Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksissä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla. Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?
Katsotaanpa hieman, mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen, Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä, ja tässä aiheessa ehkä pakollinen tekninen jargon, sulassa sovussa.
Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?
Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa jokaisella käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.
Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.
Voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X-autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.
Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan, myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Ja meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista. Halutessaan asiakkaalla on myös mahdollista lunastaa laitteen kiintolevy itselleen sopimuskauden lopuksi.
Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat jne. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää, että satut laitteen vieressä seisomaan, kun siihen joku tulostaa, ja paperi on luettavissasi. Tapahtui tämä lukeminen sitten vahingossa, tai tarkoituksella pahantahtoisesti.
Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon. Tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online- tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.
Sama uniFLOW / uniFLOW Online -järjestelmä myös huolehtii laitteen lukituksesta, joten kukaan ulkopuolinen ei pääse laitteeseen ja sen asetuksiin tai lokitietoihin käsiksi. Tämä on usein verrattavissa jo suurelta osin tietokoneisiin ja niissä itsestäänselvyytenä olevaan salasanalla lukitukseen.
Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.
Monissa yrityksissä edelleen skannataan sähköpostiin suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Palvelimen avoimen käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spammin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille. Operaattorit myös näitä palvelimia lakkauttavat kokonaan.
Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamiseen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoftin M365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Kun tämän tilin määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti. Laitteen asetuksiin on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi esimerkiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostit.
Myös Canonin ja uniFLOW:n sekä uniFLOW Online:n tarjoamat muut skannaustyönkulut auttavat suuresti asiassa, konfiguroidut työnkulut ennalta määriteltyihin sijainteihin (OneDrive for Business, SharePoint Online- kirjasto jne.) ohjaavat automaattisesti skannaukset oikeaan, lopulliseen, sijaintiinsa. Ja ennen kaikkea kaikki mahdolliset välitallennuspaikat jäävät pois, eikä tiedostoja tai näiden eri versioita ole useassa eri paikassa.
Mieti hetki, toteutuuko jokin näistä asioista yrityksessäsi, ja voisiko asialle jotain tehdä:
Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.
