Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Marskidatan #töissä - podcastissa tutustutaan moderniin työhön, ja siihen, miten digitaalisuus koskettaa eri aloja. Podcastia juontaa Marskidatan modernin työn asiantuntija ja Team Leader Emma Klén ja tuotannosta vastaa Marskidatan Marketing Specialist Laura Putkonen. Ajatus podin tekoon lähti siitä, että Klén halusi löytää tavan tuoda modernin työn näkökulmia paremmin esille. Samalla hän koki tarpeelliseksi päästä keskustelemaan digitaalisuudesta muiden digitaalisen muutoksen parissa työskentelevien henkilöiden kanssa. Podcast on tuotettu rennolla otteella ja ihmisläheisesti, ja jaksot ovat täynnä tarttumapintaa sekä keskustelua herätteleviä ajatuksia.

#töissä-podcastin suunnittelu toteutettiin Microsoftin työkaluja hyödyntäen. Plannerin avulla työvaiheet saatiin eriteltyä omiksi korteiksi, joihin voitiin liittää kyseiseen vaiheeseen liittyvät tiedostot helposti saataville. Korteille määritettiin vastuuhenkilöt ja määräpäivät tehtävien valmistumiselle, ja näin ollen kaikki pysyivät ajan tasalla siitä, missä vaiheessa tehtävät etenevät. Podcastin jaksojen aiheiden ja sisältöjen ideointi toteutettiin Teamsin avulla etäkokouksia ja keskustelukanavaa hyödyntäen. Äänityspäivät ajastettiin sopiviksi Klénin ja Putkosen kalentereihin Teamsin kalenteria hyödyntäen.

Tiesitkö, että modernin työn asiantuntijamme auttavat sinua myös viestinnän tehostamisessa? Lue referenssitarina: Parikkalan Valo Oy – sisäinen viestintä yhteen kanavaan Microsoft Teamsin avulla - Marskidata

Äänitykset ajoittuvat kevääseen ja alkukesään 2022. Äänityspäivät alkoivat studion valmistelulla. Putkonen asetti äänitys- ja kuvauslaitteet valmiiksi, samalla kun Klén perehtyi päivän aiheisiin. Seuraavaksi vastaanotettiin vieraat studiolle. Jakson äänityksen jälkeen ääniraita tallentui suoraan tietokoneelta OneDrive-pilvipalveluun, jonne myös videomateriaalit tallennettiin suoraan älypuhelimilta. Tärkeimmiksi työvälineiksi huomattiinkin kannettava tietokone, älypuhelin, mikrofoni ja reipas mieli. Myös toimiva nettiyhteys oli tiedostojen tallentamisen kannalta välttämätön.

Tiesithän, että kauttamme saat kaikki työssäsi tarvitsemat IT-laitteet yksittäisestä hiirestä tehotyöasemaan. Lue lisää tarjonnasta: IT-laitteet ja ohjelmistot - Marskidata

Kun jaksot saatiin editoitua valmiiksi, ladattiin niistä osa sisäisesti SharePointissa Marskidatan henkilöstön kuultavaksi. Myös editoituja videoita jaettiin samoja yhteisiä tiedostokansioita hyödyntäen. Kun markkinointi tehdään sisältä ulospäin, varmistetaan oman yhteisön sitoutuminen uuteen kanavaan. Julkaisuvalmiit jaksot ladattiin podcastin hostauspalveluun, jonka kautta ne tulevat ajastustoiminnon avulla julkisesti kuunneltaviin Spotifyihin. Jaksot on ajastettu julkaistavaksi viikoittain joka tiistai kello 11. Yhteensä jaksoja tulee 13. Jaksoja voi kuunnella täältä: #töissä

Klén ja Putkonen ovat yhtä mieltä siitä, että podcastin toteuttaminen oli hauska ja opettavainen kokemus. Klénin mielestä projektissa parasta oli vieraiden tapaaminen kasvotusten, ja ajatusten vaihtaminen digitaaliseen muutokseen ja työntekoon liittyen. Hän huomasi myös yllättyneensä siitä, miten paljon yhtymäkohtia kaikkien vieraiden kanssa aiheista löytyi, vaikka teemaa katsottiin hyvinkin erilaisista näkökulmista. Putkoselle podcast oli oiva tapa tutustua paremmin mikkeliläisiin ja paikallisiin yrityksiin, sillä Helsingistä Mikkeliin muuttaneena kaikki oli hänelle vielä uutta. Yhtenä tärkeimmistä opeista Klén ja Putkonen havaitsivat heti ensimmäisen jakson äänityksen jälkeen, että liiallinen jaksojen käsikirjoittaminen ja runkokysymyksiin vastaamiseen valmistautuminen haittaa spontaania ja rentoa keskustelua. Näin ollen vierailta toivottiin, etteivät mieti liikaa sitä, mitä aikovat omassa jaksossaan puhua. Näin saavutettiin aito keskusteluun heittäytyminen.

Projektin aikana herättiin huomaamaan, kuinka hyödyllinen työkalu podcast voi olla myös sisäisessä viestinnässä erityisesti suurissa organisaatioissa. Podcastissa puhuja tulee lähelle kuuntelijaa, ja pääsee esittämään asioita oman persoonansa kautta. Tällöin laajat ja vaikeasti ymmärrettävät kokonaisuudet voi olla helpompi avata kuulijalle.

Erityisen hyödyllinen podcast voi olla erilaisille muutosta edistäville ryhmille, kuten vaikkapa johtoryhmille ja muutosagenttiverkostoille. Olisi upeaa, jos erilaisia viestintämahdollisuuksia hyödynnettäisiin laajemmin osana sisäistä viestintää. Kevyenkin podcastin tuottaminen vaatii kuitenkin osaamista ja aikaa, joten sitä ei kannata alkaa räpeltämään kasaan yksin.

Marskidatan Modern Work -tiimi tuottaa asiakkaille ideoita sisäisen viestinnän kehittämiseen, ja toteuttaa hyväksi havaitut yhdessä asiakkaan kanssa. Meiltä voit tilata sisäisen viestinnän podcast-toteutuksen esimerkiksi omaan M365-ympäristöösi. Asiantuntijamme auttavat rakentamaan, tuottamaan ja julkaisemaan podin sekä mittaamaan sen vaikuttavuutta yhteisössäsi.

Pari kuukautta on hujahtanut siitä, kun kaksi tuoretta tekijää aloitti Marskidatalla. Teemu System Specialistina Print Service -tiimissä ja Mariia Modern Works Specialistina Modern Work -tiimissä. Niin työnkuvat kuin taustat erovat paljon toisistaan, mutta se mikä yhdistää on aloittaminen samana päivänä ja perehdytyksen läpi käyminen Marskidatalla. Millainen kokemus on ollut Teemun ja Mariian mielestä? Miten Marskidatalla onnistuttiin ja miksi?

Perehdytyksen merkitys on suuri, työssä menestymisen kannalta. Hyvä perehdyttäminen myös sitouttaa työntekijän sekä lisää työhyvinvointia. Niin kutsutun sisäänajon tulisi olla suunnitelmallista, johdonmukaista sekä motivoivaa. Sitä tulee  myös arvioida sekä kehittää jatkuvasti. Muistettava on myös se, että kokemus yrityksestä työpaikkana alkaa jo paljon ennen työhaastattelua aloittamispäivästä puhumattakaan. Hybridityö asettaa myös omat haasteensa, jotka on osattava huomioida.

Ensivaikutelman luominen potentiaaliselle huippuosaajalle

Erityisesti silloin, kun ei ole aiempaa kosketusta yritykseen, on ensivaikutelmalla ratkaiseva merkitys. Mariia lähestyi yritystä suoraan ilman, että paikkaa oli avoimena. Palvelumuotoilijana minulla on aina asiakaskokemuslinssit päässä. Kiinnitän huomiota siihen, millainen kokemus minulle muodostuu ja onko yrityksen toiminta linjassa sen kanssa, mitä se itsestään viestii eri kanavissa. Marskidatalla se oli, draivi oli selvästi päällä.

Sähköpostien ja puhelinkeskusteluiden sävy oli positiivista ja arvostavaa.  Vaikka yhteen sähköpostiin vastausta ei kuulunut samana päivänä, viivästys perusteltiin ja sitä pahoiteltiin aidosti. ”Jos sävy olisi ollut yhtään tyly tai viivettä ei olisi pahoiteltu tai perusteltu lainkaan, olisin antanut olla.”

Työhaastattelussa linja jatkui. Haastattelut toteutettiin Marskidatan Mikkelin toimistolla, jossa tilat ovat modernit ja suunniteltu ajanmukaisiksi. Vastassa ovella oli toinen haastattelijoista, kahvit mukaan ja linjoilla yhdessä neukkarissa oli toinen haastattelija hymyillen. Tunnelma oli rento ja aito into tekemiseen välittyi vahvasti. Pisteenä ii:n päälle minun ajastani, lähtiessäni kiitettiin sanojen lisäksi lahjakassilla.

Suunnitelmallista perehdyttämistä hybridityöhön

Kun aloitimme, molemmille oli työpiste valmiina työvälineineen ja tervetulotoivoksineen. Päivän ohjelma oli suunniteltu etukäteen. Liian usein perehdytyksessä muistinvaraisesti kaadetaan tietoa niskaan ilman loogista järjestystä. Nyt apuna käytettiin Microsoft 365 -ympäristön Planner-tehtävätyökalua. Sieltä löytyi meille molemmille valmiit asialistat linkkeineen ja ohjeineen. Osa listan asioista käytiin yhdessä läpi ja osan sai käydä itsenäisesti ja kuitata tehdyksi. Koko ajan pysyi itse kartalla siitä, mitä on ottanut haltuun ja mitä vielä tulee omaksua. Myös esimies pysyi kartalla missä mennään ja mitä asioita on käyty läpi.

Hyvin suunniteltu viestintäympäristö pelisääntöineen on yksi hybridityön onnistumisen kulmakivi. Jos et tiedä mistä kanavista tavoitat kollegat kun siirryt kotikonttorille, vaikuttaa se voimakkaasti kokemukseen työstä ja sen sujuvuudesta. Heti alussa meille kerrottiin, missä kanavissa viestitään ja miten, sekä missä ei viestitä sisäisesti. Ja miten viestitään ulkoisesti. Heti alusta lähtien tiesit, miten kollegat tavoitat, olit sitten missä tahansa.

Hyvin toteutettu hybriditoimisto myös tukee yhteisöllisyyttä. Teemu oli tehnyt aiemmin töitä enemmän yksin. Nyt kollegoiden saaminen ympärille innosti ja motivoi. Vaikka töitä tehdään eri kaupungeissa, tiimit ovat silti yhtenäisiä.

Uuden työntekijän 8 vinkkiä onnistumiseen hybridiajan perehdyttäjille

  1. Ymmärrä, että luot mielikuvaa työpaikasta potentiaaliselle huippuosaajalle jo ensimmäisessä vastaussähköpostissa tai puhelussa.
  2. Osoita, että arvostat hakijan kiinnostusta ja käyttämää aikaa.
  3. Suunnittele ja valmistele etukäteen perehdytyspäivät.
  4. Ole vastassa, kun uusi työntekijä saapuu paikalle.
  5. Organisoi perehdytys hyvin pilkkoen asiat osiin.
  6. Varmista, että kaikki tieto mitä perehtyjän tulee omaksua löytyy helposti ja kootusti senkin jälkeen, kun olet ne kertonut suullisesti. Käytä apuna esimerkiksi Microsoftin Planneria.
  7. Seuraa perehtyjän etenemistä, pyydä palautetta ja kehitä perehtymisprosessia sen mukaan.
  8. Huolehdi, että perehtyjä tietää mistä kollegat tavoittaa digitaalisesta toimistosta sekä fyysisistä tiloista.

Kun panostat perehdyttämiseen, niin pääset vaikuttamaan koko työntekijäkokemuksen rakentumiseen ja siihen, että rekrytoimasi huippuosaaja pääsee loistamaan työssään sitoutuen yritykseen täydellä teholla.

Marskidatan modernin työn tiimi koostuu kuudesta modernin työn asiantuntijasta. Usein meiltä kysytään, että mitä me modernin työn asiantuntijat oikein Marskidatalla teemme ja mitä kaikkia taitoja modernin työn asiantuntijoilta odotetaan.


Modernin työn asiantuntijan erityistaidot

Modernin työn asiantuntija tarvitsee työssään erityisesti ihmis- ja käyttäjälähtöistä ajattelutapaa, ajantasaista osaamista työelämäarjen teknologioista sekä fasilitointi-, koulutus- ja valmennustaitoja. Sosiaaliset taidot, luonteva esiintyminen ja empatiakyky ovat hyvän modernin työn asiantuntijan perusominaisuuksia. Lisäksi työssä tarvitaan luovuutta, jatkuvaa oppimishalua, kokonaisuuksien hahmotuskykyä, konseptointi- ja kiteytysosaamista sekä iso annos muutosmyönteisyyttä.

Onko modernin työn asiantuntijalle jotain muodollisia pätevyysvaatimuksia?

Modernin työn asiantuntijan pätevyysvaatimuksena on soveltuva tutkinto, mutta enemmän merkitsee henkilön osaaminen ja valmiudet modernin työn asiantuntijana toimimiseen. Modernin työn asiantuntijana voi työskennellä esimerkiksi ylemmän tai alemman korkeakoulututkinnon suorittanut muotoilija, viestinnästä filosofian maisteriksi valmistunut tutkija, liiketoiminnan kehittämiseen erikoistunut tradenomi tai sosiaali- ja terveysalalla ohjaustehtävissä työskennellyt henkilö.

Vaatimukset asiantuntijalle ovat yksilöllisiä työnantajan liiketoiminnasta riippuen. Kovemman luokan teknistä osaamista varten tarvitaan jo IT-asiantuntijalle sopiva tutkinto ja päälle palveluntarjoajan tekniset sertifikaatit, kuten esimerkiksi Microsoft-sertifikaatit.  Meillä Marskidatalla näitä voi lähteä suorittamaan myös työn ohessa, jos osaaminen, valmiudet ja innostus riittää!

Mitä kaikkea modernin työn asiantuntijat Marskidatalla oikein tekevät?

Modernin työn asiantuntijat tekevät Marskidatalla erilaisia projekteja kahden eri palvelualueen alla:

Viestintä- ja tiedonhallintaympäristöjen muotoilun projektiin voi liittyä monia elementtejä henkilökunnan kehitystyöhön osallistamisesta intraratkaisun toteuttamiseen. Modernin työn asiantuntijat pyrkivät yhdessä asiakkaidemme kanssa tekemään sisäisestä viestinnästä ja yhteistyöstä sujuvampaa organisaatio kerrallaan, ja ovat siten vaikuttamassa koko yhteiskunnan kasvuun uudessa ajassa. Viestintä- ja tiedonhallintaympäristöjen muotoilu on tyypillisesti operatiivisella tasolla tehtävää työtä, johon osallistuu käytännön toteutuksista vastaavia henkilöitä.

Valmennuksen ja konsultoinnin projekteissa tarjoamme asiakkaillemme tukea ympäristöjen käytössä, ihmisten osaamisen kehittämisessä ja muutoksen läpiviennissä. Lisäksi usein suunnittelemme esimerkiksi organisaation yhteiset pelisäännöt ja niiden jalkautus arkeen. Valmennus- ja konsultointityö on tyypillisesti strategisella ja taktisella tasolla tehtävää työtä, johon osallistuu lähes aina organisaation johto.

Palkitsevimmat ja haastavimmat jutut modernin työn asiantuntijan työssä

Parasta modernin työn asiantuntijana työskentelyssä on auttaa ihmisiä arjen haasteissa ja innostua yhteiskehittämisestä erilaisten ihmisen kanssa yhä uudelleen ja uudelleen. Merkityksen tunnetta työlleen ei tarvitse aamuisin etsiä!

Toimin Marskidatan modernin työn tiimin Team Leaderina ja siinä tehtävässä parasta on nähdä omien tiimiläisten loistaminen arjen monipuolisissa asiakastilanteissa ja kasvaminen asiantuntijoina. Tärkein tehtäväni on ollut tiimini luottopakki, joka varmistaa tiimin ja tiimiläisten hyvinvoinnin sekä luottamuksen ilmapiirin rakentumisen mahdollisuudet. Huumorin, ilon ja vastoinkäymisten jakaminen yhdessä on avain tiimikulttuurille, jossa modernin työn asiantuntija voi menestyä.

Miten pääsen modernin työn asiantuntijaksi?

Modernin työn asiantuntijaksi pääsee helpoiten kysymällä töitä suoraan toimijoilta, jotka tarjoavat asiakkailleen modernin työn palveluita. Ensiksi kannattaa selvittää, miltä kulmalta kyseinen yritys palveluja tuottaa, eli onko keskiössä esimerkiksi palvelu- ja viestintämuotoilu vai tekninen superosaaminen. Panosta hakemukseen, soita, kysy lisää – tuo osaamisesi, valmiutesi ja urahaaveesi esille kiinnostavalla itsesi näköisellä tavalla. Jos haluat kuivaksi konsultiksi, ei kannata ainakaan Marskidatalle hakea! 😀

Miten modernin työn asiantuntijaksi haluavan kannattaisi kehittää itseään?

Opiskele Microsoft 365 -tuoteperhettä ja muita työarjen suurimpia teknologioita niin pitkälle kuin pystyt ja siirry sen jälkeen kursseille tai sopivaa tutkintoa suorittamaan. Harjoittele etävalmentamaan ja monipuolista osaamista sisäisen viestinnän kehittämisestä. Pysy kartalla siitä, mihin digitaalisten työympäristöjen kehitys on menossa.

Modernin työn asiantuntijoiden työllistymismahdollisuudet

Noin 95 % olemassa olevista asiakkaistamme tarvitsee jossain määrin tukea digitaalisen työympäristön ja työyhteisöviestinnän kehittämisen kanssa. Oman työn ohella on vaikeaa ottaa laajoja kokonaisuuksia haltuun itsenäisesti, ja innostuksen lisäksi, niiden ymmärtäminen vaatii myös kokemusta ja syvää teknistä asiantuntemusta. Tämän vuoksi potentiaalia alalla on todella paljon, ja ihmislähtöistä kehittämistä tarvitaan ICT-alalla erityisesti nyt pandemian jälkeisessä ajassa. Jos perusosaaminen on kunnossa, ja innostusta teknologioihin ja sisäisen viestinnän kehittämiseen riittää, työllistymismahdollisuudet ovat hyvät myös yrityksen omiksi resursseiksi.

Varoitus tämän blogitekstin lukijalle:
Blogi sisältää raakaa yleistystä. Jatka lukemista omalla vastuulla.

Jokainen meistä tietää, että yritystoiminnan pitää olla kannattavaa, jotta yritys pysyy pinnalla ja säilyttää paikkansa markkinassa. Kukaan ei ylläpidä liiketoimintaa vain siksi, että firman johtaminen, ihmisten työllistäminen tai uusien tuotteiden ja palveluiden markkinoille tuominen on niin hauskaa. Kaiken tekemisen takana ovat eurot. Poikkeuksiakin ilman muuta löytyy, esimerkiksi pienimuotoista yritystoimintaa harrastavat, mutta ei mennä niihin tässä tekstissä sen tarkemmin. Jotta liiketoiminta tuottaa jotain muutakin kuin iloista hymyä ja lämmintä kättä, tarvitaan vedenpitävä strategia. Vieläkö ollaan itsestäänselvyyksien äärellä?

Strategiatyössä meitä ohjaavat monenlaiset liiketoiminnalliset tavoitteet. Ne voivat liittyä liikevaihdon kasvuun, korkeampaan henkilöstötyytyväisyyteen, reklamaatioiden määrän vähenemiseen, toimipisteverkoston laajenemiseen ja niin edelleen. Jokaisessa yrityksessä määritellään se, mitkä ovat kussakin tilanteessa tärkeimmät menestyksen avaimet ja tavoitteet, joihin fokusoitua.

Jos et ole hetkeen istunut strategiatyöpajassa, niin mennään sinne nyt kuvitelmissamme. Ajatellaan, että olemme yritysjohtajia (kaikkien ei välttämättä tarvitse edes tyytyä kuvittelemaan). Istumme virtuaalisessa tai fyysisessä neukkarissa ja pohdimme, minkälaisia linjauksia meidän on tehtävä, jotta voimme päästä tavoitteisiimme. Piirtelemme strategisia suuntaviivoja toiminnallemme. Meitä voi olla tässä neukkarissa kirjava joukko: asiantuntijoita, esimiehiä ja päättäjiä. Saatamme hyödyntää strategiatyössä ulkopuolista konsulttia. Jos oikein hyvin käy, meillä istuu täällä seuranamme myös yrityksemme henkilökuntaa, niitä tärkeitä tyyppejä, jotka kentällä hääräävät.

Nyt menee lujaa! Kynät sauhuavat, post-it laput lentelevät ja fläppitaulu alkaa täyttyä hyvistä ideoista. Kimmo peräänkuuluttaa markkinointiin satsaamista nykyaikaisemmilla keinoilla, kuten webinaareilla. Mirja pohtii, että uusi talousassistentti vapauttaisi työaikaa talouspäälliköltä. Antti on vannoutunut työhyvinvoinnin puolestapuhuja ja näin ollen hän ehdottaa, että turhat palaverit on lopetettava – kenenkään ei ole hedelmällistä istua aamusta iltaan pelkissä palavereissa, se on sitä paitsi puuduttavaakin. Emilia komppaa vahvasti Anttia, mutta hän liputtaa ketterien menetelmien puolesta ja näkee turhat palaverit työn tehokkuuden sabotoijana. Viimeisimpänä, muttei vähäisimpänä ääneen pääsee Kaitsu, yrityksen toimitusjohtaja, jonka mielestä yksi tärkeimpiä asioita on saada dokumenttienhallinta tietoturvalliseksi ja helppokäyttöiseksi. Tämän pohjalta päätetään heti, että hankitaan toimiva järjestelmä dokumenttienhallintaan.

Strategiatyöpajat tulevat ja menevät… Niissä käsitellään samoja tärkeitä teemoja. Lopulta käyttökelpoisimmat ajatukset kootaan yrityksen omaan strategiakirjaan. Strategiakirja lisätään yrityksen intranettiin ja henkilöstöä informoidaan sähköpostitse saatetekstillä: ”Tutustukaa yrityksemme uuteen strategiaan!” Vain muutama, työnantajalleen uskollisin työntekijä käy avaamassa strategiakirjan. Strategiakausi pyörähtää käyntiin ja elämä jatkuu entisellään. Jalkautuminen onnistuu tai ei onnistu. Käytännön toimenpiteitä kokeillaan vaihtelevalla menestyksellä: markkinoinnin vuosikelloon lisätään kuukausittaiset webinaarit, palkataan talousosastolle uusi henkilö ja henkilöstölle viestitään, että nyt loppui ne turhat palaverit.

Jos strategiakausi oli tässä muuttuvassa maailmassa liian pitkä, tarpeet ehtivät todennäköisesti jo vanhentua. Jos strategiakauden pituus oli ajateltu realistisesti, kohtahan sitä päästään jo kyhäämään uutta strategiaa. Ja tässä sitä taas ihmetellään, miksei meille tullutkaan lisää euroja kassaan tai miksei meidän henkilökunta voi paremmin kuin ennen. Tavoitteena oli saada yritys menestymään paremmin palkkaamalla lisää henkilökuntaa, panostamalla markkinointiin ja keskittymällä työhyvinvointiin. Mittaaminen tekee pahaa sielulle ja ruumiille. Taas yksi epäonnistuminen.

Haluatko onnistua seuraavalla kerralla? Tiesitkö, että jos yrityksessäsi on käytössä Microsoft 365-lisenssit, kaikki seuraavat asiat (ja monta muuta) olisi voitu toteuttaa yksinkertaisesti näiden lisenssien puitteissa:

Nyt sinua lukijaakin jo varmasti naurattaa. Ettäkö noilla edellä mainituilla Microsoftin ratkaisuilla strategiakausi olisi mennyt kerrasta purkkiin? No meillä on kyllä Marskidatalla aikamoisia modernin työn supersankareita. Emme tietenkään voi luvata seuraavan strategianne onnistumista (sehän riippuu myös teistä itsestänne), mutta nämä voidaan kyllä luvata:

Alkuvuosi lähti osaltani vauhdikkaasti käyntiin, kun aloitin Marskidatalla modernin työn dynaamisessa tiimissä. Marskidatan rentoon ilmapiiriin on ollut helppo solahtaa. Noin 60 hengen yritys on itsessään jo kokonsa puolesta tiimimäinen, ja kollegat oppii nopeasti tuntemaan yhteisiä asiakkaita palvellessa.

Oma kiinnostukseni moderniin työhön sai alkunsa SharePoint Onlinesta. Viestintätaustaisena tykästyin Microsoftin modernin intraympäristön mahdollisuuksiin sujuvoittaa ihmisten välistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta.

Tässä blogitekstissä seuraa erilaisia perusteluita sille, miksi muidenkin viestijöiden kannattaisi tutustua SharePoint Onlinen ihmeelliseen maailmaan.

1. Koko organisaatio voi viestiä

Modernina pilvipalveluna Microsoft SharePoint tukee hienosti vuorovaikutteisuutta ja osallistavan viestintäkulttuurin luomista. Viestintä ei ole enää aikoihin ollut viestintäosastoille keskitettyä, yksisuuntaista tiedottamista, ja tämä näkyy hyvin SharePointin ja siihen kytköksissä olevan Teamsin ominaisuuksissa. SharePoint Online antaa muillekin kuin ammattiviestijöille helpon ja nopean mahdollisuuden jakaa työhönsä liittyviä ajankohtaisia asioita.  Vuorovaikutus Teamsissa alkaa olla monille arkipäivää, mutta myös SharePointin puolelle saa luotua elementtejä, jotka tekevät viestinnästä monisuuntaista.

2. Uutispohjilla pääsee alkuun

Modernin SharePointin sivustot mahdollistavat sen, että työyhteisön eri tiimit ja osastot saavat tilaisuuden viestiä omasta työstään nykyaikaisella ja visuaalisesti miellyttävällä tavalla. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse lähteä itse luomaan alusta saakka, ellei erityisesti halua. Esimerkiksi SharePoint-uutisiin saa pohjia, jotka nopeuttavat ja helpottavat uutisen tekoa. Samalla pohjat luovat työpaikan digitaaliseen työympäristöön visuaalista tunnistettavuutta ja yhtenäisyyttä.

3. Kaikkea ei tarvitse nähdä

Vaikka uutisia voikin tehdä matalalla kynnyksellä, kaikki tieto ei välttämättä ole jokaisen työn kannalta yhtä oleellista. Informaatiotulvaa voi rajata muun muassa ohjailemalla uutisia näkymään oikeissa paikoissa ja sopiville yleisöille. Näin ollen kukin työntekijä saa juuri heille tärkeintä tietoa. Tämän ohella jokaiselle käyttäjälle tarjotaan SharePointin omalla henkilökohtaisella sivulla uutisia ja muuta sisältöä muun muassa sen perusteella, miten he ovat käyttäneet intraa. Eikä siinä vielä kaikki: myös muun muassa SharePointin hakutoiminto näyttää kullekin käyttäjälle yksilöityjä hakutuloksia. Oleellisen tiedon tarjoileminen on siis monella tapaa SharePointin ytimessä!

4. Sitä on niin helppo muokata

Modernin SharePoint-sivun osat ja verkko-osat ovat hyvin vaivattomasti muokattavissa, vaihdettavissa ja liikuteltavissa. Vaikka aiempaa kokemusta sisällönhallintajärjestelmistä ei olisikaan kertynyt, päivittämistä ei ole lähtökohtaisesti haastavaa oppia viestintäosaston ulkopuolellakaan. Tämän ohella SharePointin sivustoihin pohjautuva rakenne tekee ylläpidosta vaivatonta. Jos vaikkapa organisaation rakenteessa tapahtuu muutoksia, SharePointin sivustot saa vähällä vaivalla muutettua vastaamaan uutta suuntaa.

5. Ominaisuudet kehittyvät jatkuvasti

Pilvipalveluna SharePointiin tulee jatkuvasti uusia päivityksiä, jotka parantavat ja monipuolistavat käyttökokemusta. Microsoft kuuntelee käyttäjiä ja tuo heidän saatavilleen toivottuja elementtejä. Uusia juttuja on paitsi hyödyllistä myös hauskaa testata erilaisissa tositilanteissa. Viestintäammattilaisille uusien viestintäkanavien ja -keinojen hyödyntäminen saattaa olla aika tuttua puuhaa, joten SharePoint Online ympäristönä tuo oivan lisän viestijöiden työkaluvalikoimaan.

6. Teams tukee tiimien viestintää

Samat tiedon jakamisen periaatteet koskevat SharePointin ohella Teamsia, jonne tiimit voivat keskittää keskinäisen työskentelynsä. Vaikka tiimi työskentelisi kuinka tiiviisti yhdessä, tämä ei kuitenkaan tarkoita kaiken tekemistä käsi kädessä: työtila- ja kanava-asetuksilla tiimiläiset voivat itse määritellä, mistä asiasta antavat tai saavat ilmoituksia. Teamsin taustalta löytyy tietenkin SharePoint, jolloin tiimityötilojen ja koko organisaation välille saa luotua saumattomuutta järkevillä viestinnän pelisäännöillä.

Kysymyksiä? Modernin työn tiimi jeesaa

Jos SharePoint ja Teams viestintäympäristöinä kiinnostavat, me Marskidatan modernin työn asiantuntijat olemme valmiita auttamaan. Räätälöimme jokaisen kokonaisuuden asiakkaan tarpeita tarkasti kuunnellen.

Meiltä löytyy osaamista muun muassa M365-ympäristöjen

Lyhyen mutta vauhdikkaan aloituksen jäljiltä uskallan jo sanoa, että pystymme jeesaamaan aika monessa moderneihin työtapoihin liittyvässä asiassa – ihmisläheisellä asenteella ja draivi päällä!

Totuushan se on, että IT-alalla naiset ovat huomattavasti pienemmässä määrin edustettuna miehiin verrattuna (ei nimittäin tarvitse alan tapahtumissa paljoa naisten vessoihin jonotella). Se ei suinkaan tarkoita sitä, etteikö IT-alalla olisi tilaa naisille ihan kaikenlaisiin tehtäviin. On tosiaankin todella vanhentunut ajatustapa, että me naiset emme soveltuisi IT-alalle täysin tasavertaisesti ja tästä esimerkkinä toimii erinomaisesti meidän Marskidatan mimmit!

Mitä mimmit duunaa meillä Marskidatalla?

Meillä naiset työskentelevät laajalla skaalalla niin hallinnollisissa, myynnillisissä ja teknisissä tehtävissä, kuin myös kehitysprojekteissa, markkinoinnissa ja perehdyttämishommissa. Tätä listaahan voisi jatkaa vaikka kuinka pitkälle. Meidän katon alla toimii todella monta osaavaa ja ennakkoluulotonta mimmiä. Käydäänpä seuraavaksi läpi hieman tarkemmin, että minkälaisia alansa osaavia naisia meiltä löytyykään!

Emmin tehtäviin kuuluu muun muassa kehitystiimin Team Leaderina toimiminen, meidän sisäiset kehitysprojektit, rekrytoinnit ja perehdyttäminen, sekä viestintä ja markkinointi.


”Päivät ovat hyvin monipuolisia, työtehtävät vaatii kokonaisuuksien hallintaa. Alalle mahtuisi paljon lisää naisia, edelleen yllättää, miten vähän naisia alalle hakeutuu!”

Laura S. on meidän kirjanpidon rautainen ammattilainen. Hän toimii taloushallinnon Team Leaderina ja Lauralla on hallussa myös palkkahallinnon ja HR-puolen hommat.

Elisa puolestaan toimii modernin työn tiimissä kouluttajana ja konsultointitehtävissä.


”Työssäni koulutan eri kokoisten yritysten johtoa ja henkilökuntaa käyttämään tehokkaasti M365-työkaluja, jotta asiakasyrityksemme löytävät omaa työtään parhaiten sujuvoittavat työkalut ja näin voivat keskittyä ydinliiketoimintaansa.”

Heli kuuluu modernin työn tiimiin ja hänen tehtäviinsä kuuluu pääasiassa asiakasorganisaatioiden sisäisten viestintäympäristöjen kehittäminen ja rakentaminen.

Marjo pitää huolen Mikkelin toimistolla siitä, että kukaan paikan päällä käyvä asiakas ei jää palvelematta. Marjo on osa myös taloushallinnon tiimiä ja hoitaa taustatöitä myynnin tukena.

Laura P. touhuaa meillä tuoreena kasvona markkinoinnin puolella. Lauran tehtäviin kuuluu mm. webinaarien järjestämistä, asiakastapahtumien suunnittelua ja toteuttamista, sekä meidän markkinointikanavien pitäminen ajan hermolla, tässä alati uudistuvassa somen maailmassa.

Laura_Marskidata

Tiia toimii projektijohdon tehtävissä modernin työn tiimissä, erityisesti Tiialta löytyy osaamista Microsoft SharePointin kiemuroista.

Emma johtaa meidän modernin työn tiimiä ja toimii palvelu- ja viestintämuotoilun asiantuntijana.


”Päivät kuluu kollegojen, asiakkuuspäälliköiden ja asiakkaiden kanssa erilaisissa sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan kehittämiseen liittyvissä projekteissa ja tiimin toiminnan kehittämisessä. Tärkein tehtäväni on olla luottopakki omalle tiimille.”

Itse allekirjoittanut toimii taloushallinnon tiimissä Joensuun päässä. Päivät kuluu vahvasti myynnin taustatukena toimiessa, sekä laskutushommien parissa. Lisäksi MD Store, eli meidän yritysasiakkaiden verkkokauppa, on syntynyt minun käsieni kautta ja sen ylläpidolliset toimet kuuluvat myöskin päivittäisiin työtehtäviini.

Asenne ratkaisee aina

Tässäpä jo monenmoista esimerkkiä siitä, mitä kaikkea me naiset pystytään osaamisellamme IT-alalle tuomaan. Kaikkiin tehtäviin ei vaadita sitä teknisen alan korkeakoulututkintoa, sillä meiltäkin löytyy historialtaan ja koulutustaustaltaan monenlaista tyyppiä. Voisinkin sanoa, että asenne ratkaisee!

Itseänikin on yllättänyt se, että miten monipuolisesti IT-alalta löytyy erilaisia työtehtäviä ja hyvänä esimerkkinä siihen toimii tuo meidän verkkokauppa, MD Store. Itse päädyin sen pariin muutamien mutkien kautta, eikä vastaavasta hommasta ollut minulla aiemmin kokemusta. Ja niin vain, siitäkin huolimatta, meille valmistui toimiva verkkokauppa, joka palvelee tänä päivänä jo useampaa kymmentä meidän asiakastamme, helpottamassa heidän arkeaan.

Fakta on se, että vasta itse naisena IT-alalla työskennellessä, on omatkin silmät avautuneet tälle mahdollisuuksien määrälle, mikä alalla kytee ja omaakin osaamista on päässyt/pääsee laajentamaan ihan oman tahtotilan mukaan jatkuvasti, mahdollisuudet ovat käytännössä rajattomat! Näin kansainvälisenä naistenpäivänä voinkin käsi sydämellä todeta, että IT-ala on myös meidän naisten paikka, ihan siinä missä miestenkin.

Toivottavasti jatkossa siis nähdään enenevissä määrin niitä jonoja naistenkin vessoihin alan tapahtumissa!

Account Managerina kiitän ja kumarran aina saadessani kunta-asiakkuuden hoitooni. Se on myös luottamuksen osoitus työnantajalta, sillä onhan merkittävästä asiakuudesta kysymys. Tyypillisessä kuntaorganisaatiossa on yleisimmin noin 100–500 työntekijää ja kaupungeissa sitten jo tuhansia.  Mielenkiintoisia kohteita on paljon: hallinto, tekninen toimi, varhaiskasvatus, koulutoimi, nuorisotoimi, kirjastot. Kuinka monista palveluista kunta vastaakaan hyväksemme!

Kunnan palveluosastoilla IT-ympäristön on oltava iskussa: Itse fyysisten laitteiden lisäksi käytössä on erilaisia viestintä- ja tiedonhallintasovelluksia helposti kymmeniä. Monet näistä työkaluista voisi olla korvattavissa Microsoft 365 -tuotteilla, kuten Heli blogissaan kertoo. Vuonna 2016 saataville tullut Microsoft Teams on käytössä useimmissa kunnissa. Nopeasti kasvaneen digiympäristön myötä monessa kunnassa heräsikin kysymys: Paljon työntekijöitä paljon järjestelmiä – miten viestintä ja tiedonhallinnalle saadaan tolkku, järjestys ja pelisäännöt?

Seuraavat 10 arjen haastetta ovat yleisiä myös kuntaorganisaatiossa:

Microsoft 365 -ympäristössä on vastaukset näihin haasteisiin, mutta miten löytää juuri omaan organisaatioon sopivat sovellukset ja käyttökoulutus eri taitotason omaaville käyttäjille? Marskidatan modernin työn tiimi vastaa haasteeseen! Tiimillä on laaja asiantuntemus eri sovelluksista ja työnkuluista. Kokonaisuus viimeistellään kullekin käyttäjäryhmälle sopivalla käytännönläheisellä koulutuksella ja modernin työn pelikirjalla.


Mikä se sellainen modernin työn pelikirja on?

Sisäisen viestinnän ja Teams-ympäristön käytön pelisäännöt luodaan modernin työn pelikirjalla.

Kuusi tärkeää syytä, miksi modernin työn pelikirja tehdään:

Sisäisen viestinnän selkeät pelisäännöt edistävät työhyvinvointia!

Aito asiakaspalaute kuntaorganisaatiosta.


Moderni Sharepoint Onlinella toteutettu intranet

Miten tämä kaikki sidotaan vielä yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi? Intra mahdollistaa paremman tiedonkulun ja koko henkilökunnan osallisuuden yhteisistä asioista. On käytännöllistä, että yhdestä paikasta löytyy esimerkiksi modernin työn pelikirja, tietoa perehdyttämisestä, henkilöstöeduista, lomista, työterveydestä ja halutessa vaikka keskustelupalsta tai minikirppis. Intraan voidaan upottaa linkit tarvittaviin muihin järjestelmiin. Intra on digitaalisen työskentelyn keskus, sisältäen niin oman osaston kuin koko organisaation tietopankin. Lue lisää modernista intrasta System Spesialistimme Paavo Hynysen blogista

No nyt on digiasiat jo hyvällä mallilla. Entä jos kaikki tarvittava materiaali ei ole vielä digitaalisessa muodossa?

Asiakirjojen digitointi ja tehokas tiedon jakaminen

Paperisen asiakirjan saaminen käsiin ei ole aina helppoa, puhumattakaan jos on etätyöpäivä. Ja vaikka dokumentti olisi mukanasi, sen jakaminen voi olla aikaa ja rahaa maksava pullonkaula muutoin tehokkaissa prosesseissasi.

Fyysisten arkistojen digitointi on ennen kaikkea tietoturvallisuus- ja löydettävyyskysymys. Digitoidut tiedot ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Samalla ne ovat turvassa esimerkiksi kosteusvaurioilta ja muilta fyysisiltä uhilta. Merkittävä osa kunnan asiakirjoista on säilytettävä vuosikausia jo ihan lakisääteisesti. Vaikka digitointi on investointi, se pienentää tilantarvetta ja tehostaa ajankäyttöä ja sitä kautta tietenkin säästää kustannuksia.

Mitä kaikkea voidaan digitoida, esimerkkejä:

Tarjoamme yhteistyössä Canonin kanssa digitointipalvelun avaimet käteen-periaatteella. Kartoitamme tarpeenne ja tarvittavat työvaiheet. Huolehdimme myös prosessien uudistamisesta siten, että jatkossa kaikki dokumentit arkistoituvat suoraan sähköiseen muotoon. Tietoturvallisuus on palvelumme tärkeimpiä lupauksia. Palvelutuotantomme on laatusertifioitu.

Kiinnostuitko? Ota rohkeasti yhteys ja tilaa puolen tunnun maksuton konsultaatio suoraan kalenteristani!

Aiemmassa blogitekstissäni Digitaalinen työympäristö kirjoitin mitä digitaalinen työympäristö tarkoittaa. Pohdin kognitiivista ergonomiaa, työpaikkakulttuuria ja digitaalisen työympäristön muotoilua. Nyt kysyn, voisiko Microsoft Teams olla digitaalinen työpaikkasi?

Microsoft on kovaa vauhtia kehittänyt Teamsista yhä laajempaa ja monipuolisempaa työkalua. Teams on jo nyt valtavan joukon työväline, sillä vuoden 2020 loppupuolella Teamsia käytti päivittäin 115 miljoonaa ihmistä, mutta kuinkahan moni hyödyntää sitä kaikessa laajuudessaan? Teamsin ominaisuudet tarjoavat nimittäin mahdollisuuden rakentaa digitaalinen työympäristö lähes kokoaan Teamsin käyttöliittymän sisälle. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hyödyntämällä Microsoftin työkaluja ja sovelluksia monipuolisesti, pystymme tuomaan lähes kaiken tarvittavan tiedon, ohjelmat ja vuorovaikutuksen Teamsin sisälle. Tämän jälkeen on yksittäisen työntekijän itsensä valittavissa, mitä asioita hän suorittaa Teams-ympäristössä ja mitkä hän kokee paremmaksi avata omaan ikkunaan.

Mietitäänpä hetki perinteisiä työkaluja ja toimintoja, joita useat tarvitsevat työssään.

  1. To do -listat ja tehtävänjako
  2. Projektinhallinta
  3. Sisäiset tiedostot ja tiedonhallinta
  4. Tekstin käsittely, taulukot, visuaaliset esitykset
  5. Palaverit ja tiimityöskentely
  6. Sisäinen uutisointi ja viestintä
  7. Ajankäytön hallinta
  8. Työvuorot, niiden hallinta ja seuranta
  9. Erilaisten pyyntöjen hyväksymisprotokollat
  10. Kyselyt ja eri asioiden mittaaminen ja seuranta

Kaikki nämä ja paljon muuta on mahdollista tehdä kokonaan Teamsin sisällä.

Yhteistyön monet mahdollisuudet Microsoft Teamsissa

Vaikka yksilökeskeisyys on kasvanut yhteiskunnassa, silti tutkimusten mukaan työelämässä yhteistyön määrä on lisääntynyt. Sillä ei tarkoiteta pelkästään perinteistä palaverityöskentelyä vaan sitä, että tehtäväkokonaisuudet vaativat useamman henkilön yhteistä työpanosta monin eri tavoin. Onneksi Teams tukee yhteistyötä monipuolisesti. Voimme esimerkiksi luoda yhteisen kanavan tai keskusteluryhmän, jakaa tiedostoja, muokata niitä reaaliajassa, luoda projektisuunnitelmia, jakaa tehtäviä ja vastuita, järjestää videoneuvotteluita, jakautua palaverin aikana joustavasti pienryhmiin ja hyödyntää monia muita palaverinaikaisia yhteistyötä tukevia ja osallistujia aktivoivia ominaisuuksia. Voimme tuoda yhteiseen työskentelytilaamme tarpeellisia verkkosivuja, työkaluja ja monia muita asioita yhteiseen käyttöön. Lista on pitkä.

Samaan aikaan törmäämme siihen, että kaikille lukemattomille mahdollisuuksille tulee olla raamit ja yhteiset pelisäännöt, kuten kirjoitin aiemmassa blogitekstissäni. Ja jotta kaikkia ominaisuuksia pystytään sujuvasti hyödyntämään, tulee työntekijöillä olla riittävät tiedot ja taidot. Microsoft Teams ei myöskään ole staattisena pysyvä työympäristö, vaan sen tilat ja ominaisuudet kehittyvät jatkuvasti. Muistattehan siis kouluttaa työntekijöitänne tarpeeksi usein, jotta ette tipahda kelkasta.

Microsoft Viva vahvistaa Teamsin työpaikkakokemusta

Microsoft on tuonut käyttöömme vuoden 2021 aikana kokonaan uuden Viva-tuoteperheen, josta puhutaan työntekijäkokemusalustana. Se koostuu neljästä osasta, joista voit lukea tarkemmin Emmin blogitekstistä (Mikä Microsoft Viva? - Marskidata). Kaikki Microsoft Vivan ominaisuudet on tehty vahvistamaan työntekijän kokemusta sujuvasta digitaalisesta työpaikasta nimenomaan Teamsin sisällä. Se tukee työntekijän kehittymistä ja kehittymisen seuraamista, tuo organisaation sisäiset viestintäsivustot Teamsin sisälle ja sujuvoittaa tiedon löytymistä sekä tukee työhyvinvointia. Microsoft Viva edistää työpaikan omaa kulttuuria, jossa ihmiset voivat olla ja toimia parhaimmillaan riippumatta fyysisestä sijainnistaan ja käytössä olevasta laitteesta.

Yhtenäinen työpaikka vai monta eri toimitilaa?

Millainen sinun digitaalinen työympäristösi on? Pystytkö halutessasi pysymään koko työpäivän ajan yhdessä digitaalisessa ympäristössä vai joudutko vaihtamaan paikasta toiseen? Vaikka eri sovellusten välillä pomppiminen ei vaadi meiltä fyysistä ponnistelua, se voi kuitenkin pahimmillaan kuormittaa meitä kognitiivisesti. Jos sinulla on usein valtava määrä eri ikkunoita auki ja joudut jatkuvasti availemaan uusia sovelluksia, voi se olla kuormittavuudeltaan ikään kuin joutuisit vaihtamaan fyysistä toimitilaa jatkuvasti työtehtävien aikana.

Useampien työtilojen ylläpito on yleensä myös kalliimpaa ja sama koskee digitaalista työympäristöä. Voi olla, että työntekijöille on hankittu Microsoft 365 -lisenssit esimerkiksi perinteisiä Office-sovelluksia ja Teamsia varten, mutta lisäksi maksetaan myös muiden tahojen tarjoamista sovelluksista, joilla suoritetaan vain yhtä tai muutamaa toimintoa, kuten työvuorosuunnittelua tai projektinhallintaa. Monet näistä työkaluista voisi kuitenkin olla korvattavissa Microsoft 365 -tuotteilla, jolloin voitaisiin saavuttaa selkeitä säästöjä luopumalla ylimääräisistä kustannuksista.

Voisiko sinun digitaalinen työpaikkasi olla Microsoft Teamsissa?

Meidän on siis mahdollista suunnitella ja rakentaa organisaatiomme digitaalinen työpaikka Microsoft Teamsin käyttöliittymän sisälle, joka tarjoaa tuen itsenäiseen työskentelyyn, yhteistyöhön, työssäjaksamiseen, viihtymiseen ja sujuvaan työntekoon. Mikäli kaipaat tällaista suunniteltua ja huolella rakennettua digitaalista työpaikkaa, ota yhteyttä ja mietitään yhdessä, jos Microsoft Teams voisi olla teille sopiva digitaalinen työpaikka.

Fyysistä työympäristöä on kehitetty ja muovattu jo pitkään. Kaikille on tuttua fyysisen työympäristön ergonomia ja erilaisten tilojen toimivuus eri käyttötarkoituksiin. Tiedetään jo paljon siitä, miten monipuoliset ja joustavat työskentelytilat parantavat työhön keskittymistä, tehostavat ajankäyttöä, edistävät yhteistyötä ja lisäävät työssä viihtymistä. Ja kuinka nämä edistävät yrityksen tekemää tulosta.

Kun puhutaan perinteisestä toimistotilasta, odotamme sen mahdollistavan mm.

Oletko miettinyt, mitä digitaalinen työympäristö tarkoittaa?
Osaammeko vaatia siltä samoja asioita kuin fyysiseltä työympäristöltä?

Uskallan väittää, että jokainen meistä käyttää työssään jotakin digitaalista työvälinettä. Meillä kaikilla on siis jonkinlainen digitaalinen työympäristö. Mutta onko sinun työympäristösi syntynyt ikään kuin vahingossa sitä mukaan, kun uusia digitaalisia työvälineitä (esim. sovelluksia) on tullut käyttöön vai onko teidän organisaatiossanne käytetty aikaa digitaalisen työympäristön suunnitteluun?

Kuvittele mielessäsi perinteinen puusepän verstas täynnä monenlaisia työkaluja lojumassa pitkin lattioita ja oikean työvälineen löytäminen on vaikeaa. Työntekijät joutuvatkin välillä käyttämään vasaraa ruuvaamiseen ja liian isoa sahaa ohuen vanerin muotoiluun, koska verstaalle ei ole muistettu hankkia sopivia välineitä tai ne ovat hävinneet. Tällaista puusepän verstasta tuskin on, mutta tämä on monen tietotyöläisen arkea.

Onko digitaalinen työpaikkasi kasa erilaisia sattumanvaraisesti valittuja työkaluja, jotka lojuvat siellä täällä vai onko työvälineesi valittu huolellisesti vastaamaan tarpeita ja sijoitettu niin, että niiden hyödyntäminen on helppoa?

Digitaalisen työympäristön tulisi toimia niin, että se tukee työn tekemistä siinä missä fyysinenkin työympäristömme. Sen ei tule olla pakollinen paha tai kuormitusta aiheuttava, vaan parhaimmillaan se helpottaa ja nopeuttaa työn tekemistä. Hyvin suunniteltu ja rakennettu digitaalinen työympäristö mahdollistaa myös yhtä lailla työskentelyn yksin ja ryhmässä, yhteistyön asiakkaiden kanssa, taukojen pitämisen, omannäköisen työpaikkakulttuurin ja nopean avun saamisen kollegalta. Nykyään sen tulee myös usein mahdollistaa etä- ja hybridityöskentely.

Muista huolehtia kognitiivisesta ergonomiasta

Digitaalisen työympäristön ergonomiasta puhuttaessa tarkoitetaan kognitiivista ergonomiaa, joka on myös syytä ottaa huomioon työympäristöä suunniteltaessa. Miten mahdollistamme keskeytyksettömän työnteon? Miten pidämme huolta keskittymiskyvystämme? Entä riittävistä tauoista? Miten digitaalinen ympäristö tukee työpaikan kulttuuria?

”Kognitiivisen ergonomian tavoitteena on toiminnan tehokkuus, sujuvuus ja turvallisuus sekä hyvinvointi työssä. Jos käyttöliittymät ja ympäristöt eivät kuormita ihmistä tarpeettomasti, työskentely on sujuvaa, innostavaa ja motivoivaa.”
Lähde: Kognitiivinen ergonomia - Työterveyslaitos (ttl.fi)

Kahdeksan kysymystä, joilla voit arvioida kognitiivista ergonomiaasi:

  1. Kuinka usein joudut käyttämään aikaa organisaation sisäisen tiedon etsimiseen?
  2. Joudutko miettimään, millä välineellä lähestyt eri henkilöitä? Esim. valitsetko puhelun, sähköpostin, Teams-yksityisviestin vai tiimikeskustelun? Vai onko valinta aina itsestään selvä kaikille osapuolille?
  3. Kuinka pitkään pystyt keskittymään yhteen työtehtävään kerrallaan ilman keskeytyksiä?
  4. Suoritatko usein monia työtehtäviä samanaikaisesti / rinnakkain?
  5. Käytätkö paljon aikaa yhteistyön aikatauluttamiseen, esim. palaveriaikojen sopimiseen?
  6. Pidätkö taukoja ja kuinka usein?
  7. Näkyykö henkilöiden persoonallisuudet digitaalisessa työympäristössä?
  8. Jutteletko etätapaamisissa mustien ruutujen kanssa vai saatko nähdä ihmisten ilmeet ja eleet?

Oletteko etääntyneet toisistanne etätyöskentelyn aikana?

Monessa yrityksessä ja organisaatiossa on nyt huomattu, että työpaikan ilmapiiri on saattanut kärsiä pitkän etätyöjakson aikana. Työntekijät ovat ehkä etääntyneet toisistaan, työpaikan normaali rento ja hauska ilmapiiri on voinut lässähtää ja työssä viihtyminen sekä tyytyväisyys on saattanut päästä laskemaan. Hätäratkaisuksi on saatettu jopa valita pakotettu paluu toimistolle lähityöskentelyyn. On täysin ymmärrettävää, että olemme hukassa näiden asioiden kanssa. Kuten kollegani Teemu Seppänen kirjoittaa omassa blogitekstissään Osaamisen kehittämistä, kouluttautumista ja tutkimusta Marskidatan modernin työn arjessa, digitaaliset työympäristöt ovat meille täysin uusi ilmiö ja olemme uudessa sosiaalisessa todellisuudessa.

Sisäisen viestinnän pelisäännöt tukevat työpaikkakulttuuria ja kognitiivista ergonomiaa

Yksi keino, jolla voimme vaikuttaa työpaikkakulttuurin leviämiseen myös digitaalisessa työympäristössä on sisäisen viestinnän pelisäännöt. Luomalla yhteiset pelisäännöt eli pelikirjan sisäiseen viestintään, rajaamme toisaalta turhaa ja kuormittavaa viestintää ja toisaalta annamme luvan persoonien näkymiselle ja yhteiselle kulttuurille.


Pelisääntöjen lisäksi tarvitsemme koulutusta, jotta jokainen meistä ymmärtää viestinnän pelisääntöjen merkityksen ja uskaltaa olla oma itsensä myös digitaalisella työpaikalla. Tottumattomalle GIF-animaatioiden, meemien ja kehumistyökalun käyttö sekä palaverissa vitsailu voi tuntua turhalta ajankäytöltä. On kuitenkin tärkeä muistaa, että mikäli fyysisellä työpaikalla on ollut tapana heittää huulta ja keventää tunnelmaa puujalkavitseillä, näiden totuttujen sosiaalisten tapojen puuttuminen digitaalisesta työpaikasta etäännyttää meitä toisistamme. Monet meistä ovat kuitenkin arkoja ”tuhlaamaan aikaa” vitsailuun Teamsissa. Kun saamme niin sanotusti virallisen luvan pelisääntöjen muodossa, rohkaistumme levittämään omaa persoonaamme myös digitaalisessa työympäristössämme. Tärkeintä on kysyä: miksi voisimme vitsailla ja nauraa vain fyysisellä työpaikalla, mutta emme digitaalisella työpaikalla?

Jos huomasit, että tarvitsette tukea digitaalisen työympäristön muotoilussa tai viestinnän pelisääntöjen luomisessa, ota rohkeasti yhteyttä. Mikäli kaipaat lisätietoa Marskidatan modernin työn palveluista, lue blogiteksti Moderni työ - mitä se on?.

Työn tekeminen on viimeisen reilun parin vuoden aikana ollut ehkä suuremmassa murroksessa kuin koskaan aiemmin. Isot yritykset ovat jälleen määränneet työntekijöitään etätöihin, erilaisia vierailukieltoja alkaa yrityksissä taas olemaan ja työntekijät tekevät yhä suuremman osan työstään, jos nyt ei täysin etänä niin ainakin vahvasti hybridinä, missä osa työntekijöistä on aina toimistoilla ja osa etänä.

Tämä on näkynyt taas Teamsin käytön lisääntymisenä. Asiakkaidemme osalta syksyn 2021 aikana kuukausittaisen Teams-kokousten määrät ovat kasvaneet 10–50 %. Syksyllä 2020 keskimääräinen Teams-kokousten kesto asiakkaillamme oli 72 minuuttia, nyt tuo kesto on laskenut 67 minuuttiin. Ehkäpä tässä pandemian aikana on onnistuttu hieman tiivistämään kokouksia, mikä mielestäni on loistava juttu!

Ketkä kaikki mukaan kokouksiin?

Teams-kokouksia on vähän turhankin helppo pistää pystyyn ja kutsua niihin ”varmuuden vuoksi” porukkaa isolla kädellä. Kokouksiin kutsuttavien suhteen on hyvä tapa käyttää yleisesti tunnettua RACI-matriisia. Tämä määrittelee oivallisesti ne, keiden pitää oikeasti olla mukana kokouksessa.

R-henkilöt (vastuullinen) ovat päätöksentekijöitä kokouksen aiheesta ja ilman muuta heidät on kutsuttava mukaan, A-henkilöt (vastuussa oleva) kantavat vastuun lopputuloksesta ja myös heidät on kutsuttava mukaan kokoukseen. C-henkilöt (konsultoiva) ovat konsultoivassa roolissa ja he voivat osallistua esimerkiksi osaan kokouksesta paikalla. I-henkilöt (tiedotettavat) ovat roolissa, joille tiedotetaan aiheesta. Heitä ei pidä kutsua mukaan vain kuuntelemaan, vaan heille informoidaan tarpeelliset asiat sitten kokouksen päätyttyä.

Me Marskidatalla olemme tehneet pelisäännöt sisäisiin kokouksiin

Nämä sisäisten kokousten pelisäännöt ovat yksi osa Marskidatan sisäisen viestinnän pelikirjaamme. Pelikirjassa olemme kirjanneet ylös pelisäännöt ja odotukset esimerkiksi Teamsissa ja muissa digitaalisen työympäristön sovelluksissa toimimiselle. Pelikirja toimii myös sisäisen viestinnän perehdytysmateriaalina.

Missä niitä kokouksia sitten pidetään?

Meillä Marskidatalla olemme lähteneet ratkaisemaan haastetta modernisoimalla toimitiloja. Aikaisemmin esimerkiksi Mikkelin toimistolla, meillä oli käytettävissä ainoastaan kaksi neuvottelutilaa. Kesällä startatun ja nyt syksyllä valmistuneen remontin myötä saimme pieniä tiloja lisää ja nyt meillä on kuusi neuvottelutilaa ja neljä niin sanottua hiljaista työtilaa. Kaikissa tiloissa on etäkokouksiin ja etäneuvotteluihin tarvittavat kalusteet. Pienemmissä neuvottelu- ja hiljaisissa työtiloissa on kunnolliset kamerat ja mikrofonit. Suuremmat neuvottelutilat on varustettu Team Rooms -laitteistoilla, jotka mahdollistavat vaivattoman kokouksiin osallistumisen myös suuremmalle porukalle.

Missä sijaitsee etätöissä tarvittava materiaali?

Olemme tässä syksyn mittaan törmänneet asiakkaidemme keskuudessa esille tulleeseen asiaan, missä työntekijät eivät täysipainoisesti pysty tekemään työtehtäviään, sillä osa tarvittavasta materiaalista on edelleen paperisia. Tämän vuoksi olemme päässeet aloittamaan useita modernin työn projekteja, missä olemme rakentaneet työvälineet kuntoon modernin Sharepointin, Teamsin ja näiden lukuisten ”apuohjelmien” ympärille. Olemme myös käynnistäneet asiakkaille digitointiprojekteja, missä paperimuotoinen arkisto ja asiakirjat skannataan sähköisiksi ja mahdollistetaan näin työn tekeminen yhä laajemmalle työntekijäporukalle etänä.

Missä porukka luuraa?

Oman työn ohjaamiseen olemme ottaneet käyttöön Shifts -työvuorojen suunnitteluun tarkoitetun ohjelmiston, joka muuten kuuluu isoon osaan Microsoft 365 -ohjelmistopaketteja veloituksetta. Shiftsin avulla saadaan näppärästi rakennettua työvuorot ja mikäli halutaan, työntekijät voivat näppärästi vaihtaa työvuoroja suoraan ohjelmasta.

Ajanvaraukset helposti!

Toinen loistava Microsoft 365 -pakettiin kuuluva ohjelma on Bookings. Se on mahdollistanut meille myös erilaisten kartoitusten, koulutusten, sekä etätapaamisten ajanvarauksen tarjoamisen asiakkaillemme suoraan kotisivuiltamme.  Kaiken ytimenä on oman kalenterin hallinta. Omaan kalenteriin pitää merkata kaikki tapahtumat. Mikäli kalenterissa on aikaa, niin se on vapaasti varattavissa niin Bookingsin kautta tai sitten sisäisiin palavereihin.

Mitä olisi huomioitavaa vuodelle 2022?

Millaisia vaatimuksia asiakkaani esittävät tulevaisuuden työn tekemiselle? Missä ja miten töitä tehdään? Mitä välineitä käytetään? Missä tarvittava tieto? Mistä tulevaisuuden tekijät? Miten ylläpidetään yhteisöllisyyttä ja työkulttuuria tässä muuttuvassa maailmassa? Kysymyksiä on ilmassa valtavasti ja näitäkin pitäisi ratkoa sen oman päivittäisen tekemisen rinnalla.

Mikäli kaipaat apua esimerkiksi näistä aiheista, niin otapa yhteyttä meihin, vaikkapa tämän Bookings-kalenterimme kautta.

Menestyksellistä alkuvuotta!

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down