Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Hämeenlinnan Osuusmeijeri on jalostanut suomalaisten rakastamia maitotuotteita jo vuodesta 1926. Korkealaatuisista tuotteista ja läheisistä tuottajasuhteista tunnetussa meijerissä jalostetaan vuosittain yli 108 miljoonaa litraa maitoa yli 80 hengen voimin. Perinteisen alan asiantuntemuksen lisäksi teknologia ja sisäinen viestintä ovat keskeinen osa modernia meijeritoimintaa, joka toimi yhteistyön pohjana Marskidatan kanssa.

Viestinnän sujuvuus, nopeus ja avoimuus on päivittäisen toiminnan edellytys yhdelle Suomen suurimmista maitomeijereistä. Marskidatan kanssa aloitetun yhteistyön tärkeimpänä tavoitteena oli viestinnän tehostaminen kaikilla yrityksen tasoilla meijerin päivittäisestä toiminnasta hallitustyöskentelyyn saakka. Ratkaisu saavutettiin suunnittelemalla ja toteuttamalla meijerin yksilöllisiä tarpeita palveleva intra ja hallituksen sekä johtoryhmän työskentelyä sujuvoittavat Teams-työskentelykoulutukset.

Tarpeisiin rakennettu intranet tekee viestinnästä tehokasta ja saavuttavaa

– Yhteistyömme keskiössä on ollut henkilöstömme mahdollisimman tehokas osallistaminen, kertoo Hämeenlinnan Osuusmeijerin toimitusjohtaja Risto Koski.

Meijerin sisäisen viestinnän keskuksena toimiva intra rakennettiin sillä ydinajatuksella, että kaikesta työntekijöitä koskevasta sisäisestä viestinnästä saadaan mahdollisimman reaaliaikaista ja läpinäkyvää. Viestintätarve on monipuolinen, sillä työntekijöiden on oleellista saada tietoa niin meijerin toiminnasta, tilannekatsauksista kuin tapahtumista.

Parhaaseen ratkaisuun päästiin rakentamalla yrityksen sisäinen intra, jonka suunnittelussa ja luomisessa yhdistyi niin meijerin kuin Marskidatan monipuolinen asiantuntijuus. Varsinaista rakennusvaihetta edelsi tavoitteiden asetanta, jossa määriteltiin rakennus- ja käyttöönottovaiheiden lisäksi myös jatkuvan kehityksen takaavat toimenpiteet.

Jo tavoitteiden asetannassa huomasimme yhteistyömme toimivan erinomaisesti. Kaikki toimi joustavasti, ammattitaitoisesti ja kustannustehokkaasti, Koski kiittelee.

Aidosti ketterä sisäinen viestintä on myös reaaliaikaista

Nopea ja saavutettava ovat laatusanoja, joilla Hämeenlinnan Osuusmeijerin sisäisen viestinnän ratkaisua haluttiin kuvata. Se saavutettiin ottamalla kaikki irti jo käytössä olleesta Microsoft 365 -ratkaisusta, johon kuului myös dokumenttien hallinnan kokonaisuus SharePointia hyödyntämällä. Näin meijerin toiminnan kannalta oleellista tietoa saadaan siirrettyä nopeasti ja vaivattomasti, koko yrityksessä samaa tapaa käyttäen.


Toinen keskeinen tapa edistää tiedon liikkumisen nopeutta ja läpinäkyvyyttä oli opastaa meijerin henkilöstöä ottamaan vastaan intranettiin nostettavat uutiset, kyselyt ja tiedotteet suoraan heidän mobiililaitteisiinsa. Tärkeimmät uutiset tulevat notifikaatioina yhdistettyjen mobiililaitteiden näytöille, joka helpottaa ratkaisevasti esimerkiksi työvuoromuutosten seuraamista.

– Meille silmiä avaavaa oli huomata, kuinka paljon meillä jo käytössä olleista ratkaisuista saatiin Marskidatan asiantuntijuuden avulla irti. Tämä on kaikista tehokkain toimintatapa. Ei ole kannattavaa aina vain hankkia uutta ohjelmistoa, kun jokin tarve ilmenee, Koski sanoo.

Microsoft Teams -koulutuksesta tehokkuutta hallitustyön tueksi

Toinen osa Hämeenlinnan Osuusmeijerin viestintäratkaisusta syntyi, kun sekä hallituksen että johtoryhmän työskentelyä haluttiin suoraviivaistaa ja sujuvoittaa työskentelytavoilla, jotka modernit teknologiaratkaisut mahdollistavat. Työkaluksi valikoitui Microsoft Teams, jonka parhaita käytäntöjä perehdytettiin johtoryhmälle ja hallitukselle. Johtoryhmälle koulutuksia pidettiin kolme ja hallitukselle kaksi.

Sekä johtoryhmässä että hallituksessa uuden työkalun käyttö otettiin hyvin vastaan:

Teamsin käyttö on helpottanut hallitustyöskentelyä merkittävästi ja meille se on ollut tervetullut muutos, Koski kiittelee.

Marskidatan ja Hämeenlinnan Osuusmeijerin yhteistyön lopputuloksena syntyi koko työyhteisön tarvetta palveleva intranet, sen käyttöönoton sujuvuuden varmistaminen ja oikeat työkalut modernin hallitustyöskentelyn tueksi. Tämä mahdollisti koko työyhteisön kattavan sisäisen viestin modernisoinnin, jonka onnistuminen on myös tärkeä osa Hämeenlinnan Osuusmeijerin strategiaa.

Marskidatan ja Hämeenlinnan Osuusmeijerin yhteistyön kantavia teemoja olivat luottamus ja viestintä jokaisessa työvaiheissa määrittelystä käyttöönottoon ja jälkiopastukseen.

– Suosittelen Marskidataa lämpimästi. Kaikessa heidän tekemisessään korostuu laatu ja ketteryys, Koski summaa.

Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä työtä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän, ja kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuu sitä kautta, hämmästelee Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen. 

– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?

Tiedon pitää kulkea ja töiden sujua

Xamkin modernin työn projekti yhdessä Marskidatan kanssa käynnistyi entistä paremman sisäisen viestinnän tarpeesta.

Tämän projektin punainen lanka on ollut se, että tiedon pitää kulkea ja töiden sujua koko Xamkin organisaation tasolla. Digitaalisia ympäristöjä on jo niin paljon, että me tarvitsemme yhteisiä pelisääntöjä, miten niissä toimitaan, jotta niistä saadaan kaikki irti ja samalla vältytään päällekkäiseltä työltä, kertaa Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.

Yhdessä Marskidatan asiantuntijoiden kanssa suunniteltu, kahdeksan kuukauden pituinen modernin työn projekti sisälsi kolme osa-aluetta: sisäisen viestinnän pelikirjan, Teams-ympäristön koulutukset sekä modernin työn valmennuskokonaisuuden.

Henkilöstön osallistaminen osana muutosjohtamista ja yhteisten työtapojen hahmottelua

Xamkin sisäisen viestinnän pelikirjan rakentaminen käynnistyi työpajoilla lokakuussa 2021. Alun perin työpajoja oli suunniteltu pidettäväksi kolme, mutta keskustelun edetessä työpajakertoja lisättiin vielä kaksi.   

Meillä oli tietty projektiryhmä kiinnitettynä pelikirjan tekemiseen, mutta sen lisäksi halusimme päästää koko henkilöstön osallistumaan työhön, kertoo Pukkila-Nupponen pelikirjan muotoutumisesta.

Xamkin sujuvan työn opas avattiin raakilevaiheessa koko henkilöstön kommentoitavaksi. Kommentointivaihe nähtiin tärkeänä muutosjohtamisen näkökulmasta, sillä se mahdollisti henkilöstön ajatusten esiintuomisen anonyymillä ja turvallisella alustalla. Kommentit paljastivat, mitkä olivat kuumia perunoita Xamkin työkulttuurissa.

– Kommenttikierros koettiin oppaan rakentamisessa hyödylliseksi. Saimme näkökulmaa siitä, mikä on tärkeää ja mikä turhaa, kuvailee Pukkila-Nupponen.

Kuva: XAMK

Manu – sujuvan työskentelyn opas Xamkilaisille

– Valmistuttuaan sisäisen viestinnän pelikirja nimettiin meillä Xamkilla Manuksi. Nyt meidän intrastamme löytyy siis Manu – sujuvan työskentelyn opas Xamkilaisille. Organisaatiossamme on henkilöstöä noin 900, ja Manun on tarkoitus linjata työntekoa mahdollisimman laajasti.

Xamkin esihenkilöt perehdytettiin sujuvan työn oppaan sisältöön, ja perehdytyksen lisäksi he saavat tarvittaessa viestintäasiantuntijoiden tukea oppaan linjausten hyödyntämiseen.

Kaikki esihenkilöt siis sopivat omissa yksiköissään omat, tarkemmat käytäntönsä, mutta Manu tarjoaa Xamkin yleiset linjaukset heille taustatueksi. Osassa yksiköistä sujuvan työn oppaan hyödyntäminen ja käytänteet ovat vasta alullaan, kun taas osa yksiköistä on jo pidemmällä omassa työssään, kertoo Pukkila-Nupponen sujuvan työn oppaan jalkauttamisesta.

– Olemme saaneet esihenkilötasolta palautetta, että oppaasta on aidosti hyötyä. Se tarjoaa heille selkänojaa, mihin tukeutua, jos joissakin yksiköissä on esimerkiksi muusta organisaatiosta poikkeavat tavat toimia.

”Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?”

Teams-ympäristön koulutukset käynnistyivät pelikirjan rakentamisen rinnalle tammikuussa 2022 ja niitä järjestettiin yhteensä neljä. Ensimmäinen koulutus kohdistettiin sisällöltään esihenkilöille ja heidän Teams-käytön erityistarpeisiinsa, kun taas loput kolme koulutusta olivat avoimia koko Xamkin henkilökunnalle.

Teams-koulutukset tekivät omalta osaltaan näkyväksi sujuvan työn opasta – emme siis olleet tekemässä vain ohjeistoa, vaan tarjosimme myös työkaluja käytänteiden viemiseksi arkeen. Koulutukset olivat napakan mittaisia ja henkilöstö osallistui niihin aktiivisesti, sillä jokaisessa koulutuksessa taisi olla reilu sata osallistujaa, luonnehtii Pukkila-Nupponen.

Koulutuksissa käsiteltiin Teamsia viestinnän työkaluna ja tehtävien hallinnassa, sekä tiedon ja dokumenttien hallinnan alustana. Kaikista koulutuksista tehtiin myös tallenteet ja ne tallennettiin Xamkin intraan, jotta tarvittava oppi olisi henkilöstön saatavilla myöhemminkin.

– Oli tärkeää käydä yhdessä läpi, missä esimerkiksi muokataan yhteisiä tiedostoja sekä mihin ja millä tavalla tiedostot tallennetaan, ettei samasta dokumentista synny monia eri versioita. Opin myös tekemään meemejä, eli aika rennoissa tunnelmissa Marskidata meitä koulutti!

Projektin aikana Xamkin SharePoint Online -intra integroitiin Teamsiin. Integroinnin myötä Xamkin viestinnän ja markkinoinnin tiimi keräsi myös hyödyllistä oppia siitä, miten muita sovelluksia on mahdollista integroida Teamsin kanssa.

– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä töitä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän. Kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuvat sitä kautta, hämmästelee Pukkila-Nupponen.

– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?

Modernin työn valmennuskokonaisuus syvensi osaamista

Modernin työn teemoja syventävä valmennuskokonaisuus starttasi maaliskuussa 2022 ja se sisälsi yhteensä kuusi tapaamista. Valmennukset olivat kaikille Xamkilaisille avoimia, mutta niihin pyydettiin ennakkoilmoittautuminen, sillä ennen jokaista tapaamista osallistujia pyydettiin valmistautumaan teemaan orientoivan ennakkotehtävän kautta.

Valmennusten aiheita olivat mm. teknologiavälitteinen vuorovaikutus, digitaalisen työympäristön erityispiirteet sekä sosiaalinen tuki etäopetuksessa. Tapaamisen ensimmäinen osio oli rentoa, teoriapainotteista luentoa. Tämän jälkeen osallistujat jaettiin pienryhmiin ja ohjattiin keskustelemaan käsillä olevasta aiheesta. Lopuksi kokemukset jaettiin vielä yhteisesti.

Minusta valmennukset tarjosivat varsinkin esihenkilöille hyvää sisältöä. Tämä oli koko modernin työn projektin akateemisin osuus, jossa syntyi hyviä keskusteluja. Osallistujia oli vähemmän kuin Teams-koulutuksissa, ehkä noin 30 henkilöä per valmennuskerta, sillä osallistuminen vaati ennakkotehtävänkin vuoksi enemmän sitoutumista. Toivottavasti osasimme viedä valmennuksista hyödyt myös käytäntöön, Pukkila-Nupponen pohtii.

Kuva: XAMK

Digiosaamisen kivijalka vahvistui mukavasti Marskidatan tukemana

Kyllä suosittelisin Marskidataa tuttavilleni. Heillä on selvästi osaamista modernin työn teemoista, mutta he ovat myös muotoilleet omat tuotteensa hyvin ja kehittävät niitä koko ajan. Marskidatan asiantuntijoiden kanssa on ollut mukava tehdä töitä, ja heiltä on saanut tuoretta näkemystä omaankin työhön, kertoo Pukkila-Nupponen.

Digitaalisten työympäristöjen kehitys ja uuden oppiminen ei luonnollisestikaan loppunut Marskidatan ja Xamkin yhteisen projektin päättyessä. Vanhat alustat monipuolistuvat jatkossakin uusilla ominaisuuksilla ja työnkuvaan ilmaantuu varmasti uusia digiympäristöjä. 

– Tämä on hyvä kivijalka, mihin rakentaa. Eiväthän nämä projektin aikana oppimamme asiat ole olleet monimutkaisia, pitää vain hoksata miten näitä työkaluja voi käyttää. Lisäksi pidän tärkeänä, että olemme oppineet lisää ihmisten osallistamisesta ja siitä, miten voimme hyödyntää sitä täällä Xamkin arjessa jatkossakin, kiittelee Pukkila-Nupponen.

Marskidatan kouluttajat olivat kyllä varsin eteviä etäkouluttamisessa, sillä he saivat osallistettua kuulijoita paremmin kuin mitä odotin. Ehkä meillä ihmiset olivat myös vastaanottavaisia, sillä olivat nähneet tarpeen omassa työssään. Koulutukset olivat myös napakan mittaisia, joten ne oli helppo mahduttaa kalenteriin, Juvan kunnan hallintojohtaja Antti Kinnunen kertoo.

Tehokkaampaa työskentelyä ja vahvempaa digiosaamista – Marskidatan valinta yhteistyökumppaniksi

Juvan kunnan sisäisen viestinnän kehitystyö sai alkunsa jo ennen koronaa, sillä jatkuvasti pienenevät resurssit aiheuttivat paineen suoriutua töistä entistä tehokkaammin. Henkilöstö myös itse tunnisti tarpeen vahvemmalle digiosaamiselle.

– Loppusyksystä 2021 kuulimme ensimmäisen kerran Marskidatan modernin työn palveluista heidän paikalliselta edustajaltaan. Kun tämän jälkeen keskustelimme suoraan Marskidatan modernin työn asiantuntijan kanssa, huomasimme, että heidän palvelumuotoilullinen lähestymistapansa osui hyvin niihin ajatuksiin mitä meillä oli jo ollut. Olimme siis tienneet mitä pitäisi tehdä, mutta emme vielä olleet ratkaisseet, miten sen toteutamme, kertoo Juvan kunnan hallintojohtaja Antti Kinnunen.

Marskidata ja Juvan kunta toteuttivat yhdessä sisäisen viestinnän kehitysprojektin, joka sisälsi uuden SharePoint Online intran, uudelleen suunnitellun ja selkiytetyn Teams-ympäristön sekä henkilöstön osaamista tukevat Teams-koulutukset. Yhteistyö käynnistyi marraskuussa 2021.

Microsoft Teams ratkaisuksi tehokkaamman työskentelyn ja etätyön tarpeeseen

Ennen Marskidata-yhteistyötä Juvan kunnan organisaatioon rekrytoitiin uusi järjestelmäasiantuntija, ja hänen osaamisensa avulla Microsoft 365 -työkalujen käyttöönottoa ajettiin vahvasti eteenpäin.

– Olimme jo aiemmin hankkineet käyttöömme Microsoft 365 -lisenssejä, mutta vasta korona räjäytti Teamsin käytön meillä ihan niin kuin muuallakin. Tarve sähköiselle yhteydenpidolle tuli koko organisaatioon kerralla, ja koulutkin siirtyivät etäopetukseen melkein yhdessä yössä, kertoo Kinnunen.

Sisäisen viestinnän kehitysprojekti Marskidatan kanssa käynnistyi Juvan olemassa olevan Teams-ympäristön rakenteen uudistamisella.

Meidän Teamsimme rakenne oli jo käytössä muotoutunut melko sekavaksi, sillä tiimejä ja kanavia oli kertynyt jo ehkä turhankin paljon. Marskidatan asiantuntijan avulla lähdimme yksinkertaistamaan kokonaisuutta. Projektin aluksi pidimme Marskidatan kanssa pari työpajaa, jossa kartoitimme nykytilaa ja asetimme tavoitteita, kertoo Kinnunen.

Teams-koulutukset sekä henkilöstön että kunnanvaltuutettujen digiosaamisen tueksi

Henkilöstön digiosaamisen tueksi Marskidata järjesti kuusi tiivistä Teams-koulutusta. Ensimmäisiin koulutuksiin osallistui kunnan omien työntekijöiden lisäksi myös valtuustossa elokuussa aloittaneita luottamushenkilöitä, sillä valtuusto oli vasta siirtynyt perinteisistä toimintamalleista digiympäristöön ja Teams-osaamiseen kaivattiin vahvistusta luottamushenkilöidenkin joukossa.

– Marskidatan kouluttajat olivat kyllä varsin eteviä etäkouluttamisessa, sillä he saivat osallistettua kuulijoita paremmin kuin mitä odotin. Ehkä meillä ihmiset olivat myös vastaanottavaisia, sillä olivat nähneet tarpeen omassa työssään. Koulutukset olivat myös napakan mittaisia, joten ne oli helppo mahduttaa kalenteriin, kertoo Kinnunen tyytyväisenä.

Teams-koulutukset järjestettiin joulukuun 2021 ja helmikuun 2022 välillä, ja niiden teemoina olivat muun muassa tietojen jakaminen, kokoustaminen, Teamsissa keskustelu ja ryhmätyöskentely. Keskeistä koulutuksissa oli, että jokainen osallistuja pääsi myös itse tekemään harjoituksia Teams-ympäristössä.

SharePoint Online Juvan kunnan intranetiksi

Intraan liittyvä työ käynnistyi tammikuussa 2022, joten sen aikataulu limitettiin jo aiemmin käynnistyneiden Teams-ympäristön kehittämisen sekä koulutusten kanssa.

Aloitimme myös intran kehitystyön työpajoilla, joissa avainhenkilöistä kootun projektiryhmän kanssa ideoimme intralle oikeanlaista rakennetta ja toiminnallisuuksia yhdessä Marskidatan asiantuntijan kanssa. Mukana oli ihmisiä eri osastoilta, kuvailee Kinnunen.

Marskidata vastasi intranetin teknisestä toteutuksesta suunnitellun rakenteen mukaisesti. Tämän jälkeen SharePoint Onlinen käyttöä varten järjestettiin sisällöntuotantoa käsittelevät koulutukset sekä näiden lisäksi avoimia tukitunteja, jossa Juvan henkilöstö sai tarpeen mukaan kysyä intraan liittyvistä, vielä epäselvistä asioista. Teamsiin myös perustettiin yhteinen keskusteluryhmä, jossa Marskidatan asiantuntijat pääsivät kätevästi vastaamaan Juvan kunnan intran kanssa työskentelevien henkilöiden kysymyksiin.

Intraprojekti valmistui Marskidatan osalta sovitusti, mutta kyllähän sen kehittäminen vaatii meiltä jatkuvaa työtä ja sisällöntuottajien aktiivisuutta. Hallinnon ja henkilöstön asiat sekä yleisen tiedottamisen olemme saaneet siellä jo hyvin toimimaan, kuvailee Kinnunen.

Tulostus- ja kopiokonekauppiaasta modernin työn palvelumuotoiluun – Marskidatan palveluvalikoima yllätti positiivisesti

Sisäisen viestinnän siirtyminen sähköpostista Teamsiin on Juvalla hyvässä vauhdissa, joskin vanhoista tavoista pois oppiminen ottaa aikansa.

–  Kyllä meillä muutoksia arjessa on huomattu, ja ihmiset ovat oppineet koko ajan paremmin hyödyntämään uusia työkaluja. Teamsin rakenteen yksinkertaistamisen myötä tiimien käyttö on vähentynyt, mutta olemme oppineet käyttämään keskustelupuolta paremmin. Tietyt keskusteluryhmät kun on kiinnitettynä omaan näkymään, niin siellä jokapäiväinen keskustelu sujuu hyvin. Myös tiedostojen yhteinen muokkaaminen Teamsissa onnistuu jo mukavasti, Kinnunen kuvailee työskentelyä loppukesällä 2022.

Marskidata oli Kinnuselle jo tuttu yhteistyökumppani, mutta aiemmat projektit olivat olleet modernin työn hanketta huomattavasti pienempiä.

–  Olen oppinut tuntemaan Marskidatan tulostus- ja kopiokonekauppiaana, mutta heidän ratkaisunsa ottaa palvelumuotoilullinen näkökulma omaan tarjoomaansa oli napakymppi. Tästä projektista jäi positiiviset kokemukset, kun tällainen rinnallakulkija löytyi mukaan tähän digitalisaation ajamiseen meidän omaan organisaatioomme. Eihän tätä maailmaa tässä valmiiksi saatu, mutta hyvä on alku, summaa Kinnunen.

– Kyllä suosittelisin Marskidataa, sillä olen saanut sieltä joustavaa ja hyvää palvelua iät ja ajat. Metsänhoitoyhdistys Pohjois-Karjalalla on toimistoja ympäri maakuntaa, mutta sijainnista riippumatta yhdistyksemme paikalliset toimihenkilöt ovat aina saaneet Marskidatalta ripeän avun, kertoo Metsänhoitoyhdistys Pohjois-Karjalan metsävarapäällikkö Mika Lappalainen.

GDPR kuntoon kaikissa toimistoissa: ei vahinkotulostuksia tai tietoturvaongelmia skannaamisen kanssa

Metsänhoitoyhdistys Pohjois-Karjalan tietoturvan kehittämisprojektissa kaikki maakunnan toimistojen tulostimet tuotiin yhteisen tulostuksenhallinnan piiriin. Kyseessä on pilottihanke Suomen kuudenkymmenen Metsänhoitoyhdistysten keskuudessa, ja toimivasta toteutuksesta on mahdollista monistaa hyvä käytäntö myös muihin yhdistyksiin.

– Projektin tavoitteena meillä oli tietoturvan parantaminen. Metsänhoitoyhdistys Pohjois-Karjalalla on kaikkiaan 13 toimistoa, ja kun työntekijät liikkuvat paljon toimistojen välillä, niin halusimme varmistaa, ettei kenenkään tulostamat tiedot päädy vahingossakaan lojumaan väärän paikkakunnan tulostimelle, taustoittaa Metsänhoitoyhdistys Pohjois-Karjalan metsävarapäällikkö Mika Lappalainen.

– Käsittelemme paljon asiakas- ja henkilötietoja sisältäviä materiaaleja, joten tietoturvan varmistaminen oli ensisijaisen tärkeää, hän tiivistää.

Uudet tulostimet tai monitoimilaitteet valittiin toimistojen erilaisiin tarpeisiin

– Projekti lähti käyntiin oikeastaan siitä, että osa meidän tulostimistamme alkoi tulla elinkaarensa päähän. Lähdin sitten itse kyselemään jo ennestään tutun Marskidatan suunnasta järkevää ratkaisua laitteiden uusimiseen.

Marskidata oli Lappalaiselle pitkäaikaisen yhteistyön kautta tuttu yritys, sillä myös aiemmat tulostimet, useita tietokoneita sekä Metsänhoitoyhdistyksen tietyt verkkoratkaisut olivat tulleet Marskidatan kautta.

Tulostimien vaihto oli jo aiemmin porrastettu ajallisesti eri paikallistoimistojen välillä, joten osaan Metsänhoitoyhdistys Pohjois-Karjalan toimistoista jäi myös nyt jo aiemmin hankittua, varsin käyttökelpoista kalustoa. Myös nämä vanhat laitteet liitettiin samaan tulostuksenhallintapooliin.

– Laitteet on kyllä koko ajan toimineet ongelmitta, kommentoi Lappalainen tyytyväisenä.

Tulostimien ja monitoimilaitteiden korkea käytettävyys varmistuu jatkossakin Marskidatan ylläpitopalvelun avulla. Automaattinen huoltojärjestelmä valvoo ympäristön toimintaa, sekä tilaa huollot ja tarviketäydennykset itse. Metsänhoitoyhdistyksen toimihenkilöt voivat keskittyä ydintehtäväänsä, eikä heidän resurssejaan huku toimiston laitteiden ylläpitoon.

system_Specialistiksi3

Tulostuksenhallinta ja skannauksen automaatiot yksinkertaistavat työtä

Microsoft 365 -ympäristön laaja hyödyntäminen onnistuu nyt myös skannatessa. Tulostuksenhallinnan keskipisteenä toimii Canonin monitoimilaite, jonka avulla skannaaminen suoraan omaan OneDriveen, Sharepointiin tai Teamsiin on mahdollista.

–  Meillä on paljon standardimuotoisia sopimusasiakirjoja, jotka tulostimen älyskannausautomaatio tunnistaa sopimukseksi ja lähettää sen suoraan oikeaan pilvikansioon. Tämän nopeuttaa työskentelyä ja parantaa taas omalta osaltaan tietoturvaa, kun asiakkaidemme tiedot käsitellään automaattisesti oikein, kertoo Lappalainen.

Kehitysprojektin valmistuttua Metsänhoitoyhdistyksen työntekijän on mahdollista tulostaa dokumentti etätyöpäivän päätteeksi kotonaan, ja seuraavana aamuna napata kyseinen tuloste vaikkapa Nurmeksen toimiston tulostimelta. Mikään dokumentti ei kuitenkaan tulostu kaikkien nähtäväksi, vaan jokainen työntekijä tunnistautuu tulostimelle omalla ”lätkällään” ja pääsee näin käsiksi vain omiin materiaaleihinsa.

”Joustavaa ja hyvää palvelua iät ja ajat”

Metsänhoitoyhdistys Pohjois-Karjalan työntekijät ovat tyytyväisiä Marskidatan palveluun.

– Tulostinprojekti sujui kyllä vaivattomasti eikä vaatinut meiltä erityisemmin panostusta. Niissä toimipisteissä, joihin tuli uudet tulostimet, ei meidän tarvinnut itse edes ajureita koneille asentaa, kun Marskidatan henkilökunta hoiti senkin, Lappalainen hymyilee.

– Kyllä suosittelisin Marskidataa, sillä olen saanut sieltä joustavaa ja hyvää palvelua iät ja ajat. Metsänhoitoyhdistys Pohjois-Karjalalla on toimistoja ympäri maakuntaa, mutta sijainnista riippumatta yhdistyksemme paikalliset toimihenkilöt ovat aina saaneet Marskidatalta ripeän avun.

Meillä Process Geniusilla on kyllä syntynyt luottamussuhde Marskidatan yhteyshenkilöihin. He eivät vain oletuksena myy kalleinta tuotetta, vaan miettivät ensin, onko tuote meille oikeasti hyödyllinen vai riittäisikö kenties joku vähemmän järeä ratkaisu, Matti Ilvonen, Chief Technology Officer Process Geniusilta kertoo.

Marskidatan konesalipalvelut laajentuvan yhteistyön ensimmäisenä askeleena

Keväällä 2021 Process Genius kartoitti uutta palvelinsalikumppania, sillä edellinen palveluntarjoaja lopetti kyseisen palvelun kokonaan.

– Tulin itse töihin Process Geniusille juuri kun palvelinsalisiirto oli ajankohtainen. Olin tehnyt Marskidatan kanssa yhteistyötä jo aiemmin, joten suosittelin heidän konesalipalveluitaan myös täällä, kertoo Process Geniusin CTO Matti Ilvonen.

Marskidatan ratkaisu vakuutti myös muut Process Geniusilla, joten palvelinsalin käyttöönotto tapahtui nopeasti. Syksyllä 2021 kaikki oli jo valmista.

– Ketterästi on kyllä lähtenyt palvelinsali toimimaan. Aikaisemmassa palvelinsalissa oli ollut jonkin verran ongelmia, siellä emme päässeet esimerkiksi VPN:ään kiinni. Marskidatan palvelinsalin kanssa näitä ongelmia ei ole ollut – se on kyllä toiminut kuin junan vessa! Ja jos jotain apua on jossain tarvittu, niin todella nopeasti aina saadaan esimerkiksi Teamsilla heidän asiantuntijaansa yhteys, kertaa llvonen kokemustaan konesalipalvelusta.

Vaivattomuutta työvälinehankintoihin leasing-sopimuksilla ja esiasennuksilla

– Seuraavaksi tarvitsimme uusia tietokoneita työntekijöille ja leasing-sopimus tuntui järkevimmältä tavalta toteuttaa tulevatkin laitehankinnat, kertoo Ilvonen.

Process Geniusilla, kuten myös lukuisissa muissa yrityksissä, tietokoneet oli aiemmin ostettu yhtiön omistukseen. Tällöin luonnollista oli myös se, että laitteita käytettiin riskirajoilla niiden elinkaaren loppuun saakka. Monelle päätetyötä tekevälle yhtäkkiä hajonnut tietokone ja sen myötä kadonneet tiedostot ja käyttäjätunnukset ovatkin ikävän tuttu kokemus.

– Kolmen vuoden leasing ja takuu turvaa sen, ettei tietokonekanta pääse vanhenemaan liikaa ja yllättävien rikkoontumisten riski pienenee tuntuvasti. Leasing-sopimusten myötä myös IT-laitehankintojen budjetointi on helppoa, sillä laitteistot aiheuttavat jatkuvasti tietyn määrän kulua, perustelee Ilvonen leasing-sopimuksiin siirtymistä.

Process Genius kilpailutti eri palveluntuottajia ennen laitetoimittajavalintaa, mutta valinta oli lopulta helppo.

– Marskidata oli tuttu yritys, ja heidän toimistonsa sijaitsee tässä saman kadun toisella puolella. Tiesimme myös, että heidän leasing-palvelunsa on joustava. Halusimme nimenomaan Dellin koneita, ja Marskidatalta näitä saimmekin.

Nykyään työvälineet uusille työntekijöille tulevat leasing-sopimuksella ja esiasennettuina keskitetysti Marskidatalta.

– Marskidatan tekemät esiasennukset säästävät erityisesti meidän IT-henkilöiden aikaa, kun kaikki laitteet tulevat haluamallamme tavalla määrämittaisena. Uudet työntekijätkin pääsevät tällöin helposti töiden alkuun omilla tunnuksillaan, kuvailee Ilvonen Process Geniusilla koettuja hyötyjä.

Tietoturvaparannuksia ja keskitettyä laitteiden hallintaa Azure AD:n avulla

Vuoden 2022 alussa kehitystoimenpiteet Process Geniusilla suunnattiin tietoturvariskien pienentämiseen ja laitteiden hallinnan parantamiseen.

– Halusimme siirtyä Azure AD:n käyttöön, mutta tarvitsimme asiantuntija-apua ohjelmiston onnistuneeseen konfigurointiin ja käyttöönottoon. Tavoitteemme oli, että jatkossa jokainen työntekijä kirjautuisi Office365-tunnuksillaan työympäristöönsä.

Alkukesästä keskitettyä laitteiden hallintaa laajennettiin myös mobiililaitteisiin, jotta myös työkäytössä olevien puhelimien tietoturva olisi mahdollisimman hyvä.

– Ohjelmisto valvoo, ettei mobiililaitteessa ole tietoturvaa vaarantavia tekijöitä, kuten liian vanhaa käyttöjärjestelmää tai epäilyttäviä sovelluksia. Jos jonkun puhelin esimerkiksi varastetaan, niin pystymme myös etänä tyhjentämään laitteen, eikä tietoturva vaarannu tällöinkään, kertoo Ilvonen.

Joustavaksi koettu palvelu ja paikallisuus ratkaisi kaikki kilpailutukset Marskidatan hyväksi

Kaikissa kehitysprojekteissa Process Genius kilpailutti Marskidatan lisäksi muitakin palveluntuottajia, mutta joka kerta valinta kohdistui Marskidataan. Marskidatan Joensuun toimipiste sijaitsee lähellä Process Geniusin toimistoa, ja Ilvosen mukaan paikallinen palvelu on ollut heille merkityksellinen asia

– Meillä Process Geniusilla on kyllä syntynyt luottamussuhde Marskidatan yhteyshenkilöihin. He eivät vain oletuksena myy kalleinta tuotetta, vaan miettivät ensin, onko tuote meille oikeasti hyödyllinen vai riittäisikö kenties joku vähemmän järeä ratkaisu, kuvailee Ilvonen yhteistyötä Marskidatan kanssa.

– Suosittelen kyllä Marskidataa erityisesti heidän hyvän ja asiantuntevan palvelunsa vuoksi. He haluavat oikeasti ymmärtää asiakkaan tarpeen ja bisneksen niin, että myös ratkaisut aidosti sopivat niihin.

Ajatus tästä tuli alun perinkin Marskidatalta. He esittelivät modernin työn palveluitaan meille jo aiemmin muiden asioiden yhteydessä, mutta teema jäi ikään kuin ilmaan roikkumaan. Mietimme kyllä jo silloin, että olisi hienoa meilläkin kehittää viestintää tuohon suuntaan, Parikkalan Valo Oy:n verkkopäällikkö Hannu Ahokas kertoo.

Sisäisestä sähköpostista kohti avointa ja läpinäkyvää pikaviestintää

Parikkalan Valo Oy on vuonna 1936 perustettu energiayhtiö, jonka pääliiketoiminta-alueet ovat sähkönsiirto ja sähkönmyynti. Keväällä 2022 yritys toteutti sisäisen viestinnän kehitysprojektin yhdessä Marskidatan kanssa ajatuksenaan selkiyttää yrityksen sisäistä tiedottamista ja keskittää viestintä paremmin yhteen kanavaan.

Tavoitteemme oli siirtyä talon sisäisessä viestinnässä sähköpostista Teamsiin. Monet arjessa viestittelemämme asiat ovat lyhyitä keskusteluja, joten niitä on itse asiassa aika hankalakin käydä sähköpostissa. Jotain muita pikaviestikanavia olimme aiemminkin käyttäneet, mutta Teams tuntui järkevältä tavalta koota viestintä yhteen paikkaan, kun se oli jo kokouskäytöstä monelle tuttu, taustoittaa Parikkalan Valo Oy:n verkkopäällikkö Hannu Ahokas.

Ideasta suunnittelun kautta käyttökoulutuksiin – Marskidatan keskeinen rooli uudistuksessa

Viestinnän kehittämisen yhteistyökumppaniksi Marskidata oli itsestään selvä valinta.

– Ajatus tästä tuli alun perinkin Marskidatalta. He esittelivät modernin työn palveluitaan meille jo aiemmin muiden asioiden yhteydessä, mutta teema jäi ikään kuin ilmaan roikkumaan. Mietimme kyllä jo silloin, että olisi hienoa meilläkin kehittää viestintää tuohon suuntaan. Nyt organisaatiomuutosten sekä etätyön yleistymisen myötä viestinnän kehitysprojekti oli hyvä ajoittaa tähän kevääseen.

Parikkalan Valon modernin työn projekti käynnistyi kahdella Marskidatan vetämällä suunnittelutyöpajalla. Työpajoissa puhuttiin paljon siitä, ketkä tekevät arjessa yhteistyötä keskenään, millaisia ryhmiä, tiimejä ja kanavia Teamsiin olisi järkevä luoda, ja miten läpinäkyvää tai suljettua viestinnän halutaan olevan.

– Meillä henkilöstöstä noin puolet ovat asentajia ja puolet toimistotyöntekijöitä. Tiedottamiseen käytettävän Teamsin käyttöönotto koski luonnollisesti koko henkilöstöä, vaikka asentajat eivät olekaan työpöytäkäyttäjiä. Eri käyttäjäryhmien tarpeet piti huomioida jo suunnittelussa, kuvailee Ahokas.

Suunnitteluvaiheen jälkeen Parikkalan Valo halusi rakentaa Teamsin tiimi- ja kanavarakenteen itse, sillä workshopeissa luotu suunnitelma oli teknistä toteutusta ajatellen hyvin selkeä. Kun kaikki oli valmista, veti Marskidata erilliset käyttökoulutukset sekä toimistotyöntekijöille että asentajille. Koulutukset olivat sisällöltään keskenään erilaiset, jotta ne tarjosivat eri työtehtävien tarpeisiin nähden parhaan tiedon.

– Koulutuksiin ollaan kyllä tyytyväisiä, ne onnistuivat hyvin. Kaikessa uudessa jalkauttaminen on omasta mielestäni erityisen tärkeässä roolissa. Ei ole järkeä kehittää uutta, jos uusia työkaluja ei sitten osata tai haluta käyttää.

Käyttöönotto on sujunut hyvin, vaikka uuden oppiminen vie aikaa

Vaikka Teams on ollut käytössä viestintäkanavana vasta muutaman kuukauden, sen hyödyntäminen erityisesti yleisten asioiden tiedottamisessa on Parikkalan Valossa nähty toimivaksi.

– Julkinen tieto jäsentyy aiempaa paremmin. Teams on myös lisännyt oman toimintamme läpinäkyvyyttä siten, että vaikka kaikki yhteiset viestit eivät koskettaisikaan juuri omaa työtä, on jokaisella mahdollisuus silti päästä näkemään ne, kertoo Ahokas viestinnän uudesta arjesta.

Sisäisen viestinnän kehitystyö on kuitenkin edelleen kesken, sillä uudet toimintamallit vaativat vielä totuttelua. Myös esimerkiksi osa työmaihin liittyvistä tärkeistä viesteistä varmistetaan edelleen puhelimitse, jotta epäselvyyksiä ei vahingossakaan pääse syntymään.

– Pitkiä prosessejahan nämä ovat, että uudet käytännöt saadaan käyttöön koko organisaation tasolla. Usein meillä jokaisella on oma tapansa toimia, joten esimerkiksi tiedon etsimiseen tai tallentamiseen liittyvissä uusissa ohjeistuksissa on kaikilla oma opettelemisensa, Ahokas toteaa.

Marskidatan laaja osaaminen ja hyvä kontaktiverkosto apuna erikoisemmissakin toteutuksissa

– Minun mielestäni modernin työn projektimme oli onnistunut. Oli erittäin hyvä, että kokonaisuus räätälöitiin meidän näköiseksemme, ja vastaamaan meidän tarpeitamme. Ylimääräiseen tyhjäkäyntiinkään ei mennyt aikaa, sillä suunnittelutyöpajat ja koulutukset oli hyvin koostettuja, Ahokas arvioi.

Parikkalan Valo ja Marskidata ovat keskustelleet myös Teams-ympäristön ja yrityksen viestinnän jatkokehityksestä. Pitkä yhteistyö yritysten välillä on laajemminkin tarkasteltuna ollut onnistunutta.

Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi. Kaikki, mitä olemme yhdessä tehneet, on toiminut hyvin. Monet meidän projekteistamme ovat olleet aika spesifejä, mutta siitä huolimatta jokaiseen tarpeeseen heiltä on löytynyt hyvin osaamista.

– Esimerkiksi valvomon videoseinän toteutuksessa Marskidatalla oli tärkeä rooli oikeiden kontaktien löytämisessä ja tarvittavien, hieman erikoisempien laitteiden toimituksissa. Samalla tavalla myös palvelut AV-laitteisiin liittyen ovat Marskidatalla toimineet tosi hienosti, kehuu Ahokas.

Todella paljon olen kuullut, että valmennusta on kehuttu ympäri organisaatiota ja kokonaisuus on koettu uudenlaisena ja modernina. Ehdottomasti suosittelen Marskidataa yhteistyökumppaniksi ja uskon, että me itsekin teemme yhteistyötä heidän kanssaan paljon jatkossakin. On kiva, että on paikallinen toimija, joka tarjoaa modernia kokonaisuutta tarpeesta riippumatta, Etelä-Savon hyvinvointialueen ICT-asiantuntija Anni Sormunen kertoo.

Muutosagenttivalmennus hyvinvointialueorganisaation digikyvykkyyden tueksi

Vuoden 2023 alussa Etelä-Savon hyvinvointialueeseen siirtyy yli 7000 ammattilaista 12 eri kunnan sote- ja pelastusorganisaatioista. Uudessa organisaatiossa digitaalinen ympäristö, järjestelmät, raportointitavat sekä työn tekemisen prosessit yhtenäistyvät, jonka seurauksena lähes kaikki hyvinvointialueorganisaation työntekijät tulevat ottamaan käyttöönsä uusia teknologioita.  

– Vuonna 2020 käynnistyneessä Etelä-Savon Rakenneuudistus -hankkeessa yhtenä tavoitteena oli lisätä tulevalla hyvinvointialueella työskentelevän sote- ja pelastushenkilöstön digikyvykkyyttä. Tähän liittyen meillä Etelä-Savon hyvinvointialuevalmistelussa muotoutui ajatus muutosagenttitoiminnasta, jonka avulla voisimme tukea työntekijöiden digivalmiuksia organisaation sisältä käsin, taustoittaa Etelä-Savon hyvinvointialueen ICT-asiantuntija Anni Sormunen.

Marskidata voitti muutosagenttipilotin kilpailutuksen toukokuussa 2021, ja vuoden loppuun saakka kestänyt projekti käynnistyi heti.  

Muutosagenttipilotti rakentui valmennussessioiden ja käytännön harjoitusten ympärille

– Henkilöstö on ollut oikeastaan yllättävänkin kiinnostunutta! Pilottivalmennuksen aloitti 41 henkilöä kolmesta eri organisaatiosta, ja heillä oli kyllä selvä kiinnostus kehittämistä ja digitaalisuutta kohtaan. Suurin osa valmennettavista oli substanssipuolen ammattilaisia, mutta mukana oli myös esimiehiä sekä henkilöitä organisaation tukitoimista, kuvailee Sormunen.

Muutosagenteille tarjottiin joka kuukausi valmennusta ja niiden lisäksi he saivat välitehtäviä harjoittelun tueksi.

– Kurssin sisältö oli monipuolinen. Valmennuksissa käytiin läpi kaikille yhteisiä työkaluja, kuten Microsoft Teamsin toimintoja, Wordia sekä PowerPointia. Toisaalta valmennukset käsittelivät myös hyvinvointialueeseen liittyviä asioita laajemmin, kuten keitä kaikkia sote-uudistus koskettaa ja mitä se käytännössä tarkoittaa.

Valmennuksessa harjoiteltiin myös omassa työyksikössä muutosagenttina toimimista käytännössä.

– Keskustelimme yhdessä, mitä pitää huomioida, kun antaa tukea vaikkapa järjestelmien käytössä. Huomasimme, että muutosagenttina esittäytyminen ja roolin esiintuominen omassa yksikössä vaatii myös jonkin verran tsemppaamista, sillä viestinviejänä toimiminen ei aina ole helppoa, Sormunen kertoo.

Pilottivalmennus selkiytti muutosagentin roolin

Pilottivalmennuksen päätteeksi luotiin yhteenveto, joka keskittyi muutosagentin roolin kiteytykseen sekä siihen, mitä agentit itse toivoisivat jatkolta.

– Muutosagentit saivat vapaasti kertoa, millaista muutosagenttina toimiminen oli käytännössä ollut, miten esimerkiksi ajankäyttö oli jakautunut sekä millä tavalla he kehittäisivät valmennusta jatkossa. Marskidata puolestaan auttoi meitä agentin roolin ja tehtävien kiteyttämisessä.

Vaatii kuitenkin vielä aktiivista työtä, että tieto muutosagenttivalmennuksesta leviää kaikkialle uudessa 7000 työntekijän hyvinvointialueorganisaatiossa.

– Selkein haaste on ollut saada tieto valmennuksista ja muutosagenteista leviämään. Agenttirooli vaatii myös aina esimiehen luvan, sillä siihen kuluu kuukausittain työaikaa, tiivistää Sormunen.

Starttiverkkokurssi ja vuosittain käynnistyvät valmennukset luovat hyvän jatkon muutosagenttitoiminnalle

– Ennen kuin pilottivalmennus loppui, keskustelimme Marskidatan kanssa, miten saisimme muutosagenttitoiminnalle luontevasti jatkoa. Marskidata sitten ideoi ja rakensi muutosagenttien starttikurssin meidän SharePointiimme, Sormunen kertoo.

Starttikurssi on itsenäisesti tehtävä kokonaisuus, jonka kuka tahansa uutena muutosagenttina aloittava henkilö voi suorittaa. Kurssilla kerrotaan, mikä muutosagenttitoiminnan perusta ja tavoitteet ovat sekä miten muutosagenttina toimitaan. Lisäksi starttikurssin materiaalit käsittelevät digitaalisuuden roolia sote-uudistuksessa.

Ajatus starttikurssista oli kyllä erinomainen. Marskidatan asiantuntijat ovat kyllä muutenkin olleet tosi innovatiivisia aiheen parissa, ja heidän asenteensa on mukavasti huumorisävytteinen, joten valmennukset ovat aidosti olleet osallistavia ja keskustelevia, hymyilee Sormunen.

– Todella paljon olen kuullut, että valmennusta on kehuttu ympäri organisaatiota ja kokonaisuus on koettu uudenlaisena ja modernina. Ehdottomasti suosittelen Marskidataa yhteistyökumppaniksi ja uskon, että me itsekin teemme yhteistyötä heidän kanssaan paljon jatkossakin. On kiva, että on paikallinen toimija, joka tarjoaa modernia kokonaisuutta tarpeesta riippumatta.

Yhteistyö Marskidatan kanssa laajenee – Teams-koulutukset ja tuki-chatti hyvinvointialueen valtuutetuille

Tammikuussa 2022 järjestettyjen aluevaalien myötä Etelä-Savon hyvinvointialueelle valittiin 59 valtuutettua ja Marskidatan vahvuudet modernien työnteontapojen ja digiympäristöjen kouluttajana nähtiin jälleen tarpeelliseksi.

– Järkevimmäksi työskentely- ja informaatiokanavaksi valtuutettujen kesken koettiin Microsoft Teams. Osa valtuutetuista käyttää Teamsia työarjessaan sujuvasti, kun osa taas on saattanut jo siirtyä työelämästä pois. Käyttäjien osaamistaso oli siis laidasta laitaan. Oli kuitenkin selvää, että halusimme tarjota meidän luottamushenkilöillemme parhaat työkalut siihen, että he voisivat toimia parhaalla mahdollisella tavalla omassa tehtävässään, kertoo Etelä-Savon hyvinvointialueen koordinaattori Mari Hytönen.

Teamsin osaamisen kehittämisen tueksi Marskidata kokosi viisi napakkaa, puolen tunnin mittaista koulutusta.

– Virka-ajan ulkopuolella järjestettävillä, lyhyillä koulutuksilla osallistuminen pyrittiin tekemään luottamushenkilöille mahdollisimman helpoksi. Aktiivisimpia osallistujia ovat luonnollisesti olleet juuri he, jotka ovat kaivanneet vahvistusta omaan digiosaamiseensa. Osallistujat ovat olleet tyytyväisiä koulutusten antiin, sekä siihen, että koulutuksia ylipäätään on tarjottu, Hytönen kertoo.

Keväällä 2022 järjestettyjen koulutusten lisäksi Marskidata kokosi luottamushenkilöiden Teams-ympäristöön koulutuskeskuksen, josta löytyy niin sähköisen kokousjärjestelmän opastukset kuin Marskidatan muu koulutusmateriaali. Tämän lisäksi luottamushenkilöt saavat yhteyden Marskidatan asiantuntijoihin kätevän tuki-chatin kautta.

– Marskidatan ajatukset Teams-alustan kehittämiseen ja koulutussisältöihin ovat olleet sellaisia, mitä en itse olisi osannut edes ajatella. Kaikki vastaukset tuki-chatissakin tulevat mukavan nopeasti. Mielestäni kaikki on sujunut tosi hyvin, tiivistää Hytönen.

Tarvitsimme tiedekeskukseen valtavan määrän tekniikkaa. Marskidata voitti huomattavan osan laitetoimitusten kilpailutuksista, ja heidän osaamisensa ja ratkaisukykynsä avulla löysimme juuri oikeat laitteet näihin tarpeisiin, Sodan ja rauhan keskus Muisti Oy:n toimitusjohtaja Olli-Pekka Leskinen kertoo.

Sodan ja rauhan keskus Muisti tuo koettavaksi sodan ajan todellisuuden

Kesällä 2021 avattu Sodan ja rauhan keskus Muisti toimii samoissa Mikkelin vanhan keskuskansakoulun tiloissa, joihin Mannerheim siirsi ylimmän sodanjohdon vuonna 1939 ja uudelleen vuonna 1941 sotien syttyessä. Rakennuksesta käsin on siis konkreettisesti johdettu Suomen sotatoimia itsenäisyyden aikana.

– Nyt meidän tehtävämme on kertoa sodasta edistääksemme rauhaa. Muisti on niille, joita sodan historia kiinnostaa, ja erityisesti niille, joita se ei kiinnosta, kertoo Sodan ja Rauhan keskus Muisti Oy:n toimitusjohtaja Olli-Pekka Leskinen.

Muistin kävijöistä selvästi suurin osa, lähemmäs 60 %, saapuu pääkaupunkiseudulta.

– Uuden tiedekeskuksen perustaminen Mikkeliin asetettiin tavoitteeksi alun perin 2014–2015 vuodenvaihteessa. Esiselvitys- ja perustamishankkeiden myötä rahoituksen järjestyttyä aloimme vuosien 2018–2019 taitteessa rekrytoida väkeä. Nyt Muistin takana toimii säätiö ja yleishyödyllinen osakeyhtiö, joka ylläpitää tiedekeskusta ja hoitaa operatiivisen toiminnan, Leskinen taustoittaa.

Ei mikään perinteinen sotamuseo – Muistissa uppoudut yksilöiden kokemuksiin sodasta

– Alusta lähtien tiesimme, että kokoamme näyttelyn sisältö edellä. Muistin näyttely ei siis perinteiseen tapaan rakennu kaluston tai eri aselajien ympärille, vaan keskiössä ovat yksilön näkemys ja sodan vaikutukset yhteiskuntaan. Kun rakennettavan näyttelyn sisältö oli selvillä, aloimme etsiä tapoja, miten sen voisi esitellä vierailijoille, kertoo Leskinen.

Rakentuvaa tiedekeskusta varten vaadittiin suuret määrät tekniikkaa.

– Koska tarkoitus oli hyödyntää teknologiaa ja erilaisia multimedioita, lähdimme haarukoimaan sellaisia laitetoimittajia, joilla olisi oikeanlaista osaamista ja riittävä mittakaava toteuttaa toimitukset. Kilpailutimmekin eri toimijoita laajasti. Paikallisuus ja itäsuomalaisuus olivat isoja arvoja meille, sillä pidimme tärkeänä, että vuoropuhelu laitetoimittajan kanssa olisi mahdollisimman välitöntä.

Marskidata voitti huomattavan osan Muistin erilaisista laitetoimituskilpailutuksista, ja yrityksestä löytyvä tekninen osaaminen myös tuki hyvin tarvittavaa kokonaisuutta.

– Hankintaprosessin aikana olin itse erittäin tyytyväinen Marskidatan tarjouksiin, sillä ne tulivat aina ajallaan, olivat taidokkaasti laadittuja ja niiden sisältö avattiin poikkeuksetta hyvin, kuvailee Leskinen.

Monipuolisia laitetoimituksia: virtuaalilaseja, projektoreita ja erikoisnäyttöjä

– Vastaavanlaisia näyttelyitä ei ole Itä-Suomessa järjestetty, joten soveltuvan teknologian haarukoiminen oli myös Marskidatalle oppimisen prosessi. Hyvin taidokkaasti he kyllä etsivät tietoa ja selvittivät tarvittavat ratkaisut, jos eivät jotain osanneet suoraan ehdottaa. Marskidatan osaamisen avulla me löysimme oikeat laitteet, Leskinen kertoo.

Marskidata toimitti tiedekeskukseen muun muassa erilaisia näyttöjä, projektoreita, virtuaalilaseja, työasemia ja tehotyöasemia sekä muuta näyttelyiden taustalle tarvittavaa teknologiaa.

– Marskidatan osaaminen erityisesti projektoripuolen tuotteissa oli arvokasta, sillä projektorit olivat meille itsellemme kaikkein vieraimpia. Tarvitsimme lähiprojisoivia laitteita mutta lisäksi myös tehokkaan videotykin 150-paikkaiseen auditorioomme. Myös tässä tuoteryhmässä Marskidata kartoitti ja esitteli meille sopivia vaihtoehtoja, joiden pohjalta teimme valinnat.

Maailmanlaajuinen komponenttipula aiheutti jonkin verran viivästyksiä laitetoimituksissa, mutta Marskidatan yhteyshenkilö piti näyttelyä tiukalla viikkoaikataululla rakentaneet toimijat hyvin ajan tasalla.

– Aktiivisesti saimme kyllä tietoa, milloin laitteet olivat Euroopassa, milloin saapuivat Suomeen ja milloin ne olisivat perillä Mikkelissä, tiivistää Leskinen.

Marskidata yllätti hintakilpailussa

– Olen itse suositellut Marskidataa useammallekin toimijalle. Koska museokentällä näyttelyprojektit voivat olla isoja, tulee laitteistoa toimittavan kumppanin olla asiakaspalveluhenkinen. Marskidatalta meitä palveli aina sama yhteyshenkilö, ja sen ansiosta pääsimme aina suoraan asiaan. Monet asioista etenivät yksinkertaisesti nopeilla puheluilla ja sähköposteilla.

Tyypillinen IT-ennakkoluulo on, että vain isot tietotekniikkaa myyvät verkkokaupat ja myymäläketjut pystyvät kilpailemaan edullisuudellaan ja sen vuoksi ostot tehdään suoraan niistä. Muistin kilpailutuksissa Marskidata kuitenkin voitti monet nimekkäät kilpailijat myös hinnassa, joka kuvastaa hyviä yhteyksiä maahantuojiin.

– Vaikka yhteistyömme on sujunut monellakin tavalla hyvin, mielestäni Marskidatan erityinen vahvuus oli laaja asiantuntemus kokonaisuuden toimittamiseen ja sekä erittäin hyvä asiakaspalvelu, Leskinen kuvailee yhteistyötä.

– Uuden viestintäympäristön avulla pystyimme tuomaan yrityksen toiminnan ja laadunhallinnan osaksi kaikkien työntekijöidemme arkea, kertoo Harri Haavikko Oy:n Tero Tuhkalainen.

Marskidata kehitti Harri Haavikko Oy:n sisäistä ja asiakasviestintää Microsoft 365 -ympäristön sovelluksia hyödyntäen. Yritykselle rakennettiin ISO 9001 -standardin mukainen SharePoint Online -ympäristö, jonka käyttöön ja ylläpitoon asiakkaat koulutettiin. SharePoint-viestintää täydennettiin Teams-työpajassa, jossa pohdittiin keinoja parantaa tiedon jakamista ja vuorovaikutusta niin sisäisessä kuin asiakasviestinnässä.

Koulutuksesta eväitä ympäristön käyttöön

– Marskidatan rakentaman viestintäympäristön runko osoittautui käytössä toimivaksi, ja saimme Marskidatan SharePoint-koulutuksesta hyvin oppeja ympäristön hyödyntämiseen, Tuhkalainen kuvaa.

Koulutuksen aikana käytiin läpi ympäristön hyödyntämistä räätälöidysti asiakkaan toiveiden mukaan. Marskidatan modernin työn asiantuntija valmisteli koulutuksen sisällöt etukäteen, mutta asiakkaalle jätettiin mahdollisuuksia kysyä juuri itselleen tärkeistä aiheista.

– Koulutuksia voidaan muotoilla asiakkaan kiinnostuksen kohteiden ja osaamisen mukaan. Harri Haavikon tapauksessa oli selvää, että asiakkaalla oli hyvä ymmärrys ympäristön perustoiminnallisuuksista, eivätkä he etsineet tietoa SharePointin käytön alkeista, kertoo Modern Work Specialist Tiia Valkonen.

Viestinnällä kohti yhtenäistä toimintakulttuuria

Harri Haavikko Oy valmistaa cRoom-tuotemerkillä teknisiä laitetiloja sekä palvelee asiakkaitaan teollisuuden asennuksissa ja kunnossapidossa ympäri Suomen. Microsoft 365-ympäristön kehittämistä lähdettiin tekemään Marskidatan järjestämissä SharePoint-työpajoissa, joissa pohdittiin, miten viestintäympäristöllä voitaisiin vahvistaa yrityksen yhtenäistä toimintatapaa sekä uusien henkilöiden perehdyttämistä ja toimintatavan sisäistämistä. Lopputuloksena oli Marskidatan rakentama intrarunko, johon oli helppo tuoda sisältöä työntekijöiden ulottuville.

– On erittäin tärkeää, että työntekijät saavat työssään tarvitsemansa tiedon selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Tämä tukee oikeanlaisen yrityskulttuurin muotoutumista ja työntekijöiden sitoutumista työhönsä, sanoo Tuhkalainen.

SharePoint käyttöön alle kahdessa kuukaudessa

Kokonaisuudessaan projekti kesti alle seitsemän viikkoa. Asiakkaan toiveena oli tehokkaassa aikataulussa loppuunviety projekti, jonka aikana valikoidaan juuri asiakkaan toiminnalle oleelliset Microsoft 365-ympäristön ominaisuudet käyttöön.

– M365-käyttöönottoprojekteissa lähdetään liikkeelle asiakkaan toiveista. Microsoft tarjoaa paljon mahdollisuuksia tehostaa arjen työtä, mutta kaikki vaihtoehdot eivät olisi olleet yhtä tarkoituksenmukaisia asiakkaalle, toteaa Valkonen.

Teams-työpajassa etsittiin ratkaisuja asiakasviestintään

Teams-työpajassa Teamsin keskusteluista etsittiin korvaajaa pitkille ja epäselville sähköpostiketjuille, jotka eivät aina tavoita oikeita vastaanottajia. Työpajassa katsottiin myös tiedostojen jakamista linkkien kautta niin, että samoista tiedostoista ei ole liikkeellä useita versioita. Myös tiedostojen hyväksyntää tarkasteltiin tehokkuuden näkökulmasta. Työpaja antoi uusia eväitä asiakkaiden kanssa työskentelyyn.

– Teams tarkoituksenmukaisine kanavineen on aktiivisessa käytössä. Työstämme asiakkaiden kanssa paljon tiedostoja, jotka ovat kooltaan suhteellisen suuria. Teams ja SharePoint ovat olleet näppäränä apuna sekä tiedostojen liikuttelussa että keskustelun pitämisessä yhteneväisenä.

Yrityksessä ei olisi itse osattu rakentaa vastaavaa ympäristöä.

– Meillä ei olisi ollut resursseja tai aikaa ilman ulkopuolista tukea. Nyt Teams ja muut Microsoftin sovellukset, kuten OneNote, toimivat alustalle kaikessa viestinnässä ja ovat yksinkertaisia käyttää. Myös tieto on kaikilla näkyvissä ja reaaliaikaisesti.

Perustoiminnallisuuksia täydennettiin työnkuluilla

SharePointiin rakennettiin myös läheltä piti -ilmoituksiin liittyvä työnkulku Power Automatella täydentämään ympäristön perustoiminnallisuuksia. Kun työntekijä raportoi läheltä piti -tilanteen, tieto tilanteesta menee välittömästi yrityksen johdon käyttöön. Työntekijän näkökulmasta ilmoituksen teko tapahtuu näppärästi intran etusivun kautta.

Marskidatan modernin työn ammattilaiset ideoivat myös projektinhallinnan työkaluja ja -alustoja hyödynnettäväksi yrityksen sisäisissä projekteissa. Asiakkaalle luotiin toimivat ja mahdollisimman yksinkertaiset käytännöt, joiden opettelussa tai ylläpidossa ei mene turhaan aikaa. Alle 20 henkilön yritykselle järeät ja monitahoiset projektinhallintatyökalut eivät olleet järkevä vaihtoehto.

– Saimme projektin lopputuloksena haluamaamme lisätehokkuutta vuorovaikutukseen niin yrityksen sisällä kuin asiakkaidenkin kanssa. Suosittelemme lämpimästi Marskidatan palveluita, toteaa Tuhkalainen.

Hallintaohjelman konfigurointiin saimme apua Marskidatan lisäksi myös Samsungilta, ja se oli mielestäni erittäin hyvää palvelua. Vaikka Kela-kyytien välityslaitteina toimivat puhelimet kiertävät maakuntia autoilijoiden mukana, pystymme hallitsemaan järjestelmää itse, Taksi Itä-Suomen operatiivinen johtaja Jarmo Kirjavainen kertoo.

Kela-kyytien välityksen selkärankana Samsung-älypuhelimet

Joensuun Taksi Oy (Taksi Itä-Suomi) valittiin loppukesällä 2021 Kela-kyytien kilpailutuksessa palveluntuottajaksi Pohjois-Savon ja Pohjois-Karjalan alueelle. Jokaisen Kela-kyytien palveluntuottajan vastuulla on kokonaispalvelu, joka kattaa niin taksimatkojen tilauksen, yhdistelyn ja välityksen, kuljetuspalvelujen järjestämisen ja valvonnan kuin maksuliikenteen ja raportoinninkin.

Taksi Itä-Suomi tarvitsi siis yli 400 erillistä, uutta välityslaitetta ja Kela-kyyteihin liittyvän järjestelmän kahden maakunnan alueelle.

– Kysyimme muutamalta toimijalta tarjousta, mutta Marskidataa lukuun ottamatta kaikki sanoivat, etteivät pysty toimittamaan tarvitsemaamme määrää laitteita meidän vaatimassamme aikataulussa globaalin komponenttipulan vuoksi. Samaan aikaan Suomessa moni muukin halusi saman tyyppisiä ratkaisuja, mutta onneksemme olimme nopeasti liikkeellä ja jo aiemmasta yhteistyöstä tuttu Marskidata tarttui haasteeseen, kertoo Kirjavainen.

Yli 400 älyllisesti käyttöönotettavaa ja etähallittavaa välityslaitetta käyttövalmiuteen vain kolmessa kuukaudessa

– Jo kilpailutuksen aikana meillä itsellämme oli visio, millainen kyytien välitykseen hankittavan ratkaisun pitää olla. Tarvitsimme riittävän tehokkaan mobiililaitteen, jota on pystyttävä hallitsemaan myös etänä. Laitteen käyttöönoton piti olla mahdollisimman helppoa autoilijalle, mutta sen lisäksi me tarvitsimme myös mahdollisuuden esimerkiksi etäapuun, viestintään sekä palautustoimintoon, kertaa Kirjavainen.

Suunnitteluvaiheessa keskityttiin Samsungin älylaitteessa vaadittavien sovellusten ja älyllisen käyttöönoton määrittelyyn sekä etähallintaan, sillä jokaisen laitteen manuaalinen asennus olisi ollut raskas prosessi. 

– Etähallinnan toteuttamiseen valikoitui Samsungin Knox, jonka ansiosta jokaisen autoilijan oli helppo ottaa välityslaite käyttöönsä omatoimisesti, vaikka kotisohvalla. Kun käyttäjä käynnisti puhelimen ensimmäistä kertaa, laite haki verkosta itse siihen ohjatut asetukset.

– Hallintaohjelman konfigurointiin saimme apua Marskidatan lisäksi myös Samsungilta, ja mielestäni se oli erittäin hyvää palvelua, Kirjavainen kertoo.

Taksi Itä-Suomi referenssi Marskidata

Onnistuneen projektin taustalla tiivis yhteydenpito ja hyvä aikataulutus

– Päätös palveluntuottajavalinnasta tuli Kelalta syyskuun puolivälissä ja palvelun tuli käynnistyä 1.1.2022. Koska projektin aikajänne oli todella lyhyt, meidän piti pystyä reagoimaan nopeasti ja tekemään päätöksiä tehokkaasti, muistelee Kirjavainen.

– Silloin kun projekti lähti vauhdilla liikkeelle, minun piti myös olla tien päällä paljon. Tällöin 30–40 sekunnin nopeat puhelut Marskidatan yhteyshenkilön kanssa veivät asioita hyvin eteenpäin. Helpotti omaa tekemistäni, kun ei tarvinnut aina ehtiä kirjoittaa sähköpostia tai istua Teamsissa.

Välityslaitteiden ja niihin liittyvien tarvikkeiden lisäksi Marskidata toimitti myös Telian palvelunumerot Taksi Itä-Suomen Kelakyytipalveluun.  

– Kaikki laitteet olivat meillä valmiina hyvissä ajoin joulukuussa, jotta ehdimme harjoitella ja varmistaa kaiken toimivuuden. Nyt huhtikuussa 2022 ne ovat olleet käytössä noin neljä kuukautta, ja tähän mennessä kokemus on ollut hyvä, Kirjavainen toteaa.

Mutkaton yhteistyö pohjaa yhteiseen historiaan

– Voin suositella ihan vahvasti Marskidataa. Kun on oma yhteyshenkilö niin helpottaahan se kaikkea, kun ei tarvitse joka kerta aloittaa alusta. Tuttu yhteyshenkilö osaa myös tarjota uusia ajatuksia ja apua, ja se on myös äärimmäisen hyvä ja tarpeellinen taito. Itselleni myös henkilökemiat ovat todella tärkeät, ja lisäksi toimintatapojen tulee puolin ja toisin osua yhteen.

Kirjavaisen näkökulmasta Marskidata näyttäytyy sopivan kokoisena organisaationa, sillä se on ketterä eivätkä toiminnot hidastu liikaa talon sisällä.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down