Talviaamu, heräät sängystäsi ja kävelet kahvinkeittoon. Avaat verhot ja huomaat että yön aikana on satanut puoli metriä lunta, eikä aura-auto ole vielä ehtinyt pihatiellesi. Päätät jäädä kotikonttorille ja avaat tietokoneen. Saat uudet työvuorolistat tehtyä ja nämä pitäisi toimittaa firmalle iltapäivällä, paperimuodossa tällä kertaa. Rakas pöytätulostin hyrähtää käyntiin ja muutaman sivun jälkeen tulostin herjaa paperitukosta. Avaat kaikki tulostimen luukut eikä paperia löydy mistään. Suljet luukut ja laite toimii taas normaalisti. Mitä tapahtui?
Meillä Marskidatalla tätä kutsutaan ”haamutukokseksi”. Näin käy, kun tulostin ei saa poimittua paperikasetista paperia. Haamutukos on ensimmäinen merkki tulostimen poimintakumien heikkenemisestä. Mitä tällaiset poimintakumit oikein ovat? Poimintakumit ovat kumiset rullat, jotka sijaitsevat tulostimen paperikasetin läheisyydessä. Rullien tehtävänä on poimia paperi kasetista ja toimittaa se eteenpäin laitteen sisällä.
Paperitukoksen syntyyn on monia syitä. Useimmiten tukos kutenkin johtuu siitä, ettei tulostin saa poimittua paperia paperikasetista. Tällöin tulostimen poimintakumit ovat huonossa kunnossa, eikä kitka ole riittävä paperin kuljettamiseen eteenpäin. Sutivat rullat aiheuttavat siis tukoksen. Huonokuntoisia rullia voidaan elvyttää putsaamalla ne kostealla liinalla. Jos rullat ovat taas kuluneet sileäksi ajan myötä, on ne syytä vaihtaa uusiin.
Seuraavaksi suurin tekijä tukoksiin on ilmankosteus. Kostea paperi pyrkii menemään kippuralle lämpimän tulostimen sisällä. Käpristynyt paperin reuna jää helposti jumiin tulostimen sisuskaluihin ja aiheuttaa tukoksen.
Tämä johtuu tulostimien valtavasta kokoerosta. Pienessä printterissä ei ole kauheasti tilaa, ja poimintakumit ovat yleensä melko vaatimattoman kokoiset. Pienet rullat kestävät vähemmän likaa ja kulumista kuin suuremman monitoimilaitteen.
Tulostinta hankkiessa kannattaakin kiinnittää huomiota laitteen kokoon. Jos tiedät, että laitteella tulee olemaan paljon käyttöä, kannattaa tähän käyttöön valita suurempi laitemalli.
Näillä pienillä toimilla laitteen kanssa pääsee jo pitkälle. Jossain välissä tulostimen osien käyttöikä tulee kuitenkin vastaan ja jotain täytyy uusia. Jos tulostimessasi ilmenee ongelmia, joita et osaa itse ratkaista, otathan rohkeasti meihin marskilaisiin yhteyttä. Meillä ServiceDesk-tiimi osaa auttaa pienemmissä ongelmissa jo heti puhelimen päässä.
Isommat ongelmat välitämme huollolle, jossa rautaiset ammattilaiset ratkaisevat ongelman kuin ongelman. Meidän huollossamme käytetään vain Canonin laadukkaita alkuperäisosia. Me löydämme jokaisen revenneen paperipalan tulostimesi sisuksista sekä vaihdamme kuluneet osat uusiin.
Jos laitteessasi on Marskidatan huoltosopimus voit olla huoletta. Otat vain yhteyttä laitteen päältä löytyvään numeroon ja me hoidamme loput.
Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksessä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet, sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla.
Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?
Katsotaanpa hieman mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä tekninen jargon, sulassa sovussa.
Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla erilaisilta uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?
Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa joka käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.
Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.
Korkeamman tietoturvan yrityksissä voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.
Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista.
Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat ja niin edelleen. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää että satut laitteen vieressä seisomaan ja vilkaisemaan, että ”Mikäs paperi se tähän putkahti, omistajaa ei näköpiirissä”.
Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon, tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online -tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.
Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.
Monissa yrityksissä edelleen skannataan suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta maailmalle dokumentteja. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Edellä mainitun, palvelimen käytännössä vapaan, käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spämmin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille.
Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamisen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoft 365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Tämän kun määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti.
Laitteen vakioasetuksiin kuuluu myös mahdollisuus asettaa skannattuihin PDF- tiedostoihin digitaalinen allekirjoitus. Tällöin PDF-tiedoston metatietoihin tallentuu käyttäjä- tai laiteallekirjoitus, josta käy ilmi miltä laitteelta skannaus on lähtenyt ja paljastaa jos dokumentin muodostuksen jälkeen sitä on muokattu. Voit myös salata PDF:n sekä asettaa sen avaukseen vaadittavan salasanan.
Laitteen asetuksissa on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostiosoitteet. Myös uniFLOWn ja uniFLOW Onlinen tarjoama henkilökohtainen kirjautuminen laitteelle antaa laitteen näytölle ”Lähetä itselle” -painikkeen. Tällöin poistuu vaara, että osoitekirjan listasta valittaisiin vahingossa väärä vastaanottaja, sillä tuota painamalla käyttäjä saa aina oman osoitteensa vastaanottajaksi.
Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.
Marskidatan Print Services -tiimin edustajana lämpimästi ja mielelläni lähden esittelemään ja vähän myös kehumaan uusinta Canon-perheen imageRUNNER DX -sarjaa. Edellisen blogini aiheena oli ”Back to the future”, nyt voisin käyttää ilmaisua ”Prepare for the future”.
Aikaisemmassa blogissani kirjoitin kopiokoneista ja niiden ominaisuuksista 10–20 vuotta sitten. Nyt ajat ovat muuttuneet siten, että monitoimilaitteelta vaaditaan hybridityöskentelyn ominaisuuksia tulostuksen ja digitaalisen työnkulun keskuksena. Monitoimilaitteen tulee olla myös paikka, jossa digitaalinen muoto muutetaan tulosteeksi ja vastaavasti tuloste digitaaliseksi. Laitteen täytyy myös olla saumattomasti yhteydessä työtilasovelluksiin niin, että asiakirjat siirtyvät helposti ja nopeasti erilaisiin työnkulkuihin… Savoksi sama, sukkelasti.
Tästä aasinsiltana päästiin asian ytimeen eli Canon imageRUNNER ADVANCE 3rd Generation -alustaan perustuviin asiakirjojen skannaus- ja käsittelytekniikoihin sekä integroituihin pilvipalveluihin. Hyvillä yhteyksillä varustetut, tehokkaat ja suojatut imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan laitteet edistävät digitalisaatiota yhdistämällä fyysiset ja digitaaliset informaatiot toisiinsa. Jos minkä, niin tämän ansiosta, yrityksesi toimii mahdollisimman tuottavasti tulevaisuudessa.
Canon on imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan myötä Canon on myös panostanut ympäristövaikutuksiin niin, että laitteet tuottavat jopa 18 prosenttia vähemmän hiilidioksidipäästöjä koko elinikänsä aikana. Canon on myös alentanut sarjan laitteiden virran kulutusta 15 prosenttia lepotila- ja väriaine/lämpötilamuutoksilla. Uudella teknologialla mahdollistetaan myös jätteiden määrän, energian kulutuksen ja materiaalin käytön minimointi. Tämä mahdollistuu esimerkiksi laitteen ohjelmistolla, joka poistaa tyhjät sivut sekä esikatselutoiminnolla, jonka ansiosta työt tulostuvat kerralla oikein. Näillä toimenpiteillä myös yrityksesi pääsee paremmin saavuttamaan kestävän kehityksen tavoitteet ja arvot.
Me Marskidatalla toteutamme myös vahvasti Canon-periaatteita laitteiden ympäristövaikutuksia ajatellen. Tätä toimintamallia tukee Marskidatan ympäristösertifikaatti ISO:14001. Kaikki meille palautuvat ikänsä lopussa olevat Canon-laitteet kierrätetään, samoin tietoturvapuoli hoidetaan täydellisellä laite-clearauksella ja kiintolevyn tuhoamisella.
Tämän lisäksi suojausominaisuuksia täydentää vielä myös käytön aikana ja sen jälkeen:
Siinä lyhykäisesti kiteytettynä uuden Canon imageRUNNER ADVANCE DX -sarjan hienouksia sekä meidän Marskidatan huoltopuolen ajatuksia laitteista. Lisäksi on vielä pakko mainita, että myös teknisesti toimivuus ja luotettavuus tässä DX-sarjassa on parantunut entisestään edeltäjiinsä verrattuna…
jos se on ylipäätään mahdollista…
…no kyllä se näköjään on.
Are you ready for the future, we are!
Muutama vuosi sitten koronavirusepidemia pakotti monet työntekijät siirtymään kotitoimistojensa uumeniin. Tämä tarkoitti keittiön kovalla tuolilla kiikkumista, päänsärkyä ja silmien kirvelyä, kun etätöihin pakotetut toimistotyöntekijät tihrustivat pientä läppärin näyttöä. Tulostustarpeen iskiessä kotitoimistolta piti raahautua yön pimeinä tunteina toimistolle tulostamaan.
Rajoitusten poistuminen vie meitä vahvasti kohti hybridityöskentelyä, jossa siirtyminen koti- ja toimistotyöskentelyn välillä on entistä tärkeämpää. Täydellinen kotikonttori ei ole valmis ilman hyvää tulostinta.
Tulostustarve huomataan usein jonkun määräajan lähestyessä tai juuri ennen kokouksen alkamista. Osalle meistä asioiden omaksumista helpottaa näytöltä lukemisen sijaan konkreettisesti paperilta lukeminen. Paperiin on helpompi tehdä merkintöjä, alleviivauksia ja lisätä kysymyksiä. Muuan muassa kaavioiden ja käyrien tuloksia on helpompi katsoa paperilta ja näin vertailla tietoja, eikä selata dioja, koska silloin voi katsoa vain yhtä asiaa kerrallaan. Erityisesti luovien alojen työssä niin sanottu paperin visuaalinen pyörittely lisää tehoa ja tuo monipuolisempia näkökulmia ja vivahteita.
Monipuolisen tulostimen ansiosta kotona työskentely on yhtä aktiivista mitä toimistolla. Langaton tulostaminen mahdollistaa sen, ettei sinun tarvitse jumiutua yhteen ja samaan paikkaan. Voit tulostaa, vaikka pihakeinusta ja toiselta puolelta taloa.
Toimistolla usein liikutaan paikasta toiseen, jotta työskentelyyn tulee vaihtelua. Työpöydän luota siirrytään taukotilaan tai neukkariin. Kotona toimitaan täysin samalla tavalla. Asiakirjoja tulostetaan ja samalla siirrytään pois kannettavan tietokoneen ääreltä, koska myös etätöissä tulee jatkuvasti puheluja ja viestejä. Lähtemällä pois läppärin äärestä, pääset pois häiriötekijöistä. Voit tulostaa tekstin ja lukea sen, vaikka alakerran keittiössä tai olohuoneen sohvalla, jos tämä auttaa keskittymään paremmin. Tapoja ja tyylejä on monia ja meidän tehtävämme Marskidatalla on ottaa nämä asiat huomioon, kun tarvitset apuamme tulostimen hankintaan.
Toimistolla työskennellessä ei yleensä tarvitse huolehtia tulostimen asentamisesta, papereista ja väriaineista. Tämä sama pätee myös kotonakin. Marskidata tarjoaa jokaiseen tarpeeseen sopivia laitteita, joilla onnistuu niin tulostus, kopiointi kuin skannauskin. Mahdollisen toimintahäiriön sattuessa etähuolto rientää apuun ja värikasetin loppuessa uusi toimitetaan kotiovelle.
Yhä useampi kiinnittää huomiota ulkonäköön valitessaan tavaroita kotiinsa. Toimiston kopiohuoneessa laitteen ulkonäöllä ei ole juurikaan merkitystä, mutta kotiin ei mitä tahansa sisustukseen sopimatonta laitetta kelpuuteta. Laitteen tulee siis olla tyylikäs ja sulavalinjainen. Yhtä tärkeää on myös tulostusjälki. Canonin tulosteissa yhdistyvät pitkäkestoinen tulostuslaatu, jossa erottuvat upeat yksityiskohdat, väri ja laadukas teksti.
Esimerkiksi Canonin PIXMA TR4650 -tulostimen PIXMA Cloud Link -ominaisuus, on sellainen, jolla voi tulostaa pilvipalvelusta ja skannata pilvipalveluun. Tämä sopii täydellisesti pienyrityksille, jotka jakavat ja tallentavat sisältöä jaettuihin pilvipalveluihin, kuten SharePointiin, Google Driveen tai vaikka Dropboxiin. Tällöin tiedostoja voi tulostaa käyttäjän sijainnista riippumatta.
Tulostinvaihtoehtojen kirjo on todella laaja ja tulostimen hankkija voikin helposti hämmentyä tässä tulostinviidakossa. Kokosimmekin sinulle viisi vinkkiä, jotka kannattaa miettiä kohdilleen kotitoimiston tulostinta hankkiessa:
Kompaktit, tyylikkäät ja tehokkaat Canon-tulostimet tuottavat loistavia tuloksia – töissä ja kotona. Kun tarvitset apua kotitoimistosi tulostimen valintaan, ole yhteydessä meihin marskilaisiin ja katsomme sinun tarpeitasi parhaiten tukevan laitteen.
Työurani Marskidatalla alkoi vuonna 2010, kun pääsin kokeilemaan kykyjäni ICT-alalla TE-toimiston työkokeilun kautta. Olin valmistunut datanomiksi Savonlinnan ammatti- ja aikuisopistosta vuonna 2006, käynyt tämän jälkeen armeijan ja sittemmin tehnyt monenlaisia pätkähommia, muun muassa varastotyötä. Vakituisen työpaikan saaminen silloin ei ollut itsestäänselvyys. Työkokeilun tavoitteena oli saada hivutettua jalka potentiaalisen työnantajan oven väliin ja saada arvokasta työkokemusta omalta alalta. Työkokeilun pituus oli 3 kuukautta ja siihen kuului tavarantoimituksia asiakkaille sekä koneasennuksiin osallistumista kokeneemman henkilön oppipoikana.
Työkokeilu sujui hyvin ja tämän vuoksi Marskidata tarjosikin minulle mahdollisuuden suorittaa ICT-asentajan oppisopimuskoulutuksen. Koulutuksenjärjestäjänä toimi Lahden Koulutuskeskus Salpaus. Oppisopimuskoulutus koostui käytännön työtehtävistä opiskeltavassa ammatissa sekä lähiopetuspäivistä, jotka toteutettiin Lahdessa. Pääpaino opinnoissa oli kuitenkin käytännön harjoittelussa. Koulutuksen aikana vastuuni lisääntyi ja pääsin tekemään myös Canon-huoltokeikkoja. Koulutus kannatti: Valmistuessani vuonna 2013 sain ammatillisen päättötodistuksen lisäksi toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen.
Tätä nykyä toimin System Specialistina ja olen siis tulostimien ja monitoimilaitteiden asiantuntija. Marskidatalla System Specialistit toimivat joko IT:n tai tulostusratkaisujen parissa. Työn luonteeseen kuuluu jatkuva kouluttautuminen ja oman osaamisen vahvistaminen. Tulostinvalmistajana ja Marskidatan tärkeänä kumppanina Canon varmistaa sen, että meillä on aina viimeisin tieto laitemalleista ja niiden ominaisuuksista. Pääsin jo oppisopimuskoulutuksen aikana käymään Canonin järjestämissä koulutuksissa. Koulutukset eivät ole koskaan puuduttavien kalvosulkeisten seuraamista auditorioissa istuen, vaan niissä teemme oikeita korjaustoimenpiteitä laitteille.
Muistellessani yli kymmenen vuoden työhistoriaa Marskidatalla mieleeni tulee monia hauskoja ja kimuranttejakin tilanteita. Joskus muistan käyneen niin, että asiakkaan Canon monitoimilaite lakkasi mystisesti toimimasta. Ongelmaa tietenkin lähestyttiin ratkaisukeskeisesti ja toteutettiin perinteisimmät huoltotoimenpiteet. Tässä tapauksessa napattiin hihnayksikkö pois, vaihdettiin telat ja asetettiin se manuaalisesti oikealle paikalle. Ensin vaikutti siltä, että vika oli korjaantunut, mutta hihnayksikkö irtosi uudelleen paikoiltaan. Vaihdettiin uusi hihnayksikkö. Ongelma ei lähtenyt vieläkään ratkeamaan. Kyllä siinä jouduttiin päätä raapimaan. Annettiin asiakkaan käyttöön lainalaite selvitystyön ajaksi.
Jossain vaiheessa totesimme, että siirrämme asiakkaan viallisen laitteen Marskidatan tiloihin tarkempaan syyniin. Kun nostimme monitoimilaitetta peltijalustalta ylös kuljetusta varten, meille paljastui aikamoinen yllätys. Laitteen jalustassa olikin lommo. Laitteen runko ei voinut olla balanssissa jalustan lommon takia ja tämä aiheutti koneen temppuilun. Uuden jalustan vaihto poisti vian ja asiakas pääsi käyttämään laitetta jälleen normaalisti. Kokemus on osoittanut sen, että jokainen tapaus on yksilöllinen ja matkan varrella voi tulla vastaan yllättäviäkin haasteita. Niistä kuitenkin aina onneksi selvitään!
Olen saanut näiden vuosien aikana myös paljon kiitosta asiakkailta. Joskus asiakkaat ovat niin tyytyväisiä palvelun laatuun, että he keittävät minulle kahvit tai tarjoavat lounaan. Se lämmittää aina mieltä. Marskidata Oy Savonlinnan toimitusjohtaja kuvasi minua toimeen tarttuvaksi ja työtä pelkäämättömäksi tyypiksi, joka ei karsasta mitään työtehtäviä.
Vuodet ovat tuoneet tietoa ja osaamista. Kokemus tuo varmuutta. Aiemmin minun täytyi selvittää asioita ahkerammin, mutta nykyään tietotaitoa on karttunut jo sen verran, että suurin osa asioista sujuu rutiinilla. Olen kuitenkin sitä mieltä, että vaikka työhistoriaa olisi takana 30 vuotta, aina tulee jotain uutta vastaan. Viimeisen kymmenen vuoden aikana tapahtunut keskeisin muutos System Specialistin työssä liittyy varmasti perustoimistolaitteiden kehittymiseen. Laitteet ovat kehittyneet siinä määrin, että perushuollot onnistuvat nopeasti ja usein jopa ilman työkaluja.
Oman kokemukseni perusteella kannustan kaikkia nuoria ja aikuisia alanvaihtajia antamaan mahdollisuuden ICT-alalle. Työtehtävien kirjo on monipuolinen ja oppisopimuskoulutus on hyvä ponnahduslauta käytännön harjoittelun kautta työelämään.
Tälläkin hetkellä etsimme uusia System Specialisteja, esimerkiksi Joensuussa olisi tarvetta tulostimien ja monitoimilaitteiden asiantuntijalle.
Microsoft Universal Print, kansankielellä Yleistulostus, on Microsoftin tapa tarjota vaivaton tulostaminen kaikille käyttäjille, joilla on jokin Microsoft 365 -tuoteperheen ohjelmistopaketti käytössä. Käyttö edellyttää Azure AD -kirjautumista sekä Windows 10 -käyttöjärjestelmää päätelaitteissa. Tulostaminen on mahdollista, kun internet on käytössä ja yhteys Azure-pilveen on olemassa, paikasta riippumatta.
Toiminnan perusideana on liittää myös tulostimet Azureen, josta ne on mahdollista julkaista käyttäjille. Uuden tulostimen liittäminen ja julkaisu ”yleistulostimeksi” kestää organisaation IT:ltä vain puoli minuuttia, jonka jälkeen se on heti käyttäjillä käytettävissä. Tulostusympäristöä hallitaan Azure-portaalin kautta, josta kaikki operointi suoritetaan, niin uuden tulostimen lisääminen, tulostamisen oletusasetuksien määrittely kuin käyttöoikeudetkin, esimerkiksi Azure AD -käyttäjäryhmien mukaisesti. Lisäksi portaalista saadaan ulos tulostamiseen liittyvä raportointi esimerkiksi kustannusten jakoa varten, laitteittain, käyttäjittäin tai käyttäjäryhmittäin. Itse tulostinlaitteina voidaan käyttää uusia suoraan Universal Print -toimintoa tukevia laitteita, jotka liittyvät suoraan palveluun, mutta myös vanhempia laitteita, jotka liitetään palveluun työaseman tai palvelimen kautta.
Jos tulostusympäristön käyttöönotto IT:n näkökulmasta on vaivatonta, käyttäjälle se on vieläkin helpompaa, yksi klikkaus ja hetken päästä tulostin on käytössä. Azure AD -kirjautunut käyttäjä näkee saatavilla olevat Universal Print -tulostimet hakiessaan tulostimia Windowsin lisää tulostin -toiminnon kautta. Klikkaamalla valittua tulostinta, saa käyttäjä sen käyttöönsä, ilman laitekohtaisen ajurin erillistä asennusta ja tämän jälkeen tulostus tapahtuu aivan normaalisti. Riippuen valitusta tulostimesta, voi käyttäjä valita tulostustyölle erilaisia viimeistelytoimintoja, vaikka kaksipuoleisuuden tai nidonnan.
Microsoft Universal Print saadaan siis määritettyä hallitusti käyttöön IT:n toimesta ilman mittavia asennuksia. Microsoft 365 -käyttäjän on helppo ottaa uusi yleistulostin omalle päätelaitteelleen ilman erillisiä ajuriasennuksia. Mutta mitä lisäarvoa tuo Canon ja UniFLOW Online, pilvipohjainen tulostuksenhallinta, tähän kokonaisuuteen?
Canon on ollut kehittämässä yhdessä Microsoftin kanssa tätä puhtaasti pilvihallittua tulostusympäristöä ja tuo ensimmäisten joukossa markkinoille Universal Print -yhteensopivat tulostinlaitteet, tulostimet sekä monitoimilaitteet. Canon UniFLOW Online -tulostuksenhallinta laajentaa Universal Print -ympäristön täydelliseksi turvatulostusympäristöksi, joka mahdollistaa tulostuksen myös muilta kuin Windows 10 -työasemilta, esimerkiksi mobiililaitteilta tai Mac-koneilta.
Canon UniFLOW Online on Azure-pilvessä toimiva tulostuksenhallinta, jolla hallitaan tietoturvallisesti organisaation tulostus- ja skannaustarpeet. UniFLOW Online -ympäristössä käyttäjä tunnistautuu laitteelle omaa AD-tunnusta vasten esimerkiksi RFID-tagilla, joka voi olla olemassa oleva kulkulätkä tai vaikka henkilökorttiin liimattu tarra. Autentikointi on mahdollista myös PIN-koodilla, mikäli RFID-tunnistautumista ei haluta kaikille käyttäjille käyttöön, esimerkiksi suuren käyttäjämäärän vuoksi. UniFLOW Onlinen vahvalla tunnistautumisella varmistetaan käyttäjätason korkea tietoturvataso, mutta mahdollistetaan myös merkittäviä lisätoimintoja, joista käyttäjille merkittävin on My Print Anywhere. Siinä käyttäjä voi ottaa oman tulostustyönsä paperille miltä tulostimelta tahansa, tulostustyö siis seuraa käyttäjää. Lisäksi laitteelle tunnistautumisen jälkeen käyttäjälle avautuu personoitu käyttövalikko, joka voi olla esimerkiksi käyttäjäryhmäkohtaisesti määritetty. Vahva tunnistautuminen mahdollistaa myös suorien skannauspolkujen määrittämisen Microsoft 365 -ohjelmistoihin, kuten SharePointiin, henkilökohtaiseen OneDriveen tai käytössä olevaan liiketoimintasovellukseen.
Organisaation IT on varmasti kiinnostunut siitä, miten tämä kahden eri järjestelmän yhteen liittäminen onnistuu ja paljonko sen vaatii resursseja. Microsoft Universal Print ja Canon UniFLOW Online toimivat molemmat puhtaasti pilvestä, tämä ei vaadi siis paikallisia asennuksia. Molemmat järjestelmät tukeutuvat Microsoft 365 -käyttäjätietoon ja -kirjautumiseen, joten uusia käyttäjätietokantoja ei tarvita. Tietoturvallisen tulostusympäristön käyttöönotto vaatii toki UniFLOW Online -palvelun aktivoinnin osaksi asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöä, mutta sen jälkeen tulostinlaitteen liittäminen ja julkaisu käyttäjille ottaa vain muutaman minuutin. Laitteet voidaan liittää yksitellen tai ryhmänä, jolloin koko tulostinkanta on julkaistavissa yhdellä kertaa. Käyttäjälle uuden tulostimen käyttöönotto on edelleen yhtä yksinkertaista ja nopeaa. UniFLOW Onlinen kautta järjestelmään voidaan liittää myös Mac- ja Chrome-päätelaitteet sekä iOS- ja Android-mobiililaitteet.
Microsoft Universal Print ja Canon UniFLOW muuttavat perinteisen osittain raskaasti hallittavan paikallisia asennuksia vaativan tulostusympäristön pilvihallittavaksi moderniksi ja tietoturvalliseksi. Nykyaikaisen tulostusympäristön perustarpeisiin voidaan lukea helppo ja joustava hallinta, korkea tietoturva ja mahdollisuus tulostaa paikasta riippumatta. Nämä kaikki mahdollistetaan tässä kuvatulla kokonaisuudella, myös uuden normaalin etätöitä tekevien henkilöiden tulostustarpeet. Vahvan tunnistautumisen avulla saadaan korkea tietoturva myös organisaatioiden kasvaviin skannaustarpeisiin.
Microsoft Universal Printin ja Canon UniFLOW Onlinen yhteinen julkaisupäivä sijoittuu vuoden 2020 lopulle, josta tiedotamme tarkemmin.
Mikäli kiinnostus heräsi jo nyt, ja haluat siirtyä pois perinteisen tulostuspalvelimen ympärille rakennetusta tulostusympäristöstä, helposti hallittavaan, tietoturvalliseen sekä käyttäjäystävälliseen tulostukseen, ole yhteydessä. Lisätietoja saa allekirjoittaneelta ja muilta marskilaisilta. Muihin tulostusratkaisuihimme voit tutustua täältä.
Printtiterveisin
