Edellisessä blogissani keskityimme tietoturvan merkitykseen Microsoft 365 Copilotin käyttöönotossa. Tällä kertaa suuntaamme katseemme puolestaan tietosuojaan. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan ”tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä.” Tutustu lähteeseen: Mitä tietosuoja on? | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Tietosuojalla on myös läheinen suhde tietoturvaan. Tietoturva on osa tietosuojaa, ja se varmistaa omalta osaltaan, että henkilötietojen suoja toteutuu asianmukaisesti. Toki tietoturva on myös itsessään laajempi konsepti, eikä se kata vain henkilötietojen suojaamista vaan käsittää myös laajemmin organisaatiolle tai yksilölle tärkeiden tietojen suojan. Suojan piiriin tällöin kuuluu siis henkilödatan lisäksi myös esimerkiksi yrityssalaisuudet.
”Älä koskaan laita organisaation tietoja ilmaiseen tekoälysovellukseen.”
Tietosuoja on olennainen käyttäjien luottamuksen säilyttämiseksi. Kun käyttäjät tietävät, että heidän tietonsa käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti, he ovat todennäköisemmin valmiita käyttämään Copilotia.
GDPR asettaa tiukat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle ja tietenkin Copilotin on noudatettava näitä säädöksiä varmistaakseen, että se toimii laillisesti ja eettisesti. Tietosuoja auttaa vähentämään tietoturvariskejä, kuten tietomurtoja ja tietovuotoja. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään arkaluonteisia tai henkilökohtaisia tietoja.
Tietosuoja varmistaa, että käyttäjillä on oikeus hallita omia tietojaan. Tämä sisältää oikeuden tarkastella, korjata ja poistaa omia tietojaan sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Tietosuoja on osa laajempaa eettistä vastuuta, joka liittyy tekoälyn ja teknologian käyttöön. On tärkeää varmistaa, että teknologiaa käytetään tavalla, joka kunnioittaa yksilöiden yksityisyyttä ja oikeuksia.
Copilotin on käsiteltävä kaikki käyttäjätiedot luottamuksellisesti, mikä tarkoittaa, että tietoja ei jaeta tai käytetä ilman käyttäjän suostumusta. Käyttäjien on tiedettävä, miten heidän tietojaan kerätään, käytetään ja suojataan. Läpinäkyvyys lisää luottamusta ja auttaa käyttäjiä ymmärtämään tietosuojakäytäntöjä.
Microsoft Copilot noudattaa tiukkoja tietosuojakäytäntöjä varmistaakseen, että käyttäjien tiedot käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti. Tietosuoja on siis olennainen osa Copilotin käyttöä, ja sen merkitys korostuu entisestään, kun teknologia kehittyy ja sen käyttö yleistyy.
Copilot käyttää Microsoft Graphin kautta saatavilla olevaa sisältöä ja kontekstia, kuten sähköposteja, keskusteluja ja asiakirjoja, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Näitä tietoja Copilot ei käytä suurien kielimallien koulutukseen. Voiko Copilot sitten oppia käyttäjänsä mieltymyksistä jotain? Kyllä vain, se oppii käyttäjänsä mieltymyksistä ja työskentelytavoista. Copilot käyttää kehittyneitä tekoälymalleja ja luonnollisen kielen yhdistelyä, jotta se voi paremmin ymmärtää käyttäjän kysymyksiä ja tarjota hyödyllisempiä vastauksia ja ehdotuksia. Copilot voi siis esimerkiksi oppia, että millaisia asiakirjoja käytät usein, minkä tyyppisiä hommia suoritat säännöllisesti ja millaisia vastauksia odotat siltä missäkin tilanteissa.
Onko sitten tarvittaessa mahdollista nollata Copilotin oppiminen? Kyllä vain. Tämän voi tehdä poistamalla tai nollaamalla Copilotin käyttämät tiedot ja asetukset Microsoft Graphin kautta. Copilotin asetukset nollaaminen voi auttaa, jos käyttäjä haluaa aloittaa alusta ja poistaa aiemmat oppimiset ja mieltymykset.
Copilot ei tiedä käyttäjästä henkilökohtaisuuksia, koska se ei tallenna tai säilytä keskusteluja. Copilot lupaa, että ”kaikki, mitä keskustelujemme aikana jaat, pysyy luottamuksellisena ja sitä käytetään vain keskustelun aikana.” Tämä voi hämmentää käyttäjää, sillä pääseehän käyttäjä selaamaan taaksepäin aikaisempia keskustelujaan Copilotin kanssa. Vaikka käyttäjä voi palata keskusteluihinsa Copilotin kanssa, se ei tarkoita sitä, että Copilot tallentaisi ne. Keskusteluhistoria tallennetaan laitteelle tai sovellukseen, mutta Copilot ei säilytä tai tallenna tietoja keskusteluista.
”Ilmainen” tekoälysovellus ei koskaan ole ilmainen, sitä maksetaan tiedolla.
Usein ilmaisista tekoälysovelluksista "maksetaan" tiedolla. Ilmaiset tekoälysovellukset saattavat kerätä ja käyttää henkilötietojasi kaupallisiin tarkoituksiin, kuten mainonnan kohdentamiseen tai palvelujen parantamiseen. Tämä voi johtaa tietosuoja- ja tietoturvariskeihin, kuten tietomurtoihin tai tietovuotoihin. Ilmaiset sovellukset eivät aina ole täysin läpinäkyviä siitä, miten ja mihin tietojasi käytetään. Tämä voi vaikeuttaa tietojen hallintaa ja ymmärtämistä siitä, että miten tietosi ovat suojattuja. Ilmaiset tekoälysovellukset saattavat käyttää tietojasi myös tavoilla, jotka eivät ole eettisesti hyväksyttäviä. Tämä voi sisältää tietojen myymisen kolmansille osapuolille ilman suostumustasi. Muun muassa näistä syistä suosittelen valitsemaan ennemmin Microsoft 365 Copilotin.
Tällä hetkellä Microsoft 365 Copilot ei tallenna keskusteluja, eikä sitä ole suunniteltu tekemään niin tulevaisuudessa. Sen ensisijainen tavoite on tarjota reaaliaikaista apua ja tukea ilman, että se säilyttää henkilökohtaisia tietoja tai keskusteluhistoriaanne.
Tietosuoja ja tietoturva ovat keskeisiä tekijöitä, kun otetaan käyttöön uusia teknologioita, kuten Microsoft 365 Copilot. Jos haluat varmistaa, että teidän yrityksenne hyödyntää Copilotin mahdollisuuksia turvallisesti ja tehokkaasti, ota yhteyttä meidän asiantuntijoihimme tai lähetä sähköpostia myynti@marskidata.fi. Me autamme sinua kaikissa tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvissä kysymyksissä sekä Microsoft 365 Copilotin käyttöönotossa.
Ota yhteyttä jo tänään!
Microsoft 365 Copilot voi hakea ajankohtaista tietoa julkisesta verkosta ja organisaation datasta, mikä auttaa sitä tarjoamaan tarkkoja ja ajantasaisia vastauksia käyttäjien kysymyksiin. Tämän vuoksi datastrategia on keskeisessä roolissa Copilotin käyttöönotossa. Copilot voi auttaa käyttäjiä erilaisissa tuottavuustehtävissä, kuten tekstin kirjoittamisessa, muokkaamisessa, aikataulujen hallinnassa ja paljon muussa. Tässä kirjoituksessa käsittelen datastrategian roolia, jotta Copilotin käyttö olisi tehokasta.
Copilot on kehittynyt tekoälyavustaja, tavallaan se jokaisen tietotyöläisen oma assistentti. Se on suunniteltu auttamaan käyttäjiä monenlaisissa tehtävissä, kuten tiedonhankinnassa, tuottavuuden parantamisessa ja ongelmanratkaisussa. Copilot käyttää kehittynyttä kielimallia, joka on koulutettu valtavalla määrällä tekstiä. Tämä mahdollistaa sen, että Copilot ymmärtää ja tuottaa luonnollista kieltä erittäin tarkasti. Microsoft Copilot pystyy ymmärtämään keskustelun kontekstin ja mukauttamaan vastauksensa sen mukaan. Tämä vuoksi Copilot pystyy käsittelemään monimutkaisia kysymyksiä ja tehtäviä.
Yrityksenne voi olla valmis ottamaan Copilotin käyttöön heti, mikäli:
Moni päättäjä on huolissaan. Miten valmistautua tekoälyn käyttöönottoon? Mitä sillä halutaan saavuttaa? Voisiko Copilot olla avuksi mahdollisissa organisaation kipukohdissa, esimerkiksi tehokkuuden lisäämisessä tai prosessien yksinkertaistamisessa? Mikä on organisaation tämänhetkinen AI-kyvykkyys? Kuinka ohjata työntekijöitä käyttämään tekoälyä?
”Onko teidän yrityksessänne mietitty, milloin mikäkin data vanhenee ja miten se arkistoidaan?”
Tässä kohtaa päättäjien on kiinnitettävä huomiota myös siihen, onko organisaatiolla datastrategia ja onko se riittävän hyvässä kunnossa. Tämä on monelle yritykselle iso kipukohta. Välttämättä organisaatiolla ei ole hyvää kokonaiskuvaa siitä, että mitä dataan käytetään, kuka sitä käyttää ja miten kauan dataa säilötään.
”Jopa 11 % siitä datasta, mitä työntekijät laittavat esimerkiksi ChatGPT:hen on luottamuksellista tietoa!”
Datastrategia on keskeisessä roolissa Copilotin käyttöönotossa, sillä se varmistaa, että tekoälytyökalu toimii turvallisesti ja tehokkaasti. Datastrategia varmistaa, että Copilotilla on pääsy ajantasaiseen ja oikeaan tietoon. Tämä edellyttää selkeitä käytäntöjä siitä, mitä tietoja tallennetaan ja miten tietoja hallitaan. Ethän halua, että Copilot tarjoaa käyttäjilleen vanhentunutta tietoa? Kuvittele tilanne, jossa työntekijä kysyy Copilotilta ”mikä on organisaatiomme lomapolitiikka” ja saa viisi vuotta vanhan vastauksen. Tätä ei kukaan HR-ihminen toivo.
Datastrategia auttaa varmistamaan, että tiedot käsitellään turvallisesti. Tämä sisältää muun muassa tietojen salauksen, pääsynhallinnan ja säännölliset tietoturvatarkastukset. Hyvin suunniteltu datastrategia myös määrittelee sen, miten tietoja kerätään, tallennetaan, käytetään ja poistetaan.
Datastrategia mahdollistaa edistyneen analytiikan ja tekoälyn hyödyntämisen päätöksenteossa. Tämä voi auttaa yritystä tunnistamaan trendejä, ennakoimaan tulevaa ja optimoimaan prosesseja.
Datastrategia keskittyy myös tiedon ladun parantamiseen. Laadukas tieto on tarkkaa, ajantasaista ja relevanttia, mikä on olennaista päätöksenteon kannalta. Datastrategia sisältää myös tietoturva- ja tietosuojakäytännöt, jotka omalta osaltaan varmistavat, että tietoja käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti. Datastrategia on myös jatkuvaa kehittämistä. Mikäli sitä ei päivitetä säännöllisesti, se johtaa vanhentuneisiin käytäntöihin ja teknologioihin. Tämän vuoksi on olennaista luoda myös prosessi datastrategian säännölliselle arvioinnille ja päivittämiselle.
”Panosta tiedon laadun varmistamiseen ja luo prosessit säännölliselle tiedon tarkistamiselle ja siivoamiselle.”
Tiedon elinkaaren hallinta eli data lifecycle management kattaa kaikki vaiheet, joiden kautta tieto kulkee sen syntymisestä sen hävittämiseen. Tämä varmistaa, että tietoja käsitellään tehokkaasti, turvallisesti ja lainmukaisesti koko niiden elinkaaren ajan. Tiedon elinkaaren keskeiset vaiheet ovat:
Datastrategia on olennainen osa Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa. Se varmistaa, että tekoälytyökalu toimii tehokkaasti ja turvallisesti, ja että organisaation tiedot ovat ajantasaisia ja laadukkaita. Hyvin suunniteltu datastrategia tukee päätöksentekoa, parantaa tietoturvaa ja mahdollistaa edistyneen analytiikan hyödyntämisen.
Lue asiantuntijamme kirjoitus aiheesta: Onko ympäristösi valmis Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoon? Tutustu myös sivuumme Copilot - Marskidata ja valjasta tekoäly käyttöösi.
Lopuksi, muista että datastrategia ei ole vain tekninen dokumentti, vaan se on strateginen työkalu, joka auttaa organisaatiotasi hyödyntämään dataa tehokkaasti ja turvallisesti. Kun datastrategia on kunnossa, Copilot voi todella loistaa ja tuoda merkittävää lisäarvoa organisaatiollesi.
Tällä hetkellä on vaikea olla törmäämättä keskusteluihin, joissa aiheena on Microsoft 365 Copilot, tekoälypohjainen työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat parantaa luovuuttaan, tuottavuuttaan ja taitojaan. Ei siis ihme, että sen ympärillä käy kuhina ja organisaatiot sekä käyttäjät haluavat hyötyä sen tuomista eduista. Teknisestä näkökulmasta Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto ei vaadi aikaa vieviä asennuksia järjestelmänvalvojilta tai käyttäjiltä.
On kuitenkin tärkeä ymmärtää, mitä tietoa Microsoft 365 Copilot pystyy tarjoamaan käyttäjilleen, ja mitä asioita on otettava huomioon ennen sen käyttöönottoa. Tähän blogiin olen nostanut muutaman aihealueen, joihin kannattaa tutustua ennen käyttöönottoa.
Copilot tarjoaa käyttäjälle vastauksia sisällöstä, johon käyttäjällä on vähintään tarkasteluoikeudet. Tämän vuoksi on tärkeää tiedostaa, missä yrityksen sensitiivinen data sijaitsee ja kenellä kyseiseen dataan on oikeudet. Copilot ei hyödynnä pelkkiä suoria käyttöoikeuksia, vaan riittää että käyttäjälle on jaettu linkillä pääsy johonkin sijaintiin tai tiedostoon.
Kun käyttäjät jakavat tiedostoja käyttäen "Valitsemasi henkilöt" -linkkiasetusta, näkyy jaettu tiedosto tai kansio lisätyille käyttäjille hakutuloksissa sekä Copilotin vastauksissa. Linkin luonut käyttäjä on voinut määrittää vastaanottajiin useita käyttäjiä ja käyttöoikeusryhmiä.
Jos käyttäjä on luonut jakolinkin käyttäen "Yrityksen X henkilöt", tällöin tiedosto tai kansio näkyy käyttäjille hakutuloksissa ja Copilotin vastauksissa, vasta sitten kun käyttäjä on avannut tiedoston tai kansion jakolinkin kautta.
Onko ympäristössä mahdollisesti vanhentunutta tietoa, josta Copilot saattaa tarjota vastauksia käyttäjille? Onko Teams-tiimien ja muiden SharePoint-sivustojen tiedostokirjastot ja sisältösivut ajan tasalla?
Copilot tarjoaa lähtökohtaisesti käyttäjille vastauksia viimeksi muokatuista tai luoduista tiedostoista, mutta on myös mahdollista, että käyttäjä saa vanhentunutta tietoa, jos tiedostoista on useita versioita eri sijainneissa. On siis tärkeä varmistaa, että tiedostojen versionhallinta on kunnossa ja vanhentuneet dokumentit on poistettu tai siirretty sijaintiin, joka on rajattu pois Copilotin hausta.
Tunnisteiden avulla voit määritellä, kuinka arkaluontoisia organisaatiosi tiedot ovat. Voit käyttää niitä esimerkiksi sähköposteissa tai tiedostoissa, ja näin vaikuttaa myös Copilotin tuottamiin tuloksiin. Jos esimerkiksi tiedostolle määritetty tunniste käyttää salausta, tämä vaatii käyttäjältä vähintään oikeudet kopioida kyseisestä tiedostosta, jotta Copilot voi palauttaa tietoja kyseisestä kohteesta.
Tunnisteet myös periytyvät Copilotin avulla luotuihin dokumentteihin. Jos luot uuden dokumentin Copilotin avulla ja dokumenttiin on tuotu sisältöä sisäiseksi määrittelystä dokumentista, luokittuu uusi dokumentti automaattisesti sisäiseksi.
Vaikka tämän työtäsi tehostavan niin sanotun tekoälyassistentin käyttöönotto polttelee jo sormenpäitä, ota silti oma aika tarkastella Microsoft 365 -ympäristöäsi. Listasin sinulle ne asiat, jotka tulisi ainakin ottaa huomioon ennen Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa:
Marskidatalta saat Microsoft 365 Copilotin lisenssien lisäksi opastusta Copilotin käyttöönottoon. MD Copilot -palvelumme sisältää tietoturvallisen käyttöönoton ja Copilot-koulutuksen. Koulutuksen avulla henkilöstö oppii, miten vapauttaa aikaa rutiininomaisissa työtehtävissä, sekä miten tehostaa tuottavuutta.
Myyntitiimimme auttaa kartoittamaan tilanteesi, ota rohkeasti yhteyttä myyntiin myynti@marskidata.fi tai soita suoraa omalle Marskidatan luottomyyjällesi. Mikäli yrityksesi on uusi lisenssitilaaja, kysy lisätietoja loppuvuoden 2024 lisenssialennuksesta.
Koneäly ja tekoälyn tuomat innovaatiot ovat mullistaneet tapamme työskennellä ja kommunikoida. Kaksi merkittävää peluria näillä markkinoilla ovat OpenAI:n ChatGPT ja Microsoftin 365 Copilot. Mutta kumpi näistä on parempi? Tarkastellaanpa näiden kahden tehokkaan työkalun ominaisuuksia, vahvuuksia ja heikkouksia.
ChatGPT on OpenAI:n kehittämä koneoppimismalli, joka on suunniteltu käymään ihmismäisiä keskusteluja. Se perustuu GPT-3-malliin, joka sisältää jopa 175 miljardia parametria, ja pystyy vastaamaan monenlaisiin kysymyksiin, antamaan neuvoja ja jopa luomaan sisältöä. Se käynnisti generatiivisen tekoälyn huuman vuonna 2022 ja sillä on elokuussa 2024 yli 200 miljoonaa viikottaista käyttäjää. Microsoft on sijoittanut 13 miljardia dollaria OpenAI:hin, mikä on mahdollistanut ChatGPTn mallien käytön Microsoftin tuotteissa.
ChatGPT soveltuu parhaiten organisaatioihin, joissa ei käytetä aktiivisesti Wordia, Exceliä tai PowerPointia tai muita Microsoftin työkaluja. Sen ominaisuuksiin kuuluvat muun muassa kuvien generointi, data-analyysi sekä puhelin- ja työpöytäapplikaatiot.
Microsoft 365 Copilot tuli yleiseen käyttöön tammikuussa 2024 ja se alkoi tukea suomen kieltä vappuna 2024. Microsoft 365 Copilot on suunniteltu erityisesti työelämää varten. Se integroituu suoraan Microsoft 365 -sovelluksiin, kuten Wordiin, Exceliin ja Teamsiin, joita käyttää yli 1,2 miljardia ihmistä maailmanlaajuisesti. Copilot auttaa käyttäjiä automatisoimaan tehtäviä, analysoimaan dataa ja luomaan sisältöä.
Copilot soveltuu parhaiten organisaatioihin, jotka käyttävät Microsoftin sovelluksia.
Yrityskäytössä molemmilla työkaluilla on omat selkeät etunsa. ChatGPT voi olla erityisen hyödyllinen asiakaspalvelussa, markkinointikampanjoiden suunnittelussa ja sisällöntuotannossa. Sen kyky simuloida ihmismäisiä keskusteluja tekee siitä arvokkaan työkalun, kun tarvitaan luovia ja monipuolisia ratkaisuja. Microsoft 365 Copilot puolestaan sopii erinomaisesti liiketoiminnan prosessien tehostamiseen, datan analysointiin ja raportointiin. Copilotin avulla yritykset voivat nopeuttaa työtehtäviä, vähentää inhimillisten virheiden määrää ja parantaa yleistä tehokkuutta.
Valinta ChatGPT:n ja Microsoft 365 Copilotin välillä riippuu suuresti käyttäjän tarpeista. Jos etsit työkalua, joka voi auttaa sinua luomaan luovaa sisältöä, käymään monipuolisia keskusteluja ja tarjoamaan laajaa tietoa eri aiheista, tai jos käytät työssäsi esimerkiksi vain Googlen työkaluja, ChatGPT on sinulle oikea valinta. Sen monipuolisuus ja keskustelutaito tekevät siitä erinomaisen apurin niin henkilökohtaisessa kuin ammatillisessakin käytössä.
Toisaalta, jos työskentelet yritysmaailmassa ja organisaatiossasi on käytössä Microsoft 365 -työkalut, on valintasi ehdottomasti Copilot. Jos siis tarvitset tehokasta apuvälinettä, joka integroituu Microsoft 365 -sovelluksiin ja auttaa sinua automatisoimaan tehtäviä, analysoimaan dataa ja luomaan ammattimaisia raportteja, Microsoft 365 Copilot on parempi vaihtoehto. Sen kyky parantaa työtehoa ja tarkkuutta tekee siitä korvaamattoman työkalun monille ammattilaisille.
Edellisessä blogissani käsittelin Microsoft Copilotin käyttöönottoon valmistautumista. Se onkin tärkein osa-alue tässä kokonaisuudessa. Blogin tässä osassa menemme jo syvemmälle, eli perehdytämme ja osallistamme, saavutamme tuloksia, sekä laajennamme ja optimoimme Copilotin käyttöä.
1. Valmistautuminen – valmistellaan yritys tekoälyä varten (ks. blogin ensimmäinen osa)
2. Perehdyttäminen ja osallistaminen
3. Tuloksien saavuttaminen
4. Laajentaminen ja osallistaminen
Yksi parhaista tavoista edistää tekoälyn käyttöönottoa on vertaisoppiminen. Näin luodaan hyvää pöhinää uudelle työskentelytavalle ja annetaan yksilöille mahdollisuus oppia heiltä, jotka ovat onnistuneesti ottaneet Copilotin käyttöön. Kannattaa esimerkiksi luoda tekoälyohjausryhmälle Teams-ryhmäkeskustelu, jossa he voivat keskustella tavoitteista ja parhaista käytänteistä. Viva Engagen avulla voidaan jakaa vinkkejä, esittää kysymyksiä ja äänestää vastauksista. Microsoft Formsin avulla voidaan kirjata mikä toimii ja mikä ei. Tekoälyohjausryhmä voi puolestaan käyttää näitä tietoja parantaakseen käyttöönottoa, tiedottaakseen koulutuksista ja hahmottaessaan yritykselle sopivimmat käyttötapaukset.
Tekoälyohjausryhmä, Copilot-mestarit ja varhaiset omaksujat ovat avainasemassa laajemman käyttöönoton edistämisessä. He näyttävät esimerkkiä ja auttavat esittelemään Copilotin käytännön hyötyjä päivittäisessä työssään. Heidän positiiviset kokemuksensa herättävät uteliaisuutta ja kiinnostusta kollegoissa, mikä kannustaa laajempaan käyttöön.
Se, miten käyttäjät personoivat Copilotin käytön, kehittyy dramaattisesti noin 6–12 kuukauden aikana. Näin ollen jatkuvan koulutuksen tarjoaminen on olennaista tässä vaiheessa. Prompting-prosessi (eli kehotteiden antaminen) on todennäköisesti uusi taito monille. Paremmat kehotteet johtavat parempiin tuotoksiin. Tämä vaatii johdonmukaista harjoittelua, jotta Copilotista tulee luonnollinen jatke työlle.
Johdon tulee huolehtia, että organisaatiossa on tarpeeksi resursseja ja ohjeita aiheen ympäriltä. Näin Copilotin käyttäjät pysyvät ajan tasalla uusista ominaisuuksista, voivat ratkaista ongelmia ja oppia toistensa kokemuksista. Jatkuvan oppimisen kulttuuri lisää käyttäjien sitoutumista, tuottavuutta ja tyytyväisyyttä.
Vinkki: On tärkeää osata delegoida tehtäviä Copilotille ikään kuin se olisi innokas harjoittelija. Tästä syystä käyttäjien on pystyttävä luomaan ytimekkäitä, selkeitä kehotteita, arvioimaan tuloksia ja päättämään, mitä Copilotin luomalle sisällölle tehdään seuraavaksi.
Microsoft Copilot Dashboard auttaa yrityksiä mittaamaan käyttöä ja käyttöönottoa sen jokaisessa vaiheessa. Se tarjoaa reaaliaikaisia tietoja ja tilastoja Copilotin käytöstä. Koontinäyttö auttaa yrityksen johtoa ymmärtämään, missä kaikessa toiminnassa Copilot tuo lisäarvoa. Dashboardista on nähtävillä muun muassa Copilot-käyttäjien määrä sovellusta kohden ja se, kuinka monta kertaa Copilotin keskeisiä ominaisuuksia on käytetty kyseisissä sovelluksissa.
Säännölliset tapaamiset tekoälyohjausryhmän kanssa auttavat ymmärtämään, miten käyttöönottoa voidaan edistää. Tapaamisissa kannattaa keskustella siitä, mikä toimii hyvin, mitkä ovat potentiaaliset mahdollisuudet ja mitä haasteita uuteen työskentelytapaan liittyy.
Tekoälyohjausryhmän kokouksia kannattaa jatkaa vielä pitkään ensimmäisen kahden kuukauden jakson jälkeenkin. Siihen mennessä tuottavuus ja liiketoiminnan arvo on todennäköisesti jo huomattu. Tuossa kohtaa ollaankin jo valmiita siirtämään painopistettä pitkän aikavälin tavoitteisiin.
Uuden työkalun käyttöönotto vaatii paljon työtä eri tiimeissä, joten muistakaa pysähtyä ja juhlistaa Copilotin käyttöönottoa. Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttaneille tiimeille kannattaa antaa tunnustusta ja tehokäyttäjät on hyvä tunnistaa. Nämä tarinat toimivat vahvoina inspiraation lähteinä ja osoittavat, kuinka Copilot voi tuottaa konkreettisia etuja. Menestystarinoilla on myös keskeinen rooli käyttöönoton edistämisessä ja sidosryhmien sitouttamisessa.
Kun tiimit alkavat hallita Copilotin käytön, ne todennäköisesti myös näkevät mahdollisuuksia tarkentaa sen käyttöä ja löytää uusi tapoja suunnitella prosesseja uudelleen. Näistä mahdollisuuksia voi tutkia laajennettavuustyökalulla nimeltä Microsoft Copilot Studio. Sen avulla Copilotin voi mukauttaa organisaation yksilöllisiin tarpeisiin laajennusten avulla.
Copilot Studio on low-codea hyödyntävä työkalu. Copilot Studiossa on yli 1200 liitintä, joita voidaan käyttää Copilotin laajennusten rakentamiseen. Näin se voi hyödyntää tietoja myös Microsoft 365:n ja Microsoft Graphin ulkopuolelta. Tällöin Copilotiin voidaan yhdistää muita tietokantoja, taustajärjestelmiä tai paikallisia on-prem-järjestelmiä. Harkintaan voi ottaa myös niitä järjestelmiä, jotka ovat liiketoiminnan ytimessä, kuten CRM, talous- tai henkilöstöhallinto. Copilot voi muodostaa yhteyden myös muihin kuin Microsoftin järjestelmiin, esimerkiksi Adobeen, SAP:iin, Slackiin tai Zendeskiin, sekä kaikkiin Azuren datapalveluihin.
Copilot Studion Microsoft Power Automate -ominaisuuksien avulla voidaan luoda tapoja, joilla Copilot voi auttaa esimerkiksi kulujen hallinnassa ja perehdytyksessä. Jos esimerkiksi annat Copilotille pääsyn matkustuskäytäntöösi SharePointissa ja jatkuviin kulubudjetteihisi SAP:ssä, Copilot voisi antaa tarkan vastauksen työntekijän kysymykseen: ”Kuinka paljon tiimini matkabudjetista on jäljellä tässä kvartaalissa?”.
Jos haluat luoda omia mukautettuja Copiloteja, tätä varten on saatavilla erillinen Copilot Studio -lisenssi. Sen avulla voi esimerkiksi upottaa keskustelevan copilotin sivustoosi asiakaspalveluun, rakentaa copilotin auttamaan työntekijöitä HR-kyselyissä tai luoda copiloteja etulinjan työntekijöille, jotka eivät muuten käytä Microsoft 365 -työkaluja.
Microsoft jatkaa uusien Copilot-työkalujen käyttöönottoa ja tämä tarjoaa paljon uusia ominaisuuksia eri toimialoille. Copilot for Microsoft 365 on suunniteltu toimimaan saumattomasti muiden Copilotien, kuten Microsoft Dynamics 365:n Copilotin kanssa. Microsoft tulee julkaisemaan lisää roolipohjaisia Copilteja, jotka on räätälöity tiettyihin toimintoihin ja tehtäviin, kuten Copilot for Service, Copilot for Sales ja Copilot for Finance.
Yritysmaailmassa on viime vuosien aikana herätty huomaamaan sisäisen markkinoinnin merkitys työntekijöiden sitouttamisessa, motivoinnissa ja yhteisen vision vahvistamisessa. Sisäinen markkinointi onkin jo monissa yrityksissä nostettu osaksi liiketoimintastrategioita, ja sen myötä huomattu, kuinka yrityskulttuuria on saatu vahvistettua, työntekijöiden keskeistä viestintää parannettua ja tuottavuutta edistettyä. Tässä blogissa tutustumme tarkemmin siihen, kuinka sisäistä markkinointia voidaan toteuttaa tehokkaasti Microsoftin monipuolisten työkalujen avulla.
Ennen kun sukellamme Microsoftin työkalujen maailmaan, on hyvä lyhyesti selkeyttää mitä eroa on termeillä sisäinen markkinointi ja sisäinen viestintä. Äkkiseltään ne saattavat mennä helposti sekaisin puheessa, tai saattaa tulla ajatus, että sisäinen viestintä on yritetty brändätä uudella termillä kuulostamaan entistä kiinnostavammalta. Todellisuudessa molemmille termeille on omat määritelmänsä, tavoitteensa, sekä toiminteet, joita toteuttamalla tavoitteita pyritään saavuttamaan.
Sisäisellä viestinnällä viitataan puhtaasti kaikkeen siihen viestintään, joka tapahtuu organisaatiossa sisäisesti työntekijöiden kesken ja johdon välillä. Sen pääasiallisena tarkoituksena on tiedon jakaminen ja vaihtaminen organisaation jäsenten keskuudessa. Lisäksi sen avulla tuetaan työntekijöiden ymmärrystä yrityksen arvoista, tavoitteista ja strategioista, sekä varmistetaan selkeä viestintä organisaation sisällä.
Sisäiselle viestinnälle keskeisiä työkaluja ovat muun muassa viestintäkanavat (Teams, Outlook), intranet (SharePoint) ja tiimille tarpeelliset työkalut (esim. Planner). Sisäinen viestintä pitää sisällään myös kokouksia ja johdon viestintää työntekijöille.
Lisää sisäisestä viestinnästä (ja SharePointin mahdollisuuksista) voit lukea kollegani blogista: Toimiva sisäinen viestintä - Marskidata
Sisäinen markkinointi on puolestaan johdettu strateginen lähestymistapa, jossa markkinoinnin periaatteita sovelletaan organisaation sisäiseen ympäristöön. Sen avulla pyritään luomaan bränditunnetta ja innostusta organisaation jäsenten keskuudessa. Vahvan bränditunteen avulla työntekijät tuntevat brändin osaksi omaa työpanostaan ja identiteettiään, joka puolestaan vahvistaa sitoutuneisuutta, edistää yhteistä näkemystä organisaation tavoitteista ja luo vahvempaa yrityskulttuuria.
Sisäisen markkinoinnin strategioihin voi kuulua tapahtumia, kampanjoita ja tunnustuksia. Lisäksi sisäiset palkitsemisohjelmat, sekä organisaation arvoja ja saavutuksia korostava viestintä ovat osa toimivaa sisäistä markkinointia.
Lue miten Microsoft 365 voi pelastaa yrityksen strategian: Microsoft 365 yrityksen strategian pelastajana? - Marskidata
Sisäinen markkinointi ja sisäinen viestintä ovat juuri eriäväisyyksiensä vuoksi täydellinen yhdistelmä organisaation innostavan ja tehokkaan viestinnän varmistamiseen. Ne tukevat toinen toisiaan, ja esimerkiksi sisäisen markkinoinnin avulla voidaan kehittää kampanjoita ja tarinoita organisaation tavoitteiden ympärille (joista viestiminen työntekijöille kuuluu sisäiseen viestintään), tehden niistä työntekijälle motivoivia ja merkityksellisiä.
Kuten jo aiemmasta voimme todeta, on sisäisen markkinoinnin merkitys korvaamaton. Työntekijöiden sitoutuminen työhön ja työpaikkaan on huomattavasti parempaa silloin, kun he todella ymmärtävät ja sisäistävät organisaation arvot, tavoitteet ja strategian. Tämän hyödyt taas ovat suoraan havaittavissa työtyytyväisyyden lisääntymisellä, tuottavuuden kasvulla ja yrityskulttuurin vahvistumisella. Nyt tutustutaan Microsoftin työkaluihin, jotka mahdollistavat tehokkaan sisäisen markkinoinnin toteuttamisen.
Microsoft SharePoint on alusta yhteisen tehokkaan tiedonhallinnan toteuttamiseen. Sen avulla työntekijät voivat jakaa helposti sisäiselle markkinoinnille olennaista tietoa, kuten tapahtumia, saavutuksia ja uutisia. SharePointiin voidaan myös luoda kansioita, joista löytyy ajankohtaisia kampanjatietoja tai markkinointimateriaaleja, jolloin voidaan varmistaa tarvittavien resurssien olevan yhteisesti saatavilla.
Toimiva markkinointi, oli se sitten sisäistä tai ulkoista, vaatii aina toimivaa yhteistyötä. Integroimalla SharePointin Microsoft Teamsin kanssa, vahvistetaan tehokasta yhteistyötä tiimien ja tiimiläisten välillä. Integraation avulla annetaan tiimeille mahdollisuus käyttää yhteisiä SharePoint-sivustoja ja -kirjastoja tiedon ja tiedostojen jakamiseen, ja työskennellä yhdessä ajankohtaisten materiaalien parissa. Sujuva tiimityö varmistaa sujuvamman sisäisen markkinoinnin.
Teams toimii näppärästi niin sisäisen viestinnän kuin sisäisen markkinoinninkin työkaluna. Teams mahdollistaa avoimen viestinnän ja resurssien tehokkaan jakamisen organisaatiossa. Sen avulla voidaan muodostaa paikkariippumattomia tiimejä työskentelemään eri markkinoinnin toimien parissa. Esimerkiksi usealla paikkakunnalla toimiva yritys, joka haluaa järjestää omille työntekijöilleen tapahtuman, voi kasata tapahtumatiimin jokaiselta paikkakunnalta valikoiduista työntekijöistä. Tiimi pystyy näin toteuttamaan tapahtuman suunnittelun ja organisoinnin täysin etänä. Olettaen tietysti, että heidän Teams-osaamisensa on ajan tasalla.
Lue täältä Parikkalan Valo Oy – sisäinen viestintä yhteen kanavaan Microsoft Teamsin avulla - Marskidata
Teams tuo myös palkitsemisen, kehut ja kannustamisen läpinäkyväksi. Tiimin jäsenille ja kampanjoihin osallistuneille henkilökuntalaisille voidaan jakaa digitaalisia kunniamerkkejä onnistumisista, osallistumisesta ja hyvistä tuloksista.
Toimiva (ja myös kehitettävä) sisäinen markkinointi on tietysti mitattavissa. Asettamalla tavoitteita ja mittaristoja sisäiselle markkinoinnille, voidaan kerättyä tietoa analysoida ja toimintaa kehittää. Kun tiedetään mitä halutaan mitata, voidaan Microsoftin Power BI asettaa näyttämään visuaalista tietoa reaaliajassa. Analysoimalla Power BI:n luomia kaavioita, pystytään markkinointitoimenpiteiden vaikuttavuutta seuraamaan, sekä tarvittaessa tekemään muutoksia markkinointistrategiaan myös kesken kampanjaa.
Jos blogin aihe sytytti, tai teidän yrityksessänne on käynnissä esimerkiksi viestintäkanavien uudistaminen, Teams-ympäristön muotoilu palvelemaan paremmin teidän tavoitteitanne, tai kenties kaipaatte omaa intranettiä, ota rohkeasti yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta. Me autamme mielellämme!
Työtehtäviin pitäisi keskittyä, mutta jatkuvat keskeytykset ja saapuvat viestit vievät suurimman osan päivästä? Hoidettavat asiat post-it lapulla työpöydällä? Pitkä lista vastaamattomia sähköposteja? Jos jokin näistä kohdista kuulostaa vähänkin tutulta, tästä blogista saatat löytää vinkkejä asian helpottamiseksi.
Oman ajankäytön hallinta erityisesti työelämässä, on melko vähän korostettu asia siihen nähden, miten suuri vaikutus sillä on sekä työntekijän tehokkuuteen että mielentilaan työpaikalla. Jatkuva liiallinen kiire ja stressi kun eivät tunnetusti tee kenellekään hyvää, varsinkaan pitkäkestoisena tilanteena.
Ajankäytön hallinnan tärkeimpänä välineenä voidaan ehdottomasti pitää kalenteria. Tästä asiasta on keskusteltu myös Marskidatan #töissä- podcastin jaksossa, jossa vieraana oli Marskidatan Development Manager Emmi Eronen.
Yhtenä tärkeimmistä ajankäyttöön ja kalenteriin liittyvistä asioista on tietenkin se, että ne omat menot kirjataan sinne kalenteriin. Vaikka kyseessä olisikin niin sanottu työkalenteri, on oleellista, että myös omat henkilökohtaiset menot ja poissaolot merkitään kalenteriin. Nämä voidaan merkitä Outlookin kalenteriin yksityisenä tapaamisena, jolloin työkaverit eivät näe tapaamisen tietoja tai sisältöä, ainoastaan sen, että kyseessä on yksityinen tapaaminen. Meillä Marskidatalla sisäisen viestinnän pelikirjassa on myös linjattu, että menot merkataan kalenteriin aiemmin kuvatun mukaisesti, jolloin kalenterissa vapaana näkyvälle ajalle työkaveri voi varata tapaamisen kysymättä siitä erikseen. Näin siis säästetään tehokasta työaikaa, kun sitä ei tarvitse erikseen käyttää palaveriaikojen sopimiseen. Kannattaa siis huomioida, että vaikka kalenteri saatetaan mieltää henkilökohtaisesti ajankäytön hallinnan välineeksi, se on kuitenkin myös tärkeä viestintäväline muille.
Monet, erityisesti visuaaliset henkilöt, ovat kokeneet hyödylliseksi käyttää kalenterissa värikoodeja. Tällöin esimerkiksi asiakastapaamiset, työpaikan sisäiset palaverit ja omat työtehtäviin suunnitellut ajat voidaan merkitä kalenteriin eri väreillä, jolloin tulevan työviikon tai -päivän ohjelman hahmottaminen voi olla helpompaa.
Tärkeät työtehtävät, jotka on saatava valmiiksi tiettynä ajankohtana, on vähintäänkin kannattavaa merkitä kalenteriin, jolloin kukaan ei varaa juuri siihen kohtaan esimerkiksi asiakaspalaveria. Mikäli esimerkiksi Teams- ja sähköpostiviestejä tulee paljon, voi olla järkevää varata niiden käsittelylle oma ajankohta kalenteriin. Tällöin voi keskittyä työtehtävään siihen sovittuna aikana ja sulkea esimerkiksi sähköpostin tuoksi ajaksi kokonaan.
Mikäli kalenteri tuppaa olemaan erityisen täysi, voi olla järkevää laittaa jopa lounasaika kalenteriin, jotta tauon saa helpommin pidettyä. Myös esimerkiksi matkoihin ja siirtymiin kuluva aika kannattaa huomioida kalenteria täyttäessä.
Mikäli töissä tuntuu jatkuvasti siltä, että asiat eivät valmistu, koska keskeytyksiä tulee jatkuvasti, on asian helpottamiseksi olemassa erilaisia työkaluja. Voit käyttää esimerkiksi Teamsin Älä häiritse-tilaa, jolloin et saa ilmoituksia saapuneista viesteistä ja keskittyminen työtehtävään on helpompaa. Asetuksissa on mahdollista määrittää esimerkiksi tietyt henkilöt, joiden viestistä ilmoitukset halutaan myös tätä tilaa käytettäessä.
Työkavereille voi olla hyvä viestiä myös Teamsin tilaviesteillä, jos on esimerkiksi koulutuksessa koko päivän, jolloin vastaukset viesteihin saattavat kestää tavallista pidempään.
Viva Insights- sovelluksesta löytyvä Keskeytyksetön työaika- (Focus time) työkalu voi varata kalenteriin automaattisesti sopivia aikavälejä omiin työtehtäviin keskittymiseen. Kannattaa kuitenkin huomioida, että mikäli esimerkiksi Focus timeä- on omassa kalenterissa paljon, ainakin omien tiimiläisten ja lähimpien työkavereiden kanssa keskustella ja sopia pelisäännöt, esimerkiksi niin, että tärkeitä tapaamisia vaikkapa asiakkaan kanssa voidaan varata tarvittaessa tuon ajan päälle.
Erittäin kätevä työkalu, joka korvaa perinteiset Post it-laput, on Microsoftin Planner ja To do. Täältä löytyvään omaan To do-listaan on kätevä lisätä vastaan tulevat hoidettavat asiat, joita ei pysty juuri sillä hetkellä tekemään. Kyseistä sovellusta on helppo käyttää myös puhelimella. Jos listalle kertyy asioita paljon, voi olla järkevää varata kalenterista aika myös näiden asioiden hoitamiselle. Teams-viestistä voi myös luoda suoraan tehtävän tälle listalle.
Henkilöstön koulutus ja yrityksen viestinnän pelisäännöt korostuvat kaikissa ajankäytön hallinnan liittyvissä asioissa. Mikäli sovitut toimintatavat ovat kaikille selkeitä, on työyhteisössä toimiminen sujuvampaa.
Tässä siis Marskidatalla tärkeiksi koettuja ajankäytön hallintaan liittyviä asioita:
Meiltä Marskidatalta saat myös apuja näiden työvälineiden käyttöön, joten ota ihmeessä yhteyttä!
Digitaalinen työympäristö on yleistynyt hurjaa vauhtia yrityksissä. Toisille digitaaliset työympäristöt tulivat käyttöön osittain pakon saattelemana maailman tilanteen mukana, kun etätöihin siirryttiin nopealla aikataululla. Kaikki yritykset eivät olleet ehtineet valmistautua muutokseen sen vaatimalla tavalla, ja digitaaliset työympäristöt muodostuivat ikään kuin itsestään, ilman että niitä ehdittiin muotoilla työntekoa tukeviksi alustoiksi. Myöskään johtajat, esihenkilöt tai tiiminvetäjät eivät välttämättä ehtineet valmistautua muutokseen, eivätkä näin ollen osanneet varautua siihen, miten johtaminen muuttuu digiin siirryttäessä.
Tässä artikkelissa perehdytään siihen, mikä on digitaalinen työympäristö, ja miten siellä toimivia ihmisiä voidaan johtaa. Lisäksi selviää, onko peli täysin menetetty, jos digitaalista ympäristöä ei alussa ehditty muotoilla kunnolla.
Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas. Kaikki kauden jaksot näet täältä.
Digitaalinen työympäristö on nimensä mukaisesti työympäristö, joka toimii digissä. Tätä voidaan ajatella esimerkiksi digitaalisena toimistona, jossa eri tiimeillä on omat huoneensa, tiedostoilla omat kaappinsa ja kaikki työhön tarvittavat työkalut löytyvät tietystä lokeroista. Toisiin huoneisiin pääsee koputtamalla tai hihkaisemalla oven suusta ”Hei, mulla olis yks juttu!”. Kuten myös jotkin kaapit ja lokerotkin ovat avoimia. Toisiin puolestaan tarvitsee avaimen.
Digissä tämä hoidetaan käyttöoikeuksilla ja salauksilla. Henkilön, joka on vastuussa yrityksen digitaalisesta työympäristöstä, on todella tiedettävä mitä mistäkin asetuksesta tapahtuu, jottei bisneksen kannalta kriittiset tiedot päädy vahingossa vääriin käsiin.
Jos digitaalinen työympäristö on käsitteenä aivan vieras, voit tutustua siihen lisää täältä: Digitaalinen työympäristö - Marskidata
Digitaalinen työympäristö, kuten ei fyysinenkään, toimi maailman loppuun asti niin, että sen vaan kerran pistää pystyyn. Yrityksiin tarvitaan ihmisiä hallitsemaan, ylläpitämään ja kehittämään digitaalisia työympäristöjä, ja se tulee tehdä ihmislähtöisesti. Ihmislähtöisyydellä tarkoitetaan tässä kohtaa sitä, että työympäristöä muovataan paremmin palvelemaan ihmisten todellisia tarpeita. On täysin turhaa ylläpitää ympäristöä (oli siellä kuinka hienoja ominaisuuksia tahansa), josta kukaan ei hyödy, jonka käyttö koetaan hankalaksi, ja joka ei palvele yrityksen toiminnan kehittymistä.
Ihmislähtöisen kehittämisen voi aloittaa milloin tahansa. Aina voi uudistaa ja parantaa. Jos yritys on ottanut erilaisia etätyökaluja käyttöön pakon saattelemana, tai muutoin napsinut käyttöönsä eri palveluita sieltä sun täältä, on oiva hetki pysähtyä hetkeksi ja pohtia olisiko kokonaisuutta hyvä yhtenäistää ja kenties ottaa avuksi sertifioitu kokonaisvaltainen IT-kehityskumppani.
Lue lisää: Marskidata – Suomen tyytyväisimpien Microsoft-asiakkaiden koti - Marskidata
Sen lisäksi, että hyvä johtaja ymmärtää toimivan digitaalisen työympäristön tärkeyden, hän myös ymmärtää kuinka työntekijäkokemukseen voidaan vaikuttaa etämaailmassa. Digitaalisesta työympäristöstä on hyvä löytyä työkaluja muun muassa hyvinvoinnin lisäämiseen ja työnteon tukemiseen. Yksi oiva työkalu työntekijäkokemuksen kehittämiseen teknologia välitteisesti on Microsoft Viva. Vivassa työntekijä on keskiössä ja hänen arkeaan tuetaan erilaisilla menetelmillä. Esimerkiksi Viva Insights antaa henkilökohtaista tukea arkeen kartoittamalla työntekijälle focus timea (keskeytyksetön työaika), jolla voidaan rauhoittaa omaa kalenteria. Näin työkaverit eivät pääse buukkaamaan koko päivää täyteen, kun välissä on jopa kahden tunnin keskeytyksettömän työajan varauksia, jolloin pääsee keskittymään esimerkiksi omiin ydintehtäviin.
Mitä opittavaa business-maailmassa toimivilla ihmisjohtajilla on jääkiekon päävalmentajalta?
Kuuntele alta.
Jos upotus ei toimi, voit myös kuunnella jakson täältä: https://open.spotify.com/episode/29l3rlcec3rLuxNQntHS54?si=p-AgHTBbT_uyNQqmsI_uzw
Microsoft Teamsin käyttömäärät ovat nousseet ja palaverien määrä on kasvanut. Microsoftin työkalujen avulla voidaan hahmottaa onko palaveri aina tarpeellinen, vai voisiko saman asian hoitaa esimerkiksi Teamsiin avattavalla keskustelulla. Tämä mahdollistaa joustavan työn tekemisen (joka on toinen modernin työn tämän hetkisistä trendeistä), sillä jokainen voi edistää omaa osuuttaan työstä itselleen soveltuvalla ajalla. Näin voidaan työskennellä läpi aikavyöhykkeiden ilman, että joku joutuu istumaan epäsuotuisaan aikaan palaverissa. Myös aiemmin mainitun Vivan yhtenä suurena plussana on se, että se löytyy suoraan Teamsista, jolloin työntekijöiden ei tarvitse erikseen lähteä seikkailemaan SharePointiin tai nettisivuille.
Lue täältä, mitä johtajan tulee tietää modernista työstä: https://www.marskidata.fi/blogi/moderni-tyo-vinkit-johtajalle
Työ on muuttunut paljon. Osa ihmisistä on täysin etänä, toiset viihtyvät aina toimistolla, ja jotkut vaihtelevat sijaintiaan työtehtävien ja fiiliksen mukaan. Johtajan on otettava tämä huomioon ihmisten viihtyvyyden, luottamuksen ja hyvän työkulttuurin ylläpitämiseksi.
Tiimiläisten kanssa ei välttämättä törmäillä toimistolla yhtä lailla kuin joskus aiemmin. Spontaanit kohtaamiset ja keskustelut jäävät pois, kun tiimiläiset työskentelevät paikkariippumattomasti. Esihenkilökään ei välttämättä työskentele ollenkaan samalla paikkakunnalla, tai edes samassa maassa kuin tiimi. Johtajan/esihenkilön onkin hyvä järjestää suunnitelmallisia kohtaamisia sekä koko tiimin kanssa, että 1to1 keskusteluja yksittäisten työntekijöiden kanssa. Aktiivisuudella on suuri rooli etäjohtamisessa onnistumisessa.
Digityökalut mahdollistavat osallistumisen mistä vain, ja antaa tiimiläisille enemmän joustavuutta ja mahdollisuuksia osallistua keskusteluihin. Digityökalujen hyödyntämisellä voi olla suuria vaikutuksia tiimiläisten kokemaan tasa-arvoisuuteen. Kynnys osallistua keskusteluun Teamsissa, tai antaa mielipide digityökaluilla järjestetyn äänestyksen avulla, on huomattavasti matalampi, kuin että livenä järjestettävässä kokouksessa nostaisit käden pystyyn ja kävelisit neukkarin eteen kertomaan asiasi. Digityökalut voivatkin antaa uusille ja aloitteleville, sekä muuten hiljaisemmille työkavereille mahdollisuuden olla enemmän mukana päätöksenteossa kuin ennen. Vastuu järjestää tämä mahdollisuus on esihenkilöllä.
Ota digitaaliset työympäristöt haltuun kanssamme. Jätä yhteydenottopyyntö alla olevan lomakkeen kautta, ja palataan pian asiaan!
Mitä sinä olisit valmis maksamaan henkilökohtaisesta avustajasta, joka on lukenut läpi ja muistaa kaikki sähköpostisi, keskustelusi, tiedostosi, kalenterisi ja seurannut kaikkia kokouksiasi? Kolmekymppiä kuussa? Miltä kuulostaisi? Pian tämä on mahdollista, nimittäin Microsoft 365 Copilotin avulla.
Microsoft Suomi teki vuonna 2023 tutkimuksen, jonka vastaajista joka toinen koki, että hänellä ei ole aikaa eikä energiaa suoriutua omista töistään kokonaisvaltaisesti. Samassa tutkimuksessa ilmeni, että 60 prosenttia vastanneista olisi valmiita delegoimaan asioita tekoälyn ja automaatioiden avulla, jotta omaan arkeen saisi enemmän aikaa. Samalla yritysten johtoporras kokee, että innovaatioiden määrä alkaa olla huolestuttavan alhaisella tasolla, kun ihmiset ovat niin kiinni palavereissa ja päivittäisten tehtävien suorittamisessa.
Microsoft Copilotia voisi kuvailla AI assistentiksi tai tukiälyksi. Microsoft 365 Copilot on syntynyt kahden yrityksen kumppanuudesta, OpenAI:n ja Microsoftin.
Microsoft 365 Copilot perustuu kolmeen teknologiaan:
Julkiset tekoälypalvelut, kuten ChatGPT, käyttävät mallien kehityksessä kaikkea sitä tietoa, jota palveluun syötetään. Palveluun ei siis tietenkään kannata missään nimessä lähettää mitään organisaation dataa. Microsoft puolestaan lupaa, että Copilotin kanssa organisaatiosi data pysyy sinulla, eikä mitään organisaatiosi tietoja käytetä kielimallien kouluttamiseen. Tietoturvamielessä on siis olennaista, että Copilotia käytettäessä, sinun ei tarvitse lähteä pois organisaatiosi M365-ympäristöstä.
Tiesitkö muuten, että nykyään Microsoft on myös maailman isoin tietoturvatalo? Datan prosessointi tapahtuu Copilotissa eurooppalaisille yrityksille EU:n sisällä.
Microsoft 365 Copilot tulee saataville yli 300 käyttäjän tenanteille 1.11.2023 alkaen ja myöhemmin tätä pienemmille organisaatioille. Kuinka yritysten nyt sitten tulisi valmistautua Microsoft 365 Copilotin tulemiseen?
Copilotin käyttäjällä pysyy samat pääsyt ja oikeudet organisaation Microsoft 365 -ympäristössä kuin ennen Copilotia. Eli jos käyttäjällä ei ole pääsyoikeutta esimerkiksi organisaation hallituksen tiedostoihin nyt, niin ei hän pääse niihin Copilotin käyttöönoton jälkeenkään. Tässä kohtaa nousee kuitenkin äärimmäisen tärkeäksi se, että organisaation data on valmisteltu siten, että pääsynhallinta on kaikin puolin kunnossa.
Tällä hetkellähän tilanne on ympäristöissä se, että jos käyttäjällä sattuisikin jostain syystä olemaan vahingossa pääsy sellaiseen tiedostoon, mihin hänellä ei pääsyä pitäisi olla, niin ei hän sitä tiedä, ellei hän tuota tiedostoa aktiivisesti etsi. Mutta sitten kun Copilot on organisaatiossa käytössä, niin asiat voivat tulla jopa yllättäen vastaan, jos pääsynhallinta ei ole kunnossa.
Tästä syystä Microsoft 365 E5 Compliance nousee tärkeään rooliin, kun organisaatiossa täytyy isossa skaalassa labeloida dataa ja määritellä pääsynhallinta-asioita siitä, kuka pääsee mihinkin. Enää ei siis toimi se, että kaikilla on pääsy kaikkeen dataan. Nyt jokaisen organisaation olisikin tärkeä alkaa valmistautua Copilotin tulemiseen ja sitä myöten huolehtia datan määrittelyistä. Asiat tulisi miettiä täysin Zero Trust-mentaliteetilla.
Microsoft 365 Copilot kustantaa noin 29 €/käyttäjä/kuukausi nykyisten lisenssien päälle. Copilot on mahdollista hankkia yli 300 käyttäjän tenanteille 1.11.2023 alkaen. Lisenssien osalta Copilot vaatii isoilla yrityksillä M365 E3 tai E5 -lisenssit. Tulevaisuudessa, kun Copilot on saatavilla myös pienempiin yrityksiin, silloin tullaan tarvitsemaan Business Standard tai Business Premium -lisenssit, jotta Copilotin voi ostaa tähän päälle.
Miltä kuulostaisi, jos voisit luoda PowerPoint-esityksen Wordilla olevan tekstin pohjalta? Tai saisit työpäivän alkuun yhteenvedon tärkeimmistä sähköposteistasi? Tätä se tulevaisuus on, Copilotin avulla.
Tähän kaikkeen tutustutaan tarkemmin blogini aikaisemmassa osassa.
Microsoft 365 Copilotin voi nähdä henkilökohtaisena avustajana, joka muistaa kaikki Teams-keskustelusi, sähköpostisi, tiedostosi, kalenterisi ja seuraa kaikkia kokouksiasi. Ajattele, miten kätevää! Tässä blogissa tutustumme tarkemmin Microsoft 365 Copilotiin ja siihen, miten se integroituu tuttuihin M365-sovelluksiin.
Microsoft 365 Copilot toimii upotettuna päivittäin käyttämissäsi tutuissa Microsoft 365 -sovelluksissa, kuten Wordissa, Excelissä, PowerPointissa, Outlookissa, Teamsissa ja muissa. Kokonaan uusi Business Chat -palvelu toimii puolestaan kaikkien Microsoft 365 -sovellusten ja tietojesi kanssa avustaen työtehtävissäsi henkilökohtaisen avustajan tavoin.
Microsoft 365 Chat on osa Copilotia ja sen avulla aamusi voisi näyttää esimerkiksi tältä. Voit heti ensimmäisenä kysyä, että mikä on juuri nyt tärkeintä saapuneissa sähköposteissasi. Chat tekee sinulle tiivistelmän posteistasi ja voit kysyä siltä jatkokysymyksiä.
Microsoft Business Chat on tekoälypohjainen chat-työkalu, joka auttaa löytämään ja käyttämään organisaatiosi tietoja helposti ja nopeasti. Business Chat toimii kaikissa Microsoft 365 -sovelluksissa ja auttaa sinua esimerkiksi yhdistelemään tietoja asiakirjoista, sähköposteista, esityksistä ja yhteystiedoista. Se tuo tietoja useista eri lähteistä ja minimoi tiedon käsittelemiseen käytettävän ajan. Business Chatin tavoitteena on vapauttaa aikaa rutiininomaisista työtehtävistä tuottavampaan työhön.
Business Chat perustuu samaan GPT-4-kielimalliin, jota esimerkiksi tuttu Bing Chat käyttää, mutta se on optimoitu organisaation sisäiseen viestintään ja tietosuojaan.
Tältä videolta näet, mihin kaikkeen Business Chat pystyy.
Jokainen meistä tunnistaa tilanteen, että kalenterissa on kaksi päällekkäistä palaveria, joihin molempiin olisi hyvä osallistua, mutta et voi mitenkään revetä kahteen paikkaan kerralla. Tässäkin Microsoft 365 Copilot tulee apuun.
Eli jos itse et pääse palaveriin, voit ilmoittaa palaverin järjestäjälle, että hän laittaisi nauhoituksen ja sanelun päälle Teams-palaverissa. Kun kokous on ohi ja tallennus valmis, Copilot ilmoittaa sinulle, että palaverin kertaus on valmis. Voit myös kysyä Copilotilta tarkentavia kysymyksiä kokouksesta. Voit pyytää esimerkiksi tiivistelmän palaverista tai kysyä, että onko palaverissa tullut sinulle jotain tehtäviä. Näin kestät kärryillä palaverissa sovituista asioista, aivan kuin olisit ollut paikalla alkuperäisessä palaverissa.
Näiden tilanteiden vuoksi ei tarvitse enää häiritä kollegoita ja kysellä, että mitähän siellä palaverissa puhuttiin ja sovittiin. Tällöin ei myöskään yhden ihmisen tarvitse vain kirjoittaa muistiota, vaan hänkin voi osallistua aktiivisesti itse kokoukseen.
Julkinen tekoäly, kuten ChatGPT, voi auttaa sinua esimerkiksi PowerPoint-esityksen luomisessa, mutta se voi vain ohjeistaa sinua tuottamalla tekstiä. Joudut silti itse luomaan diat, kopioimaan otsikot sekä määrittelemään esityksesi ulkonäön. Copilot sen sijaan voi olla yhteydessä suoraan PowerPointiisi ja muotoilla esityksesi dioja, jos näin haluat. Ja näin sinulla on henkilökohtainen assistentti, joka tekee PowerPointitkin puolestasi!
Tsekataan seuraavaksi videolta, mitä Microsoft 365 Copilot tarkoittaa PowerPointissa.
Tunnistatko tyhjän paperin pelon? Siinä se sinua tuijottaa, eikä mitään järkevää tule mieleen. Copilotin avulla luovuus pääsee valloilleen helpommin ja näin tuottavuus lisääntyy. Voimme säästää useita tunteja tiedonhankintaan, kirjoittamiseen ja tekstin muokkaamiseen kuluvasta ajasta.
Copilot tulee auttamaan tässäkin, tsekataan videolta miten.
Entä Copilot ja Excel? Copilot auttaa sinua analysoimaan Excelin dataa ja selkeyttämään sen esittämistä. Copilot voi esimerkiksi ehdottaa sinulle kaavoja, kaavioita ja taulukoita ja tehdä sinusta näin edistyksellisemmän Excelin käyttäjän.
Tulevaisuudessa Copilotia voidaan myös laajentaa erilaisten plug-inien avulla. Mietitäänpä tilannetta, jossa sinun pitäisi varata työmatka, eli ainakin lennot ja hotellit. Tuomalla plug-inin kautta mukaan esimerkiksi hotellivaraussivuston, on tulevaisuudessa mahdollista tilanne, jossa Copilot varaa työmatkaa varten lennot ja hotellit esimerkiksi kahden henkilön sähköpostikirjevaihtoon pohjautuen.
Copilot ei tule korvaamaan tietotyöläistä, mutta se tulee mahdollistamaan huikean tuottavuuden nousun. Copilotin tehdessä työntekijöiden rutiininomaiset hommat, kuten esimerkiksi ne PowerPoint-esitykset myyjän puolesta, voi myyjä itse käyttää tästä vapautuneen ajan asiakkaiden kohtaamiseen.
Kaiken tämän jälkeen sinua tietenkin mietityttää, että mitä tämä kaikki käytännössä tarkoittaa kustannusten, tietoturvan ja pääsynhallinnan osalta. Näihin asioihin paneudutaan blogini seuraavassa osassa.
