Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Oman ajankäytön hallinta on kriittisempää nyt, kuin koskaan ennen. Ihmisillä on lähtökohtaisesti enemmän aikaa kuin aiemmin, mutta myös kiireen tuntu on lisääntynyt roimasti. Mistä kiire oikein tulee? Onko ihmisillä kerta kaikkiaan liikaa tekemistä eikä osata sanoa ei? Kenties priorisointi on hukassa tai yritetään multitaskaamalla hoitaa kaikki mahdollinen kerralla pois alta, ilman että todellisuudessa saadaan mitään kunnolla tehtyä. Oli syy mikä tahansa, on kiireen tunnun helpottamiseen olemassa ratkaisuja, ja nyt puhutaan niistä.

Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Ajankäyttö jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Marskidatan Development Manager & Team Leader Emmi Eronen.

Visuaaliset työkalut

Tehtävien priorisointia hankaloittaa se, jos ne ovat tallessa vain oman pään sisällä, tai ”leijuvat näkymättöminä ilmassa”. Ajankäytön hallinta on hyvä aloittaa visualisoimalla tehtävät esimerkiksi listaamalla niitä Microsoftin To do -listalle, tai muutoin itselleen näkyväksi. Tällöin ei tarvitse nojata vain oman muistin varaan, ja miten hyvä fiilis siitä tuleekaan, kun saa rastittua listalta tehtäviä tehdyksi!

Jos asioita haluaa aluksi pyöritellä omassa päässä, tai vaikkapa muistilapuilla, voi hyödyntää nelikenttä ajattelua. Tässä tehtävät luokitellaan neljään laatikkoon sen mukaan, ovatko ne tärkeitä, ei-tärkeitä, kiireellisiä vai ei-kiireellisiä. Tämän jälkeen saa itselleen paremman käsityksen siitä, mistä tehtävistä olisi hyvä aloittaa, tai minkä tehtävän tekemisen voi siirtää myöhemmälle pois tärkeämpien alta. Usein koetaan ”sälähommien” (ei-tärkeiden ja ei-kiireellisten) tehtävien olevan helpompia hoitaa alta pois, sillä niiden tekoon ei useinkaan tarvitse kovinkaan paljoa aikaa tai ne eivät vaadi hirveästi keskittymistä. Priorisoimalla ja tunnistamalla tärkeät ja keskittymistä vaativat tehtävät, on niiden tekemiselle mahdollista varata niiden vaatima aika.

Ajankäytön hallinnan nelikenttä

Perustyökalut haltuun

Jokaisella tietotyötä tekevällä henkilöllä tulisi olla organisaation puolesta mahdollistetut ajankäytön hallinnan perustyökalut käytössä digitaalisessa työympäristössään. Kolme tärkeintä perusasiaa ovat:

Kalenteri

Kalenteri on ehdottomasti ykköstyökalu, josta tulee lähteä liikkeelle ajankäytön hallinnan kanssa. Jokaisella on oma tapansa hahmottaa aikaa ja päivän aikatauluja. Jollekin kalenteria selkeyttää värikoodaus (esim. kaikki sisäiset palaverit on merkattu punaisella, asiakastapaamiset vihreällä ja itsenäinen työ sinisellä), kun taas toiselle kalenterivarausten otsikoiminen erilaisilla tunnisteilla (sis., as., yks.) auttaa hahmottamaan päivän sisältöä. Pääasia on se, että itse ymmärtää omasta kalenteristaan mitä päivät pitävät sisällään, ja muut tietävät missä kohtaa kalenterissa on vapaa rako varauksille.

Kalenteri koetaan helposti henkilökohtaisena työkaluna, jota se on myös, mutta pikkuhiljaa aletaan ymmärtämään, kuinka tärkeä viestintäväline se todellisuudessa on. Kalenterista muut näkevät milloin ollaan tavoitettavissa muille. Tämän vuoksi onkin tärkeää kirjata kalenteriin myös yksityiset menot, sekä keskittymistä vaativille tehtäville omat paikkansa, jotta muut eivät buukkaa näiden päälle mitään.

Tehtävien listaustyökalu

Toinen ehdottoman tärkeä työväline on to-do listojen tekoon soveltuva työkalu. Esimerkiksi Microsoftin To Do on tähän todella kätevä, sillä se toimii yhtä lailla tietokoneella kuin puhelimellakin. Pääasia on se, että saa laitettua itselleen ylös muistettavat asiat ja tehtävät, jottei niitä tarvitse väkisin yrittää pitää mielessä silloin, kun tulisi keskittyä johonkin aivan muuhun.

Kun illalla on menossa nukkumaan, ja mieleen tulee neljä asiaa, jotka pitäisi muistaa seuraavana päivänä, niin jos niitä ei kirjaa mihinkään ylös, aamulla mielessä on enää kolme. Tämän vuoksi puhelimella toimiva työkalu on enemmänkin kuin näppärä. Kirjaamalla tehtävät To do -listalle, ei tarvitse yrittää painaa niitä mieleensä ja stressata nukkumaan käydessä muistaako niitä enää aamulla. Seuraavana päivänä työpäivää aloitellessa voi kurkata koneella To do:lta mitä illalla tuli listattua, ja ajastaa näille omat paikkansa kalenterista. Näin ollen tehtävien pariin on helppo palata sitten, kun on sen aika.

Pelisäännöt

Jotta mistään työkaluista tai apuvälineistä olisi todella hyötyä, on niiden käytöstä ensin tehtävä linjaukset organisaatiotasolla.

Joku voi kokea todella ahdistavana ajatuksen siitä, että toinen pääsee tunkeutumaan hänen yksityiseen tilaansa ja varastaa sieltä aikaa kysymättä mitään. Tästä on kuitenkin suuri hyöty siinä kohtaa, kun ymmärretään miten paljon se nopeuttaa tapaamisten sopimista, kun ei tarvitse erikseen pallotella viestitse milloin kenellekin sopisi palaveri.

Ylimääräisen närän välttämiseksi on organisaatiotasolla määritettävä yhteiset pelisäännöt, joista viestitään selkeästi ja näkyvästi koko henkilökunnalle. Samat pelisäännöt koskevat kaikkia, niin uusia tulokkaita, organisaatiossa jo pidempään työskennelleitä, kuin myös johtotason henkilöitä. Pelisäännöt tulee käydä läpi perehdytyksessä, sekä kouluttaa myös talossa ennen sääntöjen kirjaamista olleille. Sovitut asiat täytyy perustella hyvin, jotta ihmiset ymmärtävät hyödyn siitä, miksi mitenkin toimitaan.

Lisää ajankäytöstä voit lukea täältä: Jatkuva kiireen tunne töissä? Vinkkejä ajankäytön hallintaan - Marskidata

Apua pelisääntöjen laatimiseen ja työkalujen käyttöönottoon saat jättämällä yhteydenottopyynnön alla olevalla lomakkeella.

Yritysmaailmassa on viime vuosien aikana herätty huomaamaan sisäisen markkinoinnin merkitys työntekijöiden sitouttamisessa, motivoinnissa ja yhteisen vision vahvistamisessa. Sisäinen markkinointi onkin jo monissa yrityksissä nostettu osaksi liiketoimintastrategioita, ja sen myötä huomattu, kuinka yrityskulttuuria on saatu vahvistettua, työntekijöiden keskeistä viestintää parannettua ja tuottavuutta edistettyä. Tässä blogissa tutustumme tarkemmin siihen, kuinka sisäistä markkinointia voidaan toteuttaa tehokkaasti Microsoftin monipuolisten työkalujen avulla.

Sisäisen markkinoinnin ja sisäisen viestinnän ero

Ennen kun sukellamme Microsoftin työkalujen maailmaan, on hyvä lyhyesti selkeyttää mitä eroa on termeillä sisäinen markkinointi ja sisäinen viestintä. Äkkiseltään ne saattavat mennä helposti sekaisin puheessa, tai saattaa tulla ajatus, että sisäinen viestintä on yritetty brändätä uudella termillä kuulostamaan entistä kiinnostavammalta. Todellisuudessa molemmille termeille on omat määritelmänsä, tavoitteensa, sekä toiminteet, joita toteuttamalla tavoitteita pyritään saavuttamaan.

Sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnällä viitataan puhtaasti kaikkeen siihen viestintään, joka tapahtuu organisaatiossa sisäisesti työntekijöiden kesken ja johdon välillä. Sen pääasiallisena tarkoituksena on tiedon jakaminen ja vaihtaminen organisaation jäsenten keskuudessa. Lisäksi sen avulla tuetaan työntekijöiden ymmärrystä yrityksen arvoista, tavoitteista ja strategioista, sekä varmistetaan selkeä viestintä organisaation sisällä.

Sisäiselle viestinnälle keskeisiä työkaluja ovat muun muassa viestintäkanavat (Teams, Outlook), intranet (SharePoint) ja tiimille tarpeelliset työkalut (esim. Planner). Sisäinen viestintä pitää sisällään myös kokouksia ja johdon viestintää työntekijöille.

Lisää sisäisestä viestinnästä (ja SharePointin mahdollisuuksista) voit lukea kollegani blogista: Toimiva sisäinen viestintä - Marskidata

Sisäinen markkinointi:

Sisäinen markkinointi on puolestaan johdettu strateginen lähestymistapa, jossa markkinoinnin periaatteita sovelletaan organisaation sisäiseen ympäristöön. Sen avulla pyritään luomaan bränditunnetta ja innostusta organisaation jäsenten keskuudessa. Vahvan bränditunteen avulla työntekijät tuntevat brändin osaksi omaa työpanostaan ja identiteettiään, joka puolestaan vahvistaa sitoutuneisuutta, edistää yhteistä näkemystä organisaation tavoitteista ja luo vahvempaa yrityskulttuuria.

Sisäisen markkinoinnin strategioihin voi kuulua tapahtumia, kampanjoita ja tunnustuksia. Lisäksi sisäiset palkitsemisohjelmat, sekä organisaation arvoja ja saavutuksia korostava viestintä ovat osa toimivaa sisäistä markkinointia.

Lue miten Microsoft 365 voi pelastaa yrityksen strategian: Microsoft 365 yrityksen strategian pelastajana? - Marskidata

Sisäinen markkinointi ja sisäinen viestintä ovat juuri eriäväisyyksiensä vuoksi täydellinen yhdistelmä organisaation innostavan ja tehokkaan viestinnän varmistamiseen. Ne tukevat toinen toisiaan, ja esimerkiksi sisäisen markkinoinnin avulla voidaan kehittää kampanjoita ja tarinoita organisaation tavoitteiden ympärille (joista viestiminen työntekijöille kuuluu sisäiseen viestintään), tehden niistä työntekijälle motivoivia ja merkityksellisiä.

Kolme Microsoftin työkalua tehokkaan sisäisen markkinoinnin toteuttamiseen

Kuten jo aiemmasta voimme todeta, on sisäisen markkinoinnin merkitys korvaamaton. Työntekijöiden sitoutuminen työhön ja työpaikkaan on huomattavasti parempaa silloin, kun he todella ymmärtävät ja sisäistävät organisaation arvot, tavoitteet ja strategian. Tämän hyödyt taas ovat suoraan havaittavissa työtyytyväisyyden lisääntymisellä, tuottavuuden kasvulla ja yrityskulttuurin vahvistumisella. Nyt tutustutaan Microsoftin työkaluihin, jotka mahdollistavat tehokkaan sisäisen markkinoinnin toteuttamisen.

1. SharePoint: Yhteinen tietopohja ja tiedon jakaminen

Microsoft SharePoint on alusta yhteisen tehokkaan tiedonhallinnan toteuttamiseen. Sen avulla työntekijät voivat jakaa helposti sisäiselle markkinoinnille olennaista tietoa, kuten tapahtumia, saavutuksia ja uutisia. SharePointiin voidaan myös luoda kansioita, joista löytyy ajankohtaisia kampanjatietoja tai markkinointimateriaaleja, jolloin voidaan varmistaa tarvittavien resurssien olevan yhteisesti saatavilla.

Toimiva markkinointi, oli se sitten sisäistä tai ulkoista, vaatii aina toimivaa yhteistyötä. Integroimalla SharePointin Microsoft Teamsin kanssa, vahvistetaan tehokasta yhteistyötä tiimien ja tiimiläisten välillä. Integraation avulla annetaan tiimeille mahdollisuus käyttää yhteisiä SharePoint-sivustoja ja -kirjastoja tiedon ja tiedostojen jakamiseen, ja työskennellä yhdessä ajankohtaisten materiaalien parissa. Sujuva tiimityö varmistaa sujuvamman sisäisen markkinoinnin.

2. Teams: Tiimityöskentelyn tehostaminen, yhteisöllisyys ja tunnustukset

Teams toimii näppärästi niin sisäisen viestinnän kuin sisäisen markkinoinninkin työkaluna. Teams mahdollistaa avoimen viestinnän ja resurssien tehokkaan jakamisen organisaatiossa. Sen avulla voidaan muodostaa paikkariippumattomia tiimejä työskentelemään eri markkinoinnin toimien parissa. Esimerkiksi usealla paikkakunnalla toimiva yritys, joka haluaa järjestää omille työntekijöilleen tapahtuman, voi kasata tapahtumatiimin jokaiselta paikkakunnalta valikoiduista työntekijöistä. Tiimi pystyy näin toteuttamaan tapahtuman suunnittelun ja organisoinnin täysin etänä. Olettaen tietysti, että heidän Teams-osaamisensa on ajan tasalla.

Lue täältä Parikkalan Valo Oy – sisäinen viestintä yhteen kanavaan Microsoft Teamsin avulla - Marskidata

Teams tuo myös palkitsemisen, kehut ja kannustamisen läpinäkyväksi. Tiimin jäsenille ja kampanjoihin osallistuneille henkilökuntalaisille voidaan jakaa digitaalisia kunniamerkkejä onnistumisista, osallistumisesta ja hyvistä tuloksista.

3. Power BI: Tiedon visualisointi ja seuranta

Toimiva (ja myös kehitettävä) sisäinen markkinointi on tietysti mitattavissa. Asettamalla tavoitteita ja mittaristoja sisäiselle markkinoinnille, voidaan kerättyä tietoa analysoida ja toimintaa kehittää. Kun tiedetään mitä halutaan mitata, voidaan Microsoftin Power BI asettaa näyttämään visuaalista tietoa reaaliajassa. Analysoimalla Power BI:n luomia kaavioita, pystytään markkinointitoimenpiteiden vaikuttavuutta seuraamaan, sekä tarvittaessa tekemään muutoksia markkinointistrategiaan myös kesken kampanjaa.


Jos blogin aihe sytytti, tai teidän yrityksessänne on käynnissä esimerkiksi viestintäkanavien uudistaminen, Teams-ympäristön muotoilu palvelemaan paremmin teidän tavoitteitanne, tai kenties kaipaatte omaa intranettiä, ota rohkeasti yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta. Me autamme mielellämme!

Digitaalinen työympäristö on yleistynyt hurjaa vauhtia yrityksissä. Toisille digitaaliset työympäristöt tulivat käyttöön osittain pakon saattelemana maailman tilanteen mukana, kun etätöihin siirryttiin nopealla aikataululla. Kaikki yritykset eivät olleet ehtineet valmistautua muutokseen sen vaatimalla tavalla, ja digitaaliset työympäristöt muodostuivat ikään kuin itsestään, ilman että niitä ehdittiin muotoilla työntekoa tukeviksi alustoiksi. Myöskään johtajat, esihenkilöt tai tiiminvetäjät eivät välttämättä ehtineet valmistautua muutokseen, eivätkä näin ollen osanneet varautua siihen, miten johtaminen muuttuu digiin siirryttäessä.

Tässä artikkelissa perehdytään siihen, mikä on digitaalinen työympäristö, ja miten siellä toimivia ihmisiä voidaan johtaa. Lisäksi selviää, onko peli täysin menetetty, jos digitaalista ympäristöä ei alussa ehditty muotoilla kunnolla.

Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas. Kaikki kauden jaksot näet täältä.

Marskidatan #töissä-podcast. Kuuntele uusi kausi nyt Spotifysta!

Mikä ihmeen digitaalinen työympäristö?

Digitaalinen työympäristö on nimensä mukaisesti työympäristö, joka toimii digissä. Tätä voidaan ajatella esimerkiksi digitaalisena toimistona, jossa eri tiimeillä on omat huoneensa, tiedostoilla omat kaappinsa ja kaikki työhön tarvittavat työkalut löytyvät tietystä lokeroista. Toisiin huoneisiin pääsee koputtamalla tai hihkaisemalla oven suusta ”Hei, mulla olis yks juttu!”. Kuten myös jotkin kaapit ja lokerotkin ovat avoimia. Toisiin puolestaan tarvitsee avaimen.

Digissä tämä hoidetaan käyttöoikeuksilla ja salauksilla. Henkilön, joka on vastuussa yrityksen digitaalisesta työympäristöstä, on todella tiedettävä mitä mistäkin asetuksesta tapahtuu, jottei bisneksen kannalta kriittiset tiedot päädy vahingossa vääriin käsiin.

Jos digitaalinen työympäristö on käsitteenä aivan vieras, voit tutustua siihen lisää täältä: Digitaalinen työympäristö - Marskidata

Digitaalisten työympäristöjen ylläpito ja kehittäminen ihmislähtöisesti

Digitaalinen työympäristö, kuten ei fyysinenkään, toimi maailman loppuun asti niin, että sen vaan kerran pistää pystyyn. Yrityksiin tarvitaan ihmisiä hallitsemaan, ylläpitämään ja kehittämään digitaalisia työympäristöjä, ja se tulee tehdä ihmislähtöisesti. Ihmislähtöisyydellä tarkoitetaan tässä kohtaa sitä, että työympäristöä muovataan paremmin palvelemaan ihmisten todellisia tarpeita. On täysin turhaa ylläpitää ympäristöä (oli siellä kuinka hienoja ominaisuuksia tahansa), josta kukaan ei hyödy, jonka käyttö koetaan hankalaksi, ja joka ei palvele yrityksen toiminnan kehittymistä.

Ihmislähtöisen kehittämisen voi aloittaa milloin tahansa. Aina voi uudistaa ja parantaa. Jos yritys on ottanut erilaisia etätyökaluja käyttöön pakon saattelemana, tai muutoin napsinut käyttöönsä eri palveluita sieltä sun täältä, on oiva hetki pysähtyä hetkeksi ja pohtia olisiko kokonaisuutta hyvä yhtenäistää ja kenties ottaa avuksi sertifioitu kokonaisvaltainen IT-kehityskumppani.

Lue lisää: Marskidata – Suomen tyytyväisimpien Microsoft-asiakkaiden koti - Marskidata

Nainen läppärin kanssa työskentelemässä kesällä puistossa  digitaalisessa työympäristössä.

Hyvä johtaja tukee työntekijäkokemusta myös etänä

Sen lisäksi, että hyvä johtaja ymmärtää toimivan digitaalisen työympäristön tärkeyden, hän myös ymmärtää kuinka työntekijäkokemukseen voidaan vaikuttaa etämaailmassa. Digitaalisesta työympäristöstä on hyvä löytyä työkaluja muun muassa hyvinvoinnin lisäämiseen ja työnteon tukemiseen. Yksi oiva työkalu työntekijäkokemuksen kehittämiseen teknologia välitteisesti on Microsoft Viva. Vivassa työntekijä on keskiössä ja hänen arkeaan tuetaan erilaisilla menetelmillä. Esimerkiksi Viva Insights antaa henkilökohtaista tukea arkeen kartoittamalla työntekijälle focus timea (keskeytyksetön työaika), jolla voidaan rauhoittaa omaa kalenteria. Näin työkaverit eivät pääse buukkaamaan koko päivää täyteen, kun välissä on jopa kahden tunnin keskeytyksettömän työajan varauksia, jolloin pääsee keskittymään esimerkiksi omiin ydintehtäviin.

Mitä opittavaa business-maailmassa toimivilla ihmisjohtajilla on jääkiekon päävalmentajalta?
Kuuntele alta.

Jos upotus ei toimi, voit myös kuunnella jakson täältä: https://open.spotify.com/episode/29l3rlcec3rLuxNQntHS54?si=p-AgHTBbT_uyNQqmsI_uzw

Teams keskiössä

Microsoft Teamsin käyttömäärät ovat nousseet ja palaverien määrä on kasvanut. Microsoftin työkalujen avulla voidaan hahmottaa onko palaveri aina tarpeellinen, vai voisiko saman asian hoitaa esimerkiksi Teamsiin avattavalla keskustelulla. Tämä mahdollistaa joustavan työn tekemisen (joka on toinen modernin työn tämän hetkisistä trendeistä), sillä jokainen voi edistää omaa osuuttaan työstä itselleen soveltuvalla ajalla. Näin voidaan työskennellä läpi aikavyöhykkeiden ilman, että joku joutuu istumaan epäsuotuisaan aikaan palaverissa. Myös aiemmin mainitun Vivan yhtenä suurena plussana on se, että se löytyy suoraan Teamsista, jolloin työntekijöiden ei tarvitse erikseen lähteä seikkailemaan SharePointiin tai nettisivuille.

Lue täältä, mitä johtajan tulee tietää modernista työstä: https://www.marskidata.fi/blogi/moderni-tyo-vinkit-johtajalle

Vinkit ihmisten johtamiseen digitaalisessa työympäristössä:

Työ on muuttunut paljon. Osa ihmisistä on täysin etänä, toiset viihtyvät aina toimistolla, ja jotkut vaihtelevat sijaintiaan työtehtävien ja fiiliksen mukaan. Johtajan on otettava tämä huomioon ihmisten viihtyvyyden, luottamuksen ja hyvän työkulttuurin ylläpitämiseksi.

  1. Aktiivisuus

Tiimiläisten kanssa ei välttämättä törmäillä toimistolla yhtä lailla kuin joskus aiemmin. Spontaanit kohtaamiset ja keskustelut jäävät pois, kun tiimiläiset työskentelevät paikkariippumattomasti. Esihenkilökään ei välttämättä työskentele ollenkaan samalla paikkakunnalla, tai edes samassa maassa kuin tiimi. Johtajan/esihenkilön onkin hyvä järjestää suunnitelmallisia kohtaamisia sekä koko tiimin kanssa, että 1to1 keskusteluja yksittäisten työntekijöiden kanssa. Aktiivisuudella on suuri rooli etäjohtamisessa onnistumisessa.

  1. Digityökalut

Digityökalut mahdollistavat osallistumisen mistä vain, ja antaa tiimiläisille enemmän joustavuutta ja mahdollisuuksia osallistua keskusteluihin. Digityökalujen hyödyntämisellä voi olla suuria vaikutuksia tiimiläisten kokemaan tasa-arvoisuuteen. Kynnys osallistua keskusteluun Teamsissa, tai antaa mielipide digityökaluilla järjestetyn äänestyksen avulla, on huomattavasti matalampi, kuin että livenä järjestettävässä kokouksessa nostaisit käden pystyyn ja kävelisit neukkarin eteen kertomaan asiasi. Digityökalut voivatkin antaa uusille ja aloitteleville, sekä muuten hiljaisemmille työkavereille mahdollisuuden olla enemmän mukana päätöksenteossa kuin ennen. Vastuu järjestää tämä mahdollisuus on esihenkilöllä.

Ota digitaaliset työympäristöt haltuun kanssamme. Jätä yhteydenottopyyntö alla olevan lomakkeen kautta, ja palataan pian asiaan!

Työelämä on jatkuvan kehityksen ja muutoksen alla. Pohjimmiltaan modernissa työssä (Modern Work) on kyse siitä, että sen avulla pyritään helpottamaan ihmisten työskentelyä (digitaalisissa työympäristöissä). Modernin työn haltuunotossa on oltava perillä siitä, mitä omassa työympäristössä tapahtuu, millaisia tuntemuksia ihmisillä on työntekoon ja työtapoihin liittyen, sekä mitkä ovat valloillaan olevia trendejä.

Lue lisää modernista työstä täältä.

Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas.

Työelämän trendit

Tällä hetkellä työelämässä on valloillaan kaksi suurta trendiä, joiden vaikutukset näkyvät laaja-alaisesti jo nyt, ja vielä vahvemmin lähitulevaisuudessa: joustavuus ja tekoäly.

Joustavuus on trendinä ihmisiin ja ihmisten käyttäytymiseen painottuva. Se pitää sisällään etä- ja hybridityön käsitteet, sekä perusperiaatteen siitä, että ihmiset ovat yksilöitä, joilla on elämää myös työn ulkopuolella. Työ tukee ja mahdollistaa muuta elämää, ei toisin päin.

Tekoälytrendissä on nähtävissä tekoälyn käytön valtava kasvu. Vaikka tekoäly puolestaan painottuu enemmän teknologiaan ja sen kehittymiseen, on tähän trendiin otettava ensisijaisesti ihmislähtöinen näkökulma, sillä lopunperin tekoälyä hyödyntävät ihmiset.

Tekoälyn avulla tuotettuja kuvia.

Microsoft 365 Copilot - tukiäly mukana arjessa

Tekoäly on ollut käsitteenä jo pitkään käytössä. Erilaiset algoritmit (eli erilaiset kaavat, joiden avulla voidaan suorittaa jokin prosessi) pyörivät jatkuvasti jokaisen meidän arjessa taustalla. Esimerkiksi illalla, kun laitat suoratoistopalvelun päälle, ja etsit mieluista katsottavaa, on tekoäly jo valinnut katsomistottumuksesi perusteella sinulle sopivia sarjoja, ja suosittelee niitä heti etusivulla.

Microsoftilla ajatellaan, että jokaiselle ihmistyöntekijälle voitaisiin tuoda oma Copilot tekoäly assistentiksi M365 tuotteisiin. Tekoälyn sijaan voidaankin tässä kohtaa puhua tukiälystä. Jokaisella meistä olisi mahdollisuus hyödyntää väsymätöntä työntekijää apunaan erilaisissa rutiinihommissa. Tämä tukiäly voi työskennellä taustalla 24/7 sillä aikaa, kun ihminen itse lepää tai keskittyy johonkin toiseen tehtävään. Tukiäly ei kuitenkaan osaa tehdä työtään ilman ihmistä, sillä jonkun on ohjeistettava ensin tukiäly toimimaan halutulla tavalla.

Joskus esimerkiksi esityksen luominen tyhjästä voi tuntua kovin haastavalta ja työläältä tehtävältä. Mitäpä jos antaisit tukiälyassarille tehtäväksi tehdä esityksestä ensimmäinen versio, josta sitten työstätte yhteistyössä timanttia. Tukiälyä voidaan hyödyntää siis vaikkapa luovuuden jump-starttaamisessa!

Tutustu Microsoft 365 Copilottiin täältä: How Microsoft 365 Copilot works - YouTube

Tekoälyn avulla tuotettuja kuvia.

Neuvot johtajalle, joka haluaa ottaa omassa yrityksessä modernin työn haltuun

Modernin työn haltuunoton peruspalikat lyhyesti:

  1. Kartoita olemassa olevien lisenssien sisältö
  2. Kartoita ihmisten tarpeet
  3. Kartoita ja ota käyttöön tarvittavat palvelut
  4. Kouluta ihmiset

Lisenssit

Ennen suurien modernin työn projektien aloittamista kannattaa lähteä liikenteeseen aivan alusta. Ensin on kartoitettava mitä kaikkia lisenssejä yritykseltä löytyy jo nyt, mitä kaikkea ne pitävät sisällään, ja mitä kaikkia palveluita yrityksellä on jo käytössä tai otettavissa käyttöön nykyisten lisenssien puitteissa. Tämän jälkeen vasta voi alkaa miettimään mitä muuta näiden lisäksi pitäisi olla.

Tarpeet

Kun omista lisensseistä ollaan perillä, voidaan lähteä kartoittamaan yrityksen ja työntekijöiden todellisia tarpeita. M365 on kuin karkkikauppa. Jokaiseen makuun löytyy jotakin, ja kaiken paljouden keskeltä on osattava kauhoa omaan karkkipussiin juuri ne maut, jotka tulee myös syötyä. Pussiin ei kannata kahmia sellaisia, jotka jäävät kuitenkin syömättä, kun kukaan ei haluakkaan niitä. Eli ottakaa vain sellaisia palveluita käyttöön, joita todellisuudessa tarvitsette ja käytätte, ja joista on aidosti hyötyä.

Palveluiden käyttöönotto

Jos tarvekartoituksen jälkeen huomataan, että uusia palveluita on otettava käyttöön, kannattaa niiden käyttöönottoon varata reilusti aikaa. Kaikkia uusia palveluita ei kannata lähteä ottamaan kerralla ja lyhyellä aikavälillä käyttöön, sillä sen lisäksi, ettei ihmisillä ole aikaa opetella palveluiden käyttöä ja sisäistää niiden käyttötarkoitusta, on silloin myös vaarana, että tiedot siiloutuvat, tulee tietoturvariskejä, eivätkä ihmiset tiedä mitä löytyy ja mistä.

Koulutus

Moderniin työhön kuuluu modernin teknologian lisäksi hyvin keskeisesti ihmiset, jotka näitä teknologioita, palveluita ja sovelluksia käyttävät. Ihmisten osallistaminen ja kouluttaminen onkin yksi keskeisimmistä palikoista modernin työn projekteissa. Vaikka yrityksellä olisi käytössään kuinka hienot pelit ja pensselit, ei niistä saada mitään todellista hyötyä irti, jos niitä ei osata (tai haluta) käyttää. Osallista ihmiset heti alusta alkaen mukaan, jotta he sitoutuvat muutokseen ja uutuuksiin, ja muista huolehtia, että käyttökoulutus tulee toteutettua kunnolla ja huolellisesti.

Todellisuudessa projektin kaksi ensimmäistä vaihetta voidaan tehdä toisinkin päin. Tässä järjestyksessä toimiessa kuitenkin hyötynä on se, että kun tarpeet ollaan saatu selvitettyä, voidaan niihin ehdottaa suoraan ratkaisua jo olemassa olevien lisenssien puitteissa, eikä tarvitse enää tässä kohtaa vaivata päätään ajatuksella ”no mistähän ja mitenhän tämä nyt..”. Tällöin voidaan välittömästi päätellä, onnistuuko palvelun käyttöönotto olemassa olevien lisenssien puitteissa, vai tarvitseeko karkkikaupasta hakea pussiin jotain uutta.

Kuuntele lisää modernista työstä #töissä-podcastista.

Tai lataa tästä ilmainen modernin työn opas: ”Näin me on aina töissä tehty ja ihan riittävän hyvin toimii!” - Marskidata

Jos kaipaat apua modernin työn tiimoilta, ota rohkeasti yhteyttä meihin!

Dennis Kremenetsky here, System Specialist at Marskidata, presenting an important message about Dynamics 365 Marketing for you today. Pay attention and listen (read I guess), this is important. Who knows how this can change your business today!

Is it difficult to use marketing tools? Struggle to gain insights into your customer data? Dynamics 365 Marketing is a great solution which can provide everything you need for your marketing needs. Its time to take your marketing to the next level.

Just to briefly mention, Dynamics 365 CRM (customer relationship management) includes several business-critical applications. It includes Marketing, Sales, Field Service and Customer Service. Marketing is not the only solution we offer, but it will be the one I focus on today.

Here are several reasons why you should consider switching to or implementing Dynamics 365 Marketing for your business:

Data and Customer Insights all in one location

Dynamics 365 Marketing provides companies a complete view of their customers by gathering data from multiple sources and presenting them in one location. This helps the company better understand their customers and develop marketing strategies that will have the most impact. Dynamics 365 Marketing provides access to segmentation and personalization that makes it easy to create a custom campaign that connects with the customer needs.

Efficiency and Automation

Dynamics 365 Marketing provides a large range of capabilities for automation, email marketing, social media management, and event management. These tools enable the company to reduce manual effort and free-up valuable time to pursue other business-critical initiatives. Dynamics 365 Marketing can automate key marketing tasks, so you can focus on the more important things, like revenue growth.

Prioritization and lead scoring

Dynamic 365 Marketing has great lead scoring capabilities. Companies can evaluate the behaviour and engagement of a customer’s marketing journey and assign scores to those leads. The lead scoring can be done either manually or automatically through automation in Dynamics 365 Marketing. For example, if a customer opens an email, 5 points, if a customer attends an event, 20 points, 25 points is a lead that is ready to be turned into a Sales opportunity. With these capabilities the company can focus and prioritize on the leads that have the highest chance of converting from lead to opportunity. This also helps to maximise ROI (return on investment) and promote revenue growth.

Reporting and Analytics

Dynamics 365 Marketing provides analytics and reports on the success of the marketing campaigns, which in turn helps to make better data-driven decisions. There is a wide range of visualizations and metrics which can help the company identify areas where there can be improvements or show where the marketing effort can have the most impact. With all the tools that Dynamics 365 Marketing provides, the company can achieve success and stay ahead of the competition.

Integration with other Dynamics 365 applications

One of the best benefits of Dynamics 365 is that all the applications (Marketing, Sales, Field Service and Customer Service) can be easily integrated with each other. For example, the leads created in Marketing can be used in Sales opportunities and continue the journey of the customer. From Lead -> Opportunity -> Order -> Invoice -> Fulfilment -> Support. The customers can be chosen depending on certain criteria from Sales or other applications to be a part of a Marketing campaign. This lets you create customizable marketing campaigns depending on certain criteria that you choose.

In conclusion, get Dynamics 365 Marketing! It provides everything you need to launch an affective marketing campaign. It also provides data and customer insights, automation, lead scoring, analytics, integration with other applications and many other things.

Vote for Dynamics 365 Marketing, I know Marskidata did.

Yhteistyö meidän ja Marskidatan välillä toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin: me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.

Uusi intra Itä-Suomen Liikuntaopiston digikehityksen käynnistäjänä

Itä-Suomen Liikuntaopistossa käynnistyi 2020-luvun alussa massiivinen, sisäisen kehitystyö. Organisaatio­muutosten ja prosessien päivitystarpeen myötä myös strateginen digikehittäminen sai tuulta alleen, jonka seurauksena ensimmäinen konkreettinen digiharppaus olikin sisäisen viestinnän parantaminen intran avulla. Liikuntaopiston ja Marskidatan yhteistyö oli kuitenkin käynnistynyt jo useampi vuosi sitten.

– Meillä on ollut IT-kumppanuus Marskidatan kanssa jo pidemmän aikaa, joten he ovat jo aiemmin olleet meidän digitaalisen infrastruktuurin kehittämisen pääyhteistyökumppani, kertoo Itä-Suomen Liikuntaopiston koulutussuunnittelija Janne Hiltunen.

Kun Itä-Suomen Liikuntaopiston kehitystarpeet oli tunnistettu, ajatus intrasta nousi esiin Marskidatan ehdottamassa modernin työn palaverissa.

Me kyllä innostuimme heti heidän esittelemästään Sharepoint Online -ratkaisusta. Kartoitimme jonkin verran muitakin yrityksiä, että millaista palvelua he tähän liittyen tarjoavat, mutta päädyimme kuitenkin todella nopeasti Marskidatan ratkaisuun, kuvailee Hiltunen projektin alkua.

Ideoinnista tekniseen toteutukseen ja sisällöntuotantoon – kontakti Marskidatan kanssa säilyi koko ajan

Itä-Suomen Liikuntaopiston intraprojekti käynnistyi Marskidatan vetämillä suunnittelutyöpajoilla, joissa käytiin läpi kokonaiskuva sekä ideoitiin uuden intran rakenne. Tämän jälkeen käynnistyi teknisen toteutuksen vaihe, jonka aikana Marskidatan asiantuntija toteutti suunnitellun rakenteen SharePoint Online -alustalle. Myös liikuntaopiston organisaation sisällöntuottajat saivat koulutusta alustan käyttöön.

Käytännössä Marskidata loi meille kehykset, joihin me itse täytimme sisällön. Meidän organisaatiostamme projektissa mukana oli noin puolenkymmentä henkilöä, ja sisällöntuotantovaiheeseen erityisesti tarvitsimme myös eri sisältöalueiden asiantuntijoita mukaan, kertoo Hiltunen projektin työnjaosta.

Sisällöntuotannon tueksi Marskidata järjesti myös vapaamuotoisia sisällöntuotannon tukihetkiä Teamsin välityksellä, johon projektia eteenpäin vievät sisällöntuottajat liikuntaopiston organisaatiosta saivat tulla kyselemään sisältötyössä eteen tulleista teemoista.

Nämä tukihetket olivat kyllä hyviä ja Marskidata muutenkin hyvin tavoitettavissa apuun aina tarpeen mukaan. Itse olin päävastuussa projektista, ja silloin kun törmäsin johonkin tekniseen haasteeseen, niin pystyin laittamaan Marskidatan asiantuntijalle Teamsissa viestiä. Osa asioista selvitettiin muutamalla viestillä ja joihinkin sovittiin 15 minuutin ylimääräinen palaveri, jonka jälkeen pääsin aina jatkamaan työtä intran parissa. Joustoa Marskidatalta siis löytyi projektin aikana hienosti, kertaa Hiltunen.

Janne Hiltunen, koulutussuunnittelija, Itä-Suomen Liikuntaopisto

Selkeä ja aikataulussa valmistunut projekti – jämäkkä mutta joustava aikataulutus

Kaiken kaikkiaan Itä-Suomen Liikuntaopiston intran toteuttaminen kesti vajaan neljä kuukautta, kun projekti käynnistyi joulukuussa ja valmistui maaliskuun lopussa.

Projekti kokonaisuudessaan tuntui selkeältä ja koko toteutus valmistui täysin aikataulussa. Olimme käyneet kokonaisuuteen sisältyvät työvaiheet ennakkoon hyvin läpi, joten tiesimme mitä on luvassa, mitä meidän tulee tehdä itse ja kuinka paljon työtä se vaatii, Hiltunen toteaa.

Täysin yllätyksettä projektin läpivienti ei toteutunut, mutta Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan eteen tulleet muutokset eivät aiheuttaneet haasteita.

– Aikataulu ja tietyt välivaiheet sovittiin koko intraprojektin ajalle jo heti joulukuussa, mutta niitä jouduttiin hieman järjestelemään uudelleen minun työtehtävissäni tapahtuneiden muutosten vuoksi. Marskidata suhtautui muutoksiin varsin joustavasti, eikä tästä aiheutunut ongelmia. Lisäksi projektin alkuvaiheilla Marskidatan tekninen asiantuntija vaihtui, mutta sekään ei haitannut meidän työskentelyämme, vaan uusi asiantuntija tuli mukaan työhön ongelmitta, kehuu Hiltunen Marskidatan toimintaa.

Toimiva intra on arjen työväline, joka edellyttää aktiivista käyttöä ja rutinoitunutta ylläpitoa

Itä-Suomen liikuntaopiston kokemuksen mukaan intran tekninen toteuttaminen ja sisältöjen syöttäminen oli yksinkertaista, kun taas todellinen haaste piilee uuden työkalun tuomisessa henkilöstön arkeen.

– Koska meillä ei aikaisemmin ollut intraa, arvioin alun perin, että projektin valmistumisen ja intran julkaisun jälkeen menee pari kuukautta, kunnes henkilöstö oppii sitä käyttämään. Nyt aikaa on kulunut sen verran, ja huomaan, että aikaa tähän kuluu kyllä enemmän – ehkä puolisen vuotta?

Intran toimivuuden kannalta onkin oleellista, että sieltä löytyvä tieto on paikkansapitävää. Itä-Suomen Liikuntaopiston tapauksessa tämä on tarkoittanut sitä, että joidenkin työntekijöiden työtehtäviin on sisällytetty intran sisällön ylläpitoon liittyviä vastuita.

– Mitään varsinaista vastarintaa emme ole omassa organisaatiossamme havainneet, mutta meillä projektia toteuttaneilla henkilöillä on kyllä kiistatta tärkeä rooli muun henkilöstön ohjaamisessa kerta toisensa jälkeen intran pariin. Suurin haaste on se, että ihmisillä on tiettyjä rutiineja, miten he toimivat eri ympäristöissä. Rutiinien ja olemassa olevien tapojen muuttaminen on aina aikaa vievää, sillä on monimutkaista saada ihmisiä luottamaan uuteen toimintatapaan, kuvailee Hiltunen muutosprosessia organisaation sisällä.

Itä-Suomen Liikuntaopiston näkemyksen mukaan julkaisun jälkeen intran kohdalla suurin riski on se, ettei sitä ylläpidetä ja jo vuodessa vanhentuneen tiedon päältä voikin sitten pyyhkiä pölyjä. Intran henkiinjäämiskamppailun kannalta on siis oleellista pitää huolta, että organisaatiosta löytyvät prosessit sisällön päivittämisen roolituksista. Tämän lisäksi uusi viestintäkanava on tärkeä nostaa oikeaan rooliinsa – keskelle arjen työtä ja viestintää.

Myyntihousuista huolimatta Marskidatan palvelun keskiössä ovat aina asiakkaan tarpeet

Marskidatan palvelua ylipäätään luonnehtisin joustavaksi ja käytännönläheiseksi. Meidän yhteyshenkilömme heidän päässään on Henri, ja vaikka hänellä työnsä puolesta onkin usein myyntihousut jalassa, niin aina hän miettii meidän viitekehystämme siitä näkökulmasta, mikä on meille järkevää ja kannattavaa, kertoo Hiltunen yhteistyöstä Marskidatan kanssa.

Itä-Suomen Liikuntaopiston digikehityksen seuraava askel tulee todennäköisesti olemaan pelikirjaprosessi, jonka aikana organisaatiossa linjataan virallisesti esimerkiksi eri kanavien käytöstä, dokumenttien säilyttämisestä ja päivittämisestä tai vaikkapa henkilöstön tavoitettavuusajoista. Työtapoja kirkastavan pelikirjan luominen on myös erittäin hyvä paikka osallistaa henkilöstöä, jolloin kaikki pääsevät vaikuttamaan yhdessä sovittaviin pelisääntöihin.

– Suosittelen kyllä Marskidataa IT-kumppaniksi. Meillä yhteistyö toimii kokonaisuudessaan tosi hyvin, me saamme sellaisia palveluita mitä tarvitsemme, ja ne ovat meille sopivan hintaisia. Marskidatalla on asiakkaan lähtökohdat huomioiva tapa tehdä töitä ja sille me laskemme paljon painoarvoa, hän tiivistää lopuksi.

–  Tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.

Uusi toimivampi intra, jota työntekijät käyttävät mielellään

Kangasniemen kunnan intra oli aiemmin Teamsissa yksinkertaisena kansiorakenteena. Intrassa olleita materiaaleja ei oikein osattu hyödyntää ja monelle intran sisältö oli täysin tuntematon.

–  Teimme erilaisia ohjeita ja neuvoimme. Osa työntekijöistä osasi käyttää intraa, mutta eivät kaikki. Lähtötilanne oli, että tarvitsimme selkeän ja helppokäyttöisen ympäristön, jossa kaikki henkilöstöä koskeva tieto olisi aidosti kaikkien saatavilla, Paappanen kuvaa.

Vuoden 2022 alkupuolella Kangasniemen kuntaorganisaatio tunnisti tarpeen toimivammalle intralle, jonka käyttö olisi henkilöstölle arkipäiväistä ja mieluisaa.

Konkreettinen aloite intran uudistamiseen tuli kuitenkin Marskidatan yhteyshenkilöltä, ja pian heidän modernin työn asiantuntijansa esittelikin meille heidän esimerkki-intraansa. Se näytti visuaalisesti todella hyvältä omaan vanhaan intraamme nähden! Tästä vakuuttuneena päädyimme uudistamaan intran ja hankkimaan henkilöstölle koulutusta aiheeseen liittyen, täydentää Kangasniemen kunnan ICT-suunnittelija Henri Laitinen.

Referenssit tukivat Marskidatan valintaa intran tekijää pohtiessa

Marskidatan oma intra toimi hyvänä havainnollistuksena, mutta intran toteuttajan valintaa tuki myös se, että Marskidatalla oli jo aiempaa kokemusta kuntaorganisaatioille sopivien ratkaisujen tuottamisesta. Tärkeäksi referenssiksi Kangasniemellä koettiin muun muassa Juvan kunnan onnistunut intraprojekti ja digiosaamisen vahvistuminen. Marskidata oli muutenkin tuttu yritys, sillä se oli toimittanut Kangasniemen kunnalle tietokoneita, lisenssejä, monitoimilaitteita ja suurkuvatulostimia ja rakentanut kunnan hallinnolle kokonaan uuden ActiveDirectory-ympäristön.

Kangasniemen kunnan uusi intra rakennettiin SharePoint Online -alustalle, jota Kangasniemellä oli mietitty yhtenä vaihtoehtona alustavasti jo aiemmin.

– SharePoint oli pyörinyt meillä mielessä ja alun perin selvittelimmekin, että voisimmeko tehdä intran kokonaan itse. Tuntui kuitenkin työläältä lähteä täysin nollasta liikkeelle, ja sitten saimme Marskidatalta tarjouksen, joka vastasi täysin tarpeitamme, Paappanen kertoo.

Hiski – helposti lähestyttävä intra, josta löytyy työntekijöille kaikki tarpeellinen

Intraprojektin kaikki palaverit suunniteltiin ja aikataulutettiin valmiiksi jo alussa, ja minusta sovitut tarkastuspisteet auttoivat hahmottamaan kokonaisuutta paremmin. Toisaalta Marskidata jousti aikataulussa tarpeen tullen. Esimerkiksi intran alkuperäistä julkaisuajankohtaa jouduttiin siirtämään meidän omien kiireidemme vuoksi ja tämä onnistui jouhevasti, Paappanen kuvailee projektin läpivientiä.

Marskidatan asiantutija auttoi Kangasniemen kuntaa aina tarpeen tullen matkan varrella, jos kysymyksiä intraan liittyen heräsi. Intraa myös muokattiin, jos uusia ideoita tuli projektin aikana.

– Intran nimeksi tuli Hiski edesmenneen lauluntekijä Hiski Salomaan mukaan, joka on kotoisin täältä Kangasniemeltä. Puhumme nykyään töissä arkikielessä, että ”pitäisikö tämä laittaa Hiskiin” tai ”se on Hiskissä”, Paappanen naurahtaa.

Kangasniemen kunnassa on oltu erityisen tyytyväisiä Hiskin lisäominaisuuksiin, kuten lukemattomista uutisista tuleviin sähköpostimuistutuksiin. Sisäisen sähköpostin määräkin vähenee luontevasti, kun kaikki tarpeellinen tieto löytyy intrasta ja henkilöstö osaa seurata uutisia sitä kautta. Uusi intra on myös innostanut suunnittelemaan tulevaa. Ensimmäisenä tavoitteena on saada Hiski kaikille selaimen aloitussivuksi, jotta intran uutisten seuraamisesta tulisi vaivatonta ja automaattista.

– Olemme lisäksi suunnitelleet, että piilotamme Hiskiin linkin leikkimieliseen arvontaan ja kerromme kaikille mistä kansiosta se löytyy. Tausta-ajatuksena on se, että kynnys Hiskissä seikkailemiseen madaltuu, kun piilotettua linkkiä klikkaamalla pääsee mukaan mukavaan arvontaan. Arvontoja voisi järjestää kuukausittain, jolloin tiedon etsiminen intrasta alkaa sujua aina vaan helpommin, kertoo Paappanen jatkosuunnitelmista.

Teams-koulutukset helpottamaan työtä ja viestintää

Uuden intran lisäksi Kangasniemellä koettiin tarpeelliseksi vahvistaa henkilöstön Teams-osaamista. Marskidata ehdotti koulutuksille valmiita teemoja, mutta koulutuskokonaisuus räätälöitiin kuitenkin juuri Kangasniemen kuntaorganisaation tarpeisiin ja toiveisiin sopivaksi. Teams-koulutuksia järjestettiin yhteensä kuusi, joista viisi pidettiin koko henkilökunnalle ja yksi kohdennetusti opetus- ja ohjaushenkilöstölle.

– Meidän henkilöstömme osallistui koulutuksiin hyvin. Koulutuksissa edettiin rauhalliseen tahtiin, jotta eri tasoiset osaajat pysyivät kaikki kyydissä, ja lisäksi ohjaus oli selkeää ja kannustavaa. Koulutus ei myöskään ollut pelkkää luennointia, vaan pääsimme konkreettisesti harjoittelemaan Teamsin käyttöä, Paappanen kertoo.

Kuuden koulutuksen kokonaisuus vietiin maaliin tiiviissä aikataulussa, noin 1,5 kuukauden aikana.  Koulutustallenteet Marskidata toimitti suoraan Kangasniemen vastajulkaistuun intraan, jotta työntekijät pystyvät myös jatkossa palaamaan niihin tarpeen tullen.

–  Meidän kokemuksemme mukaan suosittelisin kyllä Marskidataa tuttavilleni. Kokonaisuudesta tuli kaikin puolin sellainen tunne, että Marskidatalla on asiantuntemusta ja kokemusta projektien vetämisestä. Aikataulutus toimi hyvin ja palvelu oli äärimmäisen ystävällistä. Palavereihin oli mukava mennä, sillä asioita vietiin eteenpäin huumorilla ja hyvässä hengessä, Kangasniemen kunnan palvelusuunnittelija Päivi Paappanen kertoo.

Päivitettyjen leasing-tietokoneiden, it-ympäristön tietoturvallisen ylläpidon, uuden intran ja muiden Microsoft 365 -tuotteiden ansiosta työntekijämme pystyvät nyt tekemään työnsä paikasta riippumatta. Kehitystoimien myötä henkilöstöstä noussut palaute on ollut todella iloista, ja he selvästi arvostavat tehtyjä muutoksia, kertoo Linnalan Setlementti ry:n toiminnanjohtaja Anna-Kristiina Mikkonen.

Puutteet it-ympäristössä ja laitteissa käynnistävät ripeät kehitystoimet

Yhteistyö Linnalan Setlementti ry:n ja Marskidatan välillä käynnistyi, kun Linnalan Setlementin uusi toiminnanjohtaja ja opiston rehtori Anna-Kristiina Mikkonen päätti saattaa yhdistyksen it-ympäristön ja työvälineet nykypäivän vaatimusten tasolle.

Lähtötilanne tuntui aika turhauttavalta, koska kirittävää it-hankinnoissa ja -ratkaisuissa oli paljon. Meidän tietohallintomme oli vaatimattomalla tasolla, tietokoneet eivät palvelleet tarkoitustaan ja tietoturvaa oli syytä kehittää. Henkilöstöllä ei myöskään ollut käytössään Microsoft 365 -lisenssejä, kertoo Mikkonen tilanteesta ennen Marskidata-yhteistyötä.

Kiireisimpien teknisten asioiden ratkaisemiseksi Linnalan Setlementti ry toteutti kilpailutuksen, jossa Marskidata valikoitui kumppaniksi. Kilpailutuksesta toteutukseen siirryttiin ripeällä aikataululla, sillä aikansa eläneet työnteon tavat olivat monin paikoin tehottomia ja kehitystoimia kaivattiin pian.

– Tilasimme kerralla 14 leasing-tietokonetta opiston työntekijöille, ja samalla Marskidatan asiantuntijat auttoivat meitä myös oppilaitoksille tarkoitettujen Microsoft 365 -lisenssien kanssa. Lisäksi koko it-ympäristön hallinta ja etävalvonta siirtyi Marskidatalle. Tämän jälkeen henkilökuntamme on voinut ottaa tietoteknisissä haasteissa suoraan yhteyttä Marskidatan Servicedeskiin, kuvailee Mikkonen kokonaisvaltaisen yhteistyön tehokasta alkua.

Konsultointi SharePoint Online -intran omatoimitoteutuksen tukena

Opiston sisäinen tiedonkulku kaipasi myös päivittämistä, sillä esimerkiksi viikkotason yhteinen tiedottaminen liikkui vanhasta tottumuksesta kankeasti sähköpostien välityksellä. 

Intran toteuttamiseksi Mikkonen pyysi Marskidatalta tarjouksen SharePoint Onlinen pohjalle rakennetusta kokonaisratkaisusta, sillä Marskidatan Savonlinnan Oopperajuhlille tekemä intratoteutus oli tehnyt häneen vaikutuksen. Yhdistyspohjaisen Linnalan Setlementin budjetin rajallisuus kuitenkin haastoi etsimään edullisempaa tapaa rakentaa heidän tarpeisiinsa sopiva intra. Yhteistyössä Marskidatan modernin työn asiantuntijan kanssa ratkaisuksi ideoitiin konsultointitapaamiset, joissa asiantuntija tulisi neuvomaan Mikkosta intran kokoamisessa.

Muistan kun silloin heinäkuisena päivänä istuin kotini terassilla läppäri sylissä, ja Marskidatan asiantuntija Helsingistä neuvoi minulle etänä mitä minun piti tehdä. Se oli äärimmäisen vaivatonta, kertoo Mikkonen intran rakentamistyöstä.

– Konsultointeja ei tarvittu hirveän montaa, vaan projekti meni mukavan kevyesti. Jossain vaiheessa ilmeni hieman haastetta, kun minulla ei ollut tarvittavaa käyttöoikeutta, mutta sekin asia ratkaistiin pyytämällä Marskidatalta teknisempää asiantuntijaa linjoille.

Kesä oli hyvä ajankohta intraprojektin läpiviemiselle, sillä projektiin kulunutta työaikaa Mikkosen olisi ollut hankala löytää normaalin työtahdin keskellä.

– Intran rakentaminen sujui etäohjeiden avulla mutkattomasti muutoin rauhallisena kesälomakautena, ja se oli henkilöstön käytettävissä jo elokuun alussa. Olin itse vasta jokin aika sitten aloittanut työni Linnalan Setlementissä, joten en lomaillut kuten muut. Kehittämistyö vie aina oman aikansa ja sitä on yleensä hankala resursoida muiden kiireisten asioiden keskellä, pohtii Mikkonen aikataulutusta.

Marskidatan tarjoamat räätälöidyt palvelut ja asiakaskokemus sitouttavat

Alusta asti Marskidata on tuntunut oikealta kumppanilta varsinkin kaikessa kehittämisessä. Marskidata on meidän näkökulmastamme ollut hyvin tavoitettava ja palvelualtis yritys, joka on räätälöinyt palvelunsa meidän tarpeisiimme ja rahoituspohjaan sopivaksi, kuvailee Mikkonen yhteistyötä Marskidatan kanssa.

Päivitettyjen leasing-tietokoneiden, it-ympäristön tietoturvallisen ylläpidon, uuden intran ja muiden Microsoft 365 -tuotteiden ansiosta Linnalan Setlementti ry:n työntekijät pystyvät nyt tekemään työnsä paikasta riippumatta.

– Kehitystoimien myötä henkilöstöstä noussut palaute on ollut todella iloista, ja he selvästi arvostavat tehtyjä muutoksia. Intran käytössä olisi varmasti vielä paljon kehitettävää, mutta kyllä se kuitenkin on päivittäisessä tai vähintään viikoittaisessa käytössä kaikilla meidän työntekijöillämme, iloitsee Mikkonen.

Suosittelisin kyllä lämpimästi Marskidataa muillekin organisaatioille. Meidän yhteyshenkilömme Marskidatalla – Juuso ja Joonas – aina tulevat ja pelastavat meidät. He ovat ihan huipputyyppejä, ja erityisen paljon arvostan sitä, miten suoraan olemme pystyneet keskustelemaan ja käymään läpi hankaliakin asioita, tiivistää Mikkonen.

Kaimana luo kaupallisuutta liiketoimintamuotoilun, kaupallisen viestinnän ja teknologian avulla. Yksi toiminnan ja tuloksellisuuden tärkeimmistä kulmakivistä on onnellinen henkilöstö, jolloin sisäiset toimintatavat ovat ratkaisevassa asemassa.   

Yrityksen sisäisen viestinnän uudistaminen lähti käyntiin fuusioitumisesta. Kaimanan taustalla on neljän eri yrityksen sulautuminen. Marskidata oli toiminut yhden näiden yrityksen IT-kumppanina aiemmin ja asiakkaan kokemus yhteistyöstä oli hyvä.

–  Olimme erinomaisessa käännekohdassa, jossa halusimme varmistaa uuden organisaatiomme viestinnän yhtenäisyyden ja sujuvuuden niin toimintatapojen, järjestelmien kuin työkalujen osalta, Kaimanan Human Resources Coordinator & Partner Valentina Korpi muistelee.

Kaimanalaiset ovat viestintä- ja teknologia-alan ammattilaisia, joten odotukset IT-alan kumppanille ovat korkeat. Valentinan roolin osalta HR:n palveluiden alla oleva henkilöstömäärä kaksinkertaistui 60:sta 120:een käytännössä kerrasta.

– Tiesimme, että projekti on uudelleen järjestäytymisen kannalta erittäin tärkeä. Halusimme kattavan IT-kumppanin, jolta saisimme todennäköisimmin parhaan asiakaskokemuksen, Valentina avaa.

Marskidata valikoitui kumppaniksi aiempien kokemusten, kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisen hintalaatu-suhteen vuoksi.

Miten yhteistyö käynnistetään aidosti asiakkaan tarpeisiin ja tavoitteisiin vastaten?

Kaimanan modernin työn palvelukokonaisuuteen sisältyi muun muassa työpajoja, valmennusta sekä sisäisen viestintäkanavan kehittämistä.

– Yhteistyö käynnistyi todella palvelevalla ja asiakaslähtöisellä otteella. Marskidata oli huomattavan kiinnostunut meidän perimmäisistä tarpeistamme. Vasta sen pohjalta lähdettiin kohti käytännön toteutuksia, Valentina Korpi Kaimanalta kertoo.

Suunnitelmia ja toteutustapaa myös hienosäädettiin matkan varrella, jotta kokonaisuudesta saatiin paras mahdollinen hyöty irti Kaimanan tarpeisiin ja tavoitteisiin. Tämä ei ole aina itsestäänselvyys projektiluontoisesti sovituissa asiantuntijapalveluissa.

Teknologia on sovitettava aina ihmisten ja työyhteisön tarpeisiin, ei toisin päin. Toki joskus käy myös niin, että uusi teknologinen ratkaisu tarjoaa mahdollisuuksia aiempaa vaivattomampiin prosesseihin, mikä voi ohjata tekemisen tapoja, Marskidatan Modern Work Team Leader ja Modern Work Specialist Emma Klén pohtii.  

Sisäisen viestinnän ja informaatiohallintaympäristön kartoitus osallistavissa työpajoissa

Käytännön toteutus tapahtui pitkälti osallistavien työpajojen muodossa. Vetovastuu oli Marskidatalla ja työkielenä toimi pääosin englanti. Ensimmäisissä työpajoissa sukellettiin Kaimanan uuden sisäisen viestintäalustan määrittelyyn.

– Työpajat ja koko projekti käynnistettiin siis ennen lopullista valintaa käyttöönotettavasta uudesta viestintäympäristöstä. Näin määritystyö saatiin tehtyä huolella ja Kaimana sai syväluotaavaa apua oikeasti tarpeisiin vastaavan järjestelmän määrittelyyn, kilpailuttamiseen ja valintaan, Emma Klén Marskidatalta kertoo.

– Tavoitteenamme oli löytää digitaalinen viestintäalusta, joka sopii yhteen myös muiden järjestelmiemme kanssa. Työpajojen määritystyön myötä hahmotimme selvemmin, miten intranet voi parhaiten selkeyttää datan käsittelyämme ja helpottaa tiedon löydettävyyttä, Valentina lisää.

Henkilöstön kokemuksia, tarpeita ja toiveita kartoitettiin läpileikkaavasti organisaation eri puolilta

Työpajoissa selvitettiin myös kipupisteet, jotka uuden järjestelmän ja toimintatapojen myötä haluttiin taklata.

– Pureuduimme muun muassa eri puolilla organisaatiotamme edustavien ihmisten arkisiin kokemuksiin sisäisestä viestinnästä; mikä ei siihen asti ollut toiminut niin hyvin kuin haluttaisiin, tai mitä tahtoisimme lisätä, Valentina kertoo.

Arvokas palaute kokosi yhteen näkemyksiä läpi työyhteisön. Koska kaikki eivät luonnollisesti koe ryhmätilanteessa puhumista luontevaksi, vastausmahdollisuuksia annettiin myös kirjallisina tehtävinä.

– Palautteenkeruutavat olivat erinomaisia ja kaikki saivat äänensä kuuluviin, Valentina arvioi.

Projektin seuraavissa työpajoissa kirkastettiin ensimmäisiä yhteisiä sisäisen viestinnän pelisääntöjä sekä muotoiltiin Slack-pikaviestinalustaa Kaimanan työyhteisölle sopivaksi.

Asiantunteva kumppani tekee järjestelmän valinnasta, kilpailuttamisesta ja käyttöönotosta tavoitteenmukaista

Marskidatan asiantuntija oli Kaimanan tukena myös varsinaisen järjestelmän kartoittamisessa. Tavoitteena ei ollut löytää ratkaisua vain Marskidatalta, vaan vaihtoehtoja kartoitettiin laajemmin puhtaasti Kaimanan tavoitteet ja tarpeet edellä.

– Saimme tukea niin tapaamisiin kuin tarjousten pyytämiseen ja niiden arvioimiseen. Marskidatan avulla osasimme ottaa huomioon monia tärkeitä asioita tarjouspyyntöjen kriittisissä vaiheissa. Koulutus ja työpajoissa määritetyt käytänteet ovat helpottaneet myös itse käyttöönottoa, Valentina kertoo ja jatkaa,

– Kun viestintä ei ole enää pirstaleista tai tule eri tavalla eri ihmisten toimesta, saamme luotua rauhaa sisäiseen viestintäämme. Samalla helpotamme tiedonhallintaa ja seurantaa. Jatkossa selkeät toimintatavat sujuvoittavat uusienkin ihmisten perehdyttämistä ja mukaan ottamista Kaimanan tapoihimme.

Valentina kertoo arvostavansa etenkin Marskidatan yhteyshenkilöiden proaktiviisuutta.

– Marskidatan väki varmistaa säännöllisesti, että asiat etenevät. Suosittelen Marskidataa etenkin kokonaisvaltaisiin tarpeisiin. Heiltä saa kaikki IT-alan palvelut saman katon alta aina fyysisistä laitteista sisäisen viestinnän muotoiluun.

Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, menevätkö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina, kertoo Business Joensuun kehityspäällikkö Hanne Huhmarsalo.

Ei pelkkä kopiokonekauppias – Marskidata kirkastamaan Business Joensuun digiympäristön pelisääntöjä

Business Joensuun tarve oli yhtenäistää työnteon tapoja digiloikan jälkeen. Teamsiin siirtyminen tapahtui pandemian alkaessa nopeasti, eikä yhteisiä pelisääntöjä 50 hengen organisaatiossa ehditty sopia.

– Huomasimme, että henkilöstö oli alkanut kuormittua palaveriputkiin ja Teamsin käyttöön, kun yhteisiä, selkeitä toimintamalleja ei ollut. Etsimme ratkaisua, miten selkiyttäisimme työskentelyä koko henkilöstön tasolla, kuvailee Huhmarsalo lähtötilannetta.

Ensimmäinen kontakti Marskidatan modernin työn palveluihin syntyi LinkedIn:ssä, kun Marskidatan asiakasvastaava huomasi Huhmarsalon työn sujuvoittamista pohdiskelevan julkaisun ja otti yhteyttä.

– Aiemmin Marskidata oli nimenä tuttu, sillä tiesin että he myyvät kopiokoneita. Olin kuitenkin yllättynyt, että heillä on tällaisiakin palveluita! Me Business Joensuulla olimme hetkeä aiemmin tehneet intraprojektin erään toisen toimijan kanssa, mutta Marskidatan modernin työn pelikirja vaikutti niin suoralta ratkaisulta haasteeseemme, että päätimme aloittaa yhteistyön alkuvuodesta 2022, kertoo Huhmarsalo.

Yhteiset pelisäännöt sulautuivat arkeen napakoiden koulutusten kautta

Yhteisiä työnteon tapoja linjannut pelikirjaprojekti rakentui muutaman Marskidatan ohjaaman työpajan ympärille, joiden lisäksi Huhmarsalo työsti materiaalia eteenpäin sekä itse että yhdessä Business Joensuun johtoryhmän kanssa. Pian tuli kuitenkin selväksi, että pelikirjan julkaisemisen jälkeen henkilökunta tarvitsisi myös koulutusta, jotta ohjeistetut toimintamallit saataisiin sulautettua arkeen.  

– Meillä Business Joensuun organisaatiossa työskentelee ihmisiä laajalla ikähaitarilla sekä erilaisilla taustoilla. Pelikirjassa linjaamme, että Teams on pääasiallinen työvälineemme, joten koulutusten avulla halusimme varmistaa myös, että jokainen työntekijämme osaa sitä turvallisesti ja luottavaisin mielin käyttää, tiivistää Huhmarsalo.

Marskidata kokosi pelikirjan teemoista kolme eri koulutusta: Teams työn käyttöliittymänä ja viestinnän välineenä, Teams dokumenttienhallinnassa sekä Teams tehtävienhallinnassa. Osallistujia jokaisessa koulutuksessa oli useampi kymmen, ja lisäksi koulutustallenteet jäivät Business Joensuun henkilöstön käyttöön.

Marskidatan modernin työn asiantuntija Elisa sai kyllä meillä kiitosta. Hänen tapansa kouluttaa oli selkeä ja napakka, mutta silti tunnelma oli lämmin. Vaikka koulutuksissa käytiin paljon asiaa tiiviisti, ilmapiiri oli sellainen, että jokainen varmasti uskalsi kysyä mielen päällä olevat asiat, kehuu Huhmarsalo.

Vaikka pelikirjaprojektin aloittamisesta ei ole vielä kulunut edes täyttä vuotta, siinä sovittujen yhteisten toimintamallien vieminen käytäntöön näyttää sujuneen Business Joensuun organisaatiossa hyvin.

– Minulla kuluu nykyään vähemmän aikaa ihmisten neuvomiseen, joten ohjeet on selvästi otettu käyttöön. Lähestulkoon kaikki ovat rohkaistuneet Teamsin käyttöön ja tarpeelliset ominaisuudet ovat siellä aktiivisesti käytössä ja kalenterit pysyvät ajan tasalla, kertoo Huhmarsalo nykytilanteesta.

Yhteistyö jatkuu: perehdytysprosessi muistilapuilta Microsoft Planneriin

Yhteistyö Marskidatan kanssa jatkui luontevasti myös pelikirjaprojektin ja Teams-koulutusten jälkeen.

Aiemmin meillä oli aina sama haaste uuden työntekijän saapuessa tai vanhan lähtiessä – mitä kaikkea tässä vaiheessa pitikään muistaa? Tiedot olivat miljoonalla muistilapulla monella eri henkilöllä, joten prosessi ei ollut erityisen hallittu. Marskidatan ratkaisu tähän haasteeseen osui taas niin suoraan meidän tarpeeseemme, ettei tarvinnut juuri miettiä, että lähdetäänkö toteuttamaan vai ei.

Marskidatan modernin työn asiantuntija kokosi Business Joensuun SharePoint Online -ympäristöön valmiin perehdytyspolun Microsoft Planneriin. Mallipohjaa kopioimalla jokaisen uuden tai poistuvan työntekijän kohdalla on nyt helppo huolehtia kaikista tarvittavista työvaiheista.

– Myös modernin työn pelikirja on osoittautunut erinomaiseksi välineeksi perehdytyksessä, sillä sen avulla jokainen uusi työntekijä pääsee kiinni meidän tapoihimme työskennellä, kuvailee Huhmarsalo.

”Meille tärkeintä yhteistyökumppanissa on sujuva toiminta”

Marskidatan modernin työn asiantuntijoiden ydintehtävä on auttaa erilaisia organisaatioita hyödyntämään digitaalisia työympäristöjä työn sujuvoittamiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi.

– He toimivat itse niin kuin opettavat. Viestin Marskidatan asiantuntijan kanssa Teamsin välityksellä, ja häneltä saa nopeasti vastauksen ja ratkaisun. Lisäksi tuntuu, että heillä on aina jotain uutta ideaa ja ratkaisua tarjolla. Viimeisimpänä hän nauhoitti meille video-ohjeita pyydetyistä teemoista. Videoissa on sisällysluettelo, jonka avulla tiedonhakija voi klikata itsensä oikeaan kohtaan videolla, Huhmarsalo kuvailee vaivatonta yhteistyötä.

Meille tärkeintä yhteistyökumppanissa on sujuva toiminta, ja tämä on keskeisin syy, miksi jatkamme yhteistyötä Marskidatan kanssa. Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, meneekö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina.

Huhmarsalo suosittelisi Marskidataa niin tuttavilleen kuin myös Business Joensuun asiakkaille:

– Marskidatan palvelu on samaan aikaan luotettavaa ja asiantuntevaa, mutta myös ihmisläheistä ja ystävällistä. He tekevät aina sen, mitä on sovittu, tiivistää Huhmarsalo.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot

SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down