Työelämä on jatkuvan kehityksen ja muutoksen alla. Pohjimmiltaan modernissa työssä (Modern Work) on kyse siitä, että sen avulla pyritään helpottamaan ihmisten työskentelyä (digitaalisissa työympäristöissä). Modernin työn haltuunotossa on oltava perillä siitä, mitä omassa työympäristössä tapahtuu, millaisia tuntemuksia ihmisillä on työntekoon ja työtapoihin liittyen, sekä mitkä ovat valloillaan olevia trendejä.
Lue lisää modernista työstä täältä.
Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas.
Tällä hetkellä työelämässä on valloillaan kaksi suurta trendiä, joiden vaikutukset näkyvät laaja-alaisesti jo nyt, ja vielä vahvemmin lähitulevaisuudessa: joustavuus ja tekoäly.
Joustavuus on trendinä ihmisiin ja ihmisten käyttäytymiseen painottuva. Se pitää sisällään etä- ja hybridityön käsitteet, sekä perusperiaatteen siitä, että ihmiset ovat yksilöitä, joilla on elämää myös työn ulkopuolella. Työ tukee ja mahdollistaa muuta elämää, ei toisin päin.
Tekoälytrendissä on nähtävissä tekoälyn käytön valtava kasvu. Vaikka tekoäly puolestaan painottuu enemmän teknologiaan ja sen kehittymiseen, on tähän trendiin otettava ensisijaisesti ihmislähtöinen näkökulma, sillä lopunperin tekoälyä hyödyntävät ihmiset.
Tekoäly on ollut käsitteenä jo pitkään käytössä. Erilaiset algoritmit (eli erilaiset kaavat, joiden avulla voidaan suorittaa jokin prosessi) pyörivät jatkuvasti jokaisen meidän arjessa taustalla. Esimerkiksi illalla, kun laitat suoratoistopalvelun päälle, ja etsit mieluista katsottavaa, on tekoäly jo valinnut katsomistottumuksesi perusteella sinulle sopivia sarjoja, ja suosittelee niitä heti etusivulla.
Microsoftilla ajatellaan, että jokaiselle ihmistyöntekijälle voitaisiin tuoda oma Copilot tekoäly assistentiksi M365 tuotteisiin. Tekoälyn sijaan voidaankin tässä kohtaa puhua tukiälystä. Jokaisella meistä olisi mahdollisuus hyödyntää väsymätöntä työntekijää apunaan erilaisissa rutiinihommissa. Tämä tukiäly voi työskennellä taustalla 24/7 sillä aikaa, kun ihminen itse lepää tai keskittyy johonkin toiseen tehtävään. Tukiäly ei kuitenkaan osaa tehdä työtään ilman ihmistä, sillä jonkun on ohjeistettava ensin tukiäly toimimaan halutulla tavalla.
Joskus esimerkiksi esityksen luominen tyhjästä voi tuntua kovin haastavalta ja työläältä tehtävältä. Mitäpä jos antaisit tukiälyassarille tehtäväksi tehdä esityksestä ensimmäinen versio, josta sitten työstätte yhteistyössä timanttia. Tukiälyä voidaan hyödyntää siis vaikkapa luovuuden jump-starttaamisessa!
Tutustu Microsoft 365 Copilottiin täältä: How Microsoft 365 Copilot works - YouTube
Modernin työn haltuunoton peruspalikat lyhyesti:
Ennen suurien modernin työn projektien aloittamista kannattaa lähteä liikenteeseen aivan alusta. Ensin on kartoitettava mitä kaikkia lisenssejä yritykseltä löytyy jo nyt, mitä kaikkea ne pitävät sisällään, ja mitä kaikkia palveluita yrityksellä on jo käytössä tai otettavissa käyttöön nykyisten lisenssien puitteissa. Tämän jälkeen vasta voi alkaa miettimään mitä muuta näiden lisäksi pitäisi olla.
Kun omista lisensseistä ollaan perillä, voidaan lähteä kartoittamaan yrityksen ja työntekijöiden todellisia tarpeita. M365 on kuin karkkikauppa. Jokaiseen makuun löytyy jotakin, ja kaiken paljouden keskeltä on osattava kauhoa omaan karkkipussiin juuri ne maut, jotka tulee myös syötyä. Pussiin ei kannata kahmia sellaisia, jotka jäävät kuitenkin syömättä, kun kukaan ei haluakkaan niitä. Eli ottakaa vain sellaisia palveluita käyttöön, joita todellisuudessa tarvitsette ja käytätte, ja joista on aidosti hyötyä.
Jos tarvekartoituksen jälkeen huomataan, että uusia palveluita on otettava käyttöön, kannattaa niiden käyttöönottoon varata reilusti aikaa. Kaikkia uusia palveluita ei kannata lähteä ottamaan kerralla ja lyhyellä aikavälillä käyttöön, sillä sen lisäksi, ettei ihmisillä ole aikaa opetella palveluiden käyttöä ja sisäistää niiden käyttötarkoitusta, on silloin myös vaarana, että tiedot siiloutuvat, tulee tietoturvariskejä, eivätkä ihmiset tiedä mitä löytyy ja mistä.
Moderniin työhön kuuluu modernin teknologian lisäksi hyvin keskeisesti ihmiset, jotka näitä teknologioita, palveluita ja sovelluksia käyttävät. Ihmisten osallistaminen ja kouluttaminen onkin yksi keskeisimmistä palikoista modernin työn projekteissa. Vaikka yrityksellä olisi käytössään kuinka hienot pelit ja pensselit, ei niistä saada mitään todellista hyötyä irti, jos niitä ei osata (tai haluta) käyttää. Osallista ihmiset heti alusta alkaen mukaan, jotta he sitoutuvat muutokseen ja uutuuksiin, ja muista huolehtia, että käyttökoulutus tulee toteutettua kunnolla ja huolellisesti.
Todellisuudessa projektin kaksi ensimmäistä vaihetta voidaan tehdä toisinkin päin. Tässä järjestyksessä toimiessa kuitenkin hyötynä on se, että kun tarpeet ollaan saatu selvitettyä, voidaan niihin ehdottaa suoraan ratkaisua jo olemassa olevien lisenssien puitteissa, eikä tarvitse enää tässä kohtaa vaivata päätään ajatuksella ”no mistähän ja mitenhän tämä nyt..”. Tällöin voidaan välittömästi päätellä, onnistuuko palvelun käyttöönotto olemassa olevien lisenssien puitteissa, vai tarvitseeko karkkikaupasta hakea pussiin jotain uutta.
Kuuntele lisää modernista työstä #töissä-podcastista.
Tai lataa tästä ilmainen modernin työn opas: ”Näin me on aina töissä tehty ja ihan riittävän hyvin toimii!” - Marskidata
Jos kaipaat apua modernin työn tiimoilta, ota rohkeasti yhteyttä meihin!
Viime vuosina IT:n, HR:n ja viestinnän tekeminen on tiivistynyt enemmän kuin koskaan aiemmin. Digitaalisia työympäristöjä pystytetään, kehitetään, ylläpidetään ja ajetaan alas. Kumppaniksi jatkuvaan muutokseen ei riitä toimija, joka katsoo kokonaisuutta vain teknisestä näkökulmasta. Ihmiset, sisältö ja tekniikka kulkevat käsi kädessä, ja onnistuessaan lisäävät työtyytyväisyyttä, sitoutumista ja hyvinvointia. Itseohjautuvuus kaikkivoipaisena ratkaisuna väistyy valtavilla harppauksilla yhdessäohjautuvuuden tieltä. Oletteko valmiina?
Pystyttäessäni ensimmäistä Microsoft-ympäristöä työyhteisön toiminta-alustaksi vuonna 2018 ajateltiin vielä yleisesti, että digitaalinen työympäristö on mukava lisä yrityksen sisäiseen viestintään. Vuonna 2023 koko tietotyötä tekevän organisaation kulmakivi on yhteisön mahdollisuudessa tehdä yhteistyötä paikkariippumattomasti, turvallisesti ja ketterästi.
Olemme oppineet, että tiedon jakaminen sen hilloamisen sijaan on avain yksilöiden, yhteisöjen ja yritysten kasvuun. Kun kehität mitä tahansa yritysesi digitaaliseen työhön liittyen, huomio aina ja kaikissa prosessin vaiheissa
Unohtaessasi jonkun kolmion kärjistä takaat epäonnistumisen. Huomioidessasi kaikki osa-alueet, luot edellytykset arjen sujuvuudelle. Ja koska meillä on kiireempi kuin koskaan, arjen sujuvuus on kaikilla mielen ja kielen päällä työpäivästä toiseen. Työntekijöiden liikkuvuus on vapaata, eikä kukaan halua kärvistellä työpaikassa, jossa järjestelmien käyttäminen vie iän ja terveyden, tai jossa täysin etätyötä tekevänä koet kuuluvasi yhteisön sijaan ei-mihinkään.
Kaikki ovat kuulleet tekoälystä ja työn muotoilusta, mutta miten ne liittyvät toisiinsa? Jos aiemmin esimerkiksi Microsoft 365 on ollut yksilöiden ja organisaatioiden keskeinen työn muotoilun työkalupakki, nyt siihen tulee ulottuvuus, jollaista emme ole ennen nähneet. Tekoäly antaa jokaiselle positiosta riippumatta mahdollisuuden virtuaaliseen, väsymättömään assistenttiin, joka jatkaa siitä mihin oma mielikuvituksemme loppuu. Tai aloittaa siitä, mikä meitä ei inspiroi – eli hoitaa puolestamme ne tylsät, aikaa mielenkiintoisemmalta vievät hommat.
Mikä siis olisikaan parempi omaa työtä arvoja, käytäntöjä, aikatauluja ja päämääriä vastaavaksi muotoilemaan sopiva työkalu kuin tekoäly?
Puhumme Marskidatan #töissä podcastin toisella tuotantokaudella luonnollisesti myös tekoälystä. Jaksossa 3 (julkaisupäivä: 19.9.2023) pohdimme tekoälyn ja nerouden yhteyttä. Vieraamme Brando Louhivaaran kertoman mukaan kaikki lapset syntyvät tutkitusti neroina, mutta kadottavat siihen liittyvät ominaisuudet kasvaessaan aikuisiksi (lukuun ottamatta niitä harvoja, jotka ovat neroja vielä isonakin).
Kun opimme käyttämään tekoälyä ja ohjaamaan sitä oikeisiin tarkoituksiin, saammeko matkalla mahdollisuuden oikeanlaiseen leikkimiseen myös työelämässä? Tämä jää nähtäväksi, mutta joka tapauksessa tekoälyn tulemiseen kannattaa valmistautua henkilöstöä valmentamalla. Pohdi oman yrityksesi kohdalla ainakin seuraavia kysymyksiä:
Digityön kehittäjä, konsultti, kouluttaja, valmentaja, modernin työn asiantuntija – rakkaalla asiantuntijalla on monta nimeä. Siinä missä kouluttaja kertoo, kuinka jokin toimii, valmentaja saa kuulijan oivaltamaan itse, miten jokin toimii. Tämän vuoksi valmentavalla otteella työskentelevät asiantuntijat ovat keskeisessä tukiroolissa, kun yrityksille luodaan suunnitelmia ja strategioita työn muotoilun osalta. Kukaan ulkopuolinen ei voi kertoa, mikä on parasta juuri teille, se on älyttävä itse. On kuitenkin tärkeää, että älyämisessä auttaa taho, joka haastaa ajattelemaan kehittämistä kaikista tärkeistä näkökulmista.
Marskidata tarjoaa kaiken kokoisille yrityksille ja yhteisöille valmennuspalveluja IT:n, HR:n ja viestinnän, johtoryhmien ja henkilöstön tueksi.
Lue lisää täältä
Business Joensuu – työnteon yhteiset pelisäännöt ja sujuva perehdytysprosessi osaksi arkea - Marskidata
Xamk – kohti entistä sujuvampia työpäiviä - Marskidata
Työ on aina muuttunut ja jatkaa takuuvarmasti muutostaan yhä kiihtyvällä tahdilla. Muistathan, että teidänkin digitaalista työympäristöänne tekoälyineen käyttävät ihmiset. Varmistakaa, että se on myös suunniteltu juuri teidän ihmisillenne.
Noin 85 prosenttia suomalaisista yrityksistä käyttää päivittäisessä työssään Microsoftin tuotteita. Näistä jokaisen yrityksen Microsoft-ympäristöä hallinnoi ja ylläpitää useimmiten joku IT-toimija. Haluaisitko, että sinun bisneksesi kannalta kriittistä ympäristöä hallinnoi
a) Joku IT-toimija vai
b) Microsoft-sertifioitu kokonaisvaltainen IT-kehityskumppani?
Jos vastasit b, kannattaa lukea pidemmälle.
Meillä Marskidatalla on suuri unelma tulla Suomen tyytyväisimpien Microsoft –asiakkaiden kodiksi. Tunnistamme, että asiakastyytyväisyyden jatkuvaksi parantamiseksi on tehtävä paljon työtä, ja tähän me kaikki yli 60 marskilaista olemme sitoutuneet.
Keskeisenä elementtinä Microsoft-palvelujemme tuottamisessa on Modern Workplace -palvelut, joiden avulla tuotamme yrityksellenne aidosti liiketoimintanne kehittymistä tukevia kehitystoimenpiteitä. Ajattelemme Microsoft-tuoteperheen kokonaisuutena, joka voidaan kussakin tapauksessa yksilöllisesti valjastaa palvelemaan sujuvaa arkea ja liiketoiminnan keskeisiä strategisia ja operatiivisia tavoitteita. Tätä kokonaisuutta voi olla vaikea hahmottaa tuntematta digitaalisen työympäristön kehittämistä ja teknologian valjastamista työn muotoilun käyttötarkoituksiin.
Tämän vuoksi tarjoamme kaikille Microsoft-asiakkaillemme matalan kynnyksen ja yhden luukun palveluina mm.
Meille on erityisen tärkeää, että jokainen Microsoft-asiakkaamme saa aktiivisesti tietoa tuotteiden kehittymisestä, sekä asiantuntijoiden vinkkejä niiden hyödyntämiseen arjessa. Olemme aina yhden puhelinsoiton tai viestin päässä tavoitettavissa, ja asiakkaan niin halutessa palvelemme suoraan myös Teamsin jaettujen kanavien läpi.
Erilaisissa kehitysprojekteissa luotamme laadukkaaseen projektinjohtoon, minkä ansiosta asiakkaamme tietävät aina missä mennään, eikä kustannuksia synny yllätyksenä. Projektinjohto on erityisen tärkeää, kun kehitysprojektissa on mukana useita eri vastuualueita sekä meiltä että asiakkaaltamme. Projektinjohtomallimme ansiosta asiakkaamme saavat nauttia kyydistä, samalla jatkuvasti omaa osaamistaan kehittäen.
Marskidata toteutti Business Joensuulle yhteisiä työtapoja linjaavan pelikirjaprojektin, joka rakentui muutaman Marskidatan ohjaaman työpajan ympärille. Lisäksi Business Joensuun kehityspäällikkö Hanne Huhmarsalo työsti materiaalia eteenpäin sekä itse että yhdessä Business Joensuun johtoryhmän kanssa. Pian tuli kuitenkin selväksi, että pelikirjan julkaisemisen jälkeen henkilökunta tarvitsisi myös koulutusta, jotta ohjeistetut toimintamallit saataisiin sulautettua arkeen.
Marskidata kokosi pelikirjan teemoista kolme eri koulutusta: Teams työn käyttöliittymänä ja viestinnän välineenä, Teams dokumenttienhallinnassa sekä Teams tehtävienhallinnassa. Osallistujia jokaisessa koulutuksessa oli useampi kymmen, ja lisäksi koulutustallenteet jäivät Business Joensuun henkilöstön käyttöön.
Yhteistyö Marskidatan kanssa jatkui luontevasti myös pelikirjaprojektin ja Teams-koulutusten jälkeen.
– Aiemmin meillä oli aina sama haaste uuden työntekijän saapuessa tai vanhan lähtiessä – mitä kaikkea tässä vaiheessa pitikään muistaa? Tiedot olivat miljoonalla muistilapulla monella eri henkilöllä, joten prosessi ei ollut erityisen hallittu. Marskidatan ratkaisu tähän haasteeseen osui taas niin suoraan meidän tarpeeseemme, ettei tarvinnut juuri miettiä, että lähdetäänkö toteuttamaan vai ei.
Business Joensuun kehityspäällikkö Hanne Huhmarsalo
Lue koko asiakastarina täältä: Business Joensuu – työnteon yhteiset pelisäännöt ja sujuva perehdytysprosessi osaksi arkea
Xamkin modernin työn projekti yhdessä Marskidatan kanssa käynnistyi entistä paremman sisäisen viestinnän tarpeesta.
– Tämän projektin punainen lanka on ollut se, että tiedon pitää kulkea ja töiden sujua koko Xamkin organisaation tasolla. Digitaalisia ympäristöjä on jo niin paljon, että me tarvitsemme yhteisiä pelisääntöjä, miten niissä toimitaan, jotta niistä saadaan kaikki irti ja samalla vältytään päällekkäiseltä työltä.
Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen
Yhdessä Marskidatan asiantuntijoiden kanssa suunniteltu, kahdeksan kuukauden pituinen modernin työn projekti sisälsi kolme osa-aluetta: sisäisen viestinnän pelikirjan, Teams-ympäristön koulutukset sekä modernin työn valmennuskokonaisuuden.
Lue koko asiakastarina täältä: Xamk – kohti entistä sujuvampia työpäiviä
Marskidata toteutti SSG Sahalalle intratoteutuksen. Sahalan tarve koko yrityksen kattavalle viestintäratkaisulle huomattiin yrityksen toimipisteiden määrän kasvaessa huimaa vauhtia. Kun yhteistyö Marskidatan kanssa aloitettiin vuoden 2022 alussa, toimipisteitä oli kuusi. Vain reipasta puolta vuotta myöhemmin tuo numero oli kasvanut kahdeksaan.
SSG Sahalan tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka tekee tiedosta läpinäkyvämpää ja helpommin saavutettavampaa sekä edistää jokaisen työntekijän päivittäistä työtä. Teollisuuden kunnossapitopalveluille ominaista on erilaisten lomakkeiden ja työkirjauksien huolellinen ja tehokas käyttö, joten sen tekeminen mahdollisimman vaivattomaksi oli yksi yhteistyön pääteemoja.
"Itse intran julkaiseminen oli yhteistyömme huippuhetkiä, totta kai!” Judin kommentoi yhteistyön onnistumista. ”On ollut hienoa seurata, kuinka katselukertoja kertyy sinne lisäämillemme sisällöille. Näin tiedämme, että olemme tehneet jotain oikein.”
SSG Sahalan toimitusjohtaja Risto Judin
Lue koko asiakastarina täältä: SSG Sahala – Räätälintyönä rakennettu intra toi yrityksen yhteen, vaikka monet sen työntekijöistä eivät koskaan tapaa toisiaan
Kehitämme palvelujamme ja toimintamallejamme jatkuvasti, ja kehityksemme lähtee aina asiakasymmärryksen hankkimisesta. Huolehdimme lisenssienne normaalin hallinnan ja ylläpidon, joiden lisäksi tarjoamme aktiivisesti tukea myös ihmislähtöisiin haasteisiin.
Tervetuloa Suomen tyytyväisimpien Microsoft-asiakkaiden tekijöiden kotiin!
Tämän vuoden alusta alkaen yritysten ja organisaatioiden on täytynyt avata whistleblowing- eli ilmiantokanava, joka mahdollistaa työntekijöille sen, että he voivat ilmoittaa havaitsemistaan väärinkäytöksistä nimettömästi. Ilmoituskanavan pystyttäminen tuli pakolliseksi kaikissa yrityksissä ja julkisissa organisaatioissa, joissa on vähintään 50 työntekijää.
Euroopan unionin Whistleblower-direktiivi velvoittaa kaikki yli 50 henkilöä työllistävät yritykset ja organisaatiot järjestämään väärinkäytösepäilyjen ilmoituskanavan. EU:n direktiivi antaa suojan työntekijälle, joka haluaa ilmoittaa esimerkiksi tuoteturvallisuuden rikkomuksista, rahanpesusta, ympäristörikoksista tai kansallista terveyttä uhkaavista asioista.
Ilmoittajalle ei saa koitua asiasta harmia. Whistleblowing-kanava tarkoittaa kanavaa, jonka kautta työntekijä voi ilmoittaa organisaatiossa havaitsemansa väärinkäytöksen, huolen tai epäilyn siitä, eli niin sanotusti ”puhaltaa pilliin”.
Aikaisemmin tämä kanava on saattanut organisaatioissa olla esimerkiksi sähköpostiosoite tai postilaatikko. Näihin kanaviin liittyy kuitenkin monia haasteita, kuten esimerkiksi ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen tietoturva. Näissä kanavissa ei myöskään voida toteuttaa tietoturvallista kommunikaatiota ilmoittajan kanssa.
EU-direktiivi vaatii sellaisen kanavan järjestämistä, jossa ilmoittaja voi raportoida oman huolensa niin, että hänen identiteettinsä on vahvasti suojattu. Käytännössä ainut moderni ratkaisu tähän on ulkoisen palveluntarjoajan ammattimaisesti rakennettu ja ylläpidetty ilmoituskanava.
Ilmoituskanavan toteuttamiseen ei yritysten kuitenkaan kannata hankkia taas yhtä ylimääräistä ohjelmistoa, vaan tämä kaikki on tehtävissä Microsoft 365 -työkaluilla. Suomalaisista yrityksistä noin 85 prosenttia käyttää Microsoft 365 -palveluita, joten näissä organisaatioissa Whistleblowing-kanavan toteuttaminen on helppoa.
Me Marskidatalle olemme luoneet jo monille asiakkaillemme direktiivin mukaisia teknisiä ratkaisuja hyödyntämällä Microsoft 365 -sovelluksia. Luomme anonyymin digitaalisen lomakkeen ja tuomme sen esimerkiksi organisaation intraan tai Teamsiin. Samalla määrittelemme juuri teille sopivan työnkulun ilmoitusten jättämiseen.
- Älä turhaan hanki taas uutta ohjelmistoa ilmoituskanavan perustamiseen. Kaikki tämä on toteutettavissa Microsoft 365 -työkaluilla.
Emmi Eronen, Developent Manager, Marskidata
Kun ilmoituskanava otetaan käyttöön, samalla on hyvä suunnitella myös organisaationne sisäiset prosessit. Ensimmäisenä on tärkeää nimetä se henkilö tai organisaation yksikkö, joka vastaa ilmoituskanavasta ja sen toimivuudesta. Seuraavaksi tulee suunnitella itse ilmoitusten käsittelyprosessit ja huomioida niiden tietosuoja ja tietoturva. Olennaista on, ketkä vastaavat ilmoitusten vastaanottamisesta, käsittelystä ja jatkotoimista ja se, että organisaatiossanne varmistutaan ilmoitusten käsittelyn määräaikojen toteutumisesta.
Määrittelyssä on myös otettava huomioon se, kuinka usein ja kenelle ilmoituksista raportoidaan, mihin ilmoitukset arkistoidaan ja mitä tietoa arkistossa säilytetään. Organisaatiossa on myös tehtävä tietosuoja-asetuksen vaatima vaikutusten arviointi sekä laadittava ilmoitusten käsittelystä käyttäjille tietosuojaseloste. Lopuksi muista viestiä ilmoituskanavan käyttöönotosta sisäisesti. Kanavasta kannattaa viestiä henkilöstölle esimerkiksi yrityksenne intrassa. Muistathan kertoa selkeästi, että mitä tarkoitusta varten ilmoituskanava on perustettu.
Ilmoituskanava on osa organisaatioiden vastuullista toimintaa, jota niin henkilöstö, asiakkaat kuin sidosryhmätkin arvostavat ja edellyttävät. Direktiivi antaa suojaa työntekijäasemassa oleville, joilla on perusteltu epäily lain rikkomisesta. Tällöin myös ilmoituksen kohdetta suojellaan, jotta väärillä ilmoituksilla ei voida pilata kenenkään mainetta. Vain nimetyillä ilmoituksen käsittelijöillä on oikeus saada kohteen nimi tietoonsa.
Ilmoittajansuojalaki astui Suomessa voimaan 1.1.2023 ja laki velvoittaa julkisen sektorin toimijoita ottamaan ilmoituskanavan käyttöön heti. Yksityisellä sektorilla isommilla, yli 250 työllistävillä yrityksillä, siirtymäaika on 31. maaliskuuta 2023 saakka ja puolestaan yli 50 henkilöä työllistävillä yrityksillä siirtymäaika päättyy 17. joulukuuta 2023.
Yritysten, joilla on jo käytössään Microsoft 365 kannattaa ehdottomasti toteuttaa Whistleblowing-kanava näitä työkaluja hyödyntäen. Tällöin yritys säästää lisenssikuluissa, kun ei tarvitse hankkia uutta ohjelmistoa. Ehdoton hyöty on myös se, että Microsoft 365:n avulla toteutettu ilmoituskanava myös integroituu tällöin muihin käytössä oleviin työkaluihin.
Toimiva sisäinen viestintä tarkoittaa paljon muutakin kuin päivittäisistä työtehtävistä viestimistä ja se vaikuttaa muuhunkin kuin henkilöstön työtyytyväisyyteen. Sisäisen viestinnän vaikutukset ulottuvat työyhteisön tehokkuuteen ja motivaatioon, yrityksen brändiin sekä asiakaskokemukseen. Toimivaan sisäiseen viestintään on tärkeä panostaa ja sen saavuttamiseksi tarvitaan yhteiset viestinnän pelisäännöt.
Toimiva sisäinen viestintä parantaa työyhteisön hyvinvointia ja tehokkuutta sekä voi vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta.
Toimiva sisäinen viestintä antaa työntekijöille tunteen, että heidän panostaan arvostetaan, jolloin he ovat todennäköisemmin tyytyväisiä työhönsä.
Yrityksen brändi koostuu mielikuvista, joita yrityksestä muodostetaan. Sisäinen viestintä on avainasemassa mielikuvien luomisessa ja ylläpitämisessä.
Selkeä ja yhtenäinen sisäinen viestintä auttaa varmistamaan, että työntekijät puhuvat samalla äänellä ja välittävät yhdenmukaisen viestin myös ulospäin. Tämä osaltaan auttaa luomaan yhtenäisen kuvan yrityksen brändistä. Kun yrityksen työntekijät ymmärtävät yrityksen tavoitteet, toimivan sisäisen viestinnän ansiosta, he todennäköisemmin edistävät yrityksen brändiä ja arvoja myös ulospäin.
Hyvän asiakaskokemuksen kannalta on tärkeää luoda yhtenäinen kuva yrityksestä sekä tarjota nopeaa ja selkeää tiedonkulkua asiakkaille. Kun yrityksen sisäinen viestintä on tehokasta ja yhtenäistä, asiakkaat saavat yhtenäisen kuvan yrityksestä. Tämä luo luottamusta ja uskottavuutta asiakkaiden mielessä ja parantaa asiakkaiden kokemusta yrityksestä.
Toimiva sisäinen viestintä nopeuttaa ratkaisemaan asiakkaiden ongelmia nopeammin ja laadukkaammin, mikä parantaa asiakaskokemusta. Selkeällä viestinnällä voidaan auttaa henkilöstöä ymmärtämään paremmin yrityksen käytännöt ja ohjeistukset. Tämä johtaa selkeämpään tiedonkulkuun asiakkaalle ja näin vähentää mahdollisia virheellisiä tietoja tai epäselvyyksiä, jotka voivat vaikuttaa asiakaskokemukseen. Tehokas sisäinen viestintä tarjoaa mahdollisuuden kehittää yrityksen palveluita ja tuotteita entistä paremmiksi. Kun palvelut ja tuotteet vastaavat paremmin asiakkaiden tarpeita tarkoittaa se myös parempaa asiakaskokemusta.
Kuten jo aikaisemmin totesimme, hyvä sisäinen viestintä parantaa henkilöstön tyytyväisyyttä. Tämä vaikuttaa omalta osaltaan myös asiakaskokemukseen, sillä tyytyväinen henkilöstö tarjoaa asiakkaille parempaa asiakaspalvelua. Hyvä sisäinen viestintä voi lisätä henkilöstön sitoutumista yritykseen. Tämä johtaa todennäköisesti henkilöstön parempaan suorituskykyyn ja haluun tarjota parempaa asiakaspalvelua.
Microsoft SharePoint on monipuolinen alusta, joka sisältää lukuisia ominaisuuksia tukemaan ja kehittämään yritysten sisäistä viestintää. Ominaisuuksien avulla ajankohtainen tieto saadaan jaettua helposti, nopeasti sekä kohdennetusti. Microsoft SharePointin avulla organisaation tiimit voivat työskennellä yhdessä ja jakaa tietoa paikkariippumattomasti. Tämä puolestaan parantaa yhteistyötä ja tehokkuutta organisaatiossa.
SharePoint mahdollistaa dokumenttien keskitetyn hallinnan. Sen dokumenttikirjastot mahdollistavat nopean ja helpon tavan jakaa tietoja ja dokumentteja. Tällöin dokumentteja voidaan muokata yhdessä paikassa ja ne ovat helposti kaikkien saavutettavissa.
Microsoft SharePointin avulla voit luoda jaettavia sivustoja ja sivuja. Sivustoja voidaan luoda eri tiimeille, ryhmille tai projekteille. Yrityksen intranet-sivusto voidaan luoda SharePointin avulla, jolla mahdollistetaan tehokas tiedon jakaminen kaikille yrityksen jäsenille. Sivustoilla voidaan jakaa tietoa muun muassa tekstin, kuvien, dokumenttien, tapahtumien sekä uutisten ja tiedotteiden muodossa.
SharePointin avulla voi lähettää ilmoituksia esimerkiksi dokumentteihin tehtävistä päivityksistä ja muutoksista. Ilmoitusten avulla tarvittavat henkilöt saavat automaattisesti ilmoituksen ja pysyvät ajan tasalla muutoksista. Hakuominaisuudet puolestaan auttavat löytämään nopeasti tietoa ja dokumentteja. Hakua voidaan helpottaa luomalla avainsanoja sekä lisäämällä tiedostoille metatietoja.
Miten teidän yrityksessänne on hoidettu sisäinen viestintä? Onko teillä määriteltynä sisäisen viestinnän pelikirja? Tietävätkö kaikki, minne tiedostot tulisi tallentaa tai, että mitä viestintäkanavaa käytetään missäkin tilanteessa? Oletteko ottaneet sisäisen viestinnän välineiksi esimerkiksi Microsoft Teamsin tai SharePointin?
Tsekkaa myös kollegani Elisan blogista, kuinka Microsoftin työkalut toimivat yrityksen strategian tukena.
Kaimana luo kaupallisuutta liiketoimintamuotoilun, kaupallisen viestinnän ja teknologian avulla. Yksi toiminnan ja tuloksellisuuden tärkeimmistä kulmakivistä on onnellinen henkilöstö, jolloin sisäiset toimintatavat ovat ratkaisevassa asemassa.
Yrityksen sisäisen viestinnän uudistaminen lähti käyntiin fuusioitumisesta. Kaimanan taustalla on neljän eri yrityksen sulautuminen. Marskidata oli toiminut yhden näiden yrityksen IT-kumppanina aiemmin ja asiakkaan kokemus yhteistyöstä oli hyvä.
– Olimme erinomaisessa käännekohdassa, jossa halusimme varmistaa uuden organisaatiomme viestinnän yhtenäisyyden ja sujuvuuden niin toimintatapojen, järjestelmien kuin työkalujen osalta, Kaimanan Human Resources Coordinator & Partner Valentina Korpi muistelee.
Kaimanalaiset ovat viestintä- ja teknologia-alan ammattilaisia, joten odotukset IT-alan kumppanille ovat korkeat. Valentinan roolin osalta HR:n palveluiden alla oleva henkilöstömäärä kaksinkertaistui 60:sta 120:een käytännössä kerrasta.
– Tiesimme, että projekti on uudelleen järjestäytymisen kannalta erittäin tärkeä. Halusimme kattavan IT-kumppanin, jolta saisimme todennäköisimmin parhaan asiakaskokemuksen, Valentina avaa.
Marskidata valikoitui kumppaniksi aiempien kokemusten, kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisen hintalaatu-suhteen vuoksi.
Kaimanan modernin työn palvelukokonaisuuteen sisältyi muun muassa työpajoja, valmennusta sekä sisäisen viestintäkanavan kehittämistä.
– Yhteistyö käynnistyi todella palvelevalla ja asiakaslähtöisellä otteella. Marskidata oli huomattavan kiinnostunut meidän perimmäisistä tarpeistamme. Vasta sen pohjalta lähdettiin kohti käytännön toteutuksia, Valentina Korpi Kaimanalta kertoo.
Suunnitelmia ja toteutustapaa myös hienosäädettiin matkan varrella, jotta kokonaisuudesta saatiin paras mahdollinen hyöty irti Kaimanan tarpeisiin ja tavoitteisiin. Tämä ei ole aina itsestäänselvyys projektiluontoisesti sovituissa asiantuntijapalveluissa.
– Teknologia on sovitettava aina ihmisten ja työyhteisön tarpeisiin, ei toisin päin. Toki joskus käy myös niin, että uusi teknologinen ratkaisu tarjoaa mahdollisuuksia aiempaa vaivattomampiin prosesseihin, mikä voi ohjata tekemisen tapoja, Marskidatan Modern Work Team Leader ja Modern Work Specialist Emma Klén pohtii.
Käytännön toteutus tapahtui pitkälti osallistavien työpajojen muodossa. Vetovastuu oli Marskidatalla ja työkielenä toimi pääosin englanti. Ensimmäisissä työpajoissa sukellettiin Kaimanan uuden sisäisen viestintäalustan määrittelyyn.
– Työpajat ja koko projekti käynnistettiin siis ennen lopullista valintaa käyttöönotettavasta uudesta viestintäympäristöstä. Näin määritystyö saatiin tehtyä huolella ja Kaimana sai syväluotaavaa apua oikeasti tarpeisiin vastaavan järjestelmän määrittelyyn, kilpailuttamiseen ja valintaan, Emma Klén Marskidatalta kertoo.
– Tavoitteenamme oli löytää digitaalinen viestintäalusta, joka sopii yhteen myös muiden järjestelmiemme kanssa. Työpajojen määritystyön myötä hahmotimme selvemmin, miten intranet voi parhaiten selkeyttää datan käsittelyämme ja helpottaa tiedon löydettävyyttä, Valentina lisää.
Työpajoissa selvitettiin myös kipupisteet, jotka uuden järjestelmän ja toimintatapojen myötä haluttiin taklata.
– Pureuduimme muun muassa eri puolilla organisaatiotamme edustavien ihmisten arkisiin kokemuksiin sisäisestä viestinnästä; mikä ei siihen asti ollut toiminut niin hyvin kuin haluttaisiin, tai mitä tahtoisimme lisätä, Valentina kertoo.
Arvokas palaute kokosi yhteen näkemyksiä läpi työyhteisön. Koska kaikki eivät luonnollisesti koe ryhmätilanteessa puhumista luontevaksi, vastausmahdollisuuksia annettiin myös kirjallisina tehtävinä.
– Palautteenkeruutavat olivat erinomaisia ja kaikki saivat äänensä kuuluviin, Valentina arvioi.
Projektin seuraavissa työpajoissa kirkastettiin ensimmäisiä yhteisiä sisäisen viestinnän pelisääntöjä sekä muotoiltiin Slack-pikaviestinalustaa Kaimanan työyhteisölle sopivaksi.
Marskidatan asiantuntija oli Kaimanan tukena myös varsinaisen järjestelmän kartoittamisessa. Tavoitteena ei ollut löytää ratkaisua vain Marskidatalta, vaan vaihtoehtoja kartoitettiin laajemmin puhtaasti Kaimanan tavoitteet ja tarpeet edellä.
– Saimme tukea niin tapaamisiin kuin tarjousten pyytämiseen ja niiden arvioimiseen. Marskidatan avulla osasimme ottaa huomioon monia tärkeitä asioita tarjouspyyntöjen kriittisissä vaiheissa. Koulutus ja työpajoissa määritetyt käytänteet ovat helpottaneet myös itse käyttöönottoa, Valentina kertoo ja jatkaa,
– Kun viestintä ei ole enää pirstaleista tai tule eri tavalla eri ihmisten toimesta, saamme luotua rauhaa sisäiseen viestintäämme. Samalla helpotamme tiedonhallintaa ja seurantaa. Jatkossa selkeät toimintatavat sujuvoittavat uusienkin ihmisten perehdyttämistä ja mukaan ottamista Kaimanan tapoihimme.
Valentina kertoo arvostavansa etenkin Marskidatan yhteyshenkilöiden proaktiviisuutta.
– Marskidatan väki varmistaa säännöllisesti, että asiat etenevät. Suosittelen Marskidataa etenkin kokonaisvaltaisiin tarpeisiin. Heiltä saa kaikki IT-alan palvelut saman katon alta aina fyysisistä laitteista sisäisen viestinnän muotoiluun.
– Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, menevätkö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina, kertoo Business Joensuun kehityspäällikkö Hanne Huhmarsalo.
Business Joensuun tarve oli yhtenäistää työnteon tapoja digiloikan jälkeen. Teamsiin siirtyminen tapahtui pandemian alkaessa nopeasti, eikä yhteisiä pelisääntöjä 50 hengen organisaatiossa ehditty sopia.
– Huomasimme, että henkilöstö oli alkanut kuormittua palaveriputkiin ja Teamsin käyttöön, kun yhteisiä, selkeitä toimintamalleja ei ollut. Etsimme ratkaisua, miten selkiyttäisimme työskentelyä koko henkilöstön tasolla, kuvailee Huhmarsalo lähtötilannetta.
Ensimmäinen kontakti Marskidatan modernin työn palveluihin syntyi LinkedIn:ssä, kun Marskidatan asiakasvastaava huomasi Huhmarsalon työn sujuvoittamista pohdiskelevan julkaisun ja otti yhteyttä.
– Aiemmin Marskidata oli nimenä tuttu, sillä tiesin että he myyvät kopiokoneita. Olin kuitenkin yllättynyt, että heillä on tällaisiakin palveluita! Me Business Joensuulla olimme hetkeä aiemmin tehneet intraprojektin erään toisen toimijan kanssa, mutta Marskidatan modernin työn pelikirja vaikutti niin suoralta ratkaisulta haasteeseemme, että päätimme aloittaa yhteistyön alkuvuodesta 2022, kertoo Huhmarsalo.
Yhteisiä työnteon tapoja linjannut pelikirjaprojekti rakentui muutaman Marskidatan ohjaaman työpajan ympärille, joiden lisäksi Huhmarsalo työsti materiaalia eteenpäin sekä itse että yhdessä Business Joensuun johtoryhmän kanssa. Pian tuli kuitenkin selväksi, että pelikirjan julkaisemisen jälkeen henkilökunta tarvitsisi myös koulutusta, jotta ohjeistetut toimintamallit saataisiin sulautettua arkeen.
– Meillä Business Joensuun organisaatiossa työskentelee ihmisiä laajalla ikähaitarilla sekä erilaisilla taustoilla. Pelikirjassa linjaamme, että Teams on pääasiallinen työvälineemme, joten koulutusten avulla halusimme varmistaa myös, että jokainen työntekijämme osaa sitä turvallisesti ja luottavaisin mielin käyttää, tiivistää Huhmarsalo.
Marskidata kokosi pelikirjan teemoista kolme eri koulutusta: Teams työn käyttöliittymänä ja viestinnän välineenä, Teams dokumenttienhallinnassa sekä Teams tehtävienhallinnassa. Osallistujia jokaisessa koulutuksessa oli useampi kymmen, ja lisäksi koulutustallenteet jäivät Business Joensuun henkilöstön käyttöön.
– Marskidatan modernin työn asiantuntija Elisa sai kyllä meillä kiitosta. Hänen tapansa kouluttaa oli selkeä ja napakka, mutta silti tunnelma oli lämmin. Vaikka koulutuksissa käytiin paljon asiaa tiiviisti, ilmapiiri oli sellainen, että jokainen varmasti uskalsi kysyä mielen päällä olevat asiat, kehuu Huhmarsalo.
Vaikka pelikirjaprojektin aloittamisesta ei ole vielä kulunut edes täyttä vuotta, siinä sovittujen yhteisten toimintamallien vieminen käytäntöön näyttää sujuneen Business Joensuun organisaatiossa hyvin.
– Minulla kuluu nykyään vähemmän aikaa ihmisten neuvomiseen, joten ohjeet on selvästi otettu käyttöön. Lähestulkoon kaikki ovat rohkaistuneet Teamsin käyttöön ja tarpeelliset ominaisuudet ovat siellä aktiivisesti käytössä ja kalenterit pysyvät ajan tasalla, kertoo Huhmarsalo nykytilanteesta.
Yhteistyö Marskidatan kanssa jatkui luontevasti myös pelikirjaprojektin ja Teams-koulutusten jälkeen.
– Aiemmin meillä oli aina sama haaste uuden työntekijän saapuessa tai vanhan lähtiessä – mitä kaikkea tässä vaiheessa pitikään muistaa? Tiedot olivat miljoonalla muistilapulla monella eri henkilöllä, joten prosessi ei ollut erityisen hallittu. Marskidatan ratkaisu tähän haasteeseen osui taas niin suoraan meidän tarpeeseemme, ettei tarvinnut juuri miettiä, että lähdetäänkö toteuttamaan vai ei.
Marskidatan modernin työn asiantuntija kokosi Business Joensuun SharePoint Online -ympäristöön valmiin perehdytyspolun Microsoft Planneriin. Mallipohjaa kopioimalla jokaisen uuden tai poistuvan työntekijän kohdalla on nyt helppo huolehtia kaikista tarvittavista työvaiheista.
– Myös modernin työn pelikirja on osoittautunut erinomaiseksi välineeksi perehdytyksessä, sillä sen avulla jokainen uusi työntekijä pääsee kiinni meidän tapoihimme työskennellä, kuvailee Huhmarsalo.
Marskidatan modernin työn asiantuntijoiden ydintehtävä on auttaa erilaisia organisaatioita hyödyntämään digitaalisia työympäristöjä työn sujuvoittamiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi.
– He toimivat itse niin kuin opettavat. Viestin Marskidatan asiantuntijan kanssa Teamsin välityksellä, ja häneltä saa nopeasti vastauksen ja ratkaisun. Lisäksi tuntuu, että heillä on aina jotain uutta ideaa ja ratkaisua tarjolla. Viimeisimpänä hän nauhoitti meille video-ohjeita pyydetyistä teemoista. Videoissa on sisällysluettelo, jonka avulla tiedonhakija voi klikata itsensä oikeaan kohtaan videolla, Huhmarsalo kuvailee vaivatonta yhteistyötä.
– Meille tärkeintä yhteistyökumppanissa on sujuva toiminta, ja tämä on keskeisin syy, miksi jatkamme yhteistyötä Marskidatan kanssa. Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, meneekö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina.
Huhmarsalo suosittelisi Marskidataa niin tuttavilleen kuin myös Business Joensuun asiakkaille:
– Marskidatan palvelu on samaan aikaan luotettavaa ja asiantuntevaa, mutta myös ihmisläheistä ja ystävällistä. He tekevät aina sen, mitä on sovittu, tiivistää Huhmarsalo.
Aloitetaanpa vastaamalla siihen, miksi yrityksellä ylipäätään on hyvä olla oma podcast.
Podcast on mediamuoto, jota voi kuluttaa sellaisissa tilanteissa, joissa esimerkiksi videon katsominen tai blogin lukeminen on lähes mahdotonta. Podin ollessa täysin auditiivinen mediamuoto, voi siitä saatavaa informaatiota imeä itseensä samalla, kun tekee jotain muuta, esimerkiksi lenkkeilee tai ajaa autolla. Podcastin avulla puhuja (tässä tapauksessa yritys) tulee lähelle kuulijaa – kuuntelija on itse valinnut kuunnella juuri sen aihepiirin asiaa, juuri sen puhujan kertomana.
Podcast on oiva tapa tuoda esille asiantuntijuutta ja persoonallisuutta. Sitä voidaan käyttää myös tuoteviestintään, brändimarkkinointiin ja työnantajamielikuvan viestintään. Podcasteissa tärkeää on muistaa, että niitä kulutetaan oppimisen ja viihtymisen vuoksi. Sisältöön tulee panostaa, ja sen on vastattava kuuntelijan odotuksia. Jos jaksojen aiheiden valinta tuntuu hankalalta, voidaan hyödyntää esimerkiksi omia olemassa olevia blogeja, referenssejä tai vaikkapa somepostauksia. Näistä aiheista voi varmasti kertoa vielä lisää tai ainakin vähän eri tavalla.
Me Marskidatalla halusimme kokeilla uusia tapoja tavoittaa asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, sekä muuten vaan aiheesta kiinnostuneita henkilöitä. Marskilaisilla oli paljon asiaa, jota me halusimme tuoda yrityksen ulkopuolisten ihmisten kuultaville. Myös kiinnostusta ja osaamista podcastin tuottamiseen, sekä juontamiseen löytyi yrityksen sisältä.
Kuuntele #töissä -podcast täältä: Marskidata #töissä -podcast
Marskidatan podcastin aihe määräytyi sen mukaan, mistä Marskilaiset halusivat puhua: töistä. Ensimmäisellä kaudella käsiteltiin vain modernin työn ympärillä olevia aiheita, kuten työn murrosta, digitaalista työhyvinvointia ja tulevaisuuden työelämää. Kaikki nämä aiheet liittyvät siihen, mitä modernin työn asiantuntijat tekevät Marskidatalla töissä, ja näin ollen podcastin nimikin oli nopeasti selvillä: #töissä.
Nimeä valittaessa on hyvä ottaa huomioon, että se on pitkälle kantava. Jokin ajankohtaiseen trendiin, sisäpiirivitsiin tai todella spesifiin aiheeseen keskittynyt nimi saattaa katkaista podilta siivet ensimmäisen kauden jälkeen. #töissä -podcast antaa nimenä mahdollisuuden jatkaa kausia lähes loputtomasti (jos näin haluaa tehdä), sillä sen sisälle mahtuu aiheita rajattoman paljon.
Lue täältä mitä #töissä -podcastin kulisseissa tapahtui:
Kurkistus #töissä - podcastin taustalle - Marskidata
Aivan aluksi on hyvä selkeyttää itsellensä, sekä koko muulle organisaatiolle, miksi tällaiseen ollaan ryhtymässä. Hyvän organisaatiokulttuurin, terveen ilmapiirin ja yhteisöllisyyden nimissä sisäistä viestintää ei voi olla ikinä liikaa! Tässä kohtaa, jos teillä on intra käytössä, on uutisen paikka, jossa kerrotaan perin pohjin mistä on kyse, ja miksi niin tehdään. Uutinen on julkaisun jälkeen hyvä linkata myös yrityksen käytössä olevaan sisäisen viestinnän kanavaan (kuten Microsoft Teams), ja muistaa tägätä koko organisaation näkemään kyseisen viestin. Jottei jokaista työntekijää tarvitsisi tägätä erikseen, tässä kohtaa on oiva paikka hyödyntää Teamsin tunnisteryhmiä.
Kuten aiemmin mainitsin, aiheita voidaan ammentaa jo olemassa olevista blogeista, somepostauksista tai referensseistä. Toinen hyvä lähestymistapa on kysyä suoraan omalta yleisöltä, mistä aiheista he haluaisivat kuulla. Uutiskirjeen, sähköpostin tai puhelinsoiton päässä saattaa olla asiakas, joka on aina ollut kiinnostunut tietämään lisää siitä, miten jokin teidän palvelunne käytännössä toimii, mutta ei ole löytänyt sopivaa rakoa kysyä asiasta sen enempää.
Kolmas potentiaalinen aiheinkubaattori syntyy, kun pallotellaan ideoita esimerkiksi eri tiimien välillä. Annetaan kaikille halukkaille oikeudet muokata samaa tiedostoa, tai heitellä ideoita Microsoftin Planneriin. Mitä ajatuksia myyjiltä tulee? Miten ne muotoutuvat, kun IT-asiantuntijat inspiroituvat niistä? Entä miten aiheet saadaan vastaamaan kohderyhmää askarruttaviin kysymyksiin?
Me käytimme tähän Microsoftin Planneria, jonne linkitettiin vieraslistat, jaksojen aiheet, saapumisohjeet studiolle ja kaikki muu materiaali, mitä podin tuottamisessa tarvittiin. Planner on kätevä myös siitä, että siellä saa tägättyä tehtäviä tietyille henkilöille, ja asetettua määräpäiviä, mihin mennessä ne tulee olla tehtynä. Kätevää!
Podin voi toteuttaa hyvin kevyillä varusteilla. Käytännössä tarvitaan vain tietokone, mikrofoni, rauhalliset tilat äänittämiselle, ja ohjelma, jolla nauhoituksen saa editoitua. Muutaman podcastin tuottaneena, voin suositella käytettäväksi kannettavaa tietokonetta, jotta nauhoittaminen eri sijainneissa on mahdollisimman helppoa. Myös jos podcastiin on tulossa vieraita, on yhden mikrofonin sijaan hyvä harkita useampaa mikkiä, mutta aloittaessa myös yhdellä (joka nauhoittaa useammasta suunnasta tulevaa ääntä kerralla) pärjää oikein hyvin.
Jos laitteiden hankinta omaksi ei houkuttele, lue täältä vinkki yrittäjälle:
Miten palvelulaitteet helpottavat yrittäjän arkea - Marskidata
Kaikista kustannustehokkainta on ottaa tehtävästä kiinnostunut työntekijä yrityksen sisältä. Kuitenkaan puoliväkisin tehtävään pakotettua työntekijää ei siihen kannata nakittaa, sillä kuuntelija huomaa tämän sisällön laadussa myöhemmin.
Jos mukaan kutsutaan vieraita, niin miten pidetään huolta siitä, että vieraat ovat ajan tasalla siitä, mitä milloinkin tapahtuu, milloin heidän tulee olla paikalla ja missä. Tässä taas on korostettava Planneria, Teamsia ja digitaalista kalenteria. Laittamalla Planneriin ylös kaikki ne vaiheet, joissa on kontaktoitava jakson vierasta, liittämällä kortteihin valmiit tekstit, miten vieraita lähestytään, sekä määrittämällä kuka asian hoitaa ja milloin, säästytään paljolta päänvaivalta. Lähettämällä vieraille kutsut oman jakson äänityksiin suoraan kalenteriin, ja merkkaamalla agendalle jakson rungon, on sekä asiakas, että jakson juontaja äänityspäivänä paljon valmiimpi käymään keskustelua aiheesta. Jaksoihin liittyvä sisäinen keskustelu on taas puolestaan enemmän kuin kätevää käydä Teamsin keskusteluissa, jolloin kaikki sovittu on helposti löydettävissä.
Kuuntele #töissä -podcastista miten Xamkilla kehitettiin sisäistä viestintää yhdessä Marskidatan kanssa:
Jos tarvitset apua laitteiden hankinnassa, intran rakentamisessa tai sisäisen viestinnän kehittämisessä, älä epäröi ottaa yhteyttä meihin!
– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä työtä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän, ja kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuu sitä kautta, hämmästelee Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.
– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?
Xamkin modernin työn projekti yhdessä Marskidatan kanssa käynnistyi entistä paremman sisäisen viestinnän tarpeesta.
– Tämän projektin punainen lanka on ollut se, että tiedon pitää kulkea ja töiden sujua koko Xamkin organisaation tasolla. Digitaalisia ympäristöjä on jo niin paljon, että me tarvitsemme yhteisiä pelisääntöjä, miten niissä toimitaan, jotta niistä saadaan kaikki irti ja samalla vältytään päällekkäiseltä työltä, kertaa Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.
Yhdessä Marskidatan asiantuntijoiden kanssa suunniteltu, kahdeksan kuukauden pituinen modernin työn projekti sisälsi kolme osa-aluetta: sisäisen viestinnän pelikirjan, Teams-ympäristön koulutukset sekä modernin työn valmennuskokonaisuuden.
Xamkin sisäisen viestinnän pelikirjan rakentaminen käynnistyi työpajoilla lokakuussa 2021. Alun perin työpajoja oli suunniteltu pidettäväksi kolme, mutta keskustelun edetessä työpajakertoja lisättiin vielä kaksi.
– Meillä oli tietty projektiryhmä kiinnitettynä pelikirjan tekemiseen, mutta sen lisäksi halusimme päästää koko henkilöstön osallistumaan työhön, kertoo Pukkila-Nupponen pelikirjan muotoutumisesta.
Xamkin sujuvan työn opas avattiin raakilevaiheessa koko henkilöstön kommentoitavaksi. Kommentointivaihe nähtiin tärkeänä muutosjohtamisen näkökulmasta, sillä se mahdollisti henkilöstön ajatusten esiintuomisen anonyymillä ja turvallisella alustalla. Kommentit paljastivat, mitkä olivat kuumia perunoita Xamkin työkulttuurissa.
– Kommenttikierros koettiin oppaan rakentamisessa hyödylliseksi. Saimme näkökulmaa siitä, mikä on tärkeää ja mikä turhaa, kuvailee Pukkila-Nupponen.
– Valmistuttuaan sisäisen viestinnän pelikirja nimettiin meillä Xamkilla Manuksi. Nyt meidän intrastamme löytyy siis Manu – sujuvan työskentelyn opas Xamkilaisille. Organisaatiossamme on henkilöstöä noin 900, ja Manun on tarkoitus linjata työntekoa mahdollisimman laajasti.
Xamkin esihenkilöt perehdytettiin sujuvan työn oppaan sisältöön, ja perehdytyksen lisäksi he saavat tarvittaessa viestintäasiantuntijoiden tukea oppaan linjausten hyödyntämiseen.
– Kaikki esihenkilöt siis sopivat omissa yksiköissään omat, tarkemmat käytäntönsä, mutta Manu tarjoaa Xamkin yleiset linjaukset heille taustatueksi. Osassa yksiköistä sujuvan työn oppaan hyödyntäminen ja käytänteet ovat vasta alullaan, kun taas osa yksiköistä on jo pidemmällä omassa työssään, kertoo Pukkila-Nupponen sujuvan työn oppaan jalkauttamisesta.
– Olemme saaneet esihenkilötasolta palautetta, että oppaasta on aidosti hyötyä. Se tarjoaa heille selkänojaa, mihin tukeutua, jos joissakin yksiköissä on esimerkiksi muusta organisaatiosta poikkeavat tavat toimia.
Teams-ympäristön koulutukset käynnistyivät pelikirjan rakentamisen rinnalle tammikuussa 2022 ja niitä järjestettiin yhteensä neljä. Ensimmäinen koulutus kohdistettiin sisällöltään esihenkilöille ja heidän Teams-käytön erityistarpeisiinsa, kun taas loput kolme koulutusta olivat avoimia koko Xamkin henkilökunnalle.
– Teams-koulutukset tekivät omalta osaltaan näkyväksi sujuvan työn opasta – emme siis olleet tekemässä vain ohjeistoa, vaan tarjosimme myös työkaluja käytänteiden viemiseksi arkeen. Koulutukset olivat napakan mittaisia ja henkilöstö osallistui niihin aktiivisesti, sillä jokaisessa koulutuksessa taisi olla reilu sata osallistujaa, luonnehtii Pukkila-Nupponen.
Koulutuksissa käsiteltiin Teamsia viestinnän työkaluna ja tehtävien hallinnassa, sekä tiedon ja dokumenttien hallinnan alustana. Kaikista koulutuksista tehtiin myös tallenteet ja ne tallennettiin Xamkin intraan, jotta tarvittava oppi olisi henkilöstön saatavilla myöhemminkin.
– Oli tärkeää käydä yhdessä läpi, missä esimerkiksi muokataan yhteisiä tiedostoja sekä mihin ja millä tavalla tiedostot tallennetaan, ettei samasta dokumentista synny monia eri versioita. Opin myös tekemään meemejä, eli aika rennoissa tunnelmissa Marskidata meitä koulutti!
Projektin aikana Xamkin SharePoint Online -intra integroitiin Teamsiin. Integroinnin myötä Xamkin viestinnän ja markkinoinnin tiimi keräsi myös hyödyllistä oppia siitä, miten muita sovelluksia on mahdollista integroida Teamsin kanssa.
– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä töitä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän. Kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuvat sitä kautta, hämmästelee Pukkila-Nupponen.
– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?
Modernin työn teemoja syventävä valmennuskokonaisuus starttasi maaliskuussa 2022 ja se sisälsi yhteensä kuusi tapaamista. Valmennukset olivat kaikille Xamkilaisille avoimia, mutta niihin pyydettiin ennakkoilmoittautuminen, sillä ennen jokaista tapaamista osallistujia pyydettiin valmistautumaan teemaan orientoivan ennakkotehtävän kautta.
Valmennusten aiheita olivat mm. teknologiavälitteinen vuorovaikutus, digitaalisen työympäristön erityispiirteet sekä sosiaalinen tuki etäopetuksessa. Tapaamisen ensimmäinen osio oli rentoa, teoriapainotteista luentoa. Tämän jälkeen osallistujat jaettiin pienryhmiin ja ohjattiin keskustelemaan käsillä olevasta aiheesta. Lopuksi kokemukset jaettiin vielä yhteisesti.
– Minusta valmennukset tarjosivat varsinkin esihenkilöille hyvää sisältöä. Tämä oli koko modernin työn projektin akateemisin osuus, jossa syntyi hyviä keskusteluja. Osallistujia oli vähemmän kuin Teams-koulutuksissa, ehkä noin 30 henkilöä per valmennuskerta, sillä osallistuminen vaati ennakkotehtävänkin vuoksi enemmän sitoutumista. Toivottavasti osasimme viedä valmennuksista hyödyt myös käytäntöön, Pukkila-Nupponen pohtii.
– Kyllä suosittelisin Marskidataa tuttavilleni. Heillä on selvästi osaamista modernin työn teemoista, mutta he ovat myös muotoilleet omat tuotteensa hyvin ja kehittävät niitä koko ajan. Marskidatan asiantuntijoiden kanssa on ollut mukava tehdä töitä, ja heiltä on saanut tuoretta näkemystä omaankin työhön, kertoo Pukkila-Nupponen.
Digitaalisten työympäristöjen kehitys ja uuden oppiminen ei luonnollisestikaan loppunut Marskidatan ja Xamkin yhteisen projektin päättyessä. Vanhat alustat monipuolistuvat jatkossakin uusilla ominaisuuksilla ja työnkuvaan ilmaantuu varmasti uusia digiympäristöjä.
– Tämä on hyvä kivijalka, mihin rakentaa. Eiväthän nämä projektin aikana oppimamme asiat ole olleet monimutkaisia, pitää vain hoksata miten näitä työkaluja voi käyttää. Lisäksi pidän tärkeänä, että olemme oppineet lisää ihmisten osallistamisesta ja siitä, miten voimme hyödyntää sitä täällä Xamkin arjessa jatkossakin, kiittelee Pukkila-Nupponen.
Kuuntele #töissä -podcastista miten Xamkilla kehitettiin sisäistä viestintää yhdessä Marskidatan kanssa:
– Marskidatan kouluttajat olivat kyllä varsin eteviä etäkouluttamisessa, sillä he saivat osallistettua kuulijoita paremmin kuin mitä odotin. Ehkä meillä ihmiset olivat myös vastaanottavaisia, sillä olivat nähneet tarpeen omassa työssään. Koulutukset olivat myös napakan mittaisia, joten ne oli helppo mahduttaa kalenteriin, Juvan kunnan hallintojohtaja Antti Kinnunen kertoo.
Juvan kunnan sisäisen viestinnän kehitystyö sai alkunsa jo ennen koronaa, sillä jatkuvasti pienenevät resurssit aiheuttivat paineen suoriutua töistä entistä tehokkaammin. Henkilöstö myös itse tunnisti tarpeen vahvemmalle digiosaamiselle.
– Loppusyksystä 2021 kuulimme ensimmäisen kerran Marskidatan modernin työn palveluista heidän paikalliselta edustajaltaan. Kun tämän jälkeen keskustelimme suoraan Marskidatan modernin työn asiantuntijan kanssa, huomasimme, että heidän palvelumuotoilullinen lähestymistapansa osui hyvin niihin ajatuksiin mitä meillä oli jo ollut. Olimme siis tienneet mitä pitäisi tehdä, mutta emme vielä olleet ratkaisseet, miten sen toteutamme, kertoo Juvan kunnan hallintojohtaja Antti Kinnunen.
Marskidata ja Juvan kunta toteuttivat yhdessä sisäisen viestinnän kehitysprojektin, joka sisälsi uuden SharePoint Online intran, uudelleen suunnitellun ja selkiytetyn Teams-ympäristön sekä henkilöstön osaamista tukevat Teams-koulutukset. Yhteistyö käynnistyi marraskuussa 2021.
Ennen Marskidata-yhteistyötä Juvan kunnan organisaatioon rekrytoitiin uusi järjestelmäasiantuntija, ja hänen osaamisensa avulla Microsoft 365 -työkalujen käyttöönottoa ajettiin vahvasti eteenpäin.
– Olimme jo aiemmin hankkineet käyttöömme Microsoft 365 -lisenssejä, mutta vasta korona räjäytti Teamsin käytön meillä ihan niin kuin muuallakin. Tarve sähköiselle yhteydenpidolle tuli koko organisaatioon kerralla, ja koulutkin siirtyivät etäopetukseen melkein yhdessä yössä, kertoo Kinnunen.
Sisäisen viestinnän kehitysprojekti Marskidatan kanssa käynnistyi Juvan olemassa olevan Teams-ympäristön rakenteen uudistamisella.
– Meidän Teamsimme rakenne oli jo käytössä muotoutunut melko sekavaksi, sillä tiimejä ja kanavia oli kertynyt jo ehkä turhankin paljon. Marskidatan asiantuntijan avulla lähdimme yksinkertaistamaan kokonaisuutta. Projektin aluksi pidimme Marskidatan kanssa pari työpajaa, jossa kartoitimme nykytilaa ja asetimme tavoitteita, kertoo Kinnunen.
Henkilöstön digiosaamisen tueksi Marskidata järjesti kuusi tiivistä Teams-koulutusta. Ensimmäisiin koulutuksiin osallistui kunnan omien työntekijöiden lisäksi myös valtuustossa elokuussa aloittaneita luottamushenkilöitä, sillä valtuusto oli vasta siirtynyt perinteisistä toimintamalleista digiympäristöön ja Teams-osaamiseen kaivattiin vahvistusta luottamushenkilöidenkin joukossa.
– Marskidatan kouluttajat olivat kyllä varsin eteviä etäkouluttamisessa, sillä he saivat osallistettua kuulijoita paremmin kuin mitä odotin. Ehkä meillä ihmiset olivat myös vastaanottavaisia, sillä olivat nähneet tarpeen omassa työssään. Koulutukset olivat myös napakan mittaisia, joten ne oli helppo mahduttaa kalenteriin, kertoo Kinnunen tyytyväisenä.
Teams-koulutukset järjestettiin joulukuun 2021 ja helmikuun 2022 välillä, ja niiden teemoina olivat muun muassa tietojen jakaminen, kokoustaminen, Teamsissa keskustelu ja ryhmätyöskentely. Keskeistä koulutuksissa oli, että jokainen osallistuja pääsi myös itse tekemään harjoituksia Teams-ympäristössä.
Intraan liittyvä työ käynnistyi tammikuussa 2022, joten sen aikataulu limitettiin jo aiemmin käynnistyneiden Teams-ympäristön kehittämisen sekä koulutusten kanssa.
– Aloitimme myös intran kehitystyön työpajoilla, joissa avainhenkilöistä kootun projektiryhmän kanssa ideoimme intralle oikeanlaista rakennetta ja toiminnallisuuksia yhdessä Marskidatan asiantuntijan kanssa. Mukana oli ihmisiä eri osastoilta, kuvailee Kinnunen.
Marskidata vastasi intranetin teknisestä toteutuksesta suunnitellun rakenteen mukaisesti. Tämän jälkeen SharePoint Onlinen käyttöä varten järjestettiin sisällöntuotantoa käsittelevät koulutukset sekä näiden lisäksi avoimia tukitunteja, jossa Juvan henkilöstö sai tarpeen mukaan kysyä intraan liittyvistä, vielä epäselvistä asioista. Teamsiin myös perustettiin yhteinen keskusteluryhmä, jossa Marskidatan asiantuntijat pääsivät kätevästi vastaamaan Juvan kunnan intran kanssa työskentelevien henkilöiden kysymyksiin.
– Intraprojekti valmistui Marskidatan osalta sovitusti, mutta kyllähän sen kehittäminen vaatii meiltä jatkuvaa työtä ja sisällöntuottajien aktiivisuutta. Hallinnon ja henkilöstön asiat sekä yleisen tiedottamisen olemme saaneet siellä jo hyvin toimimaan, kuvailee Kinnunen.
Sisäisen viestinnän siirtyminen sähköpostista Teamsiin on Juvalla hyvässä vauhdissa, joskin vanhoista tavoista pois oppiminen ottaa aikansa.
– Kyllä meillä muutoksia arjessa on huomattu, ja ihmiset ovat oppineet koko ajan paremmin hyödyntämään uusia työkaluja. Teamsin rakenteen yksinkertaistamisen myötä tiimien käyttö on vähentynyt, mutta olemme oppineet käyttämään keskustelupuolta paremmin. Tietyt keskusteluryhmät kun on kiinnitettynä omaan näkymään, niin siellä jokapäiväinen keskustelu sujuu hyvin. Myös tiedostojen yhteinen muokkaaminen Teamsissa onnistuu jo mukavasti, Kinnunen kuvailee työskentelyä loppukesällä 2022.
Marskidata oli Kinnuselle jo tuttu yhteistyökumppani, mutta aiemmat projektit olivat olleet modernin työn hanketta huomattavasti pienempiä.
– Olen oppinut tuntemaan Marskidatan tulostus- ja kopiokonekauppiaana, mutta heidän ratkaisunsa ottaa palvelumuotoilullinen näkökulma omaan tarjoomaansa oli napakymppi. Tästä projektista jäi positiiviset kokemukset, kun tällainen rinnallakulkija löytyi mukaan tähän digitalisaation ajamiseen meidän omaan organisaatioomme. Eihän tätä maailmaa tässä valmiiksi saatu, mutta hyvä on alku, summaa Kinnunen.
