Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Edellisessä blogissani käsittelin Microsoft Copilotin käyttöönottoon valmistautumista. Se onkin tärkein osa-alue tässä kokonaisuudessa. Blogin tässä osassa menemme jo syvemmälle, eli perehdytämme ja osallistamme, saavutamme tuloksia, sekä laajennamme ja optimoimme Copilotin käyttöä.


Copilotin käyttöönottosuunnitelma:


1. Valmistautuminen – valmistellaan yritys tekoälyä varten (ks. blogin ensimmäinen osa)

2. Perehdyttäminen ja osallistaminen

3. Tuloksien saavuttaminen

4. Laajentaminen ja osallistaminen

Perehdyttäminen ja osallistaminen – Käytön ja sitoutumisen nopeuttaminen

Perehdyttäminen ja osallistaminen – Copilot-yhteisön luominen

Yksi parhaista tavoista edistää tekoälyn käyttöönottoa on vertaisoppiminen. Näin luodaan hyvää pöhinää uudelle työskentelytavalle ja annetaan yksilöille mahdollisuus oppia heiltä, jotka ovat onnistuneesti ottaneet Copilotin käyttöön. Kannattaa esimerkiksi luoda tekoälyohjausryhmälle Teams-ryhmäkeskustelu, jossa he voivat keskustella tavoitteista ja parhaista käytänteistä. Viva Engagen avulla voidaan jakaa vinkkejä, esittää kysymyksiä ja äänestää vastauksista. Microsoft Formsin avulla voidaan kirjata mikä toimii ja mikä ei. Tekoälyohjausryhmä voi puolestaan käyttää näitä tietoja parantaakseen käyttöönottoa, tiedottaakseen koulutuksista ja hahmottaessaan yritykselle sopivimmat käyttötapaukset.

Perehdyttäminen ja osallistaminen – Copilotin mestareiden ja varhaisien omaksujien tunnistaminen

Tekoälyohjausryhmä, Copilot-mestarit ja varhaiset omaksujat ovat avainasemassa laajemman käyttöönoton edistämisessä. He näyttävät esimerkkiä ja auttavat esittelemään Copilotin käytännön hyötyjä päivittäisessä työssään. Heidän positiiviset kokemuksensa herättävät uteliaisuutta ja kiinnostusta kollegoissa, mikä kannustaa laajempaan käyttöön.

Perehdyttäminen ja osallistaminen – Jatkuva kouluttautuminen

Se, miten käyttäjät personoivat Copilotin käytön, kehittyy dramaattisesti noin 6–12 kuukauden aikana. Näin ollen jatkuvan koulutuksen tarjoaminen on olennaista tässä vaiheessa. Prompting-prosessi (eli kehotteiden antaminen) on todennäköisesti uusi taito monille. Paremmat kehotteet johtavat parempiin tuotoksiin. Tämä vaatii johdonmukaista harjoittelua, jotta Copilotista tulee luonnollinen jatke työlle.

Johdon tulee huolehtia, että organisaatiossa on tarpeeksi resursseja ja ohjeita aiheen ympäriltä. Näin Copilotin käyttäjät pysyvät ajan tasalla uusista ominaisuuksista, voivat ratkaista ongelmia ja oppia toistensa kokemuksista. Jatkuvan oppimisen kulttuuri lisää käyttäjien sitoutumista, tuottavuutta ja tyytyväisyyttä.

Vinkki: On tärkeää osata delegoida tehtäviä Copilotille ikään kuin se olisi innokas harjoittelija. Tästä syystä käyttäjien on pystyttävä luomaan ytimekkäitä, selkeitä kehotteita, arvioimaan tuloksia ja päättämään, mitä Copilotin luomalle sisällölle tehdään seuraavaksi.

Tuloksien saavuttaminen – Edistymisen ja liiketoiminnan tuloksien seuranta

Tuloksien saavuttaminen – Vaikutusten mittaaminen Microsoft Copilot Dashboardin avulla

Microsoft Copilot Dashboard auttaa yrityksiä mittaamaan käyttöä ja käyttöönottoa sen jokaisessa vaiheessa. Se tarjoaa reaaliaikaisia tietoja ja tilastoja Copilotin käytöstä. Koontinäyttö auttaa yrityksen johtoa ymmärtämään, missä kaikessa toiminnassa Copilot tuo lisäarvoa. Dashboardista on nähtävillä muun muassa Copilot-käyttäjien määrä sovellusta kohden ja se, kuinka monta kertaa Copilotin keskeisiä ominaisuuksia on käytetty kyseisissä sovelluksissa.

Tuloksien saavuttaminen – Tekoälyohjausryhmän säännölliset tapaamiset

Säännölliset tapaamiset tekoälyohjausryhmän kanssa auttavat ymmärtämään, miten käyttöönottoa voidaan edistää. Tapaamisissa kannattaa keskustella siitä, mikä toimii hyvin, mitkä ovat potentiaaliset mahdollisuudet ja mitä haasteita uuteen työskentelytapaan liittyy.

Tekoälyohjausryhmän kokouksia kannattaa jatkaa vielä pitkään ensimmäisen kahden kuukauden jakson jälkeenkin. Siihen mennessä tuottavuus ja liiketoiminnan arvo on todennäköisesti jo huomattu. Tuossa kohtaa ollaankin jo valmiita siirtämään painopistettä pitkän aikavälin tavoitteisiin.

Tuloksien saavuttaminen – Onnistumisien juhliminen

Uuden työkalun käyttöönotto vaatii paljon työtä eri tiimeissä, joten muistakaa pysähtyä ja juhlistaa Copilotin käyttöönottoa. Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttaneille tiimeille kannattaa antaa tunnustusta ja tehokäyttäjät on hyvä tunnistaa. Nämä tarinat toimivat vahvoina inspiraation lähteinä ja osoittavat, kuinka Copilot voi tuottaa konkreettisia etuja. Menestystarinoilla on myös keskeinen rooli käyttöönoton edistämisessä ja sidosryhmien sitouttamisessa.

Laajentaminen ja optimointi – Copilotien rakentaminen osaksi liiketoimintaa

Laajentaminen ja optimointi – Copilotin räätälöinti yritykselle

Kun tiimit alkavat hallita Copilotin käytön, ne todennäköisesti myös näkevät mahdollisuuksia tarkentaa sen käyttöä ja löytää uusi tapoja suunnitella prosesseja uudelleen. Näistä mahdollisuuksia voi tutkia laajennettavuustyökalulla nimeltä Microsoft Copilot Studio. Sen avulla Copilotin voi mukauttaa organisaation yksilöllisiin tarpeisiin laajennusten avulla.

Copilot Studio on low-codea hyödyntävä työkalu. Copilot Studiossa on yli 1200 liitintä, joita voidaan käyttää Copilotin laajennusten rakentamiseen. Näin se voi hyödyntää tietoja myös Microsoft 365:n ja Microsoft Graphin ulkopuolelta. Tällöin Copilotiin voidaan yhdistää muita tietokantoja, taustajärjestelmiä tai paikallisia on-prem-järjestelmiä. Harkintaan voi ottaa myös niitä järjestelmiä, jotka ovat liiketoiminnan ytimessä, kuten CRM, talous- tai henkilöstöhallinto. Copilot voi muodostaa yhteyden myös muihin kuin Microsoftin järjestelmiin, esimerkiksi Adobeen, SAP:iin, Slackiin tai Zendeskiin, sekä kaikkiin Azuren datapalveluihin.

Copilot Studion Microsoft Power Automate -ominaisuuksien avulla voidaan luoda tapoja, joilla Copilot voi auttaa esimerkiksi kulujen hallinnassa ja perehdytyksessä. Jos esimerkiksi annat Copilotille pääsyn matkustuskäytäntöösi SharePointissa ja jatkuviin kulubudjetteihisi SAP:ssä, Copilot voisi antaa tarkan vastauksen työntekijän kysymykseen: ”Kuinka paljon tiimini matkabudjetista on jäljellä tässä kvartaalissa?”.

Laajentaminen ja optimointi – Omien Copilotien rakentaminen

Jos haluat luoda omia mukautettuja Copiloteja, tätä varten on saatavilla erillinen Copilot Studio -lisenssi. Sen avulla voi esimerkiksi upottaa keskustelevan copilotin sivustoosi asiakaspalveluun, rakentaa copilotin auttamaan työntekijöitä HR-kyselyissä tai luoda copiloteja etulinjan työntekijöille, jotka eivät muuten käytä Microsoft 365 -työkaluja.

Microsoft jatkaa uusien Copilot-työkalujen käyttöönottoa ja tämä tarjoaa paljon uusia ominaisuuksia eri toimialoille. Copilot for Microsoft 365 on suunniteltu toimimaan saumattomasti muiden Copilotien, kuten Microsoft Dynamics 365:n Copilotin kanssa. Microsoft tulee julkaisemaan lisää roolipohjaisia Copilteja, jotka on räätälöity tiettyihin toimintoihin ja tehtäviin, kuten Copilot for Service, Copilot for Sales ja Copilot for Finance.

Työtehtäviä tuntuisi riittävän vaikka 24/7. Uusien tehtävien pino tuntuu vain kasvavan ja niiden setviminen vaatii usein työkaverin mukana oloa. Hänelläkin kalenteri näyttää yhtä täydeltä ja työpino tuskin on yhtään sinua pienempi. Tulee mieleen kysymys, miten ihmeessä saan kaiken tehtyä? Nykyinen työelämä vaatii projektinhallintaa ja priorisoinnin taitoa, mutta myös kykyä sietää kehitysvaihetta prosessien hioutuessa sujuvimmiksi. Juuri tämä tuottaa usein kipuilua, sillä tavat ja tehtävien hallinta on vielä epäselvää ja se voi viedä kohtuuttoman paljon aikaa varsinaiselta työnteolta. Usein tämä tilanne syntyy juuri siinä pisteessä muutosta, kun kaikki asiat eivät vielä toimikaan kuten pitäisi tai kuten on suunniteltu. Millä keinoilla tätä tilannetta voisi sitten helpottaa?

Teknologialla apua työtehtäviin

Avoimella ja rakentavalla keskustelulla, sekä systemaattisella etenemisellä on paljon tehtävissä juuri tämän tilanteen helpottamiseksi. Nykyinen työnteko vaatii yhä useammin myös katsontakulmaa, missä teknologialla sujuvoitetaan työtehtävien suorittamista ja valjastetaan se tukemaan ihmisen omia vahvuuksia. Esimerkiksi Microsoft Suomi teki vähän aikaa sitten tutkimuksen aiheesta ja vastanneista jopa 60 % olisi valmiita delegoimaan asioita tekoälyn ja automaatioiden avulla, jotta omaan arkeen saisi enemmän aikaa. Samalla on hyvä kysyä, voisimmeko selättää tekoälyllä monta inhimillistä heikkoutta työssämme? Tähän voimme jo nyt todeta, että tekoälyn avulla on mahdollista muuttaa paljon suhdettamme esimerkiksi rutiininomaisiin työtehtäviin.

Jos innostuit aiheesta, kannattaa lukea lisää kollegani Emmin kirjoittamasta tekoälyaiheisesta blogista Mikä on Microsoft 365 Copilot?

Yrityksen kannalta Microsoft 365 Copilot tehostaa huomattavasti työntekijöiden työskentelyä, mutta entä tietoturva? Me Marskidatalla autamme sen tietoturvallisessa käyttöönotossa sekä jaamme parhaita vinkkejä Microsoft 365 Copilotin käyttöön. Copilotin avulla yhä useampi tulee saamaan avukseen oman henkilökohtaisen ja väsymättömän assistentin. Kannattaakin tutustua Microsoft 365 Copilot – ikioma AI-assistenttisi -blogiin, jossa käymme läpi myös sitä, miten yrityksien tulisi valmistautua tekoälyn käyttöönottoon. Olennaista on, että käyttäjien pääsyt ja oikeudet organisaation Microsoft 365-ympäristössä tulee olla kunnossa ennen käyttöönottoa.

Ihminen aina keskiössä

Oli teknologiset ratkaisut vielä apunasi tai eivät, muutosvoima parempiin ratkaisuihin tai tehokkaampiin työtapoihin lähtee silti aina meistä ihmisistä. Sen vuoksi on tärkeä tiedostaa ja löytää avaimet myös siihen, mikä motivoi sinua työssäsi?

Minua itseäni innostaa ja motivoi:

Yhteisön positiivisella voimalla eteenpäin

Töiden muotoutuminen voi olla samalla innostavaa ja kuluttavaa. On tärkeä muistaa, että ratkaisujen löytäminen lähtee usein myös kyvystämme mukautua muutoksiin työyhteisönä. Tärkeää on kuunnella toisiamme ja pyrkiä sitä kautta ymmärtämään kokonaisuus haasteissa. Usein työntekijän kannalta kokemus siitä, että on tullut kuulluksi ja omilla ajatuksilla on merkitystä, tuo merkityksellisyyttä työntekoon. Tämä luo kantavaa positiivista asennetta myös prosessien hioutumiseen.

Toisinaan voi tulla vastaan tilanteita, joissa omaa näkemystä ja ajatusta pitää puntaroida monesta eri näkökulmasta. Me Marskidatalla ajattelemme, että suomalaisena perheyrityksenä on tärkeää toimia aina eettisesti, vastuullisesti ja lainmukaisesti. Tästä syystä Marskidatan Code of Conduct on meidän Marski – Tapa Toimia. Se on toimintaohjeemme ja toimii pohjana työkulttuuriimme niin asiakasta, yhteistyökumppaneita kuin toisiamme kohden, aina johtotasolle asti. Toimintamme perustuu aina neljään arvoomme, avoimuuteen, arvostukseen, laadukkuuteen ja luotettavuuteen.

Voit tutustua tästä toimintaohjeisiimme: Marski -Tapa Toimia (Code of Conduct)

Positiivisuutta hyvän mielen haasteella

Positiivinen näkökulma työyhteisössä tai musta huumori haasteita kohtaan voivat osoittautua kantavaksi voimaksi muutoksessa. Siksi kannustan kaikkia luomaan positiivista virettä omassa työyhteisössään.

Piristä siis työkaverin päivää pienellä kehulla tai lämpimällä tsempillä. Välittävä kettuilu ajaa usein saman asian, mikäli tiedät sen sopivan paremmin työkaverisi huumorintajuun. Haasta itsesi kokeilemaan tätä kevään aikana. Saatat hämmästyä siitä, mitä se saakaan aikaan sinussa ja ympärilläsi.

Laitan siis hyvän mielen haasteen kaikille: Anna työkaverillesi kiitosta!

Modernissa ja nopeatempoisessa maailmassa, tehokas työnohjaus ja -jäsentely vaatii kykyä kerätä pohjatietoa, tulkita sitä ja tehdä päätöksiä niiden pohjalta. Yrityksissä on suuri tarve luovia valtavien datamäärien läpi niin, että käteen jää jotain konkreettista. Microsoftin Power BI on työkalu, joka kehitettiin vastaamaan tähän tarpeeseen. Tässä artikkelissa keskitytään muutamaan avainasemassa olevaan hyötyyn, joita Power BI tuo yritykselle ja sen johdolle.

Katso myös: Menesty toimivan sisäisen markkinoinnin avulla - Näin teet sen Microsoftin työkaluilla - Marskidata

Mikä on Microsoft Power BI?

Power BI on kokoelma Microsoftin kehittämiä palveluita ja sovelluksia, jotka tuovat yhteen eri paikoissa asuvan tiedon, yhdeksi visuaaliseksi kokonaisuudeksi. Tuotettu arvo ja monimuotoisuus perustuu sen eri osiin ja kuinka niitä voidaan hyödyntää keskenään. Nämä voidaan upottaa sovelluksiin tai verkkosivuille tarpeen mukaan. Power BI toimii myös monien muiden Microsoftin tuotteiden kanssa, kuten Microsoft Azure, Microsoft 365, Dynamics 365 ja Power Platform.

Kuva: Microsoft

Mitä hyötyjä siitä on?

1. Jatkuvasti ajantasainen data

Microsoft Power BI mahdollistaa yrityksen johdolle reaaliaikaisen pääsyn kaikkeen liiketoimintaan liittyvään dataan. Tämä voidaan varmistaa kyvyllä liittää useita eri tietovarantoja sekä -lähteitä, kuten Excel -asiakirjoja, paikallisia- sekä pilvitietokantoja, ja verkkopohjaisia lähteitä. Jatkuvasti päivittyvät raportit ja “dashboardit”, eli raporttikokoelmat, joihin on kerätty yrityksen KPI -mittareita ja muita yrityksen merkittäviä lukuja, helpottavat ja nopeuttavat päätöksentekoa.

2. Käyttäjäystävällinen visualisointi

Kaikki meistä eivät ole analyytikkoja tai datatieteen maistereita. Microsoftin Power BI on rakennettu tämän ymmärryksen pohjalta. Power BI -alusta tarjoaa intuitiivisen ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, jonka kautta johtajat voivat tuottaa helposti ymmärrettäviä ja luettavia raportteja, jotka ovat kaiken lisäksi silmää miellyttäviä. Power BI -sovellukseen haetun datan voi yksinkertaisesti raahaamalla asetella mieleisekseen.  Datasta saa muodostettua käden käänteessä kaavioita, taulukoita ja kuvia, joilla on helppo kiteyttää ja viestiä siitä löytyvistä oivalluksista.

Kuva: Microsoft

3. Mobiilius

Johtamisroolin luonne tarkoittaa usein matkustamista. Tapahtumat, asiakastapaamiset sekä yrityksen asioiden hoitaminen saattaa viedä henkilön eri kaupunkeihin, ellei jopa maihin. On siis hyvä jos sovellus ei kahlitse sinua työpisteellesi. Microsoft Power BI:n vahvuuksia on sen tavoitettavuus. Tämä saavutetaan mobiilisovelluksella, joka mahdollistaa esimerkiksi raporttien seuraamisen puhelimesta tai tabletilta. Voit tehdä datajohdannaisia päätöksiä riippumatta fyysisestä sijainnistasi.

4. Yhteistyö ja jakaminen

Tehokkaan johtajuuden osiin kuuluu yhteistyö ja kommunikaatio tiimin sisällä ja tiimien välillä. Mahdollistamalla ja tekemällä helpoksi raporttien ja dashboardien jakamisen, Microsoft Power BI tukee näitä johtamistyön tukipilareita. Olet sitten tiimipalaverissa tai koko yrityksen kuukausipalaverissa, voit tarkastella raportteja saumattomasti, niiden alkuperästä huolimatta. Power BI myös tukee integraatiota muiden Microsoftin tuotteiden kanssa, kuten Microsoft Teams ja Sharepoint.

5. Skaalautuvuus ja muokattavuus

Olipa yritys suuri tai pieni, Microsoft Power BI muotoutuu tarpeisiisi ilman ongelmia. Voit lisätä uusia datalähteitä sitä mukaan kun niitä tulee tarjolle, vaihtaa seurattavia KPI-mittareita muuttuvan toimialan perässä ja kehittää raportointirakennetta ja -tyyliä yrityksen muuttuvien tarpeiden mukaiseksi. Power BI on siis arvokas työkalu, riippumatta yrityksen koosta, joka voi kulkea yrityksen rinnalla kaikissa vaiheissa.

Tiivistetysti

Power BI:n jatkuva ajantasainen data, käyttäjäystävällinen visualisointi, mobiilius, yhteistyöominaisuudet sekä skaalautuvuus varustavat johtajat oikeilla työkaluilla päätöksentekoon. Nykyajan kilpailullisessa ympäristössä, johtajien tulee hyödyntää kaikkia mahdollisia resursseja saadakseen kilpailuetua, mutta täytyy kuitenkin muistaa, että Power BI on pelkkä työkalu. Päätöksiä on hyvä tehdä datan pohjalta, mutta datan ei kuitenkaan lopulta pidä ohjata ihmisiä, vaan ihmisten, varsinkin johtajien, tuleekin valjastaa data hyötykäyttöön.

Meillä Marskidatalla Power BI:tä käytetään muun muassa ServiceDesk-tiimissä seuraamaan asiakastyytyväisyyttä ja muita sisäisiä KPI-mittareita. Voimme seurata dataa ja sen muutoksia päivä-, viikko, kuukausi- ja vuositasolla, sekä tarttua poikkeamiin heti kun ne ilmenevät. Voimme myös kehittää toimintaamme datan luomien tavoitteiden muodossa, mikä mahdollistaa sen, että voimme tarjota asiakkaillemme palveluitamme luottavaisin mielin.

Kun tarvitset apua Microsoftin Power BI:n käyttöön ottamisessa teidän työpaikallenne, ole yhteydessä meihin. Autamme mielellämme yritystänne pääsemään täyteen potentiaaliinsa.

Lue seuraavaksi:
Servicedeskin viisi vinkkiä tietoturvaan - Marskidata
SPOC – Ei scifiä vaan nykyaikaa - Marskidata

Oman ajankäytön hallinta on kriittisempää nyt, kuin koskaan ennen. Ihmisillä on lähtökohtaisesti enemmän aikaa kuin aiemmin, mutta myös kiireen tuntu on lisääntynyt roimasti. Mistä kiire oikein tulee? Onko ihmisillä kerta kaikkiaan liikaa tekemistä eikä osata sanoa ei? Kenties priorisointi on hukassa tai yritetään multitaskaamalla hoitaa kaikki mahdollinen kerralla pois alta, ilman että todellisuudessa saadaan mitään kunnolla tehtyä. Oli syy mikä tahansa, on kiireen tunnun helpottamiseen olemassa ratkaisuja, ja nyt puhutaan niistä.

Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Ajankäyttö jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Marskidatan Development Manager & Team Leader Emmi Eronen.

Visuaaliset työkalut

Tehtävien priorisointia hankaloittaa se, jos ne ovat tallessa vain oman pään sisällä, tai ”leijuvat näkymättöminä ilmassa”. Ajankäytön hallinta on hyvä aloittaa visualisoimalla tehtävät esimerkiksi listaamalla niitä Microsoftin To do -listalle, tai muutoin itselleen näkyväksi. Tällöin ei tarvitse nojata vain oman muistin varaan, ja miten hyvä fiilis siitä tuleekaan, kun saa rastittua listalta tehtäviä tehdyksi!

Jos asioita haluaa aluksi pyöritellä omassa päässä, tai vaikkapa muistilapuilla, voi hyödyntää nelikenttä ajattelua. Tässä tehtävät luokitellaan neljään laatikkoon sen mukaan, ovatko ne tärkeitä, ei-tärkeitä, kiireellisiä vai ei-kiireellisiä. Tämän jälkeen saa itselleen paremman käsityksen siitä, mistä tehtävistä olisi hyvä aloittaa, tai minkä tehtävän tekemisen voi siirtää myöhemmälle pois tärkeämpien alta. Usein koetaan ”sälähommien” (ei-tärkeiden ja ei-kiireellisten) tehtävien olevan helpompia hoitaa alta pois, sillä niiden tekoon ei useinkaan tarvitse kovinkaan paljoa aikaa tai ne eivät vaadi hirveästi keskittymistä. Priorisoimalla ja tunnistamalla tärkeät ja keskittymistä vaativat tehtävät, on niiden tekemiselle mahdollista varata niiden vaatima aika.

Ajankäytön hallinnan nelikenttä

Perustyökalut haltuun

Jokaisella tietotyötä tekevällä henkilöllä tulisi olla organisaation puolesta mahdollistetut ajankäytön hallinnan perustyökalut käytössä digitaalisessa työympäristössään. Kolme tärkeintä perusasiaa ovat:

Kalenteri

Kalenteri on ehdottomasti ykköstyökalu, josta tulee lähteä liikkeelle ajankäytön hallinnan kanssa. Jokaisella on oma tapansa hahmottaa aikaa ja päivän aikatauluja. Jollekin kalenteria selkeyttää värikoodaus (esim. kaikki sisäiset palaverit on merkattu punaisella, asiakastapaamiset vihreällä ja itsenäinen työ sinisellä), kun taas toiselle kalenterivarausten otsikoiminen erilaisilla tunnisteilla (sis., as., yks.) auttaa hahmottamaan päivän sisältöä. Pääasia on se, että itse ymmärtää omasta kalenteristaan mitä päivät pitävät sisällään, ja muut tietävät missä kohtaa kalenterissa on vapaa rako varauksille.

Kalenteri koetaan helposti henkilökohtaisena työkaluna, jota se on myös, mutta pikkuhiljaa aletaan ymmärtämään, kuinka tärkeä viestintäväline se todellisuudessa on. Kalenterista muut näkevät milloin ollaan tavoitettavissa muille. Tämän vuoksi onkin tärkeää kirjata kalenteriin myös yksityiset menot, sekä keskittymistä vaativille tehtäville omat paikkansa, jotta muut eivät buukkaa näiden päälle mitään.

Tehtävien listaustyökalu

Toinen ehdottoman tärkeä työväline on to-do listojen tekoon soveltuva työkalu. Esimerkiksi Microsoftin To Do on tähän todella kätevä, sillä se toimii yhtä lailla tietokoneella kuin puhelimellakin. Pääasia on se, että saa laitettua itselleen ylös muistettavat asiat ja tehtävät, jottei niitä tarvitse väkisin yrittää pitää mielessä silloin, kun tulisi keskittyä johonkin aivan muuhun.

Kun illalla on menossa nukkumaan, ja mieleen tulee neljä asiaa, jotka pitäisi muistaa seuraavana päivänä, niin jos niitä ei kirjaa mihinkään ylös, aamulla mielessä on enää kolme. Tämän vuoksi puhelimella toimiva työkalu on enemmänkin kuin näppärä. Kirjaamalla tehtävät To do -listalle, ei tarvitse yrittää painaa niitä mieleensä ja stressata nukkumaan käydessä muistaako niitä enää aamulla. Seuraavana päivänä työpäivää aloitellessa voi kurkata koneella To do:lta mitä illalla tuli listattua, ja ajastaa näille omat paikkansa kalenterista. Näin ollen tehtävien pariin on helppo palata sitten, kun on sen aika.

Pelisäännöt

Jotta mistään työkaluista tai apuvälineistä olisi todella hyötyä, on niiden käytöstä ensin tehtävä linjaukset organisaatiotasolla.

Joku voi kokea todella ahdistavana ajatuksen siitä, että toinen pääsee tunkeutumaan hänen yksityiseen tilaansa ja varastaa sieltä aikaa kysymättä mitään. Tästä on kuitenkin suuri hyöty siinä kohtaa, kun ymmärretään miten paljon se nopeuttaa tapaamisten sopimista, kun ei tarvitse erikseen pallotella viestitse milloin kenellekin sopisi palaveri.

Ylimääräisen närän välttämiseksi on organisaatiotasolla määritettävä yhteiset pelisäännöt, joista viestitään selkeästi ja näkyvästi koko henkilökunnalle. Samat pelisäännöt koskevat kaikkia, niin uusia tulokkaita, organisaatiossa jo pidempään työskennelleitä, kuin myös johtotason henkilöitä. Pelisäännöt tulee käydä läpi perehdytyksessä, sekä kouluttaa myös talossa ennen sääntöjen kirjaamista olleille. Sovitut asiat täytyy perustella hyvin, jotta ihmiset ymmärtävät hyödyn siitä, miksi mitenkin toimitaan.

Lisää ajankäytöstä voit lukea täältä: Jatkuva kiireen tunne töissä? Vinkkejä ajankäytön hallintaan - Marskidata

Apua pelisääntöjen laatimiseen ja työkalujen käyttöönottoon saat jättämällä yhteydenottopyynnön alla olevalla lomakkeella.

Yritysmaailmassa on viime vuosien aikana herätty huomaamaan sisäisen markkinoinnin merkitys työntekijöiden sitouttamisessa, motivoinnissa ja yhteisen vision vahvistamisessa. Sisäinen markkinointi onkin jo monissa yrityksissä nostettu osaksi liiketoimintastrategioita, ja sen myötä huomattu, kuinka yrityskulttuuria on saatu vahvistettua, työntekijöiden keskeistä viestintää parannettua ja tuottavuutta edistettyä. Tässä blogissa tutustumme tarkemmin siihen, kuinka sisäistä markkinointia voidaan toteuttaa tehokkaasti Microsoftin monipuolisten työkalujen avulla.

Sisäisen markkinoinnin ja sisäisen viestinnän ero

Ennen kun sukellamme Microsoftin työkalujen maailmaan, on hyvä lyhyesti selkeyttää mitä eroa on termeillä sisäinen markkinointi ja sisäinen viestintä. Äkkiseltään ne saattavat mennä helposti sekaisin puheessa, tai saattaa tulla ajatus, että sisäinen viestintä on yritetty brändätä uudella termillä kuulostamaan entistä kiinnostavammalta. Todellisuudessa molemmille termeille on omat määritelmänsä, tavoitteensa, sekä toiminteet, joita toteuttamalla tavoitteita pyritään saavuttamaan.

Sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnällä viitataan puhtaasti kaikkeen siihen viestintään, joka tapahtuu organisaatiossa sisäisesti työntekijöiden kesken ja johdon välillä. Sen pääasiallisena tarkoituksena on tiedon jakaminen ja vaihtaminen organisaation jäsenten keskuudessa. Lisäksi sen avulla tuetaan työntekijöiden ymmärrystä yrityksen arvoista, tavoitteista ja strategioista, sekä varmistetaan selkeä viestintä organisaation sisällä.

Sisäiselle viestinnälle keskeisiä työkaluja ovat muun muassa viestintäkanavat (Teams, Outlook), intranet (SharePoint) ja tiimille tarpeelliset työkalut (esim. Planner). Sisäinen viestintä pitää sisällään myös kokouksia ja johdon viestintää työntekijöille.

Lisää sisäisestä viestinnästä (ja SharePointin mahdollisuuksista) voit lukea kollegani blogista: Toimiva sisäinen viestintä - Marskidata

Sisäinen markkinointi:

Sisäinen markkinointi on puolestaan johdettu strateginen lähestymistapa, jossa markkinoinnin periaatteita sovelletaan organisaation sisäiseen ympäristöön. Sen avulla pyritään luomaan bränditunnetta ja innostusta organisaation jäsenten keskuudessa. Vahvan bränditunteen avulla työntekijät tuntevat brändin osaksi omaa työpanostaan ja identiteettiään, joka puolestaan vahvistaa sitoutuneisuutta, edistää yhteistä näkemystä organisaation tavoitteista ja luo vahvempaa yrityskulttuuria.

Sisäisen markkinoinnin strategioihin voi kuulua tapahtumia, kampanjoita ja tunnustuksia. Lisäksi sisäiset palkitsemisohjelmat, sekä organisaation arvoja ja saavutuksia korostava viestintä ovat osa toimivaa sisäistä markkinointia.

Lue miten Microsoft 365 voi pelastaa yrityksen strategian: Microsoft 365 yrityksen strategian pelastajana? - Marskidata

Sisäinen markkinointi ja sisäinen viestintä ovat juuri eriäväisyyksiensä vuoksi täydellinen yhdistelmä organisaation innostavan ja tehokkaan viestinnän varmistamiseen. Ne tukevat toinen toisiaan, ja esimerkiksi sisäisen markkinoinnin avulla voidaan kehittää kampanjoita ja tarinoita organisaation tavoitteiden ympärille (joista viestiminen työntekijöille kuuluu sisäiseen viestintään), tehden niistä työntekijälle motivoivia ja merkityksellisiä.

Kolme Microsoftin työkalua tehokkaan sisäisen markkinoinnin toteuttamiseen

Kuten jo aiemmasta voimme todeta, on sisäisen markkinoinnin merkitys korvaamaton. Työntekijöiden sitoutuminen työhön ja työpaikkaan on huomattavasti parempaa silloin, kun he todella ymmärtävät ja sisäistävät organisaation arvot, tavoitteet ja strategian. Tämän hyödyt taas ovat suoraan havaittavissa työtyytyväisyyden lisääntymisellä, tuottavuuden kasvulla ja yrityskulttuurin vahvistumisella. Nyt tutustutaan Microsoftin työkaluihin, jotka mahdollistavat tehokkaan sisäisen markkinoinnin toteuttamisen.

1. SharePoint: Yhteinen tietopohja ja tiedon jakaminen

Microsoft SharePoint on alusta yhteisen tehokkaan tiedonhallinnan toteuttamiseen. Sen avulla työntekijät voivat jakaa helposti sisäiselle markkinoinnille olennaista tietoa, kuten tapahtumia, saavutuksia ja uutisia. SharePointiin voidaan myös luoda kansioita, joista löytyy ajankohtaisia kampanjatietoja tai markkinointimateriaaleja, jolloin voidaan varmistaa tarvittavien resurssien olevan yhteisesti saatavilla.

Toimiva markkinointi, oli se sitten sisäistä tai ulkoista, vaatii aina toimivaa yhteistyötä. Integroimalla SharePointin Microsoft Teamsin kanssa, vahvistetaan tehokasta yhteistyötä tiimien ja tiimiläisten välillä. Integraation avulla annetaan tiimeille mahdollisuus käyttää yhteisiä SharePoint-sivustoja ja -kirjastoja tiedon ja tiedostojen jakamiseen, ja työskennellä yhdessä ajankohtaisten materiaalien parissa. Sujuva tiimityö varmistaa sujuvamman sisäisen markkinoinnin.

2. Teams: Tiimityöskentelyn tehostaminen, yhteisöllisyys ja tunnustukset

Teams toimii näppärästi niin sisäisen viestinnän kuin sisäisen markkinoinninkin työkaluna. Teams mahdollistaa avoimen viestinnän ja resurssien tehokkaan jakamisen organisaatiossa. Sen avulla voidaan muodostaa paikkariippumattomia tiimejä työskentelemään eri markkinoinnin toimien parissa. Esimerkiksi usealla paikkakunnalla toimiva yritys, joka haluaa järjestää omille työntekijöilleen tapahtuman, voi kasata tapahtumatiimin jokaiselta paikkakunnalta valikoiduista työntekijöistä. Tiimi pystyy näin toteuttamaan tapahtuman suunnittelun ja organisoinnin täysin etänä. Olettaen tietysti, että heidän Teams-osaamisensa on ajan tasalla.

Lue täältä Parikkalan Valo Oy – sisäinen viestintä yhteen kanavaan Microsoft Teamsin avulla - Marskidata

Teams tuo myös palkitsemisen, kehut ja kannustamisen läpinäkyväksi. Tiimin jäsenille ja kampanjoihin osallistuneille henkilökuntalaisille voidaan jakaa digitaalisia kunniamerkkejä onnistumisista, osallistumisesta ja hyvistä tuloksista.

3. Power BI: Tiedon visualisointi ja seuranta

Toimiva (ja myös kehitettävä) sisäinen markkinointi on tietysti mitattavissa. Asettamalla tavoitteita ja mittaristoja sisäiselle markkinoinnille, voidaan kerättyä tietoa analysoida ja toimintaa kehittää. Kun tiedetään mitä halutaan mitata, voidaan Microsoftin Power BI asettaa näyttämään visuaalista tietoa reaaliajassa. Analysoimalla Power BI:n luomia kaavioita, pystytään markkinointitoimenpiteiden vaikuttavuutta seuraamaan, sekä tarvittaessa tekemään muutoksia markkinointistrategiaan myös kesken kampanjaa.


Jos blogin aihe sytytti, tai teidän yrityksessänne on käynnissä esimerkiksi viestintäkanavien uudistaminen, Teams-ympäristön muotoilu palvelemaan paremmin teidän tavoitteitanne, tai kenties kaipaatte omaa intranettiä, ota rohkeasti yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta. Me autamme mielellämme!

Digitaalinen työympäristö on yleistynyt hurjaa vauhtia yrityksissä. Toisille digitaaliset työympäristöt tulivat käyttöön osittain pakon saattelemana maailman tilanteen mukana, kun etätöihin siirryttiin nopealla aikataululla. Kaikki yritykset eivät olleet ehtineet valmistautua muutokseen sen vaatimalla tavalla, ja digitaaliset työympäristöt muodostuivat ikään kuin itsestään, ilman että niitä ehdittiin muotoilla työntekoa tukeviksi alustoiksi. Myöskään johtajat, esihenkilöt tai tiiminvetäjät eivät välttämättä ehtineet valmistautua muutokseen, eivätkä näin ollen osanneet varautua siihen, miten johtaminen muuttuu digiin siirryttäessä.

Tässä artikkelissa perehdytään siihen, mikä on digitaalinen työympäristö, ja miten siellä toimivia ihmisiä voidaan johtaa. Lisäksi selviää, onko peli täysin menetetty, jos digitaalista ympäristöä ei alussa ehditty muotoilla kunnolla.

Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas. Kaikki kauden jaksot näet täältä.

Marskidatan #töissä-podcast. Kuuntele uusi kausi nyt Spotifysta!

Mikä ihmeen digitaalinen työympäristö?

Digitaalinen työympäristö on nimensä mukaisesti työympäristö, joka toimii digissä. Tätä voidaan ajatella esimerkiksi digitaalisena toimistona, jossa eri tiimeillä on omat huoneensa, tiedostoilla omat kaappinsa ja kaikki työhön tarvittavat työkalut löytyvät tietystä lokeroista. Toisiin huoneisiin pääsee koputtamalla tai hihkaisemalla oven suusta ”Hei, mulla olis yks juttu!”. Kuten myös jotkin kaapit ja lokerotkin ovat avoimia. Toisiin puolestaan tarvitsee avaimen.

Digissä tämä hoidetaan käyttöoikeuksilla ja salauksilla. Henkilön, joka on vastuussa yrityksen digitaalisesta työympäristöstä, on todella tiedettävä mitä mistäkin asetuksesta tapahtuu, jottei bisneksen kannalta kriittiset tiedot päädy vahingossa vääriin käsiin.

Jos digitaalinen työympäristö on käsitteenä aivan vieras, voit tutustua siihen lisää täältä: Digitaalinen työympäristö - Marskidata

Digitaalisten työympäristöjen ylläpito ja kehittäminen ihmislähtöisesti

Digitaalinen työympäristö, kuten ei fyysinenkään, toimi maailman loppuun asti niin, että sen vaan kerran pistää pystyyn. Yrityksiin tarvitaan ihmisiä hallitsemaan, ylläpitämään ja kehittämään digitaalisia työympäristöjä, ja se tulee tehdä ihmislähtöisesti. Ihmislähtöisyydellä tarkoitetaan tässä kohtaa sitä, että työympäristöä muovataan paremmin palvelemaan ihmisten todellisia tarpeita. On täysin turhaa ylläpitää ympäristöä (oli siellä kuinka hienoja ominaisuuksia tahansa), josta kukaan ei hyödy, jonka käyttö koetaan hankalaksi, ja joka ei palvele yrityksen toiminnan kehittymistä.

Ihmislähtöisen kehittämisen voi aloittaa milloin tahansa. Aina voi uudistaa ja parantaa. Jos yritys on ottanut erilaisia etätyökaluja käyttöön pakon saattelemana, tai muutoin napsinut käyttöönsä eri palveluita sieltä sun täältä, on oiva hetki pysähtyä hetkeksi ja pohtia olisiko kokonaisuutta hyvä yhtenäistää ja kenties ottaa avuksi sertifioitu kokonaisvaltainen IT-kehityskumppani.

Lue lisää: Marskidata – Suomen tyytyväisimpien Microsoft-asiakkaiden koti - Marskidata

Nainen läppärin kanssa työskentelemässä kesällä puistossa  digitaalisessa työympäristössä.

Hyvä johtaja tukee työntekijäkokemusta myös etänä

Sen lisäksi, että hyvä johtaja ymmärtää toimivan digitaalisen työympäristön tärkeyden, hän myös ymmärtää kuinka työntekijäkokemukseen voidaan vaikuttaa etämaailmassa. Digitaalisesta työympäristöstä on hyvä löytyä työkaluja muun muassa hyvinvoinnin lisäämiseen ja työnteon tukemiseen. Yksi oiva työkalu työntekijäkokemuksen kehittämiseen teknologia välitteisesti on Microsoft Viva. Vivassa työntekijä on keskiössä ja hänen arkeaan tuetaan erilaisilla menetelmillä. Esimerkiksi Viva Insights antaa henkilökohtaista tukea arkeen kartoittamalla työntekijälle focus timea (keskeytyksetön työaika), jolla voidaan rauhoittaa omaa kalenteria. Näin työkaverit eivät pääse buukkaamaan koko päivää täyteen, kun välissä on jopa kahden tunnin keskeytyksettömän työajan varauksia, jolloin pääsee keskittymään esimerkiksi omiin ydintehtäviin.

Mitä opittavaa business-maailmassa toimivilla ihmisjohtajilla on jääkiekon päävalmentajalta?
Kuuntele alta.

Jos upotus ei toimi, voit myös kuunnella jakson täältä: https://open.spotify.com/episode/29l3rlcec3rLuxNQntHS54?si=p-AgHTBbT_uyNQqmsI_uzw

Teams keskiössä

Microsoft Teamsin käyttömäärät ovat nousseet ja palaverien määrä on kasvanut. Microsoftin työkalujen avulla voidaan hahmottaa onko palaveri aina tarpeellinen, vai voisiko saman asian hoitaa esimerkiksi Teamsiin avattavalla keskustelulla. Tämä mahdollistaa joustavan työn tekemisen (joka on toinen modernin työn tämän hetkisistä trendeistä), sillä jokainen voi edistää omaa osuuttaan työstä itselleen soveltuvalla ajalla. Näin voidaan työskennellä läpi aikavyöhykkeiden ilman, että joku joutuu istumaan epäsuotuisaan aikaan palaverissa. Myös aiemmin mainitun Vivan yhtenä suurena plussana on se, että se löytyy suoraan Teamsista, jolloin työntekijöiden ei tarvitse erikseen lähteä seikkailemaan SharePointiin tai nettisivuille.

Lue täältä, mitä johtajan tulee tietää modernista työstä: https://www.marskidata.fi/blogi/moderni-tyo-vinkit-johtajalle

Vinkit ihmisten johtamiseen digitaalisessa työympäristössä:

Työ on muuttunut paljon. Osa ihmisistä on täysin etänä, toiset viihtyvät aina toimistolla, ja jotkut vaihtelevat sijaintiaan työtehtävien ja fiiliksen mukaan. Johtajan on otettava tämä huomioon ihmisten viihtyvyyden, luottamuksen ja hyvän työkulttuurin ylläpitämiseksi.

  1. Aktiivisuus

Tiimiläisten kanssa ei välttämättä törmäillä toimistolla yhtä lailla kuin joskus aiemmin. Spontaanit kohtaamiset ja keskustelut jäävät pois, kun tiimiläiset työskentelevät paikkariippumattomasti. Esihenkilökään ei välttämättä työskentele ollenkaan samalla paikkakunnalla, tai edes samassa maassa kuin tiimi. Johtajan/esihenkilön onkin hyvä järjestää suunnitelmallisia kohtaamisia sekä koko tiimin kanssa, että 1to1 keskusteluja yksittäisten työntekijöiden kanssa. Aktiivisuudella on suuri rooli etäjohtamisessa onnistumisessa.

  1. Digityökalut

Digityökalut mahdollistavat osallistumisen mistä vain, ja antaa tiimiläisille enemmän joustavuutta ja mahdollisuuksia osallistua keskusteluihin. Digityökalujen hyödyntämisellä voi olla suuria vaikutuksia tiimiläisten kokemaan tasa-arvoisuuteen. Kynnys osallistua keskusteluun Teamsissa, tai antaa mielipide digityökaluilla järjestetyn äänestyksen avulla, on huomattavasti matalampi, kuin että livenä järjestettävässä kokouksessa nostaisit käden pystyyn ja kävelisit neukkarin eteen kertomaan asiasi. Digityökalut voivatkin antaa uusille ja aloitteleville, sekä muuten hiljaisemmille työkavereille mahdollisuuden olla enemmän mukana päätöksenteossa kuin ennen. Vastuu järjestää tämä mahdollisuus on esihenkilöllä.

Ota digitaaliset työympäristöt haltuun kanssamme. Jätä yhteydenottopyyntö alla olevan lomakkeen kautta, ja palataan pian asiaan!

Microsoft 365 Copilotin voi nähdä henkilökohtaisena avustajana, joka muistaa kaikki Teams-keskustelusi, sähköpostisi, tiedostosi, kalenterisi ja seuraa kaikkia kokouksiasi. Ajattele, miten kätevää! Tässä blogissa tutustumme tarkemmin Microsoft 365 Copilotiin ja siihen, miten se integroituu tuttuihin M365-sovelluksiin.

Microsoft 365 Copilot toimii upotettuna päivittäin käyttämissäsi tutuissa Microsoft 365 -sovelluksissa, kuten Wordissa, Excelissä, PowerPointissa, Outlookissa, Teamsissa ja muissa. Kokonaan uusi Business Chat -palvelu toimii puolestaan kaikkien Microsoft 365 -sovellusten ja tietojesi kanssa avustaen työtehtävissäsi henkilökohtaisen avustajan tavoin.

Microsoft 365 Business Chat

Microsoft 365 Chat on osa Copilotia ja sen avulla aamusi voisi näyttää esimerkiksi tältä. Voit heti ensimmäisenä kysyä, että mikä on juuri nyt tärkeintä saapuneissa sähköposteissasi. Chat tekee sinulle tiivistelmän posteistasi ja voit kysyä siltä jatkokysymyksiä.

Microsoft Business Chat on tekoälypohjainen chat-työkalu, joka auttaa löytämään ja käyttämään organisaatiosi tietoja helposti ja nopeasti. Business Chat toimii kaikissa Microsoft 365 -sovelluksissa ja auttaa sinua esimerkiksi yhdistelemään tietoja asiakirjoista, sähköposteista, esityksistä ja yhteystiedoista. Se tuo tietoja useista eri lähteistä ja minimoi tiedon käsittelemiseen käytettävän ajan. Business Chatin tavoitteena on vapauttaa aikaa rutiininomaisista työtehtävistä tuottavampaan työhön.

Business Chat perustuu samaan GPT-4-kielimalliin, jota esimerkiksi tuttu Bing Chat käyttää, mutta se on optimoitu organisaation sisäiseen viestintään ja tietosuojaan.

Tältä videolta näet, mihin kaikkeen Business Chat pystyy.

Seuraa kokouksia Copilotin avulla

Jokainen meistä tunnistaa tilanteen, että kalenterissa on kaksi päällekkäistä palaveria, joihin molempiin olisi hyvä osallistua, mutta et voi mitenkään revetä kahteen paikkaan kerralla. Tässäkin Microsoft 365 Copilot tulee apuun.

Eli jos itse et pääse palaveriin, voit ilmoittaa palaverin järjestäjälle, että hän laittaisi nauhoituksen ja sanelun päälle Teams-palaverissa. Kun kokous on ohi ja tallennus valmis, Copilot ilmoittaa sinulle, että palaverin kertaus on valmis. Voit myös kysyä Copilotilta tarkentavia kysymyksiä kokouksesta. Voit pyytää esimerkiksi tiivistelmän palaverista tai kysyä, että onko palaverissa tullut sinulle jotain tehtäviä. Näin kestät kärryillä palaverissa sovituista asioista, aivan kuin olisit ollut paikalla alkuperäisessä palaverissa.

Näiden tilanteiden vuoksi ei tarvitse enää häiritä kollegoita ja kysellä, että mitähän siellä palaverissa puhuttiin ja sovittiin. Tällöin ei myöskään yhden ihmisen tarvitse vain kirjoittaa muistiota, vaan hänkin voi osallistua aktiivisesti itse kokoukseen.

Microsoft Copilot ja PowerPoint yhdessä

Julkinen tekoäly, kuten ChatGPT, voi auttaa sinua esimerkiksi PowerPoint-esityksen luomisessa, mutta se voi vain ohjeistaa sinua tuottamalla tekstiä. Joudut silti itse luomaan diat, kopioimaan otsikot sekä määrittelemään esityksesi ulkonäön. Copilot sen sijaan voi olla yhteydessä suoraan PowerPointiisi ja muotoilla esityksesi dioja, jos näin haluat. Ja näin sinulla on henkilökohtainen assistentti, joka tekee PowerPointitkin puolestasi!

Tsekataan seuraavaksi videolta, mitä Microsoft 365 Copilot tarkoittaa PowerPointissa.

Microsoft Copilot Wordissa ja Excelissä

Tunnistatko tyhjän paperin pelon? Siinä se sinua tuijottaa, eikä mitään järkevää tule mieleen. Copilotin avulla luovuus pääsee valloilleen helpommin ja näin tuottavuus lisääntyy. Voimme säästää useita tunteja tiedonhankintaan, kirjoittamiseen ja tekstin muokkaamiseen kuluvasta ajasta.

Copilot tulee auttamaan tässäkin, tsekataan videolta miten.

Entä Copilot ja Excel? Copilot auttaa sinua analysoimaan Excelin dataa ja selkeyttämään sen esittämistä. Copilot voi esimerkiksi ehdottaa sinulle kaavoja, kaavioita ja taulukoita ja tehdä sinusta näin edistyksellisemmän Excelin käyttäjän.

Copilot ja plug-ins

Tulevaisuudessa Copilotia voidaan myös laajentaa erilaisten plug-inien avulla. Mietitäänpä tilannetta, jossa sinun pitäisi varata työmatka, eli ainakin lennot ja hotellit.  Tuomalla plug-inin kautta mukaan esimerkiksi hotellivaraussivuston, on tulevaisuudessa mahdollista tilanne, jossa Copilot varaa työmatkaa varten lennot ja hotellit esimerkiksi kahden henkilön sähköpostikirjevaihtoon pohjautuen.

Microsoft 365 Copilot - Miten käy tietotyöläisen työpaikan?

Copilot ei tule korvaamaan tietotyöläistä, mutta se tulee mahdollistamaan huikean tuottavuuden nousun. Copilotin tehdessä työntekijöiden rutiininomaiset hommat, kuten esimerkiksi ne PowerPoint-esitykset myyjän puolesta, voi myyjä itse käyttää tästä vapautuneen ajan asiakkaiden kohtaamiseen.

Kaiken tämän jälkeen sinua tietenkin mietityttää, että mitä tämä kaikki käytännössä tarkoittaa kustannusten, tietoturvan ja pääsynhallinnan osalta. Näihin asioihin paneudutaan blogini seuraavassa osassa.

Vuonna 2017 Redmondissa pääkonttoriaan pitävä softapaja julkaisi uuden yrityksille suunnatun pilvipalvelunsa Microsoft 365:n, tuttavallisesti M365. Tämä ei suinkaan ollut ensimmäinen Microsoftin markkinoille tuoma tilauspohjainen pilvipalvelu, ja kyse olikin pitkälti kokoelmasta jo ennestään tarjolla olleita sovelluksia paketoituna ja brändättynä uusiksi.

Toteutus oli kuitenkin hyvä, ja eri kokoisille asiakasorganisaatioille suunnitellut tuotepaketit yllättävän kattavia. Uusien tuotepakettien myötä myös pienemmät toimijat saivat käyttöönsä aiemmin vain suuryritysten käyttämiä ominaisuuksia. Viimeistään tuolloin heräsi myös monen Microsoft-tuotteita kauppaavan toimijan mielenkiinto. Tuotteet tarjosivat entistä paremmat työkalut toimia asiakkaan Microsoft-kumppanina.

Kumppani vai jälleenmyyjä?

Mikä tekee myyjästä kumppanin? Mikä on jälleenmyyjän ja kumppanin ero sinun, asiakkaan, näkökulmasta? Kiteytettynä jälleenmyyjän rooli on tarjota kanava, josta tuotteen voi tilata, toimittaa tuote asiakkaalle ja veloittaa se. Marskilla miellämme, että kumppanin tulee edellä mainitun lisäksi kyetä tuottamaan lisäarvoa toimintaanne.

Kumppani tuntee tavoitteenne, ympäristönne, sekä tapanne toimia. Näiden lisäksi kumppanin tehtävä on tunnistaa ja ehdottaa kuinka voi omalla osaamisellaan näitä tukea.  Marskilla kumppanisi voi olla projektin vaiheesta riippuen Account Managerisi, System Specialist, Contract Manager tai joku muu. Varmistamme että hankkimasi Microsoft-tuote vastaa juuri sinun ja yrityksesi tarvetta, ja että saat enemmän irti sen sisältämistä työkaluista.

Valmiit palvelut

Ylevien aatteiden ja tavoitteiden tueksi tarvitaan myös konkretiaa, eli valmiita käytettäviä palveluita. Digitalisaation luomat mahdollisuudet kasvulle tiedostetaan yrityksissä toimialasta riippumatta. Voi hyvinkin olla, että organisaationne omistaa jo timanttiset työkalut asian edistämiseksi, ja että ne sisältyvätkin jo hankittuun M365-tilaukseen. Tarve tulisi vain pystyä yhdistämään sopivaan ratkaisuun.

Voi myös olla, että teillä on jo tarve ja sen ratkaiseva sovelluskin tiedossa, mutta tarvitaan suunnitelma ja toteutus sen käyttöönottamiseksi. Yhteyshenkilösi Marskidatalla jeesaa näiden seikkojen tunnistamisessa. Teemme kehitystyötä, jonka tavoitteena on tuottaa valmiita palveluita Microsoft-teknologiaan perustuen. Tuloksena te saatte valmiin toteutuksen implementointiin, käytönaikaiseen tukeen tai vaikkapa koulutukseen.

Hyvänä esimerkkinä toimii pienten- ja keskisuurten yritysten suosima Microsoft 365 Business Premium ja sen ympärille rakentamamme MD-palvelut. Microsoftin paketti sisältää kattavat välineet tuottavuuden parantamiseen, kuten Teams, SharePoint ja OneDrive. Ilman suunnitelmallista käyttöönottoa, käyttäjien osallistamista ja osaamisen varmistamista, näiden palveluiden suurin hyöty jää usein kuitenkin saavuttamatta.

Kollegani Emma kertoo blogissaan ihmisen, sisällön ja tekniikan merkityksestä projektin eri vaiheissa: https://www.marskidata.fi/blogi/digitaalista-tyota-tekevat-ihmiset/ Meiltä saat palvelun vaikkapa intra viestintäsivuston toteutukseen SharePoint Onlinen avulla tai sisäistä viestintää kehittävän Teams-koulutuksen henkilöstöllesi.

Samainen Business Premium sisältää myös kattavasti välineitä tietoturvan parantamiseksi.

Modernin työn palveluiden ja MD Turva 365 lisäksi tarjoamme MD-tuotteina mm.

Jos kiinnostuit aiheesta ja haluat kuulla lisää siitä, kuinka saisitte jo käytössä olevista Microsoft 365 -palveluistanne enemmän irti, otappa yhteyttä myyntiimme tai omaan Account Manageriisi Marskidatalla.

Työelämä on jatkuvan kehityksen ja muutoksen alla. Pohjimmiltaan modernissa työssä (Modern Work) on kyse siitä, että sen avulla pyritään helpottamaan ihmisten työskentelyä (digitaalisissa työympäristöissä). Modernin työn haltuunotossa on oltava perillä siitä, mitä omassa työympäristössä tapahtuu, millaisia tuntemuksia ihmisillä on työntekoon ja työtapoihin liittyen, sekä mitkä ovat valloillaan olevia trendejä.

Lue lisää modernista työstä täältä.

Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Modern Work jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Microsoftin Modern Workplace Business Group Lead Kalle Saarikannas.

Työelämän trendit

Tällä hetkellä työelämässä on valloillaan kaksi suurta trendiä, joiden vaikutukset näkyvät laaja-alaisesti jo nyt, ja vielä vahvemmin lähitulevaisuudessa: joustavuus ja tekoäly.

Joustavuus on trendinä ihmisiin ja ihmisten käyttäytymiseen painottuva. Se pitää sisällään etä- ja hybridityön käsitteet, sekä perusperiaatteen siitä, että ihmiset ovat yksilöitä, joilla on elämää myös työn ulkopuolella. Työ tukee ja mahdollistaa muuta elämää, ei toisin päin.

Tekoälytrendissä on nähtävissä tekoälyn käytön valtava kasvu. Vaikka tekoäly puolestaan painottuu enemmän teknologiaan ja sen kehittymiseen, on tähän trendiin otettava ensisijaisesti ihmislähtöinen näkökulma, sillä lopunperin tekoälyä hyödyntävät ihmiset.

Tekoälyn avulla tuotettuja kuvia.

Microsoft 365 Copilot - tukiäly mukana arjessa

Tekoäly on ollut käsitteenä jo pitkään käytössä. Erilaiset algoritmit (eli erilaiset kaavat, joiden avulla voidaan suorittaa jokin prosessi) pyörivät jatkuvasti jokaisen meidän arjessa taustalla. Esimerkiksi illalla, kun laitat suoratoistopalvelun päälle, ja etsit mieluista katsottavaa, on tekoäly jo valinnut katsomistottumuksesi perusteella sinulle sopivia sarjoja, ja suosittelee niitä heti etusivulla.

Microsoftilla ajatellaan, että jokaiselle ihmistyöntekijälle voitaisiin tuoda oma Copilot tekoäly assistentiksi M365 tuotteisiin. Tekoälyn sijaan voidaankin tässä kohtaa puhua tukiälystä. Jokaisella meistä olisi mahdollisuus hyödyntää väsymätöntä työntekijää apunaan erilaisissa rutiinihommissa. Tämä tukiäly voi työskennellä taustalla 24/7 sillä aikaa, kun ihminen itse lepää tai keskittyy johonkin toiseen tehtävään. Tukiäly ei kuitenkaan osaa tehdä työtään ilman ihmistä, sillä jonkun on ohjeistettava ensin tukiäly toimimaan halutulla tavalla.

Joskus esimerkiksi esityksen luominen tyhjästä voi tuntua kovin haastavalta ja työläältä tehtävältä. Mitäpä jos antaisit tukiälyassarille tehtäväksi tehdä esityksestä ensimmäinen versio, josta sitten työstätte yhteistyössä timanttia. Tukiälyä voidaan hyödyntää siis vaikkapa luovuuden jump-starttaamisessa!

Tutustu Microsoft 365 Copilottiin täältä: How Microsoft 365 Copilot works - YouTube

Tekoälyn avulla tuotettuja kuvia.

Neuvot johtajalle, joka haluaa ottaa omassa yrityksessä modernin työn haltuun

Modernin työn haltuunoton peruspalikat lyhyesti:

  1. Kartoita olemassa olevien lisenssien sisältö
  2. Kartoita ihmisten tarpeet
  3. Kartoita ja ota käyttöön tarvittavat palvelut
  4. Kouluta ihmiset

Lisenssit

Ennen suurien modernin työn projektien aloittamista kannattaa lähteä liikenteeseen aivan alusta. Ensin on kartoitettava mitä kaikkia lisenssejä yritykseltä löytyy jo nyt, mitä kaikkea ne pitävät sisällään, ja mitä kaikkia palveluita yrityksellä on jo käytössä tai otettavissa käyttöön nykyisten lisenssien puitteissa. Tämän jälkeen vasta voi alkaa miettimään mitä muuta näiden lisäksi pitäisi olla.

Tarpeet

Kun omista lisensseistä ollaan perillä, voidaan lähteä kartoittamaan yrityksen ja työntekijöiden todellisia tarpeita. M365 on kuin karkkikauppa. Jokaiseen makuun löytyy jotakin, ja kaiken paljouden keskeltä on osattava kauhoa omaan karkkipussiin juuri ne maut, jotka tulee myös syötyä. Pussiin ei kannata kahmia sellaisia, jotka jäävät kuitenkin syömättä, kun kukaan ei haluakkaan niitä. Eli ottakaa vain sellaisia palveluita käyttöön, joita todellisuudessa tarvitsette ja käytätte, ja joista on aidosti hyötyä.

Palveluiden käyttöönotto

Jos tarvekartoituksen jälkeen huomataan, että uusia palveluita on otettava käyttöön, kannattaa niiden käyttöönottoon varata reilusti aikaa. Kaikkia uusia palveluita ei kannata lähteä ottamaan kerralla ja lyhyellä aikavälillä käyttöön, sillä sen lisäksi, ettei ihmisillä ole aikaa opetella palveluiden käyttöä ja sisäistää niiden käyttötarkoitusta, on silloin myös vaarana, että tiedot siiloutuvat, tulee tietoturvariskejä, eivätkä ihmiset tiedä mitä löytyy ja mistä.

Koulutus

Moderniin työhön kuuluu modernin teknologian lisäksi hyvin keskeisesti ihmiset, jotka näitä teknologioita, palveluita ja sovelluksia käyttävät. Ihmisten osallistaminen ja kouluttaminen onkin yksi keskeisimmistä palikoista modernin työn projekteissa. Vaikka yrityksellä olisi käytössään kuinka hienot pelit ja pensselit, ei niistä saada mitään todellista hyötyä irti, jos niitä ei osata (tai haluta) käyttää. Osallista ihmiset heti alusta alkaen mukaan, jotta he sitoutuvat muutokseen ja uutuuksiin, ja muista huolehtia, että käyttökoulutus tulee toteutettua kunnolla ja huolellisesti.

Todellisuudessa projektin kaksi ensimmäistä vaihetta voidaan tehdä toisinkin päin. Tässä järjestyksessä toimiessa kuitenkin hyötynä on se, että kun tarpeet ollaan saatu selvitettyä, voidaan niihin ehdottaa suoraan ratkaisua jo olemassa olevien lisenssien puitteissa, eikä tarvitse enää tässä kohtaa vaivata päätään ajatuksella ”no mistähän ja mitenhän tämä nyt..”. Tällöin voidaan välittömästi päätellä, onnistuuko palvelun käyttöönotto olemassa olevien lisenssien puitteissa, vai tarvitseeko karkkikaupasta hakea pussiin jotain uutta.

Kuuntele lisää modernista työstä #töissä-podcastista.

Tai lataa tästä ilmainen modernin työn opas: ”Näin me on aina töissä tehty ja ihan riittävän hyvin toimii!” - Marskidata

Jos kaipaat apua modernin työn tiimoilta, ota rohkeasti yhteyttä meihin!

Microsoftin maaliskuussa 2023 julkaisema uusi Microsoft Intune Suite yhdistää aiemmin erilliset edistyneet päätepisteiden hallinta- ja tietoturvaratkaisut yhdeksi kokonaisuudeksi. Tämä helpottaa ja yksinkertaistaa päätepisteiden hallintaa sekä parantaa tietoturvaa. Intune Suite mahdollistaa IT-ammattilaisille automaation lisäämisen ylläpitoon ja näin ollen ennakoivan päätelaitteiden hallinnan sekä tietoturvauhkiin puuttumisen aiemman reaktiivisen tavan sijaan.

Microsoft Intunen avulla on hallittu päätelaitteita ja huolehdittu, että ne ovat ajan tasalla niin käyttöjärjestelmän, sovellusten kuin tietoturvatekijöiden osalta. Ajan myötä muuttuvien työskentelytapojen ja turvallisuusuhkien, sekä taloustilanteen heikentymisen myötä organisaatiot saattavat kuitenkin tarvita ratkaisuja kompleksisuuden vähentämiseen. Nykyisellään suuri osa yrityksistä käyttää yli kymmentä ohjelmaa / hallintatyökalua digitaalisen omaisuutensa suojaamiseen ja hallintaan. Yksittäisten työkalujen suuri määrä tuottaa suuria hallintakustannuksia, suurempaa hyökkäyspintaa ja valtavaa lisenssikustannusta yritykselle. Näitä kaikkia voidaan taklata Microsoft Intune Suitella.

Microsoft Intune Suite tuo mukanaan uusia Microsoftin pitkään kehittämiä ominaisuuksia

Uusia ratkaisuja ovat mm.

Etäapu (Remote Help) on työkalu helpdeskeille. Se tulee kilpailemaan jo olemassa olleiden etähallintasovellusten kanssa. Remote Help on saatavilla Windowsille ja myöhemmin Android ja Mac päätelaitteille. Se mahdollistaa käyttäjän päätelaitteen hallinnan ja ongelmanratkaisun etäyhteydellä.

Endpoint Privilege Management avulla voidaan kontrolloida ns. peruskäyttäjän käyttöoikeuksia siten, etteivät suojaustoiminnot estä tuottavuutta. Jotkin sovellukset voivat vaatia toimiakseen admin-oikeudet käyttäjätilille. Tämä taas on suuri tietoturvariski. Väärän linkin klikkaaminen admin-oikeuksilla voi tuhota koko koneen. Endpoint Privilege Management taklaa ongelman. 

Toisiin Just-in-Time sovelluksiin verrattuna, joissa käyttätili voidaan korottaa tietyksi ajanjaksoksi rajoittamattomasti, Endpoint Privilege Management antaa korotuksen vain per hyväksytty operaatio, jotta vältytään suorittamasta luvattomia prosesseja korotetuilla oikeuksilla. Toiminto enabloidaan Intunessa tenanttitasolla ja policyjen avulla määritetään korotustyyppi joko automaattiseksi tai käyttäjän vahvistamaksi. Pelkistettynä oikeilla käyttäjillä on oikeat oikeudet oikeaan aikaan. Tyyppillisenä esimerkkinä paikallisen tulostimen asentaminen.

Microsoft Tunnel for Mobile Application Management (Microsoft Tunnel for MAM) on kevyt VPN ratkaisu, mikä mahdollistaa työntekijöiden pääsyn yrityksen resursseihin käyttäjän omalla laitteella, jota yritys ei hallinnoi. Yrityksen on mahdollista säästää laitteiden hankintakuluissa, kun työntekijä voi käyttää omaa mobiililaitettaan.

Microsoft Tunnel for MAM takaa turvallisen pääsyn yrityksen dataan iOS ja Android laitteille. Tämä onnistuu käyttämällä line-of-business sovelluksia tai Microsoft Edge selainta.

Erikoislaitteiden hallinta antaa työntekijöille joustavuutta tarvitsemansa laitteen valintaan ilman, että laitteista tulee tietoturvauhkia yritykselle.

Intune Suiteen tulossa lisäksi Advanced app management ja pilvivarmenteiden hallintaratkaisu

Intune Suiteen tullaan myöhemmin lisäämään ominaisuus Advanced app management, eli edistynyt sovellushallinta. Se tarjoaa yrityssovellusluettelon ja kontrolloi sovellusten löytämistä, käyttöönottoa ja automaattisia päivityksiä ja näin vähentää riskiä minkä vanhentuneet appit tuottavat. Lisäksi tänä vuonna on tulossa pilvivarmenteiden hallintaratkaisu VPN- ja Wi-Fi-varmenteiden hallinnoimiseen Intunesta käsin.

Tarvittavat tilaukset Microsoft Intune Suiten käyttöönottoon

Microsoft Intunen perustoiminteet (Microsoft Intune Plan1) sisältyvät Microsoft 365 E3, E5, F1, ja F3; Enterprise Mobility + Security E3 ja E5 sekä Business Premium tilauksiin. Plan 1 voidaan laajentaa Microsoft Intune Plan 2:lla, jolla saadaan erikoislaitteiden hallinta ja Microsoft Tunnel for Mobile Application Management perustoiminteiden lisäksi. Kaikki ominaisuudet saadaan Microsoft Intune Suitella, mikä lisää edellisiin vielä Microsoft Intune Remote Helpin ja Microsoft Intune Endpoint Privilege Managementin. Alla oleva taulukko havainnollistaa asiaa. Plan 2 ja Intune Suite edellyttävät Intune Plan 1:n olemassaolon.

Microsoft Intune Plan 1Microsoft Intune Plan 2Microsoft Intune Suite
Microsoft Intune core capabilities
- Cross-platform endpoint management
- Built-in endpoint security
- Mobile application management
- Endpoint analytics
- Microsoft Configuration Manager
Microsoft Intune Tunnel for Mobile Application Management

A lightweight VPN solution for iOS and Android mobile devices that does not require device enrollment.
Microsoft Intune management of specialty devices

A set of device management, configuration and protection capabilities for special, purpose-built devices such as augmented reality and virtual reality headsets, large smart-screen devices, and conference room meeting devices.
Microsoft Intune Remote Help

A cloud-based solution that enables secure helpdesk-to-user connections.
Available as an add-on
Microsoft Intune Endpoint Privilege Management

A feature that allows standard users to perform elevations approved by their organization.
Available as an add-on
Microsoft Intune advanced endpoint analytics

A set of analytics-driven capabilities that help IT admins understand, anticipate, and improve end-user experiences. Initial features include customer device scopes, anomaly detection, and device timelines for troubleshooting. 
Will be available as an add-on
More advanced capabilities are on the way:

Stay tuned for advanced app management (coming in May 2023) and cloud certification management capabilities (coming in the second half of 2023). 
Will be available as add-ons
Lähde: Microsoft Intune Plans and Pricing

Jos kiinnostuit päätelaitehallinnan yhtenäistämisestä, tietoturvan vahvistamisesta ja kustannusten vähentämisestä, tuotteesi on Microsoft Intune Suite. Lisätietoa aiheesta saa Marski Datan asiantuntijoilta. Katsotaan yhdessä yrityksesi tietoturva kuntoon.

Marskidata logo

Marskidata Oy

SaapumisohjeetLaskutustiedot
SaapumisohjeetLaskutustiedot

SaapumisohjeetLaskutustiedot
chevron-down