenlinnan Osuusmeijerin viestintäratkaisusta syntyi, kun sekä hallituksen että johtoryhmän työskentelyä haluttiin suoraviivaistaa ja sujuvoittaa työskentelytavoilla, jotka modernit teknologiaratkaisut mahdollistavat. Työkaluksi valikoitui Microsoft Teams, jonka parhaita käytäntöjä perehdytettiin johtoryhmälle ja hallitukselle. Johtoryhmälle koulutuksia pidettiin kolme ja hallitukselle kaksi.
Sekä johtoryhmässä että hallituksessa uuden työkalun käyttö otettiin hyvin vastaan:
– Teamsin käyttö on helpottanut hallitustyöskentelyä merkittävästi ja meille se on ollut tervetullut muutos, Koski kiittelee.
Marskidatan ja Hämeenlinnan Osuusmeijerin yhteistyön lopputuloksena syntyi koko työyhteisön tarvetta palveleva intranet, sen käyttöönoton sujuvuuden varmistaminen ja oikeat työkalut modernin hallitustyöskentelyn tueksi. Tämä mahdollisti koko työyhteisön kattavan sisäisen viestin modernisoinnin, jonka onnistuminen on myös tärkeä osa Hämeenlinnan Osuusmeijerin strategiaa.
Marskidatan ja Hämeenlinnan Osuusmeijerin yhteistyön kantavia teemoja olivat luottamus ja viestintä jokaisessa työvaiheissa määrittelystä käyttöönottoon ja jälkiopastukseen.
– Suosittelen Marskidataa lämpimästi. Kaikessa heidän tekemisessään korostuu laatu ja ketteryys, Koski summaa.
Onko yritykselläsi haasteena miten informoida työntekijöitä? Miten jakaa firman uutisia, tiedostoja tai tulevia tapahtumia? Tähän on helppo ratkaisu, Microsoftin SharePoint.
Vanhasta SharePointista on jäänyt monelle kuva vaikeasti ylläpidettävästä, kankeasta ja usein sekavasta sivustosta, jota kukaan ei käytä. Moderni SharePoint on aivan jotain muuta, se on helposti ylläpidettävä, raikas ja selkeä. Modernia SharePoint-sivustoa jokainen haluaa käydä katsomassa, työpäivän alkaessa ja sen aikana. Modernista SharePointista voidaan rakentaa yrityksen sisäisen tiedon ja sosiaalisen kanssakäymisen keskus.
Moderni SharePoint-sivusto on oikein toteutettuna selkeä ja informatiivinen. Eri osiot (esim. uutiset, kalenterit ja linkit) ovat selkeästi omissa lohkoissaan, josta näkee nopeasti tärkeimmät tiedot nopeasti. Sivuhakemisto on selkeästi jaoteltu pääaiheisiin, joista pääsee porautumaan alitasoihin parilla hiiren klikkauksella. Sivuille voi asettaa helposti myös erilaisia verkko-osia, eli sovelluksia. Näitä sovelluksia saa laajasta valikoimasta haettua lisää, laajentaen SharePoint-sivuston käytettävyyttä hurjasti.
SharePointin koko sivuston teemaa voidaan vaihtaa ja halutessa sivuston logot, värit ja navigaatio saadaan asetettua juuri oman organisaation brändin mukaisesti. Moderni SharePoint on käytettävissä tietokoneiden selaimilla, mutta myös erilaisilla mobiililaitteilla. SharePointin rakentaminen niin, että se olisi käytettävissä myös mobiililaitteilla, ei voisi olla helpompaa, sillä SharePoint toimii mobiililaitteissa heti. SharePoint-sivut skaalautuvat automaattisesti pienemmille ruuduille ja toimivat sujuvasti.
Microsoft Power Automate on yksi monista tehokkaista työkaluista, jotka voidaan integroida SharePointiin. Power Automatella voidaan asettaa triggereitä, jotka seuraavat tiedostoa, kansiota tai tapahtumaa ja se tekee automaattisesti ennalta määrättyjä toimenpiteitä. Näin saadaan automatisoitua monia triviaaleja toimenpiteitä, jolloin työntekijät voivat keskittyä tekemään enemmän tuottavampaa työtä.
Muita tehokkaita työkaluja on muun muassa Microsoft Planner, jonka avulla voidaan luoda, seurata ja hallita projekteja ja tehtäviä. Tämä on erittäin hyvä työkalu projektien seurantaan projektipäälliköille sekä projektissa työskenteleville. Planneriin voidaan projektille tehdä osioita, joita työntekijä voi käydä kommentoimassa ja merkitsemässä tehdyksi. Microsoft Stream on taas videopalvelu, jolla voidaan streamata ja jakaa videoita riippumatta sijainnista. Modernissa SharePointissa voi helposti jakaa ja katsella videoita Microsoftin Stream portaalista.
Microsoft on kehittänyt Office 365:sta yhtenäisen paketin, jonka ansiosta eri Office 365:n sovellukset toimivan symbioosissa keskenään. SharePointia voidaan käyttää nykyaikaisena verkkolevyn korvaajana tiedostokirjaston avulla. SharePointissa toteutettu tiedostokirjasto on liitettävissä oman työkoneen OneDriven kanssa ja näin se synkronoi koko ajan uusimman version verkkoon. Tällöin projektitiimillä on heti käytössä uusin versio tiedostoista automaattisesti.
SharePointin Uutiset-verkko-osa mahdollistaa nopean uuden informaation jakelun ja se on heti kaikkien nähtävillä, usealla eri laitteella. Uutisiin voidaan lisätä helposti kuvia, linkkejä ja tiedostoja. Muita erittäin hyödyllisiä verkko-osia ovat mm. kalenteri, some (Twitter, Yammer), henkilöstöhaku, PowerBi ja monia muita.
Tietojen hakua on myös parannettu modernissa SharePointissa. Kun SharePointissa hakee hakusanalla tietoa, löydetyt haun tulokset järjestetään oman aktiivisuuden perusteella. Saat myös ehdotuksia aihealueeseen liittyen, mikäli hait hieman väärällä hakusanalla ja et löytänyt etsimääsi.
SharePoint oli ennen vaikea kehittää ja ylläpitää, koska tarvittiin syvällistä osaamista verkkosivujen koodaamisesta ja teknistä ymmärrystä ja kehitys tehtiin palvelimilla. Moderni SharePoint perustuu SharePoint Frameworkkiin ja kehitys tapahtuu clientin puolella. Tämän ansiosta SharePoint toimii myös paljon nopeammin. Uutta mediaa SharePointtiin voi ladata jopa niinkin helposti kuin ottamalla tiedostosta kiinni ja pudottamalla se mediakirjastoon, ei sen helpommaksi oikein voi mennä.
Modernin SharePoint-sivuston muokkaus on helppoa ja nopeaa. Sivuille saadaan muutaman napin painalluksella uusi kuva ja tekstin muokkaus tapahtuu suoraan sivulla, ei tarvitse kuin painaista muokkaus tila päälle. Parhaillaan muokkaus tapahtuu vaikka kehityspalaverin aikana ja kaikki näkevät muutokset heti.
Uutisten ja yleisen tiedon päivitykseen ei tarvitse olla alan asiantuntija vaan kaikki voidaan opastaa julkaisemaan ja päivittämään tietoa hyvinkin nopeasti.
Jos kiinnostuit modernin SharePointin mahdollisuuksista, ole ihmeessä yhteyksissä meihin marskilaisiin ja katsotaan yhdessä miten moderni SharePoint voisi palvella teidän organisaationne tarpeita.
