Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Etätyöt ovat lisääntyneet räjähdysmäisesti tänä vuonna. Käyttäjien täytyy päästä tulostamaan asiakirjoja, hakemaan sähköisesti arkistoitua tietoa ja lähettämään eteenpäin esimerkiksi luottamuksellisia asiakirjoja, helposti ja nopeasti, sijainnista riippumatta.

Nykypäivänä tulostaminen on paljon muutakin kuin pelkkä tuotettu tuloste. Siihen sisältyy myös GPDR:n myötä tulleet vaatimukset. GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation (yleinen tietosuoja-asetus). Se on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, jota alettiin soveltaa kaikissa EU-maissa keväällä 2018.Tietosuoja-asetus antaa paremman suojan henkilötiedoillesi ja enemmän keinoja hallita tietojesi käsittelyä. Voimme auttaa sinua Marskidatalla tarkentamaan yrityksenne todelliset tarpeet ja kehityskohteet GDPR.n tiimoilta.

Turvallisen tulostamisen haasteet ja ratkaisut

Nykypäivänä moni voi olettaa, että mitkä tahansa tulostusprosessin tuloksena luodut tulosteet salataan, jotta ulkopuolinen taho ei pääse sieppaamaan sisältöä. Näin ei aina kuitenkaan ole. Tulostettujen tietojen suojaus kannattaa aina varmistaa esim. turvatulostuksella, kun tietoja siirretään, pidetään tulostusjonossa tai väliaikaisessa muistissa tai kun tulostustöitä säilytetään kiintolevyillä.

Tähän on ratkaisuna Canon-tuoteperheessä uniFLOW, jolla voidaan varmentaa käyttäjä ja vapauttaa tulosteet turvallisesti, ilman, että niihin pääsisi käsiksi jokin ulkopuolinen taho. Tulosteet voidaan määritellä poistettavaksi tietyn aikaikkunan jälkeen, tai jos käyttäjä unohtaa tulostaa, järjestelmä poistaa ne automaattisesti ajan täytyttyä. Palvelu käy pieniin tai suurempiin yrityksiin, ja se on saatavana palvelin- ja pilvipalveluohjelmistoratkaisuna. Turvatulostuksen avulla tulosteet voidaan tulostaa yrityksen mistä tahansa uniFLOWhun kytketystä laitteesta, riippumatta työpaikan sijainnista.

Skannaamisen helppous

Skannaamisessa voimme myös hyödyntää pilvipalveluja. Skannaus voi tapahtua esimerkiksi pilveen haluttuun resurssiin. Asiakirjan salaaminen voidaan mahdollistaa myös skannauksen yhteydessä, jolloin käyttäjä, jolla on pääsy asiakirjaan, voi ottaa sen käsittelyyn sijainnistaan riippumatta. Tällä tehostetaan prosessin kulkua.

Uudemmista monitoimilaitteista löytyy myös itsestään sisäänrakennettuja ominaisuuksia, joilla voidaan salata skannattuja dokumentteja tai voidaan skannata ne muokattavaan tilaan Word- ja Powerpoint-tiedostomuotoa käyttäen. Käyttäjille voidaan luoda myös valmiita työnkulkuja, jotka säästävät aikaa muihin päivittäisiin työtehtäviin. Tästä käytetään nimeä älyskannaus. Näissä kaikissa toiminnoissa voimme hyödyntää kokonaisuutta, jossa on mukana palvelin- ja tulostusympäristö yhdistettynä operaattoripalveluihin.

Skannaaminen arkistoon nykypäivänä

Sähköinen arkistointi on nykypäivää. Tällöin asiakirjat arkistoidaan sähköisiin arkistosijainteihin, josta ne ovat helposti haettavissa tunnisteilla tai kohdennetuilla avainsanoilla. Näin saavutetaan hyvät tietoturvavaatimukset. Käyttöoikeuksia voidaan määritellä sen mukaan, mitä kullekin käyttäjälle sallitaan. Käyttäjä voi esimerkiksi vain lukea arkistoitua tietoa tai muokata sitä.

Lisäksi kaikesta toiminnasta jää jälki tai versio, jossa voidaan palata edelliseen asiakirjaversioon tarvittaessa. Esimerkkinä tilanne, että asiakirjassa huomataan virhe, joka halutaan korjata tai muuttaa. Lisäksi voidaan antaa pääsy asiakkaalle hänen omiin sähköisiin arkistoihin tai tietueisiin, joita käyttäjä pääsee tarvittaessa muokkaamaan ja tallentamaan etänä.

Turvallisen tulostamisen ja skannaamisen edut, mitä ne ovat?

Yrityksen tulostusympäristöä voidaan hallita kustannuspohjaisesti. Raportteja saadaan eri muodoissa, joita tarkastelemalla pystytään siirtämään kapasiteettia sitä tarvitseville yksiköille. Tämän avulla saadaan käytettävistä skannaus- ja tulostusympäristöistä paras mahdollinen hyöty.

Yritys voi olla myös omalta osaltaan tukemassa ympäristöarvoja, esimerkiksi oikeanlaisella tulostuksen ja skannauksen työnkululla. Työnkulun ansiosta voidaan myös varmistua siitä, että käyttäjä todennetaan oikeaksi asiakirjan käsittelijäksi, kun työprosessissa tulostetaan tai skannataan.

Yleensä kaikkein turvallisempana laitteena pidetään sellaista, joka on kytketty verkosta irti ja sammutettuna, mutta silloin työtä ei voi välttämättä sataprosenttisesti tehdä. Siksi kaikkiin näihin kysymyksiin löytyy ratkaisut, joilla voidaan saada tieturvallinen hallinta ympäristöihin, joissa työskennellään ja tuotetaan asiakirjoja joko paperisena tai sähköisessä muodossa. Me Marskidatalla voimme tehdä tähän kaikkeen kokonaiskattavan kartoituksen, jossa tulee ilmi tietoturva- ja päivitystarpeet ympäristössänne. Näin saadaan säästöjä pidemmällä aikavälillä.

Kaikilla näillä työkaluilla autamme saavuttamaan parhaiden käytäntöjen mukaiset hyödyt yrityksen tulostusympäristön ylläpidossa ja kehittämisessä.

Turvallisen tulostamisen ja skannaamisen lisäksi, autamme sinua mm. näissä:

Me Marskidatalla työskentelemme modernin tulostamisen ja palvelevan tietotekniikan parissa ja tulostaminen on kuulunut palvelutarjontaamme aina. Marskidatan kumppanina toimii kansainvälisesti tunnettu Canon, jonka tulostuslaitteita tarjoamme asiakkaillemme, oli kyseessä sitten yhden henkilön toimisto tai vaikka painotalo.

Tarjonnastamme löydät yrityksesi:

Mikä on Canon uniFLOW?

Canon uniFLOW on yrityksen tiloihin asennettava integroitava ohjelmistoratkaisu, jolla yritys voi hallita keskitetysti kaikkia tulostus- ja skannaustyönkulkujaan ja -laitteitaan. Meillä Marskidatalla on laajasti kokemusta myös suuremmista tulostusympäristöistä, kuten kaupungeista, kouluista ja sairaanhoitopiireistä. Tällaisiin suurempiin tulostusympäristöihin liitetään nykyisin usein turvatulostusjärjestelmä uniFLOW, joka tukee nykyaikaista tietoturvallista tulostamista.

Mitkä ovat uniFLOW-järjestelmän hyödyt?

Intuitiivinen uniFLOW vapauttaa organisaatiosi turhista tulostus- ja skannausrajoituksista sekä skaalautuu liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Jos puolestaan etsit pilvipohjaista ratkaisua, niin silloin ratkaisumme on pilvipohjainen uniFLOW Online, joka pienentää IT-investointien ja resurssien tarvetta sekä mahdollistaa edistyksellisen tulostuksenhallinnan ja mobiilitulostuksen.

Mitä on arvotulostaminen?

Arvotulostaminen on sitä, että printti on nykyisin jotain millä erottautua. Se on koskettava ja mieleen jäävä viesti, jolla saadaan tehokkuutta, vaikuttavuutta ja myyntiä. Arvotulostamisesta puhumme silloin, kun tarjoamme laadukkaita, arvokkaalle papereille tuotettuja printtejä.

Nykyään käsittelemme niin paljon digitaalista materiaalia, että arvokkaasta printtituotteesta on tullut huomiota herättävä ja erikoinen asia. On arvokasta ojentaa asiakkaalle laadukkaalle materiaalille ja hyvällä tulostuslaadulla toteutettu materiaali tai tarjous.

Viesti paperilla on aina tehokkaampi, sillä laadukkaalla tulosteella:

Marskidatan tulostus- eli printtiosaajat

Printtipuolen monipuolistumisen ja kehittymisen johdosta myös marskilaisten osaamisen jatkuva kehittäminen on erityisen tärkeää. Näin turvaamme asiakkaidemme tulostus- ja skannausratkaisuiden toiminnan ympäristöstä riippumatta.

Marskidata tulostamisen HelpDesk

Marskidatan System Specialisteilta vaaditaankin moniosaamista, mm:

Meillä Marskidatalla System Specialistiemme ammattitaito on huippuluokka. Marskidatalla kehittämme jatkuvasti asiantuntijoidemme ammattitaitoa kouluttamalla marskilaisia yrityksen sekä asiakkaiden tarpeiden mukaan.

”System Specialistimme huoltavat asiakkaan tulostusympäristön, niin pienistä toimistotulostimista suuriin ammattitulostusratkaisuihin ja kaiken siltä väliltä.”

Marskidatan HelpDesk tulostusasiakkaillemme

Asiakkaidemme tyytyväisyyden takaamiseksi Marskidatalla on oma tulostamiseen keskittynyt HelpDesk, joka palvelee sopimusasiakkaitamme.

Digitalisaation mukana tulostuslaitteet ovat kehittyneet ja osaavat kertoa itse mahdollisista väritilauksista tai ongelmista kuten paperitukoksista, jolloin palveleva henkilökuntamme pystyy reagoimaan laiteongelmiin välittömästi. Nykyisillä etähallinta- sekä etäyhteyksillä asiantuntijamme saavat suoran yhteyden asiakkaidemme laitteisiin, jolloin ongelmia saadaan ratkaistua pikaisesti, ilman käyntiä asiakkaan luona.

”Etäyhteyksillä toimiminen tukee Marskidatan ympäristöpolitiikkaa (ISO 14001), jolloin ympäristökuormitus jää pieneksi.”

Hyödyntämällä Marskidatan HelpDesk:n palveluita yrityksesi saa:

Marskidatan HelpDesk

Marskidatan asiantuntijat huolehtivat asiakkaidemme tulostusympäristön ylläpidosta kokonaisvaltaisesti, jolloin asiakkaamme voivat jättää tulostusympäristönsä Marskidatan vastuulle ja keskittyä itse omaan ydinosaamiseensa.

Muistathan siis, että Marskidatalta löytyy ratkaisut ja palvelut kotitoimistosta, aina pörssiyhtiöiden tulostusratkaisuihin.

Marskidatan printtiosaajat tavoitat seuraavasti:

 

Tietoturvallinen tulostusympäristö käyttöön ilman asennusta? AD autentikoitu turvatulostus jokaiselle käyttäjälle paikasta riippumatta, ilman mittavia järjestelmäasennuksia? Onko se mahdollista? Microsoft Universal Print ja Canon UniFLOW Online yhdessä pääsevät hyvin lähelle tätä unelmatilaa.

Mikä on Universal Print?

Microsoft Universal Print, kansankielellä Yleistulostus, on Microsoftin tapa tarjota vaivaton tulostaminen kaikille käyttäjille, joilla on jokin Microsoft 365 -tuoteperheen ohjelmistopaketti käytössä. Käyttö edellyttää Azure AD -kirjautumista sekä Windows 10 -käyttöjärjestelmää päätelaitteissa. Tulostaminen on mahdollista, kun internet on käytössä ja yhteys Azure-pilveen on olemassa, paikasta riippumatta.

Toiminnan perusideana on liittää myös tulostimet Azureen, josta ne on mahdollista julkaista käyttäjille. Uuden tulostimen liittäminen ja julkaisu ”yleistulostimeksi” kestää organisaation IT:ltä vain puoli minuuttia, jonka jälkeen se on heti käyttäjillä käytettävissä. Tulostusympäristöä hallitaan Azure-portaalin kautta, josta kaikki operointi suoritetaan, niin uuden tulostimen lisääminen, tulostamisen oletusasetuksien määrittely kuin käyttöoikeudetkin, esimerkiksi Azure AD -käyttäjäryhmien mukaisesti. Lisäksi portaalista saadaan ulos tulostamiseen liittyvä raportointi esimerkiksi kustannusten jakoa varten, laitteittain, käyttäjittäin tai käyttäjäryhmittäin. Itse tulostinlaitteina voidaan käyttää uusia suoraan Universal Print -toimintoa tukevia laitteita, jotka liittyvät suoraan palveluun, mutta myös vanhempia laitteita, jotka liitetään palveluun työaseman tai palvelimen kautta.

Jos tulostusympäristön käyttöönotto IT:n näkökulmasta on vaivatonta, käyttäjälle se on vieläkin helpompaa, yksi klikkaus ja hetken päästä tulostin on käytössä. Azure AD -kirjautunut käyttäjä näkee saatavilla olevat Universal Print -tulostimet hakiessaan tulostimia Windowsin lisää tulostin -toiminnon kautta. Klikkaamalla valittua tulostinta, saa käyttäjä sen käyttöönsä, ilman laitekohtaisen ajurin erillistä asennusta ja tämän jälkeen tulostus tapahtuu aivan normaalisti. Riippuen valitusta tulostimesta, voi käyttäjä valita tulostustyölle erilaisia viimeistelytoimintoja, vaikka kaksipuoleisuuden tai nidonnan.

Microsoft Universal Print saadaan siis määritettyä hallitusti käyttöön IT:n toimesta ilman mittavia asennuksia. Microsoft 365 -käyttäjän on helppo ottaa uusi yleistulostin omalle päätelaitteelleen ilman erillisiä ajuriasennuksia. Mutta mitä lisäarvoa tuo Canon ja UniFLOW Online, pilvipohjainen tulostuksenhallinta, tähän kokonaisuuteen?

Canon ja Universal Print

Canon on ollut kehittämässä yhdessä Microsoftin kanssa tätä puhtaasti pilvihallittua tulostusympäristöä ja tuo ensimmäisten joukossa markkinoille Universal Print -yhteensopivat tulostinlaitteet, tulostimet sekä monitoimilaitteet. Canon UniFLOW Online -tulostuksenhallinta laajentaa Universal Print -ympäristön täydelliseksi turvatulostusympäristöksi, joka mahdollistaa tulostuksen myös muilta kuin Windows 10 -työasemilta, esimerkiksi mobiililaitteilta tai Mac-koneilta.

Canon UniFLOW Online on Azure-pilvessä toimiva tulostuksenhallinta, jolla hallitaan tietoturvallisesti organisaation tulostus- ja skannaustarpeet. UniFLOW Online -ympäristössä käyttäjä tunnistautuu laitteelle omaa AD-tunnusta vasten esimerkiksi RFID-tagilla, joka voi olla olemassa oleva kulkulätkä tai vaikka henkilökorttiin liimattu tarra. Autentikointi on mahdollista myös PIN-koodilla, mikäli RFID-tunnistautumista ei haluta kaikille käyttäjille käyttöön, esimerkiksi suuren käyttäjämäärän vuoksi. UniFLOW Onlinen vahvalla tunnistautumisella varmistetaan käyttäjätason korkea tietoturvataso, mutta mahdollistetaan myös merkittäviä lisätoimintoja, joista käyttäjille merkittävin on My Print Anywhere. Siinä käyttäjä voi ottaa oman tulostustyönsä paperille miltä tulostimelta tahansa, tulostustyö siis seuraa käyttäjää. Lisäksi laitteelle tunnistautumisen jälkeen käyttäjälle avautuu personoitu käyttövalikko, joka voi olla esimerkiksi käyttäjäryhmäkohtaisesti määritetty. Vahva tunnistautuminen mahdollistaa myös suorien skannauspolkujen määrittämisen Microsoft 365 -ohjelmistoihin, kuten SharePointiin, henkilökohtaiseen OneDriveen tai käytössä olevaan liiketoimintasovellukseen.

Marskidata Canon UniFLOW Online

Universal Printin käyttöönotto

Organisaation IT on varmasti kiinnostunut siitä, miten tämä kahden eri järjestelmän yhteen liittäminen onnistuu ja paljonko sen vaatii resursseja. Microsoft Universal Print ja Canon UniFLOW Online toimivat molemmat puhtaasti pilvestä, tämä ei vaadi siis paikallisia asennuksia. Molemmat järjestelmät tukeutuvat Microsoft 365 -käyttäjätietoon ja -kirjautumiseen, joten uusia käyttäjätietokantoja ei tarvita. Tietoturvallisen tulostusympäristön käyttöönotto vaatii toki UniFLOW Online -palvelun aktivoinnin osaksi asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöä, mutta sen jälkeen tulostinlaitteen liittäminen ja julkaisu käyttäjille ottaa vain muutaman minuutin. Laitteet voidaan liittää yksitellen tai ryhmänä, jolloin koko tulostinkanta on julkaistavissa yhdellä kertaa. Käyttäjälle uuden tulostimen käyttöönotto on edelleen yhtä yksinkertaista ja nopeaa. UniFLOW Onlinen kautta järjestelmään voidaan liittää myös Mac- ja Chrome-päätelaitteet sekä iOS- ja Android-mobiililaitteet.

Nykyaikainen tulostusympäristö

Microsoft Universal Print ja Canon UniFLOW muuttavat perinteisen osittain raskaasti hallittavan paikallisia asennuksia vaativan tulostusympäristön pilvihallittavaksi moderniksi ja tietoturvalliseksi. Nykyaikaisen tulostusympäristön perustarpeisiin voidaan lukea helppo ja joustava hallinta, korkea tietoturva ja mahdollisuus tulostaa paikasta riippumatta. Nämä kaikki mahdollistetaan tässä kuvatulla kokonaisuudella, myös uuden normaalin etätöitä tekevien henkilöiden tulostustarpeet. Vahvan tunnistautumisen avulla saadaan korkea tietoturva myös organisaatioiden kasvaviin skannaustarpeisiin.

Microsoft Universal Printin ja Canon UniFLOW Onlinen yhteinen julkaisupäivä sijoittuu vuoden 2020 lopulle, josta tiedotamme tarkemmin.

Mikäli kiinnostus heräsi jo nyt, ja haluat siirtyä pois perinteisen tulostuspalvelimen ympärille rakennetusta tulostusympäristöstä, helposti hallittavaan, tietoturvalliseen sekä käyttäjäystävälliseen tulostukseen, ole yhteydessä. Lisätietoja saa allekirjoittaneelta ja muilta marskilaisilta. Muihin tulostusratkaisuihimme voit tutustua täältä.

Printtiterveisin

Marskidata logo

Marskidata Oy

Laskutustiedot
Laskutustiedot
Laskutustiedot
Laskutustiedot
chevron-down