Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Health Checkissä auditoinnin tekee asiantuntija, ei botti

Lakan Betoni -konserni on kotimainen vuonna 1965 perustettu perheyritys, joka tuottaa kiviainespohjaisia rakennustarvikkeita ja niihin liittyviä palveluita. Lakka-tuoteperheeseen kuuluvat mm. kivitalot, harkot, pihakivet, laastit ja elementit. Lakan Betoni Oy:n liikevaihto on noin 33 miljoonaa euroa ja se työllistää yli 90 henkilöä.

Syksyllä 2023 oli kulunut kaksi vuotta aikaa edellisestä Lakan Betonin tietoturva-auditoinnista. ICT-vastaava Kimmo Hassinen ymmärsi, että tietoturvavaatimusten kehittyessä jatkuvasti, oli jälleen korkea aika tietoturvan nykytilan tarkastelulle.

Kimmo Hassinen ja talousjohtaja Martti Saatsi vertailivat vaihtoehtoja. Betonituotteisiin keskittyvässä valtakunnallisessa perheyrityksessä panostetaan tietoturvaan, mutta resurssit laajempaan työhön tarvitaan ulkopuoliselta kumppanilta.

Marskidatan tarjoama Microsoft 365Health Check vaikutti vertailluista vaihtoehdoista kokonaisvaltaisimmalta. Palvelun avulla Lakan Betoni saisi selville, minkälaisessa kunnossa heidän tietoturvansa oli. Mikä parasta, auditoinnin tekisi henkilö, ei pelkkä automatiikka tai robotiikka.

Marskidatan palvelussa asiantuntija ottaa etäyhteyden asiakkaan Microsoft 365-ympäristöön ja tarkastaa sieltä manuaalisesti noin 160 kohdetta. Lopputuotoksena asiakas saa hyvin laajan raportin tietoturvansa nykytilasta.

–Annoimme vain tunnukset, Marskidata teki kaiken työn. Meni tosi helposti - meiltä ei tarvittu mitään, toteaa Hassinen.

Aloituspalaverista roadmapiin muutamassa viikossa

Yhteistyö lähti käyntiin aloituspalaverista. Pian tämän jälkeen Marskidata aloitti työnsä huomaamattomasti taustalla - parin viikon päästä oli jo valmista. Loppuraportin läpikäyntiin varattiin aika kuukauden päähän aloituspalaverista.

Raportissa eritellään tarkastellut kohteet kolmeen osa-alueeseen:

Yhteenveto tietoturvahavainnoista käytiin läpi yhdessä.

– Siinä käytiin rivi riviltä läpi löydökset ja kerrottiin mitä kannattaa tehdä, kertoo Hassinen.

– Löydökset olivat aiheellisia, mutta ei yllättäviä, sillä aina löytyy jotain. Näin laajassa mittakaavassa emme kuitenkaan olisi itse pystyneet löytämään kaikkia korjauskohteita, hän jatkaa.

Marskidata tuotti lisäksi roadmapin eli kehityssuunnitelman Lakan Betonin tueksi. Suunnitelmassa esitettyjen kehityskohteiden lopullinen priorisointi ja toteutus jää Lakan Betonille, mutta käytännönläheinen suunnitelma madaltaa toteuttamisen kynnystä.

– Marskidata antoi meille yhteenvedon auditoinnin korjauskohteista ja saimme kehityspolun käyttöömme. Nyt päätämme, mihin palveluihin pyydämme Marskidatalta apua ja mitkä korjataan omin voimin, kertoo Saatsi.

Health Check suojaa liiketoimintakriittiset tiedot kalastelijoilta

Erityisesti tänä päivänä, kun on tietojen kalastelu ja tietoturvahyökkäykset ovat lisääntymään päin, on tärkeää, että yritykset ottavat tietoturvansa jatkuvan ylläpidon vakavasti.

– Pari vuotta sitten yrityksissä on voitu vielä ajatella, että tämä ei kiinnosta tai koske meitä. Mutta tänä päivänä sen on pakko kiinnostaa. Pientenkin yritysten tiedot kiinnostavat kalastelijoita, jos liiketoimintakriittistä dataa on saatavilla. Rikolliset kalastelijat voivat myös käyttää pieniä yrityksiä linkkeinä päästäkseen käsiksi heidän kumppaneihin - hyökkäyksissä voi olla pitkiäkin ketjuja, kertoo Marskidatan asiantuntija.

Projekti oli helppo, nopea ja hyvin johdettu

–Suosittelen kyllä Marskidataa. Saimme säännöllisesti väliaikatietoja, joten olimme koko ajan tilanteen tasalla projektissa - missään vaiheessa ei ollut epäselvyyksiä. Jos haluat kartoituksen mahdollisimman helposti, tämä on tarkoituksenmukainen vaihtoehto, kertoo Hassinen.

Lakan Betonissa koettiin, että Marskidata toteutti Health Checkin juuri sellaisena, kuin lupasivat. Projekti oli hyvin johdettu, yhteistyö oli sujuvaa ja sopivat asiantuntijat olivat mukana. Palvelu sujui nopeasti ja ilman, että Lakan Betonin resursseja vaadittiin.

–Projekti hoidettiin napakasti ja asiantuntevasti. Huomasimme, että vaikka olisi jo ennestään tuttu IT-kumppani, on oikeastaan hyvä idea tehdä auditointi uuden kumppanin kanssa, sillä uusin silmin saattaa huomata eri asioita, Saatsi lisää.


Health Checkissä auditoimme

Rejlers valitsi Marskidatan kilpailutuksessa: Oma IT-tiimi sai keskittyä kehitystyöhön

Marskidata on tuottanut tekniselle suunnittelu- ja konsultointiyhtiö Rejlersille ServiceDesk-palvelua toukokuusta 2022 lähtien. Palvelu on tuonut Rejlersin saataville IT-tukea joustavammilla kellonajoilla kuin mitä yritys olisi omalla väellä pystynyt toteuttamaan. Ennen kaikkea, ulkoistettu tukipalvelu on tuonut kasvavalle yritykselle mahdollisuuden valjastaa oma IT-tiiminsä kehitystyöhön.

– Kun otimme käyttöön ServiceDesk-palvelun, meillä oli Suomessa 1100 työntekijää ja toimistoja 26 eri paikkakunnalla, kertoo Atte Saarnela, CIO Rejlersillä.

– Lähitukea tarjottiin vain viidessä toimistossa, joten etätuki oli meille erittäin tärkeää. Päätimme keskittää tuen ServiceDeskille, joka kykeni auttamaan etänä. Palvelu on tuonut meille selkeitä etuja, kuten nopeampaa ongelmien ratkaisua, tehokkuuden lisääntymistä ja ennaltaehkäisevää tukea. Tämä puolestaan auttaa meitä keskittymään omaan liiketoimintaamme, Saarnela kertaa.

Yrityksen kasvaessa, tuen tarve kasvaa ja monimutkaistuu

Ennen ServiceDesk-ratkaisun käyttöönottoa, Rejlersissä oli pyritty hoitamaan kaikki tietotekniset tarpeet pienellä sisäisellä IT-tiimillä. Resursointi oli alun perin suunniteltu, kun yritys oli vielä pienehkö kooltaan.

Sitten yrityksen liiketoiminta kasvoi, tuoden mukanaan lisää tietoteknisiä tarpeita ja haasteita. Kasvun myötä Rejlersissä huomattiin, että oma tiimi ei kyennytkään enää vastaamaan kasvaviin tarpeisiin tehokkaasti, eikä toisaalta ollut järkevääkään hoitaa kaikkea itse. Rejlersin tavoitteena oli keskittää oma IT-tiimi kehitysprojekteihin ja muihin vaativiin tehtäviin, ja siksi he päättivät etsiä ulkopuolista kumppania IT-tukitoiminnolle.

– Halusimme varmistaa, että IT-tuki olisi meidän henkilöstömme saatavilla jo aamuseitsemästä alkaen. Ulkopuolisen palveluntarjoajan etuna olisi siis myös tukipalvelun kellonaikojen laajeneminen, kertoo Saarnela ajatuksista IT-tuen ulkoistamisen taustalla.

Kilpailutuksessa Marskidatan tarjous ServiceDesk-ratkaisusta osoittautui voittajaksi. Yhteistyösuhde oli heti alkuun vahva.

Käyttöönotto sujui helposti: Marskidata otti ohjat käsiinsä lennosta

Heti alusta alkaen Marskidata otti aktiivisen ja vahvan roolin ServiceDeskin käyttöönotossa ja he toivat mukanaan arvokasta osaamista. Sopimuksesta käyttöönottoon päästiin harvinaisen reippaassa tahdissa, kahdessa kuukaudessa.

– Tärkein etu oli, että he tunsivat meidät jo ja heidän avullaan saimme asioita etenemään ilman turhaa byrokratiaa. Vastaan tulevat ongelmat käsiteltiin yksi kerrallaan ja pääsimme nopeasti alkuun, toteaa Saarnela. – Yhteistyö Marskidatan kanssa on sujunut erinomaisesti.

– Halusimme pikaisesti tarjota ihmisille keskitetyn kanavan, missä ottaa yhteyttä ja saada apua ongelmiinsa. Aiemmin yhteydenotot tulivat moniin eri paikkoihin, ja tiketit jäivät odottamaan käsittelyä.

– Käsittelemme monenlaista tietoa kymmenien järjestelmien avulla ja IT-ympäristömme on monimutkainen. Työkalujen tarve vaihtelee viikoittain ja hyvä etätuki on välttämätön, sillä tarvitessaan apua, asiantuntijamme työskentelevät myös toimiston ulkopuolella asiakkaiden luona Suomessa ja ulkomailla. Tämä asettaa haasteita tukipalvelumallille mutta Marskidata on kyllä onnistunut vastaamaan haasteeseen, sanoo Saarnela.

Rejlersissä haluttiin muuttaa IT-tiimin sisäistä roolia

ServiceDeskin käyttöönotto ensisijaisena yhteydenottokanavana on vapauttanut työaikaa Rejlersin IT-tiimissä.

– Sisäisen IT-tiimin rooli on muuttunut pelkästä tukitoiminnosta siihen, että voimme osallistua myös kehitystyöhön. Se on helpottanut arkea, kun monet asiat pyörivät ilman, että joudumme itse ratkaisemaan ongelmia. Myös lomakausi oli aiemmin hankala, mutta nyt voimme olla lomalla samanaikaisesti, kun asiat hoituvat, Saarnela kertoo.

– Kun halutaan muuttaa sisäistä roolia ja ottaa enemmän vastuuta, ensimmäinen askel on luopua jostakin tehtävästä.

Marskidatan ServiceDesk-palvelu ei rajoitu pelkästään ongelmien ratkaisuun, vaan pyrkii myös ennaltaehkäisemään niitä tarjoamalla tarvittaessa koulutusta. Rejlersillä tämä on vähentänyt ongelmien toistumista ja säästänyt aikaa ja resursseja. Marskidata on myös pyytänyt perehdytystä tiettyihin teemoihin, jotta osaavat jatkossa palvella paremmin. Tätä on Rejlersissä arvostettu.

Nopeus ja helppous tuovat helpotusta arkeen

Marskidatan hallinnoima tiketöintijärjestelmä mahdollistaa nopean ja tehokkaan ongelmien ratkaisemisen, kirjaamisen ja seurannan. Järjestelmällinen tiketöinti auttaa myös varmistamaan, että kaikki avoimet asiat varmasti tulevat hoidetuiksi.

– Meidän ServiceDeskimme on asiakkaiden ensisijainen palvelukanava, jossa asiantuntijamme tarjoavat apua monenlaisissa IT-tuen asioissa. Kun asiakkaillamme on yksittäisiä ongelmia, pyrimme selvittämään, onko tarvetta järjestelmällisemmälle koulutukselle, jotta vastaavia ongelmia ei tulisi jatkuvasti lisää samasta syystä. Pystymme palvelemaan myös suurikokoisia yrityksiä, kertoo Marskidatan toimitusjohtaja Petri Eronen.

ServiceDeskin kätevien ja monipuolisten yhteydenottokanavien tarjoaminen ongelmatilanteissa on myös vähentänyt käyttäjien turhautumista.

Kierrättäminen on aina parempi vaihtoehto

ServiceDesk-palveluun kuuluu myös uusien laitteiden toimitus, ohjelmien asentaminen, tietokoneiden elinkaaren aikainen kierrätyspalvelu, pientarviketilaukset ja palveluportaali. Rejlersissä tämäkin kokonaisuus on koettu varsin hyödylliseksi.

Saarnela kiittelee erityisesti kierrättämisen mahdollisuutta:

– Kun työntekijöitä vaihtuu, vanhat laitteet palautetaan ja uusi työntekijä saa käyttöönsä vähän käytetyn koneen. Tällainen kierrättäminen on ympäristölle aina parempi vaihtoehto kuin uuden koneen hankinta.

Marskidata on sopivan kokoinen kumppani – päätöksenteko sujuu nopeasti

Rejlersiä ja Marskidataa yhdistää yhteinen halu kehittyä ja kehittää palvelua. Saarnela on tyytyväinen palvelun jatkuvuuteen. Avainkontakteissa ei ole ollut suurta vaihtuvuutta ja on selkeää, kehen ottaa yhteyttä. Marskidata on aina ollut valmis ottamaan kaikki ongelmat työstettäväksi.

– Marskidatan kontaktihenkilöiden kanssa on ollut helppoa asioida ja saada yhteisymmärryksessä asioita tehtyä. Toiminnassa ei törmätä esteisiin, vaan keskitytään olennaiseen ja toimivaan yhteistyöhön.

Rejlersin ja Marskidatan toimivan yhteistyön taustalla onkin ennen kaikkea tunne siitä, että asiointi on helppoa asiassa kuin asiassa.

– Kun haluamme kehittää jotakin, päätöksenteko on nopeaa. Pidämme siitä, että kumppanimme on juuri sopivan kokoinen - matalahierarkinen organisaatio antaa sen edun, että asioissa ei törmätä byrokratiaan. Palvelua pystytään kehittämään ketterästi, Saarnela toteaa.

Yhteistyö meidän ja Marskidatan välillä toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin: me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.

Uusi intra Itä-Suomen Liikuntaopiston digikehityksen käynnistäjänä

Itä-Suomen Liikuntaopistossa käynnistyi 2020-luvun alussa massiivinen, sisäisen kehitystyö. Organisaatio­muutosten ja prosessien päivitystarpeen myötä myös strateginen digikehittäminen sai tuulta alleen, jonka seurauksena ensimmäinen konkreettinen digiharppaus olikin sisäisen viestinnän parantaminen intran avulla. Liikuntaopiston ja Marskidatan yhteistyö oli kuitenkin käynnistynyt jo useampi vuosi sitten.

– Meillä on ollut IT-kumppanuus Marskidatan kanssa jo pidemmän aikaa, joten he ovat jo aiemmin olleet meidän digitaalisen infrastruktuurin kehittämisen pääyhteistyökumppani, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.

Kun Itä-Suomen Liikuntaopiston kehitystarpeet oli tunnistettu, ajatus intrasta nousi esiin Marskidatan ehdottamassa modernin työn palaverissa.

Me kyllä innostuimme heti heidän esittelemästään Sharepoint Online -ratkaisusta. Kartoitimme jonkin verran muitakin yrityksiä, että millaista palvelua he tähän liittyen tarjoavat, mutta päädyimme kuitenkin todella nopeasti Marskidatan ratkaisuun, kuvailee Hiltunen projektin alkua.

Ideoinnista tekniseen toteutukseen ja sisällöntuotantoon – kontakti Marskidatan kanssa säilyi koko ajan

Itä-Suomen Liikuntaopiston intraprojekti käynnistyi Marskidatan vetämillä suunnittelutyöpajoilla, joissa käytiin läpi kokonaiskuva sekä ideoitiin uuden intran rakenne. Tämän jälkeen käynnistyi teknisen toteutuksen vaihe, jonka aikana Marskidatan asiantuntija toteutti suunnitellun rakenteen SharePoint Online -alustalle. Myös liikuntaopiston organisaation sisällöntuottajat saivat koulutusta alustan käyttöön.

Käytännössä Marskidata loi meille kehykset, joihin me itse täytimme sisällön. Meidän organisaatiostamme projektissa mukana oli noin puolenkymmentä henkilöä, ja sisällöntuotantovaiheeseen erityisesti tarvitsimme myös eri sisältöalueiden asiantuntijoita mukaan, kertoo Hiltunen projektin työnjaosta.

Sisällöntuotannon tueksi Marskidata järjesti myös vapaamuotoisia sisällöntuotannon tukihetkiä Teamsin välityksellä, johon projektia eteenpäin vievät sisällöntuottajat liikuntaopiston organisaatiosta saivat tulla kyselemään sisältötyössä eteen tulleista teemoista.

Nämä tukihetket olivat kyllä hyviä ja Marskidata muutenkin hyvin tavoitettavissa apuun aina tarpeen mukaan. Itse olin päävastuussa projektista, ja silloin kun törmäsin johonkin tekniseen haasteeseen, niin pystyin laittamaan Marskidatan asiantuntijalle Teamsissa viestiä. Osa asioista selvitettiin muutamalla viestillä ja joihinkin sovittiin 15 minuutin ylimääräinen palaveri, jonka jälkeen pääsin aina jatkamaan työtä intran parissa. Joustoa Marskidatalta siis löytyi projektin aikana hienosti, kertaa Hiltunen.

Janne Hiltunen, koulutussuunnittelija, Itä-Suomen Liikuntaopisto

Selkeä ja aikataulussa valmistunut projekti – jämäkkä mutta joustava aikataulutus

Kaiken kaikkiaan Itä-Suomen Liikuntaopiston intran toteuttaminen kesti vajaan neljä kuukautta, kun projekti käynnistyi joulukuussa ja valmistui maaliskuun lopussa.

Projekti kokonaisuudessaan tuntui selkeältä ja koko toteutus valmistui täysin aikataulussa. Olimme käyneet kokonaisuuteen sisältyvät työvaiheet ennakkoon hyvin läpi, joten tiesimme mitä on luvassa, mitä meidän tulee tehdä itse ja kuinka paljon työtä se vaatii, Hiltunen toteaa.

Täysin yllätyksettä projektin läpivienti ei toteutunut, mutta Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan eteen tulleet muutokset eivät aiheuttaneet haasteita.

– Aikataulu ja tietyt välivaiheet sovittiin koko intraprojektin ajalle jo heti joulukuussa, mutta niitä jouduttiin hieman järjestelemään uudelleen minun työtehtävissäni tapahtuneiden muutosten vuoksi. Marskidata suhtautui muutoksiin varsin joustavasti, eikä tästä aiheutunut ongelmia. Lisäksi projektin alkuvaiheilla Marskidatan tekninen asiantuntija vaihtui, mutta sekään ei haitannut meidän työskentelyämme, vaan uusi asiantuntija tuli mukaan työhön ongelmitta, kehuu Hiltunen Marskidatan toimintaa.

Toimiva intra on arjen työväline, joka edellyttää aktiivista käyttöä ja rutinoitunutta ylläpitoa

Itä-Suomen liikuntaopiston kokemuksen mukaan intran tekninen toteuttaminen ja sisältöjen syöttäminen oli yksinkertaista, kun taas todellinen haaste piilee uuden työkalun tuomisessa henkilöstön arkeen.

– Koska meillä ei aikaisemmin ollut intraa, arvioin alun perin, että projektin valmistumisen ja intran julkaisun jälkeen menee pari kuukautta, kunnes henkilöstö oppii sitä käyttämään. Nyt aikaa on kulunut sen verran, ja huomaan, että aikaa tähän kuluu kyllä enemmän – ehkä puolisen vuotta?

Intran toimivuuden kannalta onkin oleellista, että sieltä löytyvä tieto on paikkansapitävää. Itä-Suomen Liikuntaopiston tapauksessa tämä on tarkoittanut sitä, että joidenkin työntekijöiden työtehtäviin on sisällytetty intran sisällön ylläpitoon liittyviä vastuita.

– Mitään varsinaista vastarintaa emme ole omassa organisaatiossamme havainneet, mutta meillä projektia toteuttaneilla henkilöillä on kyllä kiistatta tärkeä rooli muun henkilöstön ohjaamisessa kerta toisensa jälkeen intran pariin. Suurin haaste on se, että ihmisillä on tiettyjä rutiineja, miten he toimivat eri ympäristöissä. Rutiinien ja olemassa olevien tapojen muuttaminen on aina aikaa vievää, sillä on monimutkaista saada ihmisiä luottamaan uuteen toimintatapaan, kuvailee Hiltunen muutosprosessia organisaation sisällä.

Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan julkaisun jälkeen intran kohdalla suurin riski on se, ettei sitä ylläpidetä ja jo vuodessa vanhentuneen tiedon päältä voikin sitten pyyhkiä pölyjä. Intran henkiinjäämiskamppailun kannalta on siis oleellista pitää huolta, että organisaatiosta löytyvät prosessit sisällön päivittämisen roolituksista. Tämän lisäksi uusi viestintäkanava on tärkeä nostaa oikeaan rooliinsa – keskelle arjen työtä ja viestintää.

Myyntihousuista huolimatta Marskidatan palvelun keskiössä ovat aina asiakkaan tarpeet

Marskidatan palvelua ylipäätään luonnehtisin joustavaksi ja käytännönläheiseksi. Meidän yhteyshenkilömme heidän päässään on Henri, ja vaikka hänellä työnsä puolesta onkin usein myyntihousut jalassa, niin aina hän miettii meidän viitekehystämme siitä näkökulmasta, mikä on meille järkevää ja kannattavaa, kertoo Hiltunen yhteistyöstä Marskidatan kanssa.

Itä-Suomen Liikuntaopiston digikehityksen seuraava askel tulee todennäköisesti olemaan pelikirjaprosessi, jonka aikana organisaatiossa linjataan virallisesti esimerkiksi eri kanavien käytöstä, dokumenttien säilyttämisestä ja päivittämisestä tai vaikkapa henkilöstön tavoitettavuusajoista. Työtapoja kirkastavan pelikirjan luominen on myös erittäin hyvä paikka osallistaa henkilöstöä, jolloin kaikki pääsevät vaikuttamaan yhdessä sovittaviin pelisääntöihin.

– Suosittelen kyllä Marskidataa IT-kumppaniksi. Meillä yhteistyö toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin, me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, hän tiivistää lopuksi.

Toivon, että kumppanuutemme säilyy jatkossakin tällaisena kasvollisena ja proaktiivisena yhteistyönä, mitä se on tähän asti ollut. Meille sosiaali- ja terveysalan toimijoille tulee muun muassa laista tietynlaisia velvoitteita, joten minulle on tärkeää, että IT-kumppanimme osaa tarjota meille oikeanlaisia ratkaisuja maailman ja IT-ympäristöjen koko ajan muuttuessa, kertoo GeriWell Oy:n toimitusjohtaja Heli Peltola.

IT-kumppani jo lähes 10 vuotta

Kotihoitoa sekä hoiva- ja kotipalveluita tarjoavan GeriWell Oy:n ja Marskidatan välinen yhteistyö käynnistyi lähes vuosikymmen sitten luontevasta, olemassa olevasta kontaktista, kun GeriWellin perustaja Heli Peltola ja Marskidatan silloinen omistaja tunsivat toisensa.

–  Valinta oli minulle silloin aika automaattinen, sillä halusin päästä yritystoiminnassani mutkattomasti liikkeelle ja Marskidatan tutun omistajan vuoksi luottamus hänen yritykseensä oli jo olemassa. Muita IT-palveluntarjoajia en silloin edes pohtinut, kuvailee Peltola GeriWellin ja Marskidatan yhteisen taipaleen alkua.

Yhteistyön ensimmäisessä vaiheessa Peltola hankki yritykseensä Marskidatan kautta tietokoneen ja muutaman puhelimen. Yritysten välinen yhteistyö on kuluneen kymmenen vuoden aikana laajentunut merkittävästi, eikä tarvetta IT-kumppanin vaihtamiselle ole ilmennyt.

– Mielestäni kaikkien vaihdosten tulee olla perusteltuja, eikä huvin vuoksi sellaista kannata tehdä. Oma aikani on myös rahaa, joten pyrin aina pitkäaikaisiin ja sujuviin kumppanuuksiin paikallisten yritysten kanssa, tiivistää Peltola oman yrityksensä tarpeita.

Puhelimen, liittymän ja järjestelmien on toimittava joka paikassa kitkatta

Suurin osa GeriWellin työntekijöistä käyttää työvälineenään puhelinta, joten hyvin toimivat laitteet sekä puhelinliittymät ovat heidän työpäiviensä selkäranka.

– Puhelimien ja yhteyksien tulee toimia moitteettomasti, kun meidän työntekijämme liikkuvat yksin pitkin maaseutua asiakkaan luota toiselle. Paperille ei GDPR:n vuoksi saa kirjoittaa enää mitään, joten jos puhelin tai verkko lakkaa yhtäkkiä toimimasta, on työntekijän tilanne hyvin hankala sekä asiakas- että työaikakirjausten, yhteydenpidon ja turvallisuuden näkökulmasta, kertoo Peltola.

Marskidatan toimittamat puhelimet sekä Telian liittymät ovat toimineet GeriWellin tarpeessa hyvin. Tilatut laitteet toimitetaan GeriWellin työntekijöille valmiiksi asennettuina siten, että niissä on kaikki sovitut järjestelmät ja sovellukset heti käyttövalmiina.

– Minusta ei ole järkevää ajankäyttöä metsästää työntekijöille uusia puhelimia eri kauppojen tarjouksista, ja sen jälkeen kuluttaa aikaa laitteiden hakemiseen tai asentamiseen. Tämän vuoksi uuden laitetarpeen noustessa esiin laitan vain Marskidatalle viestiä ja kuvailen laitteen käyttötarvetta ja pyydän suosituksia. Tähän he yleensä vastaavat ehdottamalla paria tai kolmea vaihtoehtoa, mistä sitten itse teen valinnan.

Puhelimien lisäksi Marskidata on toimittanut GeriWellille muitakin toimistotyön välttämättömyyksiä, kuten hallinnon työntekijöiden tietokoneet, näyttöjä, kuulokkeita, muutaman tabletin sekä monitoimilaitteen palveluna tulostamiseen ja skannaukseen.

– Tavoitteeni on aina, että tehdään mahdollisimman vähän turhaa työtä, ja että kaikki on sujuvaa, summaa Peltola yhden oleellisista tekijöistä IT-kumppanuudessa.

Marskidata on myös tietoturva-asiantuntija sekä tärkeä tuki vikatilanteissa

Konkreettisten laitetoimitusten lisäksi Marskidatan osaaminen ja asiantuntija-apu ovat tärkeässä roolissa varmistamassa GeriWellin arjen sujuvuuden ja työnteon käytänteet.

– Toimialamme tärkeiden järjestelmien lisäksi tarvitsemme kaikkiin laitteisiimme myös laadukkaat tietoturvaratkaisut sekä helpot viestintäkanavat työntekijöille. Nämä molemmat avut olemme saaneet Marskidatalta, kertoo Peltola viimeisimpien vuosien kehitysprojekteista.

Tietoturvariskien tiedostaminen ja huomioiminen on arkaluontoista materiaalia käsittelevien GeriWellin työntekijöiden arjessa tärkeää, joten Marskidatan MD Turva 365 -palvelun avulla puhelinten käytöstä on tehty turvallista. Tarve Teamsin ja sähköpostin käyttöön puolestaan nousi esiin pandemian aikana, ja nyt ne ovat oleellinen osa arjen liikkuvaa työntekoa ja GeriWellin työyhteisön välistä yhteydenpitoa.

Marskidatan asiantuntijoiden apu näkyy meillä konkreettisesti myös ajansäästönä. Erilaisia laitepäivityksiä tulee liiketoiminnassa vastaan säännöllisesti, tai sitten jos esimerkiksi tietokone bugittaa, niin meille on kaikille selvää, että Marskidatan ServiceDesk on silloin osoite, mistä avun saa. Oleellista toki on, että laitteet ja asennukset on alun perin tehty niin, että ne toimivat hyvin yhdessä, eikä perustyö takkua meillä kenelläkään sen vuoksi, summaa Peltola.

Proaktiivinen ja kasvollinen kumppanuus kantaa maailman muuttuessa

Työnteon laitteet ja sovellukset, tietoturva-asiat sekä työnteon tavat ovat muuttuneet viimeisen kymmenen vuoden aikana merkittävästi, eikä muutoksen tahti vaikuta ainakaan hidastuvan. Myös toimialakohtainen tuntemus it-ratkaisuiden ja -mahdollisuuksien on tärkeä luottamusta kasvattava tekijä.

– Toivon, että kumppanuutemme säilyy jatkossakin tällaisena kasvollisena ja proaktiivisena yhteistyönä, mitä se on tähän asti ollut. Meille sosiaali- ja terveysalan toimijoille tulee muun muassa laista tietynlaisia velvoitteita, joten minulle on tärkeää, että IT-kumppanimme osaa tarjota meille oikeanlaisia ratkaisuja maailman ja IT-ympäristöjen koko ajan muuttuessa, kertoo Peltola.

Myös Marskidatan yhteyshenkilö Eelis saa kiitosta ripeästä palvelustaan.

– Vaikka meillä yhteyshenkilö on matkan varrella vaihtunut, niin silti tuntuu, että meidät tunnetaan Marskidatalla hyvin. Esimerkiksi nykyinen yhteyshenkilömme Eelis reagoi viesteihini todella nopeasti!

Suosittelen Marskidataa kumppaniksi kaiken sujuvuuden, helppouden ja luotettavuuden vuoksi. Heidän kanssaan minä voin luottaa, etteivät he myy automaattisesti kalleinta mahdollista tuotetta, vaan aina sen järkevän ratkaisun, mitä me tarvitsemme, Peltola tiivistää lopuksi.

Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi oman, monivuotisen asiakas- ja käyttökokemukseni perusteella. Laitteet, mitä Marskidata edustaa, ovat laadukkaita ja sen lisäksi yritys pystyy tarjoamaan jälkimarkkinoinnin tuotteilleen siten, että asiakas kokee olonsa turvatuksi, kertoo Kiinteistömaailma Savonlinnan yrittäjä Seppo Kairikko.

Monitoimilaitekilpailutus avasi yhteistyön Marskidatan kanssa

Laadukas ja mutkattomasti toimiva monitoimilaite on Kiinteistömaailma Savonlinnan henkilöstölle keskeinen työväline. Tulostusmäärä on vuosien varrella vähentynyt, mutta kohde-esitteiden lisäksi kiinteistönvälityksen oheismateriaalien, kuten kartta-aineistojen, tulostustarve näkyy edelleen arjessa. Laadukkaan tulostusjäljen lisäksi monitoimilaitteen skannaustoiminnon rooli on merkittävä, sillä kaikki dokumentaatio muutetaan sähköiseen muotoon arkistointia varten.

Kun Kiinteistömaailma Savonlinnan edellinen monitoimikone tuli käyttöikänsä päähän, erottui Marskidata uuden laitteen kilpailutuksessa edukseen. Monitoimilaitteen hinta oli toimittajavalinnassa tärkeä kriteeri, mutta vaakakupissa painoi myös laitteen arkikäytön tueksi saatavat huolto- ja tukipalvelut.

Yhteistyömme Marskidatan kanssa on tosiaan alun perin alkanut monitoimilaitteen kilpailutuksesta, mutta syventynyt siitä vuosien myötä kokonaiskumppanuudeksi, kuvailee Kiinteistömaailma Savonlinnan yrittäjä Seppo Kairikko yrityksensä suhdetta Marskidataan.

MD All Print -palvelun kautta laajempiin laitehankintoihin sekä lähitukeen

Kiinteistömaailma Savonlinnan runsaaseen tulostustarpeeseen sopivaksi ratkaisuksi valikoitui MD All Print, joka sisältää monitoimilaitteen lisäksi rajattoman määrän laadukkaita tulosteita. Palvelu on kiinteän hintansa ansiosta helppo budjetoida ja sen lisäksi Marskidatan etävalvonnan piirissa olevan laitteen mahdolliset häiriötilat päästään korjaamaan nopeasti ja värien kuluessa uudet toimitetaan Kiinteistömaailmalle automaattisesti.

– Monitoimilaitteen ensimmäinen sopimus oli kolmen vuoden mittainen, ja sitä olemme jatkaneet suoraan toiselle sopimuskaudelle. Monitoimilaitteesta yhteistyö lähtikin sitten rönsyilemään myös muihin laitteisiin. Olemme vuosien varrella hankkineet Marskidatan kautta muun muassa älypuhelimia ja niihin liittyviä lisävarusteita sekä työntekijöidemme tietokoneet leasing-sopimuksella, summaa Kairikko.

Avaintekijä laajenevassa yhteistyössä Marskidatan kanssa on ollut se, että asiointi tuntuu Kiinteistömaailman näkökulmasta hyvin vaivattomalta. Leasing-tietokoneet toimitetaan valmiiksi asennettuina tai vaihtoehtoisesti Marskidatan asiantuntija saapuu Kiinteistömaailman toimipisteeseen paikan päälle viimeistelemään tarvittavat asetukset.

– Ei sellaisia laitteita olekaan, missä ei koskaan ole mitään säätämisen tarvetta tai uusia päivityksiä. Toimimme tässä samalla paikkakunnalla Marskidatan kanssa, eikä toimistojemme välinen etäisyys ole juuri kivenheittoa pidempi. Meidän näkökulmastamme on tärkeää, että tapaamme it-tukihenkilöämme myös kasvokkain, eikä yhteistyö pyöri vain etähallinnan varassa, Kairikko kertoo.

Leasing-laitteiden lisäksi Marskidata on toteuttanut Kiinteistömaailman toimistolle langattoman verkon sekä huolehtii esimerkiksi laitteiden tietoturvasta.

Asiantuntija-apu on arvokas tuki, sillä me Kiinteistömaailmalla haluamme keskittyä ydinliiketoimintaamme emmekä käyttää aikaamme it-haasteiden parissa. Esimerkiksi tietokoneet ja puhelimet ovat hyvinkin kriittisiä työn tekemisen näkökulmasta, emmekä me voi olla pitkiä aikoja ilman laitteita. Apua pitää saada nopeasti silloin kun jokin hajoaa, luonnehtii Kairikko toimivien laitteiden roolia arjessa.

Laadukkaat tuotteet ja henkilökohtainen palvelu sitouttavat

Marskidatan tarjoama henkilökohtainen palvelu on Kiinteistömaailman näkökulmasta toiminut erittäin hyvin, sillä Marskidatan puoleen on mahdollista kääntyä missä tahansa asiassa.

– Kumppanuutemme on rakentunut niin, että isompien leasing-sopimusten myötä myös pienempien tarvikkeiden hankinta on keskittynyt Marskidatalle. Jos meillä vähänkään ilmaantuu IT- tai laiteasioihin liittyviä kysymyksiä, niin otamme yhteyttä Marskidataan ja tiedustelemme, pystyvätkö he palvelemaan siihen liittyen tai voivatko suositella ratkaisua.

– Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi oman, monivuotisen asiakas- ja käyttökokemukseni perusteella. Laitteet, mitä Marskidata edustaa, ovat laadukkaita ja sen lisäksi he pystyvät tarjoamaan jälkimarkkinoinnin tuotteilleen siten, että asiakas kokee olonsa turvatuksi. Arvostan sitä, että meidän laitteemme ovat helppokäyttöisiä ja ne toimivat, sillä olennaista meidän näkökulmastamme on tuen ja huollon saatavuus, tiivistää Kairikko.

–  Tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.

Uusi toimivampi intra, jota työntekijät käyttävät mielellään

Kangasniemen kunnan intra oli aiemmin Teamsissa yksinkertaisena kansiorakenteena. Intrassa olleita materiaaleja ei oikein osattu hyödyntää ja monelle intran sisältö oli täysin tuntematon.

–  Teimme erilaisia ohjeita ja neuvoimme. Osa työntekijöistä osasi käyttää intraa, mutta eivät kaikki. Lähtötilanne oli, että tarvitsimme selkeän ja helppokäyttöisen ympäristön, jossa kaikki henkilöstöä koskeva tieto olisi aidosti kaikkien saatavilla, Paappanen kuvaa.

Vuoden 2022 alkupuolella Kangasniemen kuntaorganisaatio tunnisti tarpeen toimivammalle intralle, jonka käyttö olisi henkilöstölle arkipäiväistä ja mieluisaa.

Konkreettinen aloite intran uudistamiseen tuli kuitenkin Marskidatan yhteyshenkilöltä, ja pian heidän modernin työn asiantuntijansa esittelikin meille heidän esimerkki-intraansa. Se näytti visuaalisesti todella hyvältä omaan vanhaan intraamme nähden! Tästä vakuuttuneena päädyimme uudistamaan intran ja hankkimaan henkilöstölle koulutusta aiheeseen liittyen, täydentää Kangasniemen kunnan ICT-suunnittelija Henri Laitinen.

Referenssit tukivat Marskidatan valintaa intran tekijää pohtiessa

Marskidatan oma intra toimi hyvänä havainnollistuksena, mutta intran toteuttajan valintaa tuki myös se, että Marskidatalla oli jo aiempaa kokemusta kuntaorganisaatioille sopivien ratkaisujen tuottamisesta. Tärkeäksi referenssiksi Kangasniemellä koettiin muun muassa Juvan kunnan onnistunut intraprojekti ja digiosaamisen vahvistuminen. Marskidata oli muutenkin tuttu yritys, sillä se oli toimittanut Kangasniemen kunnalle tietokoneita, lisenssejä, monitoimilaitteita ja suurkuvatulostimia ja rakentanut kunnan hallinnolle kokonaan uuden ActiveDirectory-ympäristön.

Kangasniemen kunnan uusi intra rakennettiin SharePoint Online -alustalle, jota Kangasniemellä oli mietitty yhtenä vaihtoehtona alustavasti jo aiemmin.

– SharePoint oli pyörinyt meillä mielessä ja alun perin selvittelimmekin, että voisimmeko tehdä intran kokonaan itse. Tuntui kuitenkin työläältä lähteä täysin nollasta liikkeelle, ja sitten saimme Marskidatalta tarjouksen, joka vastasi täysin tarpeitamme, Paappanen kertoo.

Hiski – helposti lähestyttävä intra, josta löytyy työntekijöille kaikki tarpeellinen

Intraprojektin kaikki palaverit suunniteltiin ja aikataulutettiin valmiiksi jo alussa, ja minusta sovitut tarkastuspisteet auttoivat hahmottamaan kokonaisuutta paremmin. Toisaalta Marskidata jousti aikataulussa tarpeen tullen. Esimerkiksi intran alkuperäistä julkaisuajankohtaa jouduttiin siirtämään meidän omien kiireidemme vuoksi ja tämä onnistui jouhevasti, Paappanen kuvailee projektin läpivientiä.

Marskidatan asiantutija auttoi Kangasniemen kuntaa aina tarpeen tullen matkan varrella, jos kysymyksiä intraan liittyen heräsi. Intraa myös muokattiin, jos uusia ideoita tuli projektin aikana.

– Intran nimeksi tuli Hiski edesmenneen lauluntekijä Hiski Salomaan mukaan, joka on kotoisin täältä Kangasniemeltä. Puhumme nykyään töissä arkikielessä, että ”pitäisikö tämä laittaa Hiskiin” tai ”se on Hiskissä”, Paappanen naurahtaa.

Kangasniemen kunnassa on oltu erityisen tyytyväisiä Hiskin lisäominaisuuksiin, kuten lukemattomista uutisista tuleviin sähköpostimuistutuksiin. Sisäisen sähköpostin määräkin vähenee luontevasti, kun kaikki tarpeellinen tieto löytyy intrasta ja henkilöstö osaa seurata uutisia sitä kautta. Uusi intra on myös innostanut suunnittelemaan tulevaa. Ensimmäisenä tavoitteena on saada Hiski kaikille selaimen aloitussivuksi, jotta intran uutisten seuraamisesta tulisi vaivatonta ja automaattista.

– Olemme lisäksi suunnitelleet, että piilotamme Hiskiin linkin leikkimieliseen arvontaan ja kerromme kaikille mistä kansiosta se löytyy. Tausta-ajatuksena on se, että kynnys Hiskissä seikkailemiseen madaltuu, kun piilotettua linkkiä klikkaamalla pääsee mukaan mukavaan arvontaan. Arvontoja voisi järjestää kuukausittain, jolloin tiedon etsiminen intrasta alkaa sujua aina vaan helpommin, kertoo Paappanen jatkosuunnitelmista.

Teams-koulutukset helpottamaan työtä ja viestintää

Uuden intran lisäksi Kangasniemellä koettiin tarpeelliseksi vahvistaa henkilöstön Teams-osaamista. Marskidata ehdotti koulutuksille valmiita teemoja, mutta koulutuskokonaisuus räätälöitiin kuitenkin juuri Kangasniemen kuntaorganisaation tarpeisiin ja toiveisiin sopivaksi. Teams-koulutuksia järjestettiin yhteensä kuusi, joista viisi pidettiin koko henkilökunnalle ja yksi kohdennetusti opetus- ja ohjaushenkilöstölle.

– Meidän henkilöstömme osallistui koulutuksiin hyvin. Koulutuksissa edettiin rauhalliseen tahtiin, jotta eri tasoiset osaajat pysyivät kaikki kyydissä, ja lisäksi ohjaus oli selkeää ja kannustavaa. Koulutus ei myöskään ollut pelkkää luennointia, vaan pääsimme konkreettisesti harjoittelemaan Teamsin käyttöä, Paappanen kertoo.

Kuuden koulutuksen kokonaisuus vietiin maaliin tiiviissä aikataulussa, noin 1,5 kuukauden aikana.  Koulutustallenteet Marskidata toimitti suoraan Kangasniemen vastajulkaistuun intraan, jotta työntekijät pystyvät myös jatkossa palaamaan niihin tarpeen tullen.

–  Meidän kokemuksemme mukaan suosittelisin kyllä Marskidataa tuttavilleni. Kokonaisuudesta tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.

Päivitettyjen leasing-tietokoneiden, it-ympäristön tietoturvallisen ylläpidon, uuden intran ja muiden Microsoft 365 -tuotteiden ansiosta työntekijämme pystyvät nyt tekemään työnsä paikasta riippumatta. Kehitystoimien myötä henkilöstöstä noussut palaute on ollut todella iloista, ja he selvästi arvostavat tehtyjä muutoksia, kertoo Linnalan Setlementti ry:n toiminnanjohtaja Anna-Kristiina Mikkonen.

Puutteet it-ympäristössä ja laitteissa käynnistävät ripeät kehitystoimet

Yhteistyö Linnalan Setlementti ry:n ja Marskidatan välillä käynnistyi, kun Linnalan Setlementin uusi toiminnanjohtaja ja opiston rehtori Anna-Kristiina Mikkonen päätti saattaa yhdistyksen it-ympäristön ja työvälineet nykypäivän vaatimusten tasolle.

Lähtötilanne tuntui aika turhauttavalta, koska kirittävää it-hankinnoissa ja -ratkaisuissa oli paljon. Meidän tietohallintomme oli vaatimattomalla tasolla, tietokoneet eivät palvelleet tarkoitustaan ja tietoturvaa oli syytä kehittää. Henkilöstöllä ei myöskään ollut käytössään Microsoft 365 -lisenssejä, kertoo Mikkonen tilanteesta ennen Marskidata-yhteistyötä.

Kiireisimpien teknisten asioiden ratkaisemiseksi Linnalan Setlementti ry toteutti kilpailutuksen, jossa Marskidata valikoitui kumppaniksi. Kilpailutuksesta toteutukseen siirryttiin ripeällä aikataululla, sillä aikansa eläneet työnteon tavat olivat monin paikoin tehottomia ja kehitystoimia kaivattiin pian.

– Tilasimme kerralla 14 leasing-tietokonetta opiston työntekijöille, ja samalla Marskidatan asiantuntijat auttoivat meitä myös oppilaitoksille tarkoitettujen Microsoft 365 -lisenssien kanssa. Lisäksi koko it-ympäristön hallinta ja etävalvonta siirtyi Marskidatalle. Tämän jälkeen henkilökuntamme on voinut ottaa tietoteknisissä haasteissa suoraan yhteyttä Marskidatan Servicedeskiin, kuvailee Mikkonen kokonaisvaltaisen yhteistyön tehokasta alkua.

Konsultointi SharePoint Online -intran omatoimitoteutuksen tukena

Opiston sisäinen tiedonkulku kaipasi myös päivittämistä, sillä esimerkiksi viikkotason yhteinen tiedottaminen liikkui vanhasta tottumuksesta kankeasti sähköpostien välityksellä. 

Intran toteuttamiseksi Mikkonen pyysi Marskidatalta tarjouksen SharePoint Onlinen pohjalle rakennetusta kokonaisratkaisusta, sillä Marskidatan Savonlinnan Oopperajuhlille tekemä intratoteutus oli tehnyt häneen vaikutuksen. Yhdistyspohjaisen Linnalan Setlementin budjetin rajallisuus kuitenkin haastoi etsimään edullisempaa tapaa rakentaa heidän tarpeisiinsa sopiva intra. Yhteistyössä Marskidatan modernin työn asiantuntijan kanssa ratkaisuksi ideoitiin konsultointitapaamiset, joissa asiantuntija tulisi neuvomaan Mikkosta intran kokoamisessa.

Muistan kun silloin heinäkuisena päivänä istuin kotini terassilla läppäri sylissä, ja Marskidatan asiantuntija Helsingistä neuvoi minulle etänä mitä minun piti tehdä. Se oli äärimmäisen vaivatonta, kertoo Mikkonen intran rakentamistyöstä.

– Konsultointeja ei tarvittu hirveän montaa, vaan projekti meni mukavan kevyesti. Jossain vaiheessa ilmeni hieman haastetta, kun minulla ei ollut tarvittavaa käyttöoikeutta, mutta sekin asia ratkaistiin pyytämällä Marskidatalta teknisempää asiantuntijaa linjoille.

Kesä oli hyvä ajankohta intraprojektin läpiviemiselle, sillä projektiin kulunutta työaikaa Mikkosen olisi ollut hankala löytää normaalin työtahdin keskellä.

– Intran rakentaminen sujui etäohjeiden avulla mutkattomasti muutoin rauhallisena kesälomakautena, ja se oli henkilöstön käytettävissä jo elokuun alussa. Olin itse vasta jokin aika sitten aloittanut työni Linnalan Setlementissä, joten en lomaillut kuten muut. Kehittämistyö vie aina oman aikansa ja sitä on yleensä hankala resursoida muiden kiireisten asioiden keskellä, pohtii Mikkonen aikataulutusta.

Marskidatan tarjoamat räätälöidyt palvelut ja asiakaskokemus sitouttavat

Alusta asti Marskidata on tuntunut oikealta kumppanilta varsinkin kaikessa kehittämisessä. Marskidata on meidän näkökulmastamme ollut hyvin tavoitettava ja palvelualtis yritys, joka on räätälöinyt palvelunsa meidän tarpeisiimme ja rahoituspohjaan sopivaksi, kuvailee Mikkonen yhteistyötä Marskidatan kanssa.

Päivitettyjen leasing-tietokoneiden, it-ympäristön tietoturvallisen ylläpidon, uuden intran ja muiden Microsoft 365 -tuotteiden ansiosta Linnalan Setlementti ry:n työntekijät pystyvät nyt tekemään työnsä paikasta riippumatta.

– Kehitystoimien myötä henkilöstöstä noussut palaute on ollut todella iloista, ja he selvästi arvostavat tehtyjä muutoksia. Intran käytössä olisi varmasti vielä paljon kehitettävää, mutta kyllä se kuitenkin on päivittäisessä tai vähintään viikoittaisessa käytössä kaikilla meidän työntekijöillämme, iloitsee Mikkonen.

Suosittelisin kyllä lämpimästi Marskidataa muillekin organisaatioille. Meidän yhteyshenkilömme Marskidatalla – Juuso ja Joonas – aina tulevat ja pelastavat meidät. He ovat ihan huipputyyppejä, ja erityisen paljon arvostan sitä, miten suoraan olemme pystyneet keskustelemaan ja käymään läpi hankaliakin asioita, tiivistää Mikkonen.

Me teemme monipaikkaista työtä ajasta ja paikasta riippumatta, joten tarvitsemme aina toimivat yhteydet missä sitten olemmekin. Työssämme käsittelemme myös paljon arkaluontoisia dokumentteja, joten tietoturva on luonnollisesti erittäin tärkeä asia, Tamora Oy:n talousmestari Sauli Käyhkö kertoo.

Monitoimilaitteiden avulla paperipostikin muuntuu sähköisiksi dokumenteiksi

Tamoran ja Marskidatan yhteistyö käynnistyi jo yli kymmenen vuotta sitten monitoimilaitteiden tarpeesta.

Skannaaminen on tärkeässä roolissa meidän työssämme, sillä paperipostissa tulee paljon dokumentteja, jotka pitää saattaa digitaaliseen muotoon, kertoo Sauli Käyhkö.

– Alusta lähtien perusperiaatteemme on siis ollut välttää tulostamista. Kymmenen vuotta sitten maailma kuitenkin toimi vielä niin, että tulostamisen rooli toimintaympäristössä oli nykyistä merkittävämpi. Esimerkiksi asiakirjojen allekirjoitukset oli pakko tehdä manuaalisesti allekirjoittamalla, Käyhkö kuvailee yhteistyön alkuvuosia.

Marskidatan toimittamien ja ylläpitämien monitoimilaitteiden rooli on juuri skannaamisen vuoksi pysynyt tärkeänä Tamoran Helsingin ja Mikkelin toimistoilla myös 2020-luvulla.

– Monitoimilaitteella skannaaminen sujuu kätevästi pikavalintojen avulla. Marskidatan asiantuntija loi laitteisiin meille sopivat asetukset, niin laitteet ovat kyllä nopeakäyttöisiä.

Tulostimet ja monitoimilaitteet on toimitettu Tamoran toimistoille palveluna, joten tulostimien etävalvontajärjestelmän ansiosta Marskidatan System Specialist pääsee korjaamaan mahdollisia vikatilanteita nopeasti. Uudet musteet sekä muut kulutustarvikkeet toimitetaan Tamoralle automaattisesti.

Musteita meidän ei tosiaan tarvitse itse muistaa tilata, vaan postista tulee ilmoitus, kun ne ovat saapuneet. Paketeissa on selkeät ohjeet, joiden avulla mustekasetit saa itse hyvin vaihdettua, Käyhkö kertoo.

Turvallinen IT-ympäristö sekä toimivat tietokoneet ovat tietotyöarjen perusta

Yhteistyö Marskidatan ja Tamoran välillä laajeni pian tulostuksesta IT-infran ylläpitoon, tukipalveluihin sekä IT-laitteiden ja ohjelmistojen toimittamiseen. 

– Me teemme monipaikkaista työtä ajasta ja paikasta riippumatta, joten tarvitsemme aina toimivat yhteydet missä sitten olemmekin. Työssämme käsittelemme myös paljon arkaluontoisia dokumentteja, joten tietoturva on luonnollisesti erittäin tärkeä asia, kertoo Käyhkö.

Marskidatan rooli on valvoa ja varmistaa Tamoran IT-ympäristön toimivuus ja turvallisuus ympäri vuorokauden.

Tamoralla meistä kukaan ei ole omassa työssään perehtynyt sen tarkemmin tietoturvaan tai muutenkaan välttämättömään IT-ylläpitoon, joten onhan Marskidata tehnyt tämän helpoksi meille.

Lisäksi Marskidata toimittaa uudet IT-työkalut Tamoralle tarpeen mukaan. Käytännössä tämä tarkoittaa valmiiksi käyttökuntoon asennettuja tietokoneita kolmen vuoden leasing-sopimuksella.

– Asiat hoituvat yleensä niin vaivattomasti, että laitan vain Marskidatan asiakasvastaavalle sähköpostin, että mikä meillä on tarve, ja heiltä tulee suora ehdotus sen ratkaisemiseksi. Valmiiksi asennetun tietokoneen käyttöönotto on myös todella nopeaa, joten työt pääsee aina aloittamaan sujuvasti vaikka tietokone vaihtuisikin, kuvailee Käyhkö palvelevan IT-kumppanin tarjoamia hyötyjä.

Marskidatan nopea apu mahdollistaa sujuvat työpäivät Tamoralla

IT-haasteiden osalta Marskidatan palveleva taho on Servicedesk.

Meidän työntekijämme lähettävät tietokonehaasteissa avunpyyntönsä ServiceDeskiin. Koska meillä on pitkä yhteinen historia Marskidatan kanssa, muistan myös sellaisen käytännön, että meillä oli oma yhteyshenkilö Marskidatalla, johon otimme yhteyttä, kun tarvitsimme IT-apua. ServiceDesk näyttää kyllä toimivan vähintään yhtä hyvin kuin entinen yhteyshenkilösysteemikin!

Tietokoneiden leasing-sopimus puolestaan varmistaa sen, että koneen hajotessa Marskidata huolehtii toimivan tilalle nopeasti. Tietokone on jokapäiväinen työväline, joten sen on myös oltava käyttökunnossa koko ajan.

Myös Tamoran monitoimilaitteet ja tulostimet ovat toimineet vuosia lähes virheettömästi.

– Olen ollut itse viisi vuotta talossa ja tulostimien kanssa muistan vain yhden ainoan kerran, kun tarvitsimme apua. Marskidatalta tuli tällöin todella nopeasti henkilö katsomaan ja korjaamaan ongelman, muistelee Käyhkö.

Suosittelisin kyllä Marskidataa muillekin. Meidän välisemme yhteistyö toimii hyvin, ja on kyllä sellainen fiilis, että meistä ja meidän laitteistamme on pidetty huolta, tiivistää Käyhkö.

Kaimana luo kaupallisuutta liiketoimintamuotoilun, kaupallisen viestinnän ja teknologian avulla. Yksi toiminnan ja tuloksellisuuden tärkeimmistä kulmakivistä on onnellinen henkilöstö, jolloin sisäiset toimintatavat ovat ratkaisevassa asemassa.   

Yrityksen sisäisen viestinnän uudistaminen lähti käyntiin fuusioitumisesta. Kaimanan taustalla on neljän eri yrityksen sulautuminen. Marskidata oli toiminut yhden näiden yrityksen IT-kumppanina aiemmin ja asiakkaan kokemus yhteistyöstä oli hyvä.

–  Olimme erinomaisessa käännekohdassa, jossa halusimme varmistaa uuden organisaatiomme viestinnän yhtenäisyyden ja sujuvuuden niin toimintatapojen, järjestelmien kuin työkalujen osalta, Kaimanan Human Resources Coordinator & Partner Valentina Korpi muistelee.

Kaimanalaiset ovat viestintä- ja teknologia-alan ammattilaisia, joten odotukset IT-alan kumppanille ovat korkeat. Valentinan roolin osalta HR:n palveluiden alla oleva henkilöstömäärä kaksinkertaistui 60:sta 120:een käytännössä kerrasta.

– Tiesimme, että projekti on uudelleen järjestäytymisen kannalta erittäin tärkeä. Halusimme kattavan IT-kumppanin, jolta saisimme todennäköisimmin parhaan asiakaskokemuksen, Valentina avaa.

Marskidata valikoitui kumppaniksi aiempien kokemusten, kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisen hintalaatu-suhteen vuoksi.

Miten yhteistyö käynnistetään aidosti asiakkaan tarpeisiin ja tavoitteisiin vastaten?

Kaimanan modernin työn palvelukokonaisuuteen sisältyi muun muassa työpajoja, valmennusta sekä sisäisen viestintäkanavan kehittämistä.

– Yhteistyö käynnistyi todella palvelevalla ja asiakaslähtöisellä otteella. Marskidata oli huomattavan kiinnostunut meidän perimmäisistä tarpeistamme. Vasta sen pohjalta lähdettiin kohti käytännön toteutuksia, Valentina Korpi Kaimanalta kertoo.

Suunnitelmia ja toteutustapaa myös hienosäädettiin matkan varrella, jotta kokonaisuudesta saatiin paras mahdollinen hyöty irti Kaimanan tarpeisiin ja tavoitteisiin. Tämä ei ole aina itsestäänselvyys projektiluontoisesti sovituissa asiantuntijapalveluissa.

Teknologia on sovitettava aina ihmisten ja työyhteisön tarpeisiin, ei toisin päin. Toki joskus käy myös niin, että uusi teknologinen ratkaisu tarjoaa mahdollisuuksia aiempaa vaivattomampiin prosesseihin, mikä voi ohjata tekemisen tapoja, Marskidatan Modern Work Team Leader ja Modern Work Specialist Emma Klén pohtii.  

Sisäisen viestinnän ja informaatiohallintaympäristön kartoitus osallistavissa työpajoissa

Käytännön toteutus tapahtui pitkälti osallistavien työpajojen muodossa. Vetovastuu oli Marskidatalla ja työkielenä toimi pääosin englanti. Ensimmäisissä työpajoissa sukellettiin Kaimanan uuden sisäisen viestintäalustan määrittelyyn.

– Työpajat ja koko projekti käynnistettiin siis ennen lopullista valintaa käyttöönotettavasta uudesta viestintäympäristöstä. Näin määritystyö saatiin tehtyä huolella ja Kaimana sai syväluotaavaa apua oikeasti tarpeisiin vastaavan järjestelmän määrittelyyn, kilpailuttamiseen ja valintaan, Emma Klén Marskidatalta kertoo.

– Tavoitteenamme oli löytää digitaalinen viestintäalusta, joka sopii yhteen myös muiden järjestelmiemme kanssa. Työpajojen määritystyön myötä hahmotimme selvemmin, miten intranet voi parhaiten selkeyttää datan käsittelyämme ja helpottaa tiedon löydettävyyttä, Valentina lisää.

Henkilöstön kokemuksia, tarpeita ja toiveita kartoitettiin läpileikkaavasti organisaation eri puolilta

Työpajoissa selvitettiin myös kipupisteet, jotka uuden järjestelmän ja toimintatapojen myötä haluttiin taklata.

– Pureuduimme muun muassa eri puolilla organisaatiotamme edustavien ihmisten arkisiin kokemuksiin sisäisestä viestinnästä; mikä ei siihen asti ollut toiminut niin hyvin kuin haluttaisiin, tai mitä tahtoisimme lisätä, Valentina kertoo.

Arvokas palaute kokosi yhteen näkemyksiä läpi työyhteisön. Koska kaikki eivät luonnollisesti koe ryhmätilanteessa puhumista luontevaksi, vastausmahdollisuuksia annettiin myös kirjallisina tehtävinä.

– Palautteenkeruutavat olivat erinomaisia ja kaikki saivat äänensä kuuluviin, Valentina arvioi.

Projektin seuraavissa työpajoissa kirkastettiin ensimmäisiä yhteisiä sisäisen viestinnän pelisääntöjä sekä muotoiltiin Slack-pikaviestinalustaa Kaimanan työyhteisölle sopivaksi.

Asiantunteva kumppani tekee järjestelmän valinnasta, kilpailuttamisesta ja käyttöönotosta tavoitteenmukaista

Marskidatan asiantuntija oli Kaimanan tukena myös varsinaisen järjestelmän kartoittamisessa. Tavoitteena ei ollut löytää ratkaisua vain Marskidatalta, vaan vaihtoehtoja kartoitettiin laajemmin puhtaasti Kaimanan tavoitteet ja tarpeet edellä.

– Saimme tukea niin tapaamisiin kuin tarjousten pyytämiseen ja niiden arvioimiseen. Marskidatan avulla osasimme ottaa huomioon monia tärkeitä asioita tarjouspyyntöjen kriittisissä vaiheissa. Koulutus ja työpajoissa määritetyt käytänteet ovat helpottaneet myös itse käyttöönottoa, Valentina kertoo ja jatkaa,

– Kun viestintä ei ole enää pirstaleista tai tule eri tavalla eri ihmisten toimesta, saamme luotua rauhaa sisäiseen viestintäämme. Samalla helpotamme tiedonhallintaa ja seurantaa. Jatkossa selkeät toimintatavat sujuvoittavat uusienkin ihmisten perehdyttämistä ja mukaan ottamista Kaimanan tapoihimme.

Valentina kertoo arvostavansa etenkin Marskidatan yhteyshenkilöiden proaktiviisuutta.

– Marskidatan väki varmistaa säännöllisesti, että asiat etenevät. Suosittelen Marskidataa etenkin kokonaisvaltaisiin tarpeisiin. Heiltä saa kaikki IT-alan palvelut saman katon alta aina fyysisistä laitteista sisäisen viestinnän muotoiluun.

Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, menevätkö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina, kertoo Business Joensuun kehityspäällikkö Hanne Huhmarsalo.

Ei pelkkä kopiokonekauppias – Marskidata kirkastamaan Business Joensuun digiympäristön pelisääntöjä

Business Joensuun tarve oli yhtenäistää työnteon tapoja digiloikan jälkeen. Teamsiin siirtyminen tapahtui pandemian alkaessa nopeasti, eikä yhteisiä pelisääntöjä 50 hengen organisaatiossa ehditty sopia.

– Huomasimme, että henkilöstö oli alkanut kuormittua palaveriputkiin ja Teamsin käyttöön, kun yhteisiä, selkeitä toimintamalleja ei ollut. Etsimme ratkaisua, miten selkiyttäisimme työskentelyä koko henkilöstön tasolla, kuvailee Huhmarsalo lähtötilannetta.

Ensimmäinen kontakti Marskidatan modernin työn palveluihin syntyi LinkedIn:ssä, kun Marskidatan asiakasvastaava huomasi Huhmarsalon työn sujuvoittamista pohdiskelevan julkaisun ja otti yhteyttä.

– Aiemmin Marskidata oli nimenä tuttu, sillä tiesin että he myyvät kopiokoneita. Olin kuitenkin yllättynyt, että heillä on tällaisiakin palveluita! Me Business Joensuulla olimme hetkeä aiemmin tehneet intraprojektin erään toisen toimijan kanssa, mutta Marskidatan modernin työn pelikirja vaikutti niin suoralta ratkaisulta haasteeseemme, että päätimme aloittaa yhteistyön alkuvuodesta 2022, kertoo Huhmarsalo.

Yhteiset pelisäännöt sulautuivat arkeen napakoiden koulutusten kautta

Yhteisiä työnteon tapoja linjannut pelikirjaprojekti rakentui muutaman Marskidatan ohjaaman työpajan ympärille, joiden lisäksi Huhmarsalo työsti materiaalia eteenpäin sekä itse että yhdessä Business Joensuun johtoryhmän kanssa. Pian tuli kuitenkin selväksi, että pelikirjan julkaisemisen jälkeen henkilökunta tarvitsisi myös koulutusta, jotta ohjeistetut toimintamallit saataisiin sulautettua arkeen.  

– Meillä Business Joensuun organisaatiossa työskentelee ihmisiä laajalla ikähaitarilla sekä erilaisilla taustoilla. Pelikirjassa linjaamme, että Teams on pääasiallinen työvälineemme, joten koulutusten avulla halusimme varmistaa myös, että jokainen työntekijämme osaa sitä turvallisesti ja luottavaisin mielin käyttää, tiivistää Huhmarsalo.

Marskidata kokosi pelikirjan teemoista kolme eri koulutusta: Teams työn käyttöliittymänä ja viestinnän välineenä, Teams dokumenttienhallinnassa sekä Teams tehtävienhallinnassa. Osallistujia jokaisessa koulutuksessa oli useampi kymmen, ja lisäksi koulutustallenteet jäivät Business Joensuun henkilöstön käyttöön.

Marskidatan modernin työn asiantuntija Elisa sai kyllä meillä kiitosta. Hänen tapansa kouluttaa oli selkeä ja napakka, mutta silti tunnelma oli lämmin. Vaikka koulutuksissa käytiin paljon asiaa tiiviisti, ilmapiiri oli sellainen, että jokainen varmasti uskalsi kysyä mielen päällä olevat asiat, kehuu Huhmarsalo.

Vaikka pelikirjaprojektin aloittamisesta ei ole vielä kulunut edes täyttä vuotta, siinä sovittujen yhteisten toimintamallien vieminen käytäntöön näyttää sujuneen Business Joensuun organisaatiossa hyvin.

– Minulla kuluu nykyään vähemmän aikaa ihmisten neuvomiseen, joten ohjeet on selvästi otettu käyttöön. Lähestulkoon kaikki ovat rohkaistuneet Teamsin käyttöön ja tarpeelliset ominaisuudet ovat siellä aktiivisesti käytössä ja kalenterit pysyvät ajan tasalla, kertoo Huhmarsalo nykytilanteesta.

Yhteistyö jatkuu: perehdytysprosessi muistilapuilta Microsoft Planneriin

Yhteistyö Marskidatan kanssa jatkui luontevasti myös pelikirjaprojektin ja Teams-koulutusten jälkeen.

Aiemmin meillä oli aina sama haaste uuden työntekijän saapuessa tai vanhan lähtiessä – mitä kaikkea tässä vaiheessa pitikään muistaa? Tiedot olivat miljoonalla muistilapulla monella eri henkilöllä, joten prosessi ei ollut erityisen hallittu. Marskidatan ratkaisu tähän haasteeseen osui taas niin suoraan meidän tarpeeseemme, ettei tarvinnut juuri miettiä, että lähdetäänkö toteuttamaan vai ei.

Marskidatan modernin työn asiantuntija kokosi Business Joensuun SharePoint Online -ympäristöön valmiin perehdytyspolun Microsoft Planneriin. Mallipohjaa kopioimalla jokaisen uuden tai poistuvan työntekijän kohdalla on nyt helppo huolehtia kaikista tarvittavista työvaiheista.

– Myös modernin työn pelikirja on osoittautunut erinomaiseksi välineeksi perehdytyksessä, sillä sen avulla jokainen uusi työntekijä pääsee kiinni meidän tapoihimme työskennellä, kuvailee Huhmarsalo.

”Meille tärkeintä yhteistyökumppanissa on sujuva toiminta”

Marskidatan modernin työn asiantuntijoiden ydintehtävä on auttaa erilaisia organisaatioita hyödyntämään digitaalisia työympäristöjä työn sujuvoittamiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi.

– He toimivat itse niin kuin opettavat. Viestin Marskidatan asiantuntijan kanssa Teamsin välityksellä, ja häneltä saa nopeasti vastauksen ja ratkaisun. Lisäksi tuntuu, että heillä on aina jotain uutta ideaa ja ratkaisua tarjolla. Viimeisimpänä hän nauhoitti meille video-ohjeita pyydetyistä teemoista. Videoissa on sisällysluettelo, jonka avulla tiedonhakija voi klikata itsensä oikeaan kohtaan videolla, Huhmarsalo kuvailee vaivatonta yhteistyötä.

Meille tärkeintä yhteistyökumppanissa on sujuva toiminta, ja tämä on keskeisin syy, miksi jatkamme yhteistyötä Marskidatan kanssa. Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, meneekö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina.

Huhmarsalo suosittelisi Marskidataa niin tuttavilleen kuin myös Business Joensuun asiakkaille:

– Marskidatan palvelu on samaan aikaan luotettavaa ja asiantuntevaa, mutta myös ihmisläheistä ja ystävällistä. He tekevät aina sen, mitä on sovittu, tiivistää Huhmarsalo.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down