Edellisessä blogissani käsittelin Microsoft Copilotin käyttöönottoon valmistautumista. Se onkin tärkein osa-alue tässä kokonaisuudessa. Blogin tässä osassa menemme jo syvemmälle, eli perehdytämme ja osallistamme, saavutamme tuloksia, sekä laajennamme ja optimoimme Copilotin käyttöä.
1. Valmistautuminen – valmistellaan yritys tekoälyä varten (ks. blogin ensimmäinen osa)
2. Perehdyttäminen ja osallistaminen
3. Tuloksien saavuttaminen
4. Laajentaminen ja osallistaminen
Yksi parhaista tavoista edistää tekoälyn käyttöönottoa on vertaisoppiminen. Näin luodaan hyvää pöhinää uudelle työskentelytavalle ja annetaan yksilöille mahdollisuus oppia heiltä, jotka ovat onnistuneesti ottaneet Copilotin käyttöön. Kannattaa esimerkiksi luoda tekoälyohjausryhmälle Teams-ryhmäkeskustelu, jossa he voivat keskustella tavoitteista ja parhaista käytänteistä. Viva Engagen avulla voidaan jakaa vinkkejä, esittää kysymyksiä ja äänestää vastauksista. Microsoft Formsin avulla voidaan kirjata mikä toimii ja mikä ei. Tekoälyohjausryhmä voi puolestaan käyttää näitä tietoja parantaakseen käyttöönottoa, tiedottaakseen koulutuksista ja hahmottaessaan yritykselle sopivimmat käyttötapaukset.
Tekoälyohjausryhmä, Copilot-mestarit ja varhaiset omaksujat ovat avainasemassa laajemman käyttöönoton edistämisessä. He näyttävät esimerkkiä ja auttavat esittelemään Copilotin käytännön hyötyjä päivittäisessä työssään. Heidän positiiviset kokemuksensa herättävät uteliaisuutta ja kiinnostusta kollegoissa, mikä kannustaa laajempaan käyttöön.
Se, miten käyttäjät personoivat Copilotin käytön, kehittyy dramaattisesti noin 6–12 kuukauden aikana. Näin ollen jatkuvan koulutuksen tarjoaminen on olennaista tässä vaiheessa. Prompting-prosessi (eli kehotteiden antaminen) on todennäköisesti uusi taito monille. Paremmat kehotteet johtavat parempiin tuotoksiin. Tämä vaatii johdonmukaista harjoittelua, jotta Copilotista tulee luonnollinen jatke työlle.
Johdon tulee huolehtia, että organisaatiossa on tarpeeksi resursseja ja ohjeita aiheen ympäriltä. Näin Copilotin käyttäjät pysyvät ajan tasalla uusista ominaisuuksista, voivat ratkaista ongelmia ja oppia toistensa kokemuksista. Jatkuvan oppimisen kulttuuri lisää käyttäjien sitoutumista, tuottavuutta ja tyytyväisyyttä.
Vinkki: On tärkeää osata delegoida tehtäviä Copilotille ikään kuin se olisi innokas harjoittelija. Tästä syystä käyttäjien on pystyttävä luomaan ytimekkäitä, selkeitä kehotteita, arvioimaan tuloksia ja päättämään, mitä Copilotin luomalle sisällölle tehdään seuraavaksi.
Microsoft Copilot Dashboard auttaa yrityksiä mittaamaan käyttöä ja käyttöönottoa sen jokaisessa vaiheessa. Se tarjoaa reaaliaikaisia tietoja ja tilastoja Copilotin käytöstä. Koontinäyttö auttaa yrityksen johtoa ymmärtämään, missä kaikessa toiminnassa Copilot tuo lisäarvoa. Dashboardista on nähtävillä muun muassa Copilot-käyttäjien määrä sovellusta kohden ja se, kuinka monta kertaa Copilotin keskeisiä ominaisuuksia on käytetty kyseisissä sovelluksissa.
Säännölliset tapaamiset tekoälyohjausryhmän kanssa auttavat ymmärtämään, miten käyttöönottoa voidaan edistää. Tapaamisissa kannattaa keskustella siitä, mikä toimii hyvin, mitkä ovat potentiaaliset mahdollisuudet ja mitä haasteita uuteen työskentelytapaan liittyy.
Tekoälyohjausryhmän kokouksia kannattaa jatkaa vielä pitkään ensimmäisen kahden kuukauden jakson jälkeenkin. Siihen mennessä tuottavuus ja liiketoiminnan arvo on todennäköisesti jo huomattu. Tuossa kohtaa ollaankin jo valmiita siirtämään painopistettä pitkän aikavälin tavoitteisiin.
Uuden työkalun käyttöönotto vaatii paljon työtä eri tiimeissä, joten muistakaa pysähtyä ja juhlistaa Copilotin käyttöönottoa. Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttaneille tiimeille kannattaa antaa tunnustusta ja tehokäyttäjät on hyvä tunnistaa. Nämä tarinat toimivat vahvoina inspiraation lähteinä ja osoittavat, kuinka Copilot voi tuottaa konkreettisia etuja. Menestystarinoilla on myös keskeinen rooli käyttöönoton edistämisessä ja sidosryhmien sitouttamisessa.
Kun tiimit alkavat hallita Copilotin käytön, ne todennäköisesti myös näkevät mahdollisuuksia tarkentaa sen käyttöä ja löytää uusi tapoja suunnitella prosesseja uudelleen. Näistä mahdollisuuksia voi tutkia laajennettavuustyökalulla nimeltä Microsoft Copilot Studio. Sen avulla Copilotin voi mukauttaa organisaation yksilöllisiin tarpeisiin laajennusten avulla.
Copilot Studio on low-codea hyödyntävä työkalu. Copilot Studiossa on yli 1200 liitintä, joita voidaan käyttää Copilotin laajennusten rakentamiseen. Näin se voi hyödyntää tietoja myös Microsoft 365:n ja Microsoft Graphin ulkopuolelta. Tällöin Copilotiin voidaan yhdistää muita tietokantoja, taustajärjestelmiä tai paikallisia on-prem-järjestelmiä. Harkintaan voi ottaa myös niitä järjestelmiä, jotka ovat liiketoiminnan ytimessä, kuten CRM, talous- tai henkilöstöhallinto. Copilot voi muodostaa yhteyden myös muihin kuin Microsoftin järjestelmiin, esimerkiksi Adobeen, SAP:iin, Slackiin tai Zendeskiin, sekä kaikkiin Azuren datapalveluihin.
Copilot Studion Microsoft Power Automate -ominaisuuksien avulla voidaan luoda tapoja, joilla Copilot voi auttaa esimerkiksi kulujen hallinnassa ja perehdytyksessä. Jos esimerkiksi annat Copilotille pääsyn matkustuskäytäntöösi SharePointissa ja jatkuviin kulubudjetteihisi SAP:ssä, Copilot voisi antaa tarkan vastauksen työntekijän kysymykseen: ”Kuinka paljon tiimini matkabudjetista on jäljellä tässä kvartaalissa?”.
Jos haluat luoda omia mukautettuja Copiloteja, tätä varten on saatavilla erillinen Copilot Studio -lisenssi. Sen avulla voi esimerkiksi upottaa keskustelevan copilotin sivustoosi asiakaspalveluun, rakentaa copilotin auttamaan työntekijöitä HR-kyselyissä tai luoda copiloteja etulinjan työntekijöille, jotka eivät muuten käytä Microsoft 365 -työkaluja.
Microsoft jatkaa uusien Copilot-työkalujen käyttöönottoa ja tämä tarjoaa paljon uusia ominaisuuksia eri toimialoille. Copilot for Microsoft 365 on suunniteltu toimimaan saumattomasti muiden Copilotien, kuten Microsoft Dynamics 365:n Copilotin kanssa. Microsoft tulee julkaisemaan lisää roolipohjaisia Copilteja, jotka on räätälöity tiettyihin toimintoihin ja tehtäviin, kuten Copilot for Service, Copilot for Sales ja Copilot for Finance.
Työtehtäviä tuntuisi riittävän vaikka 24/7. Uusien tehtävien pino tuntuu vain kasvavan ja niiden setviminen vaatii usein työkaverin mukana oloa. Hänelläkin kalenteri näyttää yhtä täydeltä ja työpino tuskin on yhtään sinua pienempi. Tulee mieleen kysymys, miten ihmeessä saan kaiken tehtyä? Nykyinen työelämä vaatii projektinhallintaa ja priorisoinnin taitoa, mutta myös kykyä sietää kehitysvaihetta prosessien hioutuessa sujuvimmiksi. Juuri tämä tuottaa usein kipuilua, sillä tavat ja tehtävien hallinta on vielä epäselvää ja se voi viedä kohtuuttoman paljon aikaa varsinaiselta työnteolta. Usein tämä tilanne syntyy juuri siinä pisteessä muutosta, kun kaikki asiat eivät vielä toimikaan kuten pitäisi tai kuten on suunniteltu. Millä keinoilla tätä tilannetta voisi sitten helpottaa?
Avoimella ja rakentavalla keskustelulla, sekä systemaattisella etenemisellä on paljon tehtävissä juuri tämän tilanteen helpottamiseksi. Nykyinen työnteko vaatii yhä useammin myös katsontakulmaa, missä teknologialla sujuvoitetaan työtehtävien suorittamista ja valjastetaan se tukemaan ihmisen omia vahvuuksia. Esimerkiksi Microsoft Suomi teki vähän aikaa sitten tutkimuksen aiheesta ja vastanneista jopa 60 % olisi valmiita delegoimaan asioita tekoälyn ja automaatioiden avulla, jotta omaan arkeen saisi enemmän aikaa. Samalla on hyvä kysyä, voisimmeko selättää tekoälyllä monta inhimillistä heikkoutta työssämme? Tähän voimme jo nyt todeta, että tekoälyn avulla on mahdollista muuttaa paljon suhdettamme esimerkiksi rutiininomaisiin työtehtäviin.
Jos innostuit aiheesta, kannattaa lukea lisää kollegani Emmin kirjoittamasta tekoälyaiheisesta blogista Mikä on Microsoft 365 Copilot?
Yrityksen kannalta Microsoft 365 Copilot tehostaa huomattavasti työntekijöiden työskentelyä, mutta entä tietoturva? Me Marskidatalla autamme sen tietoturvallisessa käyttöönotossa sekä jaamme parhaita vinkkejä Microsoft 365 Copilotin käyttöön. Copilotin avulla yhä useampi tulee saamaan avukseen oman henkilökohtaisen ja väsymättömän assistentin. Kannattaakin tutustua Microsoft 365 Copilot – ikioma AI-assistenttisi -blogiin, jossa käymme läpi myös sitä, miten yrityksien tulisi valmistautua tekoälyn käyttöönottoon. Olennaista on, että käyttäjien pääsyt ja oikeudet organisaation Microsoft 365-ympäristössä tulee olla kunnossa ennen käyttöönottoa.
Oli teknologiset ratkaisut vielä apunasi tai eivät, muutosvoima parempiin ratkaisuihin tai tehokkaampiin työtapoihin lähtee silti aina meistä ihmisistä. Sen vuoksi on tärkeä tiedostaa ja löytää avaimet myös siihen, mikä motivoi sinua työssäsi?
Minua itseäni innostaa ja motivoi:
Töiden muotoutuminen voi olla samalla innostavaa ja kuluttavaa. On tärkeä muistaa, että ratkaisujen löytäminen lähtee usein myös kyvystämme mukautua muutoksiin työyhteisönä. Tärkeää on kuunnella toisiamme ja pyrkiä sitä kautta ymmärtämään kokonaisuus haasteissa. Usein työntekijän kannalta kokemus siitä, että on tullut kuulluksi ja omilla ajatuksilla on merkitystä, tuo merkityksellisyyttä työntekoon. Tämä luo kantavaa positiivista asennetta myös prosessien hioutumiseen.
Toisinaan voi tulla vastaan tilanteita, joissa omaa näkemystä ja ajatusta pitää puntaroida monesta eri näkökulmasta. Me Marskidatalla ajattelemme, että suomalaisena perheyrityksenä on tärkeää toimia aina eettisesti, vastuullisesti ja lainmukaisesti. Tästä syystä Marskidatan Code of Conduct on meidän Marski – Tapa Toimia. Se on toimintaohjeemme ja toimii pohjana työkulttuuriimme niin asiakasta, yhteistyökumppaneita kuin toisiamme kohden, aina johtotasolle asti. Toimintamme perustuu aina neljään arvoomme, avoimuuteen, arvostukseen, laadukkuuteen ja luotettavuuteen.
Voit tutustua tästä toimintaohjeisiimme: Marski -Tapa Toimia (Code of Conduct)
Positiivinen näkökulma työyhteisössä tai musta huumori haasteita kohtaan voivat osoittautua kantavaksi voimaksi muutoksessa. Siksi kannustan kaikkia luomaan positiivista virettä omassa työyhteisössään.
Piristä siis työkaverin päivää pienellä kehulla tai lämpimällä tsempillä. Välittävä kettuilu ajaa usein saman asian, mikäli tiedät sen sopivan paremmin työkaverisi huumorintajuun. Haasta itsesi kokeilemaan tätä kevään aikana. Saatat hämmästyä siitä, mitä se saakaan aikaan sinussa ja ympärilläsi.
Työelämä on jatkuvan kehityksen ja muutoksen alla. Pohjimmiltaan modernissa työssä (Modern Work) on kyse siitä, että sen avulla pyritään helpottamaan ihmisten työskentelyä (digitaalisissa työympäristöissä). Modernin työn haltuunotossa on oltava perillä siitä, mitä omassa työympäristössä tapahtuu, millaisia tuntemuksia ihmisillä on työntekoon ja työtapoihin liittyen, sekä mitkä ovat valloillaan olevia trendejä.
Lue lisää modernista työstä täältä.
Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas.
Tällä hetkellä työelämässä on valloillaan kaksi suurta trendiä, joiden vaikutukset näkyvät laaja-alaisesti jo nyt, ja vielä vahvemmin lähitulevaisuudessa: joustavuus ja tekoäly.
Joustavuus on trendinä ihmisiin ja ihmisten käyttäytymiseen painottuva. Se pitää sisällään etä- ja hybridityön käsitteet, sekä perusperiaatteen siitä, että ihmiset ovat yksilöitä, joilla on elämää myös työn ulkopuolella. Työ tukee ja mahdollistaa muuta elämää, ei toisin päin.
Tekoälytrendissä on nähtävissä tekoälyn käytön valtava kasvu. Vaikka tekoäly puolestaan painottuu enemmän teknologiaan ja sen kehittymiseen, on tähän trendiin otettava ensisijaisesti ihmislähtöinen näkökulma, sillä lopunperin tekoälyä hyödyntävät ihmiset.
Tekoäly on ollut käsitteenä jo pitkään käytössä. Erilaiset algoritmit (eli erilaiset kaavat, joiden avulla voidaan suorittaa jokin prosessi) pyörivät jatkuvasti jokaisen meidän arjessa taustalla. Esimerkiksi illalla, kun laitat suoratoistopalvelun päälle, ja etsit mieluista katsottavaa, on tekoäly jo valinnut katsomistottumuksesi perusteella sinulle sopivia sarjoja, ja suosittelee niitä heti etusivulla.
Microsoftilla ajatellaan, että jokaiselle ihmistyöntekijälle voitaisiin tuoda oma Copilot tekoäly assistentiksi M365 tuotteisiin. Tekoälyn sijaan voidaankin tässä kohtaa puhua tukiälystä. Jokaisella meistä olisi mahdollisuus hyödyntää väsymätöntä työntekijää apunaan erilaisissa rutiinihommissa. Tämä tukiäly voi työskennellä taustalla 24/7 sillä aikaa, kun ihminen itse lepää tai keskittyy johonkin toiseen tehtävään. Tukiäly ei kuitenkaan osaa tehdä työtään ilman ihmistä, sillä jonkun on ohjeistettava ensin tukiäly toimimaan halutulla tavalla.
Joskus esimerkiksi esityksen luominen tyhjästä voi tuntua kovin haastavalta ja työläältä tehtävältä. Mitäpä jos antaisit tukiälyassarille tehtäväksi tehdä esityksestä ensimmäinen versio, josta sitten työstätte yhteistyössä timanttia. Tukiälyä voidaan hyödyntää siis vaikkapa luovuuden jump-starttaamisessa!
Tutustu Microsoft 365 Copilottiin täältä: How Microsoft 365 Copilot works - YouTube
Modernin työn haltuunoton peruspalikat lyhyesti:
Ennen suurien modernin työn projektien aloittamista kannattaa lähteä liikenteeseen aivan alusta. Ensin on kartoitettava mitä kaikkia lisenssejä yritykseltä löytyy jo nyt, mitä kaikkea ne pitävät sisällään, ja mitä kaikkia palveluita yrityksellä on jo käytössä tai otettavissa käyttöön nykyisten lisenssien puitteissa. Tämän jälkeen vasta voi alkaa miettimään mitä muuta näiden lisäksi pitäisi olla.
Kun omista lisensseistä ollaan perillä, voidaan lähteä kartoittamaan yrityksen ja työntekijöiden todellisia tarpeita. M365 on kuin karkkikauppa. Jokaiseen makuun löytyy jotakin, ja kaiken paljouden keskeltä on osattava kauhoa omaan karkkipussiin juuri ne maut, jotka tulee myös syötyä. Pussiin ei kannata kahmia sellaisia, jotka jäävät kuitenkin syömättä, kun kukaan ei haluakkaan niitä. Eli ottakaa vain sellaisia palveluita käyttöön, joita todellisuudessa tarvitsette ja käytätte, ja joista on aidosti hyötyä.
Jos tarvekartoituksen jälkeen huomataan, että uusia palveluita on otettava käyttöön, kannattaa niiden käyttöönottoon varata reilusti aikaa. Kaikkia uusia palveluita ei kannata lähteä ottamaan kerralla ja lyhyellä aikavälillä käyttöön, sillä sen lisäksi, ettei ihmisillä ole aikaa opetella palveluiden käyttöä ja sisäistää niiden käyttötarkoitusta, on silloin myös vaarana, että tiedot siiloutuvat, tulee tietoturvariskejä, eivätkä ihmiset tiedä mitä löytyy ja mistä.
Moderniin työhön kuuluu modernin teknologian lisäksi hyvin keskeisesti ihmiset, jotka näitä teknologioita, palveluita ja sovelluksia käyttävät. Ihmisten osallistaminen ja kouluttaminen onkin yksi keskeisimmistä palikoista modernin työn projekteissa. Vaikka yrityksellä olisi käytössään kuinka hienot pelit ja pensselit, ei niistä saada mitään todellista hyötyä irti, jos niitä ei osata (tai haluta) käyttää. Osallista ihmiset heti alusta alkaen mukaan, jotta he sitoutuvat muutokseen ja uutuuksiin, ja muista huolehtia, että käyttökoulutus tulee toteutettua kunnolla ja huolellisesti.
Todellisuudessa projektin kaksi ensimmäistä vaihetta voidaan tehdä toisinkin päin. Tässä järjestyksessä toimiessa kuitenkin hyötynä on se, että kun tarpeet ollaan saatu selvitettyä, voidaan niihin ehdottaa suoraan ratkaisua jo olemassa olevien lisenssien puitteissa, eikä tarvitse enää tässä kohtaa vaivata päätään ajatuksella ”no mistähän ja mitenhän tämä nyt..”. Tällöin voidaan välittömästi päätellä, onnistuuko palvelun käyttöönotto olemassa olevien lisenssien puitteissa, vai tarvitseeko karkkikaupasta hakea pussiin jotain uutta.
Kuuntele lisää modernista työstä #töissä-podcastista.
Tai lataa tästä ilmainen modernin työn opas: ”Näin me on aina töissä tehty ja ihan riittävän hyvin toimii!” - Marskidata
Jos kaipaat apua modernin työn tiimoilta, ota rohkeasti yhteyttä meihin!
