Amerikkalaisomisteinen Mastsystem tarjoaa teleskooppisia mastojärjestelmiä, pääosin puolustuskäyttöön. Yrityksen toiminta on hyvin globaalia ja sen Joensuun läheisyydessä sijaitsevassa yrityksessä työskentelee noin 30 henkilöä. Mastsystemillä ei ole omaa IT-henkilöstöä, joten ulkoistettu IT-kumppani on oleellisessa roolissa liiketoiminnan tukemisessa.
Kun Mastsystemin edellinen yhteistyökumppani lopetti toimintansa Joensuussa, yritys valitsi Marskidatan uudeksi IT-palveluiden toimittajakseen. Tänä päivänä Marskidata tarjoaa Mastsystemille kokonaisvaltaisen skaalan IT-ratkaisuja, sekä jatkuvina tukipalveluina että erillisinä projektitöinä.
Mastsystem ja Marskidata ovat lyhyessä ajassa saaneet paljon aikaiseksi yhteisvoimin. Parin vuoden yhteistyön aikana yritykset ovat rakentaneet Mastsystemille kattavan IT-kokonaisuuden, uusineet laitteita ja järjestäneet esimerkiksi tietoturvakoulutuksen.
Osana uudistuksia toteutettiin Microsoft Teamsin ja SharePointin käyttöönottoprojekti sekä intranetin kehityshanke. Kehityshankkeessa Marskidata sai tuoda esiin ydinosaamistaan ja projektin sujuva, systemaattinen eteneminen saakin Mastsystemin toimitusjohtaja Heikki Miettiseltä kiitosta.
– Intraan ja Teamsiin liittyvät projektit olivat erittäin hyvin johdettuja, Miettinen kertoo.
Kriittisimmäksi palveluksi Miettinen nimeää kuitenkin päivittäisen IT-tuen. Marskidatan vastuulla on myös mm. järjestelmien ylläpito ja valvonta, työasemien ja Microsoft 365 -lisenssien hallinta.
"Intraan ja Teamsiin liittyvät projektit olivat erittäin hyvin johdettuja."
IT-kumppanin vaihdossa uuden kumppanin mahdollisuus lähityöhön oli tärkeää ja siksi paikallinen läsnäolo oli eräs valintakriteereistä.
Marskidatan tekninen tukihenkilö käykin viikoittain paikan päällä Mastsystemin tehtaalla Joensuussa. IT-tukihenkilö vastaa mm. laitteiden päivityksistä sekä ratkoo erilaisia ongelmatilanteita jos niitä on ilmennyt. Lisäksi tehdään runsaasti etätyötä.
– Yhteistyö Marskidatan kanssa on sujunut hyvin ja joustavasti: IT-tukihenkilö on erityisen ammattitaitoinen ja saan asiakaspalvelua juuri silloin kun sille on tarvetta.
– Kun IT-tuki toimii aukottomasti, se helpottaa arkea ja mahdollistaa tietoturvallisen työskentelyn. Häiriöitä on ollut todella vähän, toteaa Miettinen.
Mastsystem luottaa myös Marskidatan kykyyn tarjota valmiiksi mietittyjä konsepteja. Kokonaisvaltaisen palvelutarjoaman lisäksi johdonmukainen ja asiakaslähtöinen toiminta on tehnyt Marskidatasta arvostetun kumppanin.
– Arvostan sitä, että heidän palvelutarjontansa on hyvin tuotteistettu, Miettinen kuvailee.
– Kun tarvitaan jotain uutta, Marskidatalla on siihen jo valmis konsepti olemassa eikä meidän tarvitse lähteä miettimään lähestymistä alusta asti itse.
– Olen erityisen tyytyväinen Marskidatan avainhenkilöiden osaamiseen ja palvelualttiuteen. Suosittelen Marskidataa juuri näistä syistä johtuen: kyseessä on osaava ja luotettava toimija, Miettinen kertoo.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta eli AYY on noin 17 000 Aalto-yliopiston opiskelijan palveluorganisaatio. Ylioppilaskunnassa työskentelee noin 50 henkilöä. Kehityspäällikkö Annika Ojelman työpöydällä on monenlaisia yleishallinnallisia ja HR-tehtäviä. Lisäksi hän johtaa IT-toimintoa.
– Ongelmat kiteytyivät siihen, että olemme pieni ja pippurinen yhteisö, joka on halunnut tehdä kaiken itse. Microsoft 365 on aikoinaan otettu käyttöön ilman ulkopuolisen palveluntarjoajan apua ja ketteränä organisaationa olemme säästäneet opiskelemalla itse. Lopputulos ei kuitenkaan ole ollut johdonmukainen eikä organisaatio ole pysynyt ajan tasalla uusissa ominaisuuksissa ja päivityksissä, Ojelma kertoo lähtötilanteesta.
Osaamisesta ei ole ollut pulaa, vaan työajasta. Kokonaisuus oli kasvanut liian suureksi yhden henkilön hallittavaksi.
– Todettiin, että on turvallisempaa riskienhallinnan ja jatkuvuuden kannalta, kun otamme ulkopuolisen IT-kumppanin tueksemme kokonaisuuden hallintaan.
Kumppanuuden eduiksi nousivat AYY:n tarpeisiin räätälöity kokonaisvaltaisuus ja projektin edistämisen selkeyttäminen
Uuden Microsoft-kokonaisuuden käyttöönottoa oli jo aloitettu yksin, kun projektin laajuus valkeni. Ojelman tehtäväksi jäi selvittää, millasia palveluntarjoajia Suomessa oli, jotka olivat erikoistuneet nimenomaan Teams- ja SharePoint -ympäristöjen selkeyttämiseen. Marskidata nousi esiin netistä löytyneiden referenssien perusteella ja he hyppäsivätkin avuksi käyttöönottoon.
– Dokumentaatio, työohjeet ja muu tieto oli levällään eri ihmisten takana ja tämä piti saada korjattua. Lähdimme liikkeelle intrasta ja rakensimme oman sivuston AYY:lle. Intraan koottiin yleistä tietoa sekä henkilöstö- ja IT-ohjeita. Intran ohessa Teams-rakennetta selkiyttämällä laitoimme informaatiotulvan kuriin.
Yhdessä Marskidatan kanssa, AYY selkiytti työyhteisöviestinnän pelisääntöjä ja tiedonhallinnan rakenteita Teamsissä ja SharePointissa. Lisäksi AYY uudisti osan laitteistaan, hankki ServiceDesk-palvelun sekä DMA-palvelun, eli laitteiden etävalvonnan.
Intra vaatii jatkuvaa päivittämistä ja sitä kautta mittavaa sisällöntuotantoa. Resursseja vaadittiin myös mm. tiedostojen siirtoon ja uudelleenjärjestelyyn oikeisiin paikkoihin. AYY sai Marskidatalta runsaasti perehdytystä käyttäjille sekä tukea niihin käyttöönoton vaiheisiin, jotka AYY toteutti itse.
– Marskidatan kanssa kartoitettiin myös AYY:n tulostuskokonaisuutta ja totesimme saavamme kattavamman kokonaispalvelun heiltä. Kaksi isoa tulostinta vaihdettiin joulukuussa ja viimeinen lisäosa saapui tammikuun lopussa, Ojelma lisää.
Kumppanuuden eduiksi nousivatkin juuri AYY:n tarpeisiin räätälöity kokonaisvaltaisuus ja projektin edistäminen selkeyttä tuoden, resurssien lisäyksen rinnalle.
– Projektin määrittelystä lähtien koko yhteistyö on sujunut tosi hyvin, Ojelma toteaa.
– Marskidatan yhteyshenkilö on ollut aktiivinen kyselemään projektin perään ja kertomaan lisätuotteista. Arvostan rehellisyyttä ja sitä, että hän on kartoittanut keitä ja missä vaiheessa olemme ja sitten kertonut mitä he voivat tarjota – hän on tehnyt tosi hyvää työtä. Meillä on ollut hyvä luotto yhteyshenkilöömme: palvelunkuvaukset toteutuivat ja odotuksemme lunastettiin, Ojelma kiittelee.
– Marskidatalla onnistuttiin erityisen hyvin yhteydenpidossa projektin osalta. He eivät missään vaiheessa jättäneet meitä pulaaan, vaan olivat aidosti kiinnostuneita siitä, miten meillä menee.
Ojelma toteaa suosittelevansa Marskidataa, sillä yhteistyö oli sujuvaa, asiantuntevaa ja ystävällistä.
– Yksi Marskidatan vahvuuksista on, että he ovat joustavia. Viime kesän lopussa kävi ilmi, että aikataulumme oli venymässä. Marskidata pystyi kuitenkin koko ajan resursoimaan projektimme jatkon ja heiltä on aina löytynyt aikaa meille.
Joudumme toistuvasti pohtimaan, mitä linkkiä voi klikata tai minkä sähköpostin uskallamme turvallisesti avata. Usein tilanne tulee eteen silloin, kun asian puntaroinnille ei olisi aikaa. Miten voisimme erottaa näissä tilanteissa turvallisen linkin väärästä?
Teemme päätöksiä oman tietämyksen tai kokemuksen perusteella. Vaikka oma tietämys olisi hyvällä tasolla, valinta voi silti olla hankala, jos vastassa on tekoälyn muokkaama kuva tai video. Onneksi tätä varten on kehitetty tietoturvaa parantavia automatisoituja ohjelmistoja, mutta ongelmaksi voi muodostua näiden säännöllinen päivittäminen ja valvonta. Millaisilla asioilla voisimme parantaa tietoturvan hallintaa päivittäisessä työnteossa?
Ensimmäiseksi arkisten asioiden suojaukset kuntoon
Joka päivä kirjaudumme töissä erilaisiin ohjelmistoihin, jolloin yksinkertaisemmillaan suojaaminen on perussuojausten huolehtimista, kuten identiteetin hallintaa ja monivaiheista tunnistautumista. Jos nämä eivät ole vielä käytössä, on syytä reagoida nopeasti ja pistää nämä ensiksi kuntoon!
Lue lisää: Monivaiheinen tunnistautuminen, eli MFA
Tärkeä huomioitava asia on myös henkilöstön tietoturvaosaamisen ajantasaisuus. Henkilöstön kouluttaminen tai webinaarit aiheesta suunnitellaan siten, että koulutuksen jälkeen työntekijät pysyvät tunnistamaan mahdolliset huijaussivustot tai tietojen kalastusyritykset paremmin ja osaavat ilmoittaa niistä riittävän ajoissa eteenpäin. Yritys voi hyötyä ennalta sovituista henkilöstöön suunnatuista toistuvista simuloiduista kalastelukampanjoista, jolloin on nähtävissä ja todennettavissa henkilöstön oma kehittyminen tietoturvallisessa työnteossa. Marskidatalla on tarjota koulutusta ja palveluja, joiden avulla luot hyvän ja ennalta ehkäisevän suojan, joka muutoin voisi pahimmillaan aiheuttaa suuriakin kuluja.
Seuraavaksi kartoitukselle tietoturva-aukot selville
Yrityksille tehtävät tietoturvakartoitukset ja erilaiset testit asiakkaan todellisessa ympäristössä auttavat saamaan kokonaiskäsityksen tietoturvan suojaustasosta. Tämän avulla saadaan kokonaisvaltainen raporttikokonaisuus yrityksen omasta verkkoympäristöstä tai mobiililaitteista. Tämän tiedon perusteella voidaan hyvin ennaltaehkäistä tai estää olemassa olevat tietoturva-aukot.
Marskidata voi myös auttaa yrityksiä kartoittamalla koko laitekannan ja ohjelmistot. Laitekannan hallinnalla saadaan suunniteltua työympäristöt tehokkaampina ja yhtenäisimpinä kokonaisuuksina, jolloin yrityksellä on reaaliaikainen ymmärrys laitteiden versioista, softasta ja tietoturvapäivitysten ajantasaisuudesta.
Erityisesti tulevaisuutta ajatellen yrityksen tulee huomioida kyberturvallisuuden hallinta myös riskitilanteissa. Tähän kuuluvat valmiit toimintasuunnitelmat ja mallinnukset organisaatiotasolla. Suunnitelmallisuudesta hyötyvät isojen toimijoiden rinnalla yhä useammin myös pienyritykset. Esimerkiksi yritykseen kohdistunut hyökkäyksen ilmetessä, jokaiselle vastuuhenkilölle löytyy oikea tehtävä ja tapa toimia.
Yritykset hyötyvät usein tietoverkon perusrakennetta kuvaavasta kuvasta ns. verkkotopologiasta, mikä nopeuttaa häiriötilanteiden vianselvitystä. Tämän avulla päästää käsiksi nopeammin siihen, mitä ympäristöstä voidaan eristää ja kuinka palauttaa järjestelmät nopeasti takaisin normaaliin toimintaan. Marskidatan asiantuntijoiden ammattitaitoisella osaamisella löydetään oikeat ratkaisut. Ratkaisut ovat aina työympäristöriippuvaisia, niitä ei voida määritellä ennen ymmärrystä kokonaisuudesta. Marskidata voi olla avuksi kartoittamalla ja ylläpitämällä ympäristöä, tapahtuu työskentely sitten toimistossa tai on liikkuvaa mobiilisti tapahtuvaa työskentelyä.
Tietototurvanäkökulmasta etenkin mobiililaitteiden käyttö työvälineenä aiheuttaa haasteita. Miten voimme tietää, pitääkö käyttäjä tietoturvapäivityksistä huolta tai mitä applikaatioita hän asentaa mobiililaitteelle? Tietoturvan hallintaan löytyy kyllä nykyaikaiset ratkaisut. Keskitetyn hallinnan avulla voimme määritellä yrityksen mobiililaitteiden applikaatioiksi käytössä olevat sovellukset edellyttäen, että kyseinen tuotteistusperhe on tuettu laitteessa. Tuettujen applikaatioiden joukosta löytyy yleisimmät tuoteperheet, kuten Microsoftin työkalut. Lisäksi keskitetyn hallinnan kautta voimme tarvittaessa tehdä mobiililaitteeseen etänä tyhjennyksen tai lukituksen, laitteen kadotessa tai joutuessaan vääriin käsiin.
Pilvipohjaisten ympäristöjen hallinta koostuu eri järjestelmien ja käyttäjien laitteistojen keskitetystä valvonnasta. Valvonnan avulla on helposti nähtävissä, onko järjestelmien päivitykset onnistuneet asianmukaisesti tai onko käyttäjän tietoturva ajan tasalla. Myös tässä prosessissa huomioidaan käyttäjän yksityisyys ja turvallisuus. Myös pilvipohjaisten työympäristöjen toimintatapoihin saat Marskidatalta apuja erilaisten räätälöityjen koulutuksien avulla. Tällä tavoin saadaan turhat työtä haittaavat tekijät minimoiduksi ja työ sujuu usein työntekijän kannalta sujuvammin.
Herätys nykypäivän tietoturvan vaatimuksiin
Hyvä viestintä ja työntekijöiden kouluttaminen oikeaoppiseen työvälineiden käyttöön auttaa estämään jo paljon nykyisiä tietoturvan uhkia. Voit lukea lisää Markon blogista Tietoturvakoulutus parantaa yrityksen kyberturvallisuutta ja säästää rahaa. Nykypäivän rutinoitunut työskentely johtaa monesti tietoturva-aukkojen syntyyn, siksi olisi hyvä pysähtyä ja miettiä:
Marskidatalla voimme tarjota näihin kaikkiin nykypäivän työympäristön haasteisiin ratkaisuja, jotka sitten helpottavat rentoa ja luottamuksellista työskentelyä, ilman pelkoa siitä, että laite kaapataan tai jokin sovellus- tai applikaatio on haitallinen.
Arbonaut on metsien digitalisointiin erikoistunut yritys, joka kuvantaa ja mallintaa metsiä. Yritys tarjoaa asiakkailleen esimerkiksi tietoa metsien kunnosta ja simuloi metsäpalojen leviämistä metsänhoidon tueksi. Asiakkaina on niin yksityisiä metsänomistajia kuin julkisia tahoja – toiminnan tehokkuus ja tietoturva ovat avainasemassa.
Lisenssien umpeutuminen toi verkon ja tietoturvan parantamisprojektin ajankohtaiseksi Arbonautilla. Kun tarpeen laajuutta kartoitettiin, yrityksessä mietittiin, että IT-kumppanin tulisi pystyä tarjoamaan kattava kokonaisratkaisu. Yhteistyötä oli tehty jo aiemmin Marskidatan kanssa ja Arbonautilla oltiin tyytyväisiä sen sujuvuuteen.
– Kun aiemman palomuurin lisenssi oli päättymässä, vertailimme useita toimittajia, mutta päädyimme jatkamaan Marskidatan kanssa, kertoo Markus Vihavainen, IT specialist Arbonautilla.
– Heidän kykynsä vastata yhteydenottoihin nopeasti ja tarjota henkilökohtaista palvelua on ollut merkittävä syy pitkäaikaiseen yhteistyöhön.
Arbonaut sai Marskidatalta kokonaisvaltaisen, moniuloitteisen verkko- ja tietoturvapalvelun, suojatun ja turvatun ympäristön sekä päivitetyt ja nykypäivän vaatimusten mukaiset laitteet ja tietoturvan maksimiteholla varustettuina.
Verkko- ja tietoturvan tason nosto takaa, ettei liiketoiminta pysähdy teknisten ongelmien tai tietoturvauhkien vuoksi.
Marskidatan tarjoama ratkaisu oli juuri sitä, mitä Arbonaut haki: kokonaisvaltainen verkko- ja tietoturvapalvelu, joka suojaa sekä laitteita että käyttäjiä.
Arbonautille toteutettu hanke keskittyikin pääosin tietoturvatason nostoon. Ratkaisuun kuuluivat esimerkiksi tietoturvalisenssien käyttöönotto, kahdennetut palomuurit ja tietoturvaohjelmistolla suojatut palvelimet ja päätelaitteet. Käyttötukipalvelu ja IT-kumppanuus jatkuvat vielä projektin jälkeenkin.
Ratkaisun lopputuloksena Arbonaut saavutti huomattavan parannuksen tietoturvaansa. Yrityksen verkko- ja tietoturvan taso nostettiin uudelle tasolle takaamaan, ettei toiminta pysähdy teknisten ongelmien tai tietoturvauhkien vuoksi. Marskidatan tarjoama läpinäkyvyys ja hallittavuus antaa Arbonautille paremmat valmiudet reagoida mahdollisiin uhkiin nopeasti ja tehokkaasti.
Marskidatan asiantuntijoiden saatavuus ja valmius auttaa joka askeleella on tehnyt yhteistyöstä paitsi tehokasta, myös miellyttävää. Marskidata onnistui myös pysymään hyvin lisenssien vaatimassa aikataulussa – päivitysprojekti valmistui jopa hieman etuajassa, mikä vähensi stressiä entisestään.
– Minulla on yksi pääkontaktihenkilö Marskidatalla ja saan sovittua kaiken hänen kanssaan ilman ylimääräisiä kokouksia. Yhteistyö on nopeaa ja helppoa. Välillä työskentelemme tiiviisti yhdessä ja tuntuu jopa kuin olisimme samaa tiimiä, kertoo Vihavainen.
– Kuitenkin saamme tarvittaessa erikoisosaamista käyttöömme laajemminkin. Marskidatan kautta olen päässyt myös tapaamaan valmistajien edustajia, joilta olen saanut hyvää näkemystä meidän omien visioiden toteuttamiseen, Vihavainen toteaa.
– Suosittelisin Marskidataa muille yrityksille, jotka arvostavat korkeatasoista tietoturvaa ja hakevat mutkatonta asiantuntijuutta. Uskon, että saamme tulevatkin tietotekniset tarpeemme hoidettua Marskidatan kanssa, sillä kaikki on sujunut saumattomasti.
Ouneva Group on kansainvälinen teollisuuden sopimusvalmistaja ja tuotekehityskumppani, johon kuuluu kahdeksan yritystä. Yritysryhmä tunnetaan innovatiivisesta otteestaan, joustavista päätöksentekoprosesseistaan sekä tehokkaista tuotantomenetelmistään.
Ouneva Groupissa konesalipalveluita pyöritettiin aiemmin omin voimin ja omissa tiloissa, mutta laitteiston tullessa elinkaarensa päähän avautui tilaisuus tarkastella yritysryhmän kokonaistarpeita uudelleen. Tämän kokonaistarkastelun tuloksena Ouneva Group päätti siirtyä Marskidatan hallinnoiman jatkuvan konesalipalvelun piiriin.
Ulkoistettu konesalipalvelu on mahdollistanut sen, että ylläpidosta ja laitevalvonnasta ei enää tarvitse huolehtia oman väen voimin, sillä Marskidata hoitaa operatiiviset toimet. Nykyisellään laitekanta sijaitsee palveluntarjoajan tiloissa. Tämä on vapauttanut Ouneva Groupilta fyysiset tilat, palvelinsaliin liittyvät tekniset resurssit ja käsiparit, jotka toimintoihin olivat aiemmin sidotut.
Yhteinen käyttöönottoprojekti sai alkunsa helmikuussa 2023. Projektissa tehtiin huolellinen tarvekartoitus ja siirron vaatimat määrittelyt, jotta yliheitto voitiin toteuttaa hallitusti. Noin kymmenen kuukautta myöhemmin konesalitoiminnot olivat kokonaisuudessaan siirtyneet Marskidatan käsiin.
– Käymme jatkuvaa dialogia palveluista ja niiden kehittämisestä Marskidatan kanssa, Rönkkönen kertoo.
Palvelukokonaisuus sisältää konesalipalvelut ja niihin liittyvät aktiivilaitteet. Mukana yhteistyössä oli projektipäällikön lisäksi noin viiden hengen tekninen tiimi Marskidatalta.
– Olimme tilanteessa, jossa nykyisten järjestelmiemme elinkaari oli tulossa tiensä päähän. Olisimme joka tapauksessa investoineet uuteen konesaliin – nyt vain siirryimme samalla palvelumalliin, jotta pääsemme jatkossa myös ylläpitotyöstä, Rönkkönen jatkaa.
Vanha, omissa tiloissa sijainnut konesali vaati paljon ylläpitoa ja poiki runsaasti tukipyyntöjä. Marskidatan palvelumallin myötä Ouneva Group on voinut paremmin kohdentaa ICT-henkilöstön resursseja liiketoiminnan tukemiseen.
– Koko projektin idea kiteytyi siihen, että meille ei synny lisäarvoa siitä, että teemme kaiken itse. Arvostamme kumppanimme tarjoamaa palvelua, Rönkkönen sanoo.
– Yhteistyö Marskidatan kanssa on vapauttanut meiltä aikaa ja jakanut vastuuta. Onkin tärkeää yrityksen toiminnan jatkuvuuden kannalta, että näin kriittisen palvelun takana on hyvin resursoitu tiimi ja vahvaa osaamista. Parannus on merkittävä, ei ainoastaan oman työarkeni kannalta, vaan myös riskienhallinnan näkökulmasta, kertoo Rönkkönen.
– Yhteistyön myötä sekä kyber- että fyysinen turvallisuus on nyt paremmalla tasolla, ja palvelumalli tuo myös uudenlaista turvaa palveluiden jatkuvuuteen.
– Halusimme keskittyä ydinliiketoimintaan. Luotettava kumppanuus Marskidatan kanssa on auttanut meitä tässä, ja yhteistyö on sujunut hyvin. He hoitivat asennukset ja käyttöönoton puolestamme.
Ulkoistetun ratkaisun positiivisiin puoliin Rönkkönen luettelee jatkuvuuden, varmuuden, turvallisuuden, yhteistyön helppouden ja taloudellisen ennakoitavuuden. Myös budjetointi on ollut helppoa, kun kiinteät kulut ovat tiedossa.
– Kyllähän minä suosittelen Marskidataa konesalipalvelun kumppaniksi, sillä me olemme olleet tyytyväisiä, Rönkkönen toteaa.
Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksissä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla. Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?
Katsotaanpa hieman, mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen, Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä, ja tässä aiheessa ehkä pakollinen tekninen jargon, sulassa sovussa.
Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?
Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa jokaisella käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.
Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.
Voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X-autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.
Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan, myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Ja meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista. Halutessaan asiakkaalla on myös mahdollista lunastaa laitteen kiintolevy itselleen sopimuskauden lopuksi.
Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat jne. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää, että satut laitteen vieressä seisomaan, kun siihen joku tulostaa, ja paperi on luettavissasi. Tapahtui tämä lukeminen sitten vahingossa, tai tarkoituksella pahantahtoisesti.
Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon. Tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online- tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.
Sama uniFLOW / uniFLOW Online -järjestelmä myös huolehtii laitteen lukituksesta, joten kukaan ulkopuolinen ei pääse laitteeseen ja sen asetuksiin tai lokitietoihin käsiksi. Tämä on usein verrattavissa jo suurelta osin tietokoneisiin ja niissä itsestäänselvyytenä olevaan salasanalla lukitukseen.
Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.
Monissa yrityksissä edelleen skannataan sähköpostiin suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Palvelimen avoimen käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spammin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille. Operaattorit myös näitä palvelimia lakkauttavat kokonaan.
Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamiseen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoftin M365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Kun tämän tilin määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti. Laitteen asetuksiin on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi esimerkiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostit.
Myös Canonin ja uniFLOW:n sekä uniFLOW Online:n tarjoamat muut skannaustyönkulut auttavat suuresti asiassa, konfiguroidut työnkulut ennalta määriteltyihin sijainteihin (OneDrive for Business, SharePoint Online- kirjasto jne.) ohjaavat automaattisesti skannaukset oikeaan, lopulliseen, sijaintiinsa. Ja ennen kaikkea kaikki mahdolliset välitallennuspaikat jäävät pois, eikä tiedostoja tai näiden eri versioita ole useassa eri paikassa.
Mieti hetki, toteutuuko jokin näistä asioista yrityksessäsi, ja voisiko asialle jotain tehdä:
Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.
Lakan Betoni -konserni on kotimainen vuonna 1965 perustettu perheyritys, joka tuottaa kiviainespohjaisia rakennustarvikkeita ja niihin liittyviä palveluita. Lakka-tuoteperheeseen kuuluvat mm. kivitalot, harkot, pihakivet, laastit ja elementit. Lakan Betoni Oy:n liikevaihto on noin 33 miljoonaa euroa ja se työllistää yli 90 henkilöä.
Syksyllä 2023 oli kulunut kaksi vuotta aikaa edellisestä Lakan Betonin tietoturva-auditoinnista. ICT-vastaava Kimmo Hassinen ymmärsi, että tietoturvavaatimusten kehittyessä jatkuvasti, oli jälleen korkea aika tietoturvan nykytilan tarkastelulle.
Kimmo Hassinen ja talousjohtaja Martti Saatsi vertailivat vaihtoehtoja. Betonituotteisiin keskittyvässä valtakunnallisessa perheyrityksessä panostetaan tietoturvaan, mutta resurssit laajempaan työhön tarvitaan ulkopuoliselta kumppanilta.
Marskidatan tarjoama Microsoft 365Health Check vaikutti vertailluista vaihtoehdoista kokonaisvaltaisimmalta. Palvelun avulla Lakan Betoni saisi selville, minkälaisessa kunnossa heidän tietoturvansa oli. Mikä parasta, auditoinnin tekisi henkilö, ei pelkkä automatiikka tai robotiikka.
Marskidatan palvelussa asiantuntija ottaa etäyhteyden asiakkaan Microsoft 365-ympäristöön ja tarkastaa sieltä manuaalisesti noin 160 kohdetta. Lopputuotoksena asiakas saa hyvin laajan raportin tietoturvansa nykytilasta.
–Annoimme vain tunnukset, Marskidata teki kaiken työn. Meni tosi helposti - meiltä ei tarvittu mitään, toteaa Hassinen.
Yhteistyö lähti käyntiin aloituspalaverista. Pian tämän jälkeen Marskidata aloitti työnsä huomaamattomasti taustalla - parin viikon päästä oli jo valmista. Loppuraportin läpikäyntiin varattiin aika kuukauden päähän aloituspalaverista.
Raportissa eritellään tarkastellut kohteet kolmeen osa-alueeseen:
Yhteenveto tietoturvahavainnoista käytiin läpi yhdessä.
– Siinä käytiin rivi riviltä läpi löydökset ja kerrottiin mitä kannattaa tehdä, kertoo Hassinen.
– Löydökset olivat aiheellisia, mutta ei yllättäviä, sillä aina löytyy jotain. Näin laajassa mittakaavassa emme kuitenkaan olisi itse pystyneet löytämään kaikkia korjauskohteita, hän jatkaa.
Marskidata tuotti lisäksi roadmapin eli kehityssuunnitelman Lakan Betonin tueksi. Suunnitelmassa esitettyjen kehityskohteiden lopullinen priorisointi ja toteutus jää Lakan Betonille, mutta käytännönläheinen suunnitelma madaltaa toteuttamisen kynnystä.
– Marskidata antoi meille yhteenvedon auditoinnin korjauskohteista ja saimme kehityspolun käyttöömme. Nyt päätämme, mihin palveluihin pyydämme Marskidatalta apua ja mitkä korjataan omin voimin, kertoo Saatsi.
Erityisesti tänä päivänä, kun on tietojen kalastelu ja tietoturvahyökkäykset ovat lisääntymään päin, on tärkeää, että yritykset ottavat tietoturvansa jatkuvan ylläpidon vakavasti.
– Pari vuotta sitten yrityksissä on voitu vielä ajatella, että tämä ei kiinnosta tai koske meitä. Mutta tänä päivänä sen on pakko kiinnostaa. Pientenkin yritysten tiedot kiinnostavat kalastelijoita, jos liiketoimintakriittistä dataa on saatavilla. Rikolliset kalastelijat voivat myös käyttää pieniä yrityksiä linkkeinä päästäkseen käsiksi heidän kumppaneihin - hyökkäyksissä voi olla pitkiäkin ketjuja, kertoo Marskidatan asiantuntija.
–Suosittelen kyllä Marskidataa. Saimme säännöllisesti väliaikatietoja, joten olimme koko ajan tilanteen tasalla projektissa - missään vaiheessa ei ollut epäselvyyksiä. Jos haluat kartoituksen mahdollisimman helposti, tämä on tarkoituksenmukainen vaihtoehto, kertoo Hassinen.
Lakan Betonissa koettiin, että Marskidata toteutti Health Checkin juuri sellaisena, kuin lupasivat. Projekti oli hyvin johdettu, yhteistyö oli sujuvaa ja sopivat asiantuntijat olivat mukana. Palvelu sujui nopeasti ja ilman, että Lakan Betonin resursseja vaadittiin.
–Projekti hoidettiin napakasti ja asiantuntevasti. Huomasimme, että vaikka olisi jo ennestään tuttu IT-kumppani, on oikeastaan hyvä idea tehdä auditointi uuden kumppanin kanssa, sillä uusin silmin saattaa huomata eri asioita, Saatsi lisää.
Marskidata on tuottanut tekniselle suunnittelu- ja konsultointiyhtiö Rejlersille ServiceDesk-palvelua toukokuusta 2022 lähtien. Palvelu on tuonut Rejlersin saataville IT-tukea joustavammilla kellonajoilla kuin mitä yritys olisi omalla väellä pystynyt toteuttamaan. Ennen kaikkea, ulkoistettu tukipalvelu on tuonut kasvavalle yritykselle mahdollisuuden valjastaa oma IT-tiiminsä kehitystyöhön.
– Kun otimme käyttöön ServiceDesk-palvelun, meillä oli Suomessa 1100 työntekijää ja toimistoja 26 eri paikkakunnalla, kertoo Atte Saarnela, CIO Rejlersillä.
– Lähitukea tarjottiin vain viidessä toimistossa, joten etätuki oli meille erittäin tärkeää. Päätimme keskittää tuen ServiceDeskille, joka kykeni auttamaan etänä. Palvelu on tuonut meille selkeitä etuja, kuten nopeampaa ongelmien ratkaisua, tehokkuuden lisääntymistä ja ennaltaehkäisevää tukea. Tämä puolestaan auttaa meitä keskittymään omaan liiketoimintaamme, Saarnela kertaa.
Ennen ServiceDesk-ratkaisun käyttöönottoa, Rejlersissä oli pyritty hoitamaan kaikki tietotekniset tarpeet pienellä sisäisellä IT-tiimillä. Resursointi oli alun perin suunniteltu, kun yritys oli vielä pienehkö kooltaan.
Sitten yrityksen liiketoiminta kasvoi, tuoden mukanaan lisää tietoteknisiä tarpeita ja haasteita. Kasvun myötä Rejlersissä huomattiin, että oma tiimi ei kyennytkään enää vastaamaan kasvaviin tarpeisiin tehokkaasti, eikä toisaalta ollut järkevääkään hoitaa kaikkea itse. Rejlersin tavoitteena oli keskittää oma IT-tiimi kehitysprojekteihin ja muihin vaativiin tehtäviin, ja siksi he päättivät etsiä ulkopuolista kumppania IT-tukitoiminnolle.
– Halusimme varmistaa, että IT-tuki olisi meidän henkilöstömme saatavilla jo aamuseitsemästä alkaen. Ulkopuolisen palveluntarjoajan etuna olisi siis myös tukipalvelun kellonaikojen laajeneminen, kertoo Saarnela ajatuksista IT-tuen ulkoistamisen taustalla.
Kilpailutuksessa Marskidatan tarjous ServiceDesk-ratkaisusta osoittautui voittajaksi. Yhteistyösuhde oli heti alkuun vahva.
Heti alusta alkaen Marskidata otti aktiivisen ja vahvan roolin ServiceDeskin käyttöönotossa ja he toivat mukanaan arvokasta osaamista. Sopimuksesta käyttöönottoon päästiin harvinaisen reippaassa tahdissa, kahdessa kuukaudessa.
– Tärkein etu oli, että he tunsivat meidät jo ja heidän avullaan saimme asioita etenemään ilman turhaa byrokratiaa. Vastaan tulevat ongelmat käsiteltiin yksi kerrallaan ja pääsimme nopeasti alkuun, toteaa Saarnela. – Yhteistyö Marskidatan kanssa on sujunut erinomaisesti.
– Halusimme pikaisesti tarjota ihmisille keskitetyn kanavan, missä ottaa yhteyttä ja saada apua ongelmiinsa. Aiemmin yhteydenotot tulivat moniin eri paikkoihin, ja tiketit jäivät odottamaan käsittelyä.
– Käsittelemme monenlaista tietoa kymmenien järjestelmien avulla ja IT-ympäristömme on monimutkainen. Työkalujen tarve vaihtelee viikoittain ja hyvä etätuki on välttämätön, sillä tarvitessaan apua, asiantuntijamme työskentelevät myös toimiston ulkopuolella asiakkaiden luona Suomessa ja ulkomailla. Tämä asettaa haasteita tukipalvelumallille mutta Marskidata on kyllä onnistunut vastaamaan haasteeseen, sanoo Saarnela.
ServiceDeskin käyttöönotto ensisijaisena yhteydenottokanavana on vapauttanut työaikaa Rejlersin IT-tiimissä.
– Sisäisen IT-tiimin rooli on muuttunut pelkästä tukitoiminnosta siihen, että voimme osallistua myös kehitystyöhön. Se on helpottanut arkea, kun monet asiat pyörivät ilman, että joudumme itse ratkaisemaan ongelmia. Myös lomakausi oli aiemmin hankala, mutta nyt voimme olla lomalla samanaikaisesti, kun asiat hoituvat, Saarnela kertoo.
– Kun halutaan muuttaa sisäistä roolia ja ottaa enemmän vastuuta, ensimmäinen askel on luopua jostakin tehtävästä.
Marskidatan ServiceDesk-palvelu ei rajoitu pelkästään ongelmien ratkaisuun, vaan pyrkii myös ennaltaehkäisemään niitä tarjoamalla tarvittaessa koulutusta. Rejlersillä tämä on vähentänyt ongelmien toistumista ja säästänyt aikaa ja resursseja. Marskidata on myös pyytänyt perehdytystä tiettyihin teemoihin, jotta osaavat jatkossa palvella paremmin. Tätä on Rejlersissä arvostettu.
Marskidatan hallinnoima tiketöintijärjestelmä mahdollistaa nopean ja tehokkaan ongelmien ratkaisemisen, kirjaamisen ja seurannan. Järjestelmällinen tiketöinti auttaa myös varmistamaan, että kaikki avoimet asiat varmasti tulevat hoidetuiksi.
– Meidän ServiceDeskimme on asiakkaiden ensisijainen palvelukanava, jossa asiantuntijamme tarjoavat apua monenlaisissa IT-tuen asioissa. Kun asiakkaillamme on yksittäisiä ongelmia, pyrimme selvittämään, onko tarvetta järjestelmällisemmälle koulutukselle, jotta vastaavia ongelmia ei tulisi jatkuvasti lisää samasta syystä. Pystymme palvelemaan myös suurikokoisia yrityksiä, kertoo Marskidatan toimitusjohtaja Petri Eronen.
ServiceDeskin kätevien ja monipuolisten yhteydenottokanavien tarjoaminen ongelmatilanteissa on myös vähentänyt käyttäjien turhautumista.
ServiceDesk-palveluun kuuluu myös uusien laitteiden toimitus, ohjelmien asentaminen, tietokoneiden elinkaaren aikainen kierrätyspalvelu, pientarviketilaukset ja palveluportaali. Rejlersissä tämäkin kokonaisuus on koettu varsin hyödylliseksi.
Saarnela kiittelee erityisesti kierrättämisen mahdollisuutta:
– Kun työntekijöitä vaihtuu, vanhat laitteet palautetaan ja uusi työntekijä saa käyttöönsä vähän käytetyn koneen. Tällainen kierrättäminen on ympäristölle aina parempi vaihtoehto kuin uuden koneen hankinta.
Rejlersiä ja Marskidataa yhdistää yhteinen halu kehittyä ja kehittää palvelua. Saarnela on tyytyväinen palvelun jatkuvuuteen. Avainkontakteissa ei ole ollut suurta vaihtuvuutta ja on selkeää, kehen ottaa yhteyttä. Marskidata on aina ollut valmis ottamaan kaikki ongelmat työstettäväksi.
– Marskidatan kontaktihenkilöiden kanssa on ollut helppoa asioida ja saada yhteisymmärryksessä asioita tehtyä. Toiminnassa ei törmätä esteisiin, vaan keskitytään olennaiseen ja toimivaan yhteistyöhön.
Rejlersin ja Marskidatan toimivan yhteistyön taustalla onkin ennen kaikkea tunne siitä, että asiointi on helppoa asiassa kuin asiassa.
– Kun haluamme kehittää jotakin, päätöksenteko on nopeaa. Pidämme siitä, että kumppanimme on juuri sopivan kokoinen - matalahierarkinen organisaatio antaa sen edun, että asioissa ei törmätä byrokratiaan. Palvelua pystytään kehittämään ketterästi, Saarnela toteaa.
– Yhteistyö meidän ja Marskidatan välillä toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin: me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.
Itä-Suomen Liikuntaopistossa käynnistyi 2020-luvun alussa massiivinen, sisäisen kehitystyö. Organisaatiomuutosten ja prosessien päivitystarpeen myötä myös strateginen digikehittäminen sai tuulta alleen, jonka seurauksena ensimmäinen konkreettinen digiharppaus olikin sisäisen viestinnän parantaminen intran avulla. Liikuntaopiston ja Marskidatan yhteistyö oli kuitenkin käynnistynyt jo useampi vuosi sitten.
– Meillä on ollut IT-kumppanuus Marskidatan kanssa jo pidemmän aikaa, joten he ovat jo aiemmin olleet meidän digitaalisen infrastruktuurin kehittämisen pääyhteistyökumppani, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.
Kun Itä-Suomen Liikuntaopiston kehitystarpeet oli tunnistettu, ajatus intrasta nousi esiin Marskidatan ehdottamassa modernin työn palaverissa.
– Me kyllä innostuimme heti heidän esittelemästään Sharepoint Online -ratkaisusta. Kartoitimme jonkin verran muitakin yrityksiä, että millaista palvelua he tähän liittyen tarjoavat, mutta päädyimme kuitenkin todella nopeasti Marskidatan ratkaisuun, kuvailee Hiltunen projektin alkua.
Itä-Suomen Liikuntaopiston intraprojekti käynnistyi Marskidatan vetämillä suunnittelutyöpajoilla, joissa käytiin läpi kokonaiskuva sekä ideoitiin uuden intran rakenne. Tämän jälkeen käynnistyi teknisen toteutuksen vaihe, jonka aikana Marskidatan asiantuntija toteutti suunnitellun rakenteen SharePoint Online -alustalle. Myös liikuntaopiston organisaation sisällöntuottajat saivat koulutusta alustan käyttöön.
– Käytännössä Marskidata loi meille kehykset, joihin me itse täytimme sisällön. Meidän organisaatiostamme projektissa mukana oli noin puolenkymmentä henkilöä, ja sisällöntuotantovaiheeseen erityisesti tarvitsimme myös eri sisältöalueiden asiantuntijoita mukaan, kertoo Hiltunen projektin työnjaosta.
Sisällöntuotannon tueksi Marskidata järjesti myös vapaamuotoisia sisällöntuotannon tukihetkiä Teamsin välityksellä, johon projektia eteenpäin vievät sisällöntuottajat liikuntaopiston organisaatiosta saivat tulla kyselemään sisältötyössä eteen tulleista teemoista.
– Nämä tukihetket olivat kyllä hyviä ja Marskidata muutenkin hyvin tavoitettavissa apuun aina tarpeen mukaan. Itse olin päävastuussa projektista, ja silloin kun törmäsin johonkin tekniseen haasteeseen, niin pystyin laittamaan Marskidatan asiantuntijalle Teamsissa viestiä. Osa asioista selvitettiin muutamalla viestillä ja joihinkin sovittiin 15 minuutin ylimääräinen palaveri, jonka jälkeen pääsin aina jatkamaan työtä intran parissa. Joustoa Marskidatalta siis löytyi projektin aikana hienosti, kertaa Hiltunen.
Kaiken kaikkiaan Itä-Suomen Liikuntaopiston intran toteuttaminen kesti vajaan neljä kuukautta, kun projekti käynnistyi joulukuussa ja valmistui maaliskuun lopussa.
– Projekti kokonaisuudessaan tuntui selkeältä ja koko toteutus valmistui täysin aikataulussa. Olimme käyneet kokonaisuuteen sisältyvät työvaiheet ennakkoon hyvin läpi, joten tiesimme mitä on luvassa, mitä meidän tulee tehdä itse ja kuinka paljon työtä se vaatii, Hiltunen toteaa.
Täysin yllätyksettä projektin läpivienti ei toteutunut, mutta Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan eteen tulleet muutokset eivät aiheuttaneet haasteita.
– Aikataulu ja tietyt välivaiheet sovittiin koko intraprojektin ajalle jo heti joulukuussa, mutta niitä jouduttiin hieman järjestelemään uudelleen minun työtehtävissäni tapahtuneiden muutosten vuoksi. Marskidata suhtautui muutoksiin varsin joustavasti, eikä tästä aiheutunut ongelmia. Lisäksi projektin alkuvaiheilla Marskidatan tekninen asiantuntija vaihtui, mutta sekään ei haitannut meidän työskentelyämme, vaan uusi asiantuntija tuli mukaan työhön ongelmitta, kehuu Hiltunen Marskidatan toimintaa.
Itä-Suomen liikuntaopiston kokemuksen mukaan intran tekninen toteuttaminen ja sisältöjen syöttäminen oli yksinkertaista, kun taas todellinen haaste piilee uuden työkalun tuomisessa henkilöstön arkeen.
– Koska meillä ei aikaisemmin ollut intraa, arvioin alun perin, että projektin valmistumisen ja intran julkaisun jälkeen menee pari kuukautta, kunnes henkilöstö oppii sitä käyttämään. Nyt aikaa on kulunut sen verran, ja huomaan, että aikaa tähän kuluu kyllä enemmän – ehkä puolisen vuotta?
Intran toimivuuden kannalta onkin oleellista, että sieltä löytyvä tieto on paikkansapitävää. Itä-Suomen Liikuntaopiston tapauksessa tämä on tarkoittanut sitä, että joidenkin työntekijöiden työtehtäviin on sisällytetty intran sisällön ylläpitoon liittyviä vastuita.
– Mitään varsinaista vastarintaa emme ole omassa organisaatiossamme havainneet, mutta meillä projektia toteuttaneilla henkilöillä on kyllä kiistatta tärkeä rooli muun henkilöstön ohjaamisessa kerta toisensa jälkeen intran pariin. Suurin haaste on se, että ihmisillä on tiettyjä rutiineja, miten he toimivat eri ympäristöissä. Rutiinien ja olemassa olevien tapojen muuttaminen on aina aikaa vievää, sillä on monimutkaista saada ihmisiä luottamaan uuteen toimintatapaan, kuvailee Hiltunen muutosprosessia organisaation sisällä.
Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan julkaisun jälkeen intran kohdalla suurin riski on se, ettei sitä ylläpidetä ja jo vuodessa vanhentuneen tiedon päältä voikin sitten pyyhkiä pölyjä. Intran henkiinjäämiskamppailun kannalta on siis oleellista pitää huolta, että organisaatiosta löytyvät prosessit sisällön päivittämisen roolituksista. Tämän lisäksi uusi viestintäkanava on tärkeä nostaa oikeaan rooliinsa – keskelle arjen työtä ja viestintää.
– Marskidatan palvelua ylipäätään luonnehtisin joustavaksi ja käytännönläheiseksi. Meidän yhteyshenkilömme heidän päässään on Henri, ja vaikka hänellä työnsä puolesta onkin usein myyntihousut jalassa, niin aina hän miettii meidän viitekehystämme siitä näkökulmasta, mikä on meille järkevää ja kannattavaa, kertoo Hiltunen yhteistyöstä Marskidatan kanssa.
Itä-Suomen Liikuntaopiston digikehityksen seuraava askel tulee todennäköisesti olemaan pelikirjaprosessi, jonka aikana organisaatiossa linjataan virallisesti esimerkiksi eri kanavien käytöstä, dokumenttien säilyttämisestä ja päivittämisestä tai vaikkapa henkilöstön tavoitettavuusajoista. Työtapoja kirkastavan pelikirjan luominen on myös erittäin hyvä paikka osallistaa henkilöstöä, jolloin kaikki pääsevät vaikuttamaan yhdessä sovittaviin pelisääntöihin.
– Suosittelen kyllä Marskidataa IT-kumppaniksi. Meillä yhteistyö toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin, me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, hän tiivistää lopuksi.
