Onko uniFLOW Online jo käytössä yrityksessäsi? Vai luetko siitä nyt kenties ensimmäistä kertaa? Jos järjestelmä on sinulle tuntematon tai koet kaipaavasi lyhyttä kertausta asian tiimoilta, niin suosittelen aluksi lukaisemaan muutaman vuoden takaisen blogimme Canon uniFLOW Online – Turvatulostaminen ja skannaus pilvipalvelun avulla.
Järjestelmä päivittyy yhteensä neljä kertaa vuodessa, joten pieni katsaus sen päivityksiin on varmasti paikallaan. Tässä blogissa tutustumme uniFLOW Online tulostus- ja skannausjärjestelmän versioihin 2024.1, 2024.2, 2024.3 ja 2024.4, sekä niiden mukanaan tuomiin muutoksiin ja uudistuksiin.
Järjestelmänä uniFLOW Online on jo pitkään tukenut automaattista ja tehokasta metatietojen luentaa suoraan dokumenteilta. Järjestelmän versio 2024.1 toi mahdollisuuden skannattujen töiden välitykseen kohteeseen ilman erillistä hyväksyntäprosessia.
Voimme muun muassa laskuilta lukea lähettäjän tietoja tai laskun numeroita ja käyttää näitä suoraan esimerkiksi SharePoint -kirjaston metatiedoissa. Näin ei tarvitse manuaalisesti lisätä mitään tietoa tai siirrellä dokumentteja erikseen paikasta toiseen.
Tähän saakka tietojen tallentaminen on vaatinut aina ihmisen varmistuksen. Mikäli luettavat dokumentit ovat riittävän hyvällä tai 100 % tarkkuudella kunnossa, on mahdollista laittaa päälle tiedostojen automaattinen välitys lopulliseen paikkaansa.
Version 2024.1 myötä niin sanottujen tulostusbudjettien käyttö parantui jälleen. Tulostusbudjettia käytetään esimerkiksi oppilaitoksissa hallitsemaan käyttäjien tulostusta budjeteilla. Budjetti voi olla yhtä hyvin lukuvuoden alussa oppilaitoksen määrittelemä, tai oppilaiden itse kustantama, tai näiden yhdistelmä.
Quickpay on nyt lisätty tuetuksi maksunvälittäjäksi, joten mahdollisten maksutapojen lista on jo suhteellisen mittava. Kouluympäristöjen lisäksi budjetteja voidaan käyttää tarpeen mukaan missä vain.
Puhtaassa pilvitulostuksessa tulostusasetusten hallinta voi olla toisinaan hankalaa, koska käytössä ei ole enää keskitettyä tulostuspalvelinta, jonka asetuksia muokkaamalla voisimme hallita kaikkien käyttäjien tulostusasetuksia.
Versiossa 2024.2 toimme mahdolliseksi jakaa uniFLOW Onlinen kautta tulostusprofiileja Canonin UFR II ajurille, sen mukaan mitä ominaisuuksia kussakin sijainnissa tarvitaan tulostukseen. Tällöin käytössä on aina ne asetukset, joita kunkin yksikön laitteet tukevat. Näin hallinta tapahtuu edelleen keskitetysti, vaikka tulostuspalvelinta ei ole.
Julkisten paikkojen tulostus on 2024.2 version myötä mahdollista kenelle vain. Voimme sallia kenen vain rekisteröidä itsensä laitteen käyttäjäksi yksinkertaisella prosessilla. Tämän jälkeen esimerkiksi kirjastoissa turvatulostaminen onnistuu julkisilta PC:iltä syöttämällä oma sähköpostiosoite tulostusvaiheessa.
Samalla tavalla yritys voisi tarjota vierailleen yleiskäyttöisen PC:n, josta tulostaminen tällä tavoin onnistuu. Muistettava on toki myös uniFLOW Onlinen tarjoama vierastulostus käyttäen hyväksi sähköpostia, Vierastulostus – tulosta turvallisesti vieraillessasi yrityksessä eli vaihtoehtoja löytyy useampia.
Suurimpana parannuksena 2024.3 versiossa toimme mahdolliseksi täysin automaattiset päivitykset työasemien pään tulostusajurille, sekä tulostuksien käsittelyä hoitavalle SmartClientille. Aiemmin yrityksessä ei ole ollut mahdollisuutta keskitettyyn jakeluun, vaan päivitysten käsin tekeminen on vaatinut paikalliset järjestelmänvalvojan oikeudet.
Päivitysprosessin muuttuessa ympäristön ylläpitäjä voi keskitetysti käynnistää työasemissa päivityksen, eikä mitään korotettuja tunnuksia työasemalla vaadita. Ajuri sekä SmartClient voidaan asettaa päivittymään heti kun itse järjestelmäkin taustalla päivittyy.
Edellä mainitun myötä kaikki uudet ominaisuudet ovat heti tuettuna myös työasemien päässä. Tämä helpottaa myös huomattavasti IT-osastojen päivitystyötä.
Tässä versiossa toimme mahdollisuuden järjestelmän ylläpitäjille ottaa ongelma- ja opastustapauksissa tietoturvallisesti luodun yhteyden monitoimilaitteen näyttöön tai hallintaan, ja tarjota näin nopealla vasteella apua käyttäjille.
Uudistus on myös, että käyttäjä voi nyt pyytää laitteen näytöltä itselleen kertaluontoisen kirjautumiskoodin sähköpostiin, jolla pääset käyttämään laitetta. Tämä ominaisuus on hyvä, jos käyttäjä on esimerkiksi aamulla unohtanut tunnisteensa kotiin. Laite tarkastaa asianmukaisen käytön eli sen, että osoite löytyy ko. asiakkaan järjestelmästä.
Mikäli käytössänne on PIN-koodilla kirjautuminen, on koodin unohtuessa mahdollista käyttäjän itse pyytää koodi omaan sähköpostiin samalla logiikalla, kuin kertaluontoisen koodinkin. Tällöin järjestelmän hallinnoijan tai IT-osaston ei tarvitse tehdä uutta koodia käyttäjälle.
Järjestelmänä uniFLOW Online tukee monia erilaisia reaaliaikaisia raportteja, ja on myös yhdistettävissä erittäin tehokkaaseen Microsoftin PowerBI-raportointityökaluun. Tämän lisäksi viimeisimmässä versiossa 2024.4 mahdolliseksi on tullut ajastaa haluttu raportti lähtemään ajastetusti haluttujen henkilöiden sähköpostiin.
Yllä mainittu saattaa monille olla se tuttu tapa vuosien takaa, ja vaikka kannatammekin pääasiassa interaktiivisia raportointimahdollisuuksia, niin ainahan faninsa klassiselle tavallekin löytyy! Tutustu opasvideoon Tulostuksen raportointi.
Kiinnostuitko uniFLOW Onlinesta? Ota meihin yhteyttä myynti@marskidata.fi niin katsotaan, kuinka se saataisiin käyttöön myös yrityksessäsi. Suunnitellaan yhdessä teidän yrityksenne vaatimuksiin sopivat palvelut ja ratkaisut!
Tutustu Marskidatan tulostamisen palveluihin: Tulostimet palveluna yrityksille ja Tulostusympäristön tietoturva.
Miten hallita tulostusta tietoturvallisesti nykyisessä hybridityöympäristössä? Onnistuuko mobiilitulostaminen tietoturvallisesti ilman monimutkaisia tietoteknisiä määrityksiä? Onko paperidokumenttien skannaukselle joku muu tapa kuin lähettää on omaan sähköpostiin? Onko paikallisella tulostuspalvelimella enää roolia nykyaikaisessa tulostusympäristössä?
Näihin kaikkiin löytyy ratkaisu pilvihallintaisen uniFLOW Online -tulostuksenhallinnan avulla, josta seuraavassa hieman lisää.
Lähdetään liikkeelle sieltä, mikä kiinnostaa IT-osastoa tai muuta tahoa, joka pitää yllä organisaation tulostusympäristöä. Perinteistä tulostinpalvelinta ei tarvita enää nykyaikaisessa tulostusympäristössä, vaan tulostinlaitteet on suoraan kiinni uniFLOW Online -järjestelmässä, joka pyörii Microsoft Azuren päällä. Käyttäjiä hallinnoidaan myös samassa pilviportaalissa, joten paikallisia palvelinasennuksia ei tarvita. Pilvihallintainen järjestelmä vähentää merkittävästi paikallista tulostusympäristöön kohdistuvaa IT-työtä ja näin vapauttaa resursseja muihin tehtäviin.
on Microsoftin pilvipohjainen tulostusalusta Windows 10/11 laitteille Microsoft 365 -ympäristöön. Tavoitteena nopea käyttöönotto ilman tarpeita paikallisille tulostuspalvelimille. Kun tähän lisätään uniFLOW Onlinen -palvelut, saadaan mukaan turvatulostus sekä monipuoliset skannaustoiminnot. Lopputuloksena on erittäin vähäistä hallintaa vaativa, tietoturvallinen ympäristö, jossa ei ole tarvetta tulostusajureiden hallinnalle. Canon on ollut Microsoftin kumppanina kehittämässä nykyaikaista tulostusympäristöä ja kaikki Canon tulostuslaitteet tukevat Microsoft Universal Print -palvelua.
”Asiakkaat haluavat tietoturvallisia, tuottavuutta lisääviä ja vastuullisia ratkaisuja, jotka tukevat hybridityöskentelyä”
Print Industrial Trends 2022
Jokainen varmasti tunnistaa, että hybridityöskentely on tullut jäädäkseen. Sen vuoksi myös tulostuspalveluiden on tuettava paikasta ja ajasta riippumatonta työskentelyä. Kun hallinta on pilvessä, tulostuspalvelut saadaan käyttöön sinne, missä käyttäjät ovat, edellyttäen että internet on käytettävissä. On paikkana sitten etätoimisto, yhteiskäyttötila, firman toimitilat tai olet matkalla mobiililaitteen päässä, tulostuspalvelut toimii tietoturvallisesti kaikkialla. No, itse paperit ei tietysti liiku verkon välityksellä, mutta ne voi kätevästi vapauttaa turvatulostuksesta tunnistautumalla, mille tahansa yrityksen tulostinlaitteelle. On myös mahdollista tulostaa kollegalle, jolloin hän voi vapauttaa tulosteet laitteelta oman tunnistautumisen kautta.
Tunnistautumismenetelmiä on lukuisia. Mikäli käytössä on jo ”kulkulätkä”, sitä voidaan useimmiten käyttää, jolloin mitään ylimääräisiä välineitä ei tarvita. Muita tunnistautumisvälineitä ovat PIN-koodi ja tunnistekortti, joka voi olla samalla henkilökortti tai mobiililaite, joka kulkee suurimmalla osalla jatkuvasti mukana.
Mobiilitulostus on mahdollista toteuttaa monella tapaa, on mahdollista käyttää suoraan Apple Airprint- tai Android Mopria -palveluita. Mikäli halutaan varmistaa tietoturva, niin aktivoidaan uniFLOW Onlinesta mobiilitulostus rekisteröityneille käyttäjille, jolloin mobiililaiteella saat samat palvelut käyttöön kuin mikä tahansa päätelaite. Palvelun kautta voidaan toteuttaa myös turvallinen vierastulostus yrityksen vieraille tai keikkatyöntekijöille, joilla on ole yrityksen AD-tunnuksia eikä pääsyä yrityksen verkkoon.
”Skannaatko sen mulle sähköpostiin?". Aika perinteinen kommentti, kun halutaan paperinen dokumentti viedä johonkin järjestelmään. Skannauksista yli 90% menee jonkun henkilön sähköpostiin, vaikka dokumentin lopullinen kohde on jossain muualla. Tämä toiminta on oikein toimiva, mutta meneekö dokumentti lopulta koskaan sinne, mihin sen kuuluisi, hukkuuko se sähköpostin roskapostiin ja miksi yleensä dokumentin pitää kiertää sähköpostin kautta?
UniFLOW Onlinen avulla voidaan skannata dokumentit monitoimilaitteelta suoraan esimerkiksi yrityksen verkkokansioon, Microsoftin Teams, OneDrive, tai Sharepoint -rakenteeseen, tai vaikka Google Driveen. On myös mahdollista toteuttaa räätälöityjä skannauspolkuja suoraan yrityksen tuotantojärjestelmiin, tietyin edellytyksin.
Skannauksen automatisointia voidaan hyödyntää usein toistuviin skannaustöihin. UniFlow Onlinen skannaustoiminnoilla on helppo automatisoida rutiiniluontoisia skannauksia esimerkiksi logistiikkaan liittyen. Esimerkki: järjestelmä opetetaan lukemaan rahtikirjoista lähettäjän nimen, tilausviitteen sekä toimituksen numeron. Dokumentti ohjautuu poimitun tiedon mukaisesti oikean toimittajan kansioon (esimerkiksi SharePointissa) ja dokumentille muodostuu nimi tilausviitteestä ja toimituksen numerosta. Mikäli kyseisen toimittajan kansioita ei vielä ole, järjestelmä perustaa sen ja tallentaa uuden dokumentin sinne.
Tähän skannausautomaatioon liittyviä mahdollisuuksia on valtavasti, ja kaikki lähtee aina liikkeelle asiakkaan liiketoiminnan tarpeista ja niiden selvityksestä, minkä jälkeen tutkitaan onko mahdollista virtaviivaistaa asioita esimerkiksi automatisoimalla skannauksia. Vaikka automaatio voi kuulostaa siltä, että tämä on valtava projekti, sitä se ei kuitenkaan ole. Alkumääritysten jälkeen, järjestelmän jatko-opetus uusille dokumenteille tapahtuu skannaustyötä tehdessä ja onnistuu keneltä vaan.
Mikäli nämä asiat ovat pyörineet mielessä tai muuten haluat lisää tietoa pilvihallittavasta tulostusympäristöstä, et ole asiasi kanssa yksin, sillä 78% yrityksistä suunnittelee juuri samaa asiaa, ota siis yhteyttä.
uniFLOW Online tarjoaa pilvipalveluna täyden henkilökohtaisen turvatulostamisen sekä automaattisella tekstintunnistuksella toimivan älyskannauksen kaiken kokoisille yrityksille ja toimistoille. Oli sinulla laitteita yrityksessä sitten yksi, tai vaikka 30 kappaletta, tulostat aina samaan yhteen tulostusjonoon työsi. Tähän jonoon tulostetut työt ovat sitten noudettavissa miltä tahansa järjestelmään liitetyltä laitteelta. Jos tulosteita ei tarvita, tai ne unohdetaan noutaa, järjestelmä tuhoaa ne automaattisesti halutun ajan kuluttua. Paperia ei kulu ja tietoturva säilyy.
Tunnistautuminen tulostimille voidaan hoitaa esim. henkilökohtaisilla PIN- koodeilla tai RFID- tunnisteilla. Nämä tunnisteet voivat hyvin olla jo mahdollisesti yrityksen käytössä olevia tunnisteita, esim. kulunvalvonnassa tai tunnistautuminen voi tapahtua vaikkapa älypuhelimella Bluetooth-teknologian avulla.
Voit jakaa kustannukset tulosteista, skannauksista ja kopioista eri kustannuspaikoille tekemällä valinnan halutusta kustannuspaikasta monitoimilaitteen näytöllä. Tämä onnistuu myös vaikka joka kerta tulostaessasi, tietokoneen näytöltä. Täten voit seurata oman uniFLOW Onlinen käyttöliittymäsi kautta tulostuksesta aiheutuvia kustannuksia ja jakaa näitä yrityksessä sisäisesti haluamallasi tavalla.
uniFLOW Online tukee myös henkilökohtaisia budjetteja, joita voidaan hallita pääkäyttäjän toimesta. Eli voit esimerkiksi koulu- tai kirjastoympäristössä asettaa käyttäjille tulostusrajat, joita on helppo tarvittaessa täydentää käyttöliittymän kautta.
Nyt elämme tietysti aikaa, jolloin yrityksissä suositaan paljon etätöitä. Tulosteet pitäisi silti etätyöskentelijöiden saada turvallisesti, mahdollisesti toimistolla työskentelevälle henkilölle. Sähköposti tulee varmasti ensimmäisenä mieleen, mutta kukapa sähköpostiin haluaisi lisätä liitteitä suuria määriä. Ja jos dokumentti on joka tapauksessa tarkoitettu tulostettavaksi, miksi laittaa sitä yhteiseen pilvipalveluun erikseen, josta toisen henkilön pitää se aukaista ja erikseen tulostaa.
uniFLOW Onlinen avulla voit tulostaa kotoa yrityksen turvatulostukseen töitä, vaikka olisitkin kotona täysin oman kotiliittymäsi varassa, ilman mitään verkkoyhteyksiä toimistollesi. Voit myös oman uniFLOW:n käyttöliittymän kautta delegoida omia turvatulosteita haluamallesi henkilölle, tällöin ne siirtyvät järjestelmässä hänen omaan turvatulostusjonoonsa odottamaan, että henkilö ne noutaa tulostimelta.
uniFLOW Online sulautuu myös jo mainiosti uusiin tai vielä tuleviin pilvitulostusratkaisuihin:
Paperidokumenttien vähenemisestä huolimatta yrityksistä kuitenkin usein löytyy suuriakin määriä papereita vuosien tai jopa vuosikymmenten ajalta. Ja myös uutta paperidokumenttia syntyy ja tulee sisään koko ajan. Tämä pitäisi säilöä ja saada sähköisesti talteen mahdollisimman tehokkaasti.
uniFLOW Onlinen skannausratkaisu mahdollistaa erityyppisten dokumenttien opettamisen järjestelmälle ja tehokkaalla tekstintunnistuskoneistolla niistä voidaan poimia haluttuja teksti- tai numerokenttiä käytettäväksi tiedoston nimessä, tai luoda automaattisesti kohdejärjestelmään kansio dokumentista poimitun tiedon perusteella.
Voit esimerkiksi opettaa järjestelmälle kaikki yritykseen sisään tulevat ostolaskut tai lähetteet eri toimittajilta. Tämän jälkeen nämä menevät automaattisesti lähettäjän nimen tunnistettuaan tälle nimettyyn kansioon tai tiedostokirjastoon. Ja tiedoston nimenä voidaan käyttää mitä vain dokumentissa olevaa tietoa, esimerkiksi laskun numeroa. Kaikki dokumentit ovat myös sisältöhakukelpoisia, joten voit vaikka SharePointin massiivisesta tiedostokirjastostasi etsiä dokumenttia tekstinpätkällä tai numerolla, joka on skannatun dokumentin sisässä.
Yhteenvetona Canonin uniFLOW Online on kaiken kokoisiin ympäristöihin sopiva ratkaisu hoitamaan yrityksen paperidokumenttien tietoturvaa sekä tulostaessa että skannatessa. Palvelu kehittyy koko ajan useita kertoja vuodessa uusilla ominaisuuksilla, joten olit sitten jo olemassa oleva palvelun käyttäjä, tai vielä asiasta tietämätön, niin olethan rohkeassa yhteydessä meihin. Katsotaan sopivat palvelut ja ratkaisut käyttöön teillekin.
