– Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi oman, monivuotisen asiakas- ja käyttökokemukseni perusteella. Laitteet, mitä Marskidata edustaa, ovat laadukkaita ja sen lisäksi yritys pystyy tarjoamaan jälkimarkkinoinnin tuotteilleen siten, että asiakas kokee olonsa turvatuksi, kertoo Kiinteistömaailma Savonlinnan yrittäjä Seppo Kairikko.
Laadukas ja mutkattomasti toimiva monitoimilaite on Kiinteistömaailma Savonlinnan henkilöstölle keskeinen työväline. Tulostusmäärä on vuosien varrella vähentynyt, mutta kohde-esitteiden lisäksi kiinteistönvälityksen oheismateriaalien, kuten kartta-aineistojen, tulostustarve näkyy edelleen arjessa. Laadukkaan tulostusjäljen lisäksi monitoimilaitteen skannaustoiminnon rooli on merkittävä, sillä kaikki dokumentaatio muutetaan sähköiseen muotoon arkistointia varten.
Kun Kiinteistömaailma Savonlinnan edellinen monitoimikone tuli käyttöikänsä päähän, erottui Marskidata uuden laitteen kilpailutuksessa edukseen. Monitoimilaitteen hinta oli toimittajavalinnassa tärkeä kriteeri, mutta vaakakupissa painoi myös laitteen arkikäytön tueksi saatavat huolto- ja tukipalvelut.
– Yhteistyömme Marskidatan kanssa on tosiaan alun perin alkanut monitoimilaitteen kilpailutuksesta, mutta syventynyt siitä vuosien myötä kokonaiskumppanuudeksi, kuvailee Kiinteistömaailma Savonlinnan yrittäjä Seppo Kairikko yrityksensä suhdetta Marskidataan.
Kiinteistömaailma Savonlinnan runsaaseen tulostustarpeeseen sopivaksi ratkaisuksi valikoitui MD All Print, joka sisältää monitoimilaitteen lisäksi rajattoman määrän laadukkaita tulosteita. Palvelu on kiinteän hintansa ansiosta helppo budjetoida ja sen lisäksi Marskidatan etävalvonnan piirissa olevan laitteen mahdolliset häiriötilat päästään korjaamaan nopeasti ja värien kuluessa uudet toimitetaan Kiinteistömaailmalle automaattisesti.
– Monitoimilaitteen ensimmäinen sopimus oli kolmen vuoden mittainen, ja sitä olemme jatkaneet suoraan toiselle sopimuskaudelle. Monitoimilaitteesta yhteistyö lähtikin sitten rönsyilemään myös muihin laitteisiin. Olemme vuosien varrella hankkineet Marskidatan kautta muun muassa älypuhelimia ja niihin liittyviä lisävarusteita sekä työntekijöidemme tietokoneet leasing-sopimuksella, summaa Kairikko.
Avaintekijä laajenevassa yhteistyössä Marskidatan kanssa on ollut se, että asiointi tuntuu Kiinteistömaailman näkökulmasta hyvin vaivattomalta. Leasing-tietokoneet toimitetaan valmiiksi asennettuina tai vaihtoehtoisesti Marskidatan asiantuntija saapuu Kiinteistömaailman toimipisteeseen paikan päälle viimeistelemään tarvittavat asetukset.
– Ei sellaisia laitteita olekaan, missä ei koskaan ole mitään säätämisen tarvetta tai uusia päivityksiä. Toimimme tässä samalla paikkakunnalla Marskidatan kanssa, eikä toimistojemme välinen etäisyys ole juuri kivenheittoa pidempi. Meidän näkökulmastamme on tärkeää, että tapaamme it-tukihenkilöämme myös kasvokkain, eikä yhteistyö pyöri vain etähallinnan varassa, Kairikko kertoo.
Leasing-laitteiden lisäksi Marskidata on toteuttanut Kiinteistömaailman toimistolle langattoman verkon sekä huolehtii esimerkiksi laitteiden tietoturvasta.
– Asiantuntija-apu on arvokas tuki, sillä me Kiinteistömaailmalla haluamme keskittyä ydinliiketoimintaamme emmekä käyttää aikaamme it-haasteiden parissa. Esimerkiksi tietokoneet ja puhelimet ovat hyvinkin kriittisiä työn tekemisen näkökulmasta, emmekä me voi olla pitkiä aikoja ilman laitteita. Apua pitää saada nopeasti silloin kun jokin hajoaa, luonnehtii Kairikko toimivien laitteiden roolia arjessa.
Marskidatan tarjoama henkilökohtainen palvelu on Kiinteistömaailman näkökulmasta toiminut erittäin hyvin, sillä Marskidatan puoleen on mahdollista kääntyä missä tahansa asiassa.
– Kumppanuutemme on rakentunut niin, että isompien leasing-sopimusten myötä myös pienempien tarvikkeiden hankinta on keskittynyt Marskidatalle. Jos meillä vähänkään ilmaantuu IT- tai laiteasioihin liittyviä kysymyksiä, niin otamme yhteyttä Marskidataan ja tiedustelemme, pystyvätkö he palvelemaan siihen liittyen tai voivatko suositella ratkaisua.
– Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi oman, monivuotisen asiakas- ja käyttökokemukseni perusteella. Laitteet, mitä Marskidata edustaa, ovat laadukkaita ja sen lisäksi he pystyvät tarjoamaan jälkimarkkinoinnin tuotteilleen siten, että asiakas kokee olonsa turvatuksi. Arvostan sitä, että meidän laitteemme ovat helppokäyttöisiä ja ne toimivat, sillä olennaista meidän näkökulmastamme on tuen ja huollon saatavuus, tiivistää Kairikko.
– Tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.
Kangasniemen kunnan intra oli aiemmin Teamsissa yksinkertaisena kansiorakenteena. Intrassa olleita materiaaleja ei oikein osattu hyödyntää ja monelle intran sisältö oli täysin tuntematon.
– Teimme erilaisia ohjeita ja neuvoimme. Osa työntekijöistä osasi käyttää intraa, mutta eivät kaikki. Lähtötilanne oli, että tarvitsimme selkeän ja helppokäyttöisen ympäristön, jossa kaikki henkilöstöä koskeva tieto olisi aidosti kaikkien saatavilla, Paappanen kuvaa.
Vuoden 2022 alkupuolella Kangasniemen kuntaorganisaatio tunnisti tarpeen toimivammalle intralle, jonka käyttö olisi henkilöstölle arkipäiväistä ja mieluisaa.
– Konkreettinen aloite intran uudistamiseen tuli kuitenkin Marskidatan yhteyshenkilöltä, ja pian heidän modernin työn asiantuntijansa esittelikin meille heidän esimerkki-intraansa. Se näytti visuaalisesti todella hyvältä omaan vanhaan intraamme nähden! Tästä vakuuttuneena päädyimme uudistamaan intran ja hankkimaan henkilöstölle koulutusta aiheeseen liittyen, täydentää Kangasniemen kunnan ICT-suunnittelija Henri Laitinen.
Marskidatan oma intra toimi hyvänä havainnollistuksena, mutta intran toteuttajan valintaa tuki myös se, että Marskidatalla oli jo aiempaa kokemusta kuntaorganisaatioille sopivien ratkaisujen tuottamisesta. Tärkeäksi referenssiksi Kangasniemellä koettiin muun muassa Juvan kunnan onnistunut intraprojekti ja digiosaamisen vahvistuminen. Marskidata oli muutenkin tuttu yritys, sillä se oli toimittanut Kangasniemen kunnalle tietokoneita, lisenssejä, monitoimilaitteita ja suurkuvatulostimia ja rakentanut kunnan hallinnolle kokonaan uuden ActiveDirectory-ympäristön.
Kangasniemen kunnan uusi intra rakennettiin SharePoint Online -alustalle, jota Kangasniemellä oli mietitty yhtenä vaihtoehtona alustavasti jo aiemmin.
– SharePoint oli pyörinyt meillä mielessä ja alun perin selvittelimmekin, että voisimmeko tehdä intran kokonaan itse. Tuntui kuitenkin työläältä lähteä täysin nollasta liikkeelle, ja sitten saimme Marskidatalta tarjouksen, joka vastasi täysin tarpeitamme, Paappanen kertoo.
– Intraprojektin kaikki palaverit suunniteltiin ja aikataulutettiin valmiiksi jo alussa, ja minusta sovitut tarkastuspisteet auttoivat hahmottamaan kokonaisuutta paremmin. Toisaalta Marskidata jousti aikataulussa tarpeen tullen. Esimerkiksi intran alkuperäistä julkaisuajankohtaa jouduttiin siirtämään meidän omien kiireidemme vuoksi ja tämä onnistui jouhevasti, Paappanen kuvailee projektin läpivientiä.
Marskidatan asiantutija auttoi Kangasniemen kuntaa aina tarpeen tullen matkan varrella, jos kysymyksiä intraan liittyen heräsi. Intraa myös muokattiin, jos uusia ideoita tuli projektin aikana.
– Intran nimeksi tuli Hiski edesmenneen lauluntekijä Hiski Salomaan mukaan, joka on kotoisin täältä Kangasniemeltä. Puhumme nykyään töissä arkikielessä, että ”pitäisikö tämä laittaa Hiskiin” tai ”se on Hiskissä”, Paappanen naurahtaa.
Kangasniemen kunnassa on oltu erityisen tyytyväisiä Hiskin lisäominaisuuksiin, kuten lukemattomista uutisista tuleviin sähköpostimuistutuksiin. Sisäisen sähköpostin määräkin vähenee luontevasti, kun kaikki tarpeellinen tieto löytyy intrasta ja henkilöstö osaa seurata uutisia sitä kautta. Uusi intra on myös innostanut suunnittelemaan tulevaa. Ensimmäisenä tavoitteena on saada Hiski kaikille selaimen aloitussivuksi, jotta intran uutisten seuraamisesta tulisi vaivatonta ja automaattista.
– Olemme lisäksi suunnitelleet, että piilotamme Hiskiin linkin leikkimieliseen arvontaan ja kerromme kaikille mistä kansiosta se löytyy. Tausta-ajatuksena on se, että kynnys Hiskissä seikkailemiseen madaltuu, kun piilotettua linkkiä klikkaamalla pääsee mukaan mukavaan arvontaan. Arvontoja voisi järjestää kuukausittain, jolloin tiedon etsiminen intrasta alkaa sujua aina vaan helpommin, kertoo Paappanen jatkosuunnitelmista.
Uuden intran lisäksi Kangasniemellä koettiin tarpeelliseksi vahvistaa henkilöstön Teams-osaamista. Marskidata ehdotti koulutuksille valmiita teemoja, mutta koulutuskokonaisuus räätälöitiin kuitenkin juuri Kangasniemen kuntaorganisaation tarpeisiin ja toiveisiin sopivaksi. Teams-koulutuksia järjestettiin yhteensä kuusi, joista viisi pidettiin koko henkilökunnalle ja yksi kohdennetusti opetus- ja ohjaushenkilöstölle.
– Meidän henkilöstömme osallistui koulutuksiin hyvin. Koulutuksissa edettiin rauhalliseen tahtiin, jotta eri tasoiset osaajat pysyivät kaikki kyydissä, ja lisäksi ohjaus oli selkeää ja kannustavaa. Koulutus ei myöskään ollut pelkkää luennointia, vaan pääsimme konkreettisesti harjoittelemaan Teamsin käyttöä, Paappanen kertoo.
Kuuden koulutuksen kokonaisuus vietiin maaliin tiiviissä aikataulussa, noin 1,5 kuukauden aikana. Koulutustallenteet Marskidata toimitti suoraan Kangasniemen vastajulkaistuun intraan, jotta työntekijät pystyvät myös jatkossa palaamaan niihin tarpeen tullen.
– Meidän kokemuksemme mukaan suosittelisin kyllä Marskidataa tuttavilleni. Kokonaisuudesta tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.
– Päivitettyjen leasing-tietokoneiden, it-ympäristön tietoturvallisen ylläpidon, uuden intran ja muiden Microsoft 365 -tuotteiden ansiosta työntekijämme pystyvät nyt tekemään työnsä paikasta riippumatta. Kehitystoimien myötä henkilöstöstä noussut palaute on ollut todella iloista, ja he selvästi arvostavat tehtyjä muutoksia, kertoo Linnalan Setlementti ry:n toiminnanjohtaja Anna-Kristiina Mikkonen.
Yhteistyö Linnalan Setlementti ry:n ja Marskidatan välillä käynnistyi, kun Linnalan Setlementin uusi toiminnanjohtaja ja opiston rehtori Anna-Kristiina Mikkonen päätti saattaa yhdistyksen it-ympäristön ja työvälineet nykypäivän vaatimusten tasolle.
– Lähtötilanne tuntui aika turhauttavalta, koska kirittävää it-hankinnoissa ja -ratkaisuissa oli paljon. Meidän tietohallintomme oli vaatimattomalla tasolla, tietokoneet eivät palvelleet tarkoitustaan ja tietoturvaa oli syytä kehittää. Henkilöstöllä ei myöskään ollut käytössään Microsoft 365 -lisenssejä, kertoo Mikkonen tilanteesta ennen Marskidata-yhteistyötä.
Kiireisimpien teknisten asioiden ratkaisemiseksi Linnalan Setlementti ry toteutti kilpailutuksen, jossa Marskidata valikoitui kumppaniksi. Kilpailutuksesta toteutukseen siirryttiin ripeällä aikataululla, sillä aikansa eläneet työnteon tavat olivat monin paikoin tehottomia ja kehitystoimia kaivattiin pian.
– Tilasimme kerralla 14 leasing-tietokonetta opiston työntekijöille, ja samalla Marskidatan asiantuntijat auttoivat meitä myös oppilaitoksille tarkoitettujen Microsoft 365 -lisenssien kanssa. Lisäksi koko it-ympäristön hallinta ja etävalvonta siirtyi Marskidatalle. Tämän jälkeen henkilökuntamme on voinut ottaa tietoteknisissä haasteissa suoraan yhteyttä Marskidatan Servicedeskiin, kuvailee Mikkonen kokonaisvaltaisen yhteistyön tehokasta alkua.
Opiston sisäinen tiedonkulku kaipasi myös päivittämistä, sillä esimerkiksi viikkotason yhteinen tiedottaminen liikkui vanhasta tottumuksesta kankeasti sähköpostien välityksellä.
Intran toteuttamiseksi Mikkonen pyysi Marskidatalta tarjouksen SharePoint Onlinen pohjalle rakennetusta kokonaisratkaisusta, sillä Marskidatan Savonlinnan Oopperajuhlille tekemä intratoteutus oli tehnyt häneen vaikutuksen. Yhdistyspohjaisen Linnalan Setlementin budjetin rajallisuus kuitenkin haastoi etsimään edullisempaa tapaa rakentaa heidän tarpeisiinsa sopiva intra. Yhteistyössä Marskidatan modernin työn asiantuntijan kanssa ratkaisuksi ideoitiin konsultointitapaamiset, joissa asiantuntija tulisi neuvomaan Mikkosta intran kokoamisessa.
– Muistan kun silloin heinäkuisena päivänä istuin kotini terassilla läppäri sylissä, ja Marskidatan asiantuntija Helsingistä neuvoi minulle etänä mitä minun piti tehdä. Se oli äärimmäisen vaivatonta, kertoo Mikkonen intran rakentamistyöstä.
– Konsultointeja ei tarvittu hirveän montaa, vaan projekti meni mukavan kevyesti. Jossain vaiheessa ilmeni hieman haastetta, kun minulla ei ollut tarvittavaa käyttöoikeutta, mutta sekin asia ratkaistiin pyytämällä Marskidatalta teknisempää asiantuntijaa linjoille.
Kesä oli hyvä ajankohta intraprojektin läpiviemiselle, sillä projektiin kulunutta työaikaa Mikkosen olisi ollut hankala löytää normaalin työtahdin keskellä.
– Intran rakentaminen sujui etäohjeiden avulla mutkattomasti muutoin rauhallisena kesälomakautena, ja se oli henkilöstön käytettävissä jo elokuun alussa. Olin itse vasta jokin aika sitten aloittanut työni Linnalan Setlementissä, joten en lomaillut kuten muut. Kehittämistyö vie aina oman aikansa ja sitä on yleensä hankala resursoida muiden kiireisten asioiden keskellä, pohtii Mikkonen aikataulutusta.
– Alusta asti Marskidata on tuntunut oikealta kumppanilta varsinkin kaikessa kehittämisessä. Marskidata on meidän näkökulmastamme ollut hyvin tavoitettava ja palvelualtis yritys, joka on räätälöinyt palvelunsa meidän tarpeisiimme ja rahoituspohjaan sopivaksi, kuvailee Mikkonen yhteistyötä Marskidatan kanssa.
Päivitettyjen leasing-tietokoneiden, it-ympäristön tietoturvallisen ylläpidon, uuden intran ja muiden Microsoft 365 -tuotteiden ansiosta Linnalan Setlementti ry:n työntekijät pystyvät nyt tekemään työnsä paikasta riippumatta.
– Kehitystoimien myötä henkilöstöstä noussut palaute on ollut todella iloista, ja he selvästi arvostavat tehtyjä muutoksia. Intran käytössä olisi varmasti vielä paljon kehitettävää, mutta kyllä se kuitenkin on päivittäisessä tai vähintään viikoittaisessa käytössä kaikilla meidän työntekijöillämme, iloitsee Mikkonen.
– Suosittelisin kyllä lämpimästi Marskidataa muillekin organisaatioille. Meidän yhteyshenkilömme Marskidatalla – Juuso ja Joonas – aina tulevat ja pelastavat meidät. He ovat ihan huipputyyppejä, ja erityisen paljon arvostan sitä, miten suoraan olemme pystyneet keskustelemaan ja käymään läpi hankaliakin asioita, tiivistää Mikkonen.
– Me teemme monipaikkaista työtä ajasta ja paikasta riippumatta, joten tarvitsemme aina toimivat yhteydet missä sitten olemmekin. Työssämme käsittelemme myös paljon arkaluontoisia dokumentteja, joten tietoturva on luonnollisesti erittäin tärkeä asia, Tamora Oy:n talousmestari Sauli Käyhkö kertoo.
Tamoran ja Marskidatan yhteistyö käynnistyi jo yli kymmenen vuotta sitten monitoimilaitteiden tarpeesta.
– Skannaaminen on tärkeässä roolissa meidän työssämme, sillä paperipostissa tulee paljon dokumentteja, jotka pitää saattaa digitaaliseen muotoon, kertoo Sauli Käyhkö.
– Alusta lähtien perusperiaatteemme on siis ollut välttää tulostamista. Kymmenen vuotta sitten maailma kuitenkin toimi vielä niin, että tulostamisen rooli toimintaympäristössä oli nykyistä merkittävämpi. Esimerkiksi asiakirjojen allekirjoitukset oli pakko tehdä manuaalisesti allekirjoittamalla, Käyhkö kuvailee yhteistyön alkuvuosia.
Marskidatan toimittamien ja ylläpitämien monitoimilaitteiden rooli on juuri skannaamisen vuoksi pysynyt tärkeänä Tamoran Helsingin ja Mikkelin toimistoilla myös 2020-luvulla.
– Monitoimilaitteella skannaaminen sujuu kätevästi pikavalintojen avulla. Marskidatan asiantuntija loi laitteisiin meille sopivat asetukset, niin laitteet ovat kyllä nopeakäyttöisiä.
Tulostimet ja monitoimilaitteet on toimitettu Tamoran toimistoille palveluna, joten tulostimien etävalvontajärjestelmän ansiosta Marskidatan System Specialist pääsee korjaamaan mahdollisia vikatilanteita nopeasti. Uudet musteet sekä muut kulutustarvikkeet toimitetaan Tamoralle automaattisesti.
– Musteita meidän ei tosiaan tarvitse itse muistaa tilata, vaan postista tulee ilmoitus, kun ne ovat saapuneet. Paketeissa on selkeät ohjeet, joiden avulla mustekasetit saa itse hyvin vaihdettua, Käyhkö kertoo.
Yhteistyö Marskidatan ja Tamoran välillä laajeni pian tulostuksesta IT-infran ylläpitoon, tukipalveluihin sekä IT-laitteiden ja ohjelmistojen toimittamiseen.
– Me teemme monipaikkaista työtä ajasta ja paikasta riippumatta, joten tarvitsemme aina toimivat yhteydet missä sitten olemmekin. Työssämme käsittelemme myös paljon arkaluontoisia dokumentteja, joten tietoturva on luonnollisesti erittäin tärkeä asia, kertoo Käyhkö.
Marskidatan rooli on valvoa ja varmistaa Tamoran IT-ympäristön toimivuus ja turvallisuus ympäri vuorokauden.
– Tamoralla meistä kukaan ei ole omassa työssään perehtynyt sen tarkemmin tietoturvaan tai muutenkaan välttämättömään IT-ylläpitoon, joten onhan Marskidata tehnyt tämän helpoksi meille.
Lisäksi Marskidata toimittaa uudet IT-työkalut Tamoralle tarpeen mukaan. Käytännössä tämä tarkoittaa valmiiksi käyttökuntoon asennettuja tietokoneita kolmen vuoden leasing-sopimuksella.
– Asiat hoituvat yleensä niin vaivattomasti, että laitan vain Marskidatan asiakasvastaavalle sähköpostin, että mikä meillä on tarve, ja heiltä tulee suora ehdotus sen ratkaisemiseksi. Valmiiksi asennetun tietokoneen käyttöönotto on myös todella nopeaa, joten työt pääsee aina aloittamaan sujuvasti vaikka tietokone vaihtuisikin, kuvailee Käyhkö palvelevan IT-kumppanin tarjoamia hyötyjä.
IT-haasteiden osalta Marskidatan palveleva taho on Servicedesk.
– Meidän työntekijämme lähettävät tietokonehaasteissa avunpyyntönsä ServiceDeskiin. Koska meillä on pitkä yhteinen historia Marskidatan kanssa, muistan myös sellaisen käytännön, että meillä oli oma yhteyshenkilö Marskidatalla, johon otimme yhteyttä, kun tarvitsimme IT-apua. ServiceDesk näyttää kyllä toimivan vähintään yhtä hyvin kuin entinen yhteyshenkilösysteemikin!
Tietokoneiden leasing-sopimus puolestaan varmistaa sen, että koneen hajotessa Marskidata huolehtii toimivan tilalle nopeasti. Tietokone on jokapäiväinen työväline, joten sen on myös oltava käyttökunnossa koko ajan.
Myös Tamoran monitoimilaitteet ja tulostimet ovat toimineet vuosia lähes virheettömästi.
– Olen ollut itse viisi vuotta talossa ja tulostimien kanssa muistan vain yhden ainoan kerran, kun tarvitsimme apua. Marskidatalta tuli tällöin todella nopeasti henkilö katsomaan ja korjaamaan ongelman, muistelee Käyhkö.
– Suosittelisin kyllä Marskidataa muillekin. Meidän välisemme yhteistyö toimii hyvin, ja on kyllä sellainen fiilis, että meistä ja meidän laitteistamme on pidetty huolta, tiivistää Käyhkö.
Kaimana luo kaupallisuutta liiketoimintamuotoilun, kaupallisen viestinnän ja teknologian avulla. Yksi toiminnan ja tuloksellisuuden tärkeimmistä kulmakivistä on onnellinen henkilöstö, jolloin sisäiset toimintatavat ovat ratkaisevassa asemassa.
Yrityksen sisäisen viestinnän uudistaminen lähti käyntiin fuusioitumisesta. Kaimanan taustalla on neljän eri yrityksen sulautuminen. Marskidata oli toiminut yhden näiden yrityksen IT-kumppanina aiemmin ja asiakkaan kokemus yhteistyöstä oli hyvä.
– Olimme erinomaisessa käännekohdassa, jossa halusimme varmistaa uuden organisaatiomme viestinnän yhtenäisyyden ja sujuvuuden niin toimintatapojen, järjestelmien kuin työkalujen osalta, Kaimanan Human Resources Coordinator & Partner Valentina Korpi muistelee.
Kaimanalaiset ovat viestintä- ja teknologia-alan ammattilaisia, joten odotukset IT-alan kumppanille ovat korkeat. Valentinan roolin osalta HR:n palveluiden alla oleva henkilöstömäärä kaksinkertaistui 60:sta 120:een käytännössä kerrasta.
– Tiesimme, että projekti on uudelleen järjestäytymisen kannalta erittäin tärkeä. Halusimme kattavan IT-kumppanin, jolta saisimme todennäköisimmin parhaan asiakaskokemuksen, Valentina avaa.
Marskidata valikoitui kumppaniksi aiempien kokemusten, kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisen hintalaatu-suhteen vuoksi.
Kaimanan modernin työn palvelukokonaisuuteen sisältyi muun muassa työpajoja, valmennusta sekä sisäisen viestintäkanavan kehittämistä.
– Yhteistyö käynnistyi todella palvelevalla ja asiakaslähtöisellä otteella. Marskidata oli huomattavan kiinnostunut meidän perimmäisistä tarpeistamme. Vasta sen pohjalta lähdettiin kohti käytännön toteutuksia, Valentina Korpi Kaimanalta kertoo.
Suunnitelmia ja toteutustapaa myös hienosäädettiin matkan varrella, jotta kokonaisuudesta saatiin paras mahdollinen hyöty irti Kaimanan tarpeisiin ja tavoitteisiin. Tämä ei ole aina itsestäänselvyys projektiluontoisesti sovituissa asiantuntijapalveluissa.
– Teknologia on sovitettava aina ihmisten ja työyhteisön tarpeisiin, ei toisin päin. Toki joskus käy myös niin, että uusi teknologinen ratkaisu tarjoaa mahdollisuuksia aiempaa vaivattomampiin prosesseihin, mikä voi ohjata tekemisen tapoja, Marskidatan Modern Work Team Leader ja Modern Work Specialist Emma Klén pohtii.
Käytännön toteutus tapahtui pitkälti osallistavien työpajojen muodossa. Vetovastuu oli Marskidatalla ja työkielenä toimi pääosin englanti. Ensimmäisissä työpajoissa sukellettiin Kaimanan uuden sisäisen viestintäalustan määrittelyyn.
– Työpajat ja koko projekti käynnistettiin siis ennen lopullista valintaa käyttöönotettavasta uudesta viestintäympäristöstä. Näin määritystyö saatiin tehtyä huolella ja Kaimana sai syväluotaavaa apua oikeasti tarpeisiin vastaavan järjestelmän määrittelyyn, kilpailuttamiseen ja valintaan, Emma Klén Marskidatalta kertoo.
– Tavoitteenamme oli löytää digitaalinen viestintäalusta, joka sopii yhteen myös muiden järjestelmiemme kanssa. Työpajojen määritystyön myötä hahmotimme selvemmin, miten intranet voi parhaiten selkeyttää datan käsittelyämme ja helpottaa tiedon löydettävyyttä, Valentina lisää.
Työpajoissa selvitettiin myös kipupisteet, jotka uuden järjestelmän ja toimintatapojen myötä haluttiin taklata.
– Pureuduimme muun muassa eri puolilla organisaatiotamme edustavien ihmisten arkisiin kokemuksiin sisäisestä viestinnästä; mikä ei siihen asti ollut toiminut niin hyvin kuin haluttaisiin, tai mitä tahtoisimme lisätä, Valentina kertoo.
Arvokas palaute kokosi yhteen näkemyksiä läpi työyhteisön. Koska kaikki eivät luonnollisesti koe ryhmätilanteessa puhumista luontevaksi, vastausmahdollisuuksia annettiin myös kirjallisina tehtävinä.
– Palautteenkeruutavat olivat erinomaisia ja kaikki saivat äänensä kuuluviin, Valentina arvioi.
Projektin seuraavissa työpajoissa kirkastettiin ensimmäisiä yhteisiä sisäisen viestinnän pelisääntöjä sekä muotoiltiin Slack-pikaviestinalustaa Kaimanan työyhteisölle sopivaksi.
Marskidatan asiantuntija oli Kaimanan tukena myös varsinaisen järjestelmän kartoittamisessa. Tavoitteena ei ollut löytää ratkaisua vain Marskidatalta, vaan vaihtoehtoja kartoitettiin laajemmin puhtaasti Kaimanan tavoitteet ja tarpeet edellä.
– Saimme tukea niin tapaamisiin kuin tarjousten pyytämiseen ja niiden arvioimiseen. Marskidatan avulla osasimme ottaa huomioon monia tärkeitä asioita tarjouspyyntöjen kriittisissä vaiheissa. Koulutus ja työpajoissa määritetyt käytänteet ovat helpottaneet myös itse käyttöönottoa, Valentina kertoo ja jatkaa,
– Kun viestintä ei ole enää pirstaleista tai tule eri tavalla eri ihmisten toimesta, saamme luotua rauhaa sisäiseen viestintäämme. Samalla helpotamme tiedonhallintaa ja seurantaa. Jatkossa selkeät toimintatavat sujuvoittavat uusienkin ihmisten perehdyttämistä ja mukaan ottamista Kaimanan tapoihimme.
Valentina kertoo arvostavansa etenkin Marskidatan yhteyshenkilöiden proaktiviisuutta.
– Marskidatan väki varmistaa säännöllisesti, että asiat etenevät. Suosittelen Marskidataa etenkin kokonaisvaltaisiin tarpeisiin. Heiltä saa kaikki IT-alan palvelut saman katon alta aina fyysisistä laitteista sisäisen viestinnän muotoiluun.
– Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, menevätkö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina, kertoo Business Joensuun kehityspäällikkö Hanne Huhmarsalo.
Business Joensuun tarve oli yhtenäistää työnteon tapoja digiloikan jälkeen. Teamsiin siirtyminen tapahtui pandemian alkaessa nopeasti, eikä yhteisiä pelisääntöjä 50 hengen organisaatiossa ehditty sopia.
– Huomasimme, että henkilöstö oli alkanut kuormittua palaveriputkiin ja Teamsin käyttöön, kun yhteisiä, selkeitä toimintamalleja ei ollut. Etsimme ratkaisua, miten selkiyttäisimme työskentelyä koko henkilöstön tasolla, kuvailee Huhmarsalo lähtötilannetta.
Ensimmäinen kontakti Marskidatan modernin työn palveluihin syntyi LinkedIn:ssä, kun Marskidatan asiakasvastaava huomasi Huhmarsalon työn sujuvoittamista pohdiskelevan julkaisun ja otti yhteyttä.
– Aiemmin Marskidata oli nimenä tuttu, sillä tiesin että he myyvät kopiokoneita. Olin kuitenkin yllättynyt, että heillä on tällaisiakin palveluita! Me Business Joensuulla olimme hetkeä aiemmin tehneet intraprojektin erään toisen toimijan kanssa, mutta Marskidatan modernin työn pelikirja vaikutti niin suoralta ratkaisulta haasteeseemme, että päätimme aloittaa yhteistyön alkuvuodesta 2022, kertoo Huhmarsalo.
Yhteisiä työnteon tapoja linjannut pelikirjaprojekti rakentui muutaman Marskidatan ohjaaman työpajan ympärille, joiden lisäksi Huhmarsalo työsti materiaalia eteenpäin sekä itse että yhdessä Business Joensuun johtoryhmän kanssa. Pian tuli kuitenkin selväksi, että pelikirjan julkaisemisen jälkeen henkilökunta tarvitsisi myös koulutusta, jotta ohjeistetut toimintamallit saataisiin sulautettua arkeen.
– Meillä Business Joensuun organisaatiossa työskentelee ihmisiä laajalla ikähaitarilla sekä erilaisilla taustoilla. Pelikirjassa linjaamme, että Teams on pääasiallinen työvälineemme, joten koulutusten avulla halusimme varmistaa myös, että jokainen työntekijämme osaa sitä turvallisesti ja luottavaisin mielin käyttää, tiivistää Huhmarsalo.
Marskidata kokosi pelikirjan teemoista kolme eri koulutusta: Teams työn käyttöliittymänä ja viestinnän välineenä, Teams dokumenttienhallinnassa sekä Teams tehtävienhallinnassa. Osallistujia jokaisessa koulutuksessa oli useampi kymmen, ja lisäksi koulutustallenteet jäivät Business Joensuun henkilöstön käyttöön.
– Marskidatan modernin työn asiantuntija Elisa sai kyllä meillä kiitosta. Hänen tapansa kouluttaa oli selkeä ja napakka, mutta silti tunnelma oli lämmin. Vaikka koulutuksissa käytiin paljon asiaa tiiviisti, ilmapiiri oli sellainen, että jokainen varmasti uskalsi kysyä mielen päällä olevat asiat, kehuu Huhmarsalo.
Vaikka pelikirjaprojektin aloittamisesta ei ole vielä kulunut edes täyttä vuotta, siinä sovittujen yhteisten toimintamallien vieminen käytäntöön näyttää sujuneen Business Joensuun organisaatiossa hyvin.
– Minulla kuluu nykyään vähemmän aikaa ihmisten neuvomiseen, joten ohjeet on selvästi otettu käyttöön. Lähestulkoon kaikki ovat rohkaistuneet Teamsin käyttöön ja tarpeelliset ominaisuudet ovat siellä aktiivisesti käytössä ja kalenterit pysyvät ajan tasalla, kertoo Huhmarsalo nykytilanteesta.
Yhteistyö Marskidatan kanssa jatkui luontevasti myös pelikirjaprojektin ja Teams-koulutusten jälkeen.
– Aiemmin meillä oli aina sama haaste uuden työntekijän saapuessa tai vanhan lähtiessä – mitä kaikkea tässä vaiheessa pitikään muistaa? Tiedot olivat miljoonalla muistilapulla monella eri henkilöllä, joten prosessi ei ollut erityisen hallittu. Marskidatan ratkaisu tähän haasteeseen osui taas niin suoraan meidän tarpeeseemme, ettei tarvinnut juuri miettiä, että lähdetäänkö toteuttamaan vai ei.
Marskidatan modernin työn asiantuntija kokosi Business Joensuun SharePoint Online -ympäristöön valmiin perehdytyspolun Microsoft Planneriin. Mallipohjaa kopioimalla jokaisen uuden tai poistuvan työntekijän kohdalla on nyt helppo huolehtia kaikista tarvittavista työvaiheista.
– Myös modernin työn pelikirja on osoittautunut erinomaiseksi välineeksi perehdytyksessä, sillä sen avulla jokainen uusi työntekijä pääsee kiinni meidän tapoihimme työskennellä, kuvailee Huhmarsalo.
Marskidatan modernin työn asiantuntijoiden ydintehtävä on auttaa erilaisia organisaatioita hyödyntämään digitaalisia työympäristöjä työn sujuvoittamiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi.
– He toimivat itse niin kuin opettavat. Viestin Marskidatan asiantuntijan kanssa Teamsin välityksellä, ja häneltä saa nopeasti vastauksen ja ratkaisun. Lisäksi tuntuu, että heillä on aina jotain uutta ideaa ja ratkaisua tarjolla. Viimeisimpänä hän nauhoitti meille video-ohjeita pyydetyistä teemoista. Videoissa on sisällysluettelo, jonka avulla tiedonhakija voi klikata itsensä oikeaan kohtaan videolla, Huhmarsalo kuvailee vaivatonta yhteistyötä.
– Meille tärkeintä yhteistyökumppanissa on sujuva toiminta, ja tämä on keskeisin syy, miksi jatkamme yhteistyötä Marskidatan kanssa. Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, meneekö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina.
Huhmarsalo suosittelisi Marskidataa niin tuttavilleen kuin myös Business Joensuun asiakkaille:
– Marskidatan palvelu on samaan aikaan luotettavaa ja asiantuntevaa, mutta myös ihmisläheistä ja ystävällistä. He tekevät aina sen, mitä on sovittu, tiivistää Huhmarsalo.
Vuonna 2008 perustettu SSG Sahala on teollisuuden elinkaaripalveluihin erikoistunut yritys. Sahalan kunnossapitopalvelujen monipuolisuus kielii siitä, että asiakkaita löytyy useilta eri toimialoilta aina ydinvoimaloista pieniin teollisuusyrityksiin asti. Rikas asiakaskunta tarkoittaa toisaalta myös sitä, että moni SSG Sahalan 180 asiantuntijasta ei välttämättä koskaan pääse tapaamaan toisiaan. Sahalan toimintaperiaatteeseen kuuluva viestinnän tasapuolisuus täytyi taata alan menevästä luonteesta huolimatta – Marskidatan vankkaa asiantuntijuutta hyödyntäen.
Sahalan tarve koko yrityksen kattavalle viestintäratkaisulle huomattiin yrityksen toimipisteiden määrän kasvaessa huimaa vauhtia. Kun yhteistyö Marskidatan kanssa aloitettiin vuoden 2022 alussa, toimipisteitä oli kuusi. Vain reipasta puolta vuotta myöhemmin tuo numero oli kasvanut kahdeksaan.
Tärkeänä strategisena ohjenuorana yhteistyölle toimi yrityksen päätös siitä, että tieto kuuluu kaikille tehtävästä ja toimipisteestä riippumatta. Toimialojen, palvelumallien ja henkilöstön lisääntyessä haluttiin jo ennakoiden varmistua siitä, että tieto yrityksen sisällä ei pääse siiloutumaan, joka voisi myöhemmin vaikeuttaa avoimuutta edistävän kulttuurin toteutumista toivotulla tavalla.
SSG Sahalan tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka tekee tiedosta läpinäkyvämpää ja helpommin saavutettavampaa sekä edistää jokaisen työntekijän päivittäistä työtä. Teollisuuden kunnossapitopalveluille ominaista on erilaisten lomakkeiden ja työkirjauksien huolellinen ja tehokas käyttö, joten sen tekeminen mahdollisimman vaivattomaksi oli yksi yhteistyön pääteemoja.
Työhön ryhdyttiin linjaamalla yrityksen strateginen suuntaus sisäisestä viestinnästä, operatiiviseen toimintaan liittyvät tarpeet ja kuva tulevaisuuden tavoitetilasta. Huolellisen suunnittelutyön ansiosta intran toiminnallisuuksia päästiin suunnittelemaan niin, että fokus pysyi tiukasti tavoitteessa kaikkien työvaiheiden aikana.
”Oli todella mukavaa huomata, että Marskidatan tiimistä välittyi aito kiinnostus meitä kohtaan alusta asti. Suosittelen heitä lämpimästi – kohtaamisemme olivat miellyttäviä, ja tiimillä oli koko ajan reipas ote työhön,” kommentoi SSG Sahalan toimitusjohtaja Risto Judin yhteistyön eri vaiheita.
Yhteistyö aloitettiin työpajoilla, joissa oli mukana Marskidatan asiantuntijoiden lisäksi SSG Sahalan henkilöstöä johtotasolta asti. Kolmen työpajan aikana luotiin selvät raamit sille, minkälainen rakenne intraverkolla tulisi olla ja millaista sisältöä siellä halutaan julkaista. Kaikki päätökset tehtiin aloituskeskustelussa tehtyjä tavoitteita ja SSG Sahalan viestintäfilosofiaa vahvasti heijastaen.
Sitten ryhdyttiin itse rakennustyöhön, jossa pääroolia näytteli Sharepoint Online -alustalle rakennettu viestintäympäristö. Rakennustyössä otettiin huomioon toiminnallisuuksien lisäksi myös yrityksen brändi-ilme oikeaa värimaailmaa myöten.
Kun rakennustyön vaihe oli ohi, projekti saatettiin loppuun huolellisesti suunnitellulla käyttöönottokoulutuksella, jossa otettiin huomioon Sahalan näkemys ja toiveet uuden intraverkon käytöstä ja sitä hallinnoivien henkilöiden kokemus.
Koulutus toimitettiin jälkikäteen SSH Sahalalle tallenteena. Näin intran käytön opastukseen on helppo palata, ja yhdessä sovitut sekä parhaaksi todetut käytännöt on helppo perehdyttää myös tuleville työntekijöille.
"Itse intran julkaiseminen oli yhteistyömme huippuhetkiä, totta kai!” Judin kommentoi yhteistyön onnistumista. ”On ollut hienoa seurata, kuinka katselukertoja kertyy sinne lisäämillemme sisällöille. Näin tiedämme, että olemme tehneet jotain oikein.”
Judin kommentoi yhteistyötä SSG Sahalan kanssa lämpimästi suositellen. ”Suosittelen Marskidataa ehdottomasti vastaaviin projekteihin. Oli mukavaa olla asiakas, kun meiltä osattiin kysyä kaikki oikeat kysymykset.”
Etsitkö yrityksellesi toimivaa sisäisen viestinnän ratkaisua, jossa yhdistyvät parhaiden teknologien lisäksi toimivimmat käytännöt yrityksesi tarpeiden ratkaisemiseksi? Ota meihin yhteyttä jo tänään!
Hämeenlinnan Osuusmeijeri on jalostanut suomalaisten rakastamia maitotuotteita jo vuodesta 1926. Korkealaatuisista tuotteista ja läheisistä tuottajasuhteista tunnetussa meijerissä jalostetaan vuosittain yli 108 miljoonaa litraa maitoa yli 80 hengen voimin. Perinteisen alan asiantuntemuksen lisäksi teknologia ja sisäinen viestintä ovat keskeinen osa modernia meijeritoimintaa, joka toimi yhteistyön pohjana Marskidatan kanssa.
Viestinnän sujuvuus, nopeus ja avoimuus on päivittäisen toiminnan edellytys yhdelle Suomen suurimmista maitomeijereistä. Marskidatan kanssa aloitetun yhteistyön tärkeimpänä tavoitteena oli viestinnän tehostaminen kaikilla yrityksen tasoilla meijerin päivittäisestä toiminnasta hallitustyöskentelyyn saakka. Ratkaisu saavutettiin suunnittelemalla ja toteuttamalla meijerin yksilöllisiä tarpeita palveleva intra ja hallituksen sekä johtoryhmän työskentelyä sujuvoittavat Teams-työskentelykoulutukset.
– Yhteistyömme keskiössä on ollut henkilöstömme mahdollisimman tehokas osallistaminen, kertoo Hämeenlinnan Osuusmeijerin toimitusjohtaja Risto Koski.
Meijerin sisäisen viestinnän keskuksena toimiva intra rakennettiin sillä ydinajatuksella, että kaikesta työntekijöitä koskevasta sisäisestä viestinnästä saadaan mahdollisimman reaaliaikaista ja läpinäkyvää. Viestintätarve on monipuolinen, sillä työntekijöiden on oleellista saada tietoa niin meijerin toiminnasta, tilannekatsauksista kuin tapahtumista.
Parhaaseen ratkaisuun päästiin rakentamalla yrityksen sisäinen intra, jonka suunnittelussa ja luomisessa yhdistyi niin meijerin kuin Marskidatan monipuolinen asiantuntijuus. Varsinaista rakennusvaihetta edelsi tavoitteiden asetanta, jossa määriteltiin rakennus- ja käyttöönottovaiheiden lisäksi myös jatkuvan kehityksen takaavat toimenpiteet.
– Jo tavoitteiden asetannassa huomasimme yhteistyömme toimivan erinomaisesti. Kaikki toimi joustavasti, ammattitaitoisesti ja kustannustehokkaasti, Koski kiittelee.
Nopea ja saavutettava ovat laatusanoja, joilla Hämeenlinnan Osuusmeijerin sisäisen viestinnän ratkaisua haluttiin kuvata. Se saavutettiin ottamalla kaikki irti jo käytössä olleesta Microsoft 365 -ratkaisusta, johon kuului myös dokumenttien hallinnan kokonaisuus SharePointia hyödyntämällä. Näin meijerin toiminnan kannalta oleellista tietoa saadaan siirrettyä nopeasti ja vaivattomasti, koko yrityksessä samaa tapaa käyttäen.
Toinen keskeinen tapa edistää tiedon liikkumisen nopeutta ja läpinäkyvyyttä oli opastaa meijerin henkilöstöä ottamaan vastaan intranettiin nostettavat uutiset, kyselyt ja tiedotteet suoraan heidän mobiililaitteisiinsa. Tärkeimmät uutiset tulevat notifikaatioina yhdistettyjen mobiililaitteiden näytöille, joka helpottaa ratkaisevasti esimerkiksi työvuoromuutosten seuraamista.
– Meille silmiä avaavaa oli huomata, kuinka paljon meillä jo käytössä olleista ratkaisuista saatiin Marskidatan asiantuntijuuden avulla irti. Tämä on kaikista tehokkain toimintatapa. Ei ole kannattavaa aina vain hankkia uutta ohjelmistoa, kun jokin tarve ilmenee, Koski sanoo.
Toinen osa Hämeenlinnan Osuusmeijerin viestintäratkaisusta syntyi, kun sekä hallituksen että johtoryhmän työskentelyä haluttiin suoraviivaistaa ja sujuvoittaa työskentelytavoilla, jotka modernit teknologiaratkaisut mahdollistavat. Työkaluksi valikoitui Microsoft Teams, jonka parhaita käytäntöjä perehdytettiin johtoryhmälle ja hallitukselle. Johtoryhmälle koulutuksia pidettiin kolme ja hallitukselle kaksi.
Sekä johtoryhmässä että hallituksessa uuden työkalun käyttö otettiin hyvin vastaan:
– Teamsin käyttö on helpottanut hallitustyöskentelyä merkittävästi ja meille se on ollut tervetullut muutos, Koski kiittelee.
Marskidatan ja Hämeenlinnan Osuusmeijerin yhteistyön lopputuloksena syntyi koko työyhteisön tarvetta palveleva intranet, sen käyttöönoton sujuvuuden varmistaminen ja oikeat työkalut modernin hallitustyöskentelyn tueksi. Tämä mahdollisti koko työyhteisön kattavan sisäisen viestin modernisoinnin, jonka onnistuminen on myös tärkeä osa Hämeenlinnan Osuusmeijerin strategiaa.
Marskidatan ja Hämeenlinnan Osuusmeijerin yhteistyön kantavia teemoja olivat luottamus ja viestintä jokaisessa työvaiheissa määrittelystä käyttöönottoon ja jälkiopastukseen.
– Suosittelen Marskidataa lämpimästi. Kaikessa heidän tekemisessään korostuu laatu ja ketteryys, Koski summaa.
– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä työtä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän, ja kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuu sitä kautta, hämmästelee Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.
– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?
Xamkin modernin työn projekti yhdessä Marskidatan kanssa käynnistyi entistä paremman sisäisen viestinnän tarpeesta.
– Tämän projektin punainen lanka on ollut se, että tiedon pitää kulkea ja töiden sujua koko Xamkin organisaation tasolla. Digitaalisia ympäristöjä on jo niin paljon, että me tarvitsemme yhteisiä pelisääntöjä, miten niissä toimitaan, jotta niistä saadaan kaikki irti ja samalla vältytään päällekkäiseltä työltä, kertaa Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.
Yhdessä Marskidatan asiantuntijoiden kanssa suunniteltu, kahdeksan kuukauden pituinen modernin työn projekti sisälsi kolme osa-aluetta: sisäisen viestinnän pelikirjan, Teams-ympäristön koulutukset sekä modernin työn valmennuskokonaisuuden.
Xamkin sisäisen viestinnän pelikirjan rakentaminen käynnistyi työpajoilla lokakuussa 2021. Alun perin työpajoja oli suunniteltu pidettäväksi kolme, mutta keskustelun edetessä työpajakertoja lisättiin vielä kaksi.
– Meillä oli tietty projektiryhmä kiinnitettynä pelikirjan tekemiseen, mutta sen lisäksi halusimme päästää koko henkilöstön osallistumaan työhön, kertoo Pukkila-Nupponen pelikirjan muotoutumisesta.
Xamkin sujuvan työn opas avattiin raakilevaiheessa koko henkilöstön kommentoitavaksi. Kommentointivaihe nähtiin tärkeänä muutosjohtamisen näkökulmasta, sillä se mahdollisti henkilöstön ajatusten esiintuomisen anonyymillä ja turvallisella alustalla. Kommentit paljastivat, mitkä olivat kuumia perunoita Xamkin työkulttuurissa.
– Kommenttikierros koettiin oppaan rakentamisessa hyödylliseksi. Saimme näkökulmaa siitä, mikä on tärkeää ja mikä turhaa, kuvailee Pukkila-Nupponen.
– Valmistuttuaan sisäisen viestinnän pelikirja nimettiin meillä Xamkilla Manuksi. Nyt meidän intrastamme löytyy siis Manu – sujuvan työskentelyn opas Xamkilaisille. Organisaatiossamme on henkilöstöä noin 900, ja Manun on tarkoitus linjata työntekoa mahdollisimman laajasti.
Xamkin esihenkilöt perehdytettiin sujuvan työn oppaan sisältöön, ja perehdytyksen lisäksi he saavat tarvittaessa viestintäasiantuntijoiden tukea oppaan linjausten hyödyntämiseen.
– Kaikki esihenkilöt siis sopivat omissa yksiköissään omat, tarkemmat käytäntönsä, mutta Manu tarjoaa Xamkin yleiset linjaukset heille taustatueksi. Osassa yksiköistä sujuvan työn oppaan hyödyntäminen ja käytänteet ovat vasta alullaan, kun taas osa yksiköistä on jo pidemmällä omassa työssään, kertoo Pukkila-Nupponen sujuvan työn oppaan jalkauttamisesta.
– Olemme saaneet esihenkilötasolta palautetta, että oppaasta on aidosti hyötyä. Se tarjoaa heille selkänojaa, mihin tukeutua, jos joissakin yksiköissä on esimerkiksi muusta organisaatiosta poikkeavat tavat toimia.
Teams-ympäristön koulutukset käynnistyivät pelikirjan rakentamisen rinnalle tammikuussa 2022 ja niitä järjestettiin yhteensä neljä. Ensimmäinen koulutus kohdistettiin sisällöltään esihenkilöille ja heidän Teams-käytön erityistarpeisiinsa, kun taas loput kolme koulutusta olivat avoimia koko Xamkin henkilökunnalle.
– Teams-koulutukset tekivät omalta osaltaan näkyväksi sujuvan työn opasta – emme siis olleet tekemässä vain ohjeistoa, vaan tarjosimme myös työkaluja käytänteiden viemiseksi arkeen. Koulutukset olivat napakan mittaisia ja henkilöstö osallistui niihin aktiivisesti, sillä jokaisessa koulutuksessa taisi olla reilu sata osallistujaa, luonnehtii Pukkila-Nupponen.
Koulutuksissa käsiteltiin Teamsia viestinnän työkaluna ja tehtävien hallinnassa, sekä tiedon ja dokumenttien hallinnan alustana. Kaikista koulutuksista tehtiin myös tallenteet ja ne tallennettiin Xamkin intraan, jotta tarvittava oppi olisi henkilöstön saatavilla myöhemminkin.
– Oli tärkeää käydä yhdessä läpi, missä esimerkiksi muokataan yhteisiä tiedostoja sekä mihin ja millä tavalla tiedostot tallennetaan, ettei samasta dokumentista synny monia eri versioita. Opin myös tekemään meemejä, eli aika rennoissa tunnelmissa Marskidata meitä koulutti!
Projektin aikana Xamkin SharePoint Online -intra integroitiin Teamsiin. Integroinnin myötä Xamkin viestinnän ja markkinoinnin tiimi keräsi myös hyödyllistä oppia siitä, miten muita sovelluksia on mahdollista integroida Teamsin kanssa.
– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä töitä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän. Kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuvat sitä kautta, hämmästelee Pukkila-Nupponen.
– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?
Modernin työn teemoja syventävä valmennuskokonaisuus starttasi maaliskuussa 2022 ja se sisälsi yhteensä kuusi tapaamista. Valmennukset olivat kaikille Xamkilaisille avoimia, mutta niihin pyydettiin ennakkoilmoittautuminen, sillä ennen jokaista tapaamista osallistujia pyydettiin valmistautumaan teemaan orientoivan ennakkotehtävän kautta.
Valmennusten aiheita olivat mm. teknologiavälitteinen vuorovaikutus, digitaalisen työympäristön erityispiirteet sekä sosiaalinen tuki etäopetuksessa. Tapaamisen ensimmäinen osio oli rentoa, teoriapainotteista luentoa. Tämän jälkeen osallistujat jaettiin pienryhmiin ja ohjattiin keskustelemaan käsillä olevasta aiheesta. Lopuksi kokemukset jaettiin vielä yhteisesti.
– Minusta valmennukset tarjosivat varsinkin esihenkilöille hyvää sisältöä. Tämä oli koko modernin työn projektin akateemisin osuus, jossa syntyi hyviä keskusteluja. Osallistujia oli vähemmän kuin Teams-koulutuksissa, ehkä noin 30 henkilöä per valmennuskerta, sillä osallistuminen vaati ennakkotehtävänkin vuoksi enemmän sitoutumista. Toivottavasti osasimme viedä valmennuksista hyödyt myös käytäntöön, Pukkila-Nupponen pohtii.
– Kyllä suosittelisin Marskidataa tuttavilleni. Heillä on selvästi osaamista modernin työn teemoista, mutta he ovat myös muotoilleet omat tuotteensa hyvin ja kehittävät niitä koko ajan. Marskidatan asiantuntijoiden kanssa on ollut mukava tehdä töitä, ja heiltä on saanut tuoretta näkemystä omaankin työhön, kertoo Pukkila-Nupponen.
Digitaalisten työympäristöjen kehitys ja uuden oppiminen ei luonnollisestikaan loppunut Marskidatan ja Xamkin yhteisen projektin päättyessä. Vanhat alustat monipuolistuvat jatkossakin uusilla ominaisuuksilla ja työnkuvaan ilmaantuu varmasti uusia digiympäristöjä.
– Tämä on hyvä kivijalka, mihin rakentaa. Eiväthän nämä projektin aikana oppimamme asiat ole olleet monimutkaisia, pitää vain hoksata miten näitä työkaluja voi käyttää. Lisäksi pidän tärkeänä, että olemme oppineet lisää ihmisten osallistamisesta ja siitä, miten voimme hyödyntää sitä täällä Xamkin arjessa jatkossakin, kiittelee Pukkila-Nupponen.
Kuuntele #töissä -podcastista miten Xamkilla kehitettiin sisäistä viestintää yhdessä Marskidatan kanssa:
– Marskidatan kouluttajat olivat kyllä varsin eteviä etäkouluttamisessa, sillä he saivat osallistettua kuulijoita paremmin kuin mitä odotin. Ehkä meillä ihmiset olivat myös vastaanottavaisia, sillä olivat nähneet tarpeen omassa työssään. Koulutukset olivat myös napakan mittaisia, joten ne oli helppo mahduttaa kalenteriin, Juvan kunnan hallintojohtaja Antti Kinnunen kertoo.
Juvan kunnan sisäisen viestinnän kehitystyö sai alkunsa jo ennen koronaa, sillä jatkuvasti pienenevät resurssit aiheuttivat paineen suoriutua töistä entistä tehokkaammin. Henkilöstö myös itse tunnisti tarpeen vahvemmalle digiosaamiselle.
– Loppusyksystä 2021 kuulimme ensimmäisen kerran Marskidatan modernin työn palveluista heidän paikalliselta edustajaltaan. Kun tämän jälkeen keskustelimme suoraan Marskidatan modernin työn asiantuntijan kanssa, huomasimme, että heidän palvelumuotoilullinen lähestymistapansa osui hyvin niihin ajatuksiin mitä meillä oli jo ollut. Olimme siis tienneet mitä pitäisi tehdä, mutta emme vielä olleet ratkaisseet, miten sen toteutamme, kertoo Juvan kunnan hallintojohtaja Antti Kinnunen.
Marskidata ja Juvan kunta toteuttivat yhdessä sisäisen viestinnän kehitysprojektin, joka sisälsi uuden SharePoint Online intran, uudelleen suunnitellun ja selkiytetyn Teams-ympäristön sekä henkilöstön osaamista tukevat Teams-koulutukset. Yhteistyö käynnistyi marraskuussa 2021.
Ennen Marskidata-yhteistyötä Juvan kunnan organisaatioon rekrytoitiin uusi järjestelmäasiantuntija, ja hänen osaamisensa avulla Microsoft 365 -työkalujen käyttöönottoa ajettiin vahvasti eteenpäin.
– Olimme jo aiemmin hankkineet käyttöömme Microsoft 365 -lisenssejä, mutta vasta korona räjäytti Teamsin käytön meillä ihan niin kuin muuallakin. Tarve sähköiselle yhteydenpidolle tuli koko organisaatioon kerralla, ja koulutkin siirtyivät etäopetukseen melkein yhdessä yössä, kertoo Kinnunen.
Sisäisen viestinnän kehitysprojekti Marskidatan kanssa käynnistyi Juvan olemassa olevan Teams-ympäristön rakenteen uudistamisella.
– Meidän Teamsimme rakenne oli jo käytössä muotoutunut melko sekavaksi, sillä tiimejä ja kanavia oli kertynyt jo ehkä turhankin paljon. Marskidatan asiantuntijan avulla lähdimme yksinkertaistamaan kokonaisuutta. Projektin aluksi pidimme Marskidatan kanssa pari työpajaa, jossa kartoitimme nykytilaa ja asetimme tavoitteita, kertoo Kinnunen.
Henkilöstön digiosaamisen tueksi Marskidata järjesti kuusi tiivistä Teams-koulutusta. Ensimmäisiin koulutuksiin osallistui kunnan omien työntekijöiden lisäksi myös valtuustossa elokuussa aloittaneita luottamushenkilöitä, sillä valtuusto oli vasta siirtynyt perinteisistä toimintamalleista digiympäristöön ja Teams-osaamiseen kaivattiin vahvistusta luottamushenkilöidenkin joukossa.
– Marskidatan kouluttajat olivat kyllä varsin eteviä etäkouluttamisessa, sillä he saivat osallistettua kuulijoita paremmin kuin mitä odotin. Ehkä meillä ihmiset olivat myös vastaanottavaisia, sillä olivat nähneet tarpeen omassa työssään. Koulutukset olivat myös napakan mittaisia, joten ne oli helppo mahduttaa kalenteriin, kertoo Kinnunen tyytyväisenä.
Teams-koulutukset järjestettiin joulukuun 2021 ja helmikuun 2022 välillä, ja niiden teemoina olivat muun muassa tietojen jakaminen, kokoustaminen, Teamsissa keskustelu ja ryhmätyöskentely. Keskeistä koulutuksissa oli, että jokainen osallistuja pääsi myös itse tekemään harjoituksia Teams-ympäristössä.
Intraan liittyvä työ käynnistyi tammikuussa 2022, joten sen aikataulu limitettiin jo aiemmin käynnistyneiden Teams-ympäristön kehittämisen sekä koulutusten kanssa.
– Aloitimme myös intran kehitystyön työpajoilla, joissa avainhenkilöistä kootun projektiryhmän kanssa ideoimme intralle oikeanlaista rakennetta ja toiminnallisuuksia yhdessä Marskidatan asiantuntijan kanssa. Mukana oli ihmisiä eri osastoilta, kuvailee Kinnunen.
Marskidata vastasi intranetin teknisestä toteutuksesta suunnitellun rakenteen mukaisesti. Tämän jälkeen SharePoint Onlinen käyttöä varten järjestettiin sisällöntuotantoa käsittelevät koulutukset sekä näiden lisäksi avoimia tukitunteja, jossa Juvan henkilöstö sai tarpeen mukaan kysyä intraan liittyvistä, vielä epäselvistä asioista. Teamsiin myös perustettiin yhteinen keskusteluryhmä, jossa Marskidatan asiantuntijat pääsivät kätevästi vastaamaan Juvan kunnan intran kanssa työskentelevien henkilöiden kysymyksiin.
– Intraprojekti valmistui Marskidatan osalta sovitusti, mutta kyllähän sen kehittäminen vaatii meiltä jatkuvaa työtä ja sisällöntuottajien aktiivisuutta. Hallinnon ja henkilöstön asiat sekä yleisen tiedottamisen olemme saaneet siellä jo hyvin toimimaan, kuvailee Kinnunen.
Sisäisen viestinnän siirtyminen sähköpostista Teamsiin on Juvalla hyvässä vauhdissa, joskin vanhoista tavoista pois oppiminen ottaa aikansa.
– Kyllä meillä muutoksia arjessa on huomattu, ja ihmiset ovat oppineet koko ajan paremmin hyödyntämään uusia työkaluja. Teamsin rakenteen yksinkertaistamisen myötä tiimien käyttö on vähentynyt, mutta olemme oppineet käyttämään keskustelupuolta paremmin. Tietyt keskusteluryhmät kun on kiinnitettynä omaan näkymään, niin siellä jokapäiväinen keskustelu sujuu hyvin. Myös tiedostojen yhteinen muokkaaminen Teamsissa onnistuu jo mukavasti, Kinnunen kuvailee työskentelyä loppukesällä 2022.
Marskidata oli Kinnuselle jo tuttu yhteistyökumppani, mutta aiemmat projektit olivat olleet modernin työn hanketta huomattavasti pienempiä.
– Olen oppinut tuntemaan Marskidatan tulostus- ja kopiokonekauppiaana, mutta heidän ratkaisunsa ottaa palvelumuotoilullinen näkökulma omaan tarjoomaansa oli napakymppi. Tästä projektista jäi positiiviset kokemukset, kun tällainen rinnallakulkija löytyi mukaan tähän digitalisaation ajamiseen meidän omaan organisaatioomme. Eihän tätä maailmaa tässä valmiiksi saatu, mutta hyvä on alku, summaa Kinnunen.
