Työn tekeminen on viimeisen reilun parin vuoden aikana ollut ehkä suuremmassa murroksessa kuin koskaan aiemmin. Isot yritykset ovat jälleen määränneet työntekijöitään etätöihin, erilaisia vierailukieltoja alkaa yrityksissä taas olemaan ja työntekijät tekevät yhä suuremman osan työstään, jos nyt ei täysin etänä niin ainakin vahvasti hybridinä, missä osa työntekijöistä on aina toimistoilla ja osa etänä.
Tämä on näkynyt taas Teamsin käytön lisääntymisenä. Asiakkaidemme osalta syksyn 2021 aikana kuukausittaisen Teams-kokousten määrät ovat kasvaneet 10–50 %. Syksyllä 2020 keskimääräinen Teams-kokousten kesto asiakkaillamme oli 72 minuuttia, nyt tuo kesto on laskenut 67 minuuttiin. Ehkäpä tässä pandemian aikana on onnistuttu hieman tiivistämään kokouksia, mikä mielestäni on loistava juttu!
Teams-kokouksia on vähän turhankin helppo pistää pystyyn ja kutsua niihin ”varmuuden vuoksi” porukkaa isolla kädellä. Kokouksiin kutsuttavien suhteen on hyvä tapa käyttää yleisesti tunnettua RACI-matriisia. Tämä määrittelee oivallisesti ne, keiden pitää oikeasti olla mukana kokouksessa.
R-henkilöt (vastuullinen) ovat päätöksentekijöitä kokouksen aiheesta ja ilman muuta heidät on kutsuttava mukaan, A-henkilöt (vastuussa oleva) kantavat vastuun lopputuloksesta ja myös heidät on kutsuttava mukaan kokoukseen. C-henkilöt (konsultoiva) ovat konsultoivassa roolissa ja he voivat osallistua esimerkiksi osaan kokouksesta paikalla. I-henkilöt (tiedotettavat) ovat roolissa, joille tiedotetaan aiheesta. Heitä ei pidä kutsua mukaan vain kuuntelemaan, vaan heille informoidaan tarpeelliset asiat sitten kokouksen päätyttyä.
Me Marskidatalla olemme tehneet pelisäännöt sisäisiin kokouksiin
Nämä sisäisten kokousten pelisäännöt ovat yksi osa Marskidatan sisäisen viestinnän pelikirjaamme. Pelikirjassa olemme kirjanneet ylös pelisäännöt ja odotukset esimerkiksi Teamsissa ja muissa digitaalisen työympäristön sovelluksissa toimimiselle. Pelikirja toimii myös sisäisen viestinnän perehdytysmateriaalina.
Meillä Marskidatalla olemme lähteneet ratkaisemaan haastetta modernisoimalla toimitiloja. Aikaisemmin esimerkiksi Mikkelin toimistolla, meillä oli käytettävissä ainoastaan kaksi neuvottelutilaa. Kesällä startatun ja nyt syksyllä valmistuneen remontin myötä saimme pieniä tiloja lisää ja nyt meillä on kuusi neuvottelutilaa ja neljä niin sanottua hiljaista työtilaa. Kaikissa tiloissa on etäkokouksiin ja etäneuvotteluihin tarvittavat kalusteet. Pienemmissä neuvottelu- ja hiljaisissa työtiloissa on kunnolliset kamerat ja mikrofonit. Suuremmat neuvottelutilat on varustettu Team Rooms -laitteistoilla, jotka mahdollistavat vaivattoman kokouksiin osallistumisen myös suuremmalle porukalle.
Olemme tässä syksyn mittaan törmänneet asiakkaidemme keskuudessa esille tulleeseen asiaan, missä työntekijät eivät täysipainoisesti pysty tekemään työtehtäviään, sillä osa tarvittavasta materiaalista on edelleen paperisia. Tämän vuoksi olemme päässeet aloittamaan useita modernin työn projekteja, missä olemme rakentaneet työvälineet kuntoon modernin Sharepointin, Teamsin ja näiden lukuisten ”apuohjelmien” ympärille. Olemme myös käynnistäneet asiakkaille digitointiprojekteja, missä paperimuotoinen arkisto ja asiakirjat skannataan sähköisiksi ja mahdollistetaan näin työn tekeminen yhä laajemmalle työntekijäporukalle etänä.
Oman työn ohjaamiseen olemme ottaneet käyttöön Shifts -työvuorojen suunnitteluun tarkoitetun ohjelmiston, joka muuten kuuluu isoon osaan Microsoft 365 -ohjelmistopaketteja veloituksetta. Shiftsin avulla saadaan näppärästi rakennettua työvuorot ja mikäli halutaan, työntekijät voivat näppärästi vaihtaa työvuoroja suoraan ohjelmasta.
Toinen loistava Microsoft 365 -pakettiin kuuluva ohjelma on Bookings. Se on mahdollistanut meille myös erilaisten kartoitusten, koulutusten, sekä etätapaamisten ajanvarauksen tarjoamisen asiakkaillemme suoraan kotisivuiltamme. Kaiken ytimenä on oman kalenterin hallinta. Omaan kalenteriin pitää merkata kaikki tapahtumat. Mikäli kalenterissa on aikaa, niin se on vapaasti varattavissa niin Bookingsin kautta tai sitten sisäisiin palavereihin.
Millaisia vaatimuksia asiakkaani esittävät tulevaisuuden työn tekemiselle? Missä ja miten töitä tehdään? Mitä välineitä käytetään? Missä tarvittava tieto? Mistä tulevaisuuden tekijät? Miten ylläpidetään yhteisöllisyyttä ja työkulttuuria tässä muuttuvassa maailmassa? Kysymyksiä on ilmassa valtavasti ja näitäkin pitäisi ratkoa sen oman päivittäisen tekemisen rinnalla.
Mikäli kaipaat apua esimerkiksi näistä aiheista, niin otapa yhteyttä meihin, vaikkapa tämän Bookings-kalenterimme kautta.
Menestyksellistä alkuvuotta!
