– Me teemme monipaikkaista työtä ajasta ja paikasta riippumatta, joten tarvitsemme aina toimivat yhteydet missä sitten olemmekin. Työssämme käsittelemme myös paljon arkaluontoisia dokumentteja, joten tietoturva on luonnollisesti erittäin tärkeä asia, Tamora Oy:n talousmestari Sauli Käyhkö kertoo.
Tamoran ja Marskidatan yhteistyö käynnistyi jo yli kymmenen vuotta sitten monitoimilaitteiden tarpeesta.
– Skannaaminen on tärkeässä roolissa meidän työssämme, sillä paperipostissa tulee paljon dokumentteja, jotka pitää saattaa digitaaliseen muotoon, kertoo Sauli Käyhkö.
– Alusta lähtien perusperiaatteemme on siis ollut välttää tulostamista. Kymmenen vuotta sitten maailma kuitenkin toimi vielä niin, että tulostamisen rooli toimintaympäristössä oli nykyistä merkittävämpi. Esimerkiksi asiakirjojen allekirjoitukset oli pakko tehdä manuaalisesti allekirjoittamalla, Käyhkö kuvailee yhteistyön alkuvuosia.
Marskidatan toimittamien ja ylläpitämien monitoimilaitteiden rooli on juuri skannaamisen vuoksi pysynyt tärkeänä Tamoran Helsingin ja Mikkelin toimistoilla myös 2020-luvulla.
– Monitoimilaitteella skannaaminen sujuu kätevästi pikavalintojen avulla. Marskidatan asiantuntija loi laitteisiin meille sopivat asetukset, niin laitteet ovat kyllä nopeakäyttöisiä.
Tulostimet ja monitoimilaitteet on toimitettu Tamoran toimistoille palveluna, joten tulostimien etävalvontajärjestelmän ansiosta Marskidatan System Specialist pääsee korjaamaan mahdollisia vikatilanteita nopeasti. Uudet musteet sekä muut kulutustarvikkeet toimitetaan Tamoralle automaattisesti.
– Musteita meidän ei tosiaan tarvitse itse muistaa tilata, vaan postista tulee ilmoitus, kun ne ovat saapuneet. Paketeissa on selkeät ohjeet, joiden avulla mustekasetit saa itse hyvin vaihdettua, Käyhkö kertoo.
Yhteistyö Marskidatan ja Tamoran välillä laajeni pian tulostuksesta IT-infran ylläpitoon, tukipalveluihin sekä IT-laitteiden ja ohjelmistojen toimittamiseen.
– Me teemme monipaikkaista työtä ajasta ja paikasta riippumatta, joten tarvitsemme aina toimivat yhteydet missä sitten olemmekin. Työssämme käsittelemme myös paljon arkaluontoisia dokumentteja, joten tietoturva on luonnollisesti erittäin tärkeä asia, kertoo Käyhkö.
Marskidatan rooli on valvoa ja varmistaa Tamoran IT-ympäristön toimivuus ja turvallisuus ympäri vuorokauden.
– Tamoralla meistä kukaan ei ole omassa työssään perehtynyt sen tarkemmin tietoturvaan tai muutenkaan välttämättömään IT-ylläpitoon, joten onhan Marskidata tehnyt tämän helpoksi meille.
Lisäksi Marskidata toimittaa uudet IT-työkalut Tamoralle tarpeen mukaan. Käytännössä tämä tarkoittaa valmiiksi käyttökuntoon asennettuja tietokoneita kolmen vuoden leasing-sopimuksella.
– Asiat hoituvat yleensä niin vaivattomasti, että laitan vain Marskidatan asiakasvastaavalle sähköpostin, että mikä meillä on tarve, ja heiltä tulee suora ehdotus sen ratkaisemiseksi. Valmiiksi asennetun tietokoneen käyttöönotto on myös todella nopeaa, joten työt pääsee aina aloittamaan sujuvasti vaikka tietokone vaihtuisikin, kuvailee Käyhkö palvelevan IT-kumppanin tarjoamia hyötyjä.
IT-haasteiden osalta Marskidatan palveleva taho on Servicedesk.
– Meidän työntekijämme lähettävät tietokonehaasteissa avunpyyntönsä ServiceDeskiin. Koska meillä on pitkä yhteinen historia Marskidatan kanssa, muistan myös sellaisen käytännön, että meillä oli oma yhteyshenkilö Marskidatalla, johon otimme yhteyttä, kun tarvitsimme IT-apua. ServiceDesk näyttää kyllä toimivan vähintään yhtä hyvin kuin entinen yhteyshenkilösysteemikin!
Tietokoneiden leasing-sopimus puolestaan varmistaa sen, että koneen hajotessa Marskidata huolehtii toimivan tilalle nopeasti. Tietokone on jokapäiväinen työväline, joten sen on myös oltava käyttökunnossa koko ajan.
Myös Tamoran monitoimilaitteet ja tulostimet ovat toimineet vuosia lähes virheettömästi.
– Olen ollut itse viisi vuotta talossa ja tulostimien kanssa muistan vain yhden ainoan kerran, kun tarvitsimme apua. Marskidatalta tuli tällöin todella nopeasti henkilö katsomaan ja korjaamaan ongelman, muistelee Käyhkö.
– Suosittelisin kyllä Marskidataa muillekin. Meidän välisemme yhteistyö toimii hyvin, ja on kyllä sellainen fiilis, että meistä ja meidän laitteistamme on pidetty huolta, tiivistää Käyhkö.
Muutama vuosi sitten koronavirusepidemia pakotti monet työntekijät siirtymään kotitoimistojensa uumeniin. Tämä tarkoitti keittiön kovalla tuolilla kiikkumista, päänsärkyä ja silmien kirvelyä, kun etätöihin pakotetut toimistotyöntekijät tihrustivat pientä läppärin näyttöä. Tulostustarpeen iskiessä kotitoimistolta piti raahautua yön pimeinä tunteina toimistolle tulostamaan.
Rajoitusten poistuminen vie meitä vahvasti kohti hybridityöskentelyä, jossa siirtyminen koti- ja toimistotyöskentelyn välillä on entistä tärkeämpää. Täydellinen kotikonttori ei ole valmis ilman hyvää tulostinta.
Tulostustarve huomataan usein jonkun määräajan lähestyessä tai juuri ennen kokouksen alkamista. Osalle meistä asioiden omaksumista helpottaa näytöltä lukemisen sijaan konkreettisesti paperilta lukeminen. Paperiin on helpompi tehdä merkintöjä, alleviivauksia ja lisätä kysymyksiä. Muuan muassa kaavioiden ja käyrien tuloksia on helpompi katsoa paperilta ja näin vertailla tietoja, eikä selata dioja, koska silloin voi katsoa vain yhtä asiaa kerrallaan. Erityisesti luovien alojen työssä niin sanottu paperin visuaalinen pyörittely lisää tehoa ja tuo monipuolisempia näkökulmia ja vivahteita.
Monipuolisen tulostimen ansiosta kotona työskentely on yhtä aktiivista mitä toimistolla. Langaton tulostaminen mahdollistaa sen, ettei sinun tarvitse jumiutua yhteen ja samaan paikkaan. Voit tulostaa, vaikka pihakeinusta ja toiselta puolelta taloa.
Toimistolla usein liikutaan paikasta toiseen, jotta työskentelyyn tulee vaihtelua. Työpöydän luota siirrytään taukotilaan tai neukkariin. Kotona toimitaan täysin samalla tavalla. Asiakirjoja tulostetaan ja samalla siirrytään pois kannettavan tietokoneen ääreltä, koska myös etätöissä tulee jatkuvasti puheluja ja viestejä. Lähtemällä pois läppärin äärestä, pääset pois häiriötekijöistä. Voit tulostaa tekstin ja lukea sen, vaikka alakerran keittiössä tai olohuoneen sohvalla, jos tämä auttaa keskittymään paremmin. Tapoja ja tyylejä on monia ja meidän tehtävämme Marskidatalla on ottaa nämä asiat huomioon, kun tarvitset apuamme tulostimen hankintaan.
Toimistolla työskennellessä ei yleensä tarvitse huolehtia tulostimen asentamisesta, papereista ja väriaineista. Tämä sama pätee myös kotonakin. Marskidata tarjoaa jokaiseen tarpeeseen sopivia laitteita, joilla onnistuu niin tulostus, kopiointi kuin skannauskin. Mahdollisen toimintahäiriön sattuessa etähuolto rientää apuun ja värikasetin loppuessa uusi toimitetaan kotiovelle.
Yhä useampi kiinnittää huomiota ulkonäköön valitessaan tavaroita kotiinsa. Toimiston kopiohuoneessa laitteen ulkonäöllä ei ole juurikaan merkitystä, mutta kotiin ei mitä tahansa sisustukseen sopimatonta laitetta kelpuuteta. Laitteen tulee siis olla tyylikäs ja sulavalinjainen. Yhtä tärkeää on myös tulostusjälki. Canonin tulosteissa yhdistyvät pitkäkestoinen tulostuslaatu, jossa erottuvat upeat yksityiskohdat, väri ja laadukas teksti.
Esimerkiksi Canonin PIXMA TR4650 -tulostimen PIXMA Cloud Link -ominaisuus, on sellainen, jolla voi tulostaa pilvipalvelusta ja skannata pilvipalveluun. Tämä sopii täydellisesti pienyrityksille, jotka jakavat ja tallentavat sisältöä jaettuihin pilvipalveluihin, kuten SharePointiin, Google Driveen tai vaikka Dropboxiin. Tällöin tiedostoja voi tulostaa käyttäjän sijainnista riippumatta.
Tulostinvaihtoehtojen kirjo on todella laaja ja tulostimen hankkija voikin helposti hämmentyä tässä tulostinviidakossa. Kokosimmekin sinulle viisi vinkkiä, jotka kannattaa miettiä kohdilleen kotitoimiston tulostinta hankkiessa:
Kompaktit, tyylikkäät ja tehokkaat Canon-tulostimet tuottavat loistavia tuloksia – töissä ja kotona. Kun tarvitset apua kotitoimistosi tulostimen valintaan, ole yhteydessä meihin marskilaisiin ja katsomme sinun tarpeitasi parhaiten tukevan laitteen.
Onko tulostimessasi jatkuvasti paperitukos, virhekoodi tai vähintäänkin väriaine vähissä? Kyllästyttääkö kutsua huoltomies taas paikalle ja vastailla vaikeisiin kysymyksiin? Entäpä tulostimen mittarilukemat, jotka täytyy raportoida joka kuukausi? Miltä kuulostaisi, jos tulostimesi osaisi automaattisesti tehdä kaiken tämän puolestasi ja sinulla jäisi aikaa keskittyä omiin töihisi? Nykyaikaiset Canon-tulostimet yhdistettynä Marskidatan huoltopalveluun mahdollistavat tämän automaation.
Muutamat paperitukokset silloin tällöin kuuluvat jokaisen konttorin arkeen eikä näiltä voi välttyä kokonaan. Canon-tulostimet ja -monitoimilaitteet osaavat kuitenkin ilmoittaa itsestään, mikäli paperitukokset alkavat tiheytyä tai kaikki ei toimi niin kuin pitäisi. Tulostin huomaa myös, mikäli väriaine alkaa olla vähissä, ja lähettää meille Marskidatalle tilauspyynnön uuden väriaineen toimituksesta. Näin tulostimesi pysyy jatkuvasti toiminnassa eikä katkoksia tule.
Kaikki Canon-monitoimilaitteet ovat mahdollista liittää eMaintenance-etädiagnostiikan seurantaan. Tämä Monitori-palvelu lähettää itsestään tietoja verkon yli. Meillä Marskidatalla nähdään heti, mikäli asiakkaan tulostin on alkanut tukkia paperia, tehnyt virhekoodin tai jos laite tilaa lisää väriainetta. Monitori-palvelu näyttää myös tulostimen mittarilukemat reaaliaikaisesti ja siirtää ne automaattisesti laskutukseen, eikä asiakkaan tarvitse enää itse raportoida lukemia.
Yrityksillä on yleensä joku henkilö, joka vastaa tulostimien kirjanpidosta. Tähän työhön kuuluu kirjata tulostimien mittarilukemat ylös joka kuukausi ja raportoida ne eteenpäin. Monitori-palvelun ansiosta tätä ei tarvitse enää tehdä. Laite lähettää mittarilukemat internetin kautta itse ja me Marskidatalla näemme ne suoraan järjestelmästä. Näin inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee.
Tulostin lähettää meille automaattisesti ilmoituksen, kun havaitsee laitteen toiminnassa häiriöitä. Jos laite tekee useamman paperitukoksen peräkkäin, lähtee tästä ilmoitus meille Marskidatan asiantuntijoille.
Vikakoodit näkyvät Monitori-palvelussa heti, ja meillä System Specialistit osaavat paikantaa vian koodin perusteella jo ennen asiakkaalle lähtöä. Tämä nopeuttaa laitteen korjaamista huomattavasti, koska tällöin System Specialistimme tietää ottaa mukaansa jo tarvittavat varaosat ja työkalut laitteen korjaamiseksi.
Monitori-palvelu seuraa tulostimen väriainemäärää ja lähettää meille hälytyksen, kun väriaine alkaa olla loppumassa. Väriainemäärän hälytysrajaa pystytään säätämään jokaiselle laitteelle erikseen. Tämä takaa sen, että suuressakin käytössä olevat laitteet ehtivät tilata tarvittavat värit ajoissa. Ilmoituksen saatuamme asiantuntijamme tietävät lähettää uudet värit asiakkaalle. Tämä automaatio tuo myös asiakkaallemme lisää tilaa, kun kaapit ja varastot eivät täyty turhista varaväreistä.
Tulostimet eivät osaa ilmoittaa meille, mikäli laitteesta kuuluu poikkeuksellista ääntä tai jos tulosteet tulostuvat sotkuisena ulos laitteesta. Myös katkennut verkkoyhteys näkyy meillä vasta muutaman päivän kuluttua. Näissä tapauksissa asiakas joutuu tarttumaan puhelimeen ja ottamaan meihin yhteyttä. Marskidatalla jokaisen tulostimen päältä löytyy onneksi huoltokutsutarra. Tästä tarralapusta asiakas löytää helposti meidän ServiceDeskin numeron, sekä laitteen sarjanumeron. Tämä helpottaa niin asiakasta kuin meitäkin kohdistamaan avun oikealle laitteelle nopeasti.
Monitori-palvelu seuraa siis asiakkaan jokaista laitetta ja niiden käyttöä. Asiakas näkee laitteen käytön perusteella kannattaako suurta monitoimilaitetta pitää toimistossa, jossa sen tulostusmäärät ovat vähäiset tai onko kassan tulostin aivan liian pieni siihen tarkoitukseen. Väärin sijoiteltu tulostin tuo siis asiakkaalle vain harmia ja lisäkuluja.
Asiakkaan postitushuoneessa on pikku printteri, jolla tulostetaan kaikki rahtikirjat ja lähetteet. Laite on selvästi liian pieni tähän käyttöön, ja jatkuvien käyttökatkojen takia tuottaa vain harmia asiakkaalle.
Toimistossa taas komeilee suuri monitoimilaite, jota käytetään silloin tällöin ja on aivan liian suuri tätä käyttöä ajatellen. Näiden kahden laitteen vaihto päikseen saattaa ratkaista asiakkaan tulostusongelmat kokonaan. Oikein valittu tulostin oikeassa tulostusympäristössä pitää työn rullaavana ja asiakkaan draivin päällä!
Ole siis rohkeasti yhteydessä Marskidataan, mikäli haluat kuulla lisää Monitori-palvelusta tai tarvitset apua oikean kokoisen tulostuslaitteen hankintaan.
