Tärkeimpänä asiana puhelinvaihdepalvelun valinnassa nousee esiin käyttäjäystävällisyys eli se, että palvelua on helppo käyttää. Toisena tärkeänä kriteerinä on toimivat ja monipuoliset tukipalvelut. Kolmantena valintaperusteena on palvelun arvo suhteessa hintaan. Eli yritykset arvostavat hyvin toimivia järjestelmiä, mitkä tukevat yrityksen toimintaa. Meidän kokemuksellamme vaihdepalvelulla halutaan sujuvoittaa ja tehostaa työntekoa. Yritykset tavoittelevat toimivalta puhelinvaihteelta muun muassa seuraavia asioita:
Toimituspaketit vaihtelevat yrityksen tarpeiden ja palvelun käyttäjämäärän mukaisesti. Aloituspalaverissa varmistetaan asiakkaan tarpeet ja toiveet ratkaisun toiminnallisuuksiin liittyen. Tämän jälkeen asiantuntijat esittelevät eri vaihtoehdot. Esimerkiksi kutsu- tai palvelunumeroiden reititykset toteutetaan juuri asiakkaan haluamalla tavalla. Numeroina voidaan käyttää matkapuhelinnumeroita, valtakunnallisia yritysnumeroita (020-alkuiset numerot) ja paikallisnumeroita (esimerkiksi 015). Asiakas saa käytännön opastuksen reititysten luomiseen ja hallinnointiin itsepalvelutyökalulla. Me Marskidatalla autamme valitsemaan yrityksen kannalta oikeat ratkaisut, joten et ole yksin vaihtoehtojen ja tarpeiden puntaroinnissa.
Parhaat ratkaisut yrityksen tarpeisiin löytyvät Telia VIP- ja Telia Smart Connect -paketeista. Erityistarpeet ja integraatiot ovat Telia VIP:n vahvuuksia. Jos palvelussa tarvitaan esimerkiksi puheentallennusta, on VIP oikea valinta. Palvelussa voidaan hyödyntää erilaisia palvelunumeroita ja myös maksulliset numerot sopivat. Palvelusta löytyy suoraan rajapinnat esimerkiksi Teamsiin ja erilaisiin kalenteri- ja kulunvalvontaohjelmiin. Telia VIP:n työpöytäsovelluksella vaihteenhoitaja kykenee hoitamaan isommankin yrityksen puhelinliikenteen. Monipuolinen raportointi mahdollistaa puhelinliikenteen seuraamisen ja kehittämisen.
Telia Smart Connect -paketti on järkevä valinta, kun puhutaan alle 30 matkapuhelinliittymän yrityksistä. On kuitenkin todettava, että monelle yritykselle tärkeät rajapinnat, kuten kalenteri/Teams/API-integraatiot ovat vasta tuotekehityksessä ja siksi usein asiakkaan tarpeet saadaan paremmin toteutettua VIP:llä. On kuitenkin todettava, että yrityksien toiveet vaihdepalvelulle vaihtelevat paljon ja siksi myös Telia Smart Connectin keskeisimmät ominaisuudet voivat olla yhtä hyvin riittävät yrityksen tarpeisiin
Telia Smart Connectin keskeisimmät ominaisuudet ovat:
Kun mietit, asiakaspalvelun digitalisoimista, ensin kannattaa miettiä yrityksen ja sidosryhmien tarpeita. Lisäksi kannattaa miettiä mitä taustajärjestelmiä siihen halutaan liittää nyt ja tulevaisuudessa. Tiedonkulku eri järjestelmien välillä on ensiarvoisen tärkeää, jotta asiakkaalle voidaan tarjota paras mahdollinen asiakaskokemus. Kokemuksestamme mukaan hyvillä ja saumattomasti yhteensopivilla rajapinnoilla saavutetaan paras lopputulos. Chat-palvelun käyttöönottoa kannattaa miettiä kaikenkokoisissa organisaatioissa. Hyvin toteutetun chat-palvelun on todettu vähentävän puheluiden ja sähköpostin määrää.
Asiakkaiden tehokkuus-, nopeus- ja laatuvaatimukset nousevat, mutta samaan aikaan pitäisi pitää kustannukset kurissa. Nämä vaatimukset ajavat eteenpäin chatbotteja ja robotiikkaa. Siksi onkin suositeltavaa investoida sellaisiin asiakaspalveluratkaisuihin, joihin on helppo tuoda mukaan tekoälyä, automaatiota ja robotiikkaa. Ne kontaktit, joita asiakaspalvelijat eivät voi hoitaa saman tien, pystytään automatisoimaan. Esimerkiksi tekoälyä hyödyntävät chatbotit petraavat asiakaspalvelua ja asiakaskokemusta verkossa. Kun usein toistuvat kysymykset siirtyvät chatbottien hoidettaviksi, asiakaspalvelijoille vapautuu aikaa monimutkaisempien yhteydenottojen käsittelyyn.
Eri käyttäjäryhmien toiveet ja käyttäjien kannalta keskeisimmät hyödyt kannattaa myös ottaa huomioon. Asiakaspalvelu hyötyy esimerkiksi työkalun mahdollisuudesta muokata palvelunumeroiden puhelureitityksiä sekä siitä, että palvelua on helpompi seurata ja kehittää monipuolisen raportoinnin avulla. Vaihteenhoitajan on helppoa välittää puheluita tehokkaalla webbisovelluksella ja liikkeellä ollessasi voit hyödyntää monipuolista mobiilisovellusta myös puheluiden siirtoon. Eli myös mobiilikäyttäjän on mahdollista hallinnoida omaa tavoitettavuutta helpon mobiilisovelluksen avulla. Näet helposti kirjautumalla eri palveluryhmiin ovatko kollegasi tavoitettavissa.
IT-vastaava ja pääkäyttäjä voivat hallinnoida palvelua netissä ja jakaa oikeuksia valitsemilleen työntekijöille ja lisätä ratkaisun tehokkuutta aktivoimalla integraatioita muihin järjestelmiin, esimerkiksi kalentereihin ja Microsoft Teamsiin. AD-integraatio pitää järjestelmän tiedot automaattisesti ajan tasalla. Muita tyypillisiä rajapintoja ovat erilaiset CRM- ja Call Center -sovellukset, joihin voidaan viedä tila- ja puhelutietoja.
Millaiset ovat yrityksesi tarpeet ja toiveet vaihdepalvelulle? Me Marskidatalla autamme sinua valitsemaan toiveisiisi parhaan ja työntekoasi tehostavan ratkaisun. Ota rohkeasti yhteyttä!
Ps. Onhan yrityksellänne myös ajanvaraus kunnossa? Tiesithän, että sen voi toteuttaa näppärästi Microsoft Bookingsilla!
