Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä
Blogi

Vinkit toimivaan työelämään 2022

Työn tekeminen on viimeisen reilun parin vuoden aikana ollut ehkä suuremmassa murroksessa kuin koskaan aiemmin. Isot yritykset ovat jälleen määränneet työntekijöitään etätöihin, erilaisia vierailukieltoja alkaa yrityksissä taas olemaan ja työntekijät tekevät yhä suuremman osan työstään, jos nyt ei täysin etänä niin ainakin vahvasti hybridinä, missä osa työntekijöistä on aina toimistoilla ja osa etänä. Tämä on […]
Lue lisää

Työn tekeminen on viimeisen reilun parin vuoden aikana ollut ehkä suuremmassa murroksessa kuin koskaan aiemmin. Isot yritykset ovat jälleen määränneet työntekijöitään etätöihin, erilaisia vierailukieltoja alkaa yrityksissä taas olemaan ja työntekijät tekevät yhä suuremman osan työstään, jos nyt ei täysin etänä niin ainakin vahvasti hybridinä, missä osa työntekijöistä on aina toimistoilla ja osa etänä.

Tämä on näkynyt taas Teamsin käytön lisääntymisenä. Asiakkaidemme osalta syksyn 2021 aikana kuukausittaisen Teams-kokousten määrät ovat kasvaneet 10–50 %. Syksyllä 2020 keskimääräinen Teams-kokousten kesto asiakkaillamme oli 72 minuuttia, nyt tuo kesto on laskenut 67 minuuttiin. Ehkäpä tässä pandemian aikana on onnistuttu hieman tiivistämään kokouksia, mikä mielestäni on loistava juttu!

Ketkä kaikki mukaan kokouksiin?

Teams-kokouksia on vähän turhankin helppo pistää pystyyn ja kutsua niihin ”varmuuden vuoksi” porukkaa isolla kädellä. Kokouksiin kutsuttavien suhteen on hyvä tapa käyttää yleisesti tunnettua RACI-matriisia. Tämä määrittelee oivallisesti ne, keiden pitää oikeasti olla mukana kokouksessa.

R-henkilöt (vastuullinen) ovat päätöksentekijöitä kokouksen aiheesta ja ilman muuta heidät on kutsuttava mukaan, A-henkilöt (vastuussa oleva) kantavat vastuun lopputuloksesta ja myös heidät on kutsuttava mukaan kokoukseen. C-henkilöt (konsultoiva) ovat konsultoivassa roolissa ja he voivat osallistua esimerkiksi osaan kokouksesta paikalla. I-henkilöt (tiedotettavat) ovat roolissa, joille tiedotetaan aiheesta. Heitä ei pidä kutsua mukaan vain kuuntelemaan, vaan heille informoidaan tarpeelliset asiat sitten kokouksen päätyttyä.

Me Marskidatalla olemme tehneet pelisäännöt sisäisiin kokouksiin

  • Lähettäessäni kokouskutsun, tarkistan ajankohdan sopivuuden myös muiden kalenterista (tähän ajoitustoiminto on oiva apuväline)
    • Aina kun lähetän sisäisen kokouskutsun, laitan myös lyhyen agendan
    • Kokouskutsut kuitataan kalenterista
    • Kokousten oletuskestot on asetettu 25 ja 50 minuutin mittaisiksi
    • Kamerat pidetään kokouksissa aina päällä. Emmehän istu livetapaamisissakaan pussi päässä!

Nämä sisäisten kokousten pelisäännöt ovat yksi osa Marskidatan sisäisen viestinnän pelikirjaamme. Pelikirjassa olemme kirjanneet ylös pelisäännöt ja odotukset esimerkiksi Teamsissa ja muissa digitaalisen työympäristön sovelluksissa toimimiselle. Pelikirja toimii myös sisäisen viestinnän perehdytysmateriaalina.

Missä niitä kokouksia sitten pidetään?

Meillä Marskidatalla olemme lähteneet ratkaisemaan haastetta modernisoimalla toimitiloja. Aikaisemmin esimerkiksi Mikkelin toimistolla, meillä oli käytettävissä ainoastaan kaksi neuvottelutilaa. Kesällä startatun ja nyt syksyllä valmistuneen remontin myötä saimme pieniä tiloja lisää ja nyt meillä on kuusi neuvottelutilaa ja neljä niin sanottua hiljaista työtilaa. Kaikissa tiloissa on etäkokouksiin ja etäneuvotteluihin tarvittavat kalusteet. Pienemmissä neuvottelu- ja hiljaisissa työtiloissa on kunnolliset kamerat ja mikrofonit. Suuremmat neuvottelutilat on varustettu Team Rooms -laitteistoilla, jotka mahdollistavat vaivattoman kokouksiin osallistumisen myös suuremmalle porukalle.

Missä sijaitsee etätöissä tarvittava materiaali?

Olemme tässä syksyn mittaan törmänneet asiakkaidemme keskuudessa esille tulleeseen asiaan, missä työntekijät eivät täysipainoisesti pysty tekemään työtehtäviään, sillä osa tarvittavasta materiaalista on edelleen paperisia. Tämän vuoksi olemme päässeet aloittamaan useita modernin työn projekteja, missä olemme rakentaneet työvälineet kuntoon modernin Sharepointin, Teamsin ja näiden lukuisten ”apuohjelmien” ympärille. Olemme myös käynnistäneet asiakkaille digitointiprojekteja, missä paperimuotoinen arkisto ja asiakirjat skannataan sähköisiksi ja mahdollistetaan näin työn tekeminen yhä laajemmalle työntekijäporukalle etänä.

Missä porukka luuraa?

Oman työn ohjaamiseen olemme ottaneet käyttöön Shifts -työvuorojen suunnitteluun tarkoitetun ohjelmiston, joka muuten kuuluu isoon osaan Microsoft 365 -ohjelmistopaketteja veloituksetta. Shiftsin avulla saadaan näppärästi rakennettua työvuorot ja mikäli halutaan, työntekijät voivat näppärästi vaihtaa työvuoroja suoraan ohjelmasta.

Ajanvaraukset helposti!

Toinen loistava Microsoft 365 -pakettiin kuuluva ohjelma on Bookings. Se on mahdollistanut meille myös erilaisten kartoitusten, koulutusten, sekä etätapaamisten ajanvarauksen tarjoamisen asiakkaillemme suoraan kotisivuiltamme.  Kaiken ytimenä on oman kalenterin hallinta. Omaan kalenteriin pitää merkata kaikki tapahtumat. Mikäli kalenterissa on aikaa, niin se on vapaasti varattavissa niin Bookingsin kautta tai sitten sisäisiin palavereihin.

Mitä olisi huomioitavaa vuodelle 2022?

Millaisia vaatimuksia asiakkaani esittävät tulevaisuuden työn tekemiselle? Missä ja miten töitä tehdään? Mitä välineitä käytetään? Missä tarvittava tieto? Mistä tulevaisuuden tekijät? Miten ylläpidetään yhteisöllisyyttä ja työkulttuuria tässä muuttuvassa maailmassa? Kysymyksiä on ilmassa valtavasti ja näitäkin pitäisi ratkoa sen oman päivittäisen tekemisen rinnalla.

Mikäli kaipaat apua esimerkiksi näistä aiheista, niin otapa yhteyttä meihin, vaikkapa tämän Bookings-kalenterimme kautta.

Menestyksellistä alkuvuotta!

Petri Eronen_Marskidata

Petri Eronen

Entrepreneur, Group CEO

044 320 6024

petri.eronen@marskidata.fi

Kiinnostuitko kattavista IT-ratkaisuistamme? Ota yhteyttä, olemme täällä sinua varten!

1.
Ota meihin yhteyttä lomakkeella, soittamalla tai sähköpostilla.
2.
Käydään yhdessä läpi IT-tuen ja laiteratkaisuiden tarpeesi. Kartoitamme nykytilanteesi esimerkiksi ohjelmistojen, päätelaitteiden, tietoturvan tai työn tehostamisen näkökulmasta.
3.
Annamme sinulle sopivan ratkaisuehdotuksen.  Toimitamme tarvitsemasi laitteet ripeästi, ja palvelumme käynnistyy nopeasti sopimuksen jälkeen.
4.
Me palvelemme myös silloin, kun kaikki toimii hyvin – olemme vain yhden yhteydenoton päässä.

Yhteydenottolomake

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
envelopephone-handsetchevron-downarrow-down