Toimiva sisäinen viestintä tarkoittaa paljon muutakin kuin päivittäisistä työtehtävistä viestimistä ja se vaikuttaa muuhunkin kuin henkilöstön työtyytyväisyyteen. Sisäisen viestinnän vaikutukset ulottuvat työyhteisön tehokkuuteen ja motivaatioon, yrityksen brändiin sekä asiakaskokemukseen. Toimivaan sisäiseen viestintään on tärkeä panostaa ja sen saavuttamiseksi tarvitaan yhteiset viestinnän pelisäännöt.
Toimiva sisäinen viestintä parantaa työyhteisön hyvinvointia ja tehokkuutta sekä voi vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta.
Toimiva sisäinen viestintä antaa työntekijöille tunteen, että heidän panostaan arvostetaan, jolloin he ovat todennäköisemmin tyytyväisiä työhönsä.
Yrityksen brändi koostuu mielikuvista, joita yrityksestä muodostetaan. Sisäinen viestintä on avainasemassa mielikuvien luomisessa ja ylläpitämisessä.
Selkeä ja yhtenäinen sisäinen viestintä auttaa varmistamaan, että työntekijät puhuvat samalla äänellä ja välittävät yhdenmukaisen viestin myös ulospäin. Tämä osaltaan auttaa luomaan yhtenäisen kuvan yrityksen brändistä. Kun yrityksen työntekijät ymmärtävät yrityksen tavoitteet, toimivan sisäisen viestinnän ansiosta, he todennäköisemmin edistävät yrityksen brändiä ja arvoja myös ulospäin.
Hyvän asiakaskokemuksen kannalta on tärkeää luoda yhtenäinen kuva yrityksestä sekä tarjota nopeaa ja selkeää tiedonkulkua asiakkaille. Kun yrityksen sisäinen viestintä on tehokasta ja yhtenäistä, asiakkaat saavat yhtenäisen kuvan yrityksestä. Tämä luo luottamusta ja uskottavuutta asiakkaiden mielessä ja parantaa asiakkaiden kokemusta yrityksestä.
Toimiva sisäinen viestintä nopeuttaa ratkaisemaan asiakkaiden ongelmia nopeammin ja laadukkaammin, mikä parantaa asiakaskokemusta. Selkeällä viestinnällä voidaan auttaa henkilöstöä ymmärtämään paremmin yrityksen käytännöt ja ohjeistukset. Tämä johtaa selkeämpään tiedonkulkuun asiakkaalle ja näin vähentää mahdollisia virheellisiä tietoja tai epäselvyyksiä, jotka voivat vaikuttaa asiakaskokemukseen. Tehokas sisäinen viestintä tarjoaa mahdollisuuden kehittää yrityksen palveluita ja tuotteita entistä paremmiksi. Kun palvelut ja tuotteet vastaavat paremmin asiakkaiden tarpeita tarkoittaa se myös parempaa asiakaskokemusta.
Kuten jo aikaisemmin totesimme, hyvä sisäinen viestintä parantaa henkilöstön tyytyväisyyttä. Tämä vaikuttaa omalta osaltaan myös asiakaskokemukseen, sillä tyytyväinen henkilöstö tarjoaa asiakkaille parempaa asiakaspalvelua. Hyvä sisäinen viestintä voi lisätä henkilöstön sitoutumista yritykseen. Tämä johtaa todennäköisesti henkilöstön parempaan suorituskykyyn ja haluun tarjota parempaa asiakaspalvelua.
Microsoft SharePoint on monipuolinen alusta, joka sisältää lukuisia ominaisuuksia tukemaan ja kehittämään yritysten sisäistä viestintää. Ominaisuuksien avulla ajankohtainen tieto saadaan jaettua helposti, nopeasti sekä kohdennetusti. Microsoft SharePointin avulla organisaation tiimit voivat työskennellä yhdessä ja jakaa tietoa paikkariippumattomasti. Tämä puolestaan parantaa yhteistyötä ja tehokkuutta organisaatiossa.
SharePoint mahdollistaa dokumenttien keskitetyn hallinnan. Sen dokumenttikirjastot mahdollistavat nopean ja helpon tavan jakaa tietoja ja dokumentteja. Tällöin dokumentteja voidaan muokata yhdessä paikassa ja ne ovat helposti kaikkien saavutettavissa.
Microsoft SharePointin avulla voit luoda jaettavia sivustoja ja sivuja. Sivustoja voidaan luoda eri tiimeille, ryhmille tai projekteille. Yrityksen intranet-sivusto voidaan luoda SharePointin avulla, jolla mahdollistetaan tehokas tiedon jakaminen kaikille yrityksen jäsenille. Sivustoilla voidaan jakaa tietoa muun muassa tekstin, kuvien, dokumenttien, tapahtumien sekä uutisten ja tiedotteiden muodossa.
SharePointin avulla voi lähettää ilmoituksia esimerkiksi dokumentteihin tehtävistä päivityksistä ja muutoksista. Ilmoitusten avulla tarvittavat henkilöt saavat automaattisesti ilmoituksen ja pysyvät ajan tasalla muutoksista. Hakuominaisuudet puolestaan auttavat löytämään nopeasti tietoa ja dokumentteja. Hakua voidaan helpottaa luomalla avainsanoja sekä lisäämällä tiedostoille metatietoja.
Miten teidän yrityksessänne on hoidettu sisäinen viestintä? Onko teillä määriteltynä sisäisen viestinnän pelikirja? Tietävätkö kaikki, minne tiedostot tulisi tallentaa tai, että mitä viestintäkanavaa käytetään missäkin tilanteessa? Oletteko ottaneet sisäisen viestinnän välineiksi esimerkiksi Microsoft Teamsin tai SharePointin?
Tsekkaa myös kollegani Elisan blogista, kuinka Microsoftin työkalut toimivat yrityksen strategian tukena.
Kaimana luo kaupallisuutta liiketoimintamuotoilun, kaupallisen viestinnän ja teknologian avulla. Yksi toiminnan ja tuloksellisuuden tärkeimmistä kulmakivistä on onnellinen henkilöstö, jolloin sisäiset toimintatavat ovat ratkaisevassa asemassa.
Yrityksen sisäisen viestinnän uudistaminen lähti käyntiin fuusioitumisesta. Kaimanan taustalla on neljän eri yrityksen sulautuminen. Marskidata oli toiminut yhden näiden yrityksen IT-kumppanina aiemmin ja asiakkaan kokemus yhteistyöstä oli hyvä.
– Olimme erinomaisessa käännekohdassa, jossa halusimme varmistaa uuden organisaatiomme viestinnän yhtenäisyyden ja sujuvuuden niin toimintatapojen, järjestelmien kuin työkalujen osalta, Kaimanan Human Resources Coordinator & Partner Valentina Korpi muistelee.
Kaimanalaiset ovat viestintä- ja teknologia-alan ammattilaisia, joten odotukset IT-alan kumppanille ovat korkeat. Valentinan roolin osalta HR:n palveluiden alla oleva henkilöstömäärä kaksinkertaistui 60:sta 120:een käytännössä kerrasta.
– Tiesimme, että projekti on uudelleen järjestäytymisen kannalta erittäin tärkeä. Halusimme kattavan IT-kumppanin, jolta saisimme todennäköisimmin parhaan asiakaskokemuksen, Valentina avaa.
Marskidata valikoitui kumppaniksi aiempien kokemusten, kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisen hintalaatu-suhteen vuoksi.
Kaimanan modernin työn palvelukokonaisuuteen sisältyi muun muassa työpajoja, valmennusta sekä sisäisen viestintäkanavan kehittämistä.
– Yhteistyö käynnistyi todella palvelevalla ja asiakaslähtöisellä otteella. Marskidata oli huomattavan kiinnostunut meidän perimmäisistä tarpeistamme. Vasta sen pohjalta lähdettiin kohti käytännön toteutuksia, Valentina Korpi Kaimanalta kertoo.
Suunnitelmia ja toteutustapaa myös hienosäädettiin matkan varrella, jotta kokonaisuudesta saatiin paras mahdollinen hyöty irti Kaimanan tarpeisiin ja tavoitteisiin. Tämä ei ole aina itsestäänselvyys projektiluontoisesti sovituissa asiantuntijapalveluissa.
– Teknologia on sovitettava aina ihmisten ja työyhteisön tarpeisiin, ei toisin päin. Toki joskus käy myös niin, että uusi teknologinen ratkaisu tarjoaa mahdollisuuksia aiempaa vaivattomampiin prosesseihin, mikä voi ohjata tekemisen tapoja, Marskidatan Modern Work Team Leader ja Modern Work Specialist Emma Klén pohtii.
Käytännön toteutus tapahtui pitkälti osallistavien työpajojen muodossa. Vetovastuu oli Marskidatalla ja työkielenä toimi pääosin englanti. Ensimmäisissä työpajoissa sukellettiin Kaimanan uuden sisäisen viestintäalustan määrittelyyn.
– Työpajat ja koko projekti käynnistettiin siis ennen lopullista valintaa käyttöönotettavasta uudesta viestintäympäristöstä. Näin määritystyö saatiin tehtyä huolella ja Kaimana sai syväluotaavaa apua oikeasti tarpeisiin vastaavan järjestelmän määrittelyyn, kilpailuttamiseen ja valintaan, Emma Klén Marskidatalta kertoo.
– Tavoitteenamme oli löytää digitaalinen viestintäalusta, joka sopii yhteen myös muiden järjestelmiemme kanssa. Työpajojen määritystyön myötä hahmotimme selvemmin, miten intranet voi parhaiten selkeyttää datan käsittelyämme ja helpottaa tiedon löydettävyyttä, Valentina lisää.
Työpajoissa selvitettiin myös kipupisteet, jotka uuden järjestelmän ja toimintatapojen myötä haluttiin taklata.
– Pureuduimme muun muassa eri puolilla organisaatiotamme edustavien ihmisten arkisiin kokemuksiin sisäisestä viestinnästä; mikä ei siihen asti ollut toiminut niin hyvin kuin haluttaisiin, tai mitä tahtoisimme lisätä, Valentina kertoo.
Arvokas palaute kokosi yhteen näkemyksiä läpi työyhteisön. Koska kaikki eivät luonnollisesti koe ryhmätilanteessa puhumista luontevaksi, vastausmahdollisuuksia annettiin myös kirjallisina tehtävinä.
– Palautteenkeruutavat olivat erinomaisia ja kaikki saivat äänensä kuuluviin, Valentina arvioi.
Projektin seuraavissa työpajoissa kirkastettiin ensimmäisiä yhteisiä sisäisen viestinnän pelisääntöjä sekä muotoiltiin Slack-pikaviestinalustaa Kaimanan työyhteisölle sopivaksi.
Marskidatan asiantuntija oli Kaimanan tukena myös varsinaisen järjestelmän kartoittamisessa. Tavoitteena ei ollut löytää ratkaisua vain Marskidatalta, vaan vaihtoehtoja kartoitettiin laajemmin puhtaasti Kaimanan tavoitteet ja tarpeet edellä.
– Saimme tukea niin tapaamisiin kuin tarjousten pyytämiseen ja niiden arvioimiseen. Marskidatan avulla osasimme ottaa huomioon monia tärkeitä asioita tarjouspyyntöjen kriittisissä vaiheissa. Koulutus ja työpajoissa määritetyt käytänteet ovat helpottaneet myös itse käyttöönottoa, Valentina kertoo ja jatkaa,
– Kun viestintä ei ole enää pirstaleista tai tule eri tavalla eri ihmisten toimesta, saamme luotua rauhaa sisäiseen viestintäämme. Samalla helpotamme tiedonhallintaa ja seurantaa. Jatkossa selkeät toimintatavat sujuvoittavat uusienkin ihmisten perehdyttämistä ja mukaan ottamista Kaimanan tapoihimme.
Valentina kertoo arvostavansa etenkin Marskidatan yhteyshenkilöiden proaktiviisuutta.
– Marskidatan väki varmistaa säännöllisesti, että asiat etenevät. Suosittelen Marskidataa etenkin kokonaisvaltaisiin tarpeisiin. Heiltä saa kaikki IT-alan palvelut saman katon alta aina fyysisistä laitteista sisäisen viestinnän muotoiluun.
– Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, menevätkö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina, kertoo Business Joensuun kehityspäällikkö Hanne Huhmarsalo.
Business Joensuun tarve oli yhtenäistää työnteon tapoja digiloikan jälkeen. Teamsiin siirtyminen tapahtui pandemian alkaessa nopeasti, eikä yhteisiä pelisääntöjä 50 hengen organisaatiossa ehditty sopia.
– Huomasimme, että henkilöstö oli alkanut kuormittua palaveriputkiin ja Teamsin käyttöön, kun yhteisiä, selkeitä toimintamalleja ei ollut. Etsimme ratkaisua, miten selkiyttäisimme työskentelyä koko henkilöstön tasolla, kuvailee Huhmarsalo lähtötilannetta.
Ensimmäinen kontakti Marskidatan modernin työn palveluihin syntyi LinkedIn:ssä, kun Marskidatan asiakasvastaava huomasi Huhmarsalon työn sujuvoittamista pohdiskelevan julkaisun ja otti yhteyttä.
– Aiemmin Marskidata oli nimenä tuttu, sillä tiesin että he myyvät kopiokoneita. Olin kuitenkin yllättynyt, että heillä on tällaisiakin palveluita! Me Business Joensuulla olimme hetkeä aiemmin tehneet intraprojektin erään toisen toimijan kanssa, mutta Marskidatan modernin työn pelikirja vaikutti niin suoralta ratkaisulta haasteeseemme, että päätimme aloittaa yhteistyön alkuvuodesta 2022, kertoo Huhmarsalo.
Yhteisiä työnteon tapoja linjannut pelikirjaprojekti rakentui muutaman Marskidatan ohjaaman työpajan ympärille, joiden lisäksi Huhmarsalo työsti materiaalia eteenpäin sekä itse että yhdessä Business Joensuun johtoryhmän kanssa. Pian tuli kuitenkin selväksi, että pelikirjan julkaisemisen jälkeen henkilökunta tarvitsisi myös koulutusta, jotta ohjeistetut toimintamallit saataisiin sulautettua arkeen.
– Meillä Business Joensuun organisaatiossa työskentelee ihmisiä laajalla ikähaitarilla sekä erilaisilla taustoilla. Pelikirjassa linjaamme, että Teams on pääasiallinen työvälineemme, joten koulutusten avulla halusimme varmistaa myös, että jokainen työntekijämme osaa sitä turvallisesti ja luottavaisin mielin käyttää, tiivistää Huhmarsalo.
Marskidata kokosi pelikirjan teemoista kolme eri koulutusta: Teams työn käyttöliittymänä ja viestinnän välineenä, Teams dokumenttienhallinnassa sekä Teams tehtävienhallinnassa. Osallistujia jokaisessa koulutuksessa oli useampi kymmen, ja lisäksi koulutustallenteet jäivät Business Joensuun henkilöstön käyttöön.
– Marskidatan modernin työn asiantuntija Elisa sai kyllä meillä kiitosta. Hänen tapansa kouluttaa oli selkeä ja napakka, mutta silti tunnelma oli lämmin. Vaikka koulutuksissa käytiin paljon asiaa tiiviisti, ilmapiiri oli sellainen, että jokainen varmasti uskalsi kysyä mielen päällä olevat asiat, kehuu Huhmarsalo.
Vaikka pelikirjaprojektin aloittamisesta ei ole vielä kulunut edes täyttä vuotta, siinä sovittujen yhteisten toimintamallien vieminen käytäntöön näyttää sujuneen Business Joensuun organisaatiossa hyvin.
– Minulla kuluu nykyään vähemmän aikaa ihmisten neuvomiseen, joten ohjeet on selvästi otettu käyttöön. Lähestulkoon kaikki ovat rohkaistuneet Teamsin käyttöön ja tarpeelliset ominaisuudet ovat siellä aktiivisesti käytössä ja kalenterit pysyvät ajan tasalla, kertoo Huhmarsalo nykytilanteesta.
Yhteistyö Marskidatan kanssa jatkui luontevasti myös pelikirjaprojektin ja Teams-koulutusten jälkeen.
– Aiemmin meillä oli aina sama haaste uuden työntekijän saapuessa tai vanhan lähtiessä – mitä kaikkea tässä vaiheessa pitikään muistaa? Tiedot olivat miljoonalla muistilapulla monella eri henkilöllä, joten prosessi ei ollut erityisen hallittu. Marskidatan ratkaisu tähän haasteeseen osui taas niin suoraan meidän tarpeeseemme, ettei tarvinnut juuri miettiä, että lähdetäänkö toteuttamaan vai ei.
Marskidatan modernin työn asiantuntija kokosi Business Joensuun SharePoint Online -ympäristöön valmiin perehdytyspolun Microsoft Planneriin. Mallipohjaa kopioimalla jokaisen uuden tai poistuvan työntekijän kohdalla on nyt helppo huolehtia kaikista tarvittavista työvaiheista.
– Myös modernin työn pelikirja on osoittautunut erinomaiseksi välineeksi perehdytyksessä, sillä sen avulla jokainen uusi työntekijä pääsee kiinni meidän tapoihimme työskennellä, kuvailee Huhmarsalo.
Marskidatan modernin työn asiantuntijoiden ydintehtävä on auttaa erilaisia organisaatioita hyödyntämään digitaalisia työympäristöjä työn sujuvoittamiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi.
– He toimivat itse niin kuin opettavat. Viestin Marskidatan asiantuntijan kanssa Teamsin välityksellä, ja häneltä saa nopeasti vastauksen ja ratkaisun. Lisäksi tuntuu, että heillä on aina jotain uutta ideaa ja ratkaisua tarjolla. Viimeisimpänä hän nauhoitti meille video-ohjeita pyydetyistä teemoista. Videoissa on sisällysluettelo, jonka avulla tiedonhakija voi klikata itsensä oikeaan kohtaan videolla, Huhmarsalo kuvailee vaivatonta yhteistyötä.
– Meille tärkeintä yhteistyökumppanissa on sujuva toiminta, ja tämä on keskeisin syy, miksi jatkamme yhteistyötä Marskidatan kanssa. Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, meneekö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina.
Huhmarsalo suosittelisi Marskidataa niin tuttavilleen kuin myös Business Joensuun asiakkaille:
– Marskidatan palvelu on samaan aikaan luotettavaa ja asiantuntevaa, mutta myös ihmisläheistä ja ystävällistä. He tekevät aina sen, mitä on sovittu, tiivistää Huhmarsalo.
Aloitetaanpa vastaamalla siihen, miksi yrityksellä ylipäätään on hyvä olla oma podcast.
Podcast on mediamuoto, jota voi kuluttaa sellaisissa tilanteissa, joissa esimerkiksi videon katsominen tai blogin lukeminen on lähes mahdotonta. Podin ollessa täysin auditiivinen mediamuoto, voi siitä saatavaa informaatiota imeä itseensä samalla, kun tekee jotain muuta, esimerkiksi lenkkeilee tai ajaa autolla. Podcastin avulla puhuja (tässä tapauksessa yritys) tulee lähelle kuulijaa – kuuntelija on itse valinnut kuunnella juuri sen aihepiirin asiaa, juuri sen puhujan kertomana.
Podcast on oiva tapa tuoda esille asiantuntijuutta ja persoonallisuutta. Sitä voidaan käyttää myös tuoteviestintään, brändimarkkinointiin ja työnantajamielikuvan viestintään. Podcasteissa tärkeää on muistaa, että niitä kulutetaan oppimisen ja viihtymisen vuoksi. Sisältöön tulee panostaa, ja sen on vastattava kuuntelijan odotuksia. Jos jaksojen aiheiden valinta tuntuu hankalalta, voidaan hyödyntää esimerkiksi omia olemassa olevia blogeja, referenssejä tai vaikkapa somepostauksia. Näistä aiheista voi varmasti kertoa vielä lisää tai ainakin vähän eri tavalla.
Me Marskidatalla halusimme kokeilla uusia tapoja tavoittaa asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, sekä muuten vaan aiheesta kiinnostuneita henkilöitä. Marskilaisilla oli paljon asiaa, jota me halusimme tuoda yrityksen ulkopuolisten ihmisten kuultaville. Myös kiinnostusta ja osaamista podcastin tuottamiseen, sekä juontamiseen löytyi yrityksen sisältä.
Kuuntele #töissä -podcast täältä: Marskidata #töissä -podcast
Marskidatan podcastin aihe määräytyi sen mukaan, mistä Marskilaiset halusivat puhua: töistä. Ensimmäisellä kaudella käsiteltiin vain modernin työn ympärillä olevia aiheita, kuten työn murrosta, digitaalista työhyvinvointia ja tulevaisuuden työelämää. Kaikki nämä aiheet liittyvät siihen, mitä modernin työn asiantuntijat tekevät Marskidatalla töissä, ja näin ollen podcastin nimikin oli nopeasti selvillä: #töissä.
Nimeä valittaessa on hyvä ottaa huomioon, että se on pitkälle kantava. Jokin ajankohtaiseen trendiin, sisäpiirivitsiin tai todella spesifiin aiheeseen keskittynyt nimi saattaa katkaista podilta siivet ensimmäisen kauden jälkeen. #töissä -podcast antaa nimenä mahdollisuuden jatkaa kausia lähes loputtomasti (jos näin haluaa tehdä), sillä sen sisälle mahtuu aiheita rajattoman paljon.
Lue täältä mitä #töissä -podcastin kulisseissa tapahtui:
Kurkistus #töissä - podcastin taustalle - Marskidata
Aivan aluksi on hyvä selkeyttää itsellensä, sekä koko muulle organisaatiolle, miksi tällaiseen ollaan ryhtymässä. Hyvän organisaatiokulttuurin, terveen ilmapiirin ja yhteisöllisyyden nimissä sisäistä viestintää ei voi olla ikinä liikaa! Tässä kohtaa, jos teillä on intra käytössä, on uutisen paikka, jossa kerrotaan perin pohjin mistä on kyse, ja miksi niin tehdään. Uutinen on julkaisun jälkeen hyvä linkata myös yrityksen käytössä olevaan sisäisen viestinnän kanavaan (kuten Microsoft Teams), ja muistaa tägätä koko organisaation näkemään kyseisen viestin. Jottei jokaista työntekijää tarvitsisi tägätä erikseen, tässä kohtaa on oiva paikka hyödyntää Teamsin tunnisteryhmiä.
Kuten aiemmin mainitsin, aiheita voidaan ammentaa jo olemassa olevista blogeista, somepostauksista tai referensseistä. Toinen hyvä lähestymistapa on kysyä suoraan omalta yleisöltä, mistä aiheista he haluaisivat kuulla. Uutiskirjeen, sähköpostin tai puhelinsoiton päässä saattaa olla asiakas, joka on aina ollut kiinnostunut tietämään lisää siitä, miten jokin teidän palvelunne käytännössä toimii, mutta ei ole löytänyt sopivaa rakoa kysyä asiasta sen enempää.
Kolmas potentiaalinen aiheinkubaattori syntyy, kun pallotellaan ideoita esimerkiksi eri tiimien välillä. Annetaan kaikille halukkaille oikeudet muokata samaa tiedostoa, tai heitellä ideoita Microsoftin Planneriin. Mitä ajatuksia myyjiltä tulee? Miten ne muotoutuvat, kun IT-asiantuntijat inspiroituvat niistä? Entä miten aiheet saadaan vastaamaan kohderyhmää askarruttaviin kysymyksiin?
Me käytimme tähän Microsoftin Planneria, jonne linkitettiin vieraslistat, jaksojen aiheet, saapumisohjeet studiolle ja kaikki muu materiaali, mitä podin tuottamisessa tarvittiin. Planner on kätevä myös siitä, että siellä saa tägättyä tehtäviä tietyille henkilöille, ja asetettua määräpäiviä, mihin mennessä ne tulee olla tehtynä. Kätevää!
Podin voi toteuttaa hyvin kevyillä varusteilla. Käytännössä tarvitaan vain tietokone, mikrofoni, rauhalliset tilat äänittämiselle, ja ohjelma, jolla nauhoituksen saa editoitua. Muutaman podcastin tuottaneena, voin suositella käytettäväksi kannettavaa tietokonetta, jotta nauhoittaminen eri sijainneissa on mahdollisimman helppoa. Myös jos podcastiin on tulossa vieraita, on yhden mikrofonin sijaan hyvä harkita useampaa mikkiä, mutta aloittaessa myös yhdellä (joka nauhoittaa useammasta suunnasta tulevaa ääntä kerralla) pärjää oikein hyvin.
Jos laitteiden hankinta omaksi ei houkuttele, lue täältä vinkki yrittäjälle:
Miten palvelulaitteet helpottavat yrittäjän arkea - Marskidata
Kaikista kustannustehokkainta on ottaa tehtävästä kiinnostunut työntekijä yrityksen sisältä. Kuitenkaan puoliväkisin tehtävään pakotettua työntekijää ei siihen kannata nakittaa, sillä kuuntelija huomaa tämän sisällön laadussa myöhemmin.
Jos mukaan kutsutaan vieraita, niin miten pidetään huolta siitä, että vieraat ovat ajan tasalla siitä, mitä milloinkin tapahtuu, milloin heidän tulee olla paikalla ja missä. Tässä taas on korostettava Planneria, Teamsia ja digitaalista kalenteria. Laittamalla Planneriin ylös kaikki ne vaiheet, joissa on kontaktoitava jakson vierasta, liittämällä kortteihin valmiit tekstit, miten vieraita lähestytään, sekä määrittämällä kuka asian hoitaa ja milloin, säästytään paljolta päänvaivalta. Lähettämällä vieraille kutsut oman jakson äänityksiin suoraan kalenteriin, ja merkkaamalla agendalle jakson rungon, on sekä asiakas, että jakson juontaja äänityspäivänä paljon valmiimpi käymään keskustelua aiheesta. Jaksoihin liittyvä sisäinen keskustelu on taas puolestaan enemmän kuin kätevää käydä Teamsin keskusteluissa, jolloin kaikki sovittu on helposti löydettävissä.
Kuuntele #töissä -podcastista miten Xamkilla kehitettiin sisäistä viestintää yhdessä Marskidatan kanssa:
Jos tarvitset apua laitteiden hankinnassa, intran rakentamisessa tai sisäisen viestinnän kehittämisessä, älä epäröi ottaa yhteyttä meihin!
– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä työtä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän, ja kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuu sitä kautta, hämmästelee Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.
– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?
Xamkin modernin työn projekti yhdessä Marskidatan kanssa käynnistyi entistä paremman sisäisen viestinnän tarpeesta.
– Tämän projektin punainen lanka on ollut se, että tiedon pitää kulkea ja töiden sujua koko Xamkin organisaation tasolla. Digitaalisia ympäristöjä on jo niin paljon, että me tarvitsemme yhteisiä pelisääntöjä, miten niissä toimitaan, jotta niistä saadaan kaikki irti ja samalla vältytään päällekkäiseltä työltä, kertaa Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.
Yhdessä Marskidatan asiantuntijoiden kanssa suunniteltu, kahdeksan kuukauden pituinen modernin työn projekti sisälsi kolme osa-aluetta: sisäisen viestinnän pelikirjan, Teams-ympäristön koulutukset sekä modernin työn valmennuskokonaisuuden.
Xamkin sisäisen viestinnän pelikirjan rakentaminen käynnistyi työpajoilla lokakuussa 2021. Alun perin työpajoja oli suunniteltu pidettäväksi kolme, mutta keskustelun edetessä työpajakertoja lisättiin vielä kaksi.
– Meillä oli tietty projektiryhmä kiinnitettynä pelikirjan tekemiseen, mutta sen lisäksi halusimme päästää koko henkilöstön osallistumaan työhön, kertoo Pukkila-Nupponen pelikirjan muotoutumisesta.
Xamkin sujuvan työn opas avattiin raakilevaiheessa koko henkilöstön kommentoitavaksi. Kommentointivaihe nähtiin tärkeänä muutosjohtamisen näkökulmasta, sillä se mahdollisti henkilöstön ajatusten esiintuomisen anonyymillä ja turvallisella alustalla. Kommentit paljastivat, mitkä olivat kuumia perunoita Xamkin työkulttuurissa.
– Kommenttikierros koettiin oppaan rakentamisessa hyödylliseksi. Saimme näkökulmaa siitä, mikä on tärkeää ja mikä turhaa, kuvailee Pukkila-Nupponen.
– Valmistuttuaan sisäisen viestinnän pelikirja nimettiin meillä Xamkilla Manuksi. Nyt meidän intrastamme löytyy siis Manu – sujuvan työskentelyn opas Xamkilaisille. Organisaatiossamme on henkilöstöä noin 900, ja Manun on tarkoitus linjata työntekoa mahdollisimman laajasti.
Xamkin esihenkilöt perehdytettiin sujuvan työn oppaan sisältöön, ja perehdytyksen lisäksi he saavat tarvittaessa viestintäasiantuntijoiden tukea oppaan linjausten hyödyntämiseen.
– Kaikki esihenkilöt siis sopivat omissa yksiköissään omat, tarkemmat käytäntönsä, mutta Manu tarjoaa Xamkin yleiset linjaukset heille taustatueksi. Osassa yksiköistä sujuvan työn oppaan hyödyntäminen ja käytänteet ovat vasta alullaan, kun taas osa yksiköistä on jo pidemmällä omassa työssään, kertoo Pukkila-Nupponen sujuvan työn oppaan jalkauttamisesta.
– Olemme saaneet esihenkilötasolta palautetta, että oppaasta on aidosti hyötyä. Se tarjoaa heille selkänojaa, mihin tukeutua, jos joissakin yksiköissä on esimerkiksi muusta organisaatiosta poikkeavat tavat toimia.
Teams-ympäristön koulutukset käynnistyivät pelikirjan rakentamisen rinnalle tammikuussa 2022 ja niitä järjestettiin yhteensä neljä. Ensimmäinen koulutus kohdistettiin sisällöltään esihenkilöille ja heidän Teams-käytön erityistarpeisiinsa, kun taas loput kolme koulutusta olivat avoimia koko Xamkin henkilökunnalle.
– Teams-koulutukset tekivät omalta osaltaan näkyväksi sujuvan työn opasta – emme siis olleet tekemässä vain ohjeistoa, vaan tarjosimme myös työkaluja käytänteiden viemiseksi arkeen. Koulutukset olivat napakan mittaisia ja henkilöstö osallistui niihin aktiivisesti, sillä jokaisessa koulutuksessa taisi olla reilu sata osallistujaa, luonnehtii Pukkila-Nupponen.
Koulutuksissa käsiteltiin Teamsia viestinnän työkaluna ja tehtävien hallinnassa, sekä tiedon ja dokumenttien hallinnan alustana. Kaikista koulutuksista tehtiin myös tallenteet ja ne tallennettiin Xamkin intraan, jotta tarvittava oppi olisi henkilöstön saatavilla myöhemminkin.
– Oli tärkeää käydä yhdessä läpi, missä esimerkiksi muokataan yhteisiä tiedostoja sekä mihin ja millä tavalla tiedostot tallennetaan, ettei samasta dokumentista synny monia eri versioita. Opin myös tekemään meemejä, eli aika rennoissa tunnelmissa Marskidata meitä koulutti!
Projektin aikana Xamkin SharePoint Online -intra integroitiin Teamsiin. Integroinnin myötä Xamkin viestinnän ja markkinoinnin tiimi keräsi myös hyödyllistä oppia siitä, miten muita sovelluksia on mahdollista integroida Teamsin kanssa.
– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä töitä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän. Kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuvat sitä kautta, hämmästelee Pukkila-Nupponen.
– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?
Modernin työn teemoja syventävä valmennuskokonaisuus starttasi maaliskuussa 2022 ja se sisälsi yhteensä kuusi tapaamista. Valmennukset olivat kaikille Xamkilaisille avoimia, mutta niihin pyydettiin ennakkoilmoittautuminen, sillä ennen jokaista tapaamista osallistujia pyydettiin valmistautumaan teemaan orientoivan ennakkotehtävän kautta.
Valmennusten aiheita olivat mm. teknologiavälitteinen vuorovaikutus, digitaalisen työympäristön erityispiirteet sekä sosiaalinen tuki etäopetuksessa. Tapaamisen ensimmäinen osio oli rentoa, teoriapainotteista luentoa. Tämän jälkeen osallistujat jaettiin pienryhmiin ja ohjattiin keskustelemaan käsillä olevasta aiheesta. Lopuksi kokemukset jaettiin vielä yhteisesti.
– Minusta valmennukset tarjosivat varsinkin esihenkilöille hyvää sisältöä. Tämä oli koko modernin työn projektin akateemisin osuus, jossa syntyi hyviä keskusteluja. Osallistujia oli vähemmän kuin Teams-koulutuksissa, ehkä noin 30 henkilöä per valmennuskerta, sillä osallistuminen vaati ennakkotehtävänkin vuoksi enemmän sitoutumista. Toivottavasti osasimme viedä valmennuksista hyödyt myös käytäntöön, Pukkila-Nupponen pohtii.
– Kyllä suosittelisin Marskidataa tuttavilleni. Heillä on selvästi osaamista modernin työn teemoista, mutta he ovat myös muotoilleet omat tuotteensa hyvin ja kehittävät niitä koko ajan. Marskidatan asiantuntijoiden kanssa on ollut mukava tehdä töitä, ja heiltä on saanut tuoretta näkemystä omaankin työhön, kertoo Pukkila-Nupponen.
Digitaalisten työympäristöjen kehitys ja uuden oppiminen ei luonnollisestikaan loppunut Marskidatan ja Xamkin yhteisen projektin päättyessä. Vanhat alustat monipuolistuvat jatkossakin uusilla ominaisuuksilla ja työnkuvaan ilmaantuu varmasti uusia digiympäristöjä.
– Tämä on hyvä kivijalka, mihin rakentaa. Eiväthän nämä projektin aikana oppimamme asiat ole olleet monimutkaisia, pitää vain hoksata miten näitä työkaluja voi käyttää. Lisäksi pidän tärkeänä, että olemme oppineet lisää ihmisten osallistamisesta ja siitä, miten voimme hyödyntää sitä täällä Xamkin arjessa jatkossakin, kiittelee Pukkila-Nupponen.
Kuuntele #töissä -podcastista miten Xamkilla kehitettiin sisäistä viestintää yhdessä Marskidatan kanssa:
– Marskidatan kouluttajat olivat kyllä varsin eteviä etäkouluttamisessa, sillä he saivat osallistettua kuulijoita paremmin kuin mitä odotin. Ehkä meillä ihmiset olivat myös vastaanottavaisia, sillä olivat nähneet tarpeen omassa työssään. Koulutukset olivat myös napakan mittaisia, joten ne oli helppo mahduttaa kalenteriin, Juvan kunnan hallintojohtaja Antti Kinnunen kertoo.
Juvan kunnan sisäisen viestinnän kehitystyö sai alkunsa jo ennen koronaa, sillä jatkuvasti pienenevät resurssit aiheuttivat paineen suoriutua töistä entistä tehokkaammin. Henkilöstö myös itse tunnisti tarpeen vahvemmalle digiosaamiselle.
– Loppusyksystä 2021 kuulimme ensimmäisen kerran Marskidatan modernin työn palveluista heidän paikalliselta edustajaltaan. Kun tämän jälkeen keskustelimme suoraan Marskidatan modernin työn asiantuntijan kanssa, huomasimme, että heidän palvelumuotoilullinen lähestymistapansa osui hyvin niihin ajatuksiin mitä meillä oli jo ollut. Olimme siis tienneet mitä pitäisi tehdä, mutta emme vielä olleet ratkaisseet, miten sen toteutamme, kertoo Juvan kunnan hallintojohtaja Antti Kinnunen.
Marskidata ja Juvan kunta toteuttivat yhdessä sisäisen viestinnän kehitysprojektin, joka sisälsi uuden SharePoint Online intran, uudelleen suunnitellun ja selkiytetyn Teams-ympäristön sekä henkilöstön osaamista tukevat Teams-koulutukset. Yhteistyö käynnistyi marraskuussa 2021.
Ennen Marskidata-yhteistyötä Juvan kunnan organisaatioon rekrytoitiin uusi järjestelmäasiantuntija, ja hänen osaamisensa avulla Microsoft 365 -työkalujen käyttöönottoa ajettiin vahvasti eteenpäin.
– Olimme jo aiemmin hankkineet käyttöömme Microsoft 365 -lisenssejä, mutta vasta korona räjäytti Teamsin käytön meillä ihan niin kuin muuallakin. Tarve sähköiselle yhteydenpidolle tuli koko organisaatioon kerralla, ja koulutkin siirtyivät etäopetukseen melkein yhdessä yössä, kertoo Kinnunen.
Sisäisen viestinnän kehitysprojekti Marskidatan kanssa käynnistyi Juvan olemassa olevan Teams-ympäristön rakenteen uudistamisella.
– Meidän Teamsimme rakenne oli jo käytössä muotoutunut melko sekavaksi, sillä tiimejä ja kanavia oli kertynyt jo ehkä turhankin paljon. Marskidatan asiantuntijan avulla lähdimme yksinkertaistamaan kokonaisuutta. Projektin aluksi pidimme Marskidatan kanssa pari työpajaa, jossa kartoitimme nykytilaa ja asetimme tavoitteita, kertoo Kinnunen.
Henkilöstön digiosaamisen tueksi Marskidata järjesti kuusi tiivistä Teams-koulutusta. Ensimmäisiin koulutuksiin osallistui kunnan omien työntekijöiden lisäksi myös valtuustossa elokuussa aloittaneita luottamushenkilöitä, sillä valtuusto oli vasta siirtynyt perinteisistä toimintamalleista digiympäristöön ja Teams-osaamiseen kaivattiin vahvistusta luottamushenkilöidenkin joukossa.
– Marskidatan kouluttajat olivat kyllä varsin eteviä etäkouluttamisessa, sillä he saivat osallistettua kuulijoita paremmin kuin mitä odotin. Ehkä meillä ihmiset olivat myös vastaanottavaisia, sillä olivat nähneet tarpeen omassa työssään. Koulutukset olivat myös napakan mittaisia, joten ne oli helppo mahduttaa kalenteriin, kertoo Kinnunen tyytyväisenä.
Teams-koulutukset järjestettiin joulukuun 2021 ja helmikuun 2022 välillä, ja niiden teemoina olivat muun muassa tietojen jakaminen, kokoustaminen, Teamsissa keskustelu ja ryhmätyöskentely. Keskeistä koulutuksissa oli, että jokainen osallistuja pääsi myös itse tekemään harjoituksia Teams-ympäristössä.
Intraan liittyvä työ käynnistyi tammikuussa 2022, joten sen aikataulu limitettiin jo aiemmin käynnistyneiden Teams-ympäristön kehittämisen sekä koulutusten kanssa.
– Aloitimme myös intran kehitystyön työpajoilla, joissa avainhenkilöistä kootun projektiryhmän kanssa ideoimme intralle oikeanlaista rakennetta ja toiminnallisuuksia yhdessä Marskidatan asiantuntijan kanssa. Mukana oli ihmisiä eri osastoilta, kuvailee Kinnunen.
Marskidata vastasi intranetin teknisestä toteutuksesta suunnitellun rakenteen mukaisesti. Tämän jälkeen SharePoint Onlinen käyttöä varten järjestettiin sisällöntuotantoa käsittelevät koulutukset sekä näiden lisäksi avoimia tukitunteja, jossa Juvan henkilöstö sai tarpeen mukaan kysyä intraan liittyvistä, vielä epäselvistä asioista. Teamsiin myös perustettiin yhteinen keskusteluryhmä, jossa Marskidatan asiantuntijat pääsivät kätevästi vastaamaan Juvan kunnan intran kanssa työskentelevien henkilöiden kysymyksiin.
– Intraprojekti valmistui Marskidatan osalta sovitusti, mutta kyllähän sen kehittäminen vaatii meiltä jatkuvaa työtä ja sisällöntuottajien aktiivisuutta. Hallinnon ja henkilöstön asiat sekä yleisen tiedottamisen olemme saaneet siellä jo hyvin toimimaan, kuvailee Kinnunen.
Sisäisen viestinnän siirtyminen sähköpostista Teamsiin on Juvalla hyvässä vauhdissa, joskin vanhoista tavoista pois oppiminen ottaa aikansa.
– Kyllä meillä muutoksia arjessa on huomattu, ja ihmiset ovat oppineet koko ajan paremmin hyödyntämään uusia työkaluja. Teamsin rakenteen yksinkertaistamisen myötä tiimien käyttö on vähentynyt, mutta olemme oppineet käyttämään keskustelupuolta paremmin. Tietyt keskusteluryhmät kun on kiinnitettynä omaan näkymään, niin siellä jokapäiväinen keskustelu sujuu hyvin. Myös tiedostojen yhteinen muokkaaminen Teamsissa onnistuu jo mukavasti, Kinnunen kuvailee työskentelyä loppukesällä 2022.
Marskidata oli Kinnuselle jo tuttu yhteistyökumppani, mutta aiemmat projektit olivat olleet modernin työn hanketta huomattavasti pienempiä.
– Olen oppinut tuntemaan Marskidatan tulostus- ja kopiokonekauppiaana, mutta heidän ratkaisunsa ottaa palvelumuotoilullinen näkökulma omaan tarjoomaansa oli napakymppi. Tästä projektista jäi positiiviset kokemukset, kun tällainen rinnallakulkija löytyi mukaan tähän digitalisaation ajamiseen meidän omaan organisaatioomme. Eihän tätä maailmaa tässä valmiiksi saatu, mutta hyvä on alku, summaa Kinnunen.
Marskidatan #töissä - podcastissa tutustutaan moderniin työhön, ja siihen, miten digitaalisuus koskettaa eri aloja. Podcastia juontaa Marskidatan modernin työn asiantuntija ja Team Leader Emma Klén ja tuotannosta vastaa Marskidatan Marketing Specialist Laura Putkonen. Ajatus podin tekoon lähti siitä, että Klén halusi löytää tavan tuoda modernin työn näkökulmia paremmin esille. Samalla hän koki tarpeelliseksi päästä keskustelemaan digitaalisuudesta muiden digitaalisen muutoksen parissa työskentelevien henkilöiden kanssa. Podcast on tuotettu rennolla otteella ja ihmisläheisesti, ja jaksot ovat täynnä tarttumapintaa sekä keskustelua herätteleviä ajatuksia.
#töissä-podcastin suunnittelu toteutettiin Microsoftin työkaluja hyödyntäen. Plannerin avulla työvaiheet saatiin eriteltyä omiksi korteiksi, joihin voitiin liittää kyseiseen vaiheeseen liittyvät tiedostot helposti saataville. Korteille määritettiin vastuuhenkilöt ja määräpäivät tehtävien valmistumiselle, ja näin ollen kaikki pysyivät ajan tasalla siitä, missä vaiheessa tehtävät etenevät. Podcastin jaksojen aiheiden ja sisältöjen ideointi toteutettiin Teamsin avulla etäkokouksia ja keskustelukanavaa hyödyntäen. Äänityspäivät ajastettiin sopiviksi Klénin ja Putkosen kalentereihin Teamsin kalenteria hyödyntäen.
Tiesitkö, että modernin työn asiantuntijamme auttavat sinua myös viestinnän tehostamisessa? Lue referenssitarina: Parikkalan Valo Oy – sisäinen viestintä yhteen kanavaan Microsoft Teamsin avulla - Marskidata
Äänitykset ajoittuvat kevääseen ja alkukesään 2022. Äänityspäivät alkoivat studion valmistelulla. Putkonen asetti äänitys- ja kuvauslaitteet valmiiksi, samalla kun Klén perehtyi päivän aiheisiin. Seuraavaksi vastaanotettiin vieraat studiolle. Jakson äänityksen jälkeen ääniraita tallentui suoraan tietokoneelta OneDrive-pilvipalveluun, jonne myös videomateriaalit tallennettiin suoraan älypuhelimilta. Tärkeimmiksi työvälineiksi huomattiinkin kannettava tietokone, älypuhelin, mikrofoni ja reipas mieli. Myös toimiva nettiyhteys oli tiedostojen tallentamisen kannalta välttämätön.
Tiesithän, että kauttamme saat kaikki työssäsi tarvitsemat IT-laitteet yksittäisestä hiirestä tehotyöasemaan. Lue lisää tarjonnasta: IT-laitteet ja ohjelmistot - Marskidata
Kun jaksot saatiin editoitua valmiiksi, ladattiin niistä osa sisäisesti SharePointissa Marskidatan henkilöstön kuultavaksi. Myös editoituja videoita jaettiin samoja yhteisiä tiedostokansioita hyödyntäen. Kun markkinointi tehdään sisältä ulospäin, varmistetaan oman yhteisön sitoutuminen uuteen kanavaan. Julkaisuvalmiit jaksot ladattiin podcastin hostauspalveluun, jonka kautta ne tulevat ajastustoiminnon avulla julkisesti kuunneltaviin Spotifyihin. Jaksot on ajastettu julkaistavaksi viikoittain joka tiistai kello 11. Yhteensä jaksoja tulee 13. Jaksoja voi kuunnella täältä: #töissä
Klén ja Putkonen ovat yhtä mieltä siitä, että podcastin toteuttaminen oli hauska ja opettavainen kokemus. Klénin mielestä projektissa parasta oli vieraiden tapaaminen kasvotusten, ja ajatusten vaihtaminen digitaaliseen muutokseen ja työntekoon liittyen. Hän huomasi myös yllättyneensä siitä, miten paljon yhtymäkohtia kaikkien vieraiden kanssa aiheista löytyi, vaikka teemaa katsottiin hyvinkin erilaisista näkökulmista. Putkoselle podcast oli oiva tapa tutustua paremmin mikkeliläisiin ja paikallisiin yrityksiin, sillä Helsingistä Mikkeliin muuttaneena kaikki oli hänelle vielä uutta. Yhtenä tärkeimmistä opeista Klén ja Putkonen havaitsivat heti ensimmäisen jakson äänityksen jälkeen, että liiallinen jaksojen käsikirjoittaminen ja runkokysymyksiin vastaamiseen valmistautuminen haittaa spontaania ja rentoa keskustelua. Näin ollen vierailta toivottiin, etteivät mieti liikaa sitä, mitä aikovat omassa jaksossaan puhua. Näin saavutettiin aito keskusteluun heittäytyminen.
Projektin aikana herättiin huomaamaan, kuinka hyödyllinen työkalu podcast voi olla myös sisäisessä viestinnässä erityisesti suurissa organisaatioissa. Podcastissa puhuja tulee lähelle kuuntelijaa, ja pääsee esittämään asioita oman persoonansa kautta. Tällöin laajat ja vaikeasti ymmärrettävät kokonaisuudet voi olla helpompi avata kuulijalle.
Erityisen hyödyllinen podcast voi olla erilaisille muutosta edistäville ryhmille, kuten vaikkapa johtoryhmille ja muutosagenttiverkostoille. Olisi upeaa, jos erilaisia viestintämahdollisuuksia hyödynnettäisiin laajemmin osana sisäistä viestintää. Kevyenkin podcastin tuottaminen vaatii kuitenkin osaamista ja aikaa, joten sitä ei kannata alkaa räpeltämään kasaan yksin.
Marskidatan Modern Work -tiimi tuottaa asiakkaille ideoita sisäisen viestinnän kehittämiseen, ja toteuttaa hyväksi havaitut yhdessä asiakkaan kanssa. Meiltä voit tilata sisäisen viestinnän podcast-toteutuksen esimerkiksi omaan M365-ympäristöösi. Asiantuntijamme auttavat rakentamaan, tuottamaan ja julkaisemaan podin sekä mittaamaan sen vaikuttavuutta yhteisössäsi.
– Ajatus tästä tuli alun perinkin Marskidatalta. He esittelivät modernin työn palveluitaan meille jo aiemmin muiden asioiden yhteydessä, mutta teema jäi ikään kuin ilmaan roikkumaan. Mietimme kyllä jo silloin, että olisi hienoa meilläkin kehittää viestintää tuohon suuntaan, Parikkalan Valo Oy:n verkkopäällikkö Hannu Ahokas kertoo.
Parikkalan Valo Oy on vuonna 1936 perustettu energiayhtiö, jonka pääliiketoiminta-alueet ovat sähkönsiirto ja sähkönmyynti. Keväällä 2022 yritys toteutti sisäisen viestinnän kehitysprojektin yhdessä Marskidatan kanssa ajatuksenaan selkiyttää yrityksen sisäistä tiedottamista ja keskittää viestintä paremmin yhteen kanavaan.
– Tavoitteemme oli siirtyä talon sisäisessä viestinnässä sähköpostista Teamsiin. Monet arjessa viestittelemämme asiat ovat lyhyitä keskusteluja, joten niitä on itse asiassa aika hankalakin käydä sähköpostissa. Jotain muita pikaviestikanavia olimme aiemminkin käyttäneet, mutta Teams tuntui järkevältä tavalta koota viestintä yhteen paikkaan, kun se oli jo kokouskäytöstä monelle tuttu, taustoittaa Parikkalan Valo Oy:n verkkopäällikkö Hannu Ahokas.
Viestinnän kehittämisen yhteistyökumppaniksi Marskidata oli itsestään selvä valinta.
– Ajatus tästä tuli alun perinkin Marskidatalta. He esittelivät modernin työn palveluitaan meille jo aiemmin muiden asioiden yhteydessä, mutta teema jäi ikään kuin ilmaan roikkumaan. Mietimme kyllä jo silloin, että olisi hienoa meilläkin kehittää viestintää tuohon suuntaan. Nyt organisaatiomuutosten sekä etätyön yleistymisen myötä viestinnän kehitysprojekti oli hyvä ajoittaa tähän kevääseen.
Parikkalan Valon modernin työn projekti käynnistyi kahdella Marskidatan vetämällä suunnittelutyöpajalla. Työpajoissa puhuttiin paljon siitä, ketkä tekevät arjessa yhteistyötä keskenään, millaisia ryhmiä, tiimejä ja kanavia Teamsiin olisi järkevä luoda, ja miten läpinäkyvää tai suljettua viestinnän halutaan olevan.
– Meillä henkilöstöstä noin puolet ovat asentajia ja puolet toimistotyöntekijöitä. Tiedottamiseen käytettävän Teamsin käyttöönotto koski luonnollisesti koko henkilöstöä, vaikka asentajat eivät olekaan työpöytäkäyttäjiä. Eri käyttäjäryhmien tarpeet piti huomioida jo suunnittelussa, kuvailee Ahokas.
Suunnitteluvaiheen jälkeen Parikkalan Valo halusi rakentaa Teamsin tiimi- ja kanavarakenteen itse, sillä workshopeissa luotu suunnitelma oli teknistä toteutusta ajatellen hyvin selkeä. Kun kaikki oli valmista, veti Marskidata erilliset käyttökoulutukset sekä toimistotyöntekijöille että asentajille. Koulutukset olivat sisällöltään keskenään erilaiset, jotta ne tarjosivat eri työtehtävien tarpeisiin nähden parhaan tiedon.
– Koulutuksiin ollaan kyllä tyytyväisiä, ne onnistuivat hyvin. Kaikessa uudessa jalkauttaminen on omasta mielestäni erityisen tärkeässä roolissa. Ei ole järkeä kehittää uutta, jos uusia työkaluja ei sitten osata tai haluta käyttää.
Vaikka Teams on ollut käytössä viestintäkanavana vasta muutaman kuukauden, sen hyödyntäminen erityisesti yleisten asioiden tiedottamisessa on Parikkalan Valossa nähty toimivaksi.
– Julkinen tieto jäsentyy aiempaa paremmin. Teams on myös lisännyt oman toimintamme läpinäkyvyyttä siten, että vaikka kaikki yhteiset viestit eivät koskettaisikaan juuri omaa työtä, on jokaisella mahdollisuus silti päästä näkemään ne, kertoo Ahokas viestinnän uudesta arjesta.
Sisäisen viestinnän kehitystyö on kuitenkin edelleen kesken, sillä uudet toimintamallit vaativat vielä totuttelua. Myös esimerkiksi osa työmaihin liittyvistä tärkeistä viesteistä varmistetaan edelleen puhelimitse, jotta epäselvyyksiä ei vahingossakaan pääse syntymään.
– Pitkiä prosessejahan nämä ovat, että uudet käytännöt saadaan käyttöön koko organisaation tasolla. Usein meillä jokaisella on oma tapansa toimia, joten esimerkiksi tiedon etsimiseen tai tallentamiseen liittyvissä uusissa ohjeistuksissa on kaikilla oma opettelemisensa, Ahokas toteaa.
– Minun mielestäni modernin työn projektimme oli onnistunut. Oli erittäin hyvä, että kokonaisuus räätälöitiin meidän näköiseksemme, ja vastaamaan meidän tarpeitamme. Ylimääräiseen tyhjäkäyntiinkään ei mennyt aikaa, sillä suunnittelutyöpajat ja koulutukset oli hyvin koostettuja, Ahokas arvioi.
Parikkalan Valo ja Marskidata ovat keskustelleet myös Teams-ympäristön ja yrityksen viestinnän jatkokehityksestä. Pitkä yhteistyö yritysten välillä on laajemminkin tarkasteltuna ollut onnistunutta.
– Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi. Kaikki, mitä olemme yhdessä tehneet, on toiminut hyvin. Monet meidän projekteistamme ovat olleet aika spesifejä, mutta siitä huolimatta jokaiseen tarpeeseen heiltä on löytynyt hyvin osaamista.
– Esimerkiksi valvomon videoseinän toteutuksessa Marskidatalla oli tärkeä rooli oikeiden kontaktien löytämisessä ja tarvittavien, hieman erikoisempien laitteiden toimituksissa. Samalla tavalla myös palvelut AV-laitteisiin liittyen ovat Marskidatalla toimineet tosi hienosti, kehuu Ahokas.
– Todella paljon olen kuullut, että valmennusta on kehuttu ympäri organisaatiota ja kokonaisuus on koettu uudenlaisena ja modernina. Ehdottomasti suosittelen Marskidataa yhteistyökumppaniksi ja uskon, että me itsekin teemme yhteistyötä heidän kanssaan paljon jatkossakin. On kiva, että on paikallinen toimija, joka tarjoaa modernia kokonaisuutta tarpeesta riippumatta, Etelä-Savon hyvinvointialueen ICT-asiantuntija Anni Sormunen kertoo.
Vuoden 2023 alussa Etelä-Savon hyvinvointialueeseen siirtyy yli 7000 ammattilaista 12 eri kunnan sote- ja pelastusorganisaatioista. Uudessa organisaatiossa digitaalinen ympäristö, järjestelmät, raportointitavat sekä työn tekemisen prosessit yhtenäistyvät, jonka seurauksena lähes kaikki hyvinvointialueorganisaation työntekijät tulevat ottamaan käyttöönsä uusia teknologioita.
– Vuonna 2020 käynnistyneessä Etelä-Savon Rakenneuudistus -hankkeessa yhtenä tavoitteena oli lisätä tulevalla hyvinvointialueella työskentelevän sote- ja pelastushenkilöstön digikyvykkyyttä. Tähän liittyen meillä Etelä-Savon hyvinvointialuevalmistelussa muotoutui ajatus muutosagenttitoiminnasta, jonka avulla voisimme tukea työntekijöiden digivalmiuksia organisaation sisältä käsin, taustoittaa Etelä-Savon hyvinvointialueen ICT-asiantuntija Anni Sormunen.
Marskidata voitti muutosagenttipilotin kilpailutuksen toukokuussa 2021, ja vuoden loppuun saakka kestänyt projekti käynnistyi heti.
– Henkilöstö on ollut oikeastaan yllättävänkin kiinnostunutta! Pilottivalmennuksen aloitti 41 henkilöä kolmesta eri organisaatiosta, ja heillä oli kyllä selvä kiinnostus kehittämistä ja digitaalisuutta kohtaan. Suurin osa valmennettavista oli substanssipuolen ammattilaisia, mutta mukana oli myös esimiehiä sekä henkilöitä organisaation tukitoimista, kuvailee Sormunen.
Muutosagenteille tarjottiin joka kuukausi valmennusta ja niiden lisäksi he saivat välitehtäviä harjoittelun tueksi.
– Kurssin sisältö oli monipuolinen. Valmennuksissa käytiin läpi kaikille yhteisiä työkaluja, kuten Microsoft Teamsin toimintoja, Wordia sekä PowerPointia. Toisaalta valmennukset käsittelivät myös hyvinvointialueeseen liittyviä asioita laajemmin, kuten keitä kaikkia sote-uudistus koskettaa ja mitä se käytännössä tarkoittaa.
Valmennuksessa harjoiteltiin myös omassa työyksikössä muutosagenttina toimimista käytännössä.
– Keskustelimme yhdessä, mitä pitää huomioida, kun antaa tukea vaikkapa järjestelmien käytössä. Huomasimme, että muutosagenttina esittäytyminen ja roolin esiintuominen omassa yksikössä vaatii myös jonkin verran tsemppaamista, sillä viestinviejänä toimiminen ei aina ole helppoa, Sormunen kertoo.
Pilottivalmennuksen päätteeksi luotiin yhteenveto, joka keskittyi muutosagentin roolin kiteytykseen sekä siihen, mitä agentit itse toivoisivat jatkolta.
– Muutosagentit saivat vapaasti kertoa, millaista muutosagenttina toimiminen oli käytännössä ollut, miten esimerkiksi ajankäyttö oli jakautunut sekä millä tavalla he kehittäisivät valmennusta jatkossa. Marskidata puolestaan auttoi meitä agentin roolin ja tehtävien kiteyttämisessä.
Vaatii kuitenkin vielä aktiivista työtä, että tieto muutosagenttivalmennuksesta leviää kaikkialle uudessa 7000 työntekijän hyvinvointialueorganisaatiossa.
– Selkein haaste on ollut saada tieto valmennuksista ja muutosagenteista leviämään. Agenttirooli vaatii myös aina esimiehen luvan, sillä siihen kuluu kuukausittain työaikaa, tiivistää Sormunen.
– Ennen kuin pilottivalmennus loppui, keskustelimme Marskidatan kanssa, miten saisimme muutosagenttitoiminnalle luontevasti jatkoa. Marskidata sitten ideoi ja rakensi muutosagenttien starttikurssin meidän SharePointiimme, Sormunen kertoo.
Starttikurssi on itsenäisesti tehtävä kokonaisuus, jonka kuka tahansa uutena muutosagenttina aloittava henkilö voi suorittaa. Kurssilla kerrotaan, mikä muutosagenttitoiminnan perusta ja tavoitteet ovat sekä miten muutosagenttina toimitaan. Lisäksi starttikurssin materiaalit käsittelevät digitaalisuuden roolia sote-uudistuksessa.
– Ajatus starttikurssista oli kyllä erinomainen. Marskidatan asiantuntijat ovat kyllä muutenkin olleet tosi innovatiivisia aiheen parissa, ja heidän asenteensa on mukavasti huumorisävytteinen, joten valmennukset ovat aidosti olleet osallistavia ja keskustelevia, hymyilee Sormunen.
– Todella paljon olen kuullut, että valmennusta on kehuttu ympäri organisaatiota ja kokonaisuus on koettu uudenlaisena ja modernina. Ehdottomasti suosittelen Marskidataa yhteistyökumppaniksi ja uskon, että me itsekin teemme yhteistyötä heidän kanssaan paljon jatkossakin. On kiva, että on paikallinen toimija, joka tarjoaa modernia kokonaisuutta tarpeesta riippumatta.
Tammikuussa 2022 järjestettyjen aluevaalien myötä Etelä-Savon hyvinvointialueelle valittiin 59 valtuutettua ja Marskidatan vahvuudet modernien työnteontapojen ja digiympäristöjen kouluttajana nähtiin jälleen tarpeelliseksi.
– Järkevimmäksi työskentely- ja informaatiokanavaksi valtuutettujen kesken koettiin Microsoft Teams. Osa valtuutetuista käyttää Teamsia työarjessaan sujuvasti, kun osa taas on saattanut jo siirtyä työelämästä pois. Käyttäjien osaamistaso oli siis laidasta laitaan. Oli kuitenkin selvää, että halusimme tarjota meidän luottamushenkilöillemme parhaat työkalut siihen, että he voisivat toimia parhaalla mahdollisella tavalla omassa tehtävässään, kertoo Etelä-Savon hyvinvointialueen koordinaattori Mari Hytönen.
Teamsin osaamisen kehittämisen tueksi Marskidata kokosi viisi napakkaa, puolen tunnin mittaista koulutusta.
– Virka-ajan ulkopuolella järjestettävillä, lyhyillä koulutuksilla osallistuminen pyrittiin tekemään luottamushenkilöille mahdollisimman helpoksi. Aktiivisimpia osallistujia ovat luonnollisesti olleet juuri he, jotka ovat kaivanneet vahvistusta omaan digiosaamiseensa. Osallistujat ovat olleet tyytyväisiä koulutusten antiin, sekä siihen, että koulutuksia ylipäätään on tarjottu, Hytönen kertoo.
Keväällä 2022 järjestettyjen koulutusten lisäksi Marskidata kokosi luottamushenkilöiden Teams-ympäristöön koulutuskeskuksen, josta löytyy niin sähköisen kokousjärjestelmän opastukset kuin Marskidatan muu koulutusmateriaali. Tämän lisäksi luottamushenkilöt saavat yhteyden Marskidatan asiantuntijoihin kätevän tuki-chatin kautta.
– Marskidatan ajatukset Teams-alustan kehittämiseen ja koulutussisältöihin ovat olleet sellaisia, mitä en itse olisi osannut edes ajatella. Kaikki vastaukset tuki-chatissakin tulevat mukavan nopeasti. Mielestäni kaikki on sujunut tosi hyvin, tiivistää Hytönen.
Pari kuukautta on hujahtanut siitä, kun kaksi tuoretta tekijää aloitti Marskidatalla. Teemu System Specialistina Print Service -tiimissä ja Mariia Modern Works Specialistina Modern Work -tiimissä. Niin työnkuvat kuin taustat erovat paljon toisistaan, mutta se mikä yhdistää on aloittaminen samana päivänä ja perehdytyksen läpi käyminen Marskidatalla. Millainen kokemus on ollut Teemun ja Mariian mielestä? Miten Marskidatalla onnistuttiin ja miksi?
Perehdytyksen merkitys on suuri, työssä menestymisen kannalta. Hyvä perehdyttäminen myös sitouttaa työntekijän sekä lisää työhyvinvointia. Niin kutsutun sisäänajon tulisi olla suunnitelmallista, johdonmukaista sekä motivoivaa. Sitä tulee myös arvioida sekä kehittää jatkuvasti. Muistettava on myös se, että kokemus yrityksestä työpaikkana alkaa jo paljon ennen työhaastattelua aloittamispäivästä puhumattakaan. Hybridityö asettaa myös omat haasteensa, jotka on osattava huomioida.
Erityisesti silloin, kun ei ole aiempaa kosketusta yritykseen, on ensivaikutelmalla ratkaiseva merkitys. Mariia lähestyi yritystä suoraan ilman, että paikkaa oli avoimena. Palvelumuotoilijana minulla on aina asiakaskokemuslinssit päässä. Kiinnitän huomiota siihen, millainen kokemus minulle muodostuu ja onko yrityksen toiminta linjassa sen kanssa, mitä se itsestään viestii eri kanavissa. Marskidatalla se oli, draivi oli selvästi päällä.
Sähköpostien ja puhelinkeskusteluiden sävy oli positiivista ja arvostavaa. Vaikka yhteen sähköpostiin vastausta ei kuulunut samana päivänä, viivästys perusteltiin ja sitä pahoiteltiin aidosti. ”Jos sävy olisi ollut yhtään tyly tai viivettä ei olisi pahoiteltu tai perusteltu lainkaan, olisin antanut olla.”
Työhaastattelussa linja jatkui. Haastattelut toteutettiin Marskidatan Mikkelin toimistolla, jossa tilat ovat modernit ja suunniteltu ajanmukaisiksi. Vastassa ovella oli toinen haastattelijoista, kahvit mukaan ja linjoilla yhdessä neukkarissa oli toinen haastattelija hymyillen. Tunnelma oli rento ja aito into tekemiseen välittyi vahvasti. Pisteenä ii:n päälle minun ajastani, lähtiessäni kiitettiin sanojen lisäksi lahjakassilla.
Kun aloitimme, molemmille oli työpiste valmiina työvälineineen ja tervetulotoivoksineen. Päivän ohjelma oli suunniteltu etukäteen. Liian usein perehdytyksessä muistinvaraisesti kaadetaan tietoa niskaan ilman loogista järjestystä. Nyt apuna käytettiin Microsoft 365 -ympäristön Planner-tehtävätyökalua. Sieltä löytyi meille molemmille valmiit asialistat linkkeineen ja ohjeineen. Osa listan asioista käytiin yhdessä läpi ja osan sai käydä itsenäisesti ja kuitata tehdyksi. Koko ajan pysyi itse kartalla siitä, mitä on ottanut haltuun ja mitä vielä tulee omaksua. Myös esimies pysyi kartalla missä mennään ja mitä asioita on käyty läpi.
Hyvin suunniteltu viestintäympäristö pelisääntöineen on yksi hybridityön onnistumisen kulmakivi. Jos et tiedä mistä kanavista tavoitat kollegat kun siirryt kotikonttorille, vaikuttaa se voimakkaasti kokemukseen työstä ja sen sujuvuudesta. Heti alussa meille kerrottiin, missä kanavissa viestitään ja miten, sekä missä ei viestitä sisäisesti. Ja miten viestitään ulkoisesti. Heti alusta lähtien tiesit, miten kollegat tavoitat, olit sitten missä tahansa.
Hyvin toteutettu hybriditoimisto myös tukee yhteisöllisyyttä. Teemu oli tehnyt aiemmin töitä enemmän yksin. Nyt kollegoiden saaminen ympärille innosti ja motivoi. Vaikka töitä tehdään eri kaupungeissa, tiimit ovat silti yhtenäisiä.
Kun panostat perehdyttämiseen, niin pääset vaikuttamaan koko työntekijäkokemuksen rakentumiseen ja siihen, että rekrytoimasi huippuosaaja pääsee loistamaan työssään sitoutuen yritykseen täydellä teholla.
