Tällä hetkellä on vaikea olla törmäämättä keskusteluihin, joissa aiheena on Microsoft 365 Copilot, tekoälypohjainen työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat parantaa luovuuttaan, tuottavuuttaan ja taitojaan. Ei siis ihme, että sen ympärillä käy kuhina ja organisaatiot sekä käyttäjät haluavat hyötyä sen tuomista eduista. Teknisestä näkökulmasta Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto ei vaadi aikaa vieviä asennuksia järjestelmänvalvojilta tai käyttäjiltä.
On kuitenkin tärkeä ymmärtää, mitä tietoa Microsoft 365 Copilot pystyy tarjoamaan käyttäjilleen, ja mitä asioita on otettava huomioon ennen sen käyttöönottoa. Tähän blogiin olen nostanut muutaman aihealueen, joihin kannattaa tutustua ennen käyttöönottoa.
Copilot tarjoaa käyttäjälle vastauksia sisällöstä, johon käyttäjällä on vähintään tarkasteluoikeudet. Tämän vuoksi on tärkeää tiedostaa, missä yrityksen sensitiivinen data sijaitsee ja kenellä kyseiseen dataan on oikeudet. Copilot ei hyödynnä pelkkiä suoria käyttöoikeuksia, vaan riittää että käyttäjälle on jaettu linkillä pääsy johonkin sijaintiin tai tiedostoon.
Käyttäjä on voinut esimerkiksi luoda jakolinkin OneDrivessa tai SharePointissa sijaitsevaan tiedostoon käyttäen asetusta ”Yrityksen X henkilöt”, mutta on lähettänyt tuon linkin vain yhdelle henkilölle. Tähän mennessä on mahdollista, että muut käyttäjät eivät ole tiedostoa löytäneet. Copilotin käyttöönoton jälkeen Copilot osaa tarjota kaikille yrityksen käyttäjille vastauksia liittyen kyseisen dokumentin sisältöön.
Onko ympäristössä mahdollisesti vanhentunutta tietoa, josta Copilot saattaa tarjota vastauksia käyttäjille? Onko Teams-tiimien ja muiden SharePoint-sivustojen tiedostokirjastot ja sisältösivut ajan tasalla?
Copilot tarjoaa lähtökohtaisesti käyttäjille vastauksia viimeksi muokatuista tai luoduista tiedostoista, mutta on myös mahdollista, että käyttäjä saa vanhentunutta tietoa, jos tiedostoista on useita versioita eri sijainneissa. On siis tärkeä varmistaa, että tiedostojen versionhallinta on kunnossa ja vanhentuneet dokumentit on poistettu tai siirretty sijaintiin, joka on rajattu pois Copilotin hausta.
Tunnisteiden avulla voit määritellä, kuinka arkaluontoisia organisaatiosi tiedot ovat. Voit käyttää niitä esimerkiksi sähköposteissa tai tiedostoissa, ja näin vaikuttaa myös Copilotin tuottamiin tuloksiin. Jos esimerkiksi tiedostolle määritetty tunniste käyttää salausta, tämä vaatii käyttäjältä vähintään oikeudet kopioida kyseisestä tiedostosta, jotta Copilot voi palauttaa tietoja kyseisestä kohteesta.
Tunnisteet myös periytyvät Copilotin avulla luotuihin dokumentteihin. Jos luot uuden dokumentin Copilotin avulla ja dokumenttiin on tuotu sisältöä sisäiseksi määrittelystä dokumentista, luokittuu uusi dokumentti automaattisesti sisäiseksi.
Vaikka tämän työtäsi tehostavan niin sanotun tekoälyassistentin käyttöönotto polttelee jo sormenpäitä, ota silti oma aika tarkastella Microsoft 365 -ympäristöäsi. Listasin sinulle ne asiat, jotka tulisi ainakin ottaa huomioon ennen Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa:
Marskidatalta saat Microsoft 365 Copilotin lisenssien lisäksi opastusta Copilotin käyttöönottoon. MD Copilot -palvelumme sisältää tietoturvallisen käyttöönoton ja Copilot-koulutuksen. Koulutuksen avulla henkilöstö oppii, miten vapauttaa aikaa rutiininomaisissa työtehtävissä, sekä miten tehostaa tuottavuutta.
Myyntitiimimme auttaa kartoittamaan tilanteesi, ota rohkeasti yhteyttä myyntiin myynti@marskidata.fi tai soita suoraa omalle Marskidatan luottomyyjällesi. Mikäli yrityksesi on uusi lisenssitilaaja, kysy lisätietoja loppuvuoden 2024 lisenssialennuksesta.
Yritysmaailmassa on viime vuosien aikana herätty huomaamaan sisäisen markkinoinnin merkitys työntekijöiden sitouttamisessa, motivoinnissa ja yhteisen vision vahvistamisessa. Sisäinen markkinointi onkin jo monissa yrityksissä nostettu osaksi liiketoimintastrategioita, ja sen myötä huomattu, kuinka yrityskulttuuria on saatu vahvistettua, työntekijöiden keskeistä viestintää parannettua ja tuottavuutta edistettyä. Tässä blogissa tutustumme tarkemmin siihen, kuinka sisäistä markkinointia voidaan toteuttaa tehokkaasti Microsoftin monipuolisten työkalujen avulla.
Ennen kun sukellamme Microsoftin työkalujen maailmaan, on hyvä lyhyesti selkeyttää mitä eroa on termeillä sisäinen markkinointi ja sisäinen viestintä. Äkkiseltään ne saattavat mennä helposti sekaisin puheessa, tai saattaa tulla ajatus, että sisäinen viestintä on yritetty brändätä uudella termillä kuulostamaan entistä kiinnostavammalta. Todellisuudessa molemmille termeille on omat määritelmänsä, tavoitteensa, sekä toiminteet, joita toteuttamalla tavoitteita pyritään saavuttamaan.
Sisäisellä viestinnällä viitataan puhtaasti kaikkeen siihen viestintään, joka tapahtuu organisaatiossa sisäisesti työntekijöiden kesken ja johdon välillä. Sen pääasiallisena tarkoituksena on tiedon jakaminen ja vaihtaminen organisaation jäsenten keskuudessa. Lisäksi sen avulla tuetaan työntekijöiden ymmärrystä yrityksen arvoista, tavoitteista ja strategioista, sekä varmistetaan selkeä viestintä organisaation sisällä.
Sisäiselle viestinnälle keskeisiä työkaluja ovat muun muassa viestintäkanavat (Teams, Outlook), intranet (SharePoint) ja tiimille tarpeelliset työkalut (esim. Planner). Sisäinen viestintä pitää sisällään myös kokouksia ja johdon viestintää työntekijöille.
Lisää sisäisestä viestinnästä (ja SharePointin mahdollisuuksista) voit lukea kollegani blogista: Toimiva sisäinen viestintä - Marskidata
Sisäinen markkinointi on puolestaan johdettu strateginen lähestymistapa, jossa markkinoinnin periaatteita sovelletaan organisaation sisäiseen ympäristöön. Sen avulla pyritään luomaan bränditunnetta ja innostusta organisaation jäsenten keskuudessa. Vahvan bränditunteen avulla työntekijät tuntevat brändin osaksi omaa työpanostaan ja identiteettiään, joka puolestaan vahvistaa sitoutuneisuutta, edistää yhteistä näkemystä organisaation tavoitteista ja luo vahvempaa yrityskulttuuria.
Sisäisen markkinoinnin strategioihin voi kuulua tapahtumia, kampanjoita ja tunnustuksia. Lisäksi sisäiset palkitsemisohjelmat, sekä organisaation arvoja ja saavutuksia korostava viestintä ovat osa toimivaa sisäistä markkinointia.
Lue miten Microsoft 365 voi pelastaa yrityksen strategian: Microsoft 365 yrityksen strategian pelastajana? - Marskidata
Sisäinen markkinointi ja sisäinen viestintä ovat juuri eriäväisyyksiensä vuoksi täydellinen yhdistelmä organisaation innostavan ja tehokkaan viestinnän varmistamiseen. Ne tukevat toinen toisiaan, ja esimerkiksi sisäisen markkinoinnin avulla voidaan kehittää kampanjoita ja tarinoita organisaation tavoitteiden ympärille (joista viestiminen työntekijöille kuuluu sisäiseen viestintään), tehden niistä työntekijälle motivoivia ja merkityksellisiä.
Kuten jo aiemmasta voimme todeta, on sisäisen markkinoinnin merkitys korvaamaton. Työntekijöiden sitoutuminen työhön ja työpaikkaan on huomattavasti parempaa silloin, kun he todella ymmärtävät ja sisäistävät organisaation arvot, tavoitteet ja strategian. Tämän hyödyt taas ovat suoraan havaittavissa työtyytyväisyyden lisääntymisellä, tuottavuuden kasvulla ja yrityskulttuurin vahvistumisella. Nyt tutustutaan Microsoftin työkaluihin, jotka mahdollistavat tehokkaan sisäisen markkinoinnin toteuttamisen.
Microsoft SharePoint on alusta yhteisen tehokkaan tiedonhallinnan toteuttamiseen. Sen avulla työntekijät voivat jakaa helposti sisäiselle markkinoinnille olennaista tietoa, kuten tapahtumia, saavutuksia ja uutisia. SharePointiin voidaan myös luoda kansioita, joista löytyy ajankohtaisia kampanjatietoja tai markkinointimateriaaleja, jolloin voidaan varmistaa tarvittavien resurssien olevan yhteisesti saatavilla.
Toimiva markkinointi, oli se sitten sisäistä tai ulkoista, vaatii aina toimivaa yhteistyötä. Integroimalla SharePointin Microsoft Teamsin kanssa, vahvistetaan tehokasta yhteistyötä tiimien ja tiimiläisten välillä. Integraation avulla annetaan tiimeille mahdollisuus käyttää yhteisiä SharePoint-sivustoja ja -kirjastoja tiedon ja tiedostojen jakamiseen, ja työskennellä yhdessä ajankohtaisten materiaalien parissa. Sujuva tiimityö varmistaa sujuvamman sisäisen markkinoinnin.
Teams toimii näppärästi niin sisäisen viestinnän kuin sisäisen markkinoinninkin työkaluna. Teams mahdollistaa avoimen viestinnän ja resurssien tehokkaan jakamisen organisaatiossa. Sen avulla voidaan muodostaa paikkariippumattomia tiimejä työskentelemään eri markkinoinnin toimien parissa. Esimerkiksi usealla paikkakunnalla toimiva yritys, joka haluaa järjestää omille työntekijöilleen tapahtuman, voi kasata tapahtumatiimin jokaiselta paikkakunnalta valikoiduista työntekijöistä. Tiimi pystyy näin toteuttamaan tapahtuman suunnittelun ja organisoinnin täysin etänä. Olettaen tietysti, että heidän Teams-osaamisensa on ajan tasalla.
Lue täältä Parikkalan Valo Oy – sisäinen viestintä yhteen kanavaan Microsoft Teamsin avulla - Marskidata
Teams tuo myös palkitsemisen, kehut ja kannustamisen läpinäkyväksi. Tiimin jäsenille ja kampanjoihin osallistuneille henkilökuntalaisille voidaan jakaa digitaalisia kunniamerkkejä onnistumisista, osallistumisesta ja hyvistä tuloksista.
Toimiva (ja myös kehitettävä) sisäinen markkinointi on tietysti mitattavissa. Asettamalla tavoitteita ja mittaristoja sisäiselle markkinoinnille, voidaan kerättyä tietoa analysoida ja toimintaa kehittää. Kun tiedetään mitä halutaan mitata, voidaan Microsoftin Power BI asettaa näyttämään visuaalista tietoa reaaliajassa. Analysoimalla Power BI:n luomia kaavioita, pystytään markkinointitoimenpiteiden vaikuttavuutta seuraamaan, sekä tarvittaessa tekemään muutoksia markkinointistrategiaan myös kesken kampanjaa.
Jos blogin aihe sytytti, tai teidän yrityksessänne on käynnissä esimerkiksi viestintäkanavien uudistaminen, Teams-ympäristön muotoilu palvelemaan paremmin teidän tavoitteitanne, tai kenties kaipaatte omaa intranettiä, ota rohkeasti yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta. Me autamme mielellämme!
Monesti yrityksillä on hankittuna laajat Microsoft 365 -paketit, mutta kaikkia sen mukana tulevia ohjelmia ei osata käyttää. Yritykset esimerkiksi hankkivat monimutkaisia kyselyohjelmia pieneenkin tarpeeseen, joka olisi aivan yhtä hyvin taklattavissa Microsoft Formsilla.
Nykyisin kun hankkii Microsoft 365 -paketin, ei hanki enää vain Outlookia, Wordia ja muita, vaan pitkän liudan monipuolisia työkaluja moderniin tietotyöhön. Olisikin tärkeää, että yrityksissä perehdyttäisiin näihin työkaluihin ja koulutettaisiin henkilöstö niiden käyttöön.
Työntekijät motivoituvat merkityksellisestä työstä itseään kiinnostavien asioiden parissa ja koulutusmahdollisuuksien tarjoaminen lisää henkilöstön tyytyväisyyttä ja sitoutumista yritykseen. Kun työnantaja panostaa henkilöstön kouluttamiseen, kertoo se arvostuksesta työntekijöitä kohtaan.
Joku viisas joskus sanoikin:
Näinhän se menee. Kouluttautumisesta on hyötyä kaikille yrityksesi työntekijöille. Esimiesten tehtävä on tunnistaa koulutuksen tarve ja huolehtia, että henkilöstö myös koulutusta saa. Koko henkilöstö tulee kouluttaa, koska vain sillä varmistut siitä, että he suoriutuvat työstään parhaalla mahdollisella tavalla.
Me Marskidatalla järjestämme monipuolisia IT-koulutuksia yrityksille. Näin yrityksesi henkilöstön osaaminen paranee, työnteko tehostuu uusilla työkaluilla ja uudet teknologiat otetaan käyttöön sujuvasti.
Marskidatalla osaava henkilöstö on yrityksemme suurin voimavara ja kilpailuvaltti. Tämä pätee varmasti myös mihin tahansa erityisosaamista vaativaan toimialaan. Vastuullinen ja asioihin perehtynyt yritys ylläpitää henkilöstön tietotaitoa koulutuksen avulla ja suunnittelee henkilöstölle tarvittavaa lisäkoulutusta. Usein työnantajat kuitenkin eivät toimi päämäärätietoisesti asian kanssa ja kokevat koulutukset pelkkänä lisäkuluna.
Osaamisen kehittäminen on kuitenkin yrityksen tärkeimpiä kilpailuetuja ja panostus tulevaisuuden menestykseen. Meillä Marskidatalla asiantuntijamme haluavat olla alansa parhaita ja kehittää itseään, ja siksi meidän sisäiseen koulutuskalenteriimme tulee merkintöjä käydyistä koulutuksista viikoittain. Jokaisella marskilaisella tulee olla halu ja motivaatio kehittää itseään jatkuvasti ja se on tärkeä pointti myös silloin, kun teemme rekrytointeja.
Moni yritys on kuluneen vuoden aikana ottanut käyttöön esimerkiksi Microsoft 365 -pilvipalvelut ja siinä samalla esimerkiksi Teamsin. Pian yritykset kuitenkin huomaavat, että vain pientä osaa tämän paketin palveluista osataan käyttää ja hyödyntää päivittäisessä työssä.
Monet yritykset käyttävät edelleen Skypeä päivittäisessä viestinnässään. On kuitenkin huomattava, että Skype for business on Microsoftin poistuva palvelu, jonka toiminta loppuu heinäkuussa 2021. Jos yrityksessänne käytetään edelleen Skypeä, kannattaa siirtymistä suunnitella pikaisesti.
Usein Teams-koulutuksissamme, sellaisetkin henkilöt, jotka ovat jo pidempään käyttäneet Teamsia, yllättyvät sen monipuolisista ominaisuuksista. Esimerkiksi dokumenttien työstäminen samanaikaisesti tulee monelle yllätyksenä. Teamsiin voi integroida satoja muita palveluja ja sovelluksia ja niiden mahdollisuudet ovat monella vielä hyödyntämättä.
on tavallinen huudahdus Marskidatan Teams-koulutuksen jälkeen.
Teams on työvälineenä täysin erilainen kuin Skype. Skype vaikutti aikoinaan yritysten tapaan hoitaa palavereja ja pikaviestittelyä, mutta Teamsilla muutetaan tavallaan kaikki organisaation tietotyössä. Se, miten teidän yrityksessänne tehdään työtä, tulee muuttumaan Teamsin käyttöönoton myötä. Tähän muutoksen ei kannata lähteä pää edellä, vaan suunnitella tuo uusi tapa tehdä töitä ja mitä se tarkoittaa juuri teidän yrityksessänne. Me Marskidatalla voimme auttaa myös näissä määrittelyissä Teams-työpajojen avulla.
Useimmiten Teamsin hallitsemattomassa käyttöönotossa käy niin, että tiimejä alkaa syntyä kuin sieniä sateella ja kukaan ei hallitse sitä, että kuka on missäkin tiimissä jäsenenä. Myös päällekkäisiä tiimejä syntyy ja aina jostain puuttuu joku henkilö, joka tiimissä pitäisi virallisesti olla. Kun yhteisiä pelisääntöjä ei ole luotu tieto pirstaloituu ja hämmennys kasvaa. Teamsin käyttöönotossa on hyvä huomioida myös muiden viestintäkanavien roolitukset (esim. mikä on jatkossa sisäisen sähköpostin rooli organisaatiossanne) sekä määritellä se, mihin jatkossa mikäkin tieto tallennetaan.
3 askelta, joilla takaamme Teamsin onnistuneen jalkauttamisen:
Microsoft kehittää tällä hetkellä Teamsia hurjalla tahdilla ja sen vuoksi pidämmekin myös päivityskoulutuksia sen uusista ominaisuuksista. Joidenkin asiakkaidemme kanssa olemme sopineet, että pidämme heidät ajan tasalla esim. kvartaaleittain tai puolivuosittain. Kukaan ei kuitenkaan ehdi siinä oman työnsä ohella seuraamaan sitä, kuinka nopeasti uudet ominaisuudet kehittyvät, joten Marskidatan asiantuntijat pitävät teidänkin yrityksenne ajan tasalla.
Tietoturva on tärkeä osa yritysten kokonaisturvallisuutta ja riskienhallintaa. Usein ihminen onkin tietoturvan heikoin lenkki. Kun käyttäjät tunnistavat potentiaaliset uhat, voivat he omilla toimenpiteillään vähentää riskiä joutua nettirikollisten uhriksi.
Järjestämme koulutuksia tietoturvan ympärille, mm. siitä, kuinka takaat tietoturvallisen etätyöskentelyn. Voimme järjestää yrityksellenne räätälöidyn koulutuksen tietoturva-asioista, jossa käymme asioita läpi käytännönläheisten esimerkkien kautta. Tämän jälkeen voimme tarvittaessa testata, miten oppi on mennyt organisaatiossanne perille.
Marskidatan koulutusvalikoimasta löydät koulutuksia tietoturvasta aina erilaisiin pilvisovelluksiin. Räätälöimme koulutuksen juuri sinun yrityksesi tarpeisiin, yrityksenne sen hetkiset tarpeet huomioiden. Halutessanne voimme aloittaa tekemällä koulutuksen tarvekartoituksen siitä, mihin työvälineisiin koulutusta eniten kaivataan, tai sitten voimme kartoittaa ennen koulutusta osaamisen tason tietyssä työvälineessä.
Järjestämme koulutuksia etänä, yrityksien omissa tiloissa ympäri Suomen tai meidän toimipisteissämme Helsingissä, Joensuussa, Mikkelissä tai Savonlinnassa. Asiakasyrityksemme ovat kaikkea yhden henkilön yrityksistä pörssiyhtiöihin, joten voimme räätälöidä koulutuksen juuri teille, kustannustehokkaasti.
Monet meistä ovat käyttäneet Outlookia jo vuosia ja niin on tehnyt myös tämän päivän esimerkkihenkilömme Maikki. Mutta kuinka tehokkaasti Maikki todella sähköpostiaan ja kalenteriaan käyttää? Käyttääkö hän värikoodeja? Saneleeko? Arkistoi? Luokittelee? Jakaa kalenterinsa? Pitää erillään henkilökohtaiset ja omat menot? Niinpä, ehkä Maikkikin olisi päivityskoulutuksen tarpeessa…
Me Marskidatalla järjestämme koulutuksia mm. seuraavista aiheista:
Jos tästä listasta et löytänyt teille sopivaa, niin ota yhteyttä ja järjestetään teille sopiva koulutus!
