Oman ajankäytön hallinta on kriittisempää nyt, kuin koskaan ennen. Ihmisillä on lähtökohtaisesti enemmän aikaa kuin aiemmin, mutta myös kiireen tuntu on lisääntynyt roimasti. Mistä kiire oikein tulee? Onko ihmisillä kerta kaikkiaan liikaa tekemistä eikä osata sanoa ei? Kenties priorisointi on hukassa tai yritetään multitaskaamalla hoitaa kaikki mahdollinen kerralla pois alta, ilman että todellisuudessa saadaan mitään kunnolla tehtyä. Oli syy mikä tahansa, on kiireen tunnun helpottamiseen olemassa ratkaisuja, ja nyt puhutaan niistä.
Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Ajankäyttö jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Marskidatan Development Manager & Team Leader Emmi Eronen.
Tehtävien priorisointia hankaloittaa se, jos ne ovat tallessa vain oman pään sisällä, tai ”leijuvat näkymättöminä ilmassa”. Ajankäytön hallinta on hyvä aloittaa visualisoimalla tehtävät esimerkiksi listaamalla niitä Microsoftin To do -listalle, tai muutoin itselleen näkyväksi. Tällöin ei tarvitse nojata vain oman muistin varaan, ja miten hyvä fiilis siitä tuleekaan, kun saa rastittua listalta tehtäviä tehdyksi!
Jos asioita haluaa aluksi pyöritellä omassa päässä, tai vaikkapa muistilapuilla, voi hyödyntää nelikenttä ajattelua. Tässä tehtävät luokitellaan neljään laatikkoon sen mukaan, ovatko ne tärkeitä, ei-tärkeitä, kiireellisiä vai ei-kiireellisiä. Tämän jälkeen saa itselleen paremman käsityksen siitä, mistä tehtävistä olisi hyvä aloittaa, tai minkä tehtävän tekemisen voi siirtää myöhemmälle pois tärkeämpien alta. Usein koetaan ”sälähommien” (ei-tärkeiden ja ei-kiireellisten) tehtävien olevan helpompia hoitaa alta pois, sillä niiden tekoon ei useinkaan tarvitse kovinkaan paljoa aikaa tai ne eivät vaadi hirveästi keskittymistä. Priorisoimalla ja tunnistamalla tärkeät ja keskittymistä vaativat tehtävät, on niiden tekemiselle mahdollista varata niiden vaatima aika.
Jokaisella tietotyötä tekevällä henkilöllä tulisi olla organisaation puolesta mahdollistetut ajankäytön hallinnan perustyökalut käytössä digitaalisessa työympäristössään. Kolme tärkeintä perusasiaa ovat:
Kalenteri on ehdottomasti ykköstyökalu, josta tulee lähteä liikkeelle ajankäytön hallinnan kanssa. Jokaisella on oma tapansa hahmottaa aikaa ja päivän aikatauluja. Jollekin kalenteria selkeyttää värikoodaus (esim. kaikki sisäiset palaverit on merkattu punaisella, asiakastapaamiset vihreällä ja itsenäinen työ sinisellä), kun taas toiselle kalenterivarausten otsikoiminen erilaisilla tunnisteilla (sis., as., yks.) auttaa hahmottamaan päivän sisältöä. Pääasia on se, että itse ymmärtää omasta kalenteristaan mitä päivät pitävät sisällään, ja muut tietävät missä kohtaa kalenterissa on vapaa rako varauksille.
Kalenteri koetaan helposti henkilökohtaisena työkaluna, jota se on myös, mutta pikkuhiljaa aletaan ymmärtämään, kuinka tärkeä viestintäväline se todellisuudessa on. Kalenterista muut näkevät milloin ollaan tavoitettavissa muille. Tämän vuoksi onkin tärkeää kirjata kalenteriin myös yksityiset menot, sekä keskittymistä vaativille tehtäville omat paikkansa, jotta muut eivät buukkaa näiden päälle mitään.
Toinen ehdottoman tärkeä työväline on to-do listojen tekoon soveltuva työkalu. Esimerkiksi Microsoftin To Do on tähän todella kätevä, sillä se toimii yhtä lailla tietokoneella kuin puhelimellakin. Pääasia on se, että saa laitettua itselleen ylös muistettavat asiat ja tehtävät, jottei niitä tarvitse väkisin yrittää pitää mielessä silloin, kun tulisi keskittyä johonkin aivan muuhun.
Kun illalla on menossa nukkumaan, ja mieleen tulee neljä asiaa, jotka pitäisi muistaa seuraavana päivänä, niin jos niitä ei kirjaa mihinkään ylös, aamulla mielessä on enää kolme. Tämän vuoksi puhelimella toimiva työkalu on enemmänkin kuin näppärä. Kirjaamalla tehtävät To do -listalle, ei tarvitse yrittää painaa niitä mieleensä ja stressata nukkumaan käydessä muistaako niitä enää aamulla. Seuraavana päivänä työpäivää aloitellessa voi kurkata koneella To do:lta mitä illalla tuli listattua, ja ajastaa näille omat paikkansa kalenterista. Näin ollen tehtävien pariin on helppo palata sitten, kun on sen aika.
Jotta mistään työkaluista tai apuvälineistä olisi todella hyötyä, on niiden käytöstä ensin tehtävä linjaukset organisaatiotasolla.
Joku voi kokea todella ahdistavana ajatuksen siitä, että toinen pääsee tunkeutumaan hänen yksityiseen tilaansa ja varastaa sieltä aikaa kysymättä mitään. Tästä on kuitenkin suuri hyöty siinä kohtaa, kun ymmärretään miten paljon se nopeuttaa tapaamisten sopimista, kun ei tarvitse erikseen pallotella viestitse milloin kenellekin sopisi palaveri.
Ylimääräisen närän välttämiseksi on organisaatiotasolla määritettävä yhteiset pelisäännöt, joista viestitään selkeästi ja näkyvästi koko henkilökunnalle. Samat pelisäännöt koskevat kaikkia, niin uusia tulokkaita, organisaatiossa jo pidempään työskennelleitä, kuin myös johtotason henkilöitä. Pelisäännöt tulee käydä läpi perehdytyksessä, sekä kouluttaa myös talossa ennen sääntöjen kirjaamista olleille. Sovitut asiat täytyy perustella hyvin, jotta ihmiset ymmärtävät hyödyn siitä, miksi mitenkin toimitaan.
Lisää ajankäytöstä voit lukea täältä: Jatkuva kiireen tunne töissä? Vinkkejä ajankäytön hallintaan - Marskidata
Apua pelisääntöjen laatimiseen ja työkalujen käyttöönottoon saat jättämällä yhteydenottopyynnön alla olevalla lomakkeella.
