Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Todella paljon olen kuullut, että valmennusta on kehuttu ympäri organisaatiota ja kokonaisuus on koettu uudenlaisena ja modernina. Ehdottomasti suosittelen Marskidataa yhteistyökumppaniksi ja uskon, että me itsekin teemme yhteistyötä heidän kanssaan paljon jatkossakin. On kiva, että on paikallinen toimija, joka tarjoaa modernia kokonaisuutta tarpeesta riippumatta, Etelä-Savon hyvinvointialueen ICT-asiantuntija Anni Sormunen kertoo.

Muutosagenttivalmennus hyvinvointialueorganisaation digikyvykkyyden tueksi

Vuoden 2023 alussa Etelä-Savon hyvinvointialueeseen siirtyy yli 7000 ammattilaista 12 eri kunnan sote- ja pelastusorganisaatioista. Uudessa organisaatiossa digitaalinen ympäristö, järjestelmät, raportointitavat sekä työn tekemisen prosessit yhtenäistyvät, jonka seurauksena lähes kaikki hyvinvointialueorganisaation työntekijät tulevat ottamaan käyttöönsä uusia teknologioita.  

– Vuonna 2020 käynnistyneessä Etelä-Savon Rakenneuudistus -hankkeessa yhtenä tavoitteena oli lisätä tulevalla hyvinvointialueella työskentelevän sote- ja pelastushenkilöstön digikyvykkyyttä. Tähän liittyen meillä Etelä-Savon hyvinvointialuevalmistelussa muotoutui ajatus muutosagenttitoiminnasta, jonka avulla voisimme tukea työntekijöiden digivalmiuksia organisaation sisältä käsin, taustoittaa Etelä-Savon hyvinvointialueen ICT-asiantuntija Anni Sormunen.

Marskidata voitti muutosagenttipilotin kilpailutuksen toukokuussa 2021, ja vuoden loppuun saakka kestänyt projekti käynnistyi heti.  

Muutosagenttipilotti rakentui valmennussessioiden ja käytännön harjoitusten ympärille

– Henkilöstö on ollut oikeastaan yllättävänkin kiinnostunutta! Pilottivalmennuksen aloitti 41 henkilöä kolmesta eri organisaatiosta, ja heillä oli kyllä selvä kiinnostus kehittämistä ja digitaalisuutta kohtaan. Suurin osa valmennettavista oli substanssipuolen ammattilaisia, mutta mukana oli myös esimiehiä sekä henkilöitä organisaation tukitoimista, kuvailee Sormunen.

Muutosagenteille tarjottiin joka kuukausi valmennusta ja niiden lisäksi he saivat välitehtäviä harjoittelun tueksi.

– Kurssin sisältö oli monipuolinen. Valmennuksissa käytiin läpi kaikille yhteisiä työkaluja, kuten Microsoft Teamsin toimintoja, Wordia sekä PowerPointia. Toisaalta valmennukset käsittelivät myös hyvinvointialueeseen liittyviä asioita laajemmin, kuten keitä kaikkia sote-uudistus koskettaa ja mitä se käytännössä tarkoittaa.

Valmennuksessa harjoiteltiin myös omassa työyksikössä muutosagenttina toimimista käytännössä.

– Keskustelimme yhdessä, mitä pitää huomioida, kun antaa tukea vaikkapa järjestelmien käytössä. Huomasimme, että muutosagenttina esittäytyminen ja roolin esiintuominen omassa yksikössä vaatii myös jonkin verran tsemppaamista, sillä viestinviejänä toimiminen ei aina ole helppoa, Sormunen kertoo.

Pilottivalmennus selkiytti muutosagentin roolin

Pilottivalmennuksen päätteeksi luotiin yhteenveto, joka keskittyi muutosagentin roolin kiteytykseen sekä siihen, mitä agentit itse toivoisivat jatkolta.

– Muutosagentit saivat vapaasti kertoa, millaista muutosagenttina toimiminen oli käytännössä ollut, miten esimerkiksi ajankäyttö oli jakautunut sekä millä tavalla he kehittäisivät valmennusta jatkossa. Marskidata puolestaan auttoi meitä agentin roolin ja tehtävien kiteyttämisessä.

Vaatii kuitenkin vielä aktiivista työtä, että tieto muutosagenttivalmennuksesta leviää kaikkialle uudessa 7000 työntekijän hyvinvointialueorganisaatiossa.

– Selkein haaste on ollut saada tieto valmennuksista ja muutosagenteista leviämään. Agenttirooli vaatii myös aina esimiehen luvan, sillä siihen kuluu kuukausittain työaikaa, tiivistää Sormunen.

Starttiverkkokurssi ja vuosittain käynnistyvät valmennukset luovat hyvän jatkon muutosagenttitoiminnalle

– Ennen kuin pilottivalmennus loppui, keskustelimme Marskidatan kanssa, miten saisimme muutosagenttitoiminnalle luontevasti jatkoa. Marskidata sitten ideoi ja rakensi muutosagenttien starttikurssin meidän SharePointiimme, Sormunen kertoo.

Starttikurssi on itsenäisesti tehtävä kokonaisuus, jonka kuka tahansa uutena muutosagenttina aloittava henkilö voi suorittaa. Kurssilla kerrotaan, mikä muutosagenttitoiminnan perusta ja tavoitteet ovat sekä miten muutosagenttina toimitaan. Lisäksi starttikurssin materiaalit käsittelevät digitaalisuuden roolia sote-uudistuksessa.

Ajatus starttikurssista oli kyllä erinomainen. Marskidatan asiantuntijat ovat kyllä muutenkin olleet tosi innovatiivisia aiheen parissa, ja heidän asenteensa on mukavasti huumorisävytteinen, joten valmennukset ovat aidosti olleet osallistavia ja keskustelevia, hymyilee Sormunen.

– Todella paljon olen kuullut, että valmennusta on kehuttu ympäri organisaatiota ja kokonaisuus on koettu uudenlaisena ja modernina. Ehdottomasti suosittelen Marskidataa yhteistyökumppaniksi ja uskon, että me itsekin teemme yhteistyötä heidän kanssaan paljon jatkossakin. On kiva, että on paikallinen toimija, joka tarjoaa modernia kokonaisuutta tarpeesta riippumatta.

Yhteistyö Marskidatan kanssa laajenee – Teams-koulutukset ja tuki-chatti hyvinvointialueen valtuutetuille

Tammikuussa 2022 järjestettyjen aluevaalien myötä Etelä-Savon hyvinvointialueelle valittiin 59 valtuutettua ja Marskidatan vahvuudet modernien työnteontapojen ja digiympäristöjen kouluttajana nähtiin jälleen tarpeelliseksi.

– Järkevimmäksi työskentely- ja informaatiokanavaksi valtuutettujen kesken koettiin Microsoft Teams. Osa valtuutetuista käyttää Teamsia työarjessaan sujuvasti, kun osa taas on saattanut jo siirtyä työelämästä pois. Käyttäjien osaamistaso oli siis laidasta laitaan. Oli kuitenkin selvää, että halusimme tarjota meidän luottamushenkilöillemme parhaat työkalut siihen, että he voisivat toimia parhaalla mahdollisella tavalla omassa tehtävässään, kertoo Etelä-Savon hyvinvointialueen koordinaattori Mari Hytönen.

Teamsin osaamisen kehittämisen tueksi Marskidata kokosi viisi napakkaa, puolen tunnin mittaista koulutusta.

– Virka-ajan ulkopuolella järjestettävillä, lyhyillä koulutuksilla osallistuminen pyrittiin tekemään luottamushenkilöille mahdollisimman helpoksi. Aktiivisimpia osallistujia ovat luonnollisesti olleet juuri he, jotka ovat kaivanneet vahvistusta omaan digiosaamiseensa. Osallistujat ovat olleet tyytyväisiä koulutusten antiin, sekä siihen, että koulutuksia ylipäätään on tarjottu, Hytönen kertoo.

Keväällä 2022 järjestettyjen koulutusten lisäksi Marskidata kokosi luottamushenkilöiden Teams-ympäristöön koulutuskeskuksen, josta löytyy niin sähköisen kokousjärjestelmän opastukset kuin Marskidatan muu koulutusmateriaali. Tämän lisäksi luottamushenkilöt saavat yhteyden Marskidatan asiantuntijoihin kätevän tuki-chatin kautta.

– Marskidatan ajatukset Teams-alustan kehittämiseen ja koulutussisältöihin ovat olleet sellaisia, mitä en itse olisi osannut edes ajatella. Kaikki vastaukset tuki-chatissakin tulevat mukavan nopeasti. Mielestäni kaikki on sujunut tosi hyvin, tiivistää Hytönen.

Tarvitsimme tiedekeskukseen valtavan määrän tekniikkaa. Marskidata voitti huomattavan osan laitetoimitusten kilpailutuksista, ja heidän osaamisensa ja ratkaisukykynsä avulla löysimme juuri oikeat laitteet näihin tarpeisiin, Sodan ja rauhan keskus Muisti Oy:n toimitusjohtaja Olli-Pekka Leskinen kertoo.

Sodan ja rauhan keskus Muisti tuo koettavaksi sodan ajan todellisuuden

Kesällä 2021 avattu Sodan ja rauhan keskus Muisti toimii samoissa Mikkelin vanhan keskuskansakoulun tiloissa, joihin Mannerheim siirsi ylimmän sodanjohdon vuonna 1939 ja uudelleen vuonna 1941 sotien syttyessä. Rakennuksesta käsin on siis konkreettisesti johdettu Suomen sotatoimia itsenäisyyden aikana.

– Nyt meidän tehtävämme on kertoa sodasta edistääksemme rauhaa. Muisti on niille, joita sodan historia kiinnostaa, ja erityisesti niille, joita se ei kiinnosta, kertoo Sodan ja Rauhan keskus Muisti Oy:n toimitusjohtaja Olli-Pekka Leskinen.

Muistin kävijöistä selvästi suurin osa, lähemmäs 60 %, saapuu pääkaupunkiseudulta.

– Uuden tiedekeskuksen perustaminen Mikkeliin asetettiin tavoitteeksi alun perin 2014–2015 vuodenvaihteessa. Esiselvitys- ja perustamishankkeiden myötä rahoituksen järjestyttyä aloimme vuosien 2018–2019 taitteessa rekrytoida väkeä. Nyt Muistin takana toimii säätiö ja yleishyödyllinen osakeyhtiö, joka ylläpitää tiedekeskusta ja hoitaa operatiivisen toiminnan, Leskinen taustoittaa.

Ei mikään perinteinen sotamuseo – Muistissa uppoudut yksilöiden kokemuksiin sodasta

– Alusta lähtien tiesimme, että kokoamme näyttelyn sisältö edellä. Muistin näyttely ei siis perinteiseen tapaan rakennu kaluston tai eri aselajien ympärille, vaan keskiössä ovat yksilön näkemys ja sodan vaikutukset yhteiskuntaan. Kun rakennettavan näyttelyn sisältö oli selvillä, aloimme etsiä tapoja, miten sen voisi esitellä vierailijoille, kertoo Leskinen.

Rakentuvaa tiedekeskusta varten vaadittiin suuret määrät tekniikkaa.

– Koska tarkoitus oli hyödyntää teknologiaa ja erilaisia multimedioita, lähdimme haarukoimaan sellaisia laitetoimittajia, joilla olisi oikeanlaista osaamista ja riittävä mittakaava toteuttaa toimitukset. Kilpailutimmekin eri toimijoita laajasti. Paikallisuus ja itäsuomalaisuus olivat isoja arvoja meille, sillä pidimme tärkeänä, että vuoropuhelu laitetoimittajan kanssa olisi mahdollisimman välitöntä.

Marskidata voitti huomattavan osan Muistin erilaisista laitetoimituskilpailutuksista, ja yrityksestä löytyvä tekninen osaaminen myös tuki hyvin tarvittavaa kokonaisuutta.

– Hankintaprosessin aikana olin itse erittäin tyytyväinen Marskidatan tarjouksiin, sillä ne tulivat aina ajallaan, olivat taidokkaasti laadittuja ja niiden sisältö avattiin poikkeuksetta hyvin, kuvailee Leskinen.

Monipuolisia laitetoimituksia: virtuaalilaseja, projektoreita ja erikoisnäyttöjä

– Vastaavanlaisia näyttelyitä ei ole Itä-Suomessa järjestetty, joten soveltuvan teknologian haarukoiminen oli myös Marskidatalle oppimisen prosessi. Hyvin taidokkaasti he kyllä etsivät tietoa ja selvittivät tarvittavat ratkaisut, jos eivät jotain osanneet suoraan ehdottaa. Marskidatan osaamisen avulla me löysimme oikeat laitteet, Leskinen kertoo.

Marskidata toimitti tiedekeskukseen muun muassa erilaisia näyttöjä, projektoreita, virtuaalilaseja, työasemia ja tehotyöasemia sekä muuta näyttelyiden taustalle tarvittavaa teknologiaa.

– Marskidatan osaaminen erityisesti projektoripuolen tuotteissa oli arvokasta, sillä projektorit olivat meille itsellemme kaikkein vieraimpia. Tarvitsimme lähiprojisoivia laitteita mutta lisäksi myös tehokkaan videotykin 150-paikkaiseen auditorioomme. Myös tässä tuoteryhmässä Marskidata kartoitti ja esitteli meille sopivia vaihtoehtoja, joiden pohjalta teimme valinnat.

Maailmanlaajuinen komponenttipula aiheutti jonkin verran viivästyksiä laitetoimituksissa, mutta Marskidatan yhteyshenkilö piti näyttelyä tiukalla viikkoaikataululla rakentaneet toimijat hyvin ajan tasalla.

– Aktiivisesti saimme kyllä tietoa, milloin laitteet olivat Euroopassa, milloin saapuivat Suomeen ja milloin ne olisivat perillä Mikkelissä, tiivistää Leskinen.

Marskidata yllätti hintakilpailussa

– Olen itse suositellut Marskidataa useammallekin toimijalle. Koska museokentällä näyttelyprojektit voivat olla isoja, tulee laitteistoa toimittavan kumppanin olla asiakaspalveluhenkinen. Marskidatalta meitä palveli aina sama yhteyshenkilö, ja sen ansiosta pääsimme aina suoraan asiaan. Monet asioista etenivät yksinkertaisesti nopeilla puheluilla ja sähköposteilla.

Tyypillinen IT-ennakkoluulo on, että vain isot tietotekniikkaa myyvät verkkokaupat ja myymäläketjut pystyvät kilpailemaan edullisuudellaan ja sen vuoksi ostot tehdään suoraan niistä. Muistin kilpailutuksissa Marskidata kuitenkin voitti monet nimekkäät kilpailijat myös hinnassa, joka kuvastaa hyviä yhteyksiä maahantuojiin.

– Vaikka yhteistyömme on sujunut monellakin tavalla hyvin, mielestäni Marskidatan erityinen vahvuus oli laaja asiantuntemus kokonaisuuden toimittamiseen ja sekä erittäin hyvä asiakaspalvelu, Leskinen kuvailee yhteistyötä.

– Uuden viestintäympäristön avulla pystyimme tuomaan yrityksen toiminnan ja laadunhallinnan osaksi kaikkien työntekijöidemme arkea, kertoo Harri Haavikko Oy:n Tero Tuhkalainen.

Marskidata kehitti Harri Haavikko Oy:n sisäistä ja asiakasviestintää Microsoft 365 -ympäristön sovelluksia hyödyntäen. Yritykselle rakennettiin ISO 9001 -standardin mukainen SharePoint Online -ympäristö, jonka käyttöön ja ylläpitoon asiakkaat koulutettiin. SharePoint-viestintää täydennettiin Teams-työpajassa, jossa pohdittiin keinoja parantaa tiedon jakamista ja vuorovaikutusta niin sisäisessä kuin asiakasviestinnässä.

Koulutuksesta eväitä ympäristön käyttöön

– Marskidatan rakentaman viestintäympäristön runko osoittautui käytössä toimivaksi, ja saimme Marskidatan SharePoint-koulutuksesta hyvin oppeja ympäristön hyödyntämiseen, Tuhkalainen kuvaa.

Koulutuksen aikana käytiin läpi ympäristön hyödyntämistä räätälöidysti asiakkaan toiveiden mukaan. Marskidatan modernin työn asiantuntija valmisteli koulutuksen sisällöt etukäteen, mutta asiakkaalle jätettiin mahdollisuuksia kysyä juuri itselleen tärkeistä aiheista.

– Koulutuksia voidaan muotoilla asiakkaan kiinnostuksen kohteiden ja osaamisen mukaan. Harri Haavikon tapauksessa oli selvää, että asiakkaalla oli hyvä ymmärrys ympäristön perustoiminnallisuuksista, eivätkä he etsineet tietoa SharePointin käytön alkeista, kertoo Modern Work Specialist Tiia Valkonen.

Viestinnällä kohti yhtenäistä toimintakulttuuria

Harri Haavikko Oy valmistaa cRoom-tuotemerkillä teknisiä laitetiloja sekä palvelee asiakkaitaan teollisuuden asennuksissa ja kunnossapidossa ympäri Suomen. Microsoft 365-ympäristön kehittämistä lähdettiin tekemään Marskidatan järjestämissä SharePoint-työpajoissa, joissa pohdittiin, miten viestintäympäristöllä voitaisiin vahvistaa yrityksen yhtenäistä toimintatapaa sekä uusien henkilöiden perehdyttämistä ja toimintatavan sisäistämistä. Lopputuloksena oli Marskidatan rakentama intrarunko, johon oli helppo tuoda sisältöä työntekijöiden ulottuville.

– On erittäin tärkeää, että työntekijät saavat työssään tarvitsemansa tiedon selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Tämä tukee oikeanlaisen yrityskulttuurin muotoutumista ja työntekijöiden sitoutumista työhönsä, sanoo Tuhkalainen.

SharePoint käyttöön alle kahdessa kuukaudessa

Kokonaisuudessaan projekti kesti alle seitsemän viikkoa. Asiakkaan toiveena oli tehokkaassa aikataulussa loppuunviety projekti, jonka aikana valikoidaan juuri asiakkaan toiminnalle oleelliset Microsoft 365-ympäristön ominaisuudet käyttöön.

– M365-käyttöönottoprojekteissa lähdetään liikkeelle asiakkaan toiveista. Microsoft tarjoaa paljon mahdollisuuksia tehostaa arjen työtä, mutta kaikki vaihtoehdot eivät olisi olleet yhtä tarkoituksenmukaisia asiakkaalle, toteaa Valkonen.

Teams-työpajassa etsittiin ratkaisuja asiakasviestintään

Teams-työpajassa Teamsin keskusteluista etsittiin korvaajaa pitkille ja epäselville sähköpostiketjuille, jotka eivät aina tavoita oikeita vastaanottajia. Työpajassa katsottiin myös tiedostojen jakamista linkkien kautta niin, että samoista tiedostoista ei ole liikkeellä useita versioita. Myös tiedostojen hyväksyntää tarkasteltiin tehokkuuden näkökulmasta. Työpaja antoi uusia eväitä asiakkaiden kanssa työskentelyyn.

– Teams tarkoituksenmukaisine kanavineen on aktiivisessa käytössä. Työstämme asiakkaiden kanssa paljon tiedostoja, jotka ovat kooltaan suhteellisen suuria. Teams ja SharePoint ovat olleet näppäränä apuna sekä tiedostojen liikuttelussa että keskustelun pitämisessä yhteneväisenä.

Yrityksessä ei olisi itse osattu rakentaa vastaavaa ympäristöä.

– Meillä ei olisi ollut resursseja tai aikaa ilman ulkopuolista tukea. Nyt Teams ja muut Microsoftin sovellukset, kuten OneNote, toimivat alustalle kaikessa viestinnässä ja ovat yksinkertaisia käyttää. Myös tieto on kaikilla näkyvissä ja reaaliaikaisesti.

Perustoiminnallisuuksia täydennettiin työnkuluilla

SharePointiin rakennettiin myös läheltä piti -ilmoituksiin liittyvä työnkulku Power Automatella täydentämään ympäristön perustoiminnallisuuksia. Kun työntekijä raportoi läheltä piti -tilanteen, tieto tilanteesta menee välittömästi yrityksen johdon käyttöön. Työntekijän näkökulmasta ilmoituksen teko tapahtuu näppärästi intran etusivun kautta.

Marskidatan modernin työn ammattilaiset ideoivat myös projektinhallinnan työkaluja ja -alustoja hyödynnettäväksi yrityksen sisäisissä projekteissa. Asiakkaalle luotiin toimivat ja mahdollisimman yksinkertaiset käytännöt, joiden opettelussa tai ylläpidossa ei mene turhaan aikaa. Alle 20 henkilön yritykselle järeät ja monitahoiset projektinhallintatyökalut eivät olleet järkevä vaihtoehto.

– Saimme projektin lopputuloksena haluamaamme lisätehokkuutta vuorovaikutukseen niin yrityksen sisällä kuin asiakkaidenkin kanssa. Suosittelemme lämpimästi Marskidatan palveluita, toteaa Tuhkalainen.

Hallintaohjelman konfigurointiin saimme apua Marskidatan lisäksi myös Samsungilta, ja se oli mielestäni erittäin hyvää palvelua. Vaikka Kela-kyytien välityslaitteina toimivat puhelimet kiertävät maakuntia autoilijoiden mukana, pystymme hallitsemaan järjestelmää itse, Taksi Itä-Suomen operatiivinen johtaja Jarmo Kirjavainen kertoo.

Kela-kyytien välityksen selkärankana Samsung-älypuhelimet

Joensuun Taksi Oy (Taksi Itä-Suomi) valittiin loppukesällä 2021 Kela-kyytien kilpailutuksessa palveluntuottajaksi Pohjois-Savon ja Pohjois-Karjalan alueelle. Jokaisen Kela-kyytien palveluntuottajan vastuulla on kokonaispalvelu, joka kattaa niin taksimatkojen tilauksen, yhdistelyn ja välityksen, kuljetuspalvelujen järjestämisen ja valvonnan kuin maksuliikenteen ja raportoinninkin.

Taksi Itä-Suomi tarvitsi siis yli 400 erillistä, uutta välityslaitetta ja Kela-kyyteihin liittyvän järjestelmän kahden maakunnan alueelle.

– Kysyimme muutamalta toimijalta tarjousta, mutta Marskidataa lukuun ottamatta kaikki sanoivat, etteivät pysty toimittamaan tarvitsemaamme määrää laitteita meidän vaatimassamme aikataulussa globaalin komponenttipulan vuoksi. Samaan aikaan Suomessa moni muukin halusi saman tyyppisiä ratkaisuja, mutta onneksemme olimme nopeasti liikkeellä ja jo aiemmasta yhteistyöstä tuttu Marskidata tarttui haasteeseen, kertoo Kirjavainen.

Yli 400 älyllisesti käyttöönotettavaa ja etähallittavaa välityslaitetta käyttövalmiuteen vain kolmessa kuukaudessa

– Jo kilpailutuksen aikana meillä itsellämme oli visio, millainen kyytien välitykseen hankittavan ratkaisun pitää olla. Tarvitsimme riittävän tehokkaan mobiililaitteen, jota on pystyttävä hallitsemaan myös etänä. Laitteen käyttöönoton piti olla mahdollisimman helppoa autoilijalle, mutta sen lisäksi me tarvitsimme myös mahdollisuuden esimerkiksi etäapuun, viestintään sekä palautustoimintoon, kertaa Kirjavainen.

Suunnitteluvaiheessa keskityttiin Samsungin älylaitteessa vaadittavien sovellusten ja älyllisen käyttöönoton määrittelyyn sekä etähallintaan, sillä jokaisen laitteen manuaalinen asennus olisi ollut raskas prosessi. 

– Etähallinnan toteuttamiseen valikoitui Samsungin Knox, jonka ansiosta jokaisen autoilijan oli helppo ottaa välityslaite käyttöönsä omatoimisesti, vaikka kotisohvalla. Kun käyttäjä käynnisti puhelimen ensimmäistä kertaa, laite haki verkosta itse siihen ohjatut asetukset.

– Hallintaohjelman konfigurointiin saimme apua Marskidatan lisäksi myös Samsungilta, ja mielestäni se oli erittäin hyvää palvelua, Kirjavainen kertoo.

Taksi Itä-Suomi referenssi Marskidata

Onnistuneen projektin taustalla tiivis yhteydenpito ja hyvä aikataulutus

– Päätös palveluntuottajavalinnasta tuli Kelalta syyskuun puolivälissä ja palvelun tuli käynnistyä 1.1.2022. Koska projektin aikajänne oli todella lyhyt, meidän piti pystyä reagoimaan nopeasti ja tekemään päätöksiä tehokkaasti, muistelee Kirjavainen.

– Silloin kun projekti lähti vauhdilla liikkeelle, minun piti myös olla tien päällä paljon. Tällöin 30–40 sekunnin nopeat puhelut Marskidatan yhteyshenkilön kanssa veivät asioita hyvin eteenpäin. Helpotti omaa tekemistäni, kun ei tarvinnut aina ehtiä kirjoittaa sähköpostia tai istua Teamsissa.

Välityslaitteiden ja niihin liittyvien tarvikkeiden lisäksi Marskidata toimitti myös Telian palvelunumerot Taksi Itä-Suomen Kelakyytipalveluun.  

– Kaikki laitteet olivat meillä valmiina hyvissä ajoin joulukuussa, jotta ehdimme harjoitella ja varmistaa kaiken toimivuuden. Nyt huhtikuussa 2022 ne ovat olleet käytössä noin neljä kuukautta, ja tähän mennessä kokemus on ollut hyvä, Kirjavainen toteaa.

Mutkaton yhteistyö pohjaa yhteiseen historiaan

– Voin suositella ihan vahvasti Marskidataa. Kun on oma yhteyshenkilö niin helpottaahan se kaikkea, kun ei tarvitse joka kerta aloittaa alusta. Tuttu yhteyshenkilö osaa myös tarjota uusia ajatuksia ja apua, ja se on myös äärimmäisen hyvä ja tarpeellinen taito. Itselleni myös henkilökemiat ovat todella tärkeät, ja lisäksi toimintatapojen tulee puolin ja toisin osua yhteen.

Kirjavaisen näkökulmasta Marskidata näyttäytyy sopivan kokoisena organisaationa, sillä se on ketterä eivätkä toiminnot hidastu liikaa talon sisällä.

Modernin Microsoft-viestintäympäristön käyttöönotto oli nopeaa, ja sen avulla olemme vapauttaneet merkittävästi sisällöntuottajien aikaa rutiinitehtävistä. Tiedonhallinta, esteettömyys ja yhteisöllisyys ovat vahvistuneet, Etelä-Savon ammattiopiston viestintä- ja markkinointipäällikkö Marika Auvinen kertoo.

Etelä-Savon ammattiopisto Esedu tuottaa koulutuspalveluita osaamisen kehittämiseen lähes 320 ammattilaisen voimin. Aiempi yli 10 vuotta käytössä ollut intra oli täyttynyt vanhasta, vaikeasti hallittavasta tiedosta. Teknologia tai sisällöt eivät vastanneet enää tämän päivän tai tulevaisuuden tarpeisiin.

– Intran käyttö vei päivittäin ylimääräistä työaikaa sekä aiheutti epävarmuutta ja jopa turhautumista. Se ei ollut otollinen kaipaamallemme vuorovaikutteiselle viestinnälle, vaan tarjosi lähinnä puitteet perinteiselle tiedottamiselle, Auvinen kertoo.

Kilpailutuksen tavoitteena pätevin Microsoft 365:n tunteva kumppani parhaalla hinta-laatusuhteella

– Tarvitsimme ketterän digitaalisen ympäristön, joka olisi helposti hallittavissa, miellyttävä käyttää ja jossa vastuualueet voitaisiin jakaa selkeästi. Samalla uudistuksessa oli huomioitava saavutettavuusdirektiivi, vaikka käyttäjä hyödyntäisi intraa erilaisilta päätelaitteilta, kuten puhelimelta tai tabletilta, Auvinen taustoittaa.

Sopivaa kumppania lähdettiin kartoittamaan julkisen kilpailutuksen kautta. Mukana oli Esedun viestintätiimin ja tietohallinnon edustajia.

– Tärkeitä kriteereitä olivat muun muassa hinta sekä palveluntarjoajan asiantuntemus Microsoft 365 -ympäristöstä. MS oli henkilöstöllemme tuttu entuudestaan ja halusimme toteuttaa myös uuden intran sen pohjalta, Auvinen kertoo.

Kun Marskidata voitti kilpailutuksen ja sopivaksi ratkaisuksi oli kirkastunut juuri Microsoftin Sharepoint Online -viestintäympäristö, projekti lähti vauhdilla käyntiin yhteisen pöydän ääressä.

Syyskuussa aloitus, joulukuussa käyttökoulutukset henkilöstölle

Esedun tavoiteaikataulu oli kunnianhimoinen, mutta modernilla ratkaisulla ja Marskidatan osaamisella hallittu. Intraprojekti käynnistettiin syksyllä 2021. Joulukuun puoliväliin mennessä henkilöstölle pidettiin ensimmäiset esittelyt ja käyttökoulutukset. Oppimisen ja käyttöönoton kannalta oli tärkeää, että henkilöstöä kuultiin myös projektin alussa ja sen aikana.

– Toteutimme muun muassa kyselyn Esedun henkilöstölle ja selvitimme, mitä he halusivat uudesta intrasta löytyvän. Samoin otimme asiakkaan lähes 20 henkisen sisältötiimin mukaan suunnitteluun. Toteutimme heille myös käyttötestit sekä käyttökokemushaastattelut, joiden pohjalta teimme viimeistelyt ennen koko henkilöstölle esittelyä, Emma Klén, Marskidatan Team Leader ja Modern Work Specialist kertoo.

Iso projekti eteni tehokkaalla aikataululla selkeiden välivaiheiden mukaan. Projektiin oli sitouduttu hyvin sekä Esedun että Marskidatan puolesta, mikä näkyi tavoiteaikataulun toteutumisena.

– Usein suuret intravaihdokset mielletään vuosien ikuisuusprojekteiksi, joita ei lopulta saada edes kunnolla jalkautettua. Marskidatalla tehtävämme on todistaa näitä vanhoja ennakkoluuloja vääriksi. Moderniin viestintä- ja työympäristöön siirtyminen ei ole raskas prosessi ja se kantaa nopeasti hedelmää, Klén jatkaa.

Asiakaslähtöinen räätälöinti varmisti sen, että järjestelmä taipuu asiakkaan tarpeisiin, eikä toisin päin

– Käytännössä koko sisäisen viestinnän ympäristömme sekä käyttöönotto ja koulutukset räätälöitiin täysin omiin toimintamalleihimme, lähtötasoomme ja tarpeisiimme sopiviksi. Pystyin milloin vain olemaan yhteydessä oikeaan henkilöön projektille luodun viestintäkanavan kautta, ja olimme kärryillä eri vaiheiden etenemisestä, Auvinen sanoo.

– Marskidatalla on vahva asiantuntemus Microsoft-ratkaisuiden uusista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista. He tietävät myös, mitä on aina seuraavaksi tulossa.  

Intra haltuun ja uutta aikaa työpäiviin

Uuden Microsoft-viestintäympäristön myötä Esedun arjesta on jäänyt monia manuaalisia tehtäviä pois.  

– Aikaisemmin kokosin käsin esimerkiksi sähköposteihin lähtevät yhteenvedot intran uutispalstamme tuoreimmista sisällöistä. Nyt ne lähtevät kaikille automaattisesti, ellei henkilö ole jo lukenut niitä. Tämä oli yksi esimerkki muutoksista, jotka ovat helpottaneet koko sisältötiimimme työtä, Auvinen selittää. 

Uusi viestintäympäristö mahdollistaa myös vastuun hajauttamisen intran sisältöjen hallintaan liittyen. Tieto on helposti löydettävissä, eikä kaikkea tarvitse kierrättää sisällöntuottajien kautta.

Toisin kuin ennen, emme välttämättä päivitä intran sisältöjä päivittäin, ja ne pysyvät silti ajan tasalla.

Moderni ympäristö ruokkii sisäistä työyhteisöviestintää

Uusi intra auttoi jo ensimmäisten kuukausien aikana Esedua tavoitteessa kohti osallistavampaa työyhteisöviestintää. Auvisen mukaan henkilöstö on ottanut uuden ympäristön aktiivisemmin haltuun vanhaan intraan verrattuna.

Sisäisillä kanavilla käydään enemmän keskustelua ja jaetaan oleellista tietoa. Samalla kehittynyt kokonaisuus antaa armoa virheille. Tarvittaessa esimerkiksi tietty versiohistoria on nopeasti palautettavissa.

– Voin suositella lämpimästi Marskidataa heidän ammattitaitonsa vuoksi. Intraprojektin jälkeenkin yhteistyö on jatkunut. Saamme heiltä tukea, jos tulee jokin ongelma, herää kysymyksiä tai hoksaamme uusia kehitystoiveita. Missään vaiheessa ei ole tullut sellainen olo, että meidät on jätetty yksin julkaisun jälkeen. Työyhteisöviestinnän näkökulmasta siirtyminen moderniin työympäristöön on ollut merkittävä kehitysaskel, jossa projektin hinta-laatusuhde on ehdottomasti ollut kohdallaan, Auvinen sanoo.  

Meillä on Suomen toimipisteiden lisäksi viisi myyntikonttoria ulkomailla, joten halusimme keskittää IT-asiat yhteen paikkaan. Keskittämisen jälkeen koko yrityksemme on toiminut Marskidatan IT-ratkaisuiden piirissä ja olemme olleet tyytyväisiä, kertoo Pankaboardin johdon assistentti Minna Arpinen.

Pankaboard on yksityisomistuksessa oleva erikoiskartonkiyritys, jonka liikevaihto on noin 80 miljoonaa euroa. Pankaboard valmistaa korkealaatuisia ensikuitukartonkeja pakkauksiin, erilaisiin graafisiin ja teollisiin sovelluksiin sekä ruokapalvelutuotteisiin. Yhtiön maailmanlaajuinen myyntiverkosto palvelee yli 600 asiakasta yli 60 maassa, sen kartonkitehdas sijaitsee Lieksassa ja työllistää noin 160 henkilöä.

IT-palvelut yhdeltä luukulta – myös ulkomaan myyntikonttoreihin

Vuonna 2019 Pankaboard päätti keskittää kaikki IT-palvelut yhden palveluntuottajan hallittavaksi. Palveluntuottajaksi valikoitui Marskidata, jonka kanssa yhteistyö on alkanut jo vuonna 2013. Aiemmin IT:n eri osa-alueet olivat olleet eri toimijoiden vastuulla, mikä aiheutti sekavuutta erityisesti ongelmanratkaisuvaiheessa, koska henkilöstö ei aina tiennyt keneen tulisi olla yhteydessä.

Yhden luukun periaate nähtiin Pankaboardin henkilöstön ja tuottavuuden näkökulmasta järkevimmäksi. Kokonaisvaltaisen IT-kumppanin oli tärkeää kyetä toimimaan myös muilla kielillä kuin suomeksi, ja lisäksi heillä tuli olla osaamista kansainvälisen yrityksen IT-ympäristön hallintaan.

Meillä on 5 myyntikonttoria ulkomailla, Venäjällä, Yhdysvalloissa, Saksassa, Puolassa ja Iso-Britanniassa, joten tarvitsimme apua IT-kokonaisuuden hallintaan. Myös esiasennetut laitteet lähtevät Marskidatan kautta kansainvälisiin toimipisteisiimme, kertoo Pankaboardin johdon assistentti Minna Arpinen.

Tehdasympäristö ei ole ihan mikä tahansa konttori – Marskidata valitsee sopivat laitteet

Pankaboardille on merkityksellistä, että yhteistyökumppani ymmärtää tehdasympäristön omaleimaisuuden ja sen mukanaan tuomat vaatimukset. Valvomo-olosuhteisiin ei esimerkiksi kannata asentaa liian monimutkaisia laitteita, mutta kaiken tulee silti toimia kellon ja vuoden ympäri – luotettavasti. On tärkeää, että palvelut toimivat 24/7.

– Yhteistyömme on jo kestänyt jo lähes 10 vuotta, jonka aikana Marskidata on osoittanut, että heillä on paljon osaamista ja asiantuntijuutta annettavana meille. He myös ymmärtävät meidän toiminta-alueemme ja työskentelyn vaativissa olosuhteissa, kuvailee Arpinen.

– Pankaboardin liiketoiminnan kehittymisen kannalta on merkityksellistä, että IT-kumppanimme ehdottaa juuri meidän tilanteeseemme sopivia ratkaisuja. Kehitystyö sujuu hyvässä hengessä, kun jokaiselle tarvittavalle kehitysaskeleelle on olemassa perustelut ja oikeasti toimiva ratkaisuehdotus.

ServiceDesk työskentelee tiiviisti yhdessä IT-asiantuntijoiden kanssa

Pankaboard on tyytyväinen Marskidatan sisäiseen työnjakoon. ServiceDeskistä palvelupyynnöt menevät sujuvasti eteenpäin asiantuntijoille.

– Kun tulee mikä tahansa kysymys verkkoihin, laitteisiin, virustorjuntaan, valvontajärjestelmiin tai palvelimiin liittyen, työntekijämme ottavat suoraan yhteyttä Marskidatan ServiceDeskiin. Vastaukset löytyvät useimmiten suoraan sieltä, mutta tilanteen vaatiessa saamme lähituen paikan päälle tehtaalle hyvinkin nopeasti. Olemme saaneet ServiceDeskistä juuri kulloisenkin tilanteen vaatimaa palvelua.

ServiceDeskin lisäksi Marskidatalla on Pankaboardille nimetty asiantuntijatiimi, joka on vastuussa asiakkuuden kehittämisestä sekä asiakkuuden kannalta oikeanlaisista teknisistä ratkaisuista.

On hienoa työskennellä samojen yhteyshenkilöiden kanssa, sillä he ovat oppineet tunnistamaan pienestäkin signaalista, että mitä me tarvitsemme. Yhteistyömme on vaivatonta, kiittelee Arpinen.

Asiakaslähtöisyyden taustalla on oikea asenne ja hyvä tekemisen meininki

Toimivan IT-yhteistyön pohjalla ovat luottamus ja yhteinen suunta. Parhaat ratkaisut löytyvät yhdessä keskustellen. Lähituki käy Pankaboardin tehtaalla viikoittain, ja kuukausittaiset suunnittelupalaverit rytmittävät IT-kehitystä.

– Marskidata on ketterä toimija, jossa asiantuntijat ovat sitoutuneita asiakkuuksiinsa eivätkä yhteyshenkilöt vaihdu koko ajan, Arpinen kertoo.

– Näen, että Marskidatalla on tosi hyvä henkilökunta ja heillä keskenään hyvä fiilis tehdä töitä. Siellä henkilökuntaa selvästi arvostetaan ja pidetään hyvänä, ja se ilmapiiri välittyy asiakkaalle saakka.

Arpinen on tyytyväinen Marskidatan ja Pankaboardin yhteistyöhön kokonaisuutena.

Ehdottomasti suosittelisin Marskidataa muillekin yrityksille, sillä heillä kehittäminen lähtee oikeasti asiakkaan lähtökohdista, Arpinen tiivistää kokemuksensa.

Tärkeää on, että voin luottaa Marskidatan työhön 100 %. Kun minulle sanotaan, että huomenna on jokin asia valmis, niin sitten se myös on valmis, kertoo Marko Räty, Rakennusliiton järjestelmäasiantuntija.

Marskidatan rooli on työskennellä rakennusalan ammattilaisten etujärjestön, Rakennusliiton oman IT-ammattilaisen rinnalla. Rakennusliiton järjestelmäasiantuntija Marko Rädyn resurssit eivät riitä koko 170 henkeä työllistävän organisaation IT-tarpeisiin, joten yhteistyö ulkoisten palveluntarjoajien kanssa on ollut Rakennusliitolle pitkään normaali käytäntö.

– Yhteistyö Marskidatan kanssa alkoi vuoden 2019 alussa, kun edellinen palveluntarjoajamme lopetti. Alku soljui luontevasti, eikä IT-kumppanin vaihtumisesta koitunut erityistä huolta, muistelee Räty.

Työskentely Marskidatan kanssa on meille kustannustehokkaampaa kuin oman, 2–3 hengen IT-tiimin rekrytoiminen taloon. Omassa työssäni kiireiset ja rauhallisemmat ajanjaksot vuorottelevat sykleissä, joten yhteistyön hyödyt tuntuvat erityisesti niinä ajanjaksoina, kun tuntuu, ettei oma Adidas ehdi tavoittaa lattiaa.

Palvelua monella tasolla – ServiceDesk ja IT-asiantuntijat ovat helposti tavoitettavissa

ServiceDesk reagoi Rakennusliiton työntekijöiltä tuleviin kysymyksiin ripeästi, mutta Räty itse soittaa yleensä suoraan Marskidatan asiantuntijoille.

– Järjestelmäasiantuntijana työskennellessäni minulle on tärkeää, että kuuma linja suoraan Marskidatan suorittavaan portaaseen toimii. Kun tilanne on akuutti, arvostan sitä, että saan tutun asiantuntijan kiinni suoralla puhelinsoitolla.

– Toisaalta silloin, kun en henkilökohtaisesti ehdi reagoimaan kaikkeen, on tärkeää, että työntekijämme saavat nopeat vastaukset Marskidatan ServiceDeskistä, Räty summaa.

Keskittämisellä kustannustehokkuutta – Rakennusliiton konesalipalvelut Marskidatalle

Marskidatan ja Rakennusliiton välinen yhteistyö käynnistyi alun perin IT-tuen ja ylläpitopalveluiden kautta. Heti yhteistyön alussa suunnittelupöydälle nostettiin myös tulevat kehitystoimenpiteet.

Ensimmäinen, kustannusten ja ylläpidon näkökulmasta järkevä etappi oli Rakennusliiton palvelimien lisenssit ja konesalin siirtäminen Marskidatalle.

– Konesalin siirrosta saimme kustannushyötyjä, ja se myös tuki pidempiaikaista strategiaamme IT-yhteistyön keskittämisestä Marskidatalle, kertoo Räty.

Microsoft 365 -pilvipalvelut osaksi Rakennusliiton arkea

Seuraavaksi keskustelu kääntyi pilvipalveluiden käyttöönottoon ja työnteon tapojen tehostamiseen. Siirtymä Microsoft 356 -ympäristöön käynnistyi luontevasti Rakennusliiton henkilöstön omasta tarpeesta paremmille sisäisille viestintävälineille.

– Erityisesti Teamsin käyttöönotolle oli meillä sisäisesti selvä tilaus, mutta uudistus toi mukanaan muidenkin ohjelmien mahdollisuudet. Hyödynsimme myös Marskidatan Microsoft 365 -koulutuksia, jotta koko henkilöstömme osaisi käyttää pilvipalveluita tehokkaasti arjessaan, kertoo Räty.

Microsoft 365 -ympäristöön siirtyminen ajoittui vuodenvaihteeseen 2019–2020 – juuri erinomaisesti ennen pandemian puhkeamista ja valtakunnallisia etätyösuosituksia.

– Etätyöhön siirtyminen oli sujuvaa, sillä kaikilla oli koulutusten ansiosta uudet taidot tuoreessa muistissa, Räty hymähtää.

200 uutta päätelaitetta Rakennusliiton 12 toimipisteeseen

Rakennusliiton tuorein IT-uudistus ajoittui vuodenvaihteeseen 2020–2021, kun organisaation kaikki 200 päätelaitetta uusittiin. Laitepäivityksen yhteydessä Marskidata huolehti tarvittavien ohjelmistojen asentamisesta sekä laitteiden käyttöönotosta Rakennusliiton 12 toimipisteessä eri puolilla Suomea.

– Minulla on 20 vuoden kokemus IT-laitteiden parissa, joten halusin itse valita sopivimmat työvälineet henkilöstöllemme. Me Rakennusliitolla uusimme laitteet yleensä 3–4 vuoden välein. Pääsääntöisesti silloin hankintalistallamme on uusinta uutta, joka sijoittuu laitteiden hintahaitarissa hiukan kultaisen keskitien yläpuolelle. Hyviin laitteisiin satsaaminen helpottaa arkea, koska silloin kaikki yleensä toimii niin kuin pitää, kertoo Räty.

– Hankinnoissa törmäsimme globaaleihin komponenttien ja laitteiden toimitushaasteisiin, ja erityisesti näyttöjen kanssa muutimme suunnitelmaa useammankin kerran. Marskidatan yhteyshenkilö piti minuun aktiivisesti yhteyttä, ja yhteistyömme tuloksena saimmekin lopulta käyttöömme alkuperäistä suunnitelmaa paremmat ja halvemmat näytöt!

Luottamus ja suora toiminta luovat toimivan yhteistyön pohjan

Rakennusliiton ja Marskidatan yhteistyön ytimessä ovat suora yhteydenpito ja aktiivinen ote arjen moninaisissa IT-tarpeissa. Marskidatan ServiceDeskin ja asiantuntijoiden ansiosta Räty voi myös lomailla rauhassa, sillä lomatuuraus toimii yhteistyössä hyvin.

– Tärkeää on, että voin luottaa Marskidatan työhön 100 % – kun minulle sanotaan, että huomenna on jokin asia valmis, niin sitten se myös on valmis. Tiedän myös, että aina saan apua, kun soitan, tiivistää Räty toimivan yhteistyön perustan.

– Olen kyllä suositellut Marskidatan palveluita tuttavilleni, sillä koen että hommat ovat yhteistyössämme hoituneet niin kuin on sovittu. Meillä luottamus on molemminpuolista.

Savonlinnan Oopperajuhlat on yksi Suomen kulttuurielämän kansainvälisesti tunnetuimmista tapahtumista ja kuukauden kestävillä oopperajuhlilla käy vuosittain noin 60 000 vierasta. Savonlinnan Oopperajuhlille tulee joka kesä satoja kausityöntekijöitä ja sen lisäksi Oopperajuhlilla työskentelee ympärivuotisesti 13 henkilöä. Kesäisin Oopperajuhlilla on työntekijöitä jopa yli 500.

Haasteena Oopperajuhlilla olikin viestinnän ja tiedonhallinnan selkeys, koska eri työntekijäryhmillä on erilaiset viestinnälliset tarpeet. Lisäksi Oopperajuhlat tarvitsi modernin työtilan, joka mahdollistaisi ajasta ja paikasta riippumattoman työn.

Projektin vetäjä ei puhunut ATK:ta

Ratkaisua viestintähaasteeseen lähdimme hakemaan yhteisten työpajojen kautta, joissa kertasimme Oopperajuhlien viestinnän ja tiedonhallinnan tarpeita. Marskidatan modernin työn asiantuntija Emma Klén laittoi kädet saveen ja alkoi työstämään Microsoft 365 -kokonaisuudesta viestinnän ja tiedonhallinnan tarpeet huomioivaa työympäristöä.

Lopputuloksena Savonlinnan Oopperajuhlille kehitettiin Microsoft 365-työkaluilla kausityöntekijöiden viestintäsivu Microsoft Swayn avulla, henkilökunnan viestintäsivu SharePointilla ja Microsoft Teams puolestaan muodostui modernin työn tekemisen paikaksi. Taustalle luotiin työnkulkuja Power Automatella, muun muassa tuntiseurannan ja palkanlaskennan helpottamiseksi. Työnkuluissa hyödynnetään jatkossa Hyväksynnät -sovellusta ja Formsia.

“Saimme Oopperajuhlille uuden intran ketterällä projektilla aikaiseksi. Samoin otimme haltuun Microsoft 365 -ominaisuuksia, jotka helpottavat monipaikkaista tietotyötä. Kolmen työpajan ja kolmen asiantuntijatyöpäivän aikana saatiin aikaiseksi paljon, kun projekti suunniteltiin hyvin heti alussa. Yhteistyötä jatketaan muun muassa henkilökunnan koulutuksilla.”
Emma Klén
Modern Work Specialist, Marskidata

Savonlinnan Oopperajuhlien ja Marskidatan yhteistyötä jatketaan koulutuksilla. Koulutuksissa syvennytään kehitettyjen Microsoft Teams- ja SharePoint -ympäristöjen käyttöön.

”Onnistuneita olivat selkeät ja hyvin valmistellut työpajat. Projektin vetäjä ei puhunut "ATK:ta", ja asiat esiteltiin sekä käytiin läpi hyvin ymmärrettävällä tavalla.”
Tarja Halonen
Talousjohtaja, Savonlinnan Oopperajuhlat

Kuopiolainen Tuoreverkko Oy markkinoi ja myy puhtaita, kotimaisia avomaan kasviksia ja marjoja Suomen keskusliikkeille, tukuille ja jalostajille. Tuoreverkko Oy oli keskitetyn asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM) tarpeessa. Tuoreverkolla oltiin jo entuudestaan hieman tutustuttu Microsoft Dynamics -tuotteeseen ja Marskidata avasi keskustelun järjestelmän sopivuudesta asiakkuudenhallintaan Tuoreverkolla.

”Erityisesti koronapandemian aikana organisaatiomme piti totutella uuteen arkeen, missä tiimi ei ole enää samassa tilassa ja tiedon kulku on entistä tärkeämpää.”
Tuomas Holma
Kehitysjohtaja, Tuoreverkko Oy

Marskidatalla ja Tuoreverkolla oli myös aikaisempaa yhteistyötä. Tuoreverkon Microsoft 365 -lisenssit ja ympäristönhallinta ovat Marskidatan hyppysissä, joten Dynamicsin yhteensopivuus muiden työkalujen kanssa ja näppärä käyttöönotto oli taattu.

Ketterästi eteenpäin asiakaslähtöisesti

Marskidatalla Dynamics oli jo omassa käytössä ja näin Marskidatan asiantuntijoilla oli näkemystä tuotteesta ja sen monipuolisista mahdollisuuksista.

”Meillä Marskidatan porukalla oli hyvä käsitys Dynamics -tuotteen potentiaalista ja näitä eri mahdollisuuksia aloitimme yhteistuumin ensin testaamaan, jotta asiakkaalle löydettiin sopiva ratkaisu hyödynnettäväksi. Testaamisperiodin jälkeen palikat loksahtivat paikalleen ja pyöräytimme kokonaisvaltaisen CRM-projektin käyntiin.”
Esa Heittokangas
System Specialist, Marskidata

Projektin alkuvaiheessa Tuoreverkko pääsi testaamaan palvelua kuukauden ajan ilmaisilla lisensseillä ja samalla simuloitiin Tuoreverkon muutamaa asiakasta CRM-järjestelmän kautta. Tarkoituksena oli saada Microsoft Teams ja SharePoint nivoutumaan Dynamicsin kanssa sekä yhteensovittaa nämä sisäisesti osaksi Tuoreverkon arjen toimintamalleja. Kuukauden mittainen testijakso osoittautui toimivaksi, jonka jälkeen tarvittavat lisenssit ja projektikokonaisuus aloitettiin tammikuussa 2021.

”Tärkeimpänä asiana jäi mieleen projektin asiakaslähtöisyys. Lähdimme suunnittelemaan ratkaisua yhdessä Marskidatan kanssa ja ketterästi mentiin yhdessä eteenpäin tehden juuri niitä ratkaisuja, jotka sopivat meille.”
Tuomas Holma
Kehitysjohtaja,Tuoreverkko Oy

Dynamicsista suuri apu tulevaisuuden suunnitteluun

CRM-projektin yhteydessä Tuoreverkolla synkronoitiin palvelimelta kaikki asiakas/yhteisdata SharePointiin sekä henkilökohtaiset datat OneDriveen. Lisäksi Tuoreverkolle otettiin käyttöön MD Turva 365 -palvelu, jotta asiakasdata olisi mahdollisimman hyvin suojattuna pilvimaailmassa. Tuoreverkolla on nyt Microsoft 365 -ympäristöön integroitu asiakkuudenhallintajärjestelmä, joka edistää tiedonkulkua, tietoturvaa ja modernia työtapaa.

”Uskon todella, että Dynamicsin tuomat hyödyt ovat meillä vasta edessä. Nyt pystymme tehokkaasti keräämään asiakkaiden kanssa tapahtuvaa viestintää ja tämä tulee olemaan meille suuri apu tulevaisuuden suunnittelussa.”
Tuomas Holma
Kehitysjohtaja, Tuoreverkko Oy

Markkinointi- ja viestintätoimisto Fabrik oli tottunut hyödyntämään Googlen työkaluja ja Slackia viestintään ja tiedonhallintaan. Tarve muutokselle huomattiin, kun Fabrikin asiakkaat siirtyivät entistä enemmän käyttämään Microsoftin 365 -kokonaisuutta. Myös isojen tiedostojen jakaminen sekä yhteiskäyttö Googlen työkalujen avulla tuntui haastavalta. Fabrik halusi täten siirtyä samalle alustalle asiakkaidensa kanssa yhteistyön sujuvoittamiseksi.

”Modernin työn projektista haimme ymmärrystä siihen, miten Teams-ympäristöä parhaiten hyödynnettäisiin juuri meidän tarpeisiimme. Asiakkaamme käyttävät Microsoftin palveluja, joten on selkeää ja helppoa, että olemme samassa paikassa kuin asiakkaamme.”
Marikki van Ooik
Tuottaja, HR-päällikkö, Mainostoimisto Fabrik Oy

Teamsin monipuolisuus yllätti

Marskidata tarjosi ratkaisuksi Microsoft 365 -käyttöönoton. Järjestimme Fabrikille neljä työpajaa, joiden avulla osallistimme ja sitoutimme Fabrikin henkilökunnan viestinnän- ja tiedonhallinnan kehittämiseen.

”Työpajamenetelmä sopii erityisen hyvin noin 20 hengen luovalle ja rohkeasti kokeilevalle porukalle. Työpajoilla projektista saatiin suoraviivainen, tehokas ja asiakkaan omaa kehitystyötä edistävä kokonaisuus.”
Emma Klèn
Modern Work Specialist, Marskidata

Työpajoissa kartoitimme Fabrikin sisäiset ja ulkoiset viestinnän ja tiedonhallinnan tarpeet. Tarpeiden pohjalta tuotimme räätälöityjä ratkaisuja työn tehostamiseen ja tiedonhallintaan.

”Työpajat selkeyttivät uuden ympäristön käyttöä, mitkä olisivat ilman opastusta jääneet hyödyntämättä. Meidät yllätti se, miten monta asiaa Teams -ympäristössä voikaan tehdä ja miten useamman ohjelman käytön yhdistää samaan paikkaan.”
Marikki van Ooik
Tuottaja, HR-päällikkö, Mainostoimisto Fabrik Oy

Marskidatan nykyisen, draivikkaan brändi-ilmeen on luonut mainostoimisto Fabrik.

Yhteistyö asiakkaiden kanssa helpottui ja tiedonhallinta on nyt selkeämpää

Fabrikilla on nyt toimintavalmis, yrityksen liiketoiminnan ja viestinnän tavoitteet huomioiden rakennettu Teams-ympäristö, jota henkilökunta osaa käyttää syventävällä ja tarkoituksenmukaisella tasolla. Yhteistyö asiakkaiden kanssa helpottuu ja tiedonhallinta on selkeämpää. Sisäiseen viestintään toimme ketteriä työkaluja, joihin otettiin mallia Slackin vuorovaikutteisuudesta.

Jatkossa Marskidata tukee Fabrikia tarpeen mukaan muun muassa modernin SharePoint-intran rakentamisessa ja sen integroimisessa Teamsiin.

”Projektissa erityisen onnistunutta oli tehokkaasti käytetty yhteinen aika sekä koko henkilökunnan osallistaminen viestinnän kehittämiseen. Työpajat pidettiin rentoina, kuitenkin strukturoituna ja tavoitteellisina yhteiskehittämisen hetkinä, joissa Microsoftin ympäristön käyttö avautui meille uudella tavalla.”
Marikki van Ooik
Tuottaja, HR-päällikkö, Mainostoimisto Fabrik Oy
Marskidata logo

Marskidata Oy

Laskutustiedot
Laskutustiedot
Laskutustiedot
Laskutustiedot
chevron-down