Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksissä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla. Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?

Katsotaanpa hieman, mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen, Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä, ja tässä aiheessa ehkä pakollinen tekninen jargon, sulassa sovussa.

Laitteiden tietoturva

Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?

Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa jokaisella käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.

Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.

Voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X-autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.

Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan, myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Ja meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista. Halutessaan asiakkaalla on myös mahdollista lunastaa laitteen kiintolevy itselleen sopimuskauden lopuksi.

Tietoturvaa tulostamiseen

Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat jne. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää, että satut laitteen vieressä seisomaan, kun siihen joku tulostaa, ja paperi on luettavissasi. Tapahtui tämä lukeminen sitten vahingossa, tai tarkoituksella pahantahtoisesti.

Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon. Tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online- tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.

Sama uniFLOW / uniFLOW Online -järjestelmä myös huolehtii laitteen lukituksesta, joten kukaan ulkopuolinen ei pääse laitteeseen ja sen asetuksiin tai lokitietoihin käsiksi. Tämä on usein verrattavissa jo suurelta osin tietokoneisiin ja niissä itsestäänselvyytenä olevaan salasanalla lukitukseen.

Skannauksen tietoturva

Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.

Monissa yrityksissä edelleen skannataan sähköpostiin suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Palvelimen avoimen käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spammin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille. Operaattorit myös näitä palvelimia lakkauttavat kokonaan.

Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamiseen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoftin M365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Kun tämän tilin määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti. Laitteen asetuksiin on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi esimerkiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostit.

Myös Canonin ja uniFLOW:n sekä uniFLOW Online:n tarjoamat muut skannaustyönkulut auttavat suuresti asiassa, konfiguroidut työnkulut ennalta määriteltyihin sijainteihin (OneDrive for Business, SharePoint Online- kirjasto jne.) ohjaavat automaattisesti skannaukset oikeaan, lopulliseen, sijaintiinsa. Ja ennen kaikkea kaikki mahdolliset välitallennuspaikat jäävät pois, eikä tiedostoja tai näiden eri versioita ole useassa eri paikassa.

Yhteenveto

Mieti hetki, toteutuuko jokin näistä asioista yrityksessäsi, ja voisiko asialle jotain tehdä:

Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.

Jokainen meistä varmasti tunnistaa sen tilanteen, jossa sinulla on tarve tulostaa jotakin, mutta tulostin tuntuu olevan eri mieltä kanssasi. Olet tehnyt kaiken niin kuin sinua on neuvottu, mutta tulostin piippaa omiaan, vilkuttaa valoja tai ilmoittaa tekstillä mitä ihmeellisempiä asioita näytöllään. Tässä blogissa käydään läpi viisi tavallisinta tulostusongelmaa, ja kerrotaan, kuinka näistä selvitään vaivattomasti, ilman kiroilua ja potkimatta tulostinta.

Nämä viisi tulostusongelmaa on kerätty suoraan kentältä, asiakkaidemme kanssa käydyistä keskusteluista ja eteen tulleista tilanteista. Asiakkaillamme on käytössä toimittamiamme Canonin toimistotulostimia, joten nämä vinkit ovat täsmäneuvoja vastaaviin laitteisiin. Jos teillä on tarvetta päivittää toimistotulostimenne tai monitoimilaitteenne, voit laittaa meille viestiä esimerkiksi tämän blogin alta löytyvän lomakkeen kautta. Sitten itse asiaan.

1. Tulostuspaperiongelmat ja tukosten ennaltaehkäisy

Vinkki

Myös liian pitkään tulostimen paperikasetissa seisoneet paperit voivat aiheuttaa tukoksia

Tee aika ajoin papereille yllä mainitut toimet ennen tulostimen käyttöä

2. Tulostin ilmoittaa ”lisää paperia”, vaikka laitteessa on paperia

3. Kopioihin ja skannauksiin tulee raitoja tai täpliä

  • Syöttölaitteelta kopioitaessa ja skannatessa paperit luetaan ohutlasin kautta, jolloin pienikin likatahra alkaa muodostaa ylimääräisiä viivoja kopioihin ja skannauksiin.
    • Tätä varten laitteen mukana tullut liina pääsee töihin ja ohutlasi on syytä hangata puhtaaksi
      • Kuvassa punaisella ympyröity alue on ohutlasi, jonka kautta tulostin lukee syöttölaitteen kautta syötetyt paperit
      • Laitteesta riippuen, tulostimen mukana tulleelle puhdistusliinalle saattaa olla säilytysaukko ohutlasin vieressä
Ohutlasi, jonka kautta tulostin lukee syöttölaitteen kautta syötetyt paperit

4. Tulosteet ovat haaleita (Canon imagerunner Advance laitteet)

Paras ensiapu on täyssäätö. Sen saat tehtyä näin:

5. Laitteen turvallinen sammutus ja uudelleenkäynnistys

  • Avaa virtakytkimen kansi ja paina virtakytkin pois päältä

Kun haluat käynnistää laitteen uudelleen:

Toivottavasti tulostusongelmasi ratkesivat tämän blogin avulla. Jos kuitenkin vielä jäi joitain kysymyksiä, ota meihin yhteyttä. Autamme mielellämme! Meidät saa kiinni laittamalla viestiä sähköpostitse, alla olevan lomakkeen kautta, tai soittamalla Account Managereillemme.

Toivon, että kumppanuutemme säilyy jatkossakin tällaisena kasvollisena ja proaktiivisena yhteistyönä, mitä se on tähän asti ollut. Meille sosiaali- ja terveysalan toimijoille tulee muun muassa laista tietynlaisia velvoitteita, joten minulle on tärkeää, että IT-kumppanimme osaa tarjota meille oikeanlaisia ratkaisuja maailman ja IT-ympäristöjen koko ajan muuttuessa, kertoo GeriWell Oy:n toimitusjohtaja Heli Peltola.

IT-kumppani jo lähes 10 vuotta

Kotihoitoa sekä hoiva- ja kotipalveluita tarjoavan GeriWell Oy:n ja Marskidatan välinen yhteistyö käynnistyi lähes vuosikymmen sitten luontevasta, olemassa olevasta kontaktista, kun GeriWellin perustaja Heli Peltola ja Marskidatan silloinen omistaja tunsivat toisensa.

–  Valinta oli minulle silloin aika automaattinen, sillä halusin päästä yritystoiminnassani mutkattomasti liikkeelle ja Marskidatan tutun omistajan vuoksi luottamus hänen yritykseensä oli jo olemassa. Muita IT-palveluntarjoajia en silloin edes pohtinut, kuvailee Peltola GeriWellin ja Marskidatan yhteisen taipaleen alkua.

Yhteistyön ensimmäisessä vaiheessa Peltola hankki yritykseensä Marskidatan kautta tietokoneen ja muutaman puhelimen. Yritysten välinen yhteistyö on kuluneen kymmenen vuoden aikana laajentunut merkittävästi, eikä tarvetta IT-kumppanin vaihtamiselle ole ilmennyt.

– Mielestäni kaikkien vaihdosten tulee olla perusteltuja, eikä huvin vuoksi sellaista kannata tehdä. Oma aikani on myös rahaa, joten pyrin aina pitkäaikaisiin ja sujuviin kumppanuuksiin paikallisten yritysten kanssa, tiivistää Peltola oman yrityksensä tarpeita.

Puhelimen, liittymän ja järjestelmien on toimittava joka paikassa kitkatta

Suurin osa GeriWellin työntekijöistä käyttää työvälineenään puhelinta, joten hyvin toimivat laitteet sekä puhelinliittymät ovat heidän työpäiviensä selkäranka.

– Puhelimien ja yhteyksien tulee toimia moitteettomasti, kun meidän työntekijämme liikkuvat yksin pitkin maaseutua asiakkaan luota toiselle. Paperille ei GDPR:n vuoksi saa kirjoittaa enää mitään, joten jos puhelin tai verkko lakkaa yhtäkkiä toimimasta, on työntekijän tilanne hyvin hankala sekä asiakas- että työaikakirjausten, yhteydenpidon ja turvallisuuden näkökulmasta, kertoo Peltola.

Marskidatan toimittamat puhelimet sekä Telian liittymät ovat toimineet GeriWellin tarpeessa hyvin. Tilatut laitteet toimitetaan GeriWellin työntekijöille valmiiksi asennettuina siten, että niissä on kaikki sovitut järjestelmät ja sovellukset heti käyttövalmiina.

– Minusta ei ole järkevää ajankäyttöä metsästää työntekijöille uusia puhelimia eri kauppojen tarjouksista, ja sen jälkeen kuluttaa aikaa laitteiden hakemiseen tai asentamiseen. Tämän vuoksi uuden laitetarpeen noustessa esiin laitan vain Marskidatalle viestiä ja kuvailen laitteen käyttötarvetta ja pyydän suosituksia. Tähän he yleensä vastaavat ehdottamalla paria tai kolmea vaihtoehtoa, mistä sitten itse teen valinnan.

Puhelimien lisäksi Marskidata on toimittanut GeriWellille muitakin toimistotyön välttämättömyyksiä, kuten hallinnon työntekijöiden tietokoneet, näyttöjä, kuulokkeita, tabletteja sekä monitoimilaitteen palveluna tulostamiseen ja skannaukseen.

– Tavoitteeni on aina, että tehdään mahdollisimman vähän turhaa työtä, ja että kaikki on sujuvaa, summaa Peltola yhden oleellisista tekijöistä IT-kumppanuudessa.

Marskidata on myös tietoturva-asiantuntija sekä tärkeä tuki vikatilanteissa

Konkreettisten laitetoimitusten lisäksi Marskidatan osaaminen ja asiantuntija-apu ovat tärkeässä roolissa varmistamassa GeriWellin arjen sujuvuuden ja työnteon käytänteet.

– Toimialamme tärkeiden järjestelmien lisäksi tarvitsemme kaikkiin laitteisiimme myös laadukkaat tietoturvaratkaisut sekä helpot viestintäkanavat työntekijöille. Nämä molemmat avut olemme saaneet Marskidatalta, kertoo Peltola viimeisimpien vuosien kehitysprojekteista.

Tietoturvariskien tiedostaminen ja huomioiminen on arkaluontoista materiaalia käsittelevien GeriWellin työntekijöiden arjessa tärkeää, joten Marskidatan avulla puhelinten käytöstä on tehty turvallista. Tarve Teamsin ja sähköpostin käyttöön puolestaan nousi esiin pandemian aikana, ja nyt ne ovat oleellinen osa arjen liikkuvaa työntekoa ja GeriWellin työyhteisön välistä yhteydenpitoa.

Marskidatan asiantuntijoiden apu näkyy meillä konkreettisesti myös ajansäästönä. Erilaisia laitepäivityksiä tulee liiketoiminnassa vastaan säännöllisesti, tai sitten jos esimerkiksi tietokone bugittaa, niin meille on kaikille selvää, että Marskidatan ServiceDesk on silloin osoite, mistä avun saa. Oleellista toki on, että laitteet ja asennukset on alun perin tehty niin, että ne toimivat hyvin yhdessä, eikä perustyö takkua meillä kenelläkään sen vuoksi, summaa Peltola.

Proaktiivinen ja kasvollinen kumppanuus kantaa maailman muuttuessa

Työnteon laitteet ja sovellukset, tietoturva-asiat sekä työnteon tavat ovat muuttuneet viimeisen kymmenen vuoden aikana merkittävästi, eikä muutoksen tahti vaikuta ainakaan hidastuvan. Myös toimialakohtainen tuntemus it-ratkaisuiden ja -mahdollisuuksien on tärkeä luottamusta kasvattava tekijä.

– Toivon, että kumppanuutemme säilyy jatkossakin tällaisena kasvollisena ja proaktiivisena yhteistyönä, mitä se on tähän asti ollut. Meille sosiaali- ja terveysalan toimijoille tulee muun muassa laista tietynlaisia velvoitteita, joten minulle on tärkeää, että IT-kumppanimme osaa tarjota meille oikeanlaisia ratkaisuja maailman ja IT-ympäristöjen koko ajan muuttuessa, kertoo Peltola.

Myös Marskidatan yhteyshenkilö Eelis saa kiitosta ripeästä palvelustaan.

– Vaikka meillä yhteyshenkilö on matkan varrella vaihtunut, niin silti tuntuu, että meidät tunnetaan Marskidatalla hyvin. Esimerkiksi nykyinen yhteyshenkilömme Eelis reagoi viesteihini todella nopeasti!

Suosittelen Marskidataa kumppaniksi kaiken sujuvuuden, helppouden ja luotettavuuden vuoksi. Heidän kanssaan minä voin luottaa, etteivät he myy automaattisesti kalleinta mahdollista tuotetta, vaan aina sen järkevän ratkaisun, mitä me tarvitsemme, Peltola tiivistää lopuksi.

Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi oman, monivuotisen asiakas- ja käyttökokemukseni perusteella. Laitteet, mitä Marskidata edustaa, ovat laadukkaita ja sen lisäksi yritys pystyy tarjoamaan jälkimarkkinoinnin tuotteilleen siten, että asiakas kokee olonsa turvatuksi, kertoo Kiinteistömaailma Savonlinnan yrittäjä Seppo Kairikko.

Monitoimilaitekilpailutus avasi yhteistyön Marskidatan kanssa

Laadukas ja mutkattomasti toimiva monitoimilaite on Kiinteistömaailma Savonlinnan henkilöstölle keskeinen työväline. Tulostusmäärä on vuosien varrella vähentynyt, mutta kohde-esitteiden lisäksi kiinteistönvälityksen oheismateriaalien, kuten kartta-aineistojen, tulostustarve näkyy edelleen arjessa. Laadukkaan tulostusjäljen lisäksi monitoimilaitteen skannaustoiminnon rooli on merkittävä, sillä kaikki dokumentaatio muutetaan sähköiseen muotoon arkistointia varten.

Kun Kiinteistömaailma Savonlinnan edellinen monitoimikone tuli käyttöikänsä päähän, erottui Marskidata uuden laitteen kilpailutuksessa edukseen. Monitoimilaitteen hinta oli toimittajavalinnassa tärkeä kriteeri, mutta vaakakupissa painoi myös laitteen arkikäytön tueksi saatavat huolto- ja tukipalvelut.

Yhteistyömme Marskidatan kanssa on tosiaan alun perin alkanut monitoimilaitteen kilpailutuksesta, mutta syventynyt siitä vuosien myötä kokonaiskumppanuudeksi, kuvailee Kiinteistömaailma Savonlinnan yrittäjä Seppo Kairikko yrityksensä suhdetta Marskidataan.

MD All Print -palvelun kautta laajempiin laitehankintoihin sekä lähitukeen

Kiinteistömaailma Savonlinnan runsaaseen tulostustarpeeseen sopivaksi ratkaisuksi valikoitui MD All Print, joka sisältää monitoimilaitteen lisäksi rajattoman määrän laadukkaita tulosteita. Palvelu on kiinteän hintansa ansiosta helppo budjetoida ja sen lisäksi Marskidatan etävalvonnan piirissa olevan laitteen mahdolliset häiriötilat päästään korjaamaan nopeasti ja värien kuluessa uudet toimitetaan Kiinteistömaailmalle automaattisesti.

– Monitoimilaitteen ensimmäinen sopimus oli kolmen vuoden mittainen, ja sitä olemme jatkaneet suoraan toiselle sopimuskaudelle. Monitoimilaitteesta yhteistyö lähtikin sitten rönsyilemään myös muihin laitteisiin. Olemme vuosien varrella hankkineet Marskidatan kautta muun muassa älypuhelimia ja niihin liittyviä lisävarusteita sekä työntekijöidemme tietokoneet leasing-sopimuksella, summaa Kairikko.

Avaintekijä laajenevassa yhteistyössä Marskidatan kanssa on ollut se, että asiointi tuntuu Kiinteistömaailman näkökulmasta hyvin vaivattomalta. Leasing-tietokoneet toimitetaan valmiiksi asennettuina tai vaihtoehtoisesti Marskidatan asiantuntija saapuu Kiinteistömaailman toimipisteeseen paikan päälle viimeistelemään tarvittavat asetukset.

– Ei sellaisia laitteita olekaan, missä ei koskaan ole mitään säätämisen tarvetta tai uusia päivityksiä. Toimimme tässä samalla paikkakunnalla Marskidatan kanssa, eikä toimistojemme välinen etäisyys ole juuri kivenheittoa pidempi. Meidän näkökulmastamme on tärkeää, että tapaamme it-tukihenkilöämme myös kasvokkain, eikä yhteistyö pyöri vain etähallinnan varassa, Kairikko kertoo.

Leasing-laitteiden lisäksi Marskidata on toteuttanut Kiinteistömaailman toimistolle langattoman verkon sekä huolehtii esimerkiksi laitteiden tietoturvasta.

Asiantuntija-apu on arvokas tuki, sillä me Kiinteistömaailmalla haluamme keskittyä ydinliiketoimintaamme emmekä käyttää aikaamme it-haasteiden parissa. Esimerkiksi tietokoneet ja puhelimet ovat hyvinkin kriittisiä työn tekemisen näkökulmasta, emmekä me voi olla pitkiä aikoja ilman laitteita. Apua pitää saada nopeasti silloin kun jokin hajoaa, luonnehtii Kairikko toimivien laitteiden roolia arjessa.

Laadukkaat tuotteet ja henkilökohtainen palvelu sitouttavat

Marskidatan tarjoama henkilökohtainen palvelu on Kiinteistömaailman näkökulmasta toiminut erittäin hyvin, sillä Marskidatan puoleen on mahdollista kääntyä missä tahansa asiassa.

– Kumppanuutemme on rakentunut niin, että isompien leasing-sopimusten myötä myös pienempien tarvikkeiden hankinta on keskittynyt Marskidatalle. Jos meillä vähänkään ilmaantuu IT- tai laiteasioihin liittyviä kysymyksiä, niin otamme yhteyttä Marskidataan ja tiedustelemme, pystyvätkö he palvelemaan siihen liittyen tai voivatko suositella ratkaisua.

– Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi oman, monivuotisen asiakas- ja käyttökokemukseni perusteella. Laitteet, mitä Marskidata edustaa, ovat laadukkaita ja sen lisäksi he pystyvät tarjoamaan jälkimarkkinoinnin tuotteilleen siten, että asiakas kokee olonsa turvatuksi. Arvostan sitä, että meidän laitteemme ovat helppokäyttöisiä ja ne toimivat, sillä olennaista meidän näkökulmastamme on tuen ja huollon saatavuus, tiivistää Kairikko.

Me teemme monipaikkaista työtä ajasta ja paikasta riippumatta, joten tarvitsemme aina toimivat yhteydet missä sitten olemmekin. Työssämme käsittelemme myös paljon arkaluontoisia dokumentteja, joten tietoturva on luonnollisesti erittäin tärkeä asia, Tamora Oy:n talousmestari Sauli Käyhkö kertoo.

Monitoimilaitteiden avulla paperipostikin muuntuu sähköisiksi dokumenteiksi

Tamoran ja Marskidatan yhteistyö käynnistyi jo yli kymmenen vuotta sitten monitoimilaitteiden tarpeesta.

Skannaaminen on tärkeässä roolissa meidän työssämme, sillä paperipostissa tulee paljon dokumentteja, jotka pitää saattaa digitaaliseen muotoon, kertoo Sauli Käyhkö.

– Alusta lähtien perusperiaatteemme on siis ollut välttää tulostamista. Kymmenen vuotta sitten maailma kuitenkin toimi vielä niin, että tulostamisen rooli toimintaympäristössä oli nykyistä merkittävämpi. Esimerkiksi asiakirjojen allekirjoitukset oli pakko tehdä manuaalisesti allekirjoittamalla, Käyhkö kuvailee yhteistyön alkuvuosia.

Marskidatan toimittamien ja ylläpitämien monitoimilaitteiden rooli on juuri skannaamisen vuoksi pysynyt tärkeänä Tamoran Helsingin ja Mikkelin toimistoilla myös 2020-luvulla.

– Monitoimilaitteella skannaaminen sujuu kätevästi pikavalintojen avulla. Marskidatan asiantuntija loi laitteisiin meille sopivat asetukset, niin laitteet ovat kyllä nopeakäyttöisiä.

Tulostimet ja monitoimilaitteet on toimitettu Tamoran toimistoille palveluna, joten tulostimien etävalvontajärjestelmän ansiosta Marskidatan System Specialist pääsee korjaamaan mahdollisia vikatilanteita nopeasti. Uudet musteet sekä muut kulutustarvikkeet toimitetaan Tamoralle automaattisesti.

Musteita meidän ei tosiaan tarvitse itse muistaa tilata, vaan postista tulee ilmoitus, kun ne ovat saapuneet. Paketeissa on selkeät ohjeet, joiden avulla mustekasetit saa itse hyvin vaihdettua, Käyhkö kertoo.

Turvallinen IT-ympäristö sekä toimivat tietokoneet ovat tietotyöarjen perusta

Yhteistyö Marskidatan ja Tamoran välillä laajeni pian tulostuksesta IT-infran ylläpitoon, tukipalveluihin sekä IT-laitteiden ja ohjelmistojen toimittamiseen. 

– Me teemme monipaikkaista työtä ajasta ja paikasta riippumatta, joten tarvitsemme aina toimivat yhteydet missä sitten olemmekin. Työssämme käsittelemme myös paljon arkaluontoisia dokumentteja, joten tietoturva on luonnollisesti erittäin tärkeä asia, kertoo Käyhkö.

Marskidatan rooli on valvoa ja varmistaa Tamoran IT-ympäristön toimivuus ja turvallisuus ympäri vuorokauden.

Tamoralla meistä kukaan ei ole omassa työssään perehtynyt sen tarkemmin tietoturvaan tai muutenkaan välttämättömään IT-ylläpitoon, joten onhan Marskidata tehnyt tämän helpoksi meille.

Lisäksi Marskidata toimittaa uudet IT-työkalut Tamoralle tarpeen mukaan. Käytännössä tämä tarkoittaa valmiiksi käyttökuntoon asennettuja tietokoneita kolmen vuoden leasing-sopimuksella.

– Asiat hoituvat yleensä niin vaivattomasti, että laitan vain Marskidatan asiakasvastaavalle sähköpostin, että mikä meillä on tarve, ja heiltä tulee suora ehdotus sen ratkaisemiseksi. Valmiiksi asennetun tietokoneen käyttöönotto on myös todella nopeaa, joten työt pääsee aina aloittamaan sujuvasti vaikka tietokone vaihtuisikin, kuvailee Käyhkö palvelevan IT-kumppanin tarjoamia hyötyjä.

Marskidatan nopea apu mahdollistaa sujuvat työpäivät Tamoralla

IT-haasteiden osalta Marskidatan palveleva taho on Servicedesk.

Meidän työntekijämme lähettävät tietokonehaasteissa avunpyyntönsä ServiceDeskiin. Koska meillä on pitkä yhteinen historia Marskidatan kanssa, muistan myös sellaisen käytännön, että meillä oli oma yhteyshenkilö Marskidatalla, johon otimme yhteyttä, kun tarvitsimme IT-apua. ServiceDesk näyttää kyllä toimivan vähintään yhtä hyvin kuin entinen yhteyshenkilösysteemikin!

Tietokoneiden leasing-sopimus puolestaan varmistaa sen, että koneen hajotessa Marskidata huolehtii toimivan tilalle nopeasti. Tietokone on jokapäiväinen työväline, joten sen on myös oltava käyttökunnossa koko ajan.

Myös Tamoran monitoimilaitteet ja tulostimet ovat toimineet vuosia lähes virheettömästi.

– Olen ollut itse viisi vuotta talossa ja tulostimien kanssa muistan vain yhden ainoan kerran, kun tarvitsimme apua. Marskidatalta tuli tällöin todella nopeasti henkilö katsomaan ja korjaamaan ongelman, muistelee Käyhkö.

Suosittelisin kyllä Marskidataa muillekin. Meidän välisemme yhteistyö toimii hyvin, ja on kyllä sellainen fiilis, että meistä ja meidän laitteistamme on pidetty huolta, tiivistää Käyhkö.

Onko tulostimessasi jatkuvasti paperitukos, virhekoodi tai vähintäänkin väriaine vähissä? Kyllästyttääkö kutsua huoltomies taas paikalle ja vastailla vaikeisiin kysymyksiin? Entäpä tulostimen mittarilukemat, jotka täytyy raportoida joka kuukausi? Miltä kuulostaisi, jos tulostimesi osaisi automaattisesti tehdä kaiken tämän puolestasi ja sinulla jäisi aikaa keskittyä omiin töihisi? Nykyaikaiset Canon-tulostimet yhdistettynä Marskidatan huoltopalveluun mahdollistavat tämän automaation.

Tulostimet yhteydessä Marskidataan

Muutamat paperitukokset silloin tällöin kuuluvat jokaisen konttorin arkeen eikä näiltä voi välttyä kokonaan. Canon-tulostimet ja -monitoimilaitteet osaavat kuitenkin ilmoittaa itsestään, mikäli paperitukokset alkavat tiheytyä tai kaikki ei toimi niin kuin pitäisi. Tulostin huomaa myös, mikäli väriaine alkaa olla vähissä, ja lähettää meille Marskidatalle tilauspyynnön uuden väriaineen toimituksesta. Näin tulostimesi pysyy jatkuvasti toiminnassa eikä katkoksia tule.

Miten Marskidata seuraa laitteitasi?

Kaikki Canon-monitoimilaitteet ovat mahdollista liittää eMaintenance-etädiagnostiikan seurantaan. Tämä Monitori-palvelu lähettää itsestään tietoja verkon yli.  Meillä Marskidatalla nähdään heti, mikäli asiakkaan tulostin on alkanut tukkia paperia, tehnyt virhekoodin tai jos laite tilaa lisää väriainetta. Monitori-palvelu näyttää myös tulostimen mittarilukemat reaaliaikaisesti ja siirtää ne automaattisesti laskutukseen, eikä asiakkaan tarvitse enää itse raportoida lukemia.

Mitä hyötyä Monitori-palvelusta?

Monitori-palvelu lähettää tulostimen mittarilukemat automaattisesti.

Yrityksillä on yleensä joku henkilö, joka vastaa tulostimien kirjanpidosta. Tähän työhön kuuluu kirjata tulostimien mittarilukemat ylös joka kuukausi ja raportoida ne eteenpäin. Monitori-palvelun ansiosta tätä ei tarvitse enää tehdä. Laite lähettää mittarilukemat internetin kautta itse ja me Marskidatalla näemme ne suoraan järjestelmästä. Näin inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee.

Tulostin ilmoittaa alkavista vioista.

Tulostin lähettää meille automaattisesti ilmoituksen, kun havaitsee laitteen toiminnassa häiriöitä. Jos laite tekee useamman paperitukoksen peräkkäin, lähtee tästä ilmoitus meille Marskidatan asiantuntijoille.

Vikakoodit näkyvät Monitori-palvelussa heti, ja meillä System Specialistit osaavat paikantaa vian koodin perusteella jo ennen asiakkaalle lähtöä. Tämä nopeuttaa laitteen korjaamista huomattavasti, koska tällöin System Specialistimme tietää ottaa mukaansa jo tarvittavat varaosat ja työkalut laitteen korjaamiseksi.

Automatisoi väriaineiden tilauksen.

Monitori-palvelu seuraa tulostimen väriainemäärää ja lähettää meille hälytyksen, kun väriaine alkaa olla loppumassa. Väriainemäärän hälytysrajaa pystytään säätämään jokaiselle laitteelle erikseen. Tämä takaa sen, että suuressakin käytössä olevat laitteet ehtivät tilata tarvittavat värit ajoissa. Ilmoituksen saatuamme asiantuntijamme tietävät lähettää uudet värit asiakkaalle. Tämä automaatio tuo myös asiakkaallemme lisää tilaa, kun kaapit ja varastot eivät täyty turhista varaväreistä.

Mitä Monitori-palvelu sitten ei pysty tekemään?

Tulostimet eivät osaa ilmoittaa meille, mikäli laitteesta kuuluu poikkeuksellista ääntä tai jos tulosteet tulostuvat sotkuisena ulos laitteesta. Myös katkennut verkkoyhteys näkyy meillä vasta muutaman päivän kuluttua. Näissä tapauksissa asiakas joutuu tarttumaan puhelimeen ja ottamaan meihin yhteyttä. Marskidatalla jokaisen tulostimen päältä löytyy onneksi huoltokutsutarra. Tästä tarralapusta asiakas löytää helposti meidän ServiceDeskin numeron, sekä laitteen sarjanumeron. Tämä helpottaa niin asiakasta kuin meitäkin kohdistamaan avun oikealle laitteelle nopeasti.

Koko tulostusympäristö hallintaan

Monitori-palvelu seuraa siis asiakkaan jokaista laitetta ja niiden käyttöä. Asiakas näkee laitteen käytön perusteella kannattaako suurta monitoimilaitetta pitää toimistossa, jossa sen tulostusmäärät ovat vähäiset tai onko kassan tulostin aivan liian pieni siihen tarkoitukseen. Väärin sijoiteltu tulostin tuo siis asiakkaalle vain harmia ja lisäkuluja.

Kurkataanpa esimerkkitilanne:

Asiakkaan postitushuoneessa on pikku printteri, jolla tulostetaan kaikki rahtikirjat ja lähetteet. Laite on selvästi liian pieni tähän käyttöön, ja jatkuvien käyttökatkojen takia tuottaa vain harmia asiakkaalle.

Toimistossa taas komeilee suuri monitoimilaite, jota käytetään silloin tällöin ja on aivan liian suuri tätä käyttöä ajatellen. Näiden kahden laitteen vaihto päikseen saattaa ratkaista asiakkaan tulostusongelmat kokonaan. Oikein valittu tulostin oikeassa tulostusympäristössä pitää työn rullaavana ja asiakkaan draivin päällä!

Ole siis rohkeasti yhteydessä Marskidataan, mikäli haluat kuulla lisää Monitori-palvelusta tai tarvitset apua oikean kokoisen tulostuslaitteen hankintaan.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot

SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down