Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Työtehtäviä tuntuisi riittävän vaikka 24/7. Uusien tehtävien pino tuntuu vain kasvavan ja niiden setviminen vaatii usein työkaverin mukana oloa. Hänelläkin kalenteri näyttää yhtä täydeltä ja työpino tuskin on yhtään sinua pienempi. Tulee mieleen kysymys, miten ihmeessä saan kaiken tehtyä? Nykyinen työelämä vaatii projektinhallintaa ja priorisoinnin taitoa, mutta myös kykyä sietää kehitysvaihetta prosessien hioutuessa sujuvimmiksi. Juuri tämä tuottaa usein kipuilua, sillä tavat ja tehtävien hallinta on vielä epäselvää ja se voi viedä kohtuuttoman paljon aikaa varsinaiselta työnteolta. Usein tämä tilanne syntyy juuri siinä pisteessä muutosta, kun kaikki asiat eivät vielä toimikaan kuten pitäisi tai kuten on suunniteltu. Millä keinoilla tätä tilannetta voisi sitten helpottaa?

Teknologialla apua työtehtäviin

Avoimella ja rakentavalla keskustelulla, sekä systemaattisella etenemisellä on paljon tehtävissä juuri tämän tilanteen helpottamiseksi. Nykyinen työnteko vaatii yhä useammin myös katsontakulmaa, missä teknologialla sujuvoitetaan työtehtävien suorittamista ja valjastetaan se tukemaan ihmisen omia vahvuuksia. Esimerkiksi Microsoft Suomi teki vähän aikaa sitten tutkimuksen aiheesta ja vastanneista jopa 60 % olisi valmiita delegoimaan asioita tekoälyn ja automaatioiden avulla, jotta omaan arkeen saisi enemmän aikaa. Samalla on hyvä kysyä, voisimmeko selättää tekoälyllä monta inhimillistä heikkoutta työssämme? Tähän voimme jo nyt todeta, että tekoälyn avulla on mahdollista muuttaa paljon suhdettamme esimerkiksi rutiininomaisiin työtehtäviin.

Jos innostuit aiheesta, kannattaa lukea lisää kollegani Emmin kirjoittamasta tekoälyaiheisesta blogista Mikä on Microsoft 365 Copilot?

Yrityksen kannalta Microsoft 365 Copilot tehostaa huomattavasti työntekijöiden työskentelyä, mutta entä tietoturva? Me Marskidatalla autamme sen tietoturvallisessa käyttöönotossa sekä jaamme parhaita vinkkejä Microsoft 365 Copilotin käyttöön. Copilotin avulla yhä useampi tulee saamaan avukseen oman henkilökohtaisen ja väsymättömän assistentin. Kannattaakin tutustua Microsoft 365 Copilot – ikioma AI-assistenttisi -blogiin, jossa käymme läpi myös sitä, miten yrityksien tulisi valmistautua tekoälyn käyttöönottoon. Olennaista on, että käyttäjien pääsyt ja oikeudet organisaation Microsoft 365-ympäristössä tulee olla kunnossa ennen käyttöönottoa.

Ihminen aina keskiössä

Oli teknologiset ratkaisut vielä apunasi tai eivät, muutosvoima parempiin ratkaisuihin tai tehokkaampiin työtapoihin lähtee silti aina meistä ihmisistä. Sen vuoksi on tärkeä tiedostaa ja löytää avaimet myös siihen, mikä motivoi sinua työssäsi?

Minua itseäni innostaa ja motivoi:

Yhteisön positiivisella voimalla eteenpäin

Töiden muotoutuminen voi olla samalla innostavaa ja kuluttavaa. On tärkeä muistaa, että ratkaisujen löytäminen lähtee usein myös kyvystämme mukautua muutoksiin työyhteisönä. Tärkeää on kuunnella toisiamme ja pyrkiä sitä kautta ymmärtämään kokonaisuus haasteissa. Usein työntekijän kannalta kokemus siitä, että on tullut kuulluksi ja omilla ajatuksilla on merkitystä, tuo merkityksellisyyttä työntekoon. Tämä luo kantavaa positiivista asennetta myös prosessien hioutumiseen.

Toisinaan voi tulla vastaan tilanteita, joissa omaa näkemystä ja ajatusta pitää puntaroida monesta eri näkökulmasta. Me Marskidatalla ajattelemme, että suomalaisena perheyrityksenä on tärkeää toimia aina eettisesti, vastuullisesti ja lainmukaisesti. Tästä syystä Marskidatan Code of Conduct on meidän Marski – Tapa Toimia. Se on toimintaohjeemme ja toimii pohjana työkulttuuriimme niin asiakasta, yhteistyökumppaneita kuin toisiamme kohden, aina johtotasolle asti. Toimintamme perustuu aina neljään arvoomme, avoimuuteen, arvostukseen, laadukkuuteen ja luotettavuuteen.

Voit tutustua tästä toimintaohjeisiimme: Marski -Tapa Toimia (Code of Conduct)

Positiivisuutta hyvän mielen haasteella

Positiivinen näkökulma työyhteisössä tai musta huumori haasteita kohtaan voivat osoittautua kantavaksi voimaksi muutoksessa. Siksi kannustan kaikkia luomaan positiivista virettä omassa työyhteisössään.

Piristä siis työkaverin päivää pienellä kehulla tai lämpimällä tsempillä. Välittävä kettuilu ajaa usein saman asian, mikäli tiedät sen sopivan paremmin työkaverisi huumorintajuun. Haasta itsesi kokeilemaan tätä kevään aikana. Saatat hämmästyä siitä, mitä se saakaan aikaan sinussa ja ympärilläsi.

Laitan siis hyvän mielen haasteen kaikille: Anna työkaverillesi kiitosta!

Mitä sinä olisit valmis maksamaan henkilökohtaisesta avustajasta, joka on lukenut läpi ja muistaa kaikki sähköpostisi, keskustelusi, tiedostosi, kalenterisi ja seurannut kaikkia kokouksiasi? Kolmekymppiä kuussa? Miltä kuulostaisi? Pian tämä on mahdollista, nimittäin Microsoft 365 Copilotin avulla.

Microsoft Suomi teki vuonna 2023 tutkimuksen, jonka vastaajista joka toinen koki, että hänellä ei ole aikaa eikä energiaa suoriutua omista töistään kokonaisvaltaisesti. Samassa tutkimuksessa ilmeni, että 60 % vastanneista olisi valmiita delegoimaan asioita tekoälyn ja automaatioiden avulla, jotta omaan arkeen saisi enemmän aikaa. Samalla yritysten johtoporras kokee, että innovaatioiden määrä alkaa olla huolestuttavan alhaisella tasolla, kun ihmiset ovat niin kiinni palavereissa ja päivittäistä tehtävien suorittamisessa.

Mikä on Microsoft 365 Copilot?

Microsoft Copilotia voisi kuvailla AI assistentiksi tai tukiälyksi. Microsoft 365 Copilot on syntynyt kahden yrityksen kumppanuudesta, OpenAI:n ja Microsoftin.

Microsoft 365 Copilot perustuu kolmeen teknologiaan:

  1. Microsoft 365 -applikaatiot (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
  2. Microsoft Graph eli yrityksesi työhön liittyvät data (tiedostot, joita työstät sekä työkaverit, joiden kanssa niitä työstät), eli kaikki, mikä liittyy sinun identiteettiisi siellä M365-ympäristössä.
  3. Massiivinen kielimalli (Large Language Model eli LLM). Tässä tapauksessa se on OpenAI:n GPT-4, joka ymmärtää ja luo tekoälyn avulla luonnollista kieltä.
Copilot-blogi

Tietoturva ja Copilot

Julkiset tekoälypalvelut, kuten ChatGPT, käyttävät mallien kehityksessä kaikkea sitä tietoa, jota palveluun syötetään. Palveluun ei siis tietenkään kannata missään nimessä lähettää mitään organisaation dataa. Microsoft puolestaan lupaa, että Copilotin kanssa organisaatiosi data pysyy sinulla, eikä mitään organisaatiosi tietoja käytetä kielimallien kouluttamiseen. Tietoturvamielessä on siis olennaista, että Copilotia käytettäessä, sinun ei tarvitse lähteä pois organisaatiosi M365-ympäristöstä. 

Tiesitkö muuten, että nykyään Microsoft on myös maailman isoin tietoturvatalo? Datan prosessointi tapahtuu Copilotissa eurooppalaisille yrityksille EU:n sisällä.

Kuinka yrityksissä tulisi valmistautua Copilotin tulemiseen?

Microsoft 365 Copilot tulee saataville yli 300 käyttäjän tenanteille 1.11.2023 alkaen ja myöhemmin tätä pienemmille organisaatioille. Kuinka yritysten nyt sitten tulisi valmistautua Microsoft 365 Copilotin tulemiseen?

Copilotin käyttäjällä pysyy samat pääsyt ja oikeudet organisaation M365-ympäristössä kuin ennen Copilotia. Eli jos käyttäjällä ei ole pääsyoikeutta esimerkiksi organisaation hallituksen tiedostoihin nyt, niin ei hän pääse niihin Copilotin käyttöönoton jälkeenkään. Tässä kohtaa nousee kuitenkin äärimmäisen tärkeäksi se, että organisaation data on valmisteltu siten, että pääsynhallinta on kaikin puolin kunnossa.

Tällä hetkellähän tilanne on ympäristöissä se, että jos käyttäjällä sattuisikin jostain syystä olemaan vahingossa pääsy sellaiseen tiedostoon, mihin hänellä ei pääsyä pitäisi olla, niin ei hän sitä tiedä, ellei hän tuota tiedostoa aktiivisesti etsi. Mutta sitten kun Copilot on organisaatiossa käytössä, niin asiat voivat tulla jopa yllättäen vastaan, jos pääsynhallinta ei ole kunnossa.

Tästä syystä Microsoft 365 E5 Compliance nousee tärkeään rooliin, kun organisaatiossa täytyy isossa skaalassa labeloida dataa ja määritellä pääsynhallinta-asioita siitä, kuka pääsee mihinkin. Enää ei siis toimi se, että kaikilla on pääsy kaikkeen dataan. Nyt jokaisen organisaation olisikin tärkeä alkaa valmistautua Copilotin tulemiseen ja sitä myöten huolehtia datan määrittelyistä. Asiat tulisi miettiä täysin Zero Trust-mentaliteetilla.

Mitä maksaa Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot kustantaa noin 29 €/käyttäjä/kuukausi nykyisten lisenssien päälle. Copilot on mahdollista hankkia yli 300 käyttäjän tenanteille 1.11.2023 alkaen. Lisenssien osalta Copilot vaatii isoilla yrityksillä M365 E3 tai E5 -lisenssit. Tulevaisuudessa, kun Copilot on saatavilla myös pienempiin yrityksiin, silloin tullaan tarvitsemaan Business Standard tai Business Premium -lisenssit, jotta Copilotin voi ostaa tähän päälle.

Miltä kuulostaisi, jos voisit luoda PowerPoint-esityksen Wordilla olevan tekstin pohjalta? Tai saisit työpäivän alkuun yhteenvedon tärkeimmistä sähköposteistasi? Tätä se tulevaisuus on, Copilotin avulla.

Tähän kaikkeen tutustutaan tarkemmin blogini aikaisemmassa osassa.

Microsoft 365 Copilotin voi nähdä henkilökohtaisena avustajana, joka muistaa kaikki Teams-keskustelusi, sähköpostisi, tiedostosi, kalenterisi ja seuraa kaikkia kokouksiasi. Ajattele, miten kätevää! Tässä blogissa tutustumme tarkemmin Microsoft 365 Copilotiin ja siihen, miten se integroituu tuttuihin M365-sovelluksiin.

Microsoft 365 Copilot toimii upotettuna päivittäin käyttämissäsi tutuissa Microsoft 365 -sovelluksissa, kuten Wordissa, Excelissä, PowerPointissa, Outlookissa, Teamsissa ja muissa. Kokonaan uusi Business Chat -palvelu toimii puolestaan kaikkien Microsoft 365 -sovellusten ja tietojesi kanssa avustaen työtehtävissäsi henkilökohtaisen avustajan tavoin.

Microsoft 365 Business Chat

Microsoft 365 Chat on osa Copilotia ja sen avulla aamusi voisi näyttää esimerkiksi tältä. Voit heti ensimmäisenä kysyä, että mikä on juuri nyt tärkeintä saapuneissa sähköposteissasi. Chat tekee sinulle tiivistelmän posteistasi ja voit kysyä siltä jatkokysymyksiä.

Microsoft Business Chat on tekoälypohjainen chat-työkalu, joka auttaa löytämään ja käyttämään organisaatiosi tietoja helposti ja nopeasti. Business Chat toimii kaikissa Microsoft 365 -sovelluksissa ja auttaa sinua esimerkiksi yhdistelemään tietoja asiakirjoista, sähköposteista, esityksistä ja yhteystiedoista. Se tuo tietoja useista eri lähteistä ja minimoi tiedon käsittelemiseen käytettävän ajan. Business Chatin tavoitteena on vapauttaa aikaa rutiininomaisista työtehtävistä tuottavampaan työhön.

Business Chat perustuu samaan GPT-4-kielimalliin, jota esimerkiksi tuttu Bing Chat käyttää, mutta se on optimoitu organisaation sisäiseen viestintään ja tietosuojaan.

Tältä videolta näet, mihin kaikkeen Business Chat pystyy.

Seuraa kokouksia Copilotin avulla

Jokainen meistä tunnistaa tilanteen, että kalenterissa on kaksi päällekkäistä palaveria, joihin molempiin olisi hyvä osallistua, mutta et voi mitenkään revetä kahteen paikkaan kerralla. Tässäkin Microsoft 365 Copilot tulee apuun.

Eli jos itse et pääse palaveriin, voit ilmoittaa palaverin järjestäjälle, että hän laittaisi nauhoituksen ja sanelun päälle Teams-palaverissa. Kun kokous on ohi ja tallennus valmis, Copilot ilmoittaa sinulle, että palaverin kertaus on valmis. Voit myös kysyä Copilotilta tarkentavia kysymyksiä kokouksesta. Voit pyytää esimerkiksi tiivistelmän palaverista tai kysyä, että onko palaverissa tullut sinulle jotain tehtäviä. Näin kestät kärryillä palaverissa sovituista asioista, aivan kuin olisit ollut paikalla alkuperäisessä palaverissa.

Näiden tilanteiden vuoksi ei tarvitse enää häiritä kollegoita ja kysellä, että mitähän siellä palaverissa puhuttiin ja sovittiin. Tällöin ei myöskään yhden ihmisen tarvitse vain kirjoittaa muistiota, vaan hänkin voi osallistua aktiivisesti itse kokoukseen.

Microsoft Copilot ja PowerPoint yhdessä

Julkinen tekoäly, kuten ChatGPT, voi auttaa sinua esimerkiksi PowerPoint-esityksen luomisessa, mutta se voi vain ohjeistaa sinua tuottamalla tekstiä. Joudut silti itse luomaan diat, kopioimaan otsikot sekä määrittelemään esityksesi ulkonäön. Copilot sen sijaan voi olla yhteydessä suoraan PowerPointiisi ja muotoilla esityksesi dioja, jos näin haluat. Ja näin sinulla on henkilökohtainen assistentti, joka tekee PowerPointitkin puolestasi!

Tsekataan seuraavaksi videolta, mitä Microsoft 365 Copilot tarkoittaa PowerPointissa.

Microsoft Copilot Wordissa ja Excelissä

Tunnistatko tyhjän paperin pelon? Siinä se sinua tuijottaa, eikä mitään järkevää tule mieleen. Copilotin avulla luovuus pääsee valloilleen helpommin ja näin tuottavuus lisääntyy. Voimme säästää useita tunteja tiedonhankintaan, kirjoittamiseen ja tekstin muokkaamiseen kuluvasta ajasta.

Copilot tulee auttamaan tässäkin, tsekataan videolta miten.

Entä Copilot ja Excel? Copilot auttaa sinua analysoimaan Excelin dataa ja selkeyttämään sen esittämistä. Copilot voi esimerkiksi ehdottaa sinulle kaavoja, kaavioita ja taulukoita ja tehdä sinusta näin edistyksellisemmän Excelin käyttäjän.

Copilot ja plug-ins

Tulevaisuudessa Copilotia voidaan myös laajentaa erilaisten plug-inien avulla. Mietitäänpä tilannetta, jossa sinun pitäisi varata työmatka, eli ainakin lennot ja hotellit.  Tuomalla plug-inin kautta mukaan esimerkiksi hotellivaraussivuston, on tulevaisuudessa mahdollista tilanne, jossa Copilot varaa työmatkaa varten lennot ja hotellit esimerkiksi kahden henkilön sähköpostikirjevaihtoon pohjautuen.

Microsoft 365 Copilot - Miten käy tietotyöläisen työpaikan?

Copilot ei tule korvaamaan tietotyöläistä, mutta se tulee mahdollistamaan huikean tuottavuuden nousun. Copilotin tehdessä työntekijöiden rutiininomaiset hommat, kuten esimerkiksi ne PowerPoint-esitykset myyjän puolesta, voi myyjä itse käyttää tästä vapautuneen ajan asiakkaiden kohtaamiseen.

Kaiken tämän jälkeen sinua tietenkin mietityttää, että mitä tämä kaikki käytännössä tarkoittaa kustannusten, tietoturvan ja pääsynhallinnan osalta. Näihin asioihin paneudutaan blogini seuraavassa osassa.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot

SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down