Työelämä on jatkuvan kehityksen ja muutoksen alla. Pohjimmiltaan modernissa työssä (Modern Work) on kyse siitä, että sen avulla pyritään helpottamaan ihmisten työskentelyä (digitaalisissa työympäristöissä). Modernin työn haltuunotossa on oltava perillä siitä, mitä omassa työympäristössä tapahtuu, millaisia tuntemuksia ihmisillä on työntekoon ja työtapoihin liittyen, sekä mitkä ovat valloillaan olevia trendejä.
Lue lisää modernista työstä täältä.
Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas.
Tällä hetkellä työelämässä on valloillaan kaksi suurta trendiä, joiden vaikutukset näkyvät laaja-alaisesti jo nyt, ja vielä vahvemmin lähitulevaisuudessa: joustavuus ja tekoäly.
Joustavuus on trendinä ihmisiin ja ihmisten käyttäytymiseen painottuva. Se pitää sisällään etä- ja hybridityön käsitteet, sekä perusperiaatteen siitä, että ihmiset ovat yksilöitä, joilla on elämää myös työn ulkopuolella. Työ tukee ja mahdollistaa muuta elämää, ei toisin päin.
Tekoälytrendissä on nähtävissä tekoälyn käytön valtava kasvu. Vaikka tekoäly puolestaan painottuu enemmän teknologiaan ja sen kehittymiseen, on tähän trendiin otettava ensisijaisesti ihmislähtöinen näkökulma, sillä lopunperin tekoälyä hyödyntävät ihmiset.
Tekoäly on ollut käsitteenä jo pitkään käytössä. Erilaiset algoritmit (eli erilaiset kaavat, joiden avulla voidaan suorittaa jokin prosessi) pyörivät jatkuvasti jokaisen meidän arjessa taustalla. Esimerkiksi illalla, kun laitat suoratoistopalvelun päälle, ja etsit mieluista katsottavaa, on tekoäly jo valinnut katsomistottumuksesi perusteella sinulle sopivia sarjoja, ja suosittelee niitä heti etusivulla.
Microsoftilla ajatellaan, että jokaiselle ihmistyöntekijälle voitaisiin tuoda oma Copilot tekoäly assistentiksi M365 tuotteisiin. Tekoälyn sijaan voidaankin tässä kohtaa puhua tukiälystä. Jokaisella meistä olisi mahdollisuus hyödyntää väsymätöntä työntekijää apunaan erilaisissa rutiinihommissa. Tämä tukiäly voi työskennellä taustalla 24/7 sillä aikaa, kun ihminen itse lepää tai keskittyy johonkin toiseen tehtävään. Tukiäly ei kuitenkaan osaa tehdä työtään ilman ihmistä, sillä jonkun on ohjeistettava ensin tukiäly toimimaan halutulla tavalla.
Joskus esimerkiksi esityksen luominen tyhjästä voi tuntua kovin haastavalta ja työläältä tehtävältä. Mitäpä jos antaisit tukiälyassarille tehtäväksi tehdä esityksestä ensimmäinen versio, josta sitten työstätte yhteistyössä timanttia. Tukiälyä voidaan hyödyntää siis vaikkapa luovuuden jump-starttaamisessa!
Tutustu Microsoft 365 Copilottiin täältä: How Microsoft 365 Copilot works - YouTube
Modernin työn haltuunoton peruspalikat lyhyesti:
Ennen suurien modernin työn projektien aloittamista kannattaa lähteä liikenteeseen aivan alusta. Ensin on kartoitettava mitä kaikkia lisenssejä yritykseltä löytyy jo nyt, mitä kaikkea ne pitävät sisällään, ja mitä kaikkia palveluita yrityksellä on jo käytössä tai otettavissa käyttöön nykyisten lisenssien puitteissa. Tämän jälkeen vasta voi alkaa miettimään mitä muuta näiden lisäksi pitäisi olla.
Kun omista lisensseistä ollaan perillä, voidaan lähteä kartoittamaan yrityksen ja työntekijöiden todellisia tarpeita. M365 on kuin karkkikauppa. Jokaiseen makuun löytyy jotakin, ja kaiken paljouden keskeltä on osattava kauhoa omaan karkkipussiin juuri ne maut, jotka tulee myös syötyä. Pussiin ei kannata kahmia sellaisia, jotka jäävät kuitenkin syömättä, kun kukaan ei haluakkaan niitä. Eli ottakaa vain sellaisia palveluita käyttöön, joita todellisuudessa tarvitsette ja käytätte, ja joista on aidosti hyötyä.
Jos tarvekartoituksen jälkeen huomataan, että uusia palveluita on otettava käyttöön, kannattaa niiden käyttöönottoon varata reilusti aikaa. Kaikkia uusia palveluita ei kannata lähteä ottamaan kerralla ja lyhyellä aikavälillä käyttöön, sillä sen lisäksi, ettei ihmisillä ole aikaa opetella palveluiden käyttöä ja sisäistää niiden käyttötarkoitusta, on silloin myös vaarana, että tiedot siiloutuvat, tulee tietoturvariskejä, eivätkä ihmiset tiedä mitä löytyy ja mistä.
Moderniin työhön kuuluu modernin teknologian lisäksi hyvin keskeisesti ihmiset, jotka näitä teknologioita, palveluita ja sovelluksia käyttävät. Ihmisten osallistaminen ja kouluttaminen onkin yksi keskeisimmistä palikoista modernin työn projekteissa. Vaikka yrityksellä olisi käytössään kuinka hienot pelit ja pensselit, ei niistä saada mitään todellista hyötyä irti, jos niitä ei osata (tai haluta) käyttää. Osallista ihmiset heti alusta alkaen mukaan, jotta he sitoutuvat muutokseen ja uutuuksiin, ja muista huolehtia, että käyttökoulutus tulee toteutettua kunnolla ja huolellisesti.
Todellisuudessa projektin kaksi ensimmäistä vaihetta voidaan tehdä toisinkin päin. Tässä järjestyksessä toimiessa kuitenkin hyötynä on se, että kun tarpeet ollaan saatu selvitettyä, voidaan niihin ehdottaa suoraan ratkaisua jo olemassa olevien lisenssien puitteissa, eikä tarvitse enää tässä kohtaa vaivata päätään ajatuksella ”no mistähän ja mitenhän tämä nyt..”. Tällöin voidaan välittömästi päätellä, onnistuuko palvelun käyttöönotto olemassa olevien lisenssien puitteissa, vai tarvitseeko karkkikaupasta hakea pussiin jotain uutta.
Kuuntele lisää modernista työstä #töissä-podcastista.
Tai lataa tästä ilmainen modernin työn opas: ”Näin me on aina töissä tehty ja ihan riittävän hyvin toimii!” - Marskidata
Jos kaipaat apua modernin työn tiimoilta, ota rohkeasti yhteyttä meihin!
Microsoftin maaliskuussa 2023 julkaisema uusi Microsoft Intune Suite yhdistää aiemmin erilliset edistyneet päätepisteiden hallinta- ja tietoturvaratkaisut yhdeksi kokonaisuudeksi. Tämä helpottaa ja yksinkertaistaa päätepisteiden hallintaa sekä parantaa tietoturvaa. Intune Suite mahdollistaa IT-ammattilaisille automaation lisäämisen ylläpitoon ja näin ollen ennakoivan päätelaitteiden hallinnan sekä tietoturvauhkiin puuttumisen aiemman reaktiivisen tavan sijaan.
Microsoft Intunen avulla on hallittu päätelaitteita ja huolehdittu, että ne ovat ajan tasalla niin käyttöjärjestelmän, sovellusten kuin tietoturvatekijöiden osalta. Ajan myötä muuttuvien työskentelytapojen ja turvallisuusuhkien, sekä taloustilanteen heikentymisen myötä organisaatiot saattavat kuitenkin tarvita ratkaisuja kompleksisuuden vähentämiseen. Nykyisellään suuri osa yrityksistä käyttää yli kymmentä ohjelmaa / hallintatyökalua digitaalisen omaisuutensa suojaamiseen ja hallintaan. Yksittäisten työkalujen suuri määrä tuottaa suuria hallintakustannuksia, suurempaa hyökkäyspintaa ja valtavaa lisenssikustannusta yritykselle. Näitä kaikkia voidaan taklata Microsoft Intune Suitella.
Uusia ratkaisuja ovat mm.
Etäapu (Remote Help) on työkalu helpdeskeille. Se tulee kilpailemaan jo olemassa olleiden etähallintasovellusten kanssa. Remote Help on saatavilla Windowsille ja myöhemmin Android ja Mac päätelaitteille. Se mahdollistaa käyttäjän päätelaitteen hallinnan ja ongelmanratkaisun etäyhteydellä.
Endpoint Privilege Management avulla voidaan kontrolloida ns. peruskäyttäjän käyttöoikeuksia siten, etteivät suojaustoiminnot estä tuottavuutta. Jotkin sovellukset voivat vaatia toimiakseen admin-oikeudet käyttäjätilille. Tämä taas on suuri tietoturvariski. Väärän linkin klikkaaminen admin-oikeuksilla voi tuhota koko koneen. Endpoint Privilege Management taklaa ongelman.
Toisiin Just-in-Time sovelluksiin verrattuna, joissa käyttätili voidaan korottaa tietyksi ajanjaksoksi rajoittamattomasti, Endpoint Privilege Management antaa korotuksen vain per hyväksytty operaatio, jotta vältytään suorittamasta luvattomia prosesseja korotetuilla oikeuksilla. Toiminto enabloidaan Intunessa tenanttitasolla ja policyjen avulla määritetään korotustyyppi joko automaattiseksi tai käyttäjän vahvistamaksi. Pelkistettynä oikeilla käyttäjillä on oikeat oikeudet oikeaan aikaan. Tyyppillisenä esimerkkinä paikallisen tulostimen asentaminen.
Microsoft Tunnel for Mobile Application Management (Microsoft Tunnel for MAM) on kevyt VPN ratkaisu, mikä mahdollistaa työntekijöiden pääsyn yrityksen resursseihin käyttäjän omalla laitteella, jota yritys ei hallinnoi. Yrityksen on mahdollista säästää laitteiden hankintakuluissa, kun työntekijä voi käyttää omaa mobiililaitettaan.
Microsoft Tunnel for MAM takaa turvallisen pääsyn yrityksen dataan iOS ja Android laitteille. Tämä onnistuu käyttämällä line-of-business sovelluksia tai Microsoft Edge selainta.
Erikoislaitteiden hallinta antaa työntekijöille joustavuutta tarvitsemansa laitteen valintaan ilman, että laitteista tulee tietoturvauhkia yritykselle.
Intune Suiteen tullaan myöhemmin lisäämään ominaisuus Advanced app management, eli edistynyt sovellushallinta. Se tarjoaa yrityssovellusluettelon ja kontrolloi sovellusten löytämistä, käyttöönottoa ja automaattisia päivityksiä ja näin vähentää riskiä minkä vanhentuneet appit tuottavat. Lisäksi tänä vuonna on tulossa pilvivarmenteiden hallintaratkaisu VPN- ja Wi-Fi-varmenteiden hallinnoimiseen Intunesta käsin.
Microsoft Intunen perustoiminteet (Microsoft Intune Plan1) sisältyvät Microsoft 365 E3, E5, F1, ja F3; Enterprise Mobility + Security E3 ja E5 sekä Business Premium tilauksiin. Plan 1 voidaan laajentaa Microsoft Intune Plan 2:lla, jolla saadaan erikoislaitteiden hallinta ja Microsoft Tunnel for Mobile Application Management perustoiminteiden lisäksi. Kaikki ominaisuudet saadaan Microsoft Intune Suitella, mikä lisää edellisiin vielä Microsoft Intune Remote Helpin ja Microsoft Intune Endpoint Privilege Managementin. Alla oleva taulukko havainnollistaa asiaa. Plan 2 ja Intune Suite edellyttävät Intune Plan 1:n olemassaolon.
| Microsoft Intune Plan 1 | Microsoft Intune Plan 2 | Microsoft Intune Suite | |
| Microsoft Intune core capabilities - Cross-platform endpoint management - Built-in endpoint security - Mobile application management - Endpoint analytics - Microsoft Configuration Manager | ✅ | ||
| Microsoft Intune Tunnel for Mobile Application Management A lightweight VPN solution for iOS and Android mobile devices that does not require device enrollment. | ✅ | ✅ | |
| Microsoft Intune management of specialty devices A set of device management, configuration and protection capabilities for special, purpose-built devices such as augmented reality and virtual reality headsets, large smart-screen devices, and conference room meeting devices. | ✅ | ✅ | |
| Microsoft Intune Remote Help A cloud-based solution that enables secure helpdesk-to-user connections. | Available as an add-on | ✅ | |
| Microsoft Intune Endpoint Privilege Management A feature that allows standard users to perform elevations approved by their organization. | Available as an add-on | ✅ | |
| Microsoft Intune advanced endpoint analytics A set of analytics-driven capabilities that help IT admins understand, anticipate, and improve end-user experiences. Initial features include customer device scopes, anomaly detection, and device timelines for troubleshooting. | Will be available as an add-on | ✅ | |
| More advanced capabilities are on the way: Stay tuned for advanced app management (coming in May 2023) and cloud certification management capabilities (coming in the second half of 2023). | Will be available as add-ons | ✅ |
Jos kiinnostuit päätelaitehallinnan yhtenäistämisestä, tietoturvan vahvistamisesta ja kustannusten vähentämisestä, tuotteesi on Microsoft Intune Suite. Lisätietoa aiheesta saa Marski Datan asiantuntijoilta. Katsotaan yhdessä yrityksesi tietoturva kuntoon.
Monissa yrityksissä kesätyöntekijöiden rekrytointi aloitetaan jo heti alkuvuodesta ja tulevan kesän työntekijät valitaan hyvissä ajoin keväällä. On varmasti kaikkien etu, että kesätyöntekijät valitaan ajoissa, mutta muistetaanko myös kesätyöntekijöiden työvälineet katsoa kuntoon ennen työn alkua? Kun tarvittavat välineet odottavat työntekijäänne ensimmäisenä työpäivänä, on työn aloittaminen helpompaa ja sujuvampaa. Työntekijä tuntee myös itsensä tervetulleeksi, kun olette tehneet valmisteluja häntä varten. Itselleni tuli ainakin ensimmäisenä työpäivänä todella hyvä mieli, kun työvälineet oli laitettu työpisteelleni valmiiksi ja minua selvästi jo odotettiin töihin.
Monelle kesätyöntekijälle tärkein, tai ehkä jopa ainut, tarvittava työväline on puhelin. Älypuhelimeen saa ladattua monia työntekoa helpottavia sovelluksia, ja työpuhelimen ansiosta työntekijät ovat aina tavoitettavissa. Puhelimen kaveriksi kannattaa hankkia myös suojakuori ja näytön suojalasi, jotka suojaavat puhelinta ulkoisilta vaurioilta. Kun kesätyöntekijällä on oma työpuhelin, ei tarvitse miettiä, millä työhön liittyvät puhelut soitetaan.
Marskidatan MDStore -verkkokaupasta löydätte laajan valikoiman älypuhelimia ja niiden erilaisia tarvikkeita. Verkkokaupan tilaukset toimitamme kätevästi toimipisteeseenne tai vaikka suoraan kesätyöntekijänne kotiin. Jos teillä ei vielä ole tunnuksia verkkokauppaamme voitte hakea ne täältä. Tilaaminen verkkokaupastamme on helppoa ja toimitus nopea, tilaus on perillä jopa seuraavana arkipäivänä. Kun puhelimet on hankittu tarvitaan niihin tietysti myös liittymät. Yrityksenne liittymäasiat hoituvat keskitetysti kauttamme.
Työpuhelimen lisäksi monissa työtehtävissä kesätyöntekijä voi tarvita myös tietokonetta. Me Marskidatalla autamme mielellämme valitsemaan kesätyöntekijöillenne sopivat tietokoneet juuri heidän työtehtäviinsä. Meiltä löytyy tietokoneet niin asiakaspalvelijoille kuin teknisemmille suunnittelijoille. Liikkuvalle työntekijälle kannattaa hankkia myös läppärilaukku, tällöin kone säästyy kolhuilta ja kulkee näppärästi mukana. Jos kesätyöntekijä työskentelee kotikonttorilta käsin, meiltä Marskidatalta saatte myös tarvittavat nettiliittymät sekä reitittimet. On myös hyvä miettiä etukäteen, tarvitseeko kesätyöntekijöiden käyttää esimerkiksi sähköpostia tai Teamsia. Jos käytössänne on Microsoftin työvälineitä, on myös kesätyöntekijöille hyvä hankkia tarvittavat lisenssit. Microsoftin 365 Business Basic -lisenssillä saatte käyttöönne muun muassa:
Puhelimen ja tietokoneen lisäksi on olemassa myös monia muita työntekoa helpottavia työvälineitä. Iso erillinen näyttö parantaa työergonomiaa ja helpottaa useiden eri ohjelmien käyttöä rinnakkain. Läppärin näytön jakaminen usealle ikkunalle vaatii nimittäin aikamoista supernäköä, ainakin oman kokemukseni mukaani. Jos koneella näpytellään päivän mittaan enemmänkin, erillinen näppäimistö ja hiiri voivat parantaa työtehoa. Kuulokkeet voivat olla tarpeelliset kesätyöntekijälle monessa eri työtehtävässä. Laadukas kuulokemikrofoni vapauttaa kädet puhelimeen puhuessa, mikä helpottaa työntekoa. On myös mukavampi kuunnella palaveria avokonttorilla kuulokkeet päässä, vierustoveria häiritsemättä.
Kesätyöntekijän työvälineet kannattaa laittaa kerralla kuntoon ja satsata sellaisiin välineisiin, joita voidaan hyödyntää myös jatkossa seuraavien kesätyöntekijöiden kohdalla tai, jos kesätyöntekijöistä tuleekin pidempiaikaisia työntekijöitä. Jos työvälineisiin investoiminen kuitenkin mietityttää, voi laitteiden ostaminen palveluna meiltä Marskidatalta olla sopiva ratkaisu. Meiltä saatte palvelulaitteet kiinteällä kuukausihinnalla, jolloin kulut eivät pääse yllättämään. Account Managerimme Pekka kirjoitteli aiheesta hiljattain blogin, käy kurkkaamassa täältä lisätietoja, jos kiinnostuit.
Oli kyseessä sitten kesätyöntekijä, uusi työntekijä tai muuten vain ajankohtaisena yrityksenne työvälineiden päivitys, me Marskidatalla autamme mielellämme löytämään juuri teidän työskentelyynne parhaiten sopivat ratkaisut. Ota siis rohkeasti yhteyttä niin katsotaan työntekijöidenne työvälineet kuntoon.
Vuonna 2008 perustettu SSG Sahala on teollisuuden elinkaaripalveluihin erikoistunut yritys. Sahalan kunnossapitopalvelujen monipuolisuus kielii siitä, että asiakkaita löytyy useilta eri toimialoilta aina ydinvoimaloista pieniin teollisuusyrityksiin asti. Rikas asiakaskunta tarkoittaa toisaalta myös sitä, että moni SSG Sahalan 180 asiantuntijasta ei välttämättä koskaan pääse tapaamaan toisiaan. Sahalan toimintaperiaatteeseen kuuluva viestinnän tasapuolisuus täytyi taata alan menevästä luonteesta huolimatta – Marskidatan vankkaa asiantuntijuutta hyödyntäen.
Sahalan tarve koko yrityksen kattavalle viestintäratkaisulle huomattiin yrityksen toimipisteiden määrän kasvaessa huimaa vauhtia. Kun yhteistyö Marskidatan kanssa aloitettiin vuoden 2022 alussa, toimipisteitä oli kuusi. Vain reipasta puolta vuotta myöhemmin tuo numero oli kasvanut kahdeksaan.
Tärkeänä strategisena ohjenuorana yhteistyölle toimi yrityksen päätös siitä, että tieto kuuluu kaikille tehtävästä ja toimipisteestä riippumatta. Toimialojen, palvelumallien ja henkilöstön lisääntyessä haluttiin jo ennakoiden varmistua siitä, että tieto yrityksen sisällä ei pääse siiloutumaan, joka voisi myöhemmin vaikeuttaa avoimuutta edistävän kulttuurin toteutumista toivotulla tavalla.
SSG Sahalan tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka tekee tiedosta läpinäkyvämpää ja helpommin saavutettavampaa sekä edistää jokaisen työntekijän päivittäistä työtä. Teollisuuden kunnossapitopalveluille ominaista on erilaisten lomakkeiden ja työkirjauksien huolellinen ja tehokas käyttö, joten sen tekeminen mahdollisimman vaivattomaksi oli yksi yhteistyön pääteemoja.
Työhön ryhdyttiin linjaamalla yrityksen strateginen suuntaus sisäisestä viestinnästä, operatiiviseen toimintaan liittyvät tarpeet ja kuva tulevaisuuden tavoitetilasta. Huolellisen suunnittelutyön ansiosta intran toiminnallisuuksia päästiin suunnittelemaan niin, että fokus pysyi tiukasti tavoitteessa kaikkien työvaiheiden aikana.
”Oli todella mukavaa huomata, että Marskidatan tiimistä välittyi aito kiinnostus meitä kohtaan alusta asti. Suosittelen heitä lämpimästi – kohtaamisemme olivat miellyttäviä, ja tiimillä oli koko ajan reipas ote työhön,” kommentoi SSG Sahalan toimitusjohtaja Risto Judin yhteistyön eri vaiheita.
Yhteistyö aloitettiin työpajoilla, joissa oli mukana Marskidatan asiantuntijoiden lisäksi SSG Sahalan henkilöstöä johtotasolta asti. Kolmen työpajan aikana luotiin selvät raamit sille, minkälainen rakenne intraverkolla tulisi olla ja millaista sisältöä siellä halutaan julkaista. Kaikki päätökset tehtiin aloituskeskustelussa tehtyjä tavoitteita ja SSG Sahalan viestintäfilosofiaa vahvasti heijastaen.
Sitten ryhdyttiin itse rakennustyöhön, jossa pääroolia näytteli Sharepoint Online -alustalle rakennettu viestintäympäristö. Rakennustyössä otettiin huomioon toiminnallisuuksien lisäksi myös yrityksen brändi-ilme oikeaa värimaailmaa myöten.
Kun rakennustyön vaihe oli ohi, projekti saatettiin loppuun huolellisesti suunnitellulla käyttöönottokoulutuksella, jossa otettiin huomioon Sahalan näkemys ja toiveet uuden intraverkon käytöstä ja sitä hallinnoivien henkilöiden kokemus.
Koulutus toimitettiin jälkikäteen SSH Sahalalle tallenteena. Näin intran käytön opastukseen on helppo palata, ja yhdessä sovitut sekä parhaaksi todetut käytännöt on helppo perehdyttää myös tuleville työntekijöille.
"Itse intran julkaiseminen oli yhteistyömme huippuhetkiä, totta kai!” Judin kommentoi yhteistyön onnistumista. ”On ollut hienoa seurata, kuinka katselukertoja kertyy sinne lisäämillemme sisällöille. Näin tiedämme, että olemme tehneet jotain oikein.”
Judin kommentoi yhteistyötä SSG Sahalan kanssa lämpimästi suositellen. ”Suosittelen Marskidataa ehdottomasti vastaaviin projekteihin. Oli mukavaa olla asiakas, kun meiltä osattiin kysyä kaikki oikeat kysymykset.”
Etsitkö yrityksellesi toimivaa sisäisen viestinnän ratkaisua, jossa yhdistyvät parhaiden teknologien lisäksi toimivimmat käytännöt yrityksesi tarpeiden ratkaisemiseksi? Ota meihin yhteyttä jo tänään!
Hämeenlinnan Osuusmeijeri on jalostanut suomalaisten rakastamia maitotuotteita jo vuodesta 1926. Korkealaatuisista tuotteista ja läheisistä tuottajasuhteista tunnetussa meijerissä jalostetaan vuosittain yli 108 miljoonaa litraa maitoa yli 80 hengen voimin. Perinteisen alan asiantuntemuksen lisäksi teknologia ja sisäinen viestintä ovat keskeinen osa modernia meijeritoimintaa, joka toimi yhteistyön pohjana Marskidatan kanssa.
Viestinnän sujuvuus, nopeus ja avoimuus on päivittäisen toiminnan edellytys yhdelle Suomen suurimmista maitomeijereistä. Marskidatan kanssa aloitetun yhteistyön tärkeimpänä tavoitteena oli viestinnän tehostaminen kaikilla yrityksen tasoilla meijerin päivittäisestä toiminnasta hallitustyöskentelyyn saakka. Ratkaisu saavutettiin suunnittelemalla ja toteuttamalla meijerin yksilöllisiä tarpeita palveleva intra ja hallituksen sekä johtoryhmän työskentelyä sujuvoittavat Teams-työskentelykoulutukset.
– Yhteistyömme keskiössä on ollut henkilöstömme mahdollisimman tehokas osallistaminen, kertoo Hämeenlinnan Osuusmeijerin toimitusjohtaja Risto Koski.
Meijerin sisäisen viestinnän keskuksena toimiva intra rakennettiin sillä ydinajatuksella, että kaikesta työntekijöitä koskevasta sisäisestä viestinnästä saadaan mahdollisimman reaaliaikaista ja läpinäkyvää. Viestintätarve on monipuolinen, sillä työntekijöiden on oleellista saada tietoa niin meijerin toiminnasta, tilannekatsauksista kuin tapahtumista.
Parhaaseen ratkaisuun päästiin rakentamalla yrityksen sisäinen intra, jonka suunnittelussa ja luomisessa yhdistyi niin meijerin kuin Marskidatan monipuolinen asiantuntijuus. Varsinaista rakennusvaihetta edelsi tavoitteiden asetanta, jossa määriteltiin rakennus- ja käyttöönottovaiheiden lisäksi myös jatkuvan kehityksen takaavat toimenpiteet.
– Jo tavoitteiden asetannassa huomasimme yhteistyömme toimivan erinomaisesti. Kaikki toimi joustavasti, ammattitaitoisesti ja kustannustehokkaasti, Koski kiittelee.
Nopea ja saavutettava ovat laatusanoja, joilla Hämeenlinnan Osuusmeijerin sisäisen viestinnän ratkaisua haluttiin kuvata. Se saavutettiin ottamalla kaikki irti jo käytössä olleesta Microsoft 365 -ratkaisusta, johon kuului myös dokumenttien hallinnan kokonaisuus SharePointia hyödyntämällä. Näin meijerin toiminnan kannalta oleellista tietoa saadaan siirrettyä nopeasti ja vaivattomasti, koko yrityksessä samaa tapaa käyttäen.
Toinen keskeinen tapa edistää tiedon liikkumisen nopeutta ja läpinäkyvyyttä oli opastaa meijerin henkilöstöä ottamaan vastaan intranettiin nostettavat uutiset, kyselyt ja tiedotteet suoraan heidän mobiililaitteisiinsa. Tärkeimmät uutiset tulevat notifikaatioina yhdistettyjen mobiililaitteiden näytöille, joka helpottaa ratkaisevasti esimerkiksi työvuoromuutosten seuraamista.
– Meille silmiä avaavaa oli huomata, kuinka paljon meillä jo käytössä olleista ratkaisuista saatiin Marskidatan asiantuntijuuden avulla irti. Tämä on kaikista tehokkain toimintatapa. Ei ole kannattavaa aina vain hankkia uutta ohjelmistoa, kun jokin tarve ilmenee, Koski sanoo.
Toinen osa Hämeenlinnan Osuusmeijerin viestintäratkaisusta syntyi, kun sekä hallituksen että johtoryhmän työskentelyä haluttiin suoraviivaistaa ja sujuvoittaa työskentelytavoilla, jotka modernit teknologiaratkaisut mahdollistavat. Työkaluksi valikoitui Microsoft Teams, jonka parhaita käytäntöjä perehdytettiin johtoryhmälle ja hallitukselle. Johtoryhmälle koulutuksia pidettiin kolme ja hallitukselle kaksi.
Sekä johtoryhmässä että hallituksessa uuden työkalun käyttö otettiin hyvin vastaan:
– Teamsin käyttö on helpottanut hallitustyöskentelyä merkittävästi ja meille se on ollut tervetullut muutos, Koski kiittelee.
Marskidatan ja Hämeenlinnan Osuusmeijerin yhteistyön lopputuloksena syntyi koko työyhteisön tarvetta palveleva intranet, sen käyttöönoton sujuvuuden varmistaminen ja oikeat työkalut modernin hallitustyöskentelyn tueksi. Tämä mahdollisti koko työyhteisön kattavan sisäisen viestin modernisoinnin, jonka onnistuminen on myös tärkeä osa Hämeenlinnan Osuusmeijerin strategiaa.
Marskidatan ja Hämeenlinnan Osuusmeijerin yhteistyön kantavia teemoja olivat luottamus ja viestintä jokaisessa työvaiheissa määrittelystä käyttöönottoon ja jälkiopastukseen.
– Suosittelen Marskidataa lämpimästi. Kaikessa heidän tekemisessään korostuu laatu ja ketteryys, Koski summaa.
Onko yritykselläsi haasteena miten informoida työntekijöitä? Miten jakaa firman uutisia, tiedostoja tai tulevia tapahtumia? Tähän on helppo ratkaisu, Microsoftin SharePoint.
Vanhasta SharePointista on jäänyt monelle kuva vaikeasti ylläpidettävästä, kankeasta ja usein sekavasta sivustosta, jota kukaan ei käytä. Moderni SharePoint on aivan jotain muuta, se on helposti ylläpidettävä, raikas ja selkeä. Modernia SharePoint-sivustoa jokainen haluaa käydä katsomassa, työpäivän alkaessa ja sen aikana. Modernista SharePointista voidaan rakentaa yrityksen sisäisen tiedon ja sosiaalisen kanssakäymisen keskus.
Moderni SharePoint-sivusto on oikein toteutettuna selkeä ja informatiivinen. Eri osiot (esim. uutiset, kalenterit ja linkit) ovat selkeästi omissa lohkoissaan, josta näkee nopeasti tärkeimmät tiedot nopeasti. Sivuhakemisto on selkeästi jaoteltu pääaiheisiin, joista pääsee porautumaan alitasoihin parilla hiiren klikkauksella. Sivuille voi asettaa helposti myös erilaisia verkko-osia, eli sovelluksia. Näitä sovelluksia saa laajasta valikoimasta haettua lisää, laajentaen SharePoint-sivuston käytettävyyttä hurjasti.
SharePointin koko sivuston teemaa voidaan vaihtaa ja halutessa sivuston logot, värit ja navigaatio saadaan asetettua juuri oman organisaation brändin mukaisesti. Moderni SharePoint on käytettävissä tietokoneiden selaimilla, mutta myös erilaisilla mobiililaitteilla. SharePointin rakentaminen niin, että se olisi käytettävissä myös mobiililaitteilla, ei voisi olla helpompaa, sillä SharePoint toimii mobiililaitteissa heti. SharePoint-sivut skaalautuvat automaattisesti pienemmille ruuduille ja toimivat sujuvasti.
Microsoft Power Automate on yksi monista tehokkaista työkaluista, jotka voidaan integroida SharePointiin. Power Automatella voidaan asettaa triggereitä, jotka seuraavat tiedostoa, kansiota tai tapahtumaa ja se tekee automaattisesti ennalta määrättyjä toimenpiteitä. Näin saadaan automatisoitua monia triviaaleja toimenpiteitä, jolloin työntekijät voivat keskittyä tekemään enemmän tuottavampaa työtä.
Muita tehokkaita työkaluja on muun muassa Microsoft Planner, jonka avulla voidaan luoda, seurata ja hallita projekteja ja tehtäviä. Tämä on erittäin hyvä työkalu projektien seurantaan projektipäälliköille sekä projektissa työskenteleville. Planneriin voidaan projektille tehdä osioita, joita työntekijä voi käydä kommentoimassa ja merkitsemässä tehdyksi. Microsoft Stream on taas videopalvelu, jolla voidaan streamata ja jakaa videoita riippumatta sijainnista. Modernissa SharePointissa voi helposti jakaa ja katsella videoita Microsoftin Stream portaalista.
Microsoft on kehittänyt Office 365:sta yhtenäisen paketin, jonka ansiosta eri Office 365:n sovellukset toimivan symbioosissa keskenään. SharePointia voidaan käyttää nykyaikaisena verkkolevyn korvaajana tiedostokirjaston avulla. SharePointissa toteutettu tiedostokirjasto on liitettävissä oman työkoneen OneDriven kanssa ja näin se synkronoi koko ajan uusimman version verkkoon. Tällöin projektitiimillä on heti käytössä uusin versio tiedostoista automaattisesti.
SharePointin Uutiset-verkko-osa mahdollistaa nopean uuden informaation jakelun ja se on heti kaikkien nähtävillä, usealla eri laitteella. Uutisiin voidaan lisätä helposti kuvia, linkkejä ja tiedostoja. Muita erittäin hyödyllisiä verkko-osia ovat mm. kalenteri, some (Twitter, Yammer), henkilöstöhaku, PowerBi ja monia muita.
Tietojen hakua on myös parannettu modernissa SharePointissa. Kun SharePointissa hakee hakusanalla tietoa, löydetyt haun tulokset järjestetään oman aktiivisuuden perusteella. Saat myös ehdotuksia aihealueeseen liittyen, mikäli hait hieman väärällä hakusanalla ja et löytänyt etsimääsi.
SharePoint oli ennen vaikea kehittää ja ylläpitää, koska tarvittiin syvällistä osaamista verkkosivujen koodaamisesta ja teknistä ymmärrystä ja kehitys tehtiin palvelimilla. Moderni SharePoint perustuu SharePoint Frameworkkiin ja kehitys tapahtuu clientin puolella. Tämän ansiosta SharePoint toimii myös paljon nopeammin. Uutta mediaa SharePointtiin voi ladata jopa niinkin helposti kuin ottamalla tiedostosta kiinni ja pudottamalla se mediakirjastoon, ei sen helpommaksi oikein voi mennä.
Modernin SharePoint-sivuston muokkaus on helppoa ja nopeaa. Sivuille saadaan muutaman napin painalluksella uusi kuva ja tekstin muokkaus tapahtuu suoraan sivulla, ei tarvitse kuin painaista muokkaus tila päälle. Parhaillaan muokkaus tapahtuu vaikka kehityspalaverin aikana ja kaikki näkevät muutokset heti.
Uutisten ja yleisen tiedon päivitykseen ei tarvitse olla alan asiantuntija vaan kaikki voidaan opastaa julkaisemaan ja päivittämään tietoa hyvinkin nopeasti.
Jos kiinnostuit modernin SharePointin mahdollisuuksista, ole ihmeessä yhteyksissä meihin marskilaisiin ja katsotaan yhdessä miten moderni SharePoint voisi palvella teidän organisaationne tarpeita.
