Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksissä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla. Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?

Katsotaanpa hieman, mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen, Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä, ja tässä aiheessa ehkä pakollinen tekninen jargon, sulassa sovussa.

Laitteiden tietoturva

Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?

Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa jokaisella käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.

Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.

Voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X-autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.

Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan, myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Ja meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista. Halutessaan asiakkaalla on myös mahdollista lunastaa laitteen kiintolevy itselleen sopimuskauden lopuksi.

Tietoturvaa tulostamiseen

Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat jne. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää, että satut laitteen vieressä seisomaan, kun siihen joku tulostaa, ja paperi on luettavissasi. Tapahtui tämä lukeminen sitten vahingossa, tai tarkoituksella pahantahtoisesti.

Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon. Tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online- tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.

Sama uniFLOW / uniFLOW Online -järjestelmä myös huolehtii laitteen lukituksesta, joten kukaan ulkopuolinen ei pääse laitteeseen ja sen asetuksiin tai lokitietoihin käsiksi. Tämä on usein verrattavissa jo suurelta osin tietokoneisiin ja niissä itsestäänselvyytenä olevaan salasanalla lukitukseen.

Skannauksen tietoturva

Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.

Monissa yrityksissä edelleen skannataan sähköpostiin suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Palvelimen avoimen käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spammin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille. Operaattorit myös näitä palvelimia lakkauttavat kokonaan.

Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamiseen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoftin M365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Kun tämän tilin määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti. Laitteen asetuksiin on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi esimerkiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostit.

Myös Canonin ja uniFLOW:n sekä uniFLOW Online:n tarjoamat muut skannaustyönkulut auttavat suuresti asiassa, konfiguroidut työnkulut ennalta määriteltyihin sijainteihin (OneDrive for Business, SharePoint Online- kirjasto jne.) ohjaavat automaattisesti skannaukset oikeaan, lopulliseen, sijaintiinsa. Ja ennen kaikkea kaikki mahdolliset välitallennuspaikat jäävät pois, eikä tiedostoja tai näiden eri versioita ole useassa eri paikassa.

Yhteenveto

Mieti hetki, toteutuuko jokin näistä asioista yrityksessäsi, ja voisiko asialle jotain tehdä:

Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.

Mitä jos saisit skannatut tiedostot suoraan koneellesi tekstimuotoon niin, että voit tarvittaessa muokata tekstiä? Tai jos skannaukset menisivät automaation ja tekstisisällöntunnistuksen avulla suoraan oikeisiin pilvikansioihin? Entäpä, jos pilvikansioon tallennetulle skannaustiedostolle tulisi automaattisesti tiedostonimeksi sama nimi, joka löytyy skannatun sisällön otsikosta? Tässä blogissa puhutaan tekstintunnistuksesta skannauksessa. Tervetuloa nykypäivään!

Monissa konttoreissa tai kotitoimistoissa monitoimilaitteen tai pöytäprintterin päällä nököttävän skannerin käyttö on perinteisimmillään sitä, että skannatusta dokumentista muodostunut kuvatiedosto lähetetään itselle sähköpostiin tai verkkolevyn tiettyyn kansioon pitkän listan jatkoksi. Moniin käyttötarpeisiin jo pelkästään tämä on saattanut riittää, mutta tällöin kuitenkin skannattu teksti, esimerkiksi sopimus, lomake tai mikä tahansa muu tekstisisältöinen asiakirja päätyy yleensä muotoon, josta tekstin muokkaaminen tai tietojen koostaminen eteenpäin ei enää sitten onnistukaan - ainakaan helposti.

Skannereista enemmän irti tekstintunnistuksella

Eräs ehkä vähemmälle huomiolle jäänyt, mutta jopa merkittävissä määrin skannattujen tietojen käsittelyä helpottava käyttötapa on, että sopivan tekstintunnistusohjelmiston (OCR, Optical character recognition) avulla skannerin ottamasta kuvasta voidaan tunnistaa kirjainten hahmot ja muuttaa skannaus kuvan sijasta suoraan tekstiksi. Tekstintunnistuksella saadaankin skannauksesta ns. sisältö irrotettua helpommin muokattavaan muotoon. Tällöin skannattuja dokumentteja pystytään viemään tekstinkäsittelyohjelmaan muokattavaksi tai voidaan vaikka automatisoida skannattujen asiakirjojen tallennusta.

Tekoäly skannerin avuksi

Tunnistuksessa voi kuitenkin tapahtua virheitä, koska skannattavat dokumentit luetaan optisesti ja tulkitaan laitteelle ohjelmoitujen mallien mukaisesti. Lopputulokseen vaikuttavat:

Kuten monessa muussakin asiassa tietotekniikan saralla, niin tässäkin tulee ennemmin tai myöhemmin näkymään tekoälyohjelmistojen ja koneoppimisen kehitys. Laitteet tulevat oikolukemaan tekstiä ja tekemään virheenkorjausta reaaliajassa, jolloin käyttäjä voi olla kohtuullisen luottavainen siihen, että tiedot tulevat skannauksesta tallennettuun tiedostoon oikein ja muuttumattomina.

Toteutus UniFLOW Online pilvipohjaisen ohjelmistoratkaisun yhteyteen

Jos yrityksessänne on ajatuksissa saada tehostettua skannattujen dokumenttien tallentamista digitaaliseen muotoon, niin mitenkäs sitten toteutus? Maailmaan ja varsinkin internetiin mahtuu monenlaista ohjelmistoa alkaen ihan yksittäisten tekijöiden erikseen asennettavista ohjelmista tai sovelluksista, ja päätyen suurten ohjelmistojättien ohjelmistokokonaisuuksien yhteyteen integroituihin työkaluihin. Näissä haasteina saattaa olla ohjelmistojen vaatimat asennukset erikseen jokaiselle työasemalle, tai pahimmillaan riskeerataan jopa yrityksen tietoturvallisuus, jos käytössä on huolettomasti käyttöönotettu tuntemattoman tekijän sovellus.

Canonin monitoimilaitteiden ja skannereiden yhteyteen valinta on helpoimmillaan uniFLOW Online. Pilvipohjaisena ratkaisuna tämä sopii niin pienille kuin suurillekin yrityksille riippumatta laitteiden tai käyttäjien määrästä. UniFLOW Onlinen myötä on saatavissa käyttöön useita skannausvaihtoehtoja pilvitallennuksesta kehittyneempiin työnkulkuihin ja tekstintunnistukseen perustuviin toiminnallisuuksiin. Suuren ja tunnetun tekijän tuotteessa on huomioitu tietoturva, jatkuvat päivitykset ja tuettuna löytyy myös suomen kieli.

UniFLOW onlinen avulla voidaan automatisoida skannattujen asiakirjojen tallennusta esim. teidän yrityksenne omaan Sharepointin tiedostokirjastoon, OneDriveen tai johonkin muuhun tallennuspaikkaan. Skannauksien tiedostonimet voidaan automaattisesti nimetä dokumentin sisällön mukaan ja tarvittaessa poimia dokumenteista ennalta määritettyjä tietoja skannattujen dokumenttien kirjastointia ja järjestelyä varten. Ulkoasultaan erilaisten lomakkeiden skannausta varten voidaan UniFLOW Onlinessa luoda erillisiä skannausprofiileja, joilla mahdollistetaan esim. erilaisista lomakepohjista haluttujen tietokenttien tulkitseminen ja vähennetään virheellisiä tunnistuksia.

UniFLOW Onlinen kautta skannattujen dokumenttien tekstintunnistuksen oikeellisuuden ennen tiedoston siirtoa lopulliseen tallennuspaikkaan voi käyttäjä itse tarkistaa tai jos yrityksessänne halutaan kaikkien skannausten tarkistus meneväksi tietyn henkilön kautta niin palveluun voidaan määrittää skannattujen dokumenttien siirto toiselle käyttäjälle.

Ja tokihan UniFLOW Onlinen myötä on sitten mahdollisuus saada käyttöön myös laaja kattaus muita erilaisia työkaluja tulostuksenhallintaan.

UniFLOW Online ratkaisuun pääsee tutustumaan omatoimisesti osoitteessa: https://www.canon.fi/business/products/software/uniflow-online/

Voit myös olla yhteyksissä meihin, kerromme mielellämme aiheesta lisää. Katsotaan samalla millainen ratkaisu sopisi teidän ympäristöönne parhaiten!

Monimerkkinen tulostusympäristö hankaloittaa laiteympäristön hallintaa ja toimintaa. Ei tarvitse mennä ajassa taaksepäin kuin reilu vuosikymmen, kun monimerkkiympäristö oli yrityksissä tyypillinen ratkaisu. Jokaiseen käyttötarkoitukseen oli monesti eri merkkinen ja mallinen laite:

Tästä laitteiden sekamelskasta on tultu isoja askelia eteenpäin , ja nämä kaikki edellä mainitut toiminnot, ja paljon muuta, ovat arkipäivää suhteellisen pienikokoisissakin tulostuslaitteissa.

Iso muutos vastuullisempaan suuntaan on tapahtunut jo siinä, että joka käyttötarkoitukseen ei ole omaa laitetta, vaan perustoiminnot saadaan hoidettua parhaimmillaan jopa yhdellä laitteella. Luonnollisesti vähempi määrä laitteita, tarkoittaa pienempää energiankulutusta. Toki edelleen on paikkansa esim. tehokkaille asiakirjaskannereille, suurkuvatulostimille ja muille erikoislaitteille, joilla työ saadaan tehtyä tavanomaista tarkemmin, nopeammin tai suurempana.

Värikasettien hankinta

Nykyisinkään nämä monimerkkiympäristöt eivät ole kuolleet sukupuuttoon, vaan ovat vielä yleisiä. Perustilanne on monesti niin, että on yksi isompi monitoimilaite, jolla tehdään A3- kokoiset tulosteet, ja sitten on ajan saatossa hankittuja, eri merkkisiä ja mallisia, tulostimia käytössä. Tyypillinen tilanne on myös se, että eri merkkiset ja malliset laitteet käyttävät erilaisia värikasetteja. Kun tulostin ilmoittaa värin olevan vähissä tai pahimmillaan jopa loppu, alkaa ihmettely: mistä saadaan uusi värikasetti?

Uuden kasetin hankkiminen on ehkä vastuutettu työntekijälle, tai pahimmassa tapauksessa toimitusjohtaja alkaa etsiä internetin webbikaupoista mistä saisi halvimmalla uuden kasetin. Kasetti varmasti löytyy saman päivän aikana ja tilauskin saadaan tehtyä. Uusi kasetti tulee postissa 1–3 päivän kuluessa. Tänä odotusaikana on väriaine saattanut jo loppua, eikä muutamaan päivään pystytä tulostamaan ollenkaan. Se mitä moni ei näin toimiessaan mieti, on mitä maksaa tuon värikasetin etsiminen ja tilaaminen? Eihän kenenkään työaika ole ilmaista. Tämä, kun toistuu useita kertoja vuoden aikana, aiheuttaa organisaatiolle piilokuluja ja hukkaa. Tuonkin ajan voisi käyttää tehokkaaseen työntekoon.

Vastuullinen keskittäminen

Hyvä vaihtoehto on ulkoistaa tulostimien värienkasettien hankinta ja toimitus meille Marskidatalle. Esim. MD Printteri pakettiin kuuluu kk-maksulla itse laite, värikasetit ja toimitus, huoltotyöt ja varaosat, sekä sovittu määrä sivuja. Keskitetty tulostusratkaisu lisää myös työnteon tehokkuutta, kun laite tilaa itse automaattisesti väriaineet ja huollot tarpeen mukaan. Näin työntekijöiden aika voidaan käyttää tuottavampaan työhön, ja toimimattoman tulostimen aiheuttamia työn keskeytyksiä ei tapahdu juuri koskaan. Keskittäminen yhteen merkkiin ja toimittajaan on myös vastuullisempaa ja säästää rahaa. Jokaiseen tulostimeen ei tarvitse pitää varavärejä, joihin sitoutuu rahaa ja jotka vievät tilaa: jossain kaapissahan ne kasetitkin pitää säilyttää. Tarpeeseen tilattu värikasetti ei aiheuta ylimääräisiä logistiikkakuluja tai turhia päästöjä.

Jos edellä kerrottu kuulosti tutulta, ota yhteys meihin.

Näin optimoimme tulostusympäristönne:

  1. Kartoitamme nykytilanteen, jonka pohjalta laadimme ehdotuksen laitekannan optimoimiseksi. Kartoituksen pohjalta voimme laatia tulostusstrategian, joka ohjaa toimintaa vastuullisempaan suuntaan esim. laittamalla kaksipuoleinen tulostus oletusasetukseksi.
  2. Tehostamme toimintaa vaihtamalla vanhat laitteet tehokkaampiin, sähköä säästäviin tai uusiovalmistettuihin laitteisiin. Myös työnkulkujen uudelleen suunnittelulla ja digitoinnilla saadaan hiilijalanjälkeä pienennettyä.
  3. Hyvitä tulostuksen hiilijalanjälki. Yksi helppo tapa pienentää hiilijalanjälkeä on siirtyä käyttämään Canon Black Label Zero paperia. Canon Black Label Zero paperi on hiilineutraali, koska paperin valmistamisen aiheuttamat päästöt on neutraloitu. Black Label Zero on myös premium luokan paperi, joka aiheuttaa vähemmän pölyä toimistoon ja tiheämmän rakenteen ansiosta kaksipuoleisten tulosteiden tekstit eivät heijastele paperin läpi.

Saat meidät kiinni sähköpostilla tai soittamalla. Voit halutessasi myös jättää yhteydenottosi alla olevan lomakkeen kautta, jonka jälkeen palaamme sinulle mahdollisimman pian.

Jokainen meistä varmasti tunnistaa sen tilanteen, jossa sinulla on tarve tulostaa jotakin, mutta tulostin tuntuu olevan eri mieltä kanssasi. Olet tehnyt kaiken niin kuin sinua on neuvottu, mutta tulostin piippaa omiaan, vilkuttaa valoja tai ilmoittaa tekstillä mitä ihmeellisempiä asioita näytöllään. Tässä blogissa käydään läpi viisi tavallisinta tulostusongelmaa, ja kerrotaan, kuinka näistä selvitään vaivattomasti, ilman kiroilua ja potkimatta tulostinta.

Nämä viisi tulostusongelmaa on kerätty suoraan kentältä, asiakkaidemme kanssa käydyistä keskusteluista ja eteen tulleista tilanteista. Asiakkaillamme on käytössä toimittamiamme Canonin toimistotulostimia, joten nämä vinkit ovat täsmäneuvoja vastaaviin laitteisiin. Jos teillä on tarvetta päivittää toimistotulostimenne tai monitoimilaitteenne, voit laittaa meille viestiä esimerkiksi tämän blogin alta löytyvän lomakkeen kautta. Sitten itse asiaan.

1. Tulostuspaperiongelmat ja tukosten ennaltaehkäisy

Vinkki

Myös liian pitkään tulostimen paperikasetissa seisoneet paperit voivat aiheuttaa tukoksia

Tee aika ajoin papereille yllä mainitut toimet ennen tulostimen käyttöä

2. Tulostin ilmoittaa ”lisää paperia”, vaikka laitteessa on paperia

3. Kopioihin ja skannauksiin tulee raitoja tai täpliä

  • Syöttölaitteelta kopioitaessa ja skannatessa paperit luetaan ohutlasin kautta, jolloin pienikin likatahra alkaa muodostaa ylimääräisiä viivoja kopioihin ja skannauksiin.
    • Tätä varten laitteen mukana tullut liina pääsee töihin ja ohutlasi on syytä hangata puhtaaksi
      • Kuvassa punaisella ympyröity alue on ohutlasi, jonka kautta tulostin lukee syöttölaitteen kautta syötetyt paperit
      • Laitteesta riippuen, tulostimen mukana tulleelle puhdistusliinalle saattaa olla säilytysaukko ohutlasin vieressä
Ohutlasi, jonka kautta tulostin lukee syöttölaitteen kautta syötetyt paperit

4. Tulosteet ovat haaleita (Canon imagerunner Advance laitteet)

Paras ensiapu on täyssäätö. Sen saat tehtyä näin:

5. Laitteen turvallinen sammutus ja uudelleenkäynnistys

  • Avaa virtakytkimen kansi ja paina virtakytkin pois päältä

Kun haluat käynnistää laitteen uudelleen:

Toivottavasti tulostusongelmasi ratkesivat tämän blogin avulla. Jos kuitenkin vielä jäi joitain kysymyksiä, ota meihin yhteyttä. Autamme mielellämme! Meidät saa kiinni laittamalla viestiä sähköpostitse, alla olevan lomakkeen kautta, tai soittamalla Account Managereillemme.

Ennakoiva huolto tuo yritykselle säästöjä, kun se on optimoitu oikein yrityksen tarpeisiin. Ennakoivalla huollolla tarkoitetaan sitä, että laitetta huolletaan ja sen toimivuutta ylläpidetään jatkuvasti, eikä vasta sitten, kun ilmenee ongelmia.  Ennakoivan huollon avulla lisätään työturvallisuutta, sekä työn tehokkuutta. Sen avulla helpottuu myös resurssiensuunnittelu, kun tiedetään jo etukäteen, milloin huoltotyön aikainen käyttökatkos tulee, ja arvio käyttökatkon pituudesta on tarkempi kuin ennakoimattomassa tilanteessa.

Ennakoivan huollon hyödyt

Ennakoivalla huollolla voidaan varmistaa laitteen jatkuva toimivuus, sekä ennakoida, milloin laitteeseen on mahdollisesti tulossa käyttökatko. Näin ollen siihen voidaan varautua. Ennakoivan huollon perimmäisenä tarkoituksena onkin pitää tuotanto käynnissä ilman, että siihen tulee pidempiä suunnittelemattomia katkoksia. Kun ennakoiva huolto on hallussa, työn tekeminen toimivilla laitteilla on mukavaa, eikä tuotantokatkokset aiheuta yritykselle kohtuuttoman suuria ja turhia kuluja.

Suuremmissa teollisuuden laitoksissa ennakoiva huolto on osana työturvallisuutta. Kun tehtaassa hajoaa laite kesken tuotantotyön, voi siitä syntyä vaaratilanne, jossa tuotos, terveys tai jopa ihmishenki voi olla uhattuna. Mutta entä sitten, jos tehtaan tai muun toimintaympäristön monitoimilaite tai tulostin päättää yhtäkkiä rikkoutua?

Tulostin ei rikkoutuessaan syö kättä mennessään, mutta ei se syö myöskään paperia tai ota vastaan tulostustöitä. Tämä puolestaan aiheuttaa turhan keskeytyksen työnteossa, josta aiheutuu ennakoimattomia kuluja. Kuinka tulostinlaitteita seurataan, kun kukaan ei ole jatkuvasti paikan päällä tarkastamassa laitteita?

Monitoripalvelu

Meidän tulostuspalveluihimme kuuluu mukaan monitoripalelu. Teidän laitteenne liitetään asiakaskohtaiseen valvontaympäristöön, josta laite lähettää meille automaattisesti dataa ja päivitystietoja.

Mitä hyötyjä yritykselle on monitoripalvelusta ennakoivan huollon kannalta?

Automaattiset värilähetykset

Saamme laitteelta muun muassa tarviketiedot, joiden avulla teille voidaan tilata värejä automaattisesti, niiden ollessa vähissä. Automaattisella värien tilauksella vältytään tilanteelta, jossa tulostustyö keskeytyy, kun laitteesta loppuu värit kesken kaiken.

Ennakoitu kuluvien osien huolto

Väritilanteen seuraamisen lisäksi, me keräämme sopimuslaitteiltanne kuluvien osien käyttömäärät. Käyttömäärällä tarkoitetaan sitä, että kuinka monta työtä kukin osa voi tehdä ennen kuin riski ongelmatilanteelle tai rikkoutumiselle kasvaa niin suureksi, että on parempi vaihtaa osa. Kun käyttömäärät tulevat kuluvilla osilla vastaan, voidaan jo ennakoivasti tarttua kiinni tuleviin ongelmiin.

Seuraamalla laitteen käyttöä, osien kulumista ja huollon tarvetta ennakoivasti, voidaan laite huoltaa asianmukaisesti ajallaan ja näin pitää huoli siitä, että kaikki toimii kuten pitääkin. Kun joku tärkeä dokumentti on ensi kerralla tarkoitus saada tulostimelta ulos, niin paperi ei ole solmussa laitteen sisällä ja kaikki varoitustekstit pompi näytöllä.

Vikakoodien seuranta odottamattomissa tilanteissa

Ennakoivalla huollolla voidaan varautua odotettavissa oleviin ongelmatilanteisiin, jonka lisäksi monitoripalvelu tulee käteväksi myös odottamattomien vikatilanteiden ilmentyessä. Jos ja kun tulee odottamaton vikatilanne, monitoripalvelua toimii myös kätevänä työkaluna vikakoodien seurannassa. Palvelun avulla asiakkaalle ei tarvitse tehdä monimutkaista kysymyspatteristoa ennen huoltoa, vaan voimme tehdä Marski Datalla vikadiagnoosin jo suurimmalta osin monitorilta saatavan tiedon perusteella.

Päivitykset

Ennakoivaan huoltoon kuuluu myös hallintaohjelmistojen ja laiteohjelmistojen päivitykset. Meidän ylläpitämillämme laitteille kuuluu automaattinen, aikataulutettu laiteohjelmistopäivitys. Tulostimemme ja monitoimilaitteemme tarkastavat ajastetusti viimeisimmät laiteohjelmistonsa ja päivittävät itsensä aikataulun mukaisesti. Aikataulut sovitaan teille sopivaksi ajankohdaksi, jotta automaattiset laiteohjelmistopäivitykset eivät häiritse teidän tuotantoanne.

Asiantuntijamme seuraa myös aktiivisesti tulostuksenhallintaohjelmistojen sekä ohjelmistojen käyttöympäristön päivityksiä. Oli kyse sitten pilvipohjaisista ratkaisuista tai teidän paikallisista palvelimistanne. Asiantuntijamme ottavat teihin yhteyttä, kun hallintaohjelmistoon tai niiden käyttöympäristöön tulee päivityksiä, ja sopivat teille sopivan ajankohdan päivityksille. Näin ylläpidetään tietoturvallista käyttöä tulostuksenhallintaohjelmistoillenne sekä varmistetaan, että käyttöympäristöt ovat käyttökelpoisessa kunnossa jatkuvasti.

Ylläpidetäänkö teidän tulostus- ja monitoimilaitteitanne asianmukaisesti? Ota rohkeasti meihin yhteyttä. Meidän myyntitiimimme löytää varmasti teillekin sopivan ylläpitomallin tulostuslaitteillenne.

Talviaamu, heräät sängystäsi ja kävelet kahvinkeittoon. Avaat verhot ja huomaat että yön aikana on satanut puoli metriä lunta, eikä aura-auto ole vielä ehtinyt pihatiellesi. Päätät jäädä kotikonttorille ja avaat tietokoneen. Saat uudet työvuorolistat tehtyä ja nämä pitäisi toimittaa firmalle iltapäivällä, paperimuodossa tällä kertaa. Rakas pöytätulostin hyrähtää käyntiin ja muutaman sivun jälkeen tulostin herjaa paperitukosta. Avaat kaikki tulostimen luukut eikä paperia löydy mistään. Suljet luukut ja laite toimii taas normaalisti. Mitä tapahtui?

Meillä Marskidatalla tätä kutsutaan ”haamutukokseksi”. Näin käy, kun tulostin ei saa poimittua paperikasetista paperia. Haamutukos on ensimmäinen merkki tulostimen poimintakumien heikkenemisestä. Mitä tällaiset poimintakumit oikein ovat? Poimintakumit ovat kumiset rullat, jotka sijaitsevat tulostimen paperikasetin läheisyydessä. Rullien tehtävänä on poimia paperi kasetista ja toimittaa se eteenpäin laitteen sisällä.

Mistä paperitukokset johtuvat?

Paperitukoksen syntyyn on monia syitä. Useimmiten tukos kutenkin johtuu siitä, ettei tulostin saa poimittua paperia paperikasetista. Tällöin tulostimen poimintakumit ovat huonossa kunnossa, eikä kitka ole riittävä paperin kuljettamiseen eteenpäin. Sutivat rullat aiheuttavat siis tukoksen.  Huonokuntoisia rullia voidaan elvyttää putsaamalla ne kostealla liinalla. Jos rullat ovat taas kuluneet sileäksi ajan myötä, on ne syytä vaihtaa uusiin.

Seuraavaksi suurin tekijä tukoksiin on ilmankosteus. Kostea paperi pyrkii menemään kippuralle lämpimän tulostimen sisällä. Käpristynyt paperin reuna jää helposti jumiin tulostimen sisuskaluihin ja aiheuttaa tukoksen.

Miksi pöytätulostin tukkii helpommin paperia kuin suuri monitoimilaite?

Tämä johtuu tulostimien valtavasta kokoerosta. Pienessä printterissä ei ole kauheasti tilaa, ja poimintakumit ovat yleensä melko vaatimattoman kokoiset. Pienet rullat kestävät vähemmän likaa ja kulumista kuin suuremman monitoimilaitteen.  

Tulostinta hankkiessa kannattaakin kiinnittää huomiota laitteen kokoon. Jos tiedät, että laitteella tulee olemaan paljon käyttöä, kannattaa tähän käyttöön valita suurempi laitemalli.

Miten voin vaikuttaa tulostimen toimintaan?

  1. Valitse tulostimeen laadukasta paperia, jonka paino on vähintään 80 grammaa. Paksumpi paperi kestää paremmin kosteutta, ja laadukas pinta kuormittaa vähemmän poimintakumeja.
  2. Tarkista, että olet määrittänyt paperiasetuksista paperin oikean paksuuden. Tällä on vaikutusta koko laitteen toimintaan. Paksumpi paperi vaatii enemmän lämpöä ja puristusvoimaa, jotta kuvanlaatu pysyy hyvänä.
  3. Älä säilytä papereita kosteassa tilassa, kuten ulkona tai kellarissa. Paperin olisi hyvä olla sisällä huoneenlämmössä, jossa ilmankosteus on tasainen.
  4. Huolehdi tulostimen ympäristön siisteydestä. Pölyä ja likaa kulkeutuu tulostimen sisään ajan kanssa ja jossain välissä ne tukkivat sensoreita sekä aiheuttavat muita ongelmia. Siisti ympäristö pidentää laitteen käyttöikää.
  5. Pidä tulostimesi päivitettynä. Tulostimen käyttöjärjestelmä on tärkeää pitää päivitettynä, sillä tekniikka kehittyy koko ajan. Uusimmat päivitykset takaavat paremman tietoturvan ja saumattoman toiminnan tietokoneen kanssa.
  6. Suorita tulostimen valikosta laitteen ylläpitotoimet. Täällä on mahdollista puhdistaa laitteen kiinnitysyksikkö sekä siirtohihna. Näiden puhdistus voi parantaa jo heikentynyttä kuvanlaatua.
  7. Tutustu laitteen käyttöoppaaseen. Käyttöoppaassa on tärkeää tietoa laitteen toiminnasta ja lisää vinkkejä laitteen hallintaan ja ylläpitoon. Jos laitteen manuaali on mennyt jo roskiin tai kadonnut, löydät lähes kaikki käyttöoppaat Canonin sivustolta.

Näillä pienillä toimilla laitteen kanssa pääsee jo pitkälle. Jossain välissä tulostimen osien käyttöikä tulee kuitenkin vastaan ja jotain täytyy uusia. Jos tulostimessasi ilmenee ongelmia, joita et osaa itse ratkaista, otathan rohkeasti meihin marskilaisiin yhteyttä. Meillä ServiceDesk-tiimi osaa auttaa pienemmissä ongelmissa jo heti puhelimen päässä.

Isommat ongelmat välitämme huollolle, jossa rautaiset ammattilaiset ratkaisevat ongelman kuin ongelman. Meidän huollossamme käytetään vain Canonin laadukkaita alkuperäisosia. Me löydämme jokaisen revenneen paperipalan tulostimesi sisuksista sekä vaihdamme kuluneet osat uusiin.

Jos laitteessasi on Marskidatan huoltosopimus voit olla huoletta. Otat vain yhteyttä laitteen päältä löytyvään numeroon ja me hoidamme loput.

Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksessä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet, sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla.
Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?

Katsotaanpa hieman mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä tekninen jargon, sulassa sovussa.

Laitteiden tietoturva

Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla erilaisilta uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?

Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa joka käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.

Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.

Korkeamman tietoturvan yrityksissä voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.

Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista.

Tietoturvaa tulostamiseen

Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat ja niin edelleen. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää että satut laitteen vieressä seisomaan ja vilkaisemaan, että ”Mikäs paperi se tähän putkahti, omistajaa ei näköpiirissä”.

Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon, tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online -tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.

Skannauksen tietoturva

Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.

Monissa yrityksissä edelleen skannataan suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta maailmalle dokumentteja. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Edellä mainitun, palvelimen käytännössä vapaan, käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spämmin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille.

Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamisen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoft 365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Tämän kun määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti.

Laitteen vakioasetuksiin kuuluu myös mahdollisuus asettaa skannattuihin PDF- tiedostoihin digitaalinen allekirjoitus. Tällöin PDF-tiedoston metatietoihin tallentuu käyttäjä- tai laiteallekirjoitus, josta käy ilmi miltä laitteelta skannaus on lähtenyt ja paljastaa jos dokumentin muodostuksen jälkeen sitä on muokattu. Voit myös salata PDF:n sekä asettaa sen avaukseen vaadittavan salasanan.

Laitteen asetuksissa on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostiosoitteet. Myös uniFLOWn ja uniFLOW Onlinen tarjoama henkilökohtainen kirjautuminen laitteelle antaa laitteen näytölle ”Lähetä itselle” -painikkeen. Tällöin poistuu vaara, että osoitekirjan listasta valittaisiin vahingossa väärä vastaanottaja, sillä tuota painamalla käyttäjä saa aina oman osoitteensa vastaanottajaksi.

Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.

Marskidatan Print Services -tiimin edustajana lämpimästi ja mielelläni lähden esittelemään ja vähän myös kehumaan uusinta Canon-perheen  imageRUNNER DX -sarjaa. Edellisen blogini aiheena oli ”Back to the future”, nyt voisin käyttää ilmaisua ”Prepare for the future”.

Aikaisemmassa blogissani kirjoitin kopiokoneista ja niiden ominaisuuksista 10–20 vuotta sitten. Nyt ajat ovat muuttuneet siten, että monitoimilaitteelta vaaditaan hybridityöskentelyn ominaisuuksia tulostuksen ja digitaalisen työnkulun keskuksena. Monitoimilaitteen tulee olla myös paikka, jossa digitaalinen muoto muutetaan tulosteeksi ja vastaavasti tuloste digitaaliseksi. Laitteen täytyy myös olla saumattomasti yhteydessä työtilasovelluksiin niin, että asiakirjat siirtyvät helposti ja nopeasti erilaisiin työnkulkuihin… Savoksi sama, sukkelasti. 

Tästä aasinsiltana päästiin asian ytimeen eli Canon imageRUNNER ADVANCE 3rd Generation -alustaan perustuviin asiakirjojen skannaus- ja käsittelytekniikoihin sekä integroituihin pilvipalveluihin. Hyvillä yhteyksillä varustetut, tehokkaat ja suojatut imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan laitteet edistävät digitalisaatiota yhdistämällä fyysiset ja digitaaliset informaatiot toisiinsa. Jos minkä, niin tämän ansiosta, yrityksesi toimii mahdollisimman tuottavasti tulevaisuudessa.

Tässä muutamat uuden DX-sarjan tekniikan tuomat työkulun helpotukset:

Canon on imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan myötä Canon on myös panostanut ympäristövaikutuksiin niin, että laitteet tuottavat jopa 18 prosenttia vähemmän hiilidioksidipäästöjä koko elinikänsä aikana. Canon on  myös alentanut sarjan laitteiden virran kulutusta 15 prosenttia lepotila- ja väriaine/lämpötilamuutoksilla. Uudella teknologialla mahdollistetaan myös jätteiden määrän, energian kulutuksen ja materiaalin käytön minimointi. Tämä mahdollistuu esimerkiksi laitteen ohjelmistolla, joka poistaa tyhjät sivut sekä esikatselutoiminnolla, jonka ansiosta työt tulostuvat kerralla oikein. Näillä toimenpiteillä myös yrityksesi pääsee paremmin saavuttamaan kestävän kehityksen tavoitteet ja arvot.

Ja sitten kun sen vanhan laitteen elinikä tulee päätökseen…

Me Marskidatalla toteutamme myös vahvasti Canon-periaatteita laitteiden ympäristövaikutuksia ajatellen. Tätä toimintamallia tukee Marskidatan ympäristösertifikaatti ISO:14001. Kaikki meille palautuvat ikänsä lopussa olevat Canon-laitteet kierrätetään, samoin tietoturvapuoli hoidetaan täydellisellä laite-clearauksella ja kiintolevyn tuhoamisella.

Tämän lisäksi suojausominaisuuksia täydentää vielä myös käytön aikana ja sen jälkeen:

Siinä lyhykäisesti kiteytettynä uuden Canon imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan hienouksia sekä meidän Marskidatan huoltopuolen ajatuksia laitteista. Lisäksi on vielä pakko mainita, että myös teknisesti toimivuus ja luotettavuus tässä DX-sarjassa on parantunut entisestään edeltäjiinsä verrattuna…

jos se on ylipäätään mahdollista…

…no kyllä se näköjään on.

Are you ready for the future, we are!

Muutama vuosi sitten koronavirusepidemia pakotti monet työntekijät siirtymään kotitoimistojensa uumeniin. Tämä tarkoitti keittiön kovalla tuolilla kiikkumista, päänsärkyä ja silmien kirvelyä, kun etätöihin pakotetut toimistotyöntekijät tihrustivat pientä läppärin näyttöä. Tulostustarpeen iskiessä kotitoimistolta piti raahautua yön pimeinä tunteina toimistolle tulostamaan.

Rajoitusten poistuminen vie meitä vahvasti kohti hybridityöskentelyä, jossa siirtyminen koti- ja toimistotyöskentelyn välillä on entistä tärkeämpää. Täydellinen kotikonttori ei ole valmis ilman hyvää tulostinta.

Mielen selkeyttä tulostamalla

Tulostustarve huomataan usein jonkun määräajan lähestyessä tai juuri ennen kokouksen alkamista. Osalle meistä asioiden omaksumista helpottaa näytöltä lukemisen sijaan konkreettisesti paperilta lukeminen. Paperiin on helpompi tehdä merkintöjä, alleviivauksia ja lisätä kysymyksiä. Muuan muassa kaavioiden ja käyrien tuloksia on helpompi katsoa paperilta ja näin vertailla tietoja, eikä selata dioja, koska silloin voi katsoa vain yhtä asiaa kerrallaan. Erityisesti luovien alojen työssä niin sanottu paperin visuaalinen pyörittely lisää tehoa ja tuo monipuolisempia näkökulmia ja vivahteita.

Monipuolisuutta kotona tulostamiseen

Monipuolisen tulostimen ansiosta kotona työskentely on yhtä aktiivista mitä toimistolla. Langaton tulostaminen mahdollistaa sen, ettei sinun tarvitse jumiutua yhteen ja samaan paikkaan. Voit tulostaa, vaikka pihakeinusta ja toiselta puolelta taloa.

Toimistolla usein liikutaan paikasta toiseen, jotta työskentelyyn tulee vaihtelua. Työpöydän luota siirrytään taukotilaan tai neukkariin. Kotona toimitaan täysin samalla tavalla. Asiakirjoja tulostetaan ja samalla siirrytään pois kannettavan tietokoneen ääreltä, koska myös etätöissä tulee jatkuvasti puheluja ja viestejä. Lähtemällä pois läppärin äärestä, pääset pois häiriötekijöistä. Voit tulostaa tekstin ja lukea sen, vaikka alakerran keittiössä tai olohuoneen sohvalla, jos tämä auttaa keskittymään paremmin. Tapoja ja tyylejä on monia ja meidän tehtävämme Marskidatalla on ottaa nämä asiat huomioon, kun tarvitset apuamme tulostimen hankintaan.

Toimistolla työskennellessä ei yleensä tarvitse huolehtia tulostimen asentamisesta, papereista ja väriaineista. Tämä sama pätee myös kotonakin. Marskidata tarjoaa jokaiseen tarpeeseen sopivia laitteita, joilla onnistuu niin tulostus, kopiointi kuin skannauskin. Mahdollisen toimintahäiriön sattuessa etähuolto rientää apuun ja värikasetin loppuessa uusi toimitetaan kotiovelle.

Entäs tulostimen ulkonäkö?

Yhä useampi kiinnittää huomiota ulkonäköön valitessaan tavaroita kotiinsa. Toimiston kopiohuoneessa laitteen ulkonäöllä ei ole juurikaan merkitystä, mutta kotiin ei mitä tahansa sisustukseen sopimatonta laitetta kelpuuteta. Laitteen tulee siis olla tyylikäs ja sulavalinjainen. Yhtä tärkeää on myös tulostusjälki. Canonin tulosteissa yhdistyvät pitkäkestoinen tulostuslaatu, jossa erottuvat upeat yksityiskohdat, väri ja laadukas teksti.

Skannaus pilvipalveluun Canonin kotitulostimella

Esimerkiksi Canonin PIXMA TR4650 -tulostimen PIXMA Cloud Link -ominaisuus, on sellainen, jolla voi tulostaa pilvipalvelusta ja skannata pilvipalveluun. Tämä sopii täydellisesti pienyrityksille, jotka jakavat ja tallentavat sisältöä jaettuihin pilvipalveluihin, kuten SharePointiin, Google Driveen tai vaikka Dropboxiin. Tällöin tiedostoja voi tulostaa käyttäjän sijainnista riippumatta.

Mitä käyttäjän kannattaa ottaa huomioon tulostimen tai monitoimilaitteen valinnassa

Tulostinvaihtoehtojen kirjo on todella laaja ja tulostimen hankkija voikin helposti hämmentyä tässä tulostinviidakossa. Kokosimmekin sinulle viisi vinkkiä, jotka kannattaa miettiä kohdilleen kotitoimiston tulostinta hankkiessa:

  1. Tulostusmäärä: Mieti, minkä verran suurin piirtein tulostat sivuja kuukaudessa.
  2. Langattomuus: Onko langattomuus sinulle tärkeää?
  3. Monitoimilaite vai tulostin: Tarvitsetko tulostamisen lisäksi myös kopiointi- ja skannausominaisuuksia?
  4. Värillinen vai mustavalko-tulostin: Tulostatko minkä verran värillisiä ja minkä verran mustavalkoisia tulosteita. Ota huomioon, että nykyään laadukas värituloste on erottautumistekijä.
  5. Palvelu: Oletko valmis miettimään tulostinasioita itse vai haluatko, että kun jotain haastetta tulee, niin asiantuntija tulee paikan päälle ja korjaa asian?

Kompaktit, tyylikkäät ja tehokkaat Canon-tulostimet tuottavat loistavia tuloksia – töissä ja kotona. Kun tarvitset apua kotitoimistosi tulostimen valintaan, ole yhteydessä meihin marskilaisiin ja katsomme sinun tarpeitasi parhaiten tukevan laitteen.

Työurani Marskidatalla alkoi vuonna 2010, kun pääsin kokeilemaan kykyjäni ICT-alalla TE-toimiston työkokeilun kautta. Olin valmistunut datanomiksi Savonlinnan ammatti- ja aikuisopistosta vuonna 2006, käynyt tämän jälkeen armeijan ja sittemmin tehnyt monenlaisia pätkähommia, muun muassa varastotyötä. Vakituisen työpaikan saaminen silloin ei ollut itsestäänselvyys. Työkokeilun tavoitteena oli saada hivutettua jalka potentiaalisen työnantajan oven väliin ja saada arvokasta työkokemusta omalta alalta. Työkokeilun pituus oli 3 kuukautta ja siihen kuului tavarantoimituksia asiakkaille sekä koneasennuksiin osallistumista kokeneemman henkilön oppipoikana.

Blogi_system specialistiksi

Oppisopimuksen kautta vakituiseen työhön

Työkokeilu sujui hyvin ja tämän vuoksi Marskidata tarjosikin minulle mahdollisuuden suorittaa ICT-asentajan oppisopimuskoulutuksen. Koulutuksenjärjestäjänä toimi Lahden Koulutuskeskus Salpaus. Oppisopimuskoulutus koostui käytännön työtehtävistä opiskeltavassa ammatissa sekä lähiopetuspäivistä, jotka toteutettiin Lahdessa. Pääpaino opinnoissa oli kuitenkin käytännön harjoittelussa. Koulutuksen aikana vastuuni lisääntyi ja pääsin tekemään myös Canon-huoltokeikkoja. Koulutus kannatti: Valmistuessani vuonna 2013 sain ammatillisen päättötodistuksen lisäksi toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen.

System Specialistina tulostusratkaisujen parissa

Tätä nykyä toimin System Specialistina ja olen siis tulostimien ja monitoimilaitteiden asiantuntija. Marskidatalla System Specialistit toimivat joko IT:n tai tulostusratkaisujen parissa. Työn luonteeseen kuuluu jatkuva kouluttautuminen ja oman osaamisen vahvistaminen. Tulostinvalmistajana ja Marskidatan tärkeänä kumppanina Canon varmistaa sen, että meillä on aina viimeisin tieto laitemalleista ja niiden ominaisuuksista. Pääsin jo oppisopimuskoulutuksen aikana käymään Canonin järjestämissä koulutuksissa. Koulutukset eivät ole koskaan puuduttavien kalvosulkeisten seuraamista auditorioissa istuen, vaan niissä teemme oikeita korjaustoimenpiteitä laitteille.

Muistellessani yli kymmenen vuoden työhistoriaa Marskidatalla mieleeni tulee monia hauskoja ja kimuranttejakin tilanteita. Joskus muistan käyneen niin, että asiakkaan Canon monitoimilaite lakkasi mystisesti toimimasta. Ongelmaa tietenkin lähestyttiin ratkaisukeskeisesti ja toteutettiin perinteisimmät huoltotoimenpiteet. Tässä tapauksessa napattiin hihnayksikkö pois, vaihdettiin telat ja asetettiin se manuaalisesti oikealle paikalle. Ensin vaikutti siltä, että vika oli korjaantunut, mutta hihnayksikkö irtosi uudelleen paikoiltaan. Vaihdettiin uusi hihnayksikkö. Ongelma ei lähtenyt vieläkään ratkeamaan. Kyllä siinä jouduttiin päätä raapimaan. Annettiin asiakkaan käyttöön lainalaite selvitystyön ajaksi.

Jossain vaiheessa totesimme, että siirrämme asiakkaan viallisen laitteen Marskidatan tiloihin tarkempaan syyniin. Kun nostimme monitoimilaitetta peltijalustalta ylös kuljetusta varten, meille paljastui aikamoinen yllätys. Laitteen jalustassa olikin lommo. Laitteen runko ei voinut olla balanssissa jalustan lommon takia ja tämä aiheutti koneen temppuilun. Uuden jalustan vaihto poisti vian ja asiakas pääsi käyttämään laitetta jälleen normaalisti. Kokemus on osoittanut sen, että jokainen tapaus on yksilöllinen ja matkan varrella voi tulla vastaan yllättäviäkin haasteita. Niistä kuitenkin aina onneksi selvitään!

Olen saanut näiden vuosien aikana myös paljon kiitosta asiakkailta. Joskus asiakkaat ovat niin tyytyväisiä palvelun laatuun, että he keittävät minulle kahvit tai tarjoavat lounaan. Se lämmittää aina mieltä. Marskidata Oy Savonlinnan toimitusjohtaja kuvasi minua toimeen tarttuvaksi ja työtä pelkäämättömäksi tyypiksi, joka ei karsasta mitään työtehtäviä.

Vuodet ovat tuoneet tietoa ja osaamista. Kokemus tuo varmuutta. Aiemmin minun täytyi selvittää asioita ahkerammin, mutta nykyään tietotaitoa on karttunut jo sen verran, että suurin osa asioista sujuu rutiinilla. Olen kuitenkin sitä mieltä, että vaikka työhistoriaa olisi takana 30 vuotta, aina tulee jotain uutta vastaan. Viimeisen kymmenen vuoden aikana tapahtunut keskeisin muutos System Specialistin työssä liittyy varmasti perustoimistolaitteiden kehittymiseen. Laitteet ovat kehittyneet siinä määrin, että perushuollot onnistuvat nopeasti ja usein jopa ilman työkaluja.

Blogi_system specialistiksi2

Oman kokemukseni perusteella kannustan kaikkia nuoria ja aikuisia alanvaihtajia antamaan mahdollisuuden ICT-alalle. Työtehtävien kirjo on monipuolinen ja oppisopimuskoulutus on hyvä ponnahduslauta käytännön harjoittelun kautta työelämään.

Tälläkin hetkellä etsimme uusia System Specialisteja, esimerkiksi Joensuussa olisi tarvetta tulostimien ja monitoimilaitteiden asiantuntijalle.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down