Mastsystem hankki Marskidatalta laajasti IT-ratkaisuja

Amerikkalaisomisteinen Mastsystem tarjoaa teleskooppisia mastojärjestelmiä, pääosin puolustuskäyttöön. Yrityksen toiminta on hyvin globaalia ja sen Joensuun läheisyydessä sijaitsevassa yrityksessä työskentelee noin 30 henkilöä. Mastsystemillä ei ole omaa IT-henkilöstöä, joten ulkoistettu IT-kumppani on oleellisessa roolissa liiketoiminnan tukemisessa.

Kun Mastsystemin edellinen yhteistyökumppani lopetti toimintansa Joensuussa, yritys valitsi Marskidatan uudeksi IT-palveluiden toimittajakseen. Tänä päivänä Marskidata tarjoaa Mastsystemille kokonaisvaltaisen skaalan IT-ratkaisuja, sekä jatkuvina tukipalveluina että erillisinä projektitöinä.

Palveluita hyödynnettiin päivittäisestä IT-tuesta aina koulutuksiin ja Teamsin käyttöönottoon

Mastsystem ja Marskidata ovat lyhyessä ajassa saaneet paljon aikaiseksi yhteisvoimin. Parin vuoden yhteistyön aikana yritykset ovat rakentaneet Mastsystemille kattavan IT-kokonaisuuden, uusineet laitteita ja järjestäneet esimerkiksi tietoturvakoulutuksen.

Osana uudistuksia toteutettiin Microsoft Teamsin ja SharePointin käyttöönottoprojekti sekä intranetin kehityshanke. Kehityshankkeessa Marskidata sai tuoda esiin ydinosaamistaan ja projektin sujuva, systemaattinen eteneminen saakin Mastsystemin toimitusjohtaja Heikki Miettiseltä kiitosta.

– Intraan ja Teamsiin liittyvät projektit olivat erittäin hyvin johdettuja, Miettinen kertoo.

Kriittisimmäksi palveluksi Miettinen nimeää kuitenkin päivittäisen IT-tuen. Marskidatan vastuulla on myös mm. järjestelmien ylläpito ja valvonta, työasemien ja Microsoft 365 -lisenssien hallinta.

"Intraan ja Teamsiin liittyvät projektit olivat erittäin hyvin johdettuja."

Paikallinen läsnäolo oli tärkeä valintakriteeri

IT-kumppanin vaihdossa uuden kumppanin mahdollisuus lähityöhön oli tärkeää ja siksi paikallinen läsnäolo oli eräs valintakriteereistä.

Marskidatan tekninen tukihenkilö käykin viikoittain paikan päällä Mastsystemin tehtaalla Joensuussa. IT-tukihenkilö vastaa mm. laitteiden päivityksistä sekä ratkoo erilaisia ongelmatilanteita jos niitä on ilmennyt. Lisäksi tehdään runsaasti etätyötä.

– Yhteistyö Marskidatan kanssa on sujunut hyvin ja joustavasti: IT-tukihenkilö on erityisen ammattitaitoinen ja saan asiakaspalvelua juuri silloin kun sille on tarvetta.

– Kun IT-tuki toimii aukottomasti, se helpottaa arkea ja mahdollistaa tietoturvallisen työskentelyn. Häiriöitä on ollut todella vähän, toteaa Miettinen.

Avainhenkilöiden palvelualttius ja ratkaisujen selkeä tuotteistus saavat kiitosta

Mastsystem luottaa myös Marskidatan kykyyn tarjota valmiiksi mietittyjä konsepteja. Kokonaisvaltaisen palvelutarjoaman lisäksi johdonmukainen ja asiakaslähtöinen toiminta on tehnyt Marskidatasta arvostetun kumppanin.

– Arvostan sitä, että heidän palvelutarjontansa on hyvin tuotteistettu, Miettinen kuvailee.

– Kun tarvitaan jotain uutta, Marskidatalla on siihen jo valmis konsepti olemassa eikä meidän tarvitse lähteä miettimään lähestymistä alusta asti itse.

– Olen erityisen tyytyväinen Marskidatan avainhenkilöiden osaamiseen ja palvelualttiuteen. Suosittelen Marskidataa juuri näistä syistä johtuen: kyseessä on osaava ja luotettava toimija, Miettinen kertoo.

Ylioppilaskunnalla oli tarve ulkopuoliselle IT-kumppanille jo resurssien puolesta

Aalto-yliopiston ylioppilaskunta eli AYY on noin 17 000 Aalto-yliopiston opiskelijan palveluorganisaatio. Ylioppilaskunnassa työskentelee noin 50 henkilöä. Kehityspäällikkö Annika Ojelman työpöydällä on monenlaisia yleishallinnallisia ja HR-tehtäviä. Lisäksi hän johtaa IT-toimintoa.

– Ongelmat kiteytyivät siihen, että olemme pieni ja pippurinen yhteisö, joka on halunnut tehdä kaiken itse. Microsoft 365 on aikoinaan otettu käyttöön ilman ulkopuolisen palveluntarjoajan apua ja ketteränä organisaationa olemme säästäneet opiskelemalla itse. Lopputulos ei kuitenkaan ole ollut johdonmukainen eikä organisaatio ole pysynyt ajan tasalla uusissa ominaisuuksissa ja päivityksissä, Ojelma kertoo lähtötilanteesta.

Osaamisesta ei ole ollut pulaa, vaan työajasta. Kokonaisuus oli kasvanut liian suureksi yhden henkilön hallittavaksi.

– Todettiin, että on turvallisempaa riskienhallinnan ja jatkuvuuden kannalta, kun otamme ulkopuolisen IT-kumppanin tueksemme kokonaisuuden hallintaan.

Kumppanuuden eduiksi nousivat AYY:n tarpeisiin räätälöity kokonaisvaltaisuus ja projektin edistämisen selkeyttäminen

Kaikki tieto organisoitiin intraan ja Teamsiin

Uuden Microsoft-kokonaisuuden käyttöönottoa oli jo aloitettu yksin, kun projektin laajuus valkeni. Ojelman tehtäväksi jäi selvittää, millasia palveluntarjoajia Suomessa oli, jotka olivat erikoistuneet nimenomaan Teams- ja SharePoint -ympäristöjen selkeyttämiseen. Marskidata nousi esiin netistä löytyneiden referenssien perusteella ja he hyppäsivätkin avuksi käyttöönottoon.

– Dokumentaatio, työohjeet ja muu tieto oli levällään eri ihmisten takana ja tämä piti saada korjattua. Lähdimme liikkeelle intrasta ja rakensimme oman sivuston AYY:lle. Intraan koottiin yleistä tietoa sekä henkilöstö- ja IT-ohjeita. Intran ohessa Teams-rakennetta selkiyttämällä laitoimme informaatiotulvan kuriin.

Yhdessä Marskidatan kanssa, AYY selkiytti työyhteisöviestinnän pelisääntöjä ja tiedonhallinnan rakenteita Teamsissä ja SharePointissa. Lisäksi AYY uudisti osan laitteistaan, hankki ServiceDesk-palvelun sekä DMA-palvelun, eli laitteiden etävalvonnan.

Intra vaatii jatkuvaa päivittämistä ja sitä kautta mittavaa sisällöntuotantoa. Resursseja vaadittiin myös mm. tiedostojen siirtoon ja uudelleenjärjestelyyn oikeisiin paikkoihin. AYY sai Marskidatalta runsaasti perehdytystä käyttäjille sekä tukea niihin käyttöönoton vaiheisiin, jotka AYY toteutti itse.

– Marskidatan kanssa kartoitettiin myös AYY:n tulostuskokonaisuutta ja totesimme saavamme kattavamman kokonaispalvelun heiltä. Kaksi isoa tulostinta vaihdettiin joulukuussa ja viimeinen lisäosa saapui tammikuun lopussa, Ojelma lisää.

Kumppanuuden eduiksi nousivatkin juuri AYY:n tarpeisiin räätälöity kokonaisvaltaisuus ja projektin edistäminen selkeyttä tuoden, resurssien lisäyksen rinnalle.

“Marskidatalta on aina löytynyt aikaa meille”

– Projektin määrittelystä lähtien koko yhteistyö on sujunut tosi hyvin, Ojelma toteaa.

– Marskidatan yhteyshenkilö on ollut aktiivinen kyselemään projektin perään ja kertomaan lisätuotteista. Arvostan rehellisyyttä ja sitä, että hän on kartoittanut keitä ja missä vaiheessa olemme ja sitten kertonut mitä he voivat tarjota – hän on tehnyt tosi hyvää työtä. Meillä on ollut hyvä luotto yhteyshenkilöömme: palvelunkuvaukset toteutuivat ja odotuksemme lunastettiin, Ojelma kiittelee.

– Marskidatalla onnistuttiin erityisen hyvin yhteydenpidossa projektin osalta. He eivät missään vaiheessa jättäneet meitä pulaaan, vaan olivat aidosti kiinnostuneita siitä, miten meillä menee.

Ojelma toteaa suosittelevansa Marskidataa, sillä yhteistyö oli sujuvaa, asiantuntevaa ja ystävällistä.

– Yksi Marskidatan vahvuuksista on, että he ovat joustavia. Viime kesän lopussa kävi ilmi, että aikataulumme oli venymässä. Marskidata pystyi kuitenkin koko ajan resursoimaan projektimme jatkon ja heiltä on aina löytynyt aikaa meille.