Microsoft 365 – mahdollisuudet yrityksille

Käytän päivittäisessä työssäni Microsoft 365 -pilvipalveluja. Jos sähköposti ja kalenteri ovat osa työtäsi, on suuri mahdollisuus, että sinäkin käytät. Siinä määrin laajalti organisaatiot ovat palvelun käyttöönsä omaksuneet. Eikä ihme, koska sehän toimii. Toiminnan kannalta edelleen relevantti sähköposti rokkaa ja kalenteri infoaa missä sinun tulisi kulloinkin olla. Teams tarjoaa oivan alustan tiimityöhön, etäkohtaamisiin ja mahdollistaa vaikkapa aiheen pähkäilyn pienryhmissä Teams Breakout Roomsin avulla.

Microsoft 365 – vastinetta rahalle

Jo mainittujen ominaisuuksien lisäksi palvelu tarjoaa toki paljon muutakin. Käytettävissä on alustaa intran toteutukseen (SharePoint tai Teams), organisaation päätelaitteiden hallintaa tai vaikkapa varauskalenteri julkaistavaksi omille asiakkaille Bookingsin avulla. Power Automate auttaa automatisoimaan työnkulkusi. Työnkulut voivat olla ratkaisuja hyvinkin simppeleihin asioihin, joiden toteuttaminen vie päivittäin aikaa. Automatisoimalle ne kertaalleen tämäkin aika vapautuu muuhun.  Parhaassa tapauksessa jokin näistä toteutuksista tuo ratkaisun jo tiedostettuun kehityskohteeseen ja tarvittavien määritysten jälkeen voidaan hommaa testata jo pilottiryhmän kesken. Kokonaisuus on hallittavissa keskitetysti ja jo aiemmin sovitut pelisäännöt pätevät käyttöoikeuksiin ja tietoturvaan. Sopiva kattaus palveluja voidaan valita kunkin käyttäjän tarpeen mukaan. Tilanteessa, jossa työntekijän ensisijainen ja ainoa väline on puhelin, riittää hänelle yleensä kevyempi ratkaisu kuin työasemalla toimivalle. Tarkemmin eri tuotteiden ominaisuuksista Juuson blogissa. Jos valmiista tarjonnasta ei sopivaa tuotetta löydy, voimme täydentää niitä yksittäisillä add-on-ominaisuuksilla.

Microsoft 365 ”bonus”-sovellukset ja mitä niillä saa aikaan

Vuonna 1983 julkaistun Word 1.0 jälkeen uusia versiota on luonnollisesti tullut vino pino ja sama pätee muihin tuttuihin Office-työkaluihin. Microsoft 365 jatkuvan tilauksen myötä käytettävissä on uusimmat versiot kustakin sovelluksesta. Nämä pitkään mukana olleet ovat toki kaikille tuttuja, mutta alla tiivistelmä muutamista muista:

• Yammer: yhteydenpitoon työkavereiden kesken – Mitä jos, vaikka kiittäisit tänään kaveria Yammerissa?
• Forms: kyselyjen ja äänestysten toteutukseen – Tarvitsetko enää kyselyiden tekemiseen sitä vanhaa erillistä sovellusta, joka teillä on käytössä?
• Bookings: asiakkaan varauskalenteri palveluihinne – Mitä jos, asiakas voisi varata palvelunne kätevästi netistä ja varausjärjestelmä haistelisi vapaat ajat suoraan Outlook-kalenteristanne?
• Shifts eli Vuorot: työvuorojen suunnitteluun, julkaisuun ja hallintaan – Mitä jos, jokainen työntekijänne voisi tsekata työvuoronsa suoraan puhelimensa Teams-sovelluksesta?
• Stream: yritysten videoiden hallintaan – Mitä jos, jakaisit vaikka kaikki sisäiset koulutukset intrassa Stream-videoina? (Streamiin on tulossa paljon uutta, voit tutustua niihin Microsoft Ignite 2020 -istunnossa.
• To Do: päivittäisiin tehtävälistoihin – Mitä jos, unohtaisit ne post-it-laput ja siirtyisit järjestelmälliseen tehtävienhallintaan?
• Planner: tehtävienhallintaan. – Mitä jos, käyttäisit Planneria vaikka viikkopalaverien suunnittelussa tai projektien hallinnassa?

Oletkin ehkä huomannut, että tuossa loppuvuodesta 2020 Teamsin Planner-sovellus vaihtoi nimensä ja on nykyisin Plannerin tehtävät ja To Do. Kyseessä on Microsoft Plannerin integraatio Microsoft To Do:n kanssa. Nyt voit hallita kaikkia Microsoft 365 tehtäviä näppärästi yhdellä sovelluksella yhdestä käyttöliittymästä. Vastaava kokemus on tulossa pian myös Teamsin mobiiliversiooon. Lue lisää integraatiosta tästä.

Tiedot turvassa – Microsoft 365 ja MD Turva 365

Jotta teidän firman jutut pysyy teidän firman juttuina, on Microsoft sisällyttänyt palveluihinsa useammankin tietoturvaa parantavan ominaisuuden. Seikat kuten päätelaitteiden hallinta, vahva tunnistautuminen (MFA) ja Data Loss Prevention (DLP) ovat huomion arvoisia organisaation koosta ja toimialasta riippumatta. Koostimme Marskidatalla näistä käyttöönottoineen valmiin palvelun ja nimesimme sen MD Turva 365:ksi. Samainen palvelu huolehtii myös tiedon varmistuksesta. Vuoden 2020 tapahtumat herättivät useissa organisaatioissa miettimään tapoja työskennellä etänä ja pysyvämmät vaikutukset toimistokulttuuriin selviävät aikanaan. Etätyö ja palvelujen sujuva käyttö sijainnista ja ehkä laitteestakin riippumatta, luovat myös kysymyksiä tietoturvasta. Zero Trust turvamalli kiteytyy lauseeseen “never trust, always verify”, ja näin onkin asiattoman tahon pääsy tietoihin käsiksi jo merkittävästi vaikeampaa. Tällöin luovutaan olettamasta, että yrityksen verkkoon päässyt taho on automaattisesti oikealla asialla.

Kuinka pääsen alkuun?

Kirjoittamani on suunnattu organisaatioille, joiden ensimmäiset ja usein yleisimmät stepit pilvipalveluiden käyttöön on otettu. Haluankin rohkaista arvioimaan olisiko niissä potentiaalia muuhunkin. Jos tarvitset asian kartoittamiseen apua, ”vaivaa” meitä. Aloitamme käymällä läpi, mitä te teette ja arvioimme, olisiko jostain aiemmin mainitsemastani teille hyötyä. Samaten, jos asia on täysin uusi tai kaipaatte koulutusta jo käyttämiinne palveluihin, jeesaamme kyllä.