Marskidata logo
Marskidata logo
Ota yhteyttä

Microsoft 365 Copilot voi hakea ajankohtaista tietoa julkisesta verkosta ja organisaation datasta, mikä auttaa sitä tarjoamaan tarkkoja ja ajantasaisia vastauksia käyttäjien kysymyksiin. Tämän vuoksi datastrategia on keskeisessä roolissa Copilotin käyttöönotossa. Copilot voi auttaa käyttäjiä erilaisissa tuottavuustehtävissä, kuten tekstin kirjoittamisessa, muokkaamisessa, aikataulujen hallinnassa ja paljon muussa. Tässä kirjoituksessa käsittelen datastrategian roolia, jotta Copilotin käyttö olisi tehokasta.

Mikä on Copilot ja miten se toimii?

Copilot on kehittynyt tekoälyavustaja, tavallaan se jokaisen tietotyöläisen oma assistentti. Se on suunniteltu auttamaan käyttäjiä monenlaisissa tehtävissä, kuten tiedonhankinnassa, tuottavuuden parantamisessa ja ongelmanratkaisussa. Copilot käyttää kehittynyttä kielimallia, joka on koulutettu valtavalla määrällä tekstiä. Tämä mahdollistaa sen, että Copilot ymmärtää ja tuottaa luonnollista kieltä erittäin tarkasti. Microsoft Copilot pystyy ymmärtämään keskustelun kontekstin ja mukauttamaan vastauksensa sen mukaan. Tämä vuoksi Copilot pystyy käsittelemään monimutkaisia kysymyksiä ja tehtäviä.

Yrityksenne voi olla valmis ottamaan Copilotin käyttöön heti, mikäli:

  1. yrityksen tiedot on tallennettu Microsoft 365 -alustalle
  2. yrityksen tietoturvan taso ja käyttöoikeudet on varmistettu
  3. yrityksen tietojen tallennukseen ja käyttöön on olemassa selkeät säännöt (datastrategia)

Onko organisaatiolla datastrategia?

Moni päättäjä on huolissaan. Miten valmistautua tekoälyn käyttöönottoon? Mitä sillä halutaan saavuttaa? Voisiko Copilot olla avuksi mahdollisissa organisaation kipukohdissa, esimerkiksi tehokkuuden lisäämisessä tai prosessien yksinkertaistamisessa? Mikä on organisaation tämänhetkinen AI-kyvykkyys? Kuinka ohjata työntekijöitä käyttämään tekoälyä?

”Onko teidän yrityksessänne mietitty, milloin mikäkin data vanhenee ja miten se arkistoidaan?”

Tässä kohtaa päättäjien on kiinnitettävä huomiota myös siihen, onko organisaatiolla datastrategia ja onko se riittävän hyvässä kunnossa. Tämä on monelle yritykselle iso kipukohta. Välttämättä organisaatiolla ei ole hyvää kokonaiskuvaa siitä, että mitä dataan käytetään, kuka sitä käyttää ja miten kauan dataa säilötään.

”Jopa 11 % siitä datasta, mitä työntekijät laittavat esimerkiksi ChatGPT:hen on luottamuksellista tietoa!”

Datastrategian rooli Copilotin käyttöönotossa

Datastrategia on keskeisessä roolissa Copilotin käyttöönotossa, sillä se varmistaa, että tekoälytyökalu toimii turvallisesti ja tehokkaasti. Datastrategia varmistaa, että Copilotilla on pääsy ajantasaiseen ja oikeaan tietoon. Tämä edellyttää selkeitä käytäntöjä siitä, mitä tietoja tallennetaan ja miten tietoja hallitaan. Ethän halua, että Copilot tarjoaa käyttäjilleen vanhentunutta tietoa? Kuvittele tilanne, jossa työntekijä kysyy Copilotilta ”mikä on organisaatiomme lomapolitiikka” ja saa viisi vuotta vanhan vastauksen. Tätä ei kukaan HR-ihminen toivo.

Datastrategia auttaa varmistamaan, että tiedot käsitellään turvallisesti. Tämä sisältää muun muassa tietojen salauksen, pääsynhallinnan ja säännölliset tietoturvatarkastukset. Hyvin suunniteltu datastrategia myös määrittelee sen, miten tietoja kerätään, tallennetaan, käytetään ja poistetaan.

Datastrategia mahdollistaa edistyneen analytiikan ja tekoälyn hyödyntämisen päätöksenteossa. Tämä voi auttaa yritystä tunnistamaan trendejä, ennakoimaan tulevaa ja optimoimaan prosesseja.

Datastrategia keskittyy myös tiedon ladun parantamiseen. Laadukas tieto on tarkkaa, ajantasaista ja relevanttia, mikä on olennaista päätöksenteon kannalta. Datastrategia sisältää myös tietoturva- ja tietosuojakäytännöt, jotka omalta osaltaan varmistavat, että tietoja käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti. Datastrategia on myös jatkuvaa kehittämistä. Mikäli sitä ei päivitetä säännöllisesti, se johtaa vanhentuneisiin käytäntöihin ja teknologioihin. Tämän vuoksi on olennaista luoda myös prosessi datastrategian säännölliselle arvioinnille ja päivittämiselle.

”Panosta tiedon laadun varmistamiseen ja luo prosessit säännölliselle tiedon tarkistamiselle ja siivoamiselle.”

Tiedon elinkaari

Tiedon elinkaaren hallinta eli data lifecycle management kattaa kaikki vaiheet, joiden kautta tieto kulkee sen syntymisestä sen hävittämiseen. Tämä varmistaa, että tietoja käsitellään tehokkaasti, turvallisesti ja lainmukaisesti koko niiden elinkaaren ajan. Tiedon elinkaaren keskeiset vaiheet ovat:

  1. Tiedon luominen ja kerääminen
  2. Tiedon tallentaminen
  3. Tiedon käyttö ja jakaminen
  4. Tiedon ylläpito ja päivittäminen
  5. Tiedon arkistointi
  6. Tiedon hävittäminen

Vinkit onnistuneeseen datastrategiaan

Datastrategia on olennainen osa Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa. Se varmistaa, että tekoälytyökalu toimii tehokkaasti ja turvallisesti, ja että organisaation tiedot ovat ajantasaisia ja laadukkaita. Hyvin suunniteltu datastrategia tukee päätöksentekoa, parantaa tietoturvaa ja mahdollistaa edistyneen analytiikan hyödyntämisen.

Lue asiantuntijamme kirjoitus aiheesta: Onko ympäristösi valmis Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoon? Tutustu myös sivuumme Copilot - Marskidata ja valjasta tekoäly käyttöösi.

Muista nämä keskeiset asiat datastrategiassa:

Lopuksi, muista että datastrategia ei ole vain tekninen dokumentti, vaan se on strateginen työkalu, joka auttaa organisaatiotasi hyödyntämään dataa tehokkaasti ja turvallisesti. Kun datastrategia on kunnossa, Copilot voi todella loistaa ja tuoda merkittävää lisäarvoa organisaatiollesi.

Clipchamp on Microsoftin videoeditori, jolla on helppo luoda videoita ilman sen kummempaa editointiosaamista. Laadukkaat videoeditointiohjelmat vaativat usein runsaasti aikaa niiden opiskeluun, mutta Clipchampin käyttöliittymä on tyylikkään yksinkertainen ja siksi nopea ottaa haltuun. Eli voisi sanoa, että Clipchamp on videoeditointityökalu, jolla saa helposti ammattimaista jälkeä olematta, noh alan ammattilainen.

Monipuolisesti videoita eri käyttötarkoituksiin

Clipchampilla voit luoda laadukkaita videoita omaan käyttöön tai someen, kuten YouTubeen, Instagramiin ja Facebookiin. Sen avulla syntyy varsin vaivatta ammattimaiset mainosvideot ja esimerkiksi tuote-esittelyvideolla voi näyttää monimutkaisenkin tuotteen tai palvelun ominaisuuksia.

Videon kuvasuhdetta muokkaamalla voit käyttää samaa videota missä tahansa ympäristössä, oli kyse sitten Instagram-tarinasta tai vaakavideosta, rajaamalla videon oikeaan kokoon palvelee se katselijaa parhaiten.

Meillä Marskidatalla Microsoftin Clipchampia on käytetty somevideoiden editointiin ja opasvideoiden tekoon. Olemme toteuttaneet Clipchampilla esimerkiksi tulostamisen tutoriaaleja, joihin voit tutustua Marskidatan YouTube-kanavalla: https://www.youtube.com/@marskidataoy

Kuvakaappaus Microsoft Clipchampin käyttöliittymästä.

Clipchampin monipuoliset ja älykkäät työkalut

Clipchampiin sisältyy hyvin laajasti monipuolisia työkaluja, kuten kätevä videoeditori, videoleikkuri, vihreä tausta ja taustan poistaminen. Esittelen kuitenkin seuraavaksi ominaisuuksia ja työkaluja, jotka tekevät Clipchampista verrattoman videoeditorin.

Kolme suosikkityökalua

  1. Automaattinen tekstitys
    • Puheesta tekstiksi -tekniikka litteroi videon äänen turvallisesti ja muokkaa sen tekstiksi muutamassa minuutissa. Ja mikä parasta, Clipchamp ymmärtää yli 80:tä kieltä, myös Suomea! Tekstitykset ovat tärkeä ominaisuus, sillä monet haluavat katsoa videonsa ilman ääntä. Ja tekstitykset parantavat myös videoiden saavutettavuutta.
  2. Teksti puheeksi
    • Tekoälypohjaisen tekstistä puheeksi -työkalun avulla lisäät videollesi aidontuntuisen kertojaäänen. Valittavana on jopa 400 luonnollisen kuuloista puheääntä, joiden äänen nopeutta ja korkeutta voit itse muokata. Kertojaääni parantaa videon saavutettavuutta ja säästää rahaa sekä aikaa.
  3. Äänenparannustyökalu
    • Clipchampin äänenparannustyökalu on tärkeä työkalu, sillä huonolla äänenlaadulla voi pilata koko videon. Jos äänenlaatu on huono, eikä esimerkiksi puhe kuulu kunnolla, voi katselija jättää videon jopa kokonaan kesken. Äänenparannustyökalulla voi varmistaa, että ääni on selkeää ja sillä voi poistaa häiritsevän taustamelun sekä ylimääräiset hiljaiset hetket. Clipchampista löytyy myös runsaasi erilaisia äänitehosteita, kuten kaiku ja häivytykset, joilla voi rikastuttaa videon äänimaailmaa niin halutessaan.

Bonuksena puhevalmentaja

Jos esiinnyt itse videolla, voit hyötyä Clipcampin puhevalmentajasta. Valmentaja nappaa täytesanat (kuten ”niinku”) ja seuraa puheen nopeutta ja korkeutta. Puhevalmentaja on tällä hetkellä käytössä vain englanninkielisillä markkina-alueilla, mutta odotettavissa on, että Clipchampin puhevalmentaja tulee jatkossa toimimaan myös Suomessa.

Clipchampin tutoriaalit ja tuki helposti saatavilla

Clipchampin verkkosivuston koulutuskeskuksesta löytyy todella hyviä video-oppaita, joilla aloittelijatkin pääsevät hyvin kärryille videoiden editoinnissa. Clipchampin blogista löytyy useita kymmeniä artikkeleita videoihin liittyen. Kuten Instagram Reels -videoiden tekeminen: https://clipchamp.com/fi/blog/make-instagram-reels/ .

Blogista voi myös löytyy hyviä ideoita itse videoiden sisältöihin, kuten tämä: 15 diaesitysvideoideaa oppilaitoksille – vinkit ja esimerkit: https://clipchamp.com/fi/blog/slideshow-video-ideas-for-school-with-examples/. Suomenkielisiä blogiartikkeleita löytyy useampi kymmenen, englanniksi artikkeleita on reippaasti enemmän.

Myös Facebookista löytyy kaikille avoin Clipchamp-yhteisö (Climchamp Creator Community), jossa voi myös oppia uusia kikkoja videoeditointiin ja pyytää muilta palautetta omista videoista.

Ketterää editointia selaimessa omalla brändi-ilmeellä

Clipchamp tarjoaa laajan rojaltivapaan sisältökirjaston, joka sisältää videoita, musiikkia, graafisia elementtejä ja taustoja.

Voit käyttää Clipchampia suoraan selaimessa, joten et tarvitse tietokonetta, jossa on paljon muistia tai kalliita ohjelmistoja. Clipchampista on saatavilla myös työpöytäsovellus sekä mobiilisovellus iOS-laitteille.

Videoiden luominen yhtenäisellä brändi-ilmeellä on helppoa: riittää, että tallennat logon, värit ja fontit brändipakettiisi kerran, ja ne ovat aina käytettävissäsi.

Clipchamp aloittelijalle vai ammattilaiselle?

Microsoft Clipchampista on tarjolla ilmaisversio, joka riittää mainiosti aloittelijoille. Premium-versiosta taas hyötyvät ne, jotka editoivat videoita päivittäisessä työssään ja haluavat käyttöön kaikki ominaisuudet, kuten oman brändipaketin värien, logojen ja fonttien hallintaan.

Huomioitavaa on myös se, että Clipchamp sisältyy jo seuraaviin Microsoftin palvelupaketteihin: Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium. Tarkempaa tietoa hinnoittelusta voit lukea Clipchampin verkkosivustolta: https://clipchamp.com/fi/pricing/.

Jos luot sisältöä, suosittelen lämpimästi tutustumaan Clipchampiin: https://clipchamp.com/fi/.

Mietitkö Microsoftin lisenssien hankkimista tai vaihtamista, ota yhteyttä myynti@marskidata.fi.

Tällä hetkellä on vaikea olla törmäämättä keskusteluihin, joissa aiheena on Microsoft 365 Copilot, tekoälypohjainen työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat parantaa luovuuttaan, tuottavuuttaan ja taitojaan. Ei siis ihme, että sen ympärillä käy kuhina ja organisaatiot sekä käyttäjät haluavat hyötyä sen tuomista eduista. Teknisestä näkökulmasta Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto ei vaadi aikaa vieviä asennuksia järjestelmänvalvojilta tai käyttäjiltä.

On kuitenkin tärkeä ymmärtää, mitä tietoa Microsoft 365 Copilot pystyy tarjoamaan käyttäjilleen, ja mitä asioita on otettava huomioon ennen sen käyttöönottoa. Tähän blogiin olen nostanut muutaman aihealueen, joihin kannattaa tutustua ennen käyttöönottoa.

Käyttöoikeudet

Copilot tarjoaa käyttäjälle vastauksia sisällöstä, johon käyttäjällä on vähintään tarkasteluoikeudet. Tämän vuoksi on tärkeää tiedostaa, missä yrityksen sensitiivinen data sijaitsee ja kenellä kyseiseen dataan on oikeudet. Copilot ei hyödynnä pelkkiä suoria käyttöoikeuksia, vaan riittää että käyttäjälle on jaettu linkillä pääsy johonkin sijaintiin tai tiedostoon.

Käyttäjä on voinut esimerkiksi luoda jakolinkin OneDrivessa tai SharePointissa sijaitsevaan tiedostoon käyttäen asetusta ”Yrityksen X henkilöt”, mutta on lähettänyt tuon linkin vain yhdelle henkilölle. Tähän mennessä on mahdollista, että muut käyttäjät eivät ole tiedostoa löytäneet. Copilotin käyttöönoton jälkeen Copilot osaa tarjota kaikille yrityksen käyttäjille vastauksia liittyen kyseisen dokumentin sisältöön.

Tiedon ajantasaisuus

Onko ympäristössä mahdollisesti vanhentunutta tietoa, josta Copilot saattaa tarjota vastauksia käyttäjille? Onko Teams-tiimien ja muiden SharePoint-sivustojen tiedostokirjastot ja sisältösivut ajan tasalla?

Copilot tarjoaa lähtökohtaisesti käyttäjille vastauksia viimeksi muokatuista tai luoduista tiedostoista, mutta on myös mahdollista, että käyttäjä saa vanhentunutta tietoa, jos tiedostoista on useita versioita eri sijainneissa. On siis tärkeä varmistaa, että tiedostojen versionhallinta on kunnossa ja vanhentuneet dokumentit on poistettu tai siirretty sijaintiin, joka on rajattu pois Copilotin hausta.

Luottamuksellisuustunnisteet ja Copilot

Tunnisteiden avulla voit määritellä, kuinka arkaluontoisia organisaatiosi tiedot ovat. Voit käyttää niitä esimerkiksi sähköposteissa tai tiedostoissa, ja näin vaikuttaa myös Copilotin tuottamiin tuloksiin. Jos esimerkiksi tiedostolle määritetty tunniste käyttää salausta, tämä vaatii käyttäjältä vähintään oikeudet kopioida kyseisestä tiedostosta, jotta Copilot voi palauttaa tietoja kyseisestä kohteesta.

Tunnisteet myös periytyvät Copilotin avulla luotuihin dokumentteihin. Jos luot uuden dokumentin Copilotin avulla ja dokumenttiin on tuotu sisältöä sisäiseksi määrittelystä dokumentista, luokittuu uusi dokumentti automaattisesti sisäiseksi.

Ennen Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa

Vaikka tämän työtäsi tehostavan niin sanotun tekoälyassistentin käyttöönotto polttelee jo sormenpäitä, ota silti oma aika tarkastella Microsoft 365 -ympäristöäsi. Listasin sinulle ne asiat, jotka tulisi ainakin ottaa huomioon ennen Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa:

Tarvitsetko apua?

Marskidatalta saat Microsoft 365 Copilotin lisenssien lisäksi opastusta Copilotin käyttöönottoon. MD Copilot -palvelumme sisältää tietoturvallisen käyttöönoton ja Copilot-koulutuksen. Koulutuksen avulla henkilöstö oppii, miten vapauttaa aikaa rutiininomaisissa työtehtävissä, sekä miten tehostaa tuottavuutta.

MD Copilot -palvelussa

  1. Kartoitetaan sensitiivisen datan sijainnit
  2. Tarkistetaan datan käyttöoikeudet
  3. Tarkistetaan oletustunnisteiden käyttö
  4. Tutustutaan Copilotin toimintaan
  5. Saadaan parhaat vinkit Copilotin käyttöön
  6. Saadaan täsmävinkit Microsoft 365 -ohjelmista

Tutustu lisää Copilottiin

Ota yhteyttä

Myyntitiimimme auttaa kartoittamaan tilanteesi, ota rohkeasti yhteyttä myyntiin myynti@marskidata.fi tai soita suoraa omalle Marskidatan luottomyyjällesi. Mikäli yrityksesi on uusi lisenssitilaaja, kysy lisätietoja loppuvuoden 2024 lisenssialennuksesta.

Microsoft on virallisesti siirtänyt pitkäaikaisen tuotteen, Windows Server Update Service:n (WSUS) elinkaarensa päähän. Viimeinen tuettu versio tulee vielä Windows Server 2025 mukana, mutta WSUS:n elinkaari päättyy Server 2025:n kanssa. Lähde: Windows Server Update Services (WSUS) deprecation (eng.) Käymme tässä blogissa läpi muutamat Microsoftin ratkaisut WSUS:in tilalle, jotka sopivat suurelle osalle yrityksiä.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä yrityksille?

Aikaisemmin WSUS on täyttänyt alla olevista huomioista aika monta kohtaa. Voi sanoa, että sen ylläpito on ollut usein hyvin aikaa vievää ja vaatinut IT:n jatkuvaa valvomista, eikä raportointi ole ollut selkeää. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä yrityksille?

Uudet modernit ratkaisut Microsoftilta

Marskidatalla tekniset asiantuntijamme osaavat hahmottaa ja ehdottaa sopivat ratkaisut yrityksen haasteisiin. Suunnittelemme yhdessä asiakkaan kanssa yritykselle sopivan kokoisen ratkaisun aina asiakkaan tilanteen mukaan. Microsoftilla on ollut jo monta vuotta tarjolla näihin haasteisiin kolme ratkaisua, jotka soveltuvat useimpien yrityksien ratkaisuksi:

Meillä Marskidatalla on osaamista kaikkiin näihin ratkaisuihin. Lue eteenpäin, niin käyn läpi tarkemmin nämä ratkaisut.

Palvelinratkaisu

Microsoftin Azure Arc Update Management on hybridiratkaisu, joka yhdistää Azuren sekä paikallisen konesalin päivittämisen, ylläpidon sekä raportoinnin yhden paneelin alle.

Kevyimmillään ratkaisulla voidaan parantaa raportointia liittämällä konesalin palvelimet Azure Arc:n avulla syöttämään päivitysdataa Azureen. Raportit on helppoja lukea ja niiden avulla voidaan tehdä selkeitä päätöksiä palvelinten päivityksiin.

Arc Update Managementin paras osuus on kuitenkin mahdollisuus päivittää yhden paneelin kautta Azuren sekä konesalin palvelimet, Windows tai Linux.

IT-osaston käyttämät työkalut vähenevät, automaatiota voidaan kehittää yhdellä yleisellä työkalulla ja raportointi voidaan automatisoida niin, että yritys voi suoraan sanoa päivittävänsä 100 % kaikista palvelimista.

Jos yrityksellä on vieläkin 2012R2-palvelimia, Azure Arc:n kautta, voidaan ostaa kuukausimaksulla tietoturvapäivityksiä, kunnes yritys saa migroitua vanhat sovellukset uusille alustoille.

Ratkaisu alle 300 työntekijän yrityksen työasemiin

Tässä on kyseessä business-lisenssiin kuuluva pilviratkaisu, jossa korvataan vanha WSUS ja käsin asennettavat päivitykset Intunen kautta, jaettavilla asetuksilla sekä automaatiolla. Ratkaisussa työasemat käsketään raportoimaan asiakkaan omaan Azure-ympäristöön rakennettavaan tilaan, josta saadaan keskitetysti raportti työasemien tilasta.

Raportoinnin lisäksi, WUFB:llä päätetään päivitysten kadenssi, päivitysryhmät sekä se, halutaanko samalla asentaa myös ajuri- tai firmwarepäivitykset.

Ratkaisu yli 300 työntekijän yrityksen työasemiin

Intune on lisäosa, joka kuuluu kaikkiin suuryrityslisensseihin. Ratkaisu on täysin Microsoftin ylläpitämä, asiakkaan täytyy vain päättää, millä syklillä työasemiin asennetaan päivitykset. Microsoft hoitaa kaiken muun.

Ratkaisuun kuuluu:

Käyttöönotto on todella nopeaa ja yritykselle saadaan selkeä yksi työkalu, johon määritellään halutut asetukset. Asetuksiin ei yleensä tarvitse tämän jälkeen koskea, koska Microsoft huolehtii tuettujen laitteiden osalta päivitysten laadusta sekä julkaisusyklistä.

Modernisoidaanko teidänkin Windows-päivitykset?

Taklataan heti alkuun muutama harhaluulo, ennen kuin toteat Marskidatan asiantuntijalle, ettei ole tarvetta keskustella aiheesta.

 ”Ei mun tarvii, me päivitetään jo x prosenttia meidän laitteistamme”.

Pitää muistaa, että esimerkiksi Maersk:n tapauksessa yrityksellä oli päivitetty 95 prosenttia laitteista, joka voi kuulostaa jo hyvältä prosenttimäärältä. Mutta laitteiden kokonaismäärä oli niin suuri, että kuukausi päivitysten julkaisusta, noin 100 palvelinta ja työasemaa oli vielä päivittämättä. Tästä muodostui todella suuri hyökkäyspinta, jota hyökkääjät käyttivät hyväksi. Tietoa tapauksesta: Virus seisautti kymmeniä terminaaleja.

”Ei mun tarvii, WSUS toimii ihan hyvin”

Toimii, mutta Microsoft ei enää kehitä tuotteeseen yhtään ominaisuutta, ja kuka ei haluaisi päästä eroon ylimääräisistä päivitettävistä SQL- sekä WSUS-palvelimista?

”Emme me ole tarvinneet raportteja aikaisemminkaan”

NIS2 vaatii organisaation ottamaan huomioon ohjelmistojen toimitusketjun. Käytännössä yrityksen on päivitettävä toimittajan (Microsoft) ilmoittamat päivitykset mahdollisimman nopeasti, koska muuten yritys on jättänyt huomiotta tietoturvariskin.

Jos tämän takia yrityksen data vaarantuu, yrityksen johto on suoraan vastuussa vahingoista. Tämän takia on äärimmäisen tärkeää päivittää sekä raportoida päivitystasoista proaktiivisesti, jotta voidaan todistaa, että yrityksellä on ollut prosessi sekä toimintamalli riskien minimoimiseksi.

”Kuulostaa kiinnostavalta, mutta varmaan kallis?”

WUFB on ilmainen, maksat vain Azuressa logisäilytyksestä sekä ylläpidosta. Azure Arc Update Manager sisältyy Defender for Servers-lisenssiin tai on ostettavissa erillisenä kuukausimaksullisena lisäosana Arc-hallittuihin palvelimiin. Intune Autopatch kuuluu M3- tai E3-lisensseihin.

Marskidata avuksi

Jospa siis keskustellaan aiheesta ja katsotaan teidän yrityksellenne sopiva ratkaisu yhdessä läpi? Ota rohkeasti yhteyttä myynti@marskidata.fi.

Moni on varmasti törmännyt viimeaikojen uutisointiin Microsoftin yleisimmän käyttöjärjestelmän tuen lakkaamiseen ensi vuonna. Tämä on myös herättänyt huolta siitä, miten tämä vaikuttaa oman IT-ympäristön toiminnan jatkuvuuteen sekä tietoturvaan. Tilanne saattaa herättää pelkoja sekä huonoja muistoja edellisestä kerrasta, kun vastaava tapahtui Windows 7 -käyttöjärjestelmän osalta. Osalla meistä ei välttämättä ole ymmärrystä siitä, mitä tämä voisi tarkoittaa. Tilannetta voi verrata siihen, että jokainen meistä törmää päivityksiin lähes viikoittain, milloin matkapuhelin pyytää päivittämään ohjelmiaan, milloin uudehko auto pyytää päivittämään hallintajärjestelmänsä uuteen versioon.

Yleensähän päivitys tulee juuri silloin, kun on mahdollisimman kiire ja päivitystä pitää vain ärsyttävänä asiana. Moni ei kuitenkaan tule ajatelleeksi seurauksia siitä, kun päivitykset kyseiseen tuotteeseen lakkaavat. Vaikuttaa vain näennäisesti mukavalta, ettei laite vähän väliä pyydä sinua odottelemaan päivityksien valmistumista. Tilanne antaa valheellisen mukavuuden tunteen, sillä ulkopuolisen tunkeutujan tai haittaohjelman on helpompi juuri silloin ottaa laitteesi haltuun. Käyn blogissani läpi sitä, mitä muutos tuo tullessaan ja miten siihen voi varautua.

Varaudu hyvissä ajoin

Microsoft on ilmoittanut antavansa tukea sekä tietoturvapäivityksiä Windows 10 -käyttöjärjestelmälle 14. lokakuuta 2025 asti (Windows 10 Home and Pro - Microsoft Lifecycle | Microsoft Learn). Tämän jälkeen kyseiselle käyttöjärjestelmälle ei enää julkaista tietoturvaa parantavia tai korjaavia päivityksiä. Kyseisen päivämäärän jälkeen ei työkoneissa enää pidä kyseistä käyttöjärjestelmää käyttää. Monelle tämä tarkoittaa pakollista siirtymistä Windows 11 -käyttöjärjestelmän käyttöön, vaikka se ei olekaan ottanut tuulta alleen kuten Microsoft oli toivonut.

Päivitys vai vaihto?

Microsoft tarjoaa monelle Windows 10 -käyttäjälle mahdollisuutta ilmaiseen päivitykseen Windows 11 -käyttöjärjestelmään. Uudehkon koneen käyttäjälle tämä onkin oiva vaihtoehto. Käyttöjärjestelmän annetaan päivittää itsensä uuteen versioon ja sen jälkeen asia on kunnossa. Lähes poikkeuksetta päivitys onnistuu suoraan Windows 10 -käyttöjärjestelmän päälle, jolloin käyttäjän profiili tiedostoineen ja asetuksineen pysyy käytössä myös Windows 11:sta.

Useilla yrityksillä on kuitenkin mahdollisesti käytössään eri lisenssointiratkaisuja Microsoftilta, jolloin automaattinen päivitys ilmaiseksi ei onnistukaan, vaan lisenssit on mahdollisesti hankittava Windows 11 varten erikseen. Näissä asioissa Marskidata auttaa mielellään ja selvittää esimerkiksi sen, mitä päivityksen mahdollistaminen vaatii.

Vanhan laitekannan haasteet

Kannattaa ottaa huomioon myös se, että vanha laitekanta saattaa estää päivityksen. Tilanne voi vaatia vanhojen koneiden uusimista, jotta työntekoa voidaan jatkaa tietoturvallisesti. Uusien koneiden mukana tuleekin jo Windows 11, joten kun kone otetaan käyttäjälle käyttöön, ovat asiat sen jälkeen kunnossa. Koneiden vaihdon yhteydessä hyvin toteutettu Microsoft 365 -palvelu ja käyttäjän tietojen tallennus OneDriven kautta pilveen tai omalle palvelimelle helpottaa käyttäjän siirtymistä vanhalta koneeltaan uuteen.

Marskidatalla haluamme helpottaa päätelaitteiden elinkaaren seurantaa ja järjestelmien ylläpitoa. Meiltä saat yrityksellesi päätelaitteet palveluna, tarkoittaen muun muassa läppäreitä, älypuhelimia ja tabletteja. Kaikki ne laitteet, jotka tarvitset työskentelyyn, saat ne meiltä valmiiksi asennettuina ja ylläpidolla. Lue lisää aiheesta nettisivultamme IT-laitteet ja ohjelmistot.

Miten pitää selvittää ja tehdä?

Monesti laitekanta käyttöjärjestelmineen on ostettu eri aikaan ja välttämättä aivan tarkkaa kuvaa laitteiden iästä tai niiden päivitettävyydestä Windows 11 -käyttöjärjestelmään ei ole. Lisäksi monesti käytössä on ohjelmistoja, joiden yhteensopivuudesta Windows 11 kanssa ei ole täyttä varmuutta. Tässä tilanteessa Marskidata onkin oiva yhteistyökumppani, jonka kanssa käydä läpi laitteistot, ohjelmistot sekä lisenssointi Windows 11 osalta. Kartoitamme tilanteen ja käymme asiakkaan kanssa läpi, mitä ympäristön saattaminen Windows 10:stä Windows 11 kohti vaatii.

Kun suunnitelma on tehty hyvin, aikataulut määritetty ja itse prosessi käynnistetty, voidaan laitekanta uusia hallitusti ja päivitykset tehdä oikeaoppisesti. Näillä keinoilla valmistaudutaan ja pidetään käyttökatkot tai muut haittaavat vaikutukset asiakkaan tuotantoympäristöön minimissään.

Lopputuloksena olemme saaneet ympäristön hyvissä ajoin kuntoon ennen lokakuun 14. päivää vuonna 2025 ja tuen lakkaamisesta ei tarvitse murehtia lainkaan.

Ole siis ajoissa liikkeellä ja valmistaudu, me autamme! Tekninen asiantuntija tarkistaa IT-ympäristön tilanteenne, jotta ikäviä yllätyksiä ei tule vastaan. Ota siis yhteyttä myyjiimme myynti@marskidata.fi, niin tarkistetaan yrityksesi tilanne kuntoon.

Marskidatan asiakkaisiin kuuluu laaja-alaisesti erilaisia yrityksiä, joita yhdistää ainakin yksi asia. Arvaatko mikä? Näiden yritysten työtavat ja tarpeet kehittyvät hurjalla vauhdilla ja samalla mekin. Panostamme henkilöstöömme ja asiantuntijuuteen alallamme. Digitaalisuuden myötä ihan kaikkeen tarvitaan koneita, tietoturvaa ja hyvä kumppani ratkomaan IT-ongelmia, kun sellaisia ilmenee. Ja mielellään sellainen, jonka kanssa on vaivatonta ja helppoa asioida. Palvelumme koostuvat kolmesta eri osa-alueesta, jotka ovat IT- kumppanina toimiminen, tulostusratkaisut ja erilaiset modernin työn ratkaisut. Olemme kokonaisvaltainen palvelutarjoaja kaikkiin yrityksesi IT-ratkaisuihin ja meidän missionamme on valjastaa teknologiset ratkaisut tukemaan jokaisen inhimillisiä vahvuuksia.

IT-kumppani aina apunasi

IT-kumppanina tuotamme erilaisia ratkaisuja ja palveluita helpottamaan työntekijöiden arkea. Näitä palveluita ovat muun muassa Marskidatan Service Desk ja muut IT-tukipalvelut. Marski DMA -palvelu huolehtii tärkeimmät työvälineesi käyttövalmiina ja virusturvattuina – älypuhelimet, tabletit, pöytäkoneet ja läppärit maailman suosituimmilta valmistajilta. Emme pelkästään toimita laitteita, vaan huolehdimme myös niiden käyttöönotosta, hallinnasta, asennuksesta ja päivityksistä.

Teemme erilaisia tietoturvakartoituksia ja -testejä, joiden tarkoituksena on tuoda esiin puutteita, jotta ne voidaan ratkaista ennen niiden ilmenemistä ikävillä tavoilla, mutta myös opastamme ja koulutamme työntekijöitänne, jotta inhimilliset erehdykset minimoidaan. Oikeaoppinen suojautuminen laitteissa ja Microsoft 365 -ohjelmissa on tärkeää olla kunnossa, mutta työntekijöiden osaaminen korostuu yhä enemmän. Tietoturvapalvelumme ovat kysyttyjä nyt, kun kyberturvallisuus puhuttaa laajasti. Tutustu nettisivuilta palveluihimme IT-kumppani - Marskidata ja Lakan Betonin kokemuksiin Microsoft 365 Health Checkistä: Lakan Betoni sai tietoturvan kehityssuunnitelman Health Checkin myötä - Marskidata Palvelutarjontamme on laaja ja Marskidatan asiantuntijat auttavat ITC-ratkaisujen kokonaisvaltaisessa kehittämisessä aina ympäristösi ja tilanteesi huomioiden.

Yrityksen kyberturvallisuuden tila?

Kyberturvallisuuden saralla NIS2-direktiivi ("The Directive on Security of Network and Information Systems", suomeksi verkko- ja tietoturvadirektiivi) on ajankohtainen kaikilla kriittisillä toimialoilla. Sen soveltaminen alkaa Suomessa virallisesti 18.10.2024. Olemme halunneet tuoda NIS2 -direktiiviin koskevia asioita selkeään ja ymmärrettävään muotoon ja mikäli aihe kiinnostaa sinua tutustu sivuumme: Oletko valmis NIS2-direktiiviin? - Marskidata. Mikäli direktiivi koskettaa yritystäsi, voimme kartoittaa kyberturvallisuuden nykytilan ja autamme sinua. Ota yhteyttä rohkeasti myyntiimme: myynti@marskidata.fi.

Ajankäytön tehostaminen työssä

Toteutamme myös SharePoint-projekteja, joiden paras anti on yhtenäinen näkymä työntekijän kannalta tärkeiden tietojen löytämiseen ja käyttöön. Näkymä, missä voidaan opastaa ja tiedottaa sisäisesti tärkeistä asioista ja jakaa tietoa kaikille yritysten työntekijöille. SharePoint-dokumenttien hallinnassa selviä hyötyjä ovat muun muassa:

Automaatioiden avulla tehostetaan prosesseja korvaamalla manuaalisia työsuoritteita automaation avulla.  Esimerkiksi paperinen lomake korvataan Forms-lomakkeella, automaatio siirtää tiedot lomakkeelta haluttuun paikkaan käsiteltävään muotoon ja lähettää ilmoituksen käsittelijöille. Automaatiot ovat ihan loisto juttu, mikä säästää työaikaa ja vaivaa!

Tutustu nettisivuilta palveluihimme Moderni työ - Marskidata ja Xamkin matkaan kohti entistä sujuvampia työpäiviä: Xamk – kohti entistä sujuvampia työpäiviä - Marskidata.

Olemassa olevat lisenssit paremmin käyttöön

Suurimmalla osalla suomalaisista yrityksistä on käytössä Microsoft 365. Kuitenkin monessa yrityksessä on se tilanne, että Microsoftin lisenssejä ei käytetä kaikessa laajuudessaan. Toki Teams, Outlook, Word ja Excel ovat päivittäisessä käytössä, mutta oletko sinä käyttänyt esimerkiksi Microsoft Planneria tai Microsoft Formsia? Näiden avulla muun muassa tehostat omien tehtävien hallintaa, jaat tehtäviä helposti tiimisi kesken ja teet näppäriä kyselyitä.

Käytössä olevien Microsoft-ohjelmien käyttöä kannattaa tarkastella. Monet yritykset ovat tehostaneet toimintaansa pelkän Teamsin rakenteen uudelleen suunnittelulla. Teams on erityisesti etätyön kautta monelle tuttu työkalu, yrityksissä on saatettu ottaa käyttöön se jo vuosia sitten. Sen jälkeen sinne on ilmestynyt lukematon määrä tiimejä ja kanavia, ja kukaan ei tiedä mihin tiimiin/kanavaan asiasta pitäisi kirjoittaa. Jossain vaiheessa on hyvä istua alas ja käydä nykyinen rakenne läpi ja suunnitella uusi, joka tukee yrityksen nykyistä toimintaa.

Kun puhutaan työn tehostamisesta ja modernista työstä, voidaan todeta, että suomenkielinen Copilot on jo julkaistu vappuna 2024 ja tämä tuo aivan uutta draivia työntekoon. Jos aihe kiinnostaa sinua enemmän, tutustu kollegani Emmin blogeihin Copilot Microsoft 365 – kuinka ottaa tekoäly tehokkaasti käyttöön, osa 1 - Marskidata ja Copilot Microsoft 365 – kuinka ottaa tekoäly tehokkaasti käyttöön, osa 2 - Marskidata.

Kun tulostus on oltava vaivatonta

Tulostusratkaisuissamme korostuu erityisesti kustannustehokkuus ja vaivattomuus asiakkaalle, kun sinulle tärkeintä on, että homma toimii, eikä sinun tarvitse kantaa huolta siitä toimiiko laite vai ei. Marskidatalta saat täydellisen ylläpidon rajattomalla käytöllä, etävalvonnalla ja niin, että me huolehdimme varaosista, väriaineista sekä huoltotöistä. Sinulle jää tehtäväksi vain antaa tulostimen rokata, kun työ sitä vaatii!

Tutustu nettisivuilta palveluihimme Tulostusratkaisut - Marskidata ja Kiinteistömaailma Savonlinnan kokemuksiin.

Mikä tekee meistä sitten hyvän tyypin?

Marskidata on suomalainen, 40-vuotias perheyritys. Meidän mielestämme hyvän tyypin tekee hyvä työyhteisö ja mielenkiintoiset työtehtävät. Meillä panostetaan työntekijöihin, tuetaan kouluttautumista ja panostetaan viihtyvyyteen. Meillä on motivoitunut asiantuntijajoukko, jolla on kova draivi päällä! Haluamme kertoa asiakkaillemme alan tuoreimmista uutisista ja toimia luotettavana IT-kumppanina asiakkaidemme rinnalla. Haluamme, että meidän kanssamme on vaivatonta ja helppoa asioida. Kotimaisena yrityksenä tavoitat meidän aina puhelimitse automaattisten vastaajien sijaan. Meillä toimitaan neljän keskeisen arvot mukaan: avoimuus, arvostus, laadukkuus ja luotettavuus. Tutustu lisää toimintatapoihimme Marski -Tapa toimia -ohjeemme myötä.

Meidän asiakkaamme ovat supermukavia – voisitko kuvitella itsesi mukaan joukkoon?
Marskidatan asiakkaita ovat:

Meille jokainen asiakas on tärkeä. Ota yhteyttä myynti@marskidata.fi, niin pidetään huolta teidänkin työntekonne draivista!

Edellisessä blogissani käsittelin Microsoft Copilotin käyttöönottoon valmistautumista. Se onkin tärkein osa-alue tässä kokonaisuudessa. Blogin tässä osassa menemme jo syvemmälle, eli perehdytämme ja osallistamme, saavutamme tuloksia, sekä laajennamme ja optimoimme Copilotin käyttöä.


Copilotin käyttöönottosuunnitelma:


1. Valmistautuminen – valmistellaan yritys tekoälyä varten (ks. blogin ensimmäinen osa)

2. Perehdyttäminen ja osallistaminen

3. Tuloksien saavuttaminen

4. Laajentaminen ja osallistaminen

Perehdyttäminen ja osallistaminen – Käytön ja sitoutumisen nopeuttaminen

Perehdyttäminen ja osallistaminen – Copilot-yhteisön luominen

Yksi parhaista tavoista edistää tekoälyn käyttöönottoa on vertaisoppiminen. Näin luodaan hyvää pöhinää uudelle työskentelytavalle ja annetaan yksilöille mahdollisuus oppia heiltä, jotka ovat onnistuneesti ottaneet Copilotin käyttöön. Kannattaa esimerkiksi luoda tekoälyohjausryhmälle Teams-ryhmäkeskustelu, jossa he voivat keskustella tavoitteista ja parhaista käytänteistä. Viva Engagen avulla voidaan jakaa vinkkejä, esittää kysymyksiä ja äänestää vastauksista. Microsoft Formsin avulla voidaan kirjata mikä toimii ja mikä ei. Tekoälyohjausryhmä voi puolestaan käyttää näitä tietoja parantaakseen käyttöönottoa, tiedottaakseen koulutuksista ja hahmottaessaan yritykselle sopivimmat käyttötapaukset.

Perehdyttäminen ja osallistaminen – Copilotin mestareiden ja varhaisien omaksujien tunnistaminen

Tekoälyohjausryhmä, Copilot-mestarit ja varhaiset omaksujat ovat avainasemassa laajemman käyttöönoton edistämisessä. He näyttävät esimerkkiä ja auttavat esittelemään Copilotin käytännön hyötyjä päivittäisessä työssään. Heidän positiiviset kokemuksensa herättävät uteliaisuutta ja kiinnostusta kollegoissa, mikä kannustaa laajempaan käyttöön.

Perehdyttäminen ja osallistaminen – Jatkuva kouluttautuminen

Se, miten käyttäjät personoivat Copilotin käytön, kehittyy dramaattisesti noin 6–12 kuukauden aikana. Näin ollen jatkuvan koulutuksen tarjoaminen on olennaista tässä vaiheessa. Prompting-prosessi (eli kehotteiden antaminen) on todennäköisesti uusi taito monille. Paremmat kehotteet johtavat parempiin tuotoksiin. Tämä vaatii johdonmukaista harjoittelua, jotta Copilotista tulee luonnollinen jatke työlle.

Johdon tulee huolehtia, että organisaatiossa on tarpeeksi resursseja ja ohjeita aiheen ympäriltä. Näin Copilotin käyttäjät pysyvät ajan tasalla uusista ominaisuuksista, voivat ratkaista ongelmia ja oppia toistensa kokemuksista. Jatkuvan oppimisen kulttuuri lisää käyttäjien sitoutumista, tuottavuutta ja tyytyväisyyttä.

Vinkki: On tärkeää osata delegoida tehtäviä Copilotille ikään kuin se olisi innokas harjoittelija. Tästä syystä käyttäjien on pystyttävä luomaan ytimekkäitä, selkeitä kehotteita, arvioimaan tuloksia ja päättämään, mitä Copilotin luomalle sisällölle tehdään seuraavaksi.

Tuloksien saavuttaminen – Edistymisen ja liiketoiminnan tuloksien seuranta

Tuloksien saavuttaminen – Vaikutusten mittaaminen Microsoft Copilot Dashboardin avulla

Microsoft Copilot Dashboard auttaa yrityksiä mittaamaan käyttöä ja käyttöönottoa sen jokaisessa vaiheessa. Se tarjoaa reaaliaikaisia tietoja ja tilastoja Copilotin käytöstä. Koontinäyttö auttaa yrityksen johtoa ymmärtämään, missä kaikessa toiminnassa Copilot tuo lisäarvoa. Dashboardista on nähtävillä muun muassa Copilot-käyttäjien määrä sovellusta kohden ja se, kuinka monta kertaa Copilotin keskeisiä ominaisuuksia on käytetty kyseisissä sovelluksissa.

Tuloksien saavuttaminen – Tekoälyohjausryhmän säännölliset tapaamiset

Säännölliset tapaamiset tekoälyohjausryhmän kanssa auttavat ymmärtämään, miten käyttöönottoa voidaan edistää. Tapaamisissa kannattaa keskustella siitä, mikä toimii hyvin, mitkä ovat potentiaaliset mahdollisuudet ja mitä haasteita uuteen työskentelytapaan liittyy.

Tekoälyohjausryhmän kokouksia kannattaa jatkaa vielä pitkään ensimmäisen kahden kuukauden jakson jälkeenkin. Siihen mennessä tuottavuus ja liiketoiminnan arvo on todennäköisesti jo huomattu. Tuossa kohtaa ollaankin jo valmiita siirtämään painopistettä pitkän aikavälin tavoitteisiin.

Tuloksien saavuttaminen – Onnistumisien juhliminen

Uuden työkalun käyttöönotto vaatii paljon työtä eri tiimeissä, joten muistakaa pysähtyä ja juhlistaa Copilotin käyttöönottoa. Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttaneille tiimeille kannattaa antaa tunnustusta ja tehokäyttäjät on hyvä tunnistaa. Nämä tarinat toimivat vahvoina inspiraation lähteinä ja osoittavat, kuinka Copilot voi tuottaa konkreettisia etuja. Menestystarinoilla on myös keskeinen rooli käyttöönoton edistämisessä ja sidosryhmien sitouttamisessa.

Laajentaminen ja optimointi – Copilotien rakentaminen osaksi liiketoimintaa

Laajentaminen ja optimointi – Copilotin räätälöinti yritykselle

Kun tiimit alkavat hallita Copilotin käytön, ne todennäköisesti myös näkevät mahdollisuuksia tarkentaa sen käyttöä ja löytää uusi tapoja suunnitella prosesseja uudelleen. Näistä mahdollisuuksia voi tutkia laajennettavuustyökalulla nimeltä Microsoft Copilot Studio. Sen avulla Copilotin voi mukauttaa organisaation yksilöllisiin tarpeisiin laajennusten avulla.

Copilot Studio on low-codea hyödyntävä työkalu. Copilot Studiossa on yli 1200 liitintä, joita voidaan käyttää Copilotin laajennusten rakentamiseen. Näin se voi hyödyntää tietoja myös Microsoft 365:n ja Microsoft Graphin ulkopuolelta. Tällöin Copilotiin voidaan yhdistää muita tietokantoja, taustajärjestelmiä tai paikallisia on-prem-järjestelmiä. Harkintaan voi ottaa myös niitä järjestelmiä, jotka ovat liiketoiminnan ytimessä, kuten CRM, talous- tai henkilöstöhallinto. Copilot voi muodostaa yhteyden myös muihin kuin Microsoftin järjestelmiin, esimerkiksi Adobeen, SAP:iin, Slackiin tai Zendeskiin, sekä kaikkiin Azuren datapalveluihin.

Copilot Studion Microsoft Power Automate -ominaisuuksien avulla voidaan luoda tapoja, joilla Copilot voi auttaa esimerkiksi kulujen hallinnassa ja perehdytyksessä. Jos esimerkiksi annat Copilotille pääsyn matkustuskäytäntöösi SharePointissa ja jatkuviin kulubudjetteihisi SAP:ssä, Copilot voisi antaa tarkan vastauksen työntekijän kysymykseen: ”Kuinka paljon tiimini matkabudjetista on jäljellä tässä kvartaalissa?”.

Laajentaminen ja optimointi – Omien Copilotien rakentaminen

Jos haluat luoda omia mukautettuja Copiloteja, tätä varten on saatavilla erillinen Copilot Studio -lisenssi. Sen avulla voi esimerkiksi upottaa keskustelevan copilotin sivustoosi asiakaspalveluun, rakentaa copilotin auttamaan työntekijöitä HR-kyselyissä tai luoda copiloteja etulinjan työntekijöille, jotka eivät muuten käytä Microsoft 365 -työkaluja.

Microsoft jatkaa uusien Copilot-työkalujen käyttöönottoa ja tämä tarjoaa paljon uusia ominaisuuksia eri toimialoille. Copilot for Microsoft 365 on suunniteltu toimimaan saumattomasti muiden Copilotien, kuten Microsoft Dynamics 365:n Copilotin kanssa. Microsoft tulee julkaisemaan lisää roolipohjaisia Copilteja, jotka on räätälöity tiettyihin toimintoihin ja tehtäviin, kuten Copilot for Service, Copilot for Sales ja Copilot for Finance.

Työtehtäviä tuntuisi riittävän vaikka 24/7. Uusien tehtävien pino tuntuu vain kasvavan ja niiden setviminen vaatii usein työkaverin mukana oloa. Hänelläkin kalenteri näyttää yhtä täydeltä ja työpino tuskin on yhtään sinua pienempi. Tulee mieleen kysymys, miten ihmeessä saan kaiken tehtyä? Nykyinen työelämä vaatii projektinhallintaa ja priorisoinnin taitoa, mutta myös kykyä sietää kehitysvaihetta prosessien hioutuessa sujuvimmiksi. Juuri tämä tuottaa usein kipuilua, sillä tavat ja tehtävien hallinta on vielä epäselvää ja se voi viedä kohtuuttoman paljon aikaa varsinaiselta työnteolta. Usein tämä tilanne syntyy juuri siinä pisteessä muutosta, kun kaikki asiat eivät vielä toimikaan kuten pitäisi tai kuten on suunniteltu. Millä keinoilla tätä tilannetta voisi sitten helpottaa?

Teknologialla apua työtehtäviin

Avoimella ja rakentavalla keskustelulla, sekä systemaattisella etenemisellä on paljon tehtävissä juuri tämän tilanteen helpottamiseksi. Nykyinen työnteko vaatii yhä useammin myös katsontakulmaa, missä teknologialla sujuvoitetaan työtehtävien suorittamista ja valjastetaan se tukemaan ihmisen omia vahvuuksia. Esimerkiksi Microsoft Suomi teki vähän aikaa sitten tutkimuksen aiheesta ja vastanneista jopa 60 % olisi valmiita delegoimaan asioita tekoälyn ja automaatioiden avulla, jotta omaan arkeen saisi enemmän aikaa. Samalla on hyvä kysyä, voisimmeko selättää tekoälyllä monta inhimillistä heikkoutta työssämme? Tähän voimme jo nyt todeta, että tekoälyn avulla on mahdollista muuttaa paljon suhdettamme esimerkiksi rutiininomaisiin työtehtäviin.

Jos innostuit aiheesta, kannattaa lukea lisää kollegani Emmin kirjoittamasta tekoälyaiheisesta blogista Mikä on Microsoft 365 Copilot?

Yrityksen kannalta Microsoft 365 Copilot tehostaa huomattavasti työntekijöiden työskentelyä, mutta entä tietoturva? Me Marskidatalla autamme sen tietoturvallisessa käyttöönotossa sekä jaamme parhaita vinkkejä Microsoft 365 Copilotin käyttöön. Copilotin avulla yhä useampi tulee saamaan avukseen oman henkilökohtaisen ja väsymättömän assistentin. Kannattaakin tutustua Microsoft 365 Copilot – ikioma AI-assistenttisi -blogiin, jossa käymme läpi myös sitä, miten yrityksien tulisi valmistautua tekoälyn käyttöönottoon. Olennaista on, että käyttäjien pääsyt ja oikeudet organisaation Microsoft 365-ympäristössä tulee olla kunnossa ennen käyttöönottoa.

Ihminen aina keskiössä

Oli teknologiset ratkaisut vielä apunasi tai eivät, muutosvoima parempiin ratkaisuihin tai tehokkaampiin työtapoihin lähtee silti aina meistä ihmisistä. Sen vuoksi on tärkeä tiedostaa ja löytää avaimet myös siihen, mikä motivoi sinua työssäsi?

Minua itseäni innostaa ja motivoi:

Yhteisön positiivisella voimalla eteenpäin

Töiden muotoutuminen voi olla samalla innostavaa ja kuluttavaa. On tärkeä muistaa, että ratkaisujen löytäminen lähtee usein myös kyvystämme mukautua muutoksiin työyhteisönä. Tärkeää on kuunnella toisiamme ja pyrkiä sitä kautta ymmärtämään kokonaisuus haasteissa. Usein työntekijän kannalta kokemus siitä, että on tullut kuulluksi ja omilla ajatuksilla on merkitystä, tuo merkityksellisyyttä työntekoon. Tämä luo kantavaa positiivista asennetta myös prosessien hioutumiseen.

Toisinaan voi tulla vastaan tilanteita, joissa omaa näkemystä ja ajatusta pitää puntaroida monesta eri näkökulmasta. Me Marskidatalla ajattelemme, että suomalaisena perheyrityksenä on tärkeää toimia aina eettisesti, vastuullisesti ja lainmukaisesti. Tästä syystä Marskidatan Code of Conduct on meidän Marski – Tapa Toimia. Se on toimintaohjeemme ja toimii pohjana työkulttuuriimme niin asiakasta, yhteistyökumppaneita kuin toisiamme kohden, aina johtotasolle asti. Toimintamme perustuu aina neljään arvoomme, avoimuuteen, arvostukseen, laadukkuuteen ja luotettavuuteen.

Voit tutustua tästä toimintaohjeisiimme: Marski -Tapa Toimia (Code of Conduct)

Positiivisuutta hyvän mielen haasteella

Positiivinen näkökulma työyhteisössä tai musta huumori haasteita kohtaan voivat osoittautua kantavaksi voimaksi muutoksessa. Siksi kannustan kaikkia luomaan positiivista virettä omassa työyhteisössään.

Piristä siis työkaverin päivää pienellä kehulla tai lämpimällä tsempillä. Välittävä kettuilu ajaa usein saman asian, mikäli tiedät sen sopivan paremmin työkaverisi huumorintajuun. Haasta itsesi kokeilemaan tätä kevään aikana. Saatat hämmästyä siitä, mitä se saakaan aikaan sinussa ja ympärilläsi.

Laitan siis hyvän mielen haasteen kaikille: Anna työkaverillesi kiitosta!

Modernissa ja nopeatempoisessa maailmassa, tehokas työnohjaus ja -jäsentely vaatii kykyä kerätä pohjatietoa, tulkita sitä ja tehdä päätöksiä niiden pohjalta. Yrityksissä on suuri tarve luovia valtavien datamäärien läpi niin, että käteen jää jotain konkreettista. Microsoftin Power BI on työkalu, joka kehitettiin vastaamaan tähän tarpeeseen. Tässä artikkelissa keskitytään muutamaan avainasemassa olevaan hyötyyn, joita Power BI tuo yritykselle ja sen johdolle.

Katso myös: Menesty toimivan sisäisen markkinoinnin avulla - Näin teet sen Microsoftin työkaluilla - Marskidata

Mikä on Microsoft Power BI?

Power BI on kokoelma Microsoftin kehittämiä palveluita ja sovelluksia, jotka tuovat yhteen eri paikoissa asuvan tiedon, yhdeksi visuaaliseksi kokonaisuudeksi. Tuotettu arvo ja monimuotoisuus perustuu sen eri osiin ja kuinka niitä voidaan hyödyntää keskenään. Nämä voidaan upottaa sovelluksiin tai verkkosivuille tarpeen mukaan. Power BI toimii myös monien muiden Microsoftin tuotteiden kanssa, kuten Microsoft Azure, Microsoft 365, Dynamics 365 ja Power Platform.

Kuva: Microsoft

Mitä hyötyjä siitä on?

1. Jatkuvasti ajantasainen data

Microsoft Power BI mahdollistaa yrityksen johdolle reaaliaikaisen pääsyn kaikkeen liiketoimintaan liittyvään dataan. Tämä voidaan varmistaa kyvyllä liittää useita eri tietovarantoja sekä -lähteitä, kuten Excel -asiakirjoja, paikallisia- sekä pilvitietokantoja, ja verkkopohjaisia lähteitä. Jatkuvasti päivittyvät raportit ja “dashboardit”, eli raporttikokoelmat, joihin on kerätty yrityksen KPI -mittareita ja muita yrityksen merkittäviä lukuja, helpottavat ja nopeuttavat päätöksentekoa.

2. Käyttäjäystävällinen visualisointi

Kaikki meistä eivät ole analyytikkoja tai datatieteen maistereita. Microsoftin Power BI on rakennettu tämän ymmärryksen pohjalta. Power BI -alusta tarjoaa intuitiivisen ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, jonka kautta johtajat voivat tuottaa helposti ymmärrettäviä ja luettavia raportteja, jotka ovat kaiken lisäksi silmää miellyttäviä. Power BI -sovellukseen haetun datan voi yksinkertaisesti raahaamalla asetella mieleisekseen.  Datasta saa muodostettua käden käänteessä kaavioita, taulukoita ja kuvia, joilla on helppo kiteyttää ja viestiä siitä löytyvistä oivalluksista.

Kuva: Microsoft

3. Mobiilius

Johtamisroolin luonne tarkoittaa usein matkustamista. Tapahtumat, asiakastapaamiset sekä yrityksen asioiden hoitaminen saattaa viedä henkilön eri kaupunkeihin, ellei jopa maihin. On siis hyvä jos sovellus ei kahlitse sinua työpisteellesi. Microsoft Power BI:n vahvuuksia on sen tavoitettavuus. Tämä saavutetaan mobiilisovelluksella, joka mahdollistaa esimerkiksi raporttien seuraamisen puhelimesta tai tabletilta. Voit tehdä datajohdannaisia päätöksiä riippumatta fyysisestä sijainnistasi.

4. Yhteistyö ja jakaminen

Tehokkaan johtajuuden osiin kuuluu yhteistyö ja kommunikaatio tiimin sisällä ja tiimien välillä. Mahdollistamalla ja tekemällä helpoksi raporttien ja dashboardien jakamisen, Microsoft Power BI tukee näitä johtamistyön tukipilareita. Olet sitten tiimipalaverissa tai koko yrityksen kuukausipalaverissa, voit tarkastella raportteja saumattomasti, niiden alkuperästä huolimatta. Power BI myös tukee integraatiota muiden Microsoftin tuotteiden kanssa, kuten Microsoft Teams ja Sharepoint.

5. Skaalautuvuus ja muokattavuus

Olipa yritys suuri tai pieni, Microsoft Power BI muotoutuu tarpeisiisi ilman ongelmia. Voit lisätä uusia datalähteitä sitä mukaan kun niitä tulee tarjolle, vaihtaa seurattavia KPI-mittareita muuttuvan toimialan perässä ja kehittää raportointirakennetta ja -tyyliä yrityksen muuttuvien tarpeiden mukaiseksi. Power BI on siis arvokas työkalu, riippumatta yrityksen koosta, joka voi kulkea yrityksen rinnalla kaikissa vaiheissa.

Tiivistetysti

Power BI:n jatkuva ajantasainen data, käyttäjäystävällinen visualisointi, mobiilius, yhteistyöominaisuudet sekä skaalautuvuus varustavat johtajat oikeilla työkaluilla päätöksentekoon. Nykyajan kilpailullisessa ympäristössä, johtajien tulee hyödyntää kaikkia mahdollisia resursseja saadakseen kilpailuetua, mutta täytyy kuitenkin muistaa, että Power BI on pelkkä työkalu. Päätöksiä on hyvä tehdä datan pohjalta, mutta datan ei kuitenkaan lopulta pidä ohjata ihmisiä, vaan ihmisten, varsinkin johtajien, tuleekin valjastaa data hyötykäyttöön.

Meillä Marskidatalla Power BI:tä käytetään muun muassa ServiceDesk-tiimissä seuraamaan asiakastyytyväisyyttä ja muita sisäisiä KPI-mittareita. Voimme seurata dataa ja sen muutoksia päivä-, viikko, kuukausi- ja vuositasolla, sekä tarttua poikkeamiin heti kun ne ilmenevät. Voimme myös kehittää toimintaamme datan luomien tavoitteiden muodossa, mikä mahdollistaa sen, että voimme tarjota asiakkaillemme palveluitamme luottavaisin mielin.

Kun tarvitset apua Microsoftin Power BI:n käyttöön ottamisessa teidän työpaikallenne, ole yhteydessä meihin. Autamme mielellämme yritystänne pääsemään täyteen potentiaaliinsa.

Lue seuraavaksi:
Servicedeskin viisi vinkkiä tietoturvaan - Marskidata
SPOC – Ei scifiä vaan nykyaikaa - Marskidata

Oman ajankäytön hallinta on kriittisempää nyt, kuin koskaan ennen. Ihmisillä on lähtökohtaisesti enemmän aikaa kuin aiemmin, mutta myös kiireen tuntu on lisääntynyt roimasti. Mistä kiire oikein tulee? Onko ihmisillä kerta kaikkiaan liikaa tekemistä eikä osata sanoa ei? Kenties priorisointi on hukassa tai yritetään multitaskaamalla hoitaa kaikki mahdollinen kerralla pois alta, ilman että todellisuudessa saadaan mitään kunnolla tehtyä. Oli syy mikä tahansa, on kiireen tunnun helpottamiseen olemassa ratkaisuja, ja nyt puhutaan niistä.

Tämä artikkeli on kirjoitettu Marskidatan #töissä-podcastin toisen tuotantokauden Ajankäyttö jakson pohjalta, jossa vieraana on puhumassa Marskidatan Development Manager & Team Leader Emmi Eronen.

Visuaaliset työkalut

Tehtävien priorisointia hankaloittaa se, jos ne ovat tallessa vain oman pään sisällä, tai ”leijuvat näkymättöminä ilmassa”. Ajankäytön hallinta on hyvä aloittaa visualisoimalla tehtävät esimerkiksi listaamalla niitä Microsoftin To do -listalle, tai muutoin itselleen näkyväksi. Tällöin ei tarvitse nojata vain oman muistin varaan, ja miten hyvä fiilis siitä tuleekaan, kun saa rastittua listalta tehtäviä tehdyksi!

Jos asioita haluaa aluksi pyöritellä omassa päässä, tai vaikkapa muistilapuilla, voi hyödyntää nelikenttä ajattelua. Tässä tehtävät luokitellaan neljään laatikkoon sen mukaan, ovatko ne tärkeitä, ei-tärkeitä, kiireellisiä vai ei-kiireellisiä. Tämän jälkeen saa itselleen paremman käsityksen siitä, mistä tehtävistä olisi hyvä aloittaa, tai minkä tehtävän tekemisen voi siirtää myöhemmälle pois tärkeämpien alta. Usein koetaan ”sälähommien” (ei-tärkeiden ja ei-kiireellisten) tehtävien olevan helpompia hoitaa alta pois, sillä niiden tekoon ei useinkaan tarvitse kovinkaan paljoa aikaa tai ne eivät vaadi hirveästi keskittymistä. Priorisoimalla ja tunnistamalla tärkeät ja keskittymistä vaativat tehtävät, on niiden tekemiselle mahdollista varata niiden vaatima aika.

Ajankäytön hallinnan nelikenttä

Perustyökalut haltuun

Jokaisella tietotyötä tekevällä henkilöllä tulisi olla organisaation puolesta mahdollistetut ajankäytön hallinnan perustyökalut käytössä digitaalisessa työympäristössään. Kolme tärkeintä perusasiaa ovat:

Kalenteri

Kalenteri on ehdottomasti ykköstyökalu, josta tulee lähteä liikkeelle ajankäytön hallinnan kanssa. Jokaisella on oma tapansa hahmottaa aikaa ja päivän aikatauluja. Jollekin kalenteria selkeyttää värikoodaus (esim. kaikki sisäiset palaverit on merkattu punaisella, asiakastapaamiset vihreällä ja itsenäinen työ sinisellä), kun taas toiselle kalenterivarausten otsikoiminen erilaisilla tunnisteilla (sis., as., yks.) auttaa hahmottamaan päivän sisältöä. Pääasia on se, että itse ymmärtää omasta kalenteristaan mitä päivät pitävät sisällään, ja muut tietävät missä kohtaa kalenterissa on vapaa rako varauksille.

Kalenteri koetaan helposti henkilökohtaisena työkaluna, jota se on myös, mutta pikkuhiljaa aletaan ymmärtämään, kuinka tärkeä viestintäväline se todellisuudessa on. Kalenterista muut näkevät milloin ollaan tavoitettavissa muille. Tämän vuoksi onkin tärkeää kirjata kalenteriin myös yksityiset menot, sekä keskittymistä vaativille tehtäville omat paikkansa, jotta muut eivät buukkaa näiden päälle mitään.

Tehtävien listaustyökalu

Toinen ehdottoman tärkeä työväline on to-do listojen tekoon soveltuva työkalu. Esimerkiksi Microsoftin To Do on tähän todella kätevä, sillä se toimii yhtä lailla tietokoneella kuin puhelimellakin. Pääasia on se, että saa laitettua itselleen ylös muistettavat asiat ja tehtävät, jottei niitä tarvitse väkisin yrittää pitää mielessä silloin, kun tulisi keskittyä johonkin aivan muuhun.

Kun illalla on menossa nukkumaan, ja mieleen tulee neljä asiaa, jotka pitäisi muistaa seuraavana päivänä, niin jos niitä ei kirjaa mihinkään ylös, aamulla mielessä on enää kolme. Tämän vuoksi puhelimella toimiva työkalu on enemmänkin kuin näppärä. Kirjaamalla tehtävät To do -listalle, ei tarvitse yrittää painaa niitä mieleensä ja stressata nukkumaan käydessä muistaako niitä enää aamulla. Seuraavana päivänä työpäivää aloitellessa voi kurkata koneella To do:lta mitä illalla tuli listattua, ja ajastaa näille omat paikkansa kalenterista. Näin ollen tehtävien pariin on helppo palata sitten, kun on sen aika.

Pelisäännöt

Jotta mistään työkaluista tai apuvälineistä olisi todella hyötyä, on niiden käytöstä ensin tehtävä linjaukset organisaatiotasolla.

Joku voi kokea todella ahdistavana ajatuksen siitä, että toinen pääsee tunkeutumaan hänen yksityiseen tilaansa ja varastaa sieltä aikaa kysymättä mitään. Tästä on kuitenkin suuri hyöty siinä kohtaa, kun ymmärretään miten paljon se nopeuttaa tapaamisten sopimista, kun ei tarvitse erikseen pallotella viestitse milloin kenellekin sopisi palaveri.

Ylimääräisen närän välttämiseksi on organisaatiotasolla määritettävä yhteiset pelisäännöt, joista viestitään selkeästi ja näkyvästi koko henkilökunnalle. Samat pelisäännöt koskevat kaikkia, niin uusia tulokkaita, organisaatiossa jo pidempään työskennelleitä, kuin myös johtotason henkilöitä. Pelisäännöt tulee käydä läpi perehdytyksessä, sekä kouluttaa myös talossa ennen sääntöjen kirjaamista olleille. Sovitut asiat täytyy perustella hyvin, jotta ihmiset ymmärtävät hyödyn siitä, miksi mitenkin toimitaan.

Lisää ajankäytöstä voit lukea täältä: Jatkuva kiireen tunne töissä? Vinkkejä ajankäytön hallintaan - Marskidata

Apua pelisääntöjen laatimiseen ja työkalujen käyttöönottoon saat jättämällä yhteydenottopyynnön alla olevalla lomakkeella.

Marskidata logo

Marski Data Oy

Saapumisohjeet
Saapumisohjeet

Saapumisohjeet
Saapumisohjeet
chevron-down