Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Vakaata säätä

Ensi talven sää: ”Lunta sataa ja kaikkia ketuttaa”. Ilmaston kehityskulku huomioiden, tällaisia pitkän tähtäimen sääennustuksia on varmasti entistä vaikeampi toteuttaa. Vakaampaa säätietoa kaipaava voikin kääntyä esimerkiksi Kyberturvallisuuskeskuksen puoleen. Tämän Traficomiin kuuluvan keskuksen tehtävänä on mm. tuottaa tietoturvallisuuden tilannekuvaa. Yhtenä välineistä tämän infon jakeluun toimii kuukausittain julkaistava kybersää. Aurinkoa siinäkään tiedotteessa ei tosin merkittävästi näy, vaan tarjolla on tasaisen huolestuttavaa ja ajoittain vakavaa uhkaa. Tietoturvaan liittyviltä varoituksilta ja esimerkeiltä on vaikea välttyä. Kun skaala tapauksissa on pörssiyhtiöiden tietomurroista ala-asteen oppilaiden tunnusten kalasteluun, miettii moni organisaatio ”kuinka tällainen vaikuttaisi meihin?”.

Mistä alkaisin

Työssäni Marskidatalla, ensisijainen tehtäväni ei ole toteuttaa yrityksenne tietoturvaa parantavien ratkaisujen yksityiskohtaista kartoitusta, käyttöönottoa tai valvontaa. Siihen joukostamme löytyy kyllä sertifioitua ja pätevää sakkia. Minun tehtäväni on enemmänkin tunnistaa tällaiset kehityskohteet yhteistyössä yrityksenne kanssa. Tämän jälkeen järjestämme teille tarvittavan resurssin asian edistämiseksi. Omissa keskusteluissani asiakkaiden kanssa, on ilahduttavaa huomata tietoisuus tietoturvan merkityksestä organisaation toiminnalle. Toimialasta tai organisaation koosta riippumatta se listataan usein yhdeksi tärkeimmistä kehityskohteista. Esille nousevat niin tarve viestiä tietoturvallisesti kuin kysymykset erilaisten pikaviestimien turvallisuudesta. Joskus asian edistämiseksi onkin jo valmis suunnitelma, mutta ei ehkä tarvittavaa tekijää. Tai ehkä tiedostatte tarpeen tehdä asialle jotain, mutta hakusessa on miten edetä asian kanssa.

Turvaa palveluna

Asiakkaiden tarve parantaa ympäristönsä tietoturvaa kattavalla ja kustannustehokkaalla tuotteella tunnistettiin palvelutuotannossamme. Tähän tarpeeseen kehitettiin MD Turva 365 Plus. Palvelu perustuu monien yritysten käyttämiin Microsoft 365 Business -tuotteisiin ja niiden sisältämiin tietoturvaominaisuuksiin.

Yritysten ICT-ympäristöt ovat harvoin toistensa kaltaisia.  Tämän vuoksi ennen turvapalvelun käyttöönottoa, Marskidatan asiantuntijat kartoittavat ympäristönne tietoturvan nykytilanteen. Havainnoista koostamme ehdotuksen kehityskohteista. Käymme nämä kehityskohteet läpi kanssanne ja aikataulun niiden kuntoon saattamiseksi. 

Esittelemme teille myös MD Turva 365 Plus -palvelun tuomat edut, joilla parannamme yrityksen tietoturvaa.

Suojaa kaikki päätelaitteesi

Microsoft Defender for Business suojausratkaisun avulla yrityksesi tietokoneet ja mobiililaitteet ovat suojattuja kiristysohjelmia, haittaohjelmia, tietojen kalastelua ja muita uhkia vastaan.

Tunnistaudut vahvasti

MFA tarjoaa lisäturvaa, mikäli esimerkiksi sähköpostin salasana saadaan kalasteltua käyttäjältä. Perinteisen käyttäjätunnus-salasana-yhdistelmän lisäksi tulee käyttäjältä vaaditaan lisävarmenne. Tässä suosituimmat tavat ovat kertakäyttöinen numerokoodi tekstiviestillä tai mobiilisovelluksella.  Tiedotamme teitä MFA:n käyttöönotosta ja teemme ohjeistuksen käyttäjille. ServiceDeskimme opastaa tarvittaessa käyttöönotossa.                                            

Suojaat ja luokittelet tietosi

Tiedon luokittelun avulla businesskriittinen-, sisäinen- ja asiakaskäyttöön tarkoitettu data voidaan erotella ja käsitellä eri tavoin. Luokittelun avulla määrittelette kullekin datalle käyttöoikeudet ja rajoittavat toimet. Tällaisia voivat olla jatkolähetyksen esto, tulostamisen esto ja lataamisen esto. Käyttöoikeudet tarkastetaan reaaliaikaisesti, joten lukituilla tunnuksilla yrityksen data ei ole käytettävissä. Teemme tiedon luokitteluun tarvittavat määrittelyt ja testaamme toimintaa yhdessä organisaationne pilottiryhmän kanssa ennen käyttöönottoa.

Suojaudut sähköpostin uhilta

Sähköpostien liitetiedostot ja linkit skannataan ennen kuin käyttäjä avaa ne. Tämä ei aiheuta käyttäjälle toimenpiteitä. Näin estetään haitallisten tiedostojen ja linkkien vaikutukset käyttäjän toimenpiteistä huolimatta (esimerkiksi tuntemattoman linkin avaaminen). 

Lähetät salattua sähköpostia

Palvelu avulla suojaat viestisi oletusarvoa tehokkaammin itsesi ja vastaanottajan välillä. Tarvittaessa palvelu tunnistaa arkaluonteisen informaation, kuten passi-, hetu- tai kansainvälisen luottokorttinumeron Microsoft 365-ympäristöstä. Tämä ehkäisee tietovuotoriskiä, jos käyttäjä pyrkii jakamaan arkaluontoista dataa yrityksen sisällä tai sen ulkopuolelle.

Palautat tietosi tarvittaessa

Käyttäjän vahingossa poistamat sähköpostit, yrityksestä poistuneen työntekijän vanhat tallenteet tai sähköpostitilin vahingoittumisessa kadonnut tieto, ovat hyviä esimerkkejä tilanteista, jotka voidaan pelastaa pilvivarmistuksella.

MD Turva 365 Plus -palvelun avulla pistämme yrityksenne tietoturvan kerralla kuntoon. Ota siis rohkeasti yhteyttä meihin Marskidatan asiantuntijoihin!

Azure-pilviympäristö on kustannustehokas vaihtoehto perinteiselle on-premise -toimialueelle. Azure-pilviympäristö sopii kaikenkokoisille yrityksille, aina muutaman ihmisen pienyrityksistä suurkorporaatioihin. Microsoft Azuren avulla voidaan tuoda kaikki yrityksen työntekijät, viestintä, data sekä sovellukset saman, helposti hallittavan, katon alle. Pilven päälle toteutetun ympäristön kanssa ei olla enää sidottuja yhteen maantieteelliseen sijaintiin, vaan kaikki yrityksen resurssit ovat käytettävissä missä tahansa työskennelläänkin.

Azure-pilviympäristö vaatii toimiakseen ainoastaan toimivan internet-yhteyden. Azure-alustan joustavuus ja synergia lisäävät työn sekä viestinnän tehokkuutta, kun ei tarvitse käyttää kymmeniä eri sovelluksia tiedon ja tiedostojen vaihtamiseen yrityksen sisällä. Intune-mobiililaite- ja Azure-AD- käyttäjähallinnalla saadaan kaikki yrityksen laitteet ja käyttäjät samaan hallintaan jaettujen käytäntöjen piiriin. Lisäksi ympäristöön voidaan integroida esimerkiksi Teams, SharePoint-tiedostot ja intranet, sekä UniFLOW Onlinen / Universal Print:n päälle toteutettu joustava ja tietoturvallinen tulostusympäristö.

Micorosft Azure – synergiaa ja resurssienhallintaa

  1. Azure AD-käyttäjähallinta
  2. Intune-mobiililaitehallinta
  3. SharePoint ja intranet
  4. Teams, Outlook ja viestintä
  5. Uniflow Online / Universal Print tulostusympäristö

Kaikki Azuren eri osa-alueet ja toiminnot voidaan ottaa käyttöön pala kerrallaan ja kasvattaa toiminnallisuutta yrityksen tarpeiden kasvaessa. Joustavalla kuukausi- tai vuosimaksullisella lisensoinnilla saadaan otettua käyttöön, juuri ne osa-alueet ja toiminnot, mitkä koetaan tarpeellisiksi yrityksen toiminnan kannalta. Vaatimusten ja tarpeiden kehittyessä, lisenssejä voidaan päivittää lennossa ja ottaa käyttöön niiden mukana tulevia lisätoimintoja.

Viisi syytä miksi siirtyä Microsoft Azureen

  1. Joustava ympäristö ilman maantieteellisiä rajoituksia
  2. Laajennettavissa yrityksen tarpeiden mukaan
  3. Lisää sovellusten ja työntekijöiden välistä synergiaa
  4. Lisää tietoturvaa
  5. Kustannustehokas vaihtoehto perinteiselle on-premise toimialueelle

Tietoturva

Azure-pilviympäristöön liitetyillä laitteilla on helppo ottaa käyttöön Microsoftin edistyneemmät tietoturvatoiminnot kuten MFA, SSO, DLP ja ATP. Erilaisia akronyymejä vilisevää sanastoa ei tarvitse suotta säikähtää, kaikkien kirjainlyhenteiden takaa löytyy selko-lontoolla olevia toimintoja, jotka taipuvat tarvittaessa myös savoksi. MFA (Multi-Factor Authentication), eli tuttavallisemmin monivaiheinen tunnistautuminen, tuo lisäturvaa sovelluskirjautumisiin, kun uudet sisäänkirjautumiset vaativat vahvistuksen esimerkiksi tiliin liitetystä puhelinnumerosta tai Microsoft Authenticator -sovelluksesta. SSO (Single Sign On) avulla puolestaan voidaan kirjautua samalla turvallisella salasanalla esimerkiksi työsähköpostiin sekä työkannettavalle. Näppärää, eikö vain?

DLP:n (Data Loss Protection) avulla taas ennaltaehkäistään kriittisen yritysdatan päätymistä vääriin käsiin. Säännöstöön voidaan määrittää erilaisia käytäntöjä, joiden perusteella monitoroidaan yrityksen viestiliikennettä ja asiakirjoja, sekä suoritetaan suojaavia toimenpiteitä ennen tiedon karkaamista. Arkaluontoista dataa, kuten henkilötunnus tai veronumero, havaitessaan DLP joko varoittaa käyttäjää tai kylmästi estää tätä lähettämästä viestiä eteenpäin. Arkaluontoisen datan välittämistä varten voidaan aktivoida käyttöön myös salattu sähköposti, jonka avulla pidetään huoli, että aineisto päätyy tietoturvallisesti juuri oikealle vastaanottajalle.

Aktiivista suojaa uhkilta tarjoaa ATP (Active Threat Protection). Aktiivisen suojan valvovan silmän alle kuuluvat kaikki epäilyttävät linkit ja liitetiedostot mitä sähköpostin mukana voi tänä päivänä kulkea. Vahingollisia liitännäisiä sisältävät viestit voidaan esimerkiksi suoraan ohjata roskapostisuodatukseen, jolloin mahdolliset kalasteluyritykset tai haittaohjelmat eivät tavoita loppukäyttäjää ensinkään.

Azure ja tietoturva

  1. MFA – Multi-Factor Authentication; monimenetelmäinen todentaminen
  2. SSO – Singel Sign-on; yksi salasana, monta kirjautumista
  3. DLP – Data Loss Protection; arkaluontoisen datan suoja
  4. ATP – Active Threat Protection; haitallisten liitännäisten valvonta
  5. Salattu sähköposti

Mikäli Azure-pilviympäristö ei ole entuudestaan tuttu konsepti, ja blogi sai mielenkiintonne heräämään, niin olkaa rohkeasti yhteydessä asiantuntijoihimme. Esittelemme mielellämme tarkemmin Azuren eri osa-alueita ja toimintoja, muun muassa live- ja demoympäristöjemme avulla. Esittelyn yhteydessä voimme tutustua teidän ympäristönne tarpeisiin, ja yhdessä voimme räätälöidä juuri teidän yritystänne palvelevan kokonaisuuden, joka skaalautuu yritystoimintanne kasvun mukana tulevaisuudessakin.

Hello, my name is Dennis Kremenetsky, and I am a Junior System Specialist at Marskidata. I am an American living in Finland. On the 23rd of June I have graduated as an IT Engineer from XAMK Mikkeli. A 3-year journey that I cannot believe is over!

First, I want to mention some of my job experiences. Most of my working life I have been a Chef or Sushi Chef. I have also worked in construction and several other types of jobs. I have held several jobs over the years, and it is interesting to be able to compare the different types of working life at each job. I have had several great jobs, but I would say that Marskidata is one of my favourite ones.

When you start a new career and are fresh out of school you never know what to expect. I completed my work practice at Marskidata, and I am now working full-time. I must admit that I was a bit nervous when I was first starting out. What skills will I need, will I need to know the Finnish language (I barely speak Finnish), will I use everything that I learned in school? I would say that all you need to succeed is self-motivation, determination and a good work environment. Working at Marskidata has been great, especially for a non-Finnish speaker.

Marskidata wants me to learn and improve my skills as a worker. They give me the time to learn what I need and motivate me to learn more.  They even offered a Finnish class to me, that would greatly improve my language skills. The employees are all friendly and surprisingly speak very good English! Daily, I can easily communicate with my co-workers with no problems. Some employees even translate for me during the Finnish meetings.

All in all, working at Marskidata has been a great experience. Everyone has been friendly and supportive. Marskidata has introduced me to working life in the IT field and has showed me how to increase my value as a worker. It has given me the confidence to know that I can succeed in the IT field. Maybe this is not so strange of a phenomenon in Finland, but Marskidata cares about the well-being of its employees. Marskidata really promotes for its employees to relax during the day, take a break, work out at their personal gym, take a moment during the day to unwind and reset. Or if nothing else works, spend some time at the wine cellar!  

I have learned a lot in the past few months. SharePoint, Power Virtual Agent, Power Automate, Azure QnA, chat bot, Windows Autopilot, Intune, Microsoft Endpoint Manager, Windows Defender for Business, Microsoft Lighthouse and Dynamics 365 Customer Service. Now I am focusing on Power BI and Data Analytics. At Marskidata there is always something new to learn and every day is different, and that is one of the reasons I really enjoy working at Marskidata.

If anyone asked me, I would say that Marskidata is one of the best places to work in Finland. Marskidata is always looking for skilled and self-motivated people. If you have the skills and determination, I suggest you come and see what Marskidata can offer.

Windows 11 julkaistiin 5.10.2021. Vanha viisaus kertoo, ettei uusia merkittävästi vanhasta muuttuneita ohjelmistoversioita eikä varsinkaan käyttöjärjestelmäversioita kannata asentaa heti. On olemassa riski, että kaikki hajoaa tai vähintään jotain sekoaa. Muinaisesta perimätiedosta vähät välittämättä eksyin päivittämään oman työvälineeni uuteen Windows 11 -käyttöjärjestelmään lokakuun puolivälin tienoilla, ensimmäisen uudelle käyttöjärjestelmälle julkaistun kuukausipäivityksen jälkeen. Nyt noin puoli vuotta päivityksen jälkeen… mikä kaikki meni metsään, vai menikö mikään? Minne tie vie?

Reissukokemuksia Windows 11 matkassa

Käyttöjärjestelmäpäivitys itsessään sujui sutjakkaasti. Täysin ongelmitta en ole selvinnyt, mutta loppujen lopuksi siirtymä on ollut yllättävän kivuton. Työnteon pysäyttäviä tai etenemistä merkittävästi hidastavia töyssyjä ei ole tullut eteen. Yhdessä laiteajurissa oli muistivuoto, mikä aiheutti ongelmia koneen ollessa pitkiä aikoja ilman uudelleenkäynnistystä tai sammutusta. Samoin resurssienhallinta kangerteli jonkin aikaa bugin takia, jolloin tiedostojen paikannus kesti pidempään kuin olisi toivottavaa. Nämä molemmat ongelmat ovat sittemmin korjaantuneet päivitysten myötä. Yhtenä Windows 11:n tuomana uutena ominaisuutena on ikkunoiden automaattinen siirto tutuille paikoilleen kytkettäessä laite takaisin telakkaan ja erillisiin näyttöihin. Eräs käyttämistäni sovelluksista ei toimi oikein tämän kanssa ja ikkunan sijainnin joutuu selvittämään käsipelissä, mikä vastaa normaalitilannetta aikaisemmissa Windowseissa. Melko vähällä päänvaivalla on siis selvitty.

Windows 11:n käyttöliittymä poikkeaa hieman totutusta, eikä se ole tehtäväpalkin tai aloitusvalikon osalta ainakaan toistaiseksi yhtä kattavasti muokattavissa kuin Windows 10:ssä. Se, koituuko tästä murhetta, riippuu käyttötarpeesta ja käyttäjän tottumuksista. Tehtäväpalkin kuvakkeet ovat oletusarvoisesti keskitettyjä eikä palkkia voi siirtää näytön laidoille tai yläosaan. Keskitetyt kuvakkeet vaativat hieman poisoppimista, koska varsinkin alussa kursori hakeutui vanhasta tottumuksesta vasempaan alakulmaan valikkoa hamuamaan. Kuvakkeet saa laitettua asetuksista takaisin palkin vasempaan laitaan, mutta päätin totutella uuteen oletusasetukseen. Mielestäni keskitetyt kuvakkeet ovat lopulta parempi vaihtoehto, koska ne ovat useimmiten lähempänä kursoria ja kohteeseen pääsy nopeutuu.

Aloitusvalikkoon mahtuu kerrallaan näkyviin 18 kpl kiinnitettyjä kuvakkeita, minkä olen kokenut riittäväksi. Suurempaa kuvakemäärää joutuu skrollaamaan. Harvemmin käynnistettävät sovellukset olen käynnistänyt haun kautta kuten ennenkin. Asetukset-sovellusta on myös uudistettu ja selkeytetty. Pääkategoriat ovat nyt allekkain vasemmassa laidassa ja tieto on aseteltu tiiviimmin, mutta silti kosketusnäyttöjä ajatellen toimivasti. Kaikki koneelle asennetut ohjelmistot ovat toimineet kuten kuuluu ja kaiken kaikkiaan töiden teko on sujunut siinä missä ennenkin.

Turvallista matkaa

Yhtenä merkittävistä Windows 11 eduista voidaan pitää sen tietoturvaominaisuuksia. Windows 10:n ”Secured-core PC” -konseptin viitoittama tie on otettu uudeksi pohjatasoksi Windows 11 suunnittelussa. Nämä uudet tietoturvaominaisuudet asettavat vaatimuksia laitteistolle. Kovimmat vaatimukset kohdistuvat tietokoneen prosessoriin, toisena yleisenä kompastuskivenä on ollut TPM 2.0 -turvapiiri (Trusted Platform Module).

TPM 2.0 -turvapiirin sisällyttäminen uusiin laitteisiin on ollut Microsoftin vaatimuksissa laitevalmistajille jo Windows 10:n julkaisusta alkaen. TPM:n kohdalla ongelmana onkin ollut yleensä se, että turvapiiri on ollut oletuksena pois käytöstä, jolloin W11-yhteensopivuus vaatii asetusmuutoksia laitteelle. Prosessorin suorituskyvyn osalta vaatimuksia nostavat virtualisointipohjaiset tietoturvaominaisuudet. Peukalosääntönä yli neljä vuotta vanhat laitteet Intel-prosessorilla tai yli kolme vuotta vanhat laitteet AMD-prosessorilla eivät ole yhteensopivia Windows 11:n kanssa.

Kyydistä tipahtaneet

Modernina digitaalisena työskentelytilana toimivan Microsoft Teamsin syvempi integraatio käyttöjärjestelmään ei valitettavasti ole vielä valmis. Nykyinen Electron-pohjainen Teams on korvautumassa Edge WebView2:n varaan rakennetulla Teams 2.0 -sovelluksella, mutta se ei vielä toimi yrityksen tai oppilaitoksen 365-tileillä. Samasta syystä Windows 11:n tehtäväpalkista löytyvään Teams Chat -sovellukseen kirjautuminen on toistaiseksi mahdollista vain kuluttaja-asiakkaille tarkoitettua Microsoft-tiliä käyttäen. Uudistuneen Teamsin julkaisu yrityskäyttäjille tapahtuu näillä näkymin kuluvan vuoden aikana. Sen julkaisuun asti on käytettävä nykyistä versiota.

Toinen odotettu mutta vielä julkaisematon ominaisuus on mahdollisuus suorittaa Amazon Appstoren kautta saatavilla olevia Android-sovelluksia Windowsin virtualisointiominaisuuksien avulla (Windows Subsystem for Android). Tämä uusi ominaisuus on tällä hetkellä julkisessa testivaiheessa Yhdysvalloissa. Tarkemmasta julkaisuajankohdasta ei vielä ole tietoa. Android-sovellusten käyttöä Windowsissa odottavien kannattaa myös huomioida se, että ominaisuuden hyödyntäminen vaatii laitteistolta enemmän kuin mitä Windows 11:n minimivaatimukset ovat.

Minne mennään?

Tie vie kohti pilveä. Jo Windows 11:n asennusvaihe on muuttumassa niin, että kone liitetään heti alkuunsa yrityksen domainiin, oli se sitten paikallisella palvelimella, palvelukumppanin konesalissa tai Microsoftin pilvessä. Tämä edellyttää, että laitteessa on oltava vähintään Windows 11 Pro -käyttöjärjestelmä. Useimmilla tämä on kunnossa, mutta ei kaikilla. Mikä tahansa ”Giganttikone” ei yksinkertaisesti sovellu.

Etenkin pienemmissä yrityksissä saatetaan edelleen käyttää paikallisia käyttäjätilejä koneelle kirjautumiseen, mutta paikallisista tileistä on tulossa uhanalainen laji. Niiden luonti on edelleen mahdollista, mutta näillä näkymin se on jatkossa työläämpää. Paikallisia tilejä käyttäessä myös ongelmat ja muutostarpeet tulevaisuudessa ovat todennäköisempiä, joten niistä luopumista päivittäisessä käytössä on alettava harkitsemaan. Jos omaa tai vuokrattua palvelinympäristöä ei ole, tulee Microsoft 365 -yrityslisensseistä lähes välttämättömiä jo pelkän laitteille kirjautumisen kannalta.

Useimmilla yrityksillä ja organisaatioilla on jo käytössään Microsoft 365 -palveluita, mutta niitä ei välttämättä vielä hyödynnetä täysimääräisesti. Tähän kannattaisi kuitenkin nyt kiinnittää huomiota, koska Windowsista sovelluksineen on tulossa yhä enemmän kurkistusikkuna pilveen: siellä pyörii niin yrityksen sisäinen kuin ulkoinen viestintä, pilvi on oletusarvoinen tietojen tallennuspaikka yrityksen datalle ja tärkeimmät päivittäiset työkalut ovat pilvipohjaisia. Tästä syystä perusteellisempi Microsoft 365 -tilien suojaus on oleellinen rakennuspalikka. Pilvitilin varjeleminen suojelee päivittäisen työnteon ydintä.

Opasta vailla?

Windows 10:n tuki loppuu 14.10.2025. Varsinaisia isoja päivitysprojekteja emme ole vielä tehneet, mutta Windows 11:sta on jo asennettu tuotantokäyttöön ja tullaan asentamaan yhä enemmän. Ilmaiselle Windows 11 -päivitykselle ei ole ilmoitettu takarajaa, mutta sellainen voi vielä tulla. Jos käytössänne on tuoreita Windows 10 -laitteita ja haluaisitte päivittää ne uuteen käyttöjärjestelmään, voimme kartoittaa tilanteen ja auttaa projektissa. Voimme myös olla tukena pilvisiirtymän suunnittelussa ja toteutuksessa niiltä osin kuin se on yrityksellänne vielä edessä. Kysyvä ei tieltä eksy.

Vaikka nyt käytössä olevia laitteita ei aikoisikaan päivittää uuteen Windowsiin, seuraavat laitehankinnat saattavat hyvinkin tuoda uuden käyttöjärjestelmän taloon ja sitä kautta tiukemman nivoutumisen Microsoftin pilvipalveluihin. Huolellisella suunnitellulla ja toteutuksella vältetään käyttäjätili- ja lisenssikaaos, turhat katkokset sekä yrityksen tietoturvan ajautuminen umpikujaan.

Varoitus tämän blogitekstin lukijalle:
Blogi sisältää raakaa yleistystä. Jatka lukemista omalla vastuulla.

Jokainen meistä tietää, että yritystoiminnan pitää olla kannattavaa, jotta yritys pysyy pinnalla ja säilyttää paikkansa markkinassa. Kukaan ei ylläpidä liiketoimintaa vain siksi, että firman johtaminen, ihmisten työllistäminen tai uusien tuotteiden ja palveluiden markkinoille tuominen on niin hauskaa. Kaiken tekemisen takana ovat eurot. Poikkeuksiakin ilman muuta löytyy, esimerkiksi pienimuotoista yritystoimintaa harrastavat, mutta ei mennä niihin tässä tekstissä sen tarkemmin. Jotta liiketoiminta tuottaa jotain muutakin kuin iloista hymyä ja lämmintä kättä, tarvitaan vedenpitävä strategia. Vieläkö ollaan itsestäänselvyyksien äärellä?

Strategiatyössä meitä ohjaavat monenlaiset liiketoiminnalliset tavoitteet. Ne voivat liittyä liikevaihdon kasvuun, korkeampaan henkilöstötyytyväisyyteen, reklamaatioiden määrän vähenemiseen, toimipisteverkoston laajenemiseen ja niin edelleen. Jokaisessa yrityksessä määritellään se, mitkä ovat kussakin tilanteessa tärkeimmät menestyksen avaimet ja tavoitteet, joihin fokusoitua.

Jos et ole hetkeen istunut strategiatyöpajassa, niin mennään sinne nyt kuvitelmissamme. Ajatellaan, että olemme yritysjohtajia (kaikkien ei välttämättä tarvitse edes tyytyä kuvittelemaan). Istumme virtuaalisessa tai fyysisessä neukkarissa ja pohdimme, minkälaisia linjauksia meidän on tehtävä, jotta voimme päästä tavoitteisiimme. Piirtelemme strategisia suuntaviivoja toiminnallemme. Meitä voi olla tässä neukkarissa kirjava joukko: asiantuntijoita, esimiehiä ja päättäjiä. Saatamme hyödyntää strategiatyössä ulkopuolista konsulttia. Jos oikein hyvin käy, meillä istuu täällä seuranamme myös yrityksemme henkilökuntaa, niitä tärkeitä tyyppejä, jotka kentällä hääräävät.

Nyt menee lujaa! Kynät sauhuavat, post-it laput lentelevät ja fläppitaulu alkaa täyttyä hyvistä ideoista. Kimmo peräänkuuluttaa markkinointiin satsaamista nykyaikaisemmilla keinoilla, kuten webinaareilla. Mirja pohtii, että uusi talousassistentti vapauttaisi työaikaa talouspäälliköltä. Antti on vannoutunut työhyvinvoinnin puolestapuhuja ja näin ollen hän ehdottaa, että turhat palaverit on lopetettava – kenenkään ei ole hedelmällistä istua aamusta iltaan pelkissä palavereissa, se on sitä paitsi puuduttavaakin. Emilia komppaa vahvasti Anttia, mutta hän liputtaa ketterien menetelmien puolesta ja näkee turhat palaverit työn tehokkuuden sabotoijana. Viimeisimpänä, muttei vähäisimpänä ääneen pääsee Kaitsu, yrityksen toimitusjohtaja, jonka mielestä yksi tärkeimpiä asioita on saada dokumenttienhallinta tietoturvalliseksi ja helppokäyttöiseksi. Tämän pohjalta päätetään heti, että hankitaan toimiva järjestelmä dokumenttienhallintaan.

Strategiatyöpajat tulevat ja menevät… Niissä käsitellään samoja tärkeitä teemoja. Lopulta käyttökelpoisimmat ajatukset kootaan yrityksen omaan strategiakirjaan. Strategiakirja lisätään yrityksen intranettiin ja henkilöstöä informoidaan sähköpostitse saatetekstillä: ”Tutustukaa yrityksemme uuteen strategiaan!” Vain muutama, työnantajalleen uskollisin työntekijä käy avaamassa strategiakirjan. Strategiakausi pyörähtää käyntiin ja elämä jatkuu entisellään. Jalkautuminen onnistuu tai ei onnistu. Käytännön toimenpiteitä kokeillaan vaihtelevalla menestyksellä: markkinoinnin vuosikelloon lisätään kuukausittaiset webinaarit, palkataan talousosastolle uusi henkilö ja henkilöstölle viestitään, että nyt loppui ne turhat palaverit.

Jos strategiakausi oli tässä muuttuvassa maailmassa liian pitkä, tarpeet ehtivät todennäköisesti jo vanhentua. Jos strategiakauden pituus oli ajateltu realistisesti, kohtahan sitä päästään jo kyhäämään uutta strategiaa. Ja tässä sitä taas ihmetellään, miksei meille tullutkaan lisää euroja kassaan tai miksei meidän henkilökunta voi paremmin kuin ennen. Tavoitteena oli saada yritys menestymään paremmin palkkaamalla lisää henkilökuntaa, panostamalla markkinointiin ja keskittymällä työhyvinvointiin. Mittaaminen tekee pahaa sielulle ja ruumiille. Taas yksi epäonnistuminen.

Haluatko onnistua seuraavalla kerralla? Tiesitkö, että jos yrityksessäsi on käytössä Microsoft 365-lisenssit, kaikki seuraavat asiat (ja monta muuta) olisi voitu toteuttaa yksinkertaisesti näiden lisenssien puitteissa:

Nyt sinua lukijaakin jo varmasti naurattaa. Ettäkö noilla edellä mainituilla Microsoftin ratkaisuilla strategiakausi olisi mennyt kerrasta purkkiin? No meillä on kyllä Marskidatalla aikamoisia modernin työn supersankareita. Emme tietenkään voi luvata seuraavan strategianne onnistumista (sehän riippuu myös teistä itsestänne), mutta nämä voidaan kyllä luvata:

Pöytä täynnä muistilappuja, eikä mitään hajua mihin asiaan ne liittyvät. Kuulostaako tutulta?

Tätä näkee paljon. Joillekin tapa voi olla tuttu ja turvallinen, ja toiset taas pysyvät tässä, kun paremmasta ei ole tietoa. Lapuilla saattaa olla salaista tietoa, salasanoja ja niin edelleen. Tässä piilee tietoturvariski, kun yksinkin henkilö, joka on liian kiinnostunut tai haittaa haluava, niin tämä tekee asian hänelle helpoksi. Nykyään, kun miltei kaikki asiat tehdään digitaalisesti, niin on hyvä tiedostaa, miten asiat kannattaa hoitaa.

Unohda muistilaput

Muistilaput siis pois viestintäkäytöstä ja organisaation sisäinen viestintä esimerkiksi Microsoft Teamsin kautta. Näin kaikesta jää varmasti jälki, ja myöskin nähdään, onko viestit luettu vastaanottajan toimesta. Tällöin saadaan jätettyä viesti välittömästi, vaikka vastaanottaja ei olisikaan kyseisellä hetkellä tavoitettavissa. Asia ei pääse silloin unohtumaan ja kaikesta jää jälki, mistä asian etenemistä voi seurata.

Microsoft Teams ei ole ainoa pikaviestintäsovellus maailmassa, mutta ainakin WhatsApp kannattaa unohtaa yrityksien viestinnässä.  Tästä enemmän tietoa seuraavaksi ilmestyvässä Henri Kurvisen blogissa.

Avokonttorit ovat nykyään yleisiä ja niissä kannattaa muistaa, että suullisesti kerrotuille asioille on paljon kuulevia korvia. Tämä voi olla etu, mutta myös haitta. Tietyt asiat on parempi käsitellä suljetussa tilassa tai sitten sähköisesti. Vaikka monesti olisi kiusaus mennä vain sanomaan kollegalle asia, niin kannattaa muistaa, että tästä ei jää jälkeä, ja asia saattaa unohtua vastaanottajalta. Kaikkia asioita ei saa edes kertoa niin, että asian ulkopuoliset kuulevat. Käsiteltävä asia voi olla salassapitosopimuksen alaista tietoa ja tällöin on oltava erittäin tarkka siitä, kuka sen kuulee. Tämä kannattaa myös pitää mielessä sähköpostiviestinnässä, kun järjestelmissä voi olla käytössä ryhmäosoitteita, mutta tällöin kannattaa miettiä, onhan kaikki ryhmän jäsenet oikeutettuja näkemään viestin sisältö. Tai muutenkin, onko niin sanottu tiedoksi viesti luottamuksellisista asioista aina tarpeen mukainen.

Tietoturvallinen viestintä_blogi1

Materiaalien oikeudet kohdilleen

Miten sitten yhteinen materiaaliarkisto, onhan sen oikeudet kohdillaan? Pääseekö joku käsiksi materiaaliin, mihin ei pitäisi olla oikeuksia ja vaikka olisi oikeudet, niin voi olla hyvä sulkea tietty materiaali uteliailta silmiltä. Ihmisiä on erilaisia, jotkin puhuvat hyvinkin luottamuksellisista asioista vapaasti ja toiset taas ovat todella tarkkoja näiden asioiden suhteen.

On tietenkin totta, että liika salailu ja ”korvaan kuiskiminen” pilaa työympäristöä. Eli tietyissä rajoissa oleva, avoin viestintä on kuitenkin suositeltua.

Suurin osa tietomurroista johtuu käyttäjistä

Ennen kaikkea on muistettava henkilöstön koulutus tietoturva-asioista. Mikäli käytössä on jonkinlainen tervetulokansio tai perehdytysopas intranetissä, niin siihen on hyvä liittää osio tietoturva-asioista. Tässä voidaan käsitellä esimerkiksi sitä, miten yrityksessä hoidetaan tietoturva-asiat ja miten toimitaan. Asiat on helpoin sisäistää alkuun, ennen kuin väärät työtavat pinttyvät käyttöön ja kukaan ei voi ainakaan vedota ”kukaan ei kertonut, että täällä toimitaan näin”. Suurin osa tietomurroista johtuu käyttäjän tekemästä virheestä.

Dokumenttien luokittelu ja salatut sähköpostit

Nykyään on mahdollista myös pakottaa tietyt käytännöt tietokoneille/mobiililaitteille keskitetysti. Tällä saadaan esim. vaatimusten mukainen pääsykoodi laitteelle. Tämänkin pitäisi nykypäivänä olla oletuksena kaikilla päällä, kun puhelimissa on pankkisovelluksista lähtien kaikenlaista, mutta näin ei kuitenkaan aina ole. Microsoft 365 palvelut mahdollistavat myös dokumenttien luokittelun sekä tietojen vuotamisen estämiskäytännöt. Mikäli dokumentit on luokiteltu esimerkiksi sisäiseksi, niin silloin yrityksen ulkopuoliset eivät voi avata niitä. Tämä lisää dokumenteille tunnisteen, mikä vaatii niiden avaamiseen yrityksen sisäisen Microsoft 365-tilin. Luokittelu olisi varsin hyvä tehdä niille dokumenteille, mitkä ovat salassapitosopimuksen alaisia. Tällä varmistetaan, ettei luvattomat pääse avaamaan niitä. Käytännön voi tehdä myös niin, että dokumentin voi avata vain tietyt henkilöt, esimerkiksi vain sähköpostin vastaanottaja. Tietojen vuotamisen estämiskäytännöt taas tarttuvat tiettyihin muotoihin tekstissä. Mikäli tekstissä on esimerkiksi Suomen sosiaaliturvatunnuksen muotoinen teksti xxxxxx-xxxx niin tähän voidaan tarttua halutulla tavalla. Voidaan joko tiedottaa henkilökuntaa, että laitoit tämänlaista tietoa, ja oliko tämä tarkoituksellista tai sitten voidaan kokonaan estää toiminto.

Tietyt asiat pitäisi muistaa laittaa salattuna sähköpostina. Mikäli sähköposti sisältää arkaluontoista tietoa kuten henkilötietoja, palkkatietoja, pankkitietoja ja niin edelleen niin tällöin viesti tulisi lähettää salattuna. Kannattaa muistaa, että tätä edellyttää myös lainsäädäntö.

Uusi sähköposti – Epäile aina vähän

Sähköpostiin tuleviin viesteihin kannattaa suhtautua aina vähän epäillen. Mikäli yhtään epäilyttää, niin kannattaa kysyä lähettäjältä varmennus ”onhan varmasti näin?. Lähettäjänä saattaa näkyä tuttu henkilö, mutta viesti ei kuitenkaan ole tullut häneltä. Varsinkin väärennetyt laskut ja SharePointin niin sanottu jaettu materiaali ovat yleisiä esimerkkejä tästä. Syötät tunnukset sähköpostissa saapuneeseen linkkiin ja ihmettelet, että auenneella sivulla ei ole mitään järkevää ja asia unohtuu saman tien. Rikolliset saavat sitten käyttäjän tunnukset haltuun ja lähettävät huijausviestin seuraavalle käyttäjän nimissä. Näin sama rutiini jatkuu ja jatkuu.

Myös kyseenalaisen tiedoston lataus saattaa päästää haittaohjelman tekemään tuhoja koneelle ja tämän poistamisesta saadaan 100 % varmuus vain koneen täydellä tyhjennyksellä, mikä ei ole ihan pieni operaatio. Tätä voidaan kyllä lieventää, mikäli käyttäjällä ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia koneeseen ja vaikka olisi, niin voi olla hyvä käyttää konetta pienemmillä oikeuksilla ja vain tarpeen mukaan syöttää järjestelmänvalvojan tunnukset asennuksien yhteydessä. Tällöin tunnuskysely pistää miettimään, että onko varmasti tekemässä jotain, mitä tarvitsee, vai voiko kyseessä ollakin haittaohjelma.

Uusien käytäntöjen käyttöönotto aiheuttaa varmasti muutosvastarintaa osassa työntekijöistä, mutta näin käy yleensä kaikessa pinttyneiden työtapojen muutoksessa. Hetki menee ja uudet työtavat on sisäistetty ja asiat ovat taas paljon paremmin. Marskidata pystyy auttamaan teitä näiden asioiden käyttöönotossa ja koulutuksessa, mutta tahto näiden läpivientiin on tultava yritysten omalta henkilöstöltä.

Etätöiden yleistymisen myötä on Microsoftin 365 -työkalujen käyttöaste ja käyttäjämäärät nousseet voimakkaasti. Yksi keskeisimmistä työkaluista on Skypen syrjäyttänyt monipuolisempi viestintätyökalu Teams. Keväällä 2020 Microsoft kertoi Teams-tapaamisten, soittojen ja kokousten määrän nousseen 500 %:n luokkaa erään kuukauden aikana, joka on varmastikin merkittävimpiä harppauksia Microsoftin tuotteiden käyttöasteiden nousussa.

Roppakaupalla uusi ominaisuuksia

Microsoft on vastannut lisääntyneeseen kysyntään ja kehittänyt merkittävästi Microsoft 365 -sovellusperhettä ja sen ominaisuuksia. Microsoft 365 -tuotteet lanseerattiin neljä vuotta sitten. Tämän lanseerauksen jälkeen kokonaisuuteen on lisätty 24 sovellusta ja yli 1 400 uutta ominaisuutta. Aika merkittäviä lisäyksiä. Eikä kehitystyö ole todellakaan lopussa, vaan uusia ominaisuuksia tulee käyttöön joka viikko.

Muutoksella on hintansa

Kehitystyö ei kuitenkaan ole ilmaista. Microsoft on julkaissut korottavansa joidenkin Microsoft 365 -lisenssien hintoja 1.3.2022 alkaen. Korotus on ensimmäinen merkittävä hinnanmuutos Microsoft 365 -tuoteperheen lanseerauksen jälkeen. Tarkkoja tietoja hinnankorotuksen suuruudesta, ei Microsoft ole meille vielä kertonut. Tämän hetken tiedon mukaan korotus koskee seuraavia lisenssejä:

Korotus ei Microsoftin mukaan ulotu oppilaitos- tai kuluttajalisensseihin.

Uudistunut NCE-ohjelma käyttöön vuonna 2022

Toisena isona muutoksena on Microsoft ilmoittanut käyttäjäpohjaisten Microsoft 365-lisenssien ohjelman muutoksesta. Nykyinen Cloud Solution Provider eli tutummin CSP-ohjelma tulee korvautumaan alkuvuodesta 2022 alkaen uudella New Commerce Experience -ohjelmalla (NCE). Ohjelman muutos tuo pieniä muutoksia, jotka on hyvä ottaa huomioon suunniteltaessa Microsoft 365 -lisenssien käyttöä. Muutos tulee vaikuttamaan myös Dynamics 365 ja Power Platform -tilauksiin.

Maaliskuusta 2022 kaikki uudet tilaukset voidaan tehdä vain uuden NCE-ohjelman mukaisesti. CSP-ohjelman mukaisesti tilatut lisenssit toimivat normaalisti tilaushetkestä vuoden eteenpäin, jos tilaus tehdään ennen ohjelman vaihtumista. Käytöstä poistuvan CSP-ohjelman mukaisten lisenssien tilaukset on hyvä päivittää uuden NCE-ohjelman tilauksiin hallitusti hyvissä ajoin. Microsoft on luvannut alkuvuoden 2022 aikana uuteen NCE-ohjelmaan siirtyville asiakkaille promo-hintoja, joilla asiakas saa ensimmäisen vuoden lisenssit edullisempaan hintaan. Otappa siis yhteys Marskidatan asiantuntijoihin ja katsotaan lisenssiasiat heti kuntoon ja hyödynnetään tämä hintaetu.

Päivitetty kuukausitilaus

Nykyisin suosituin tilaustapa on kuukausitilaus, jossa lisenssien veloitus tapahtuu päiväkohtaisesti. Päiväkohtainen veloitus on muodostunut vain niiltä päiviltä, kun käyttäjällä on ollut mahdollisuus käyttää lisenssiä. Käyttäjälle on nykyisessä tilaustavassa pystytty ottamaan esim. projektiin vaadittu visualisointityökalu Visio käyttöön viikon ajaksi ja kun käyttötarve on loppunut, on lisenssi voitu poistaa käytöstä. Tällöin kulua on tullut vain viikon ajalta.

Uudessa kuukausitilausmallissa lisenssimuutoksia on mahdollista tehdä kuukauden välein. Eli kannattaa pyrkiä hyödyntämään koko kuukauden ajalta väliaikaiseen käyttöön otettu lisenssi. Tämän joustavamman kuukausitilausmallin hinta tulee olemaan korkeampi edullisempaan vuositilaukseen verrattuna. Tätä kuukausitilausmallia suosittelemme lyhytaikaisille työntekijöille esim. kausityöntekijät, jotka tarvitsevat Microsoft 365 -ohjelmia käyttöönsä väliaikaisesti tai muutamaksi kuukaudeksi. Kuukausitilausmallin lisenssi tilaukset pystyy lopettamaan tämän hetken tiedon mukaan kuukauden loppuun.


Edullisempi vuositilaus

Toisena tilausmallina jatkossa on vuositilausmalli, jossa asiakas sitoutuu aina 12 kuukautta kerrallaan määräaikaiseen tilaukseen. Tilaus alkaa ensimmäisen lisenssin aktivoinnista ja on lisenssikohtainen. Esimerkiksi 1.5.2022 aloitettu vuositilaus on voimassa 30.4.2023 saakka. Kesken vuoden tehdyt lisäykset eivät jatka 12 kuukauden määräaikaa. Lisenssimäärää on mahdollista kasvattaa, mutta ei laskea 12 kuukauden määräaikaisella kaudella. Microsoft palkitsee asiakkaan sitoutumisen edullisemmalla lisenssien yksikköhinnalla kuukausitilaukseen nähden. Vuositilauksessa Microsoft lupaa asiakkaan hinnoille myös hintasuojan, jolla asiakkaan hinta lukitaan 12 kuukaudeksi tilaushetken hintaan. Täten ei kesken kauden tule hinnanmuutoksia, joka helpottaa esim. budjetointia. Vuositilausmallia suosittelemme vakinaisille työntekijöille.

Mitä asiakkaidemme tulisi huomioida


Muistan, kuinka ennen koronapandemiaa media oli pyöritellyt jo pidemmän aikaa vuorovaikutuksen merkitystä toimivan organisaation perustana – nimenomaan kasvokkaisen vuorovaikutuksen, jossa luodaan merkityksiä, jaetaan arvoja ja asetetaan yhteisiä tavoitteita – ja joka tapahtuu fyysisesti työpaikoilla.

Antiikin Kreikasta moderniin Suomeen

Kasvokkaisen vuorovaikutuksen tutkimuksen juuret voidaan kevyesti vetää antiikin Kreikkaan ja Aristoteleen retoriikkaan. Tähän suhteutettuna teknologiavälitteisen, laitteiden välillä tapahtuvan vuorovaikutuksen tutkimus on hyvin nuorta ja erityisesti digitaalisten työympäristöjen tutkimus on vasta saamassa myötätuulta laajojen käyttöönottojen myötä. Teknologiavälitteisen viestinnän tutkimuksen voikin tiivistää noin 50 vuoden ajanjaksoon nykyhetkestä taaksepäin.

Microsoft Teamsia käyttää tällä hetkellä päivittäin noin 150 miljoonaa ihmistä ja määrä tuplaantui vuosien 2020–2021 aikana (Teams on alun perin otettu käyttöön vuonna 2017). Microsoft 365 -kokonaisuudesta ja erityisesti Teamsista on tullut hyvin tuttu digitaalinen työympäristö monelle suomalaiselle koronapandemian aikana. Digitaaliset työympäristöt ovat muuttaneet tapaamme tehdä työtä ja tapojamme olla yhteyksissä toisiimme työelämässä.

Marskidata on ollut etulinjassa tuomassa uutta teknologiaa ja uutta työkulttuuria asiakkailleen erityisesti viimeisen vuoden aikana. Marskidatan Modernin työn kokonaisuus keskittyy niin teknisiin kuin ihmiskeskeisiin ratkaisuihin, joilla digitaalisesta työympäristöstä tehdään organisaatioille tarpeiden ja toiveiden mukainen. Toimivan työympäristön tuottamisen jälkeen fokus siirtyy tarvittaessa yhteisten käytänteiden ja teknologiavälitteisen viestinnän suunnitteluun sekä lopulta työntekijöiden kouluttamiseen. Joskus vaiheita tehdään päällekkäin ja osittain järjestys vaihtelee.

Kaiken kehittämisen keskiössä ovat kuitenkin työntekijät, joiden viestinnän ja vuorovaikutuksen sekä tehtävien- ja tiedonhallinnan tarpeisiin ympäristöä muotoillaan.

Digitaaliset työympäristöt ovat meille täysin uusi ilmiö

Työelämässä ollaan uudessa sosiaalisessa todellisuudessa, josta löytyvät omat haasteet ja mahdollisuudet. Yksi näkyvimmistä ilmiöistä on nimenomaan näkyvyys, joka on sekä haaste että mahdollisuus. Näkyvyys voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavia asioita:

Digitaaliset työympäristöt lisäävät oman työn tekemisen näkyvyyttä ja tiedon jakamista. Toisaalta digitaaliseen ympäristöön on myös helpompi piiloutua, mikäli uudet toimintatavat herättävät epävarmuuksia tai osaamisen ja ymmärryksen puute estävät aktiivista osallistumista.

Janoamme uutta tutkimusta digitaalisista työympäristöistä. Luotan siihen, että ymmärryksemme tulee lisääntymään merkittävästi lähitulevaisuudessa. Onneksi Aristoteles ja kumppanit ovat auranneet jo antiikin ajoista asti polkua viestinnän ja vuorovaikutuksen saloihin, jotka toimivat pohjana myös työyhteisöjen teknologiavälitteisen viestinnän tarkastelussa ja kehittämisessä.

Yhtenä nostona uudesta tutkimustiedosta on Van Zoonenin, Sivusen ja kollegoiden (2021) tutkimus tavoitettavuudesta työajan ulkopuolella. Vastoin yleistä käsitystä, tutkimuksen mukaan tavoitettavuus voi olla työuupumusta vähentävä tekijä.

Noin vuoden kestäneen Modernin työn matkan varrella olemme oppineet koko ajan uutta ja kokemusta hyödynnetään yksilöllisten ratkaisujen toteuttamiseen jatkuvasti. Kokeileva kulttuuri ja aallonharjalla surffaaminen ovat mielestäni rohkeaa ja innovatiivista toimintaa, johon Marskidata on luonut hienosti mahdollisuuksia työntekijöilleen. Marskilaiset osallistuvat aktiivisesti Microsoftin kokonaisuuksiin liittyviin koulutuksiin ja hyödyntävät täten ajankohtaista tutkimustietoa digitaalisista työympäristöistä ja teknologiavälitteisestä viestinnästä.

Osaamisen kehittämistä ja kriittistä itsearviointia

Uutta tietoa on saatavilla koko ajan kiihtyvällä tahdilla ja kokopäiväisiä työviikkoja saisi täyteen pelkästään kouluttamalla itseään digitaalisen työympäristön teemoista. Onneksi meiltä löytyy neljän hengen modernin työn tiimi ja muita aktiivisia oppijoita, jonka kesken voimme jakaa osaamisen kehittämistä. Tämä osaaminen tulee siirtymään suoraan asiakkaidemme hyödynnettäväksi. Oman toimintamme jatkuva arviointi on avainasemassa, kun etsimme jokaiselle asiakkaalle parhaat tavat hyödyntää uudenlaista työympäristöä.

Jään innolla odottamaan millaista tutkimusta ja millaisia kokemuksia digitaalisista työympäristöistä saadaan tulevien vuosien aikana. Koronapandemian vauhdittama digiloikka saattoi olla liian pitkä ja palaamme nyt osittain tekemään työtä myös tutulla tavalla – mikä ei missään nimessä ole huono asia. Tällä hetkellä tarvitsemme aikaa, aikaa pureskella kokemuksiamme etätyöstä ja hybridityöstä, aikaa tutkimukselle tuottaa uutta ymmärrystä ja aikaa löytää tehokkaat sekä tarkoituksenmukaiset tavat tehdä modernia työtä!  

Tässäpä siis tuoreita lukuvinkkejä teknologiavälitteisestä viestinnästä ja digitaalisista työympäristöistä:

Jos ja kun teknologiavälitteinen viestintä ja hybridityö aiheuttavat keskustelua teidän työpaikallanne, ole ihmeessä yhteydessä meihin marskilaisiin! Voimme yhdessä katsoa juuri teille sopivan pelikirjan modernin työn tekemiseen!

Opiskeluaikoina stereotyyppinen muotoilija oli mielestäni henkilö, joka kulkee tasaraita- tai jokamiespaidassa, puukehyksin varustelluissa ristomatti-laseissa, tyylikkäästi Karhun lenkkareissa ja huovutetut design-helmet kaulassa. Pohtimassa jalat sammaleessa tuolin ääriviivoja tai yläpilvessä, ah, niin käyttäjälähtöisten palvelujen konsepteja. Tämä samainen stereotyyppi ammensi osaamisensa taiteesta ja ratkaisi luovuuden ja teollisuuden ristiriitoja leveillä ja kapeilla pensseleillä.

Onneksi kasvoin tuosta stereotypiasta nopeasti yli ja tajusin, että muotoilija voi oikeasti olla auttamassa kokonaisuuksien hahmottamisessa ja kehittämisessä paljon monipuolisemmin ja käytännönläheisemmin. Oivalluksen jälkeen olen toiminut ydinvoima-alalla, sote-uudistuksen hankkeissa ja nyt ehdottomassa suosikissani: ICT-alalla työn muotoilun parissa.

Mitä työn muotoilu on?

Työn muotoilulla tarkoitetaan työntekijän keinoa hallita oman työnsä vaatimuksia, sekä omia ja työnsä voimavaroja. Työn tekemisen tiedostettu hallinta, toimintatapojen ja vuorovaikutuksen sekä työympäristön muokkaaminen omaa osaamista, arvoja ja tarpeita vastaavaksi ovat työn muotoilun keskiössä.

Työn muotoilu korostuu virtuaalisessa työyhteisössä, jolla tarkoitetaan liikkuvan ja monipaikkaisen työntekijän yhteistyötä ja vuorovaikutusta muiden työntekijöiden kanssa. Virtuaalisilla yhteistyöalustoilla korostuu myös yhteiskehittäminen, joka on uuden luomiseen tähtäävää yhteistyössä tehtävää toimintaa. Tämä näkyy muun muassa palvelujen muotoilemisessa, jossa tarvitaan innovointia ja konseptointia monista näkökulmista.
Roininen, M. (toim.) 2019. Työn muotoilu mobiilissa ja monipaikkaisessa työssä. Turun ammattikorkeakoulun raportteja 261. Turku: Turun ammattikorkeakoulu.

Yhteisöllisyys voimavarana

Ajatusten jakamisen kynnys madaltuu, kun työntekijä tuntee kuuluvansa yhteisöön. Yhteisöön kuuluvuuden tunnetta voidaan mobiilissa ja monipaikkaisessa työssä edesauttaa varmistamalla riittävä osaamisen taso yhteistyöalustalla toimimiseen, sekä johtamalla työtä strategian mukaisesti myös digitaalisessa työympäristössä.

Olemme monien muiden tavoin tehneet hälyttäviä huomioita siitä, että digitaalisen työympäristön ja digitaalisen työpäiväkokemuksen johtamiseen ei ole vielä juuri kiinnitetty huomiota. Asiakkaidemme kanssa käytyjen keskustelujen perusteella tämä johtuu pitkälti siitä, että koronapandemian seurauksena rytinällä vuorovaikutuksellisiin ympäristöihin siirtyminen ei jättänyt aikaa asian pohtimiselle, saati digitaalisen työympäristön suunnitelmalliselle johtamiselle. Sen aika on nyt, kun valo tunnelin päässä on jättänyt jälkeensä pelkästään Suomessa kokonaisen kansakunnan, joka siirtyi hetkessä modernien työtapojen pariin.

Yhteisöllisyys on tärkeä voimavara jokaiselle organisaatiolle. Yhteisöllisyyden kulttuurin luominen ei tapahdu itsestään, eikä mikään teknologia tee itsessään autuaaksi. Tarvitaan aikaa, omistajuutta, johtamista ja jatkuvan kehittämisen mielen mallia. Eli tarvitaan resursseja ympäristöjen hallintaan ja ylläpitoon, kehittämiseen ja eri käyttäjäryhmien koulutukseen.

Kun oppii pyörällä ajamisen perusidean, voi jonkin ajan kuluttua testailla haastavampia metsäpolkuja, johtaa porukan maantielenkille tai innostua jopa kikkailemaan ja temppuilemaan. Ilman käsiä ei kuitenkaan kannata pitkiä matkoja ajaa.

Teams työn muotoilun välineenä

Microsoft 365 on ohjelmistopaketti, jonka avulla voit pitää yhteyttä ja työskennellä tehokkaasti. M365-ympäristön kruununjalokivi on Microsoft Teams, joka tuo kaiken työn tekemisen samaan paikkaan.

Sinä aikana, kun olen ollut luomassa ja kehittämässä Microsoft Teams -ympäristöjä, se on kasvanut 8 miljoonan (2018) käyttäjän yhteistyöalustasta 145 miljoonan (Q2 2021) käyttäjän maailmanvalloittajaksi. Päivittäisiä käyttäjiä heinäkuussa 2021 oli yli 115 miljoonaa, mikä on huomattavasti enemmän, kuin esimerkiksi kilpailevan alusta Slackin 14 miljoonaa päivittäistä käyttäjää. Business of Apps, 2021.

Mikä sitten tekee meidän mielestä Teamsista niin hyvän työn muotoilun välineen?

Entä mitä kaikkea Teamsista kannattaa ottaa, askel kerrallaan, vielä tänä vuonna käyttöön, työn tekemisen helpottamiseksi ja työn muotoilun mahdollistamiseksi?

Tiesitkö, että tätä kaikkea ja paljon muuta kuuluu todennäköisesti jo lisenssiisi videopuheluominaisuuksien lisäksi?

Pyörää kannattaa ajaa molemmilla polkimilla.

Muotoilija tekee Microsoft 365-teknologiasta ihmisen kokoisen työn muotoilun välineen

Työpajoissa kehitämme asiakkaan kanssa konkreettisesti M365-ympäristöä yhdessä Microsoft-tiimimme piinkovien teknisten asiantuntijoiden kanssa. Asiakas pääsee itse puikkoihin, jolloin varmistamme oppimisen myös ympäristön muokkaamisen aikana. Mitä oman organisaation resursseilla ei ole järkevää tehdä, me toteutamme yhdessä kanssasi. Usein tällaisia projekteja ovat esimerkiksi SharePoint Online -intrat.

Työpaja on muotoilijalle tärkeä menetelmä haastatteluiden, kyselyiden ja datan analysoinnin lisäksi. Hyvin suunnitelluilla työpajoilla mahdollisestaan eri käyttäjäryhmien osallisuus kehittämisessä. Näin sisäisistä palveluista tulee organisaatioille aidosti vähintään käyttäjäkeskeisiä.

Koulutuspalvelumme varmistavat asiakkaan tahtisesti pala kerrallaan, että organisaatiosi osaaminen on digitaalisen työympäristösi tasolla. Pyörällä ajaminen aloitetaan siitä, että laitetaan kypärä päähän. Turvallisuus ja perusta kuntoon ennen omille tutkimusmatkoille siirtymistä.

Asiantuntijaresurssimme ovat käytettävissä palveluna juuri sinun tarpeisiisi räätälöidysti. Isoihin ja pieniin kokonaisuuksiin, matalalla kynnyksellä.

Uskalla pyytää apua digitaalisen työympäristön haltuun ottoon. Me lupaamme, että saat avuksesi ammattitaitoisen tiimin, joka ei puhu ATK:ta, mutta jolla on laaja-alainen ICT-asiantuntemus tukenaan jokaisella askeleella.

Varaa aika maksuttomaan modernin työn konsultointiin täällä, ja kerro meille, kuinka voimme auttaa!

Windows 10:n julkaisusta on jo kuusi vuotta, ja siinä ajassa käyttöjärjestelmästä on tullut tuttu näky lähes kaikille tietokonetta työssään tai arjessaan käyttäville. Microsoftin tie maailman käytetyimpien käyttöjärjestelmien tuottajaksi ei ole aina ollut täysin ongelmatonta ja pari sivuaskeltakin on tullut otettua (kaikella rakkaudella Windows Vistaa kohtaan). Nyt onkin aika esitellä uusi ystävämme – Windows 11.

Vaan ainoa samana pysyvä asia maailmassa on se, että asiat muuttuvat. Muutos yleensä aiheuttaa ahdistusta ja vastarintaa, mutta Microsoftin julkistukset uuden käyttöjärjestelmänsä suhteen ovat saaneet meidät Marskidatalla huokaisemaan helpotuksesta.

Elähtänyt ja välillä harmaita hiuksia aiheuttavan Windows 10:n lähes futuristiselta vaikuttava seuraaja on saanut mielikuvituksellisen nimen, Windows 11.

Seuraavaksi voimmekin tutustua lyhyesti viiteen uudistukseen, joita me Marskidatalla odotamme innolla.

1. Windows 11 ulkoasu

Windows 11 herättää mielenkiintoa heti alkumetreillä, nimittäin keskittämällä perinteisesti nurkassa olevan Käynnistä-valikon. Pyöristetyillä kulmilla ja pastellin sävyillä värjätty, yksinkertaisen puhdas ulkoasu näyttää huomattavasti modernimmalta kuin mitä Microsoftin vanhemmat tuotokset ovat koskaan onnistuneet näyttämään. Jos eroahdistus kuitenkin alkaa kolkuttamaan, voi valikon siirtää takaisin kulmaan, vanhalle paikalleen. Yhtenä huomiona on, että vaalea sekä tumma teema peittää tällä kertaa kattavammin koko käyttöjärjestelmän kaikki nurkat.

2. Windows 11 ja Teams-integraatio

Hyvästi Skype ja tervetuloa Microsoft Teams! Teams toimii jatkossa Windowsin oletus viestimissovelluksena ja löytyy suoraan Tehtäväpalkista. Vaikka toki sovelluksia on moneen makuun, on Teams ehdottomasti sovellusten parhaimmistoa, varsinkin kun puhutaan yhteensopivuudesta Microsoftin muiden sovellusten kanssa, yhteistyöstä erilaisten dokumenttien luomiseen ja muokkaamiseen, aikataulutukseen sekä viestittelyyn että videopuheluihin ja -kokouksiin. Kaikki nämä aina saatavilla. Kätevää.

3. Android-tuki

Android -sovellusten tuki on saapumassa vihdoin Windowsiin ja ne tulevat olemaan jatkossa saatavilla Microsoft Storen kautta. Monet käyttäjät ovat odottaneet tätä ominaisuutta jo vuosia ja tämä kertookin paljon tietokoneiden ja mobiililaitteiden aina vain häilyvämmästä rajasta. Microsoft on erityisesti kehunut suorituskykyä laitteistosta riippumatta, joka aikaisemmin on ollut eräs isoimmista ongelmista. Vaikka monet sovellukset, esimerkkinä WhatsApp, tarjoavat myös työpöytäsovelluksen, on yhä monia, jotka eivät sellaista ole vielä ehtineet tarjoamaan.

4. Microsoft Store

Microsoft Storesta puheenollen, sen ulkoasu on muuttunut muun Windowsin mukana entistä hiotummaksi, eikä toiminnallisuuskaan ole jäänyt jälkeen. Microsoft tarjoaa kehittäjille paikan, josta ostaa, ladata ja päivittää sovelluksia, ilman navigointia monimutkaisilla verkkosivuilla tai sähläämistä maksutapojen kanssa. Microsoft Storen kautta tehdyt ostokset sujuvat helposti ja keskitetysti, samalla tavalla kuin moni on tottunut mobiililaitteilla. Lupauksien mukaan sieltä myös tulee jatkossa löytymään suuri valikoima yleisimmin käytettyjä sovelluksia, kuten Adobe Creative Suite, Instagram sekä TikTok. Sovellusten päivittäminen automaattisesti ja keskitetysti avustaa varmasti monia päivittäisessä elämässä.

5. Windows 11 ja nopeammat päivitykset

Viimeisimpänä, vaan ei vähäisimpänä, Microsoft on jatkokehittänyt päivitysten jakelua entisestään ja Windows 11 onkin siinä nopein tähän asti. Jatkossa taustalla asentuvien päivitysten on luvattu nopeutuvan huomattavasti ja päivitysten koko itsessään on pienentynyt jopa 40 %, mikä auttaa edellä mainittua sekä vähentää verkonkaistan tukkeutumista etätoimistolla ja muuallakin. Lisäksi uutena ominaisuutena, jatkossa Windows osaa arvioida kuinka kauan päivityksen asentamiseen menee.

Siinä oli viisi ominaisuutta, jotka saavat meidät Marskidatalla odottamaan innolla Microsoftin uusinta käyttöjärjestelmää. Niin kuin kaikissa päivityksissä, tulee Windows 11 mukana monia uudistuksia, mutta kiinnostavinta on palvelujen keskittäminen yhteen paikkaan. Windows 11 julkaistaan 5. päivä lokakuuta 2021 ja samalla tulevat myyntiin myös uudella käyttöjärjestelmällä varustetut koneet.

Mikäli teitä kiinnostaa keskittää palvelunne yhteen paikkaan tai teitä arveluttaa, että voiko nykyisen laitekantanne tai yksittäisen laitteen päivittää uusimpaan Windows-versioon, ota meihin yhteyttä.

Me hoidamme asian Draivilla!

Kuvien lähde: Microsoft.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down