Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Tietoturva-asiat ovat alati tarkemmassa syynissä alalla kuin alalla. Yritykset ympäri maailman painivat tähän liittyvien asioiden kera, ja usein yrityksissä huomioidaan palvelimet, työasemat, kannettavat, mobiililaitteet sekä verkkopuolen päätelaitteet jo hyvällä tasolla. Mutta entäpä perinteistä paperia ulos puskevat, sekä papereita maailmalle digitaaliseen muotoon lähettävät, tulostin- ja monitoimilaitteet?

Katsotaanpa hieman, mitä me Marskidatalla voimme tarjota teille tietoturvaan liittyen, Canonin laitteiden ja tulostuksenhallinnan kera. Pyritään pitämään tässä maanläheinen termistö, sekä joitakin miellyttävä, ja tässä aiheessa ehkä pakollinen tekninen jargon, sulassa sovussa.

Laitteiden tietoturva

Kuten mainittua, usein yrityksissä tietoturvan kannalta itsestään selvät laitteet, kuten työasemat ja kannettavat, on jo suojattu hyvällä tasolla uhilta. Mutta entäpä tulostuslaitteiden ja niiden käyttämisen tietoturva ja salaukset?

Laitteidemme turvasta ja salauksesta huolehtii TPM-turvapiiri, sekä AES-256-salauksella suojattu kiintolevy. Laitteissa on myös mahdollista laittaa käyttöön McAfeen suojattu käynnistys, jolloin laite tarkastaa jokaisella käynnistyksellä tietojen muuttumattomuuden ja laitteeseen asennettujen sovellusten ennallaan olon. Tällä varmistutaan siltä, että laitteen tietoihin ei ole puututtu tai haittaohjelmia sinne asennettu.

Perustoimintoihin kuuluu myös muun muassa laitteen käytön lokitietojen piilottaminen, jotta kuka tahansa laitteelle pääsevä ei pysty niitä katselemaan.

Voimme myös määritellä laitteille käyttöön IEEE802.1X-autentikoinnin, jonka avulla varmistetaan, että ainoastaan ennalta määritellyt autentikoidut laitteet voivat liittyä yrityksen verkkoon.

Marskidatalla laitteiden käsittelyssä huomioimme tietoturvan, myös esimerkiksi vaihtamalla laitteen pääkäyttäjän tunnukset aina pois oletusarvoistaan. Ja meille palautuvat laitteet tyhjennämme aina ensi tilassa tehdasasetuksille kaikista asiakasasetuksista. Halutessaan asiakkaalla on myös mahdollista lunastaa laitteen kiintolevy itselleen sopimuskauden lopuksi.

Tietoturvaa tulostamiseen

Yksi käytännönläheisimpiä esimerkkejä tietoturvan pettämisestä tulostuksia tehdessä, on tulostaminen yhteiselle tai yhteistilassa olevalle tulostimelle, kun et ole itse laitteen ääressä. Esimerkkinä yritysten aulat, käytävätilat, asiakkaiden odotustilat jne. Tällöin luottamukselliseen tietoon käsiksi pääseminen ei kummoisia hakkerin taitoja vaadi. Riittää, että satut laitteen vieressä seisomaan, kun siihen joku tulostaa, ja paperi on luettavissasi. Tapahtui tämä lukeminen sitten vahingossa, tai tarkoituksella pahantahtoisesti.

Voi olla myös, että yrityksessä on paljon tulostimia ja liikut paljon. Tällöin käyttäessäsi perinteistä tulostusta, sinun pitäisi tulostaessasi huomioida aina mille laitteelle olet tulostamassa. Aiemmissakin blogeissamme mainituilla uniFLOW- ja uniFLOW Online- tulostuksenhallintasovelluksilla voimme määritellä kaikille käyttäjille käyttöön ainoastaan yhden tulostimen, ja tähän tulostetut työt voidaan tietoturvallisesti hakea miltä vain yrityksen laitteelta. Oli laitteita sitten kaksi, tai vaikkapa sata kappaletta. Luonnollisesti tuloste ilmestyy paperille vasta kun sen omistaja on tunnistautumisen kautta laitteen äärellä sitä noutamassa. Tällöin puhutaan tietysti, jo mukavissa määrin yleistyvästä, turvatulostuksesta.

Sama uniFLOW / uniFLOW Online -järjestelmä myös huolehtii laitteen lukituksesta, joten kukaan ulkopuolinen ei pääse laitteeseen ja sen asetuksiin tai lokitietoihin käsiksi. Tämä on usein verrattavissa jo suurelta osin tietokoneisiin ja niissä itsestäänselvyytenä olevaan salasanalla lukitukseen.

Skannauksen tietoturva

Monitoimilaitteet tarjoavat monia eri tapoja ja protokollia dokumenttien skannaukseen sähköiseen muotoon. Perinteinen sähköpostiin skannaus on kuitenkin edelleen se ylivoimaisesti suosituin ja yleisin tapa skannata. Tässäkin on, etenkin nykyään, toki huomioitavia asioita tietoturvan kannalta, joten tässä niitä muutamia.

Monissa yrityksissä edelleen skannataan sähköpostiin suoraan oman operaattorin autentikoimattoman ja salaamattoman palvelimen kautta. Tämä on kuitenkin tietoturvan kannalta se varmasti turvattomin tapa asia tehdä. Palvelimen avoimen käytön vuoksi nämä sähköpostipalvelimet ovat myös roskapostittajien suosiossa. Tämä näkyy toisinaan skannauksen toimimattomuutena, kun maailmalla ko. palvelin suuresta spammin määrästä johtuen päätyy estettyjen palvelimien listoille. Operaattorit myös näitä palvelimia lakkauttavat kokonaan.

Vahva suositus tähän on nykypäivänä käyttää skannaamiseen jotain autentikoinnin vaativaa palvelua / palvelinta, yleisin tähän on Microsoftin M365. Yrityksen M365-portaaliin on siis vahva suositus tehdä yksi käyttäjätili näitä monitoimilaitteiden sähköpostilähetyksen autentikointeja varten. Kun tämän tilin määrittelemme monitoimilaitteelle, tulee sähköpostin lähetykseen käyttöön autentikointi, sekä TLS- salaus, joten tietoturva skannauksessa paranee heti. Laitteen asetuksiin on myös mahdollista asettaa sallituiksi vastaanottajiksi esimerkiksi ainoastaan yrityksen omat sähköpostit.

Myös Canonin ja uniFLOW:n sekä uniFLOW Online:n tarjoamat muut skannaustyönkulut auttavat suuresti asiassa, konfiguroidut työnkulut ennalta määriteltyihin sijainteihin (OneDrive for Business, SharePoint Online- kirjasto jne.) ohjaavat automaattisesti skannaukset oikeaan, lopulliseen, sijaintiinsa. Ja ennen kaikkea kaikki mahdolliset välitallennuspaikat jäävät pois, eikä tiedostoja tai näiden eri versioita ole useassa eri paikassa.

Yhteenveto

Mieti hetki, toteutuuko jokin näistä asioista yrityksessäsi, ja voisiko asialle jotain tehdä:

Yhteenvetona, kaikista mahdollisista tulostuksen ja skannauksen tietoturvauhista ja niiden ratkaisuista kirjoittaminen olisi useammankin blogitekstin mittainen tarina, mutta jos tämä herätti mitään arveluita tai mielenkiintoa oman yrityksen edellä mainittujen asioiden hoidossa, niin olettehan rohkeasti meihin yhteydessä.

Health Checkissä auditoinnin tekee asiantuntija, ei botti

Lakan Betoni -konserni on kotimainen vuonna 1965 perustettu perheyritys, joka tuottaa kiviainespohjaisia rakennustarvikkeita ja niihin liittyviä palveluita. Lakka-tuoteperheeseen kuuluvat mm. kivitalot, harkot, pihakivet, laastit ja elementit. Lakan Betoni Oy:n liikevaihto on noin 33 miljoonaa euroa ja se työllistää yli 90 henkilöä.

Syksyllä 2023 oli kulunut kaksi vuotta aikaa edellisestä Lakan Betonin tietoturva-auditoinnista. ICT-vastaava Kimmo Hassinen ymmärsi, että tietoturvavaatimusten kehittyessä jatkuvasti, oli jälleen korkea aika tietoturvan nykytilan tarkastelulle.

Kimmo Hassinen ja talousjohtaja Martti Saatsi vertailivat vaihtoehtoja. Betonituotteisiin keskittyvässä valtakunnallisessa perheyrityksessä panostetaan tietoturvaan, mutta resurssit laajempaan työhön tarvitaan ulkopuoliselta kumppanilta.

Marskidatan tarjoama Microsoft 365Health Check vaikutti vertailluista vaihtoehdoista kokonaisvaltaisimmalta. Palvelun avulla Lakan Betoni saisi selville, minkälaisessa kunnossa heidän tietoturvansa oli. Mikä parasta, auditoinnin tekisi henkilö, ei pelkkä automatiikka tai robotiikka.

Marskidatan palvelussa asiantuntija ottaa etäyhteyden asiakkaan Microsoft 365-ympäristöön ja tarkastaa sieltä manuaalisesti noin 160 kohdetta. Lopputuotoksena asiakas saa hyvin laajan raportin tietoturvansa nykytilasta.

–Annoimme vain tunnukset, Marskidata teki kaiken työn. Meni tosi helposti - meiltä ei tarvittu mitään, toteaa Hassinen.

Aloituspalaverista roadmapiin muutamassa viikossa

Yhteistyö lähti käyntiin aloituspalaverista. Pian tämän jälkeen Marskidata aloitti työnsä huomaamattomasti taustalla - parin viikon päästä oli jo valmista. Loppuraportin läpikäyntiin varattiin aika kuukauden päähän aloituspalaverista.

Raportissa eritellään tarkastellut kohteet kolmeen osa-alueeseen:

Yhteenveto tietoturvahavainnoista käytiin läpi yhdessä.

– Siinä käytiin rivi riviltä läpi löydökset ja kerrottiin mitä kannattaa tehdä, kertoo Hassinen.

– Löydökset olivat aiheellisia, mutta ei yllättäviä, sillä aina löytyy jotain. Näin laajassa mittakaavassa emme kuitenkaan olisi itse pystyneet löytämään kaikkia korjauskohteita, hän jatkaa.

Marskidata tuotti lisäksi roadmapin eli kehityssuunnitelman Lakan Betonin tueksi. Suunnitelmassa esitettyjen kehityskohteiden lopullinen priorisointi ja toteutus jää Lakan Betonille, mutta käytännönläheinen suunnitelma madaltaa toteuttamisen kynnystä.

– Marskidata antoi meille yhteenvedon auditoinnin korjauskohteista ja saimme kehityspolun käyttöömme. Nyt päätämme, mihin palveluihin pyydämme Marskidatalta apua ja mitkä korjataan omin voimin, kertoo Saatsi.

Health Check suojaa liiketoimintakriittiset tiedot kalastelijoilta

Erityisesti tänä päivänä, kun on tietojen kalastelu ja tietoturvahyökkäykset ovat lisääntymään päin, on tärkeää, että yritykset ottavat tietoturvansa jatkuvan ylläpidon vakavasti.

– Pari vuotta sitten yrityksissä on voitu vielä ajatella, että tämä ei kiinnosta tai koske meitä. Mutta tänä päivänä sen on pakko kiinnostaa. Pientenkin yritysten tiedot kiinnostavat kalastelijoita, jos liiketoimintakriittistä dataa on saatavilla. Rikolliset kalastelijat voivat myös käyttää pieniä yrityksiä linkkeinä päästäkseen käsiksi heidän kumppaneihin - hyökkäyksissä voi olla pitkiäkin ketjuja, kertoo Marskidatan asiantuntija.

Projekti oli helppo, nopea ja hyvin johdettu

–Suosittelen kyllä Marskidataa. Saimme säännöllisesti väliaikatietoja, joten olimme koko ajan tilanteen tasalla projektissa - missään vaiheessa ei ollut epäselvyyksiä. Jos haluat kartoituksen mahdollisimman helposti, tämä on tarkoituksenmukainen vaihtoehto, kertoo Hassinen.

Lakan Betonissa koettiin, että Marskidata toteutti Health Checkin juuri sellaisena, kuin lupasivat. Projekti oli hyvin johdettu, yhteistyö oli sujuvaa ja sopivat asiantuntijat olivat mukana. Palvelu sujui nopeasti ja ilman, että Lakan Betonin resursseja vaadittiin.

–Projekti hoidettiin napakasti ja asiantuntevasti. Huomasimme, että vaikka olisi jo ennestään tuttu IT-kumppani, on oikeastaan hyvä idea tehdä auditointi uuden kumppanin kanssa, sillä uusin silmin saattaa huomata eri asioita, Saatsi lisää.


Health Checkissä auditoimme

Rejlers valitsi Marskidatan kilpailutuksessa: Oma IT-tiimi sai keskittyä kehitystyöhön

Marskidata on tuottanut tekniselle suunnittelu- ja konsultointiyhtiö Rejlersille ServiceDesk-palvelua toukokuusta 2022 lähtien. Palvelu on tuonut Rejlersin saataville IT-tukea joustavammilla kellonajoilla kuin mitä yritys olisi omalla väellä pystynyt toteuttamaan. Ennen kaikkea, ulkoistettu tukipalvelu on tuonut kasvavalle yritykselle mahdollisuuden valjastaa oma IT-tiiminsä kehitystyöhön.

– Kun otimme käyttöön ServiceDesk-palvelun, meillä oli Suomessa 1100 työntekijää ja toimistoja 26 eri paikkakunnalla, kertoo Atte Saarnela, CIO Rejlersillä.

– Lähitukea tarjottiin vain viidessä toimistossa, joten etätuki oli meille erittäin tärkeää. Päätimme keskittää tuen ServiceDeskille, joka kykeni auttamaan etänä. Palvelu on tuonut meille selkeitä etuja, kuten nopeampaa ongelmien ratkaisua, tehokkuuden lisääntymistä ja ennaltaehkäisevää tukea. Tämä puolestaan auttaa meitä keskittymään omaan liiketoimintaamme, Saarnela kertaa.

Yrityksen kasvaessa, tuen tarve kasvaa ja monimutkaistuu

Ennen ServiceDesk-ratkaisun käyttöönottoa, Rejlersissä oli pyritty hoitamaan kaikki tietotekniset tarpeet pienellä sisäisellä IT-tiimillä. Resursointi oli alun perin suunniteltu, kun yritys oli vielä pienehkö kooltaan.

Sitten yrityksen liiketoiminta kasvoi, tuoden mukanaan lisää tietoteknisiä tarpeita ja haasteita. Kasvun myötä Rejlersissä huomattiin, että oma tiimi ei kyennytkään enää vastaamaan kasvaviin tarpeisiin tehokkaasti, eikä toisaalta ollut järkevääkään hoitaa kaikkea itse. Rejlersin tavoitteena oli keskittää oma IT-tiimi kehitysprojekteihin ja muihin vaativiin tehtäviin, ja siksi he päättivät etsiä ulkopuolista kumppania IT-tukitoiminnolle.

– Halusimme varmistaa, että IT-tuki olisi meidän henkilöstömme saatavilla jo aamuseitsemästä alkaen. Ulkopuolisen palveluntarjoajan etuna olisi siis myös tukipalvelun kellonaikojen laajeneminen, kertoo Saarnela ajatuksista IT-tuen ulkoistamisen taustalla.

Kilpailutuksessa Marskidatan tarjous ServiceDesk-ratkaisusta osoittautui voittajaksi. Yhteistyösuhde oli heti alkuun vahva.

Käyttöönotto sujui helposti: Marskidata otti ohjat käsiinsä lennosta

Heti alusta alkaen Marskidata otti aktiivisen ja vahvan roolin ServiceDeskin käyttöönotossa ja he toivat mukanaan arvokasta osaamista. Sopimuksesta käyttöönottoon päästiin harvinaisen reippaassa tahdissa, kahdessa kuukaudessa.

– Tärkein etu oli, että he tunsivat meidät jo ja heidän avullaan saimme asioita etenemään ilman turhaa byrokratiaa. Vastaan tulevat ongelmat käsiteltiin yksi kerrallaan ja pääsimme nopeasti alkuun, toteaa Saarnela. – Yhteistyö Marskidatan kanssa on sujunut erinomaisesti.

– Halusimme pikaisesti tarjota ihmisille keskitetyn kanavan, missä ottaa yhteyttä ja saada apua ongelmiinsa. Aiemmin yhteydenotot tulivat moniin eri paikkoihin, ja tiketit jäivät odottamaan käsittelyä.

– Käsittelemme monenlaista tietoa kymmenien järjestelmien avulla ja IT-ympäristömme on monimutkainen. Työkalujen tarve vaihtelee viikoittain ja hyvä etätuki on välttämätön, sillä tarvitessaan apua, asiantuntijamme työskentelevät myös toimiston ulkopuolella asiakkaiden luona Suomessa ja ulkomailla. Tämä asettaa haasteita tukipalvelumallille mutta Marskidata on kyllä onnistunut vastaamaan haasteeseen, sanoo Saarnela.

Rejlersissä haluttiin muuttaa IT-tiimin sisäistä roolia

ServiceDeskin käyttöönotto ensisijaisena yhteydenottokanavana on vapauttanut työaikaa Rejlersin IT-tiimissä.

– Sisäisen IT-tiimin rooli on muuttunut pelkästä tukitoiminnosta siihen, että voimme osallistua myös kehitystyöhön. Se on helpottanut arkea, kun monet asiat pyörivät ilman, että joudumme itse ratkaisemaan ongelmia. Myös lomakausi oli aiemmin hankala, mutta nyt voimme olla lomalla samanaikaisesti, kun asiat hoituvat, Saarnela kertoo.

– Kun halutaan muuttaa sisäistä roolia ja ottaa enemmän vastuuta, ensimmäinen askel on luopua jostakin tehtävästä.

Marskidatan ServiceDesk-palvelu ei rajoitu pelkästään ongelmien ratkaisuun, vaan pyrkii myös ennaltaehkäisemään niitä tarjoamalla tarvittaessa koulutusta. Rejlersillä tämä on vähentänyt ongelmien toistumista ja säästänyt aikaa ja resursseja. Marskidata on myös pyytänyt perehdytystä tiettyihin teemoihin, jotta osaavat jatkossa palvella paremmin. Tätä on Rejlersissä arvostettu.

Nopeus ja helppous tuovat helpotusta arkeen

Marskidatan hallinnoima tiketöintijärjestelmä mahdollistaa nopean ja tehokkaan ongelmien ratkaisemisen, kirjaamisen ja seurannan. Järjestelmällinen tiketöinti auttaa myös varmistamaan, että kaikki avoimet asiat varmasti tulevat hoidetuiksi.

– Meidän ServiceDeskimme on asiakkaiden ensisijainen palvelukanava, jossa asiantuntijamme tarjoavat apua monenlaisissa IT-tuen asioissa. Kun asiakkaillamme on yksittäisiä ongelmia, pyrimme selvittämään, onko tarvetta järjestelmällisemmälle koulutukselle, jotta vastaavia ongelmia ei tulisi jatkuvasti lisää samasta syystä. Pystymme palvelemaan myös suurikokoisia yrityksiä, kertoo Marskidatan toimitusjohtaja Petri Eronen.

ServiceDeskin kätevien ja monipuolisten yhteydenottokanavien tarjoaminen ongelmatilanteissa on myös vähentänyt käyttäjien turhautumista.

Kierrättäminen on aina parempi vaihtoehto

ServiceDesk-palveluun kuuluu myös uusien laitteiden toimitus, ohjelmien asentaminen, tietokoneiden elinkaaren aikainen kierrätyspalvelu, pientarviketilaukset ja palveluportaali. Rejlersissä tämäkin kokonaisuus on koettu varsin hyödylliseksi.

Saarnela kiittelee erityisesti kierrättämisen mahdollisuutta:

– Kun työntekijöitä vaihtuu, vanhat laitteet palautetaan ja uusi työntekijä saa käyttöönsä vähän käytetyn koneen. Tällainen kierrättäminen on ympäristölle aina parempi vaihtoehto kuin uuden koneen hankinta.

Marskidata on sopivan kokoinen kumppani – päätöksenteko sujuu nopeasti

Rejlersiä ja Marskidataa yhdistää yhteinen halu kehittyä ja kehittää palvelua. Saarnela on tyytyväinen palvelun jatkuvuuteen. Avainkontakteissa ei ole ollut suurta vaihtuvuutta ja on selkeää, kehen ottaa yhteyttä. Marskidata on aina ollut valmis ottamaan kaikki ongelmat työstettäväksi.

– Marskidatan kontaktihenkilöiden kanssa on ollut helppoa asioida ja saada yhteisymmärryksessä asioita tehtyä. Toiminnassa ei törmätä esteisiin, vaan keskitytään olennaiseen ja toimivaan yhteistyöhön.

Rejlersin ja Marskidatan toimivan yhteistyön taustalla onkin ennen kaikkea tunne siitä, että asiointi on helppoa asiassa kuin asiassa.

– Kun haluamme kehittää jotakin, päätöksenteko on nopeaa. Pidämme siitä, että kumppanimme on juuri sopivan kokoinen - matalahierarkinen organisaatio antaa sen edun, että asioissa ei törmätä byrokratiaan. Palvelua pystytään kehittämään ketterästi, Saarnela toteaa.

Yhteistyö meidän ja Marskidatan välillä toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin: me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.

Uusi intra Itä-Suomen Liikuntaopiston digikehityksen käynnistäjänä

Itä-Suomen Liikuntaopistossa käynnistyi 2020-luvun alussa massiivinen, sisäisen kehitystyö. Organisaatio­muutosten ja prosessien päivitystarpeen myötä myös strateginen digikehittäminen sai tuulta alleen, jonka seurauksena ensimmäinen konkreettinen digiharppaus olikin sisäisen viestinnän parantaminen intran avulla. Liikuntaopiston ja Marskidatan yhteistyö oli kuitenkin käynnistynyt jo useampi vuosi sitten.

– Meillä on ollut IT-kumppanuus Marskidatan kanssa jo pidemmän aikaa, joten he ovat jo aiemmin olleet meidän digitaalisen infrastruktuurin kehittämisen pääyhteistyökumppani, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.

Kun Itä-Suomen Liikuntaopiston kehitystarpeet oli tunnistettu, ajatus intrasta nousi esiin Marskidatan ehdottamassa modernin työn palaverissa.

Me kyllä innostuimme heti heidän esittelemästään Sharepoint Online -ratkaisusta. Kartoitimme jonkin verran muitakin yrityksiä, että millaista palvelua he tähän liittyen tarjoavat, mutta päädyimme kuitenkin todella nopeasti Marskidatan ratkaisuun, kuvailee Hiltunen projektin alkua.

Ideoinnista tekniseen toteutukseen ja sisällöntuotantoon – kontakti Marskidatan kanssa säilyi koko ajan

Itä-Suomen Liikuntaopiston intraprojekti käynnistyi Marskidatan vetämillä suunnittelutyöpajoilla, joissa käytiin läpi kokonaiskuva sekä ideoitiin uuden intran rakenne. Tämän jälkeen käynnistyi teknisen toteutuksen vaihe, jonka aikana Marskidatan asiantuntija toteutti suunnitellun rakenteen SharePoint Online -alustalle. Myös liikuntaopiston organisaation sisällöntuottajat saivat koulutusta alustan käyttöön.

Käytännössä Marskidata loi meille kehykset, joihin me itse täytimme sisällön. Meidän organisaatiostamme projektissa mukana oli noin puolenkymmentä henkilöä, ja sisällöntuotantovaiheeseen erityisesti tarvitsimme myös eri sisältöalueiden asiantuntijoita mukaan, kertoo Hiltunen projektin työnjaosta.

Sisällöntuotannon tueksi Marskidata järjesti myös vapaamuotoisia sisällöntuotannon tukihetkiä Teamsin välityksellä, johon projektia eteenpäin vievät sisällöntuottajat liikuntaopiston organisaatiosta saivat tulla kyselemään sisältötyössä eteen tulleista teemoista.

Nämä tukihetket olivat kyllä hyviä ja Marskidata muutenkin hyvin tavoitettavissa apuun aina tarpeen mukaan. Itse olin päävastuussa projektista, ja silloin kun törmäsin johonkin tekniseen haasteeseen, niin pystyin laittamaan Marskidatan asiantuntijalle Teamsissa viestiä. Osa asioista selvitettiin muutamalla viestillä ja joihinkin sovittiin 15 minuutin ylimääräinen palaveri, jonka jälkeen pääsin aina jatkamaan työtä intran parissa. Joustoa Marskidatalta siis löytyi projektin aikana hienosti, kertaa Hiltunen.

Janne Hiltunen, koulutussuunnittelija, Itä-Suomen Liikuntaopisto

Selkeä ja aikataulussa valmistunut projekti – jämäkkä mutta joustava aikataulutus

Kaiken kaikkiaan Itä-Suomen Liikuntaopiston intran toteuttaminen kesti vajaan neljä kuukautta, kun projekti käynnistyi joulukuussa ja valmistui maaliskuun lopussa.

Projekti kokonaisuudessaan tuntui selkeältä ja koko toteutus valmistui täysin aikataulussa. Olimme käyneet kokonaisuuteen sisältyvät työvaiheet ennakkoon hyvin läpi, joten tiesimme mitä on luvassa, mitä meidän tulee tehdä itse ja kuinka paljon työtä se vaatii, Hiltunen toteaa.

Täysin yllätyksettä projektin läpivienti ei toteutunut, mutta Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan eteen tulleet muutokset eivät aiheuttaneet haasteita.

– Aikataulu ja tietyt välivaiheet sovittiin koko intraprojektin ajalle jo heti joulukuussa, mutta niitä jouduttiin hieman järjestelemään uudelleen minun työtehtävissäni tapahtuneiden muutosten vuoksi. Marskidata suhtautui muutoksiin varsin joustavasti, eikä tästä aiheutunut ongelmia. Lisäksi projektin alkuvaiheilla Marskidatan tekninen asiantuntija vaihtui, mutta sekään ei haitannut meidän työskentelyämme, vaan uusi asiantuntija tuli mukaan työhön ongelmitta, kehuu Hiltunen Marskidatan toimintaa.

Toimiva intra on arjen työväline, joka edellyttää aktiivista käyttöä ja rutinoitunutta ylläpitoa

Itä-Suomen liikuntaopiston kokemuksen mukaan intran tekninen toteuttaminen ja sisältöjen syöttäminen oli yksinkertaista, kun taas todellinen haaste piilee uuden työkalun tuomisessa henkilöstön arkeen.

– Koska meillä ei aikaisemmin ollut intraa, arvioin alun perin, että projektin valmistumisen ja intran julkaisun jälkeen menee pari kuukautta, kunnes henkilöstö oppii sitä käyttämään. Nyt aikaa on kulunut sen verran, ja huomaan, että aikaa tähän kuluu kyllä enemmän – ehkä puolisen vuotta?

Intran toimivuuden kannalta onkin oleellista, että sieltä löytyvä tieto on paikkansapitävää. Itä-Suomen Liikuntaopiston tapauksessa tämä on tarkoittanut sitä, että joidenkin työntekijöiden työtehtäviin on sisällytetty intran sisällön ylläpitoon liittyviä vastuita.

– Mitään varsinaista vastarintaa emme ole omassa organisaatiossamme havainneet, mutta meillä projektia toteuttaneilla henkilöillä on kyllä kiistatta tärkeä rooli muun henkilöstön ohjaamisessa kerta toisensa jälkeen intran pariin. Suurin haaste on se, että ihmisillä on tiettyjä rutiineja, miten he toimivat eri ympäristöissä. Rutiinien ja olemassa olevien tapojen muuttaminen on aina aikaa vievää, sillä on monimutkaista saada ihmisiä luottamaan uuteen toimintatapaan, kuvailee Hiltunen muutosprosessia organisaation sisällä.

Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan julkaisun jälkeen intran kohdalla suurin riski on se, ettei sitä ylläpidetä ja jo vuodessa vanhentuneen tiedon päältä voikin sitten pyyhkiä pölyjä. Intran henkiinjäämiskamppailun kannalta on siis oleellista pitää huolta, että organisaatiosta löytyvät prosessit sisällön päivittämisen roolituksista. Tämän lisäksi uusi viestintäkanava on tärkeä nostaa oikeaan rooliinsa – keskelle arjen työtä ja viestintää.

Myyntihousuista huolimatta Marskidatan palvelun keskiössä ovat aina asiakkaan tarpeet

Marskidatan palvelua ylipäätään luonnehtisin joustavaksi ja käytännönläheiseksi. Meidän yhteyshenkilömme heidän päässään on Henri, ja vaikka hänellä työnsä puolesta onkin usein myyntihousut jalassa, niin aina hän miettii meidän viitekehystämme siitä näkökulmasta, mikä on meille järkevää ja kannattavaa, kertoo Hiltunen yhteistyöstä Marskidatan kanssa.

Itä-Suomen Liikuntaopiston digikehityksen seuraava askel tulee todennäköisesti olemaan pelikirjaprosessi, jonka aikana organisaatiossa linjataan virallisesti esimerkiksi eri kanavien käytöstä, dokumenttien säilyttämisestä ja päivittämisestä tai vaikkapa henkilöstön tavoitettavuusajoista. Työtapoja kirkastavan pelikirjan luominen on myös erittäin hyvä paikka osallistaa henkilöstöä, jolloin kaikki pääsevät vaikuttamaan yhdessä sovittaviin pelisääntöihin.

– Suosittelen kyllä Marskidataa IT-kumppaniksi. Meillä yhteistyö toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin, me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, hän tiivistää lopuksi.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down